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Manual de Protocolo y Ceremonial Universidad Señor de Sipán
MANUAL DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN
Dirección de Imagen Institucional - USS
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PROTOCOLO UNIVERSITARIO A. TRATAMIENTOS A AUTORIDADES ACADÉMICAS: Al igual que cualquier autoridad política o militar, las autoridades universitarias también tienen un status en el esquema de la comunidad académica, lo que les confiere derechos y obligaciones. El estricto protocolo practicado en las Universidades Europeas, tiene una aplicación casi nula en nuestro continente, mucho más influenciado por las nuevas tendencias protocolarias que simplifican y en algunos casos, suprimen los tratamientos a las autoridades. Sin embargo, se presentan las reglas de tratamiento por motivos pedagógicos. Tratamiento al Rector: El término Rector, aparece por primera vez en las Partidas de Alfonso X “El Sabio”, donde indica que las Universidades podrán establecer por si mismas, a un mayoral o representante que, atendiendo a sus funciones de regidor del estudio, se llamará en latín “Rector”. Al cargo, según lo normado en España, le corresponde el tratamiento de “Magnífico” y al personaje el de “Excelentísimo Señor". Por lo cual su tratamiento correcto sería el de “Magnífico y Excelentísimo Señor Rector” (Magfco. Excmo. Sr. Rector en abreviaturas). En 1931 se estableció que los Rectores, tendrán el tratamiento de Magnífico que es equivalente con el de “Excelentísimo Señor”. Posteriormente en 1943 la Ley de Ordenación de la Universidad Española, determina que el Rector tendrá los tratamientos de “Excelentísimo y Magnífico”. Indica también que a los Vicerrectores les corresponderá el tratamiento de Excelentísimos y a los Decanos, Vicedecanos y Directores de Escuela el de “Ilustrísimo”. B. PRECEDENCIA ACADÉMICA EN LA UNIVERSIDAD: La primera referencia a la precedencia, entendida como diferenciación entre jerarquías y funciones, aparece en la Constitución VIII dictada por el Cardenal Francisco Jiménez de Cisneros, (Cardenal Cisneros, 1436 -1517 Eclesiástico y Político) para la Universidad de Alcalá. En ella se dice que el Rector, capellanes y colegiales deberían vestir de determinada manera y de acuerdo a esta distribución se guardará el orden de sentarse en el refectorio (equivalente a un comedor en los conventos o colegios).
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El ordenamiento de las autoridades académicas, atiende a los principios de preeminencia y de antigüedad, esto es, el rango jerárquico y la antigüedad de creación o de toma de posesión. El Rector no debe ceder ¿la presidencia o precedencia? de los actos académicos, pues la precedencia académica no se debe mezclar con los eventos realizados al celebrar diversos actos. Salvo que asista el presidente de la República o similar. B.1. PRECEDENCIA EN LA UNIVERSIDAD SEÑOR DE SIPÁN: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Presidente del Directorio Gerente General Rector. Vicerrector Académico. Vicerrector de Asuntos Estudiantiles. Secretario General. Director de la Escuela de Postgrado. Decanos. (Por orden alfabético de su facultad: Ciencias Empresariales, Ciencias de la Salud, Derecho, Humanidades, Ingeniería ) 9. Directores de Escuela (Por orden alfabético de su escuela: Administración Contabilidad, etc.) 10. Secretarios académicos. 11. Directores de Centros Productivos. (Por orden alfabético o antigüedad). 12. Directores de Área (Por orden alfabético) 13. Jefes de Área (Por orden alfabético) 14. Personal subalterno. En el caso de asistencia a los actos de autoridades académicas de otras Universidades se atenderá a lo siguiente: Los Rectores ocuparán el lugar contiguo al Rector anfitrión. Los Vicerrectores recibirán el tratamiento que le corresponda a su Rector, si tienen la delegación expresa de éste. De no haber tal delegación ocuparán el lugar contiguo al Secretario General. El resto de cargos ocuparán el lugar que le correspondería si perteneciesen a nuestra Universidad. *Salvo lo expuesto, no existirá precedencia por representación. *Por mandato expreso de Ley, el Presidente de la República del Perú tiene la precedencia en todos los actos.
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C. CEREMONIAS ACADÉMICAS: Las universidades celebran actos que cuentan con un gran componente ceremonioso y son de especial relevancia, pues en su mayoría responden a tradiciones centenarias, por ello deben ser planificados con sumo cuidado. En los apartados de “Protocolo” consignados, nos limitaremos a dar las líneas establecidas para el orden de desarrollo del evento siguiendo la tradición española, con las cuales se elaborarán los programas y guiones. C.1.1. DOCTOR HONORIS CAUSA: Se entrega la investidura a un personaje destacado en su ámbito de acción constituyéndose, por sus méritos, en una autoridad de su campo. Protocolo. 1. La personalidad será recibida por las autoridades de la universidad y sus padrinos que le impondrán el traje académico, luego se reunirá con las autoridades de la universidad y será acompañado por ellos y el equipo de protocolo a una sala donde esperará a ser llamado al claustro. Debido a que no pertenece a la universidad, tendrá que ser presentado por sus padrinos destacando sus méritos. 2. Concluida la recepción oficial, se formará la comitiva en el orden establecido caminando el candidato por delante de la Comitiva, escoltado por su padrino y el Decano / Director del Centro y se dirigirá al Auditorio. 3. El Cortejo Académico hará su entrada en el Auditorio tomando asiento de acuerdo con el protocolo establecido. El candidato al Grado de Doctor y su padrino permanecerán a la espera de ser llamados. 4. El Excmo. Sr. Rector Magfco. dice: "Doctores, sentaos y cubríos. Ábrase la sesión. El Ilustrísimo Sr. Secretario General dará lectura a las actas de nombramiento como “Doctor Honoris Causa” por la Universidad de (…), a favor del Excelentísimo Señor D. (…)". 5. El Sr. Secretario General procede a la lectura del Acta. 6. El Excmo. Sr. Rector Magfco. dice entonces: " El Ilustrísimo Sr. Decano o Director de la Facultad de (…) se dignará conducir y acompañar a la presencia de todos los aquí reunidos al candidato al Grado de Doctor”. 7. La entrada se hará de acuerdo con el siguiente orden: delante, el Padrino y el candidato al Grado de Doctor, situado éste, a la derecha; y a continuación, el Decano. El cortejo saludará a la Presidencia con una 4
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inclinación de cabeza, ocupando a continuación los sitios dispuestos de antemano, mientras el Sr. Decano / director vuelve a su lugar. 8. El Rector invita al padrino del doctorando a que haga la presentación de los méritos del candidato: "Hágase por el Padrino la laudatio del candidato". 9. Laudatio del candidato a cargo del Excelentísimo Señor D… Concluye con estas palabras: "Así pues, considerados y expuestos todos estos hechos, dignísimas autoridades y claustrales, solicito con toda consideración y encarecidamente ruego, que se otorgue y confiera al Excmo. Sr… el supremo grado de Doctor Honoris Causa por la Universidad Señor de Sipán”. 10. Concluido el elogio, el Rector pregunta al Claustro: "¿Estáis de acuerdo en que el Excmo. Sr. D... sea revestido con los atributos doctorales Honoris Causa?". 11. El Claustro responde: "Lo estamos y así lo otorgamos". 12. El Rector dirigiéndose al Doctorando y a su Padrino dice: "Acercaos". 13. Se levantan todos; luego, el Rector dice: "Ahora voy a proceder a la solemne colación del título de Doctor Honoris Causa al Excmo. Sr. D. (...)." 14. El Rector dice al candidato: "Por la autoridad que nos otorgan las Leyes y el Estatuto de la Universidad Señor de Sipán, os confiero el Grado de Doctor Honoris Causa. Y como símbolo de tan alto honor, os impongo este birrete, cual corona de vuestros estudios y méritos. Ostentadlo siempre y llevadlo a todas partes". "Vuestro Padrino os entregará los atributos de este nombramiento y distinción, y os explicará su significado". 15. El Padrino muestra al candidato El Libro de la Ciencia abierto y dice: "He aquí el libro que simboliza los secretos de las Ciencias". 16. A continuación le impone el anillo mientras dice: "En tu mano pongo este anillo de oro, como símbolo de tu unión con la Ciencia y con esta Universidad". 17. Por último le entrega los guantes blancos diciendo: "Recibe, en fin, los guantes blancos, como símbolo de la fortaleza que tus manos han de conservar, y también como signo de tu altísima dignidad". 18. Padrino y Candidato se abrazan, mientras el Padrino añade: "Te abrazo para indicar nuestro mutuo afecto y fraternidad".
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19. El Rector dice a los asistentes: "Por el Ilustrísimo Señor Secretario General de la Universidad se tomará promesa de fidelidad al nuevo Doctor". 20. El Secretario General dice: "¿Prometéis observar y cumplir todas y cada una de las normas de la Universidad Señor de Sipán?". 21. El Doctorando responde: "Así lo prometo y quiero". 22. Continúa el Secretario General diciendo: "Y, en primer lugar, siempre y dondequiera estuviereis ¿guardaréis los derechos, privilegios y el honor de la Universidad Señor de Sipán y le ayudaréis y le prestaréis vuestro concurso, apoyo y consejo en los asuntos y negocios universitarios cuantas veces para ello fuereis requerido?". 23. El Doctorando contesta: "Así lo prometo y quiero". 24. El Sr. Rector dice: "Recibo vuestra promesa. La Universidad Señor de Sipán es testigo y será juez si faltareis al compromiso". 25. El Rector invita al nuevo Doctor Excmo. Sr… a que pronuncie su discurso de agradecimiento: "Tiene la palabra el nuevo Doctor Honoris Causa". 26. El Rector pronuncia su discurso de bienvenida al nuevo Doctor. 27. El Rector finaliza la ceremonia diciendo: "Se levanta la sesión". La comitiva se dirige a la Sala de togados.
C.1.2. PROFESOR EMÉRITO/ PROFESOR VISITANTE/ PROFESOR HONORARIO: El protocolo es muy similar en todos estos casos. Se entregan en mérito a la destacada labor y aportes en el ejercicio profesional y académico, tanto en investigación, docencia y como ponente, nacional e internacional. 1. La personalidad será recibida por las autoridades de la universidad. 2. La comitiva ingresa al Auditorio y toma sus ubicaciones de acuerdo al protocolo establecido. 3. El candidato se ubica como invitado especial. 4. El Secretario General solicita permiso para iniciar la ceremonia 5. El Secretario General da lectura a la resolución de nombramiento. 6. Se procede al acto de imposición de medalla y entrega de diploma. 7. Palabras del distinguido o exposición de algún tema. 8. Palabras del Rector. 9. El Secretario General solicita permiso para finalizar la ceremonia 10. El Rector finaliza la ceremonia diciendo: "Se levanta la sesión." 6
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11. La comitiva se dirige a la sala donde se quitarán las togas para volver posteriormente al brindis de honor.
C.1.3. APERTURA DEL AÑO ACADÉMICO: El Acto se realiza a mediados de abril, dando la bienvenida a los nuevos estudiantes y presentando a las autoridades. En esta ceremonia se reafirma el compromiso institucional con su función. Protocolo: 1. Las autoridades académicas se dirigen a la sala donde se pondrán las togas y esperará el inicio de la ceremonia. 2. La comitiva académica se forma observando la precedencia lineal. 3. El maestro de ceremonia invita al auditorio a ponerse de pie, para recibir a las autoridades académicas. (En universidades europeas se estila la interpretación de un coro mientras ingresan las autoridades y se anuncia diciendo "Claustrales el Rector") 4. El maestro de ceremonias invita a entonar los himnos de estilo (Nacional, Regional). 5. Posteriormente el Secretario General da lectura al resumen de la memoria del año académico pasado, acto que simboliza la finalización del curso anterior. 6. Se anuncia a un catedrático distinguido para la Conferencia Magistral que es la cátedra inaugural del año. 7. Terminada la Conferencia, se podrán entregar distinciones (Primeros puesto, incorporación de docentes, etc.). 8. Finalizados los actos de investidura y demás, el Rector pronuncia su discurso, que finalizará declarando abierto el año Académico XXX. 9. El maestro de ceremonia nombra a la persona quien realizara el brindis de honor1. C.1.4. COLACIÓN Y TITULACIÓN: Protocolo: 1. Los graduandos o bachilleres serán recibidos en una sala (para revestirse con la toga y el birrete en el caso de los graduandos) donde esperarán, según el orden alfabético establecido con anterioridad, para ser invitados al auditorio. 2. El cortejo hará su entrada en el Auditorio tomando asiento de acuerdo con el protocolo establecido.
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Se suele retirar a las autoridades a un apartado donde se realiza esta ceremonia.
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3. Las autoridades hacen su entrada, con sus trajes académicos y siguiendo el protocolo establecido, toman sus ubicaciones, mientras son recibidos de pie y con aplausos. 4. Se interpretan los himnos de estilo. 5. El Secretario General solicita la autorización para iniciar la ceremonia. (En las Universidades Europeas, el Sr. Rector dice sin preámbulos: "Sres. Graduandos y Bachilleres, siéntense, Ábrase la sesión”). 6. El Secretario General da lectura a las resoluciones que otorgan grados y títulos. 7. Se invitará a un Decano para la imposición de medallas, antes de pasar a la entrega del grado por parte del Rector. Se repetirá con las facultades que tengan graduandos. 8. Los titulandos por escuela serán llamados en grupo (de haberlo) para hacer el juramento de estilo. Posteriormente el decano les impondrá las respectivas medallas y el Rector les entregará los títulos correspondientes. 9. El Rector pronuncia su discurso. 10. El Secretario General solicita el permiso del Sr. Rector para terminar el acto2. 11. Tras cerrar el acto académico se designa a quien realizara el brindis de honor. C.1.5. TOMA DE POSESIÓN DE CARGOS: Antaño la toma de posesión de un cargo tenía la relevancia de un acto solemne. En el caso de los Vicerrectores, Decanos y Directores de Escuela, será presidido por el Rector, en el caso de catedráticos y profesores será presidido por el Vicerrector. En el caso de funcionarios no docentes, será presidido por el Gerente. La toma de posesión del cargo de Rector, será presidida por el Rector en Ejercicio. A falta de éste, podrá asumir el Presidente del Directorio. Protocolo: 1. Se ponen de pie los asistentes al entrar las autoridades. 2. El Rector en Ejercicio, toma el lugar correspondiente al anfitrión, mientras el entrante ocupará el lugar de honor a su derecha. 3. El Secretario general, leerá la Resolución de nombramiento, formulando a continuación la fórmula de juramento: 4. "¿Jura por Dios, la patria, la Universidad Señor de Sipán, su conciencia y honor, cumplir fielmente las obligaciones del cargo de (…) que le es conferido?
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En las Universidades Europeas el Rector termina la ceremonia diciendo: "Se levanta la sesión” y la comitiva se retira.
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5. Por Dios, la patria, la Universidad Señor de Sipán, mi conciencia y honor (puede agregar un voto más)… Sí JURO. 6. Ambos rectores, entrante y saliente, se sitúan frente a la mesa principal. El rector saliente procederá a la imposición de atributos al nuevo Rector: diciendo: "Reciba los distintivos de la dignidad y confianza concedida y de la responsabilidad que ha de asumir". 7. Los dos Rectores vuelven a la mesa intercambiando sus posiciones. 8. Toma la palabra al Rector Saliente. 9. Toma la palabra el Rector Entrante que pronunciará su discurso. 10. Se retiran las autoridades, mientras los asistentes se mantienen de pie.
C.2. CEREMONIAS MIXTAS De acuerdo a la naturaleza de la universidad y su compromiso con la sociedad que la alberga, el protocolo considera actos académicos donde tienen participación, o deberían participar, personajes o autoridades de la sociedad, que proyecten la imagen de integración con el entorno. Estos actos son una conjugación entre lo académico y lo social. Su protocolo no es tan estructurado y específico. C.2.3. SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS: 1. Bienvenida a los firmantes 2. Breve descripción del convenio o Lectura de principales cláusulas o términos. 3. Suscripción del Convenio 4. Palabras del representante de la institución firmante. 5. Palabras del Señor Rector 6. Brindis de honor C.2.4. INAUGURACIÓN DE OBRAS: 1. Se reúnen los asistentes frente a la obra a inaugurar 2. Bienvenida a los presentes y presentación de autoridades y padrinos 3. Paraliturgia 4. Bendición de la obra 5. Se corta el lazo, se rompe la botella o se descubre 6. Recorrido y bendición por las instalaciones 7. Brindis de Honor C.2.5. PRESENTACIÓN DE LIBROS: Bienvenida y presentación del evento Himnos de estilo Saludo mesa de honor 9
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Presentación del Autor. Generalmente hecha por alguien previamente seleccionado y que ha tenido trato con el autor Presentación del Libro a cargo del propio autor Brindis de honor
C.2.6. CONDECORACIONES, PREMIACIONES/ VISITANTES ILUSTRES: 1. La personalidad será recibida por las autoridades de la universidad 2. La comitiva ingresa al Auditorio y toma sus ubicaciones de acuerdo al protocolo 3. El condecorado premiado o visitante ilustre, se ubica como invitado especial 4. El Secretario General solicita permiso para iniciar la ceremonia 5. El Secretario General da lectura a la resolución de nombramiento 6. Se procede al acto de imposición de medalla y entrega de diploma. 7. Palabras del distinguido o exposición de algún tema 8. Palabras del Rector 9. El Secretario General solicita permiso para finalizar la ceremonia 10. El Rector finaliza la ceremonia diciendo: "Se levanta la sesión” 11. Brindis de Honor. C.3. EVENTOS UNIVERSITARIOS: De asistir el Rector, a un acto que debe ser inaugurado, éste dará la bienvenida a los asistentes y al finalizar declarará inaugurado el evento, el desarrollo del resto de las intervenciones obedecerá al desarrollo del acto. Si se quiere dar relevancia a un acto que no requiere ser inaugurado el Rector, tomará la palabra antes del expositor y se la dará con alguna fórmula como "...y para finalizar el Dr. (…) impartirá la conferencia...". O podrá tomarla al final para una breve despedida. Se recomienda que en las conferencias, las mesas se reduzcan a tres miembros. Las autoridades deberán asistir como oyentes, teniendo reservado su sitio preferencial en el auditorio. Los eventos no cuentan con un maestro de ceremonias, sino con un Coordinador o Moderador. Coordinador/ Moderador: Su principal función es procurar que todos participen equitativamente, evitando que se monopolice el tiempo o que se intente llevar a los demás a su terreno. Son funciones del moderador: 1. Evitará que se produzcan diálogos acalorados sobre opiniones o ideas, a menos que se trate de un debate.
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2. En todos los casos deberá reunirse previamente con los personajes para intercambiar ideas, coordinar el desarrollo, tiempo y orden de la exposición, temas y subtemas por considerar, etc. 3. El coordinador debe ser imparcial y objetivo en sus intervenciones, resúmenes y conclusiones. Debe tener las siguientes características: 1. Facilidad de Expresión: con una adecuada cultura general de acuerdo a la función. 2. Agilidad mental y Capacidad de Síntesis: para captar las ideas principales para poder esclarecer el momento de las conclusiones. 3. Imparcialidad: para que cada participante se exprese con libertad, sin que él tome partido de las opiniones vertidas. No debe dejarse llevar por simpatías y antipatías, debe ser lo más objetivo posible para cumplir su rol dinamizador. 4. Prudencia, tino, mesura y paciencia: en el tiempo que tome para su participación, además de indispensables para un buen desarrollo.
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS: Para efectos de este manual tomaremos la acepción de “Evento” considerada como un americanismo (Cuba, El Salv., Méx., Perú, Ur. y Ven) por la RAE, que refiere a un “suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva determinada”. Cabe señalar que este mismo término derivado del latín “Eventus”, en sí, significa acaecimiento o eventualidad y con esa acepción se utiliza en España. Los eventos bien diseñados, programados, organizados y desarrollados, demuestran la solvencia y seriedad de una institución, además permiten un acercamiento con el público, para conocerlos, comunicarse y transmitir los atributos de nuestros productos. Es durante el desarrollo de un evento que la institución se somete al escrutinio público, por ello es de vital importancia, cuidar todos los detalles posibles, para esta presentación ante la sociedad. Es importante determinar los objetivos a lograr con el evento. Deberemos conocer al público y establecer parámetros para el análisis de los resultados. En caso de no ser eventos académicos se debe analizar la necesidad de los mismos, caso contrario se deben plantear otras técnicas de promoción y marketing con iguales o mejores resultados que el evento. PASOS SUGERIDOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS: 1. APROBACIÓN DE PROYECTO: Finalidad, justificación y costos definidos. Se determinan las características y denominación del Acto. 2. DETERMINACIÓN DEL ENTE COORDINADOR Y COMISIONES DE TRABAJO: Debe existir un Ente Coordinador que planificará, administrará y controlará los procesos para el desarrollo del evento. Establecerá a donde se quiere llegar, justificando la acción. Las Comisiones de Trabajo, son responsables de la organización en sí. Generalmente son 4: Logística Relaciones públicas y protocolo Finanzas Cultural Cada una de ellas puede definir subcomisiones de acuerdo al número de personas disponibles 3. FIJACIÓN DE FECHA Y HORA: Se realizará con antelación suficiente para los preparativos. Dependiendo de la importancia del evento puede ser de al menos 3 meses. 12
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4. DETERMINACIÓN DE LUGAR O SOLICITUD DE AUDITORIO: Si se desarrollara al interior del campus, la solicitud se hará por escrito, considerando las características del evento, cantidad de personas y medios necesarios para el desarrollo. De realizarse en un ambiente externo al campus, se solicitará cotizaciones de las opciones para definir el lugar. 5. COORDINACIÓN DE ELABORACIÓN DE FOLLETOS INVITACIONES, AFICHES, ETC.: Con la debida anticipación se definirá la imagen general del evento (logo, papelería y programa de producción), coordinando con la Dirección de Marketing, Promoción y Seguimiento del Egresado. 6. ESTRATEGIA DE MARKETING: Determinar estrategias de promoción a través de correo directo, telemarketing, revistas especializadas, radio, televisión, prensa, merchandising, etc.), Definición del plan de medios de promoción. La promoción deberá iniciarse por lo menos un mes antes del evento. 7. INVITACIONES: Deben enviarse con tiempo suficiente, para dar oportunidad de programar la asistencia y confirmarla. Para autoridades de alto rango deben ser enviadas por lo menos 21 días antes del evento, para las demás autoridades, por lo menos con 15 días calendarios. La máxima autoridad de la institución (Gerente General y/o Rector) deberá firmar la invitación, que puede hacerse por medio de:
Tarjetas: Consignará: Nombre del invitado, quién invita, tipo de evento, lugar y fecha; de ser necesario, números telefónicos para confirmar asistencia o presentar excusas. Oficios o cartas: Generalmente se estila con altos dignatarios para sustentar la relevancia de la ceremonia. También se enviará adjuntas las tarjetas.
La confirmación: es fundamental para establecer la precedencia. Deberá asignarse a un responsable de recibirlas. Se llamará para confirmar la asistencia sólo de invitados de mayor rango. La base de datos: es indispensable para mantener efectivas relaciones interinstitucionales. Debe consignar nombre de la institución, del titular, teléfonos, dirección y fechas de aniversario. Como datos opcionales, puede consignar fechas de onomástico y nombres de las esposas o esposos de los funcionarios. 8. TRANSPORTE ALOJAMIENTO Y ALIMENTACIÓN: Para los ponentes o invitados especiales, se determinarán agencias de viaje (aéreo o terrestre), hotel (de acuerdo a la relevancia) para hospedaje y alimentación. 13
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Se investigará la capacidad hotelera y negociará el hospedaje. Solicitar cotizaciones de alimentos y bebidas y contratar el servicio. Posteriormente, planear el servicio estableciendo horarios. Elaborar el plan de transporte y hospedaje para los asistentes y sus acompañantes. Diseñar el programa turístico para invitados especiales y expositores.
9. LOGÍSTICA: Se coordinará con el área responsable todo lo necesario para el desarrollo del acto: Equipo de sonido, atril, mesa de honor (de acuerdo al número de personas que la ocupará), manteles, sillas, banderines, música, proyectores, estandartes, transporte para organizadores e invitados, telas para cubrir placas, bebidas y brindis, etc. 10. COORDINACIÓN DE LA PRESENCIA DEL RECTOR, VICERRECTORES Y DEMÁS AUTORIDADES: Debido a sus múltiples ocupaciones y su relevancia, se deberá seguir los siguientes pasos: Invitación al acto: Entregar la invitación personalmente o a su asistente o secretaria, por lo menos con 2 semanas de antelación para su programación en agenda. Si se entrega personalmente, poner en conocimiento a la asistente o secretaria para que conste en agenda. Adjuntar programa completo del acto, con fechas, horarios y autoridades invitadas. Participación de autoridades externas: De confirmarse la presencia de autoridades con rango igual o superior al rector, se contactará con el responsable de protocolo o RR. PP., de la institución para coordinar la asistencia, preeminencia y, de ser pertinente, la participación en el programa. 11. COORDINACIÓN DE LA DIFUSIÓN Y ARCHIVO: Para las respectivas publicaciones en prensa y entrevistas referidas al evento, se coordinará, por lo menos con dos semanas de anticipación con la Dirección de Imagen Institucional y Comunicaciones, quienes además, de ser requerido explícitamente y considerando la relevancia del acto, realizarán el registro en video del mismo. 12. COORDINACIÓN CON EQUIPO DE PROTOCOLO: Si el evento es de suma relevancia se solicitará por escrito a la Dirección de Imagen Institucional y Comunicaciones, que determinará el personal y número adecuados.
El equipo de protocolo se encargará de la disposición de los asistentes de acuerdo a su preeminencia. Brindarán los siguientes servicios protocolares: Recepción y acompañamiento en Aeropuerto
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Colocación de carteles y tarjetas de separación de asientos y tarjetas o rótulos de mesa. Transporte a participantes Coordinaciones generales. (jarra con agua, vasos, servilletas) Colocación de estandartes, placas, etc. Cinco minutos antes de comenzar el acto, se dispondrá de la ocupación de los asientos vacíos del público invitado, reservando algunos lugares como contingencia para invitados especiales. Los organizadores de mayor rango irán a recoger al Rector, Gerente General y demás autoridades a sus respectivos despachos para acompañarlos al auditorio.
13. ORNAMENTACIÓN GENERAL: El equipo de protocolo coordinará con el personal de servicio el arreglo de la sala o las salas, con manteles, carteles para la mesa de honor, arreglos florales, banderas, disposición de agua mineral, etc. Además coordinará con el personal de jardinería, para el arreglo externo en caso de recorridos o visitas. Incidiremos sobre algunos aspectos de la ornamentación en general: Mesa de Honor o Mesa Principal: Debe ser ordenada con anticipación y poseer los siguiente elementos: Rótulos con el nombre de las autoridades3 según su preeminencia. Los nombres deben imprimirse por ambos lados para facilitar su ubicación. No es recomendable ni ubicar números pares en la mesa, ni en número mayor a 7 personas. Vaso de agua: a la altura de la mano derecha, servido con dos tercios del líquido; de ser posible colocarlo sobre un posavasos más una servilleta. Fólderes con el programa, nombres y cargos de la mesa de honor e invitados especiales según orden de precedencia. Atril, se ubicará de acuerdo al tipo acto. Suele colocarse a la derecha de la mesa de honor mirando al auditorio en un ángulo de 45 grados para poder mirar hacia la mesa de honor. Sillas suficientes y dos de reserva para imprevistos. Estandartes. El nacional a la derecha y el institucional a la izquierda, enmarcarán a la persona más importante que hablará. Si lo hace desde la mesa, deberá estar detrás de esta, si lo hace desde el atril irán detrás de este (mirando hacia el auditorio). Micrófonos. Uno siempre en el centro de la mesa de honor, otro en el atril y otro para preguntas del público (dependiendo del tipo de evento). Banderines (Nacional e Institucional), si no se colocaron estandartes o están en el atril.
El rector y demás autoridades deberán tener en la mesa de honor un programa del acto, y un listado de los participantes de la mesa principal e invitados más relevantes. 3
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Espacios suficientes para el tránsito al interior del estrado y en el auditorio.
Se deberá confirmar la lista de comprobación adjunta. LISTA DE COMPROBACIÓN ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. Aunque cada lista de comprobación debería realizarse de acuerdo al tipo de evento a organizar y a los objetivos a lograr con el evento, a continuación presentamos una general para su adaptación a los mismos. a. Materiales Afiches y folletos (trípticos, dípticos, brochures, etc.) Alfombra, tapizón Atril Banderines Banderolas Carteles o tarjetas de separación de asientos Credenciales. Organizadores, participantes, prensa Copas Ecran Estandartes Fichas de Inscripción Fólderes o Maletines Fuentes Guión para el Maestro de Ceremonias Himnos (Nacional, Lambayeque, USS, otros…) Hoja de registro de participantes Jarras para agua Listón, tijeras, para inauguraciones Lapiceros Manteles Material promocional Materiales o separatas para entregar Menaje Mesa de Honor o Mesa Principal Mesa de registro e inscripción de participantes Mota Música ambiental o de sala Paneles y vitrinas de exhibición Papel para preguntas del público, sobres, cartulinas Papelógrafo Pizarra Plumones Posavasos 16
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Programas para las autoridades y público asistente Relación de asistentes (Inscritos) Rótulos/Acrílicos de mesa con nombres Servilletas Sillas de acuerdo al aproximado de participantes e invitados Sillas en mesa de honor de acuerdo a autoridades Tachos de basura Vasos
b. Equipos Computadoras Decoración Equipo audiovisual/Circuito cerrado Equipo de sonido con parlantes en número suficiente Equipos de ventilación (Aire acondicionado /Ventiladores) Fotocopiadoras Iluminación Impresoras Micrófonos (mínimo 02, uno inalámbrico) Traducción (en caso la exposición sea en lengua extranjera) Proyector multimedia c. Instalaciones Área de registro, con material a entregar. (Entrada) Área reservada para autoridades e invitados Área reservada para prensa Área reservada para equipos de registro audiovisual Caseta de traducción Estacionamiento Sala para reparto de bocaditos y bebidas Sala para conferencistas Sala de prensa d. Personal Anfitriones para ordenar asistentes y atención de mesa de honor. Camarógrafo Edecanes para atención de conferencistas e invitados especiales. Fotógrafo Limpieza y mantenimiento Maestro de Ceremonias (moderador o coordinador) Operadores de equipos Traductores Vigilancia e. Reconocimientos/ Recuerdos/ Artículos de promoción Resolución y Diploma de reconocimiento Placa recordatoria/ Trofeo/ Medalla. 17
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Afiches publicitarios. Grabación de videos y memorias del evento. Souvenirs/Recuerdos. 14. CEREMONIA O EVENTO: Desarrollo del programa a cargo del Maestro de Ceremonias: Dirigirá con ecuanimidad y formalidad una ceremonia protocolar haciendo que las acciones sucedan en un orden lógico y sin contratiempos. Considerando que: No es un animador, no figurará, ni intentará ser el centro de atención. No es un orador, es sólo un presentador de los mismos. Efectuará comentarios sólo si ha recibido un pedido expreso. Se orientará por un Guión previamente establecido en coordinación con los responsables de la organización.
El Guión. Orienta el desarrollo del acto. Tiene 4 partes casi fijas: 1.- Bienvenida: Detalla brevemente el motivo de la ceremonia. La Universidad Señor de Sipán, agradece su presencia en esta ceremonia de incorporación (Reconocimiento/ Presentación/ Apertura del Año/Etc.) de profesores honorarios, a los distinguidos personajes que se encuentra en nuestra mesa de honor, debido a sus importantes investigaciones y aportes que permitieron el desarrollo de la física cuántica, y a su destacada labor como docentes y conferencistas internacionales. 2.- Presentación de autoridades: Dependerá de la clase de evento o ceremonia. Preside la mesa de honor el señor(a)/ Agradecemos la presencia en nuestra mesa de honor de. Acompañado / Lo acompaña el señor(a)…....................... Además nos honran con su asistencia......................................... Agradecemos, igualmente, la concurrencia del...................... Asimismo tenemos entre nosotros a reconocidos profesionales, entre ellos................................. Está presente, también un selecto público de intelectuales, científicos, artistas que colaboran en favor de los estamentos más reprimidos de nuestro país/ el desarrollo de la educación, etc. 3.- Desarrollo de la ceremonia: Estructura de cómo se desarrollará el acto. Se pueden utilizar los siguientes conectores para cada parte del guión. Enseguida……………………… A Continuación………………………… Inmediatamente………………………… Damos paso a………………………. 18
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Para concluir …………………………. Seguidamente…………………… Acto seguido……………………… Finalmente………………………. Para cerrar con broche de Oro………………………….
4.- Cierre del programa: Agradecimiento institucional a los participantes e invitados.
15. CIERRE DEL EVENTO: De haber un almuerzo o cena después del evento, ésta se reservará al menos con una semana de anticipación, indicando el número de comensales. De ser necesario, el equipo de protocolo coordinará la distribución de las mesas y asistirá para conducir la actividad. 16. TERMINACIÓN DEL EVENTO: El equipo de protocolo deberá: Controlar el estado de los equipos e instalaciones antes de su entrega a los organizadores quienes son los responsables de su devolución. Recoger el menaje utilizado en la mesa de honor, banderolas, banderines, estandartes, etc. Recoger objetos perdidos que puedan ser reclamados. Recopilar los documentos sobrantes. Los organizadores deberán: Enviar cartas de agradecimiento a los expositores y visitantes distinguidos. Redactar el informe final, acta final y otros. Preparar las bases de datos definitivas de participantes con datos institucionales y personales. Completar las carpetas para el archivo y consultas posteriores. 17. CIERRE FINANCIERO: Debe ser minucioso y detallado, ya que supone la presentación del informe de la actividad. 18. EVALUACIÓN: Análisis de los aciertos y fallos para mejorar la preparación, administración y calidad de los eventos.
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