Manual de Protocolo

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Contenido DEFINICIONES Y PRECISIONES

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1. PROTOCOLO UNIVERSITARIO 1.1 Símbolos académicos

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2. PRECEDENCIAS 2.1 Precedencias en la Universidad del Norte 2.2 Ubicación de personalidades según las precedencias 2.3 Protocolo de Gobierno y Diplomáticos en Colombia 2.4 Protocolos Internacional o Diplomático 2.5 Protocolo Militar 2.6 Protocolo Eclesiástico

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3. GENERALIDADES 3.1 Guía general para diferentes actos 3.1.1 La función de la Dirección de Comunicaciones en el protocolo Institucional 3.1.2 Tratamiento 3.1.3 Otras consideraciones para la logística y protocolo de los eventos 3.1.4 Obsequios 3.1.5 Orden del día 3.1.6 Intervenciones en un acto inaugural 3.1.7 Coordinación de temas para intervenciones, palabras o discursos en un acto 3.1.9 Libreto 3.1.10 Mesa de honor o mesa principal 3.1.11 Habladores de mesa principal 3.1.12 Pantallas gigantes 3.1.13 Sillas 3.1.14 Agua 3.1.15 Tarima 3.1.16 Flores 3.1.17 Puntualidad 3.1.18 El presentador de un evento 3.2 Invitaciones 3.2.1 Tipos de invitaciones 3.2.2 Tarjetas 3.2.3 El sobre 3.3 Invitados 3.3.1 Invitación para homenajeado 3.4 Anfitriones 3.5 Dónde ubicar el atril 3.6 Manteles 3.7 Para conferencias y otros actos académicos menores

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4. PROTOCOLO EN ACTOS ACADÉMICOS 4.1 Tipo de eventos 4.2 Firmas de convenios 4.3 Ceremonias de grados 4.4 Inauguraciones 4.5 Instalación de eventos Académicos 4.6 Visitas protocolarias 4.7 Reconocimientos y celebraciones institucionales 4.8 Develación de Placa

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5. PROTOCOLO Y ETIQUETA EN ACTOS SOCIALES 5.1 Cenas 5.2 Cocteles 5.3 Desayunos 5.4 Celebraciones institucionales

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6. PROTOCOLO Y ETIQUETA INSTITUCIONAL 6.1 Presentaciones 6.2 Integridad y ética

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7. PROTOCOLO CON LOS MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN 7.1 Protocolo en relaciones con la prensa 7.2 Rueda de prensa

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8. PROTOCOLO DEPORTIVO

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9. PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN HONRAS FÚNEBRES 9.1 Defunciones 9.1.1 Profesores o funcionarios 9.1.2 Estudiantes 9.1.3 Misas en memoria 9.1.4 El anuncio de deceso 9.2 Duelos oficiales o Nacionales

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10. NETIQUETA 10.1 Netiqueta en el correo electrónico 10.2 Netiqueta con el celular 10.3 Netiqueta para el uso del teléfono

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11. ANEXOS LIBRETO_CÁTEDRA_EUROPA_2010 Precedencias_saludo_Rector Precedencias_ubicación_FilaVIP_ActoInstalación Plano_Escenario 12. BIBLIOGRAFÍA

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Introducción Toda organización debe establecer un conjunto de normas y reglas de cortesía, buenas prácticas y fórmulas que refuercen las relaciones humanas dentro y fuera de la Institución, logrando un estilo propio que la caracterice, que cuide todos los detalles de una forma armoniosa, sutil y corporativa. Estas normas deben consignarse en un Manual de Protocolo que se constituye en la herramienta guía para el público institucional. Un Manual eminentemente práctico, de acuerdo con la dimensión de la Institución y con sus características generales. Es importante anotar que en este Manual se incluyen actuaciones habituales protocolarias y realidades cotidianas. Llegado el caso de contar con un evento o actividad que aquí no se describa, se estudiará de forma individual para determinar su proceder. El presente Manual está concebido para su fácil y práctico manejo. Contiene una serie de criterios, propuestas, normas generalmente aceptadas, aplicaciones específicas a la Universidad del Norte, guías sobre comportamientos o escenografías más frecuentes y, en definitiva, conductas sugeridas de aplicación formal en las incontables oportunidades de relación que depara la vida universitaria. La finalidad de este documento es brindar a los miembros de la comunidad uninorteña, las normas a seguir según las costumbres que la vida universitaria nos impone, para que todos podamos asumir correctamente el rol que corresponde según los eventos y situaciones que aquí se describen.

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Definiciones y precisiones Con el fin de aclarar su significado, se relacionan a continuación algunos términos que se utilizarán en este Manual: Protocolo: Viene del latín Protocollum. Se define como un conjunto de normas, tradiciones, costumbres y técnicas que la sociedad y los individuos disponen para la organización de sus actos, su convivencia y sus relaciones internas y externas. También se considera regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre. Ceremonial: Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne2. Forma en que se aplica el protocolo establecido para eventos y actos públicos y sociales. Presidencia: Acción de presidir. Se le llama en protocolo a la persona o conjunto de personas que presiden un acto ceremonial o solemne. Le corresponde al anfitrión y por lo general la integra también el invitado de honor, homenajeado y organizador(es) del evento. Precedencia: Es el orden que se establece para la ubicación, mención y tratamiento de las personas que asisten a un evento o acto ceremonial. Se define según la jerarquía de la Institución y está estrechamente ligada al tratamiento que rige el protocolo oficial. Más adelante se muestran las precedencias de la Universidad del Norte.

Mesa de honor: Denominada también mesa principal, se dispone para la ubicación de la presidencia en un acto público, ceremonial y oficial. En ella estarán sentados según las precedencias el anfitrión, homenajeado, organizadores e invitados especiales que se dispongan según la actividad lo requiera y amerite la ocasión. Maestro de ceremonia: Es la persona que se encarga de dirigir la organización y ejecución de un evento. Debe estar atento a todos los detalles logísticos, de comunicación y orden que el protocolo exige. El maestro de ceremonia eventualmente actúa también como presentador. Presentador: Es la persona encargada de leer el programa de un evento o actividad. Persona que presenta y comenta un espectáculo, o un programa televisivo o radiofónico. Urbanidad: Proviene del latín urbs, que significa urbe, ciudad. Es el conjunto de normas y reglas, que es preciso observar para comunicar dignidad, decoro y elegancia a nuestros modales, y para manifestar a los demás la benevolencia, consideración y respeto que les son debidos.

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Etiqueta: Es el conjunto de normas que se usan en la vida social. La palabra proviene del francés etiquette. Ceremonia en la manera de tratarse las personas particulares en actos cotidianos como solemnes, de acuerdo con costumbres pre-establecidas, a diferencia de los usos de confianza o familiaridad. Cortesía: Procede de la palabra corte, que históricamente se define como el conjunto de personas que componen el séquito y la comitiva del rey. Ese conjunto de personas tienen un trato especial y deferente entre sí. Demostración o acto con que se manifiesta la atención, respeto o afecto que tiene alguien a otra persona2. Los tres últimos conceptos enunciados (Urbanidad, Etiqueta y Cortesía) son afines, pero en ningún momento iguales. Se complementan y se requieren para el buen desempeño de las normas del ceremonial y el protocolo.

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CAPÍTULO I PROTOCOLO UNIVERSITARIO La Universidad del Norte es la Institución universitaria privada de mayor reconocimiento en la ciudad de Barranquilla y en la Costa Caribe Colombiana, por su trayectoria ya ha desarrollado sus símbolos de identidad lo que le exige contar con su propio protocolo y aplicar un estilo único que le permita distinguirse y diferenciarse de su competencia. El presente Manual de Protocolo, Ceremonial y Etiqueta es una excelente herramienta para reafirmar su buen nombre e imprimir su propio sello institucional. Bandera

En la Universidad del Norte se celebran actos que guardan tradiciones y costumbres de la Institución. Los actos como ceremonias públicas de graduación o el otorgar el título de Doctor Honoris Causa, son algunos de los más representativos así como otras muchas, son una auténtica lección de protocolo digna de conocer.

lugar destacado y de máximo honor y las restantes no deben ser de mayor tamaño. Cuando el número de banderas sea impar el lugar de honor es el centro. A continuación, y a la derecha de la Bandera de Colombia se situará la siguiente en importancia y, a la izquierda de la bandera de Colombia, la última. Generalmente, las banderas oficiales se sitúan a la derecha de la puerta de entrada al lugar del evento (izquierda según se entra o mira al frente) y las de empresa y otras privadas en el lado izquierdo (derecho según se entra la sede o se mira de frente el edificio). Diagrama modelo de ubicación:

Bandera UN

s

Mesa Principal

Atril presentadora

1.1 Símbolos Académicos La simbología del Estado está primordialmente definida por la Bandera, el Escudo, el Logo y el Himno en cualquiera de sus ámbitos, sea nacional, departamental o local. Bandera nacional La Bandera Nacional puede ser utilizada por organismos no estatales y puede sustituir en algunos casos la bandera de la entidad, sobretodo en firmas de protocolos, cuando intervienen representantes de otros países. Si hacemos uso de ella ocupará el lugar de mayor honor y prelación respecto del resto de banderas territoriales y nunca se debe mezclar con las de empresas o instituciones. La colocación de las banderas debe respetar la normativa, es decir: la de Colombia ocupará siempre

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Auditorio

Siendo el ingreso al recinto por este lado del salón. *Orden Banderas: Cuando es impar. 2 1 3 1. Colombia. 2. Atlántico. 3. Barranquilla.

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4. Uninorte (Al lado izquierdo de la mesa de honor). *Orden Banderas: Cuando es par. 2 1 1. Colombia. 2. Atlántico.

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3. Uninorte (Al lado izquierdo de la mesa de honor).

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Ejemplo ubicación de banderas pares: En esta foto se puede observar la disposición de las banderas territoriales: Colombia y EE.UU.; y de la bandera institucional de Uninorte en el extremo izquierdo de la mesa principal. Corresponde la foto al acto de instalación de la Cátedra Fulbright 2009, con la participación del Embajador de EE.UU. en Colombia, el señor William Brownfield.

Ejemplo ubicación de banderas impares:

En esta foto se puede observar la ubicación de las banderas territoriales de Colombia, Atlántico y Barranquilla (Detrás del Rector – atril); y la bandera institucional de Uninorte al extremo izquierdo de la mesa principal; durante el acto ceremonial de la entrega del título Honoris Causa al Doctor Eduardo Posada Carbó. Marzo de 2009.

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De esta misma manera se situarán las banderas en el interior en salas de juntas, de reuniones, salones de actos y cualquier otra dependencia. Las banderas oficiales y las banderas privadas o de empresa deben disponerse siempre separadas. Las banderas oficiales pueden ser utilizadas siempre que se organice un acto público, o actos a los que asisten autoridades (bien sean locales, departamentales, nacionales o internacionales). Dependiendo de las autoridades que asistan así será el número de banderas a disponer. La nacional y la departamental, no deben faltar nunca. Luego se pueden ir izando más banderas a medida que se conoce la asistencia de autoridades locales (bandera municipal), autoridades de otros departamentos (su bandera departamental), autoridades de otros países (bandera de su país), etc.

Bandera institucional La bandera institucional tiene el fondo totalmente blanco y lleva el logo institucional en su forma vertical en el centro. La bandera institucional no se debe mezclar con las territoriales, como lo son la nacional, la del Departamento o la de ciudad. Por lo cual se ubica a la izquierda de la mesa de honor en el escenario de un evento, o a la izquierda de quien preside el acto, si no hubiere mesa de honor. Se utilizará en todos los eventos institucionales de gran impacto, en actos protocolarios, en las ceremonias de graduación, en actos sociales donde haya un acto protocolario inicial y en actos de instalación de los eventos académicos. Si el evento es en la Universidad, cuando está con un grupo de banderas de otros centros educativos o empresas, al centro va Uninorte y luego las demás en orden alfabético de derecha a izquierda. La bandera puede ser utilizada también en eventos que se realicen por fuera de la Institución, como los mencionados en el párrafo anterior, en cuyo caso se conservará la precedencia si la Universidad es la organizadora principal y se deberá conjugar con la bandera de la sede o anfitrión si así se requiere. Igualmente se permite su uso en protocolos funerarios o sobre el ataúd, uso que deberá ser autorizado por el Consejo Directivo o el Rector de la Universidad así como por los familiares o dolientes de la persona fallecida. Consideraciones sobre la bandera institucional El tamaño de la bandera de la Universidad no puede ser del mismo tamaño de las territoriales, debe ser más pequeña. La bandera de Uninorte que ondea en la plazoleta de Casablanca, mide 2mt de alto por 3,20cm de ancho. Las que se utilizan en las astas en salones de eventos son de menor tamaño. También es permitido utilizar la bandera institucional en el Coliseo Cultural y Deportivo a manera de pendón, las dimensiones en este caso son 3 mt de ancho por 6 mt de alto.

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• Nunca la bandera deberá tocar el suelo. • La decisión de poner la bandera a media asta, sólo puede ser dada por el Consejo Directivo o el Rector de la Universidad. Media asta es significado de luto. • La utilización en conferencias, talleres, seminarios u otros eventos deberá revisarse teniendo en

cuenta el conferencista y quien presida el evento, pero no es indispensable su ubicación en estos actos. En ese caso, se sugiere utilizar un pendón de la Universidad, el cual encontrará en los principales salones de eventos, o en su defecto lo podrá solicitar a la Dirección de Mercadeo.

Ejemplo de disposición de bandera nacional, extranjera y departamental, además de la Institucional, en el acto de instalación de la Cátedra Europa 2009: Acto de Instalación de la Cátedra Europa 2009. Banderas territoriales de Colombia, Unión Europea y Barranquilla; y bandera institucional de Uninorte en su extremo izquierdo (Derecho viéndolo desde auditorio.)

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Logo Se ha tomado como símbolo de la Universidad del Norte las letras U y N, que son las iniciales del nombre de la Institución, colocadas dentro de un rectángulo fusionado con una flecha hacia el norte con líneas divisorias que resaltan la forma original derivada de un triángulo, figura que denota fortaleza, crecimiento, y proyección. El logotipo es tipográficamente representado por la fuente Helvética Black, cuyo estilo denota solidez y excelencia. En ningún caso deberá ser manipulado manualmente, pues se altera la proporción de su diseño y distribución gráfica. Se puede consultar su aplicación y demás utilizaciones en el Manual de Identidad Corporativa, que encontrará en la página Web institucional, en el Menú “Acerca de Uninorte”, en el ítem Sobre las Comunicaciones en Uninorte.

Roble amarillo Ha sido adoptado como símbolo vegetal de la Universidad, por encontrarse en nuestro campus desde los inicios de la Universidad. Como símbolo vegetal se utiliza en las piezas impresas de la Universidad como libros, folletos, placas, esculturas o material promocional, acompañando al logo institucional, pero no reemplazándolo. Debe respetarse el color original para su implementación, para esto consultar en el Manual de Identidad e Imagen institucional. .

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Himno de la universidad Como lo cita el diccionario de la RAE, un himno es una composición musical emblemática de una colectividad, que la identifica y que une entre sí a quienes la integran. El Himno de la Universidad fue escrito por la poetisa colombiana de ascendencia libanesa, Olga Chams Eljach (Meira Delmar), y la música estuvo a cargo de Anita Matarazzo. El Himno se debe utilizar siempre que se lleven a cabo ceremonias institucionales de graduación, premiación, actos protocolarios, instalaciones de eventos académicos y cuando la ocasión lo requiera, caso en el cual se podrá solicitar asesoría de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas. En ningún caso, deberá sonar como música de fondo en ningún caso. Con el fin de invitar a que los miembros de la comunidad universitaria lo puedan cantar al unísono, se recomienda la utilización de la versión audiovisual con subtítulos del himno, siempre que la actividad lo permita, con el fin de invitar a que los miembros de la comunidad universitaria lo puedan cantar al unísono. En compañía de otros himnos nacionales, departamentales o de otras instituciones podrá sonar de último, cediendo el honor al himno de la institución invitada. La forma correcta de escuchar un himno es de pie con los brazos a lado y lado del cuerpo. Ninguna otra posición es bueno adoptarla (manos al frente o detrás, brazos cruzados, una pierna doblada, son posturas incorrectas). Los himnos no se aplauden.

Letra: Olga Chams Eljach (Meira Delmar) Frente al mar que meció nuestra cuna el Caribe de mágica luz, una hermosa divisa proclama ¡alegría, verdad, rectitud! La levanta en sus manos abiertas esta casa que enseña a triunfar la reciben sus hijos cantando ¡rectitud, alegría, verdad! Como nave que zarpa en el alba y no teme afrontar la tormenta vamos juntos con alma sedienta de armonía, decoro y saber Y al llegar a la meta esperada, jubilosos allí entenderemos que la frente signada tenemos con la lumbre del amanecer Frente al mar que meció nuestra cuna el Caribe de mágica luz, una hermosa divisa proclama ¡alegría, verdad, rectitud! La levanta en sus manos abiertas esta casa que enseña a triunfar la reciben sus hijos cantando ¡rectitud, alegría, verdad! Por la Patria que vive en nosotros, en el río, la tierra y el viento, hoy juramos con férvido acento en la lucha sin tregua a seguir continuar el camino que un día emprendimos en pos de la gloria y alcanzar la anhelada victoria de un fecundo y feliz porvenir.

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CAPÍTULO II PRECEDENCIAS 2.1 Precedencias en la Universidad del Norte Las Precedencias Universitarias deben seguir el mismo esquema de las oficiales. Para la elaboración de las precedencias se puede contar con la asesoría de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas, siempre y cuando sea requerida la asesoría. Así mismo, esta oficina velará por tenerlas a disposición del Rector y de las autoridades especiales invitadas a un acto protocolario o ceremonia académica. Orden de precedencia en Uninorte según su composición orgánica: Al momento de organizar una mesa de honor, una visita protocolaria, un evento social o un encuentro formal, deben tenerse en cuenta los títulos y cargos de las personas que estarán presentes. Para el caso de la Universidad el orden de precedencias se da por antigüedad de creación de sus áreas académicas y administrativas. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Presidente del Consejo Directivo Vicepresidente 1 del Consejo Directivo Vicepresidente 2 del Consejo Directivo Rector Miembros principales Consejo Directivo Miembros suplentes Consejo Directivo Vicerrector Académico Vicerrector Administrativo y Financiero Secretaría Académica Secretaría General Auditor General Director de Extensión Director de Planeación Director de Cooperación y Desarrollo Internacional Decano de la Escuela de Negocios Decano de la División de Ingenierías Decano de la División de Ciencias de la Salud

18. Decano de la División de Humanidades y Ciencias Sociales 19. Decano de la División de Ciencias Jurídicas 20. Director del Instituto de Estudios en Educación 21. Decano de la División de Ciencias Básicas 22. Director de Investigaciones y Proyectos 23. Director de Bienestar Universitario 24. Director de Comunicaciones y Relaciones Públicas 25. Director de Gestión y Relaciones Públicas Internacionales 26. Director de Calidad y Proyectos Académicos 27. Director de la Biblioteca 28. Director de Gestión y Desarrollo Académico 29. Director de Ediciones Uninorte 30. Director de Gestión Humana 31. Director Financiero 32. Director de Servicios Administrativos 33. D i r e c t o r d e Te c n o l o g í a I n f o r m á t i c a y Comunicaciones 34. Director de Proyectos Administrativos 35. Director de Unidades de Servicio y Logística Empresarial 36. Director de Mercadeo 37. Director Administrativo de Posgrados 38. Director de Admisiones 39. Director de Registro 40. Director Oficina de Cooperación Internacional 41. Director de la Emisora Uninorte FM Estéreo 42. Director del Centro de Educación Continuada 43. Director del Centro de Consultoría y Servicios 44. Director del Centro Cultural Cayena 45. Director del Instituto de Idiomas 46. Director de la Oficina del Egresado 47. Director de la Unidad de Promoción y Relaciones Corporativas 48. Director de Bienestar Organizacional 49. Director de Especializaciones en Administración 50. Directores Académicos de División* 51. Directores de Departamento, Institutos y Consultorio Jurídico* 52. Coordinadores de Programas de posgrado

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53. 54. 55. 56.

Coordinadores de Programas de pregrado Profesores ** Estudiantes Otros funcionarios administrativos siguiendo el orden de jefes, coordinadores, asistentes, auxiliares y otros de vinculación directa a la Institución. 57. Otros funcionarios administrativos no vinculados directamente con la Institución en el mismo orden que los anteriores. Entre las directivas académicas y administrativas las precedencias se definen de acuerdo con la disposición en el organigrama. Autoridades en Uninorte Consejo Directivo Es la máxima autoridad de la Universidad, traza las políticas generales de la Institución. Está integrado por miembros representantes de las instituciones fundadoras que suscribieron el Acta de constitución de la Fundación, y un miembro con su respectivo suplente, elegido por el mismo Consejo entre los graduados de la universidad. Rector Es la primera autoridad ejecutiva y académica del claustro y es el representante legal de la universidad. Consejo Académico Es un organismo responsable de generar y establecer las políticas necesarias para lograr el fiel cumplimiento de los objetivos de la Universidad: docencia, investigación y extensión. Son miembros del Consejo Académico: El Rector, los Decanos de División, el Vicerrector Académico, el Secretario Académico, un Profesor, un estudiante, el Director de Bienestar Universitario, el Director de la Oficina de Planeación y el Vicerrector Administrativo y Financiero. Comité Ejecutivo Organismo de alta dirección para la toma de decisiones académico-administrativas. Es presidido por el Rector y lo integra principalmente, el staff de la rectoría.

Está compuesto por los funcionarios titulares de las siguientes oficinas: Rectoría Secretaría General Vicerrectoría Administrativa y Financiera Vicerrectoría Académica Dirección de Planeación Dirección de Extensión Dirección de Cooperación y Desarrollo Internacional Secretaría Académica Auditoría General Decano de División Es el responsable de la administración de los recursos de docencia de los programas académicos adscritos a cada división y de la coordinación de las actividades de los departamentos que la conforman. Director o Jefe de Departamento Es el responsable de la administración de la docencia e investigación en una o varias disciplinas afines. Director de Programa Es el responsable del buen funcionamiento y administración del plan de estudios del pensum académico a su cargo y de la atención de los estudiantes que cursan el mismo. Coordinador de Programa Es el responsable de los programas académicos de pregrado y postgrado. Profesor Es el educador que se responsabiliza de cumplir a cabalidad el ejercicio de su cátedra; es el principal gestor de la formación del estudiante y del desarrollo de sus conocimientos en la respectiva disciplina.

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2.2 Ubicación de personalidades según las precedencias La precedencia en la mesa de honor o acto ceremonial de la Universidad solamente se cede ante la autoridad máxima de la República, es decir, el Presidente; cualquier otro caso (el personaje Homenajeado en un acto, Embajador plenipotenciario en Colombia, Ex presidentes, etc.) se tendrá que revisar con las autoridades de la Universidad, quienes tienen la potestad de decidir si ceden o no su lugar en la mesa. Autoridades departamentales, locales y otros dignatarios deberán ocupar su lugar de precedencia en la presidencia de un acto, después del lugar del Presidente del Consejo Directivo, sus vicepresidentes y/o el Rector de la Universidad.

• Si son tres la de mayor rango ocupa el centro, la que le sigue a la derecha y la tercera a la izquierda. Como regla general se puede afirmar que cuando concurra un número impar de personas, el de mayor categoría ocupa el centro, colocándose a los demás alternativamente a la derecha e izquierda según su categoría. Gráficos de ubicación según las precedencias

FIRMA DE UN TRATADO, CONVENIO, ETC. FUNCIONARIO DE LA MISIÓN RESPECTIVA

Para tener en cuenta: Durante un evento que se lleve a cabo en el auditorio de la Universidad, el lugar de honor está en el centro, el segundo a la derecha, el tercero a la izquierda y así sucesivamente, de modo que los pares están a la derecha y los impares a la izquierda, ubicados mirando al auditorio.

4 La primera fila, generalmente es la más importante, si se trata de un acto académico, una distribución de premios, condecoraciones, certificados diplomas, etc. Si se trata de presenciar un espectáculo, ya sea un desfile, revista, o una función de teatro, evento deportivo o taurino, etc., el lugar preferencial puede estar en segunda, tercera o cuarta fila, si la visibilidad es mejor. Generalmente en un teatro el palco presidencial es el central de la segunda fila. La precedencia de los puestos, cuando dos o más personas deben colocarse una al lado de la otra para asistir a una ceremonia, se establece de la siguiente manera: • Si las personas son dos, la de mayor precedencia va a la derecha.

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ENCARGADO DE PROTOCOLO

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Precedencias en un Automóvil

2.3 Protocolo de Gobierno y Diplomáticos en Colombia La simbología del Estado está primordialmente definida por la Bandera, el Escudo y el Himno en cualquiera de sus ámbitos, sea nacional, departamental o local.

Nota: Los números hacen referencia al orden de precedencia en que se deberán ubicar los invitados a un acto o quienes lo presiden, siendo 1 el de mayor importancia.

Las precedencias del Gobierno y Diplomáticos en Colombia se construyen con base en los decretos No. 770 del 12 de Marzo de 1982 y 1317 del 5 de Mayo del mismo año, Ley 7 de enero 16/'91 Diciembre 22/93 Junio 10/97, Decreto 1142 junio 29/99) establecen la precedencia para los altos dignatarios, para los funcionarios nacionales y su relación con los Diplomáticos extranjeros. (Lo marcado con asterisco (*) se asume es la precedencia que le corresponde en vista que no ha salido Decreto acuerdo a la Constitución de 1.991) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. -

Presidente de la República Vicepresidente de la República Cardenal Primado Ex presidentes de la República Ministro de Relaciones Exteriores (Si hay diplomáticos o Personalidades extranjeras) Decano del Cuerpo Diplomático Embajadores Extranjeros Presidente del Congreso de la República Presidente de la Corte Suprema de Justicia Presidente de la Cámara de Representantes (*) Presidente de la Corte Constitucional Presidente del Consejo de Estado (*) Presidente del Consejo Superior de la Judicatura (*) Presidente del Consejo Electoral (*) Fiscal General de la Nación Ministros de Estado en el siguiente orden: Ministro de Interior y Justicia Ministro de Relaciones Exteriores Ministro de Hacienda Ministro de Defensa Nacional Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural Ministro de Protección Social

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17. 18. 19. a. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. a. b. c. d. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41.

Ministro de Minas y Energía Ministro de Comercio, Industria y Turismo Ministro de Educación Nacional Ministro de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial Ministro de Comunicaciones Ministro de Transporte Ministro de Cultura Secretario General de la Presidencia (Alto Comisionado para la Paz) (Alto consejero Presidencial) Embajadores Colombianos Comandante General de las Fuerzas Militares Generales y Almirantes de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional Procurador General de la Nación (*) Defensor del Pueblo (*) Auditor General de la República Contralor General de la República Registrador del Estado Civil Alcalde Mayor de Bogotá Jefe Departamento Nacional de Planeación Jefes de Departamentos Administrativos (por orden de creación) Aeronáutica Civil (AEROCIVIL) Estadística (DANE) Función Pública Cooperativas (DANCOOP) Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores (Si hay diplomáticos extranjeros) Mayores Generales y Vicealmirantes Viceministros (mismo orden que los Ministros) Gobernador de Cundinamarca Gobernadores (orden alfabético) Brigadieres Generales y Contralmirantes Arzobispos y Obispos Senadores de la República Representantes a la Cámara (*) Alcaldes de Capitales Magistrados de la Corte Suprema de Justicia (*) Magistrados de la Corte Constitucional Consejeros de Estado (*) Magistrados del Consejo Superior de la Judicatura

42. 43. 44.

45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63.

Jefe de la Casa Militar de la Presidencia Director General del Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores (En los actos protocolarios a los cuales asista el Presidente de la República, tendrá la precedencia el Jefe de la Casa Militar. En los demás actos la tendrá el Director General del Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores). Coroneles y Capitanes de Navío Secretarios del Departamento Administrativo de la Presidencia Consejeros Presidenciales Encargados de Negocios a.i. Tenientes Coroneles y Capitanes de Fragata Tenientes Coroneles y Capitanes de Fragata Asesores Presidenciales Ministros Consejeros Secretarios Generales de los Ministerios Directores Ministerio Relaciones Exteriores Coordinadores del Protocolo Ministerio de Relaciones Exteriores Gerentes Institutos Descentralizados (orden creación Institutos) Consejeros de Embajada o Legación Edecanes del señor Presidente de la República Mayores o Capitanes de Corbeta Presidente de la Asamblea Departamental Presidente del Tribunal Superior Presidente Concejo Municipal Oficiales Subalternos de las Fuerzas Militares

Precedencia Autoridades Eclesiásticas 1. Papa 2. Cardenales 3. Patriarcas 4. Arzobispos 5. Obispos 6. Prefectos Apostólicos 7. Vicarios Apostólicos 8. Canónigos 9. Monseñores 10. Sacerdotes

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2.4 Protocolo Internacional o Diplomático

2.5 Protocolo Militar

El protocolo diplomático internacional se ha regido desde el primer Congreso de Viena en 1.815 hasta el la Convención de Viena de 1.963, durante la cual se reconoce la inviolabilidad personal de los funcionarios que no están sometidos a la jurisdicción de las autoridades judiciales del país receptor, salvo cuando se trate de delitos graves. Se determinó en estos congresos, que cada país dicta sus propias leyes ceremoniales.

Es importante conocer con claridad los términos fuerzas armadas y fuerzas militares, los cuales suelen confundirse. Las Fuerzas Militares incluyen únicamente al Ejército, la Armada Nacional y la Fuerza Aérea. Por su parte, el concepto Fuerzas Armadas incluyen los mencionados anteriormente y la Policía Nacional.

Por lo anterior, cada país recibe a sus visitantes y los homenajea de acuerdo con su propio protocolo. De acuerdo con el Protocolo las categorías de los agentes diplomáticos, reconocidas por todos los Estados son las siguientes: • Embajadores, legados o nuncios • Ministros plenipotenciarios e internuncios • Ministros residentes • Encargados de negocios El cuerpo diplomático es el conjunto de representaciones extranjeras acreditadas de manera permanente ante un gobierno. Por razones de protocolo, como se ha mencionado, el cuerpo diplomático goza de distinciones especiales y privilegios en los diferentes países del mundo. Cuando a un acto protocolario asiste un grupo de embajadores, se distingue al decano del cuerpo diplomático en lugar destacado (mesa principal), a los demás embajadores se les ubica entre las personalidades invitadas, en sitio especial y congregados, no dispersos. En caso de no asistir el decano de los embajadores, se maneja la precedencia de acuerdo con la antigüedad en el día y la hora en que el diplomático entregó sus credenciales ante el Presidente de la República. Cuando la ceremonia es con embajadores, después del Presidente de la República va el Ministro de Relaciones Exteriores, cuando no sea este el caso, le sigue el Ministro del Interior.

Igualmente es importante hacer una diferencia entre ejército y policía; el ejército tiene como objetivo defender la constitución y la policía hace que las leyes se cumplan. La precedencia de las autoridades militares, de acuerdo con el Reglamento de Protocolo Militar FFMM3-11 Público, está determinada por el grado y la antigüedad de los miembros de las Fuerzas Militares y por la sucesión legal del mando, primando el concepto de grado y antigüedad de la siguiente manera: • • • •

Ejército Armada Fuerza Aérea Policía

En las Fuerzas Militares el rango y la antigüedad se distinguen por medio de soles. En la Policía Nacional el rango y la antigüedad se distinguen mediante estrellas. Las insignias son; Barras, Laurel. Estrellas y Soles, como lo muestran las imágenes a continuación:

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2.6 Protocolo Eclesiástico Este protocolo Eclesiástico al igual que los mencionados anteriormente, tiene precedencias, tratamiento y símbolos e indumentarias y se adapta a las costumbres propias de cada región Las ceremonias litúrgicas que tienen un protocolo son: • Los sacramentos • Las bendiciones • La Santa Misa Precedencia y tratamiento de autoridades eclesiásticas • Papa: Su Santidad, Santo Padre, Sumo Pontífice. Al Papa se le besa el anillo del pescador, de rodillas. • Cardenales: Eminencia, Eminentísimo Señor, • Patriarcas: nombre que se le da a ciertos obispos. Actualmente existen cuatro patriarcas en el mundo,

el de Jerusalén, el de Alejandría, el de Antioquía y el de Gua en la India. • Arzobispos: Su Excelencia, Señor Arzobispo. • Obispos: Señor Obispo o Monseñor • Prefectos Apostólicos: designados para territorios de misión • Vicarios Apostólicos: Excelentísimo Señor • Canónigos • Monseñores • Sacerdotes: Padre, Reverendo o Reverendo Padre Los nuncios son los representantes del Papa en los distintos países. En los lugares donde existe el Concordato, son nombrados Decanos del Cuerpo Diplomático. Los primados son títulos honoríficos, sin jurisdicción alguna.

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deje en la retina de los asistentes sea la mejor. A continuación se listan algunos temas importantes para apoyar esta labor de planeación.

CAPÍTULO III GENERALIDADES 3.1 Guía general para diferentes actos 3.1.1. La función de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas en el protocolo institucional La Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas es la responsable de la elaboración y actualización de este Manual, así como de la asesoría a quienes corresponda, sobre las prácticas aquí propuestas. Para ocasiones especiales, eventos de alto impacto y ceremonias institucionales extraordinarias, se reunirá un comité asesor de protocolo que dictará las pautas a seguir para la mejor práctica del mismo, teniendo en cuenta todos los elementos que pudieran convenir. Este comité, liderado por la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas, estaría conformado por: • Secretaría Académica. • Coordinación del Programa de Relaciones Internacionales. • Dirección de Unidades y Servicios de Logística Empresarial. • Coordinación de Servicios Generales. 3.1.2. Tratamiento El tratamiento es un preámbulo de cortesía hablado o escrito, de respeto o afecto a las personas con las que nos comunicamos o relacionamos con secuencia de: 1. Categoría social o profesional 2. Titulación 3. Honores 4. Cualidades 5. Cargo 6. Edad 7. Sexo 3.1.3. Otras consideraciones a tener en cuenta para la logística y protocolo de los eventos • En la organización de un evento el protocolo debe observar todos los detalles que se puedan prever para que el desarrollo sea exitoso y la imagen que se

•

Se debe entregar al Rector ya a los diferentes expositores, la lista de protocolo de precedencia de la mesa de honor, así como el orden del día.

3.1.4. Obsequios: Son detalles seleccionados como recuerdo o presente para un invitado de honor. Este le será entregado a su llegada, cuando se encuentre con el anfitrión en su oficina, antes de una posible copa de vino. Si están previstos obsequios para todos los asistentes a un acto social, les serán entregados una vez concluida la comida, durante el café. Los regalos deben ser iguales para todos los invitados. 3.1.5 Orden del día: Se denomina de esta manera la organización de las intervenciones y pasos que se siguen en un evento, reunión o acto. De esta manera se dispondrá cada momento en el que se escucharán himnos, palabras de los presidentes del evento, entregas de placas u otros, y demás actividades que componen un acto. Para ello es importante seguirse por la jerarquía explicada en el aparte de las Precedencias y además analizar con sentido común la dinámica de cada evento a realizar. No se puede predefinir un orden del día; siempre se deberá ajustar según lo demande el momento por el objetivo del evento, sus participantes y asistentes. Este orden debe ser sugerido por los organizadores del evento, y contarán con la asesoría de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas para la revisión, ajuste y definición del más adecuado según su acto. Siempre que se consulte con cinco (5) días hábiles antes del evento. 3.1.6 Intervenciones en un acto inaugural: Se sugiere como estándar disponer tres (3) intervenciones, las cuales se definen teniendo en cuenta al anfitrión, al organizador y al homenajeado o invitado

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especial. Siempre que haya necesidad de otras intervenciones se deberá revisar con la Dirección de Comunicaciones para definir el mejor orden del día.

La redacción del libreto está a cargo del organizador del evento y se debe hacer con base en el orden del día definido previamente.

Las palabras de cada participante en el acto inaugural no deben durar más de cinco (5) minutos y en ningún caso exceder los siete (7) minutos; siendo el anfitrión quien abra el evento.

La Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas puede suministrar libretos modelo para la redacción del propio y contarán con esta oficina para la revisión, ajuste y definición del modelo más adecuado según su acto, personalidades y finalidad del evento.

Marca la pauta de estas intervenciones, la máxima autoridad del evento, en ningún caso otro de los miembros que participan con palabras o discurso, podrán sobrepasar este tiempo, tratando de hacer su intervención menos larga que la de quien preside. Es diferente cuando nos referimos a una conferencia o disertación, ya entonces no nos estaremos concentrando en un saludo de apertura, sino en un evento académico para el cual el orden del día sería distinto y por su carácter, ameritará una intervención más extensa, la cual será en todo caso de un homenajeado o invitado especial. 3 . 1 . 7 C o o rd i n a c i ó n d e t e m a s p a ra l a s intervenciones, palabras o discursos en un acto central: El organizador del evento deberá asegurarse de que quienes intervienen con palabras en el acto de inauguración o apertura, y en general en un acto protocolario, no hagan referencias idénticas en sus exposiciones; para ello los organizadores deben conocer las temáticas de cada intervención y servir de apoyo para que quienes intervienen puedan conocer entre sí el énfasis de cada una de sus presentaciones. 3.1.8. Libreto: Es la guía escrita que se sigue para la presentación del acto de instalación principalmente, y como pie de entrada y salida para anunciar las conferencias o movimientos de la programación académica.

3.1.9 Mesa de honor o mesa principal: Hay que observar, en este caso, las precedencias en la Universidad del Norte específicamente (Ver Capítulo 2, punto 2.1) para definir la mesa de honor de un evento o actividad de la Universidad, siempre atendiendo a la jerarquía que esta dispone y teniendo en cuenta el organizador, la dependencia o programa académico que acoge el acto y los invitados especiales, patrocinadores y coorganizadores en el caso de que los hubiere. Siempre que se consulte con cinco (5) días hábiles antes del evento. 3.1.10 Habladores de mesa principal Son los membretes que se ubican sobre la mesa de honor, con los nombres y cargos de quienes presiden un evento. Para esto se pueden elaborar utilizando hojas de papel Kimberly blanco ártico, cortalas a la mitad y a su vez dobladas al centro y con la información por cara y cara para que la puedan leer los miembros de la mesa al sentarse y evitar así confusión. Los habladores se deben utilizar en un acto de instalación, rueda de prensa, firma de convenios, ceremonias de graduación, entre otros que lo ameriten. No se exige su uso en todos los eventos académicos, pero puede darse.

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3.1.11 Pantallas gigantes Pueden disponerse en lugar de fácil visibilidad para el público y que no interrumpan la logística del protocolo de presidencia y mesa de honor. Cuando se coloquen, debe pensarse en cómo los miembros de la mesa principal observarán lo que allí se proyecte, para esto se sugiere contar con una pantalla de plasma o LCD sobre el piso frente a ellos, o disponer que permanezcan en auditorio mientras se proyecta la presentación en las pantallas, para luego solicitarles pasar a la mesa principal. 3.1.12 Sillas: Deben ser cómodas tanto para los asistentes como para los miembros de la mesa de honor o principal. Deben ser diferentes las del auditorio a las de la mesa de honor. Estas deben ser tan imponentes como lo requiera la solemnidad o elegancia del acto a celebrar. 3.1.13 Agua Para los oradores se ubicará en el atril en el momento de su intervención.

Lo ideal es que sean bajas y revestidas de color rojo. 40 centímetros de altura para eventos protocolarios y solemnes. Para eventos tipo espectáculos pueden medir 1mt 50 cm.

Deberá asignarse un mesero para atender la mesa de honor y a su vez, disponer el agua en el atril en cada caso. No debe ubicarse agua en la mesa de honor a menos que al público también se le vaya a ofrecer y permitir mantener agua en sus lugares.

3.1.15 Flores Se promueve el uso de las flores de la región preferiblemente. Ante todo prima la estética.

Deben utilizarse copas de vidrio, no vasos. Las botellas no deberán llevar etiquetas, por seguridad y para evitar publicidad, sin embargo hay que observar casos especiales como la visita del Presidente de la República, en los que se exige ver qué tipo de agua se le lleva a la mesa principal. Preferible evitar usarse hielo, porque humedece los vasos y a su vez el mantel y la mesa. 3.1.14 Tarima Se utilizan en las ceremonias de grado, entrega de diplomas, actos de instalación en espacios grandes como cancha central del coliseo.

No se deben colocar sobre atriles, ni en mesas de honor. Pueden ir abajo al frente de la mesa siempre y cuando no se trate de actos en los que luego deben pasar al frente de la mesa los presidentes del evento y les vaya a estorbar el arreglo floral. Si se colocan en mesas de comedor para eventos sociales y familiares, teniendo presente que el tamaño que no vaya a quitar visibilidad. Se decora sobre el mismo espacio para evitar errores en los tamaños de los arreglos. En Uninorte se deben utilizar como pie de mesa en actos centrales de apertura o instalación de congresos,

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seminarios o cátedras, así como en actos oficiales o ceremonias de grado. 3.1.16 Puntualidad La puntualidad es fundamental y dice mucho del estilo de nuestra Universidad. Los actos deben comenzar a la hora prefijada. Si no es posible comenzar con puntualidad lo correcto es comunicarlo con tiempo prudencial a los invitados al evento. Le corresponde a los anfitriones ser los primeros en llegar antes del inicio del evento. 3.1.17 El presentador de un evento Tomando en cuenta la definición de presentador que se da en el inicio de este Manual, personas que leen un programa en actos protocolarios y en espectáculos, es importante que revisemos con la persona que se contrate para esta labor en un evento las siguientes recomendaciones: • Establezca la diferencia entre un acto protocolario y un espectáculo. • La presentación personal será excelente y respetuosa para con el público, pero teniendo en cuenta el punto anterior. Para un acto protocolario, el vestido debe ser elegante y sobrio para que el presentador no sea el protagonista y, en un espectáculo, sí puede ser a la moda y llamativo. • Si el presentador es mujer, debe tener un peinado que le evite acomodárselo constantemente con movimiento de cabeza hacia atrás o con las manos. Del mismo modo, tenga un peinado que le deje ver la cara. • Debe atenerse al guión que le ha pasado el contratante o la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas. No debe recibir órdenes de cualquier persona que alteren el guión y, mucho menos, "comunicaciones" de última hora (papelitos escritos por algún presente que se acordó de transmitir un mensaje de felicitación, etc.) • No ceder el micrófono a ninguna persona que quiera pronunciar unas palabras o un discurso, si no está previsto. Se puede llevar una sorpresa.

• Cuando no esté haciendo uso del micrófono, no debe situarse detrás del orador, sino en otro lugar. Esta recomendación es para que no salga en las fotos, ni en el vídeo. • Al llamar a un grupo grande de personas para recibir un botón, por ejemplo, en el caso de aniversarios de empleados en la institución, se lee el nombre despacio, para que dé tiempo a cada uno y evitar que se apretujen en el escenario. En algunos casos y teniendo en cuenta la cantidad de menciones, los coordinadores del protocolo del evento, deben decidir que el presentador haga referencia a las precedencias en lugar del anfitrión y los demás oradores, evitando así la constante repetición de este saludo y tratando de evitar que algunos miembros de la presidencia olviden mencionar a alguien particular. La Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas, cuenta con staff de presentadores, integrado por estudiantes y egresados uninorteños, formados para esta labor, con miras a ser sugeridos para la presentación de los eventos que así lo requieran. 3.2. Invitaciones: Toda invitación tiene un carácter formal, aunque en algunas circunstancias la ocasión sea completamente informal. La invitación es uno de los primeros requisitos a tener en cuenta. Su importancia radica en el efecto que produce en quien la recibe. • •

El anfitrión está ofreciendo compartir algo con otra persona. La persona invitada debe: Agradecer Aceptar lo más pronto posible O declinar la invitación dando un motivo.

3.2.1 Tipos de invitaciones: Verbales: se pueden hacer personalmente o por teléfono, siempre y cuando se trate de eventos informales.

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Escritas: para eventos formales, pero también se usan tarjetas escritas a mano para invitar a reuniones informales. Electrónicas: para actos internos institucionales que convoquen a público muy amplio, se envían por Ofelia y correo electrónico, caso en el cual se generará el texto tradicional y se dispondrá en formato jpg para insertar como cuerpo del mensaje, pero su confirmación y seguimiento será el mismo que para los otros formatos. 3.2.2 Tarjetas: • De uso específico son las que se elaboran para una oportunidad determinada. • Tarjetas de uso general, en las cuales los espacios se llenan a máquina, con tinta del mismo color de la usada en la impresión de la tarjeta. Son las comúnmente usadas en la Universidad tamaño Lord que traen el logo impreso de la Institución y se pueden elaborar imprimiendo el texto directamente en ellas en una impresora de oficina. • Las tarjetas de invitación deben señalar con toda claridad a quien se invita, el motivo de la invitación y la fecha, el lugar y hora en que el evento se llevará a cabo. Deben ser enviadas con un mínimo de dos

semanas de anticipación al evento, para permitir que el invitado tenga tiempo para confirmar su asistencia. Debe incluir el nombre completo de la persona que hace de anfitrión, cargo que ocupa en la organización y el de la Institución, en el caso de que no esté pre impreso el logo de la Universidad. Tratándose de una invitación que se haya hecho personalmente, pidiendo una cita previa para tal efecto, se enviará una tarjeta “Pro memoria” “o “Para recordar”. Se utiliza la abreviatura P.M. La abreviatura S.R.C. es la versión española de la francesa y significa ¨Se ruega confirmar su asistencia al evento¨. En Uninorte utilizaremos una nueva forma en español R.P.F. que significa “Responda por favor”. Esta forma se utilizará en los eventos internos y de impacto local y nacional, siempre y cuando no se cuenten personalidades del Cuerpo Consular y extranjeros, cuando se deberá utilizar la abreviatura en francés. 3.2.3 El sobre Si son demasiados destinatarios se puede hacer uso de stickers, si son pocas puede hacerse a mano.

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Manual de Protocolo Impresas en tarjetas lord que ya cuentan con logo Uninorte preimpreso:

El rector, Jesús Ferro Bayona y el vicerrector, Alberto Roa Varelo Se complacen en invitarle al acto en el cual el Instituto Colombiano de Crédito y Estudios Técnicos en el Exterior (Icetex), hará un reconocimient o a la oficina Icetex - Uninorte por su excelente gestión, y al almuerzo que ofrecerá seguidamente. Fecha: miércoles, 28 de julio de 2010. Hora: 11:00 a.m. Lugar: Sala de Arte . Almuerzo: Salón de Eventos 1966. R.S.V.P.: 3509228. Barranquilla

La Universidad del Norte y la Asociación Colombiana de Ciencia Política ACCPOL Tienen el gusto de invitarle al acto de instalación del II Congreso de Ciencia Política: 1810-2010 Violencia, Democracia y Paz. A cargo de Jesús Ferro Bayona, Rector y Alexandra García Irragorri, Presidente de ACCPOL Conferencia inaugural: Michael Koppedge, Universidad de Notre Dame. Fecha: miércoles 21 de julio de 2010. Hora: 10:30 a.m. Lugar: Cancha central Coliseo Los Fundadores ,Universidad Del Norte. R.S.V.P.: (5 ) 3509509 Ext. 4915 / [email protected] Barranquilla

Impresas en litografía con diseño de acuerdo con el evento:

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3.3 Invitados 3.3.1. Invitación para Homenajeado Se utiliza cuando se lleve a cabo una condecoración, otorgamiento de título, reconocimiento, entre otros, y para ello se debe pedir una cita a la persona a quien se le quiere rendir homenaje, a fin de convenir el día y la hora del homenaje, además, se le preguntará los nombres de las personas que desea que sean invitadas al acto. Sobra decir que los cónyuges, hijos y personas, por parentesco o amistad del homenajeado, deben ser incluidos en la lista de invitados.

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• Supervisar que todos los invitados estén bien atendidos. • Atender a todos los invitados de igual manera, si uno de ellos ostenta un alto cargo o dignidad, tener en cuenta la correspondiente precedencia.

3.5 Dónde ubicar el atril: Deberá ubicarse al lado derecho de la mesa de honor, vista desde el escenario será la izquierda. Pero en casos especiales puede estar del lado contrario, esto no afecta enormemente el protocolo. Deberá tener el logotipo de la Universidad.

Es recomendable que el homenajeado conozca y apruebe la lista de invitados antes de proceder a enviarlas. Se debe disponer la recepción del homenajeado y su familia en el aeropuerto, si vienen de viaje, de manera que desde su llegada encuentren la bienvenida institucional, el transporte oficial al hotel o lugar de residencia y posteriormente el traslado al lugar del evento.

Siempre que se lleve a cabo un evento en otro lugar fuera de la Universidad, deberá ubicarse un pendón con el logo institucional en el atril del salón que se reserve para evitar que aparezca el logo comercial de dicho lugar en el registro gráfico del evento. También se puede tapar el logo con un arreglo floral. Diagrama modelo de ubicación:

3.4 Anfitriones Quién es el Anfitrión: El éxito de una reunión depende en gran medida del estilo y la personalidad del anfitrión y la institución que representa. En la Universidad, de acuerdo con el evento, podrá ser anfitrión cualquiera de las autoridades institucionales previamente establecidas en este Manual. Se consideran anfitriones también las personas que integran el equipo organizador de cualquier evento. El anfitrión debe tener en cuenta:

Bande ra UN

Bandera s

Mesa Principal

Atril presentadora

• Llegar primero que los invitados al lugar donde se va a realizar el evento o ceremonia. • Saludar a todos los invitados, sea en línea de recepción o durante el transcurso de la actividad social de la ceremonia.

Auditorio

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3.6 Manteles En Uninorte se cuenta con manteles institucionales de color base beige con sobre mantel de igual tono con reborde vino tinto, estos se utilizan para las ceremonias académicas y protocolarias de gran impacto.

Para congresos y otros eventos académicos se puede hacer uso de este mantel para el acto inaugural, posteriormente se dispondrán otros estándar, color blanco.

3.7 Para conferencias y otros actos académicos menores Para actos de menos importancia, se debe disponer de: Mesa principal: con máximo cinco (5) puestos a menos que el evento exija mayor cantidad, no es recomendable sentar más de 5 personas en una mesa de honor. Guardar las precedencias mencionadas en el punto 2.2. No es indispensable la mesa principal, puede obviarse y en este caso, los presidentes del acto estarán en primera fila del auditorio, subirán a leer sus palabras y luego quedará el conferencista en el atril para su intervención. Puede disponerse la mesa para fines de la conferencia no como para miembros de presidencia.

• Atril: revisar el punto en lo referente a disposición del atril para la guía de uso del mismo. • Habladores de mesa principal: Solamente se dispondrán en el caso en que se ubique mesa de honor y/o en el caso de que lo requiera el conferencista. • Agua para los miembros de la mesa principal y presentador/conferencista. • Presentador: Se recomienda que sea el anfitrión del evento o un moderador designado, aunque también pueden contar con un presentador. • Tener a mano el libreto del presentador(a) y las precedencias del saludo del anfitrión. • Staff guía y acomodación: en la medida en que el evento lo requiera deberá disponerse de este apoyo logístico.

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CAPÍTULO IV PROTOCOLO EN ACTOS ACADÉMICOS 4.1. Tipo de Eventos Por su carácter:

Tipo

Característica

Denominación

Corporativos

Organizados por las empresas para motivar y capacitar al personal. Son de carácter obligatorio.

Convenciones, seminarios, juntas, etc.

De asociaciones

Agrupan a miembros de la comunidad que ejercen la misma profesión, actividad, especialidad. Comparten un interés común. La asistencia es voluntaria.

Reuniones anuales.

Empresariales

Organizados por empresas. Pueden ser a nivel local, regional e internacional.

Congresos/conferencias, panel, foros, simposios, etc.

Actos sociales y culturales

Se llevan a cabo como marco de las anteriores.

Cocteles, banquetes, bufés, comidas de trabajo, (desayunos, almuerzos, cenas)

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Por su objetivo: Categoría

Definición

Un grupo de ponentes, con dominio del tema, aportan sus conocimientos y Seminario experiencias ante uno o varios grupos que comparten su interés por dicho tema (público conocedor). Intercambio de opiniones de Presídium guiado por un moderador. Foro o Panel Panel: similares conceptos. Foro: conceptos opuestos. Intercambio de un grupo que comparte intereses similares. Se muestran tendencias. El congreso agrupa una Congreso serie de eventos dentro del mismo congreso. Puede haber paneles, mesas redondas, talleres. Un grupo de expertos que domina un campo, exponen a un auditorio Simposio que comparte intereses similares, sus experiencias (narran).

Duración

Ámbito

Característica

Objetivo

Nacional, internacional, regional, municipal.

Científico, técnico, cerrado, abierto, participación de 3a5 expositores.

1–5 Días

Nacional, internacional, regional.

Técnico, cerrado, abierto, se trabajan por sesiones, hay conclusiones. En el panel el público es pasivo.

Actualizar, intercamb io.

2–3 Días

Nacional, internacional, mundial, latinoamerican o, iberoamericano , andino.

Científico, técnico, gremial, político, conferencias magistrales, producción de memorias.

Imagen, intercamb io, actualizaci ón, conclusio nes, recomend ación.

2–3 Días

Internacional, mundial, latinoamerican o, iberoamericano , andino.

Tema específico, interés común, científico.

Aportar, enseñar.

2 – 32 Días

Capacitar, actualizar, integrar.

Protocolo

Revisar punto 10.10.3.

Revisar punto 10.10.2.

Revisar punto 10.10.1.

Revisar punto 10.10.1.

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Categoría

Definición

Exponente destacado de una especialidad. Exposición magistral de Conferencia un tema por parte de una persona. No se deben hacer preguntas.

Debate

Un grupo de personas expone una situación y se somete a un grupo para sacar apreciaciones. Varios puntos de vista.

Duración

Jornada

Exposición magistral, por parte de varios expositores, sobre algunos tópicos de un tema.

Característica

Objetivo

1½ Horas

Carácter geográfico, mundial, internacional, nacional, regional.

Exposición magistral de un tema. Público abierto. Auditorio amplio.

Analizar una o varias soluciones de un problema. Proporcio nar informaci ón experta con continuid ad.

2 Horas

Internacional, latinoamerican o, nacional, regional.

Máximo 6 personas. Público activo y pasivo.

Exposición de una situación.

3–8 Días

Internacional, mundial, latinoamerican o, iberoamericano , andino, nacional.

Comercial, político, social, técnico.

Integració n, imagen, actualizaci ón, intercamb io, recomend ación.

Internacional, nacional.

Son muy específicas. Requieren público conocedor a fondo del tema.

Profundiz ar sobre un tema específico.

Intereses similares. Convención Tomar decisiones alrededor de un tema (industriales, políticos)

Ámbito

1–5 Días

Protocolo

Revisar punto 10.10.3.

Revisar punto 10.10.2.

Revisar punto 10.10.2.

Revisar punto 10.10.3.

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Manual de Protocolo

Categoría

Definición Desarrollo de una metodología de aprendizaje.

Taller

Es de carácter práctico.

Pocas personas (grupos de 4 o 5) Reunión numerosa de personas convocadas Asamblea con anterioridad para algún fin.

Mesa Redonda

Actos Sociales

Número limitado de técnicos o expertos y participantes que tratan de intercambiar sus experiencias y conocimientos e ideas bajo la guía de un coordinador o moderador.

Se llevan a cabo como marco de los anteriores.

Duración

1 Día según el tema

2-4 Horas

60 Minutos

De acuerdo con cada tipo

Ámbito

Característica

Objetivo

Puede hacer parte de un congreso o seminario. También se pueden hacer solos a nivel interno o local.

Público variado reducido para lograr éxito.

Ejercitar una metodolo gía para comproba r lo aprendido .

Nacional, regional.

Incluye sistema de votación.

Reglamen tar, elegir

Internacional de acuerdo al carácter geográfico.

Interno local.

Puede hacer parte de un seminario. Al final se pueden sacar conclusiones. Puede ser la metodología usada para la teleconferencia. Desayuno: 1 hora Almuerzo: 2 horas Vino de honor: 1hora Coctel: 2 horas Exposiciones artísticas: 1 a 2 horas Lanzamientos: 1 hr.

Sacar conclusio nes sobre un tema

Protocolo

Revisar punto 10.10.3.

Revisar punto 10.10.3.

Revisar punto 10.10.3.

Revisar puntos 10.2., 10.3., 10.4. y 10.5.

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Categoría

Definición

Son aquellos desarrollados al interior de una institución como marco para un Actos acontecimiento Académicos importante de la vida y académica de la Administrati Institución y para dar vos visibilidad a la dinámica universitaria y administrativa de la misma.

Duración

De acuerdo con la necesida d de cada caso

Ámbito

Característica

Interno local

Ceremonias de Grado: 1 a 2 horas Reconocimiento s: 1 hora Nombramientos: 30 a 45 minutos Develaciones: 30 a 60 minutos Inauguraciones: 1 hora Ruedas de prensa: 30 a 40 minutos Reuniones de trabajo: 1 a 2 horas Recorridos: 15 a 25 minutos Visitas protocolarias: 30 minutos a 1 hora y media Firmas de convenios: 30 min a 1 hora

Objetivo

Protocolo

Revisar puntos 10.1., 10.7., 10.8., 10.9., 10.10. y 10.11.

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4.2 Firma de Convenios Se puede llevar a cabo en la Sala de Arte de rectoría, o en su defecto, en un salón especial dispuesto para tal fin. Las copias de los convenios deben estar en una carpeta institucional. En la mesa de la firma se disponen los puestos para los personajes que firman el convenio. Los puestos estarán colocados de un sólo lado de la mesa y en los dos extremos de la misma. Los responsables del evento por parte de la Universidad, deben recibir a la delegación que acude al acto de la firma de un convenio de igual forma que a las demás visitas. El firmante por parte de la delegación anfitriona se situará a la derecha y el firmante de la delegación visitante a la izquierda colocándonos nosotros mismos en el lugar de los firmantes. En caso de que el firmante de la delegación visitante sea de igual o mayor rango que el firmante de la Universidad, se sugiere cambio de situación que decidirá el anfitrión. Si se ha convocado a los medios de comunicación, las intervenciones se producirán después de que las delegaciones hayan firmado los documentos. En la generalidad de los actos de este tipo los firmantes se sentarán juntos, en el mismo lado de la mesa, para facilitar encuadre de la fotografía que eventualmente será publicada. Junto a la mesa se colocarán sillas solo para los firmantes, cuando se trate de un acto público, y para todos los asistentes, si es privado. Sobre la mesa estarán dispuestos los documentos que van a firmarse, plumas; un adorno, escribanía de plata o similar nunca en este tipo de actos debemos colocar flores encima de la mesa.

Los periodistas que hayan sido citados para cubrir una firma, deberán tener un sitio preferencial para poder desarrollar su labor y entrevistar cómodamente a los firmantes sin interrumpir el acto ni romper la armonía de su desarrollo. Ocupados los puestos de la mesa, deberá haber una persona de apoyo que entregue los documentos a firmar de manera simultánea, al anfitrión y al invitado, quienes entre sí intercambiarán los documentos para la firma del otro. Una vez se cumpla la firma los asistentes estrecharán sus manos y los asistentes al evento podrán aplaudir. Normalmente quienes sirven de apoyo a la firma de convenios, son: la dirección de Cooperación y Desarrollo Internacional para la firma de convenios internacionales, y la dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas, para la firma de convenios nacionales. Todos estos documentos se firman siempre en dos copias idénticas; si es de un país de idioma diferente al castellano debe haber un texto en el idioma extranjero y otro castellano. Se deben rubricar todas las páginas para evitar que se puedan hacer alteraciones del texto. El orden del día de una firma de convenio por lo general se establece en: Saludo del anfitrión, palabras del invitado firmante, firma protocolaria y sesión de preguntas para la prensa (cuando se les convoque). En los casos en que se disponga, se podrá ofrecer una copa de vino seguidamente y deberá tenerse en cuenta a los miembros de la prensa para esta atención. Por otra parte, si el acuerdo es de cierta importancia, se ofrecerá un almuerzo a las dos delegaciones.

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Ejemplo de una firma desarrollada: Acuerdo de voluntades con Univoluntarios Uninorte.

4.3 Ceremonias de Grados Son el evento ceremonial por excelencia en nuestra Institución y en él se hace gran despliegue de organización y seguimiento acorde con las demandas del protocolo. La dependencia responsable de la organización de estos actos es el Departamento de Registro, adscrito a la Secretaría Académica de la Universidad. Entre las consideraciones que se tienen en cuenta para estas ceremonias están las que a continuación resaltamos: •

Mesa principal vestida: se dispone sobre una tarima, vestida con el máximo protocolo y con los puestos de la presidencia institucional desde Presidente del Consejo Directivo y Rector, incluyendo el Vicerrector Académico, los decanos, la Secretaria Académica y un egresado como invitado especial quien dirige el discurso central. Guarda las precedencias mencionadas en el punto 3.1.10. Teniendo en cuenta que es el máximo evento académico institucional, se considera como excepción que sea presidido por más de 5 personas, ubicadas todas en mesa principal. • Ubicación de coordinadores de programa y directores de oficinas de apoyo: se disponen dos zonas VIP, una a cada lado de la tarima central y de los atriles de los presentadores, justo detrás de las mesas de entrega de diplomas, para la ubicación de estos funcionarios. • Mesas para entrega de diplomas: se ubican frente a las tribunas VIP a lado y lado de la tarima central. En ellas se hará la entrega de diplomas, para lo cual se ubican tras de ella el decano de la división académica y el coordinador de programa de cada caso. Están dispuestas sobre unas tarimas pequeñas que cuentan con rampa para subir y bajar a recibir los diplomas. • Atril principal: se ubica sobre la tarima en donde está la mesa principal, al lado derecho de esta y se destina a las intervenciones del Rector, el orador invitado, la lectura del primer diploma por parte de un decano y el acta de grado del día por parte de la Secretaria Académica. Revisar el punto 3.5 en lo referente a disposición del atril para la guía de uso del mismo. • Atriles de los presentadores: son dos y se disponen a lado y lado de la tarima central, en los cuales se

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ubican hombre y mujer como presentadores paralelos de las ceremonias de grado. Revisar el punto 3.5 en lo referente a disposición del atril para la guía de uso del mismo. Banderas: se dispone la de Uninorte detrás del atril principal y las territoriales con su precedencia en juegos iguales detrás de los atriles de los presentadores. Ver punto 1.2 Himnos: se utiliza el de Colombia para abrir el acto y el de Uninorte como cierre de la ceremonia, todos en versión audiovisual. Ver página 13 Flores al pie de la mesa principal no sobre la misma: ver punto 3.1.16 en lo referente a flores. Habladores de mesa principal: ver punto 3.1.11 en lo referente a habladores de mesa principal. Pantalla gigante: se disponen pantallas para la proyección de los himnos y para la presentación en vivo de las tomas de la ceremonia, con el seguimiento de video que hace el Centro de Producción Audiovisual. Agua para los miembros de la mesa principal y presentadores, en los tres atriles cuando sea pertinente. Presentadores: sugeridos y entrenados por la Dirección de Comunicaciones, se trabaja con un grupo de cuatro (4) presentadores, dos parejas que se alternan la lectura del libreto para hacer más amena la guía del evento y permitir a los asistentes mantener una atención permanente sobre el mismo. Ver punto 3.1.18 Libreto de los presentadores y las precedencias inclusive: para esta ceremonia se tiene un modelo especial de libreto que cuenta con varias revisiones, incluyendo la cuidadosa corrección de estilo. En él están marcados por colores las intervenciones por presentadores y segmentado para su correcta lectura. Incluye el orden del día y la lectura de todos los graduandos, además de los anuncios especiales a que hubiere lugar. Ver punto 3.1.9 en lo referente a libreto y precedencias. Staff guía y acomodación: se cuenta con un grupo de personas idóneas que apoyan la labor de recepción desde las porterías de la Universidad, hasta el ingreso mismo al recinto de la ceremonia. Ya en el

auditorio, los graduandos son guiados a sus lugares de ubicación, marcados estratégicamente con un número previamente asignado y registrado en las tarjetas de invitación de cada graduando; los graduandos van en puestos especiales y ubicados de tal manera que su salida para recibir su diploma y su regreso sea fácil y diligente. Los asistentes e invitados especiales son guiados también a sus lugares en graderías dispuestas para ello. • Entrega de diplomas: los graduandos van pasando al frente para recibir su diploma de manos de los decanos de división y los coordinadores de programa, en una mesa dispuesta para ello. Los presentadores llaman paralelamente dos programas a la vez y por programa, los graduandos se dirigen a su respectiva mesa. Esta es una labor muy cuidada y coordinada y no representa contratiempos, mientras que agiliza la ceremonia dándole mayor dinamismo.

Como se puede observar, por la esencia de esta ceremonia los miembros en mesa principal llegan a 13, dado que es necesaria la presencia de las autoridades académicas de la Universidad.

4.4 Inauguraciones Cuando se trate de inauguraciones, el acto se celebrará de pie, con atril y sonido para las intervenciones. En las inauguraciones es conveniente hacer un programa del acto, en el que se detallarán los movimientos que debe realizar la presidencia del mismo. Se deberá contar con un(a) presentador(a) que haga el saludo inicial y presente el acto y a los oradores.

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Con respecto a las intervenciones, el anfitrión pronunciará su discurso en primer lugar, cerrando el invitado de honor, si lo hubiera. Las intervenciones seguirán el orden protocolario establecido, de menor a mayor rango. Si, debido a la estructura del acto, el anfitrión cierra las intervenciones, dará brevemente la bienvenida y cederá la palabra al primer interviniente para que pronuncie su discurso en primer lugar. La ubicación de los anfitriones del acto, los asistentes y los elementos que conforman el escenario deberán disponerse guardando las recomendaciones indicadas en los puntos anteriores. Ejemplo de inauguraciones de nuevos espacios físicos en Uninorte: Nueva cancha múltiple, 2009:

Nuevo bloque del Instituto de Idiomas, seguido del laboratorio de Morfología y el restaurante 1966, 2009:

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4.5 Instalación de eventos Académicos Mesa principal: con máximo cinco (5) puestos a menos que el evento exija mayor cantidad, no es recomendable sentar más de 5 personas en una mesa de honor. Guardar las precedencias mencionadas en el punto 3.1.10. No es indispensable la mesa principal, puede obviarse y en este caso, los presidentes del acto estarán en primera fila del auditorio, subirán a leer sus palabras y luego quedará el conferencista en el atril para su intervención. Puede disponerse la mesa para fines de la conferencia no como para miembros de presidencia.

4.6 Visitas protocolarias Entendemos por visitas protocolarias, todas aquellas referidas al Rector y Vicerrectores, con independencia del rango personal del visitante. No tendrán carácter de visitas “protocolarias” las de personas que, por razones de su vinculación personal con la Universidad, se repiten periódicamente (directivos de empresas, proveedores, asesores, etc.…). Se consideran también visitas protocolarias las que correspondan a homólogos de las distintas autoridades académicas establecidas en este Manual.

4.7 Reconocimientos y celebraciones institucionales Condecoraciones Las condecoraciones son distinciones honoríficas concedidas por gobiernos o entidades públicas o privadas, para premiar el mérito de un ciudadano o de una institución o de recompensar los servicios prestados. Toda condecoración o distinción debe ir acompañada de su resolución, la cual será entregada en copia al homenajeado, la cual constituye soporte de este reconocimiento y servirá para adjuntar copia en hoja de vida. Una placa se entrega como agradecimiento no como distinción, y no lleva por lo tanto resolución adjunta. En la Universidad del Norte, se ha establecido un protocolo para la entrega de distinciones el cual está

descrito en el Manual de Distinciones, que maneja la Secretaría Académica de la Institución. A continuación se describen: ► Moneda Conmemorativa Esta «Moneda Conmemorativa» se entrega a discreción del Rector a personajes ilustres que visiten la Universidad, tales como, presidentes, vicepresidentes, rectores de otras universidades, etc. ► Medalla Sol de Norte 35 Años Condecoración establecida en el año que la Universidad cumplió 35 años para entregarla por méritos académicos. La lista de quienes la recibieron se encuentra en el libro de los 35 años. ► Medalla al Mérito Académico ► Maestro de maestros ► Profesor emérito ► Profesor distinguido ► Entrega del Premio a la Excelencia Docente en el Aula de Clase Distinciones a los estudiantes en nuestra Universidad ► Medalla de Oro a la Excelencia Académica Es el máximo reconocimiento que concede la Institución para premiar el esfuerzo, la consagración al estudio y la permanente búsqueda de la excelencia. Se otorga al graduando que haya obtenido el más alto rendimiento académico entre los graduandos de la promoción correspondiente a ese período académico. ► Medalla de Plata a la Excelencia Académica Es el reconocimiento que concede la Institución para premiar los logros sobresalientes obtenidos por el graduando, con un alto rendimiento académico en cada Programa. ► Pergamino al Mérito Científico Es el reconocimiento que otorga la Institución al graduando que haya obtenido una calificación de “laureada” o “meritoria” en su proyecto de grado y sea postulado por su respectiva división académica. ► Diploma a Graduandos de Excelencia Se concede a los graduandos que han obtenido un sobresaliente rendimiento académico durante su permanencia en la Universidad.

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4.8. Develación de Placas Son dispuestas en las inauguraciones de nuevos espacios de infraestructura del campus académico. Antes del acto, la placa debe estar cubierta en todo momento, dos horas antes del evento se dispone el velo con el que se develará la placa. No debe utilizarse la bandera del país ni de la institución para cubrir las placas a develar. Puede disponerse un riel para colgar a manera de cortinillas, el velo que tapará la placa. Este luego se deberá quitar. Para ello puede usarse una estructura que se fije con chupas a la pared, o en caso de necesitarse taladrar debe consultarse con la Oficina de Planeación de manera que no se arriesgue la infraestructura del lugar. •

La organización de la escena del acto de develación deberá ser próxima a la ubicación de la placa, cuando esta ya se encuentre instalada, o tener la placa en un trípode especial para su develación cerca del lugar de presidencia del acto para permitir agilidad y facilidad de acceso a quienes la develarán y visibilidad para los asistentes.

El texto que se leerá en una placa debe constar de datos como: en presencia de quiénes se devela (Consejo Directivo, Rector), fecha en la cual se lleva a cabo la develación, nombre del edificio o espacio que se inaugura, crédito de los patrocinadores o donantes que pudieron participar en esta construcción, y en algunos casos pueden incluir los agradecimientos al cuerpo de funcionarios que participaron en la misma o se hará una independiente para los agradecimientos.

Placa inaugural de la sede Uninorte Km5: EL SEÑOR PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA MISAEL PASTRANA COLOCÓ LA PRIMERA PIEDRA PARA INICIAR LA CONSTRUCCIÓN DE LA NUEVA SEDE DE LA CIUDADELA UNIVERSITARIA UNINORTE NOVIEMBRE 20 DE 1971 Placa inaugural de la Biblioteca General: LA PRIMERA PIEDRA DE LA NUEVA BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD DEL NORTE SE COLOCÓ EN PRESENCIA DEL SEÑOR PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA JULIO CÉSAR TURBAY. ABRIL 6 DE 1981 Placa honorífica: KARL C. PARRISH Jr. 1912- 2007 Miembro fundador y Presidente del Consejo Directivo de la Universidad del Norte, desde 1966 hasta 1980. Placa de agradecimiento: LA UNIVERSIDAD DEL NORTE AGRADECE A SU BENEFACTOR CEMENTOS CARIBE S.A BARRANQUILLA AGOSTO 21 DE 1997

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CAPÍTULO V PROTOCOLO Y ETIQUETA EN ACTOS SOCIALES 5.1 Cenas Su duración es de unas tres horas, comenzando generalmente a las 8 de la noche. Es una ocasión primordialmente social, por lo tanto se pueden involucrar a los cónyuges de los invitados o a un acompañante. Excepto cuando haya un ministro de estado invitado, para la ubicación en la mesa no se exige cumplir el protocolo estricto, se puede dejar libertad a los invitados permitiéndoles sentarse con quienes prefieran compartir, pero se debe tener presente guardar las precedencias con el anfitrión e invitado(s) especial(es) u homenajeado(s), de manera que presidan el acto social. Para esto se le indicará a quien presida el acto, su lugar de ubicación y quien acompañará a su invitado especial u homenajeado, guiándolo a sus puestos en la mesa.

5.2 Cocteles Su duración es de aproximadamente dos horas y su finalidad primordial es integrar un grupo de pares, académicos o administrativos, con intereses comunes. No se acostumbra a disponer sillas pero sí se deben disponer algunas a la mano u organizar unas pequeñas salas, por si hay invitados que llegaran a necesitarlas. Dado que es un evento primordialmente social, no exige un orden del día que incluya discursos del anfitrión, pero sí se puede dar que se ofrezcan unas palabras de bienvenida por parte de éste y si el caso lo requiere -por la esencia que haya motivado el evento- el organizador podrá también intervenir para presentar el motivo de reunión. También podrá incluirse un videoclip que ilustre la presentación del organizador, en vez de dirigir sus palabras. En todo caso estas intervenciones no deberán extenderse más de 10 minutos.

5.3 Organización: almuerzos y desayunos. • Elaboración de base de datos o listas de invitados. • Envío de invitaciones, con un mínimo de diez días de antelación y un máximo de quince. • Cuando se trate de autoridades de alto nivel debe anticiparse la fecha de envío y anunciarla previamente por teléfono. De igual manera, investigar si estos invitados tienen dieta especial o alimentos que les son prohibidos. Esta labor la adelantará la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas. • Se debe confirmar recibo de la invitación y asistencia al evento con una semana y mínimo tres días de anticipación. • Una vez hechas las confirmaciones, se elabora la lista definitiva de asistentes. • Coordinación completa del servicio de comedor con la Dirección de Unidades y Servicios de Logística Empresarial en la Universidad, o con el restaurante elegido, si es fuera de ella. • Determinación de la situación de los puestos sobre el plano general de la mesa, en los casos en que sea exigida la etiqueta estricta. • En Uninorte se da libertad para la ubicación en la mesa, teniendo en cuenta sí, la ubicación preferencial del anfitrión y los invitados especiales u homenajeados. (En este caso no se exige ubicación de tarjetas señala mesa). • Colocación de las tarjetas en las mesas, revisión del comedor y colocación de la correspondiente cartulina/menú en la que se indique el motivo del acto. • Es importante la precedencia de las autoridades en estos actos. • Si los hay, los discursos pueden realizarse antes de servir la comida y una vez que todos los invitados hayan ocupado sus lugares en la mesa, bien al finalizar los postres y después de servir el café. En uno y otro caso, los discursos los iniciará el anfitrión y los terminará el invitado de honor

5.4 Celebraciones Institucionales En Uninorte se desarrollan anualmente las siguientes actividades con el fin de celebrar fechas especiales o

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agasajar a nuestros estudiantes, funcionarios y docentes tiempo completo. Además se reconoce la vinculación de catedráticos por encima de 10 semestres académicos. Funcionarios y docentes: • Ceremonia de Antigüedad, en donde se celebran desde los 5 años, cada quinquenio de vinculación a la Universidad de sus funcionarios y profesores. Así como la vinculación de catedráticos desde los 10 semestres académicos. • Día de la Secretaria: Se celebra en abril, en el marco de un almuerzo presidido por el Rector de la Universidad, como homenaje a las secretarias de la Institución y se invita a sus jefes y directivos. Durante la celebración se le hace entrega de un presente a cada una de las homenajeadas y además se llevan a cabo rifas y concursos. • Celebración de Navidad: se divide en “Entrega de regalos de navidad”, la cual va dirigida a hijos menores de 12 años, de funcionarios y docentes; y “Rifa de entre solteros”, acto en el que se entregan regalos a algunos de los funcionarios y docentes. Las dos actividades se desarrollan en la primera semana de diciembre.

CAPÍTULO VI PROTOCOLO Y ETIQUETA INSTITUCIONAL 6.1 Presentaciones El Rector de una universidad es a una Institución lo que un jefe de estado es a una nación, por eso a él se le presentan decanos, profesores y alumnos sin consideración de sexo o edad. El es quien debe mirar a las personas, hacerle el guiño para que quienes estén a su alrededor se sientan cómodos. En el medio académico se acostumbra presentar a las personas por su nombre, cargo y en el caso de los profesores, su nivel de formación. En eventos académicos, la forma de presentar un orador es muy importante. A menos que sea una persona muy conocida, se deben resaltar sus méritos, para que el auditorio se de cuenta de la importancia de la persona que lleva la palabra, además es un estímulo para ella. Puede consultar modelo de libreto en la sección de anexos (Hipervínculo para la web).

6.2 Integridad, Ética y otras recomendaciones Para una excelente comunicación y proyección personal, evitar los gestos, manías; ceder el paso a personas mayores o de mayor rango y mantener un tono de voz adecuado a cada espacio y un uso apropiado del vestuario para cada situación o evento, son entre otras, buenas prácticas para mantener unicidad en el comportamiento institucional.

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CAPÍTULO VII PROTOCOLO CON LOS MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN 7.1 Protocolo en relaciones con la prensa

• Prevenir intervenciones que van mucho más allá del tiempo prudencial y la convocatoria de ruedas de prensa, que perfectamente pudieron ser sustituidas por un boletín de prensa. • Las condiciones de luz y de sonido de algunos salones en las que se convocan actos son deficientes, lo que lleva a periodistas, fotógrafos y camarógrafos moverse por el salón para hacer bien su trabajo, aún a costa de deslucir el acto.

La estrategia adecuada para relacionarse con los medios de comunicación desde la Universidad va ligada a las necesidades de mantener unas buenas relaciones con los periodistas y de unos "mínimos" para que éstas sean lo más objetivas y fluidas posible. Por ello es ideal propiciar una relación profesional fructífera, logrando su continuidad en el tiempo, lo cual exige mantener un relacionamiento continuo, gerenciar ciertas tensiones y hablar siempre con la verdad. Para ello existe la Política de Comunicaciones de la Universidad, en donde se contemplan las formas, estrategias, directrices y mecanismos de comunicación con los periodistas. Es la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas la única área encargada en la Universidad de convocar, promover y direccionar las relaciones con los periodistas y directivos de los medios de comunicación.

Tiene como objetivo informar a los profesionales de los medios de comunicación hechos importantes de la Universidad, que tengan interés para los receptores de sus medios escritos y audiovisuales. Tiene la ventaja de facilitar un diálogo abierto y formal.

El objetivo último de las relaciones con los medios es comunicarse con los públicos de interés de la Universidad y con la opinión pública general, por ello es importante considerar los siguientes aspectos:

Cuando desde la Universidad se convoca una rueda de prensa se deben tomar en cuenta, como es lógico, algunos elementos que afectan a la relación de la institución con los medios de comunicación:

• Tener en cuenta los horarios en que son convocados los actos, que les impiden realizar su tarea.

•

El interés o la oportunidad del tema sobre el que se va a informar influye sobremanera en la asistencia de los medios de comunicación, el interés lo mide el informador, no el Gabinete de Comunicación de la Universidad o quién va a divulgar una determinada información.

•

Hay horarios en los que casi nunca debe" convocarse una rueda de prensa o cualquier otro acto por parte de la Universidad, si se hace difícilmente acudirán los medios de comunicación: a partir de las 12:30 horas es mejor no convocar, salvo que contemos con la presencia de alguien muy destacado.

•

Decir "con que venga tal o cual medio de comunicación es fácil pero complica las cosas. Una

• Ubicación inadecuada para los periodistas en el salón del evento, lejos de la mesa de honor, de los pasillos de entrada y salida, con poca visibilidad de lo que está sucediendo, etc.

7.2 Rueda de prensa

• Considerar la duración de algunos actos, que les obligan a salir antes de que finalicen. • Evitar la falta de puntualidad con que se da inicio a l a s r u e d a s d e p re n s a , p re s e nt a c i o n e s , inauguraciones, visitas etc. algo que obliga a los periodistas, fotógrafos y camarógrafos irse en mitad del acto, con el trabajo a medio hacer para cumplir con otros compromisos. • La persecución de la "foto", más pendiente de la imagen que del mensaje.

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buena política informativa implica necesariamente participar con todos y facilitarles, en consecuencia, las tareas de información, que en este caso se traducen en horarios adecuados para todos. •

Una buena política informativa implica necesariamente participar con todos y facilitarles, en consecuencia, las tareas de información, que en este caso se traducen en horarios adecuados para todos.

•

El tiempo de que dispone el medio es bastante escaso, así que cualquier esfuerzo por facilitarle su tarea redunda en un mejor tratamiento de la información.

Una mirada desde el Ceremonial: La decisión y organización de este tipo de eventos es responsabilidad de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas. En ellas se tienen en cuenta aspectos como: la invitación, recepción de los invitados, organización del lugar, que se visibilice el logotipo de la Universidad, la ubicación de quien preside la rueda de prensa, ofrecer una atención social si fuera necesario y entregar información de apoyo a los periodistas que asistan a la conferencia. Además se debe facilitar que acceda a la fuente de información en privado, y la toma de audios y videos, previa autorización y preparación del vocero correspondiente al tema.

CAPÍTULO VIII PROTOCOLO DEPORTIVO El protocolo deportivo es la forma como se dispone un acto para que tenga los efectos deseados por la Institución que lo organiza. Promover el espíritu de competencia en los deportes es sano, pero ello implica cuidar las buenas maneras. Los deportes, por regla general, tienen sus propias normas de etiqueta para los diferentes tipos de deporte, ya sea no competitivo, como competitivo en el cual se enfrentan personas o equipos entre sí para ganar una partida o una carrera. Este protocolo tiene ceremonias de: • Inauguración de las canchas deportivas y-o de los juegos. • Premiación. • Clausura. En la Universidad se pueden considerar como ceremonias protocolarias deportivas, los siguientes casos: • El saque inicial de honor en un partido de fútbol. • La entrega de banderas entre los capitanes de los equipos. • El brindis que se hace en la copa del premio que se acaba de obtener. • La llama olímpica. Cuando es un solo deporte el que compite, se denomina campeonato. Cuando la competencia es de varias disciplinas, se denomina juegos. Los siguientes son los símbolos que se deben tener en cuenta en las ceremonias deportivas que organice la Universidad. • Las banderas: Del país anfitrión, de los países participantes, si son juegos internacionales, y las banderas de los diferentes juegos. • Los himnos de los países y los deportivos. • Los heraldos.

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Cuando la Universidad del Norte esté interesada en solicitar la sede de unos juegos, por protocolo se solicitan de la siguiente manera: • En Colombia a Coldeportes. • En otros países se hace el trámite partiendo de la ciudad por intermedio del Alcalde; del departamento, con el Gobernador; el poder legislativo, por intermedio del Congreso y el ejecutivo con el Presidente de la República. Precedencia en desfiles inaugurales Dado que el desfile es un acto protocolario el orden es el siguiente: • Recibimiento de autoridades y ubicación en la tarima de honor. • Presentación artística. • Heraldo de los juegos. • Banderas de Colombia, de Barranquilla, de Uninorte y de los juegos, debidamente ubicadas. • Delegaciones: En primer lugar ingresa la delegación de la ciudad, le sigue el país o la ciudad que fue sede la última vez que se llevaron a cabo los juegos, y hace entrega simbólica de la sede al ingresar. Luego, en orden alfabético las demás delegaciones. Por último la delegación anfitriona. • Cada delegación mantiene el siguiente orden: - Heraldo de su ciudad o entidad que representa. - Banderas. - Deportistas-Primero las damas y luego los caballeros. • Autoridades de Juzgamiento. • Comité Organizador. • Fuego Olímpico. El deportista ingresa, hace el recorrido por la tribuna de honor y lo deposita en el pebetero el cual debe permanecer encendido hasta cuando termine el certamen. • Interpretación de los himnos. • Izada de las banderas: de los países y de los juegos. • Las intervenciones. • El juramento de los deportistas y los jueces.

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CAPÍTULO IX PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN HONRAS FÚNEBRES 9.1 Defunciones Los funerales y entierros son ceremonias que deben guardar y respetar las costumbres y normas que cada familia involucrada tenga. A continuación se establecen algunas prácticas sugeridas para el manejo de defunciones de personal vinculado a la Universidad. El fallecimiento de un miembro del Consejo Directivo, un fundador de la universidad, ex rector u otros directivo , requiere un tratamiento especial y se establece mediante un procedimiento que fijará el izamiento de la bandera Institucional a media asta, durante uno, dos o tres días de acuerdo con la decisión del Rector o del Consejo Directivo. El Rector de la Universidad o en su ausencia el Director de Gestión Humana enviará mensajes de condolencias a la familia. La Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas, previo contacto con los familiares del difunto apoyará la realización de la ceremonia religiosa, según el lugar y la persona (de la Iglesia a la cual pertenece el fallecido), que la presidirá. Les corresponde a las oficinas de Gestión Humana y Comunicaciones y Relaciones Públicas anunciar a la comunidad universitaria, directivos, docentes, administrativos profesores y estudiantes, por los medios establecidos para la comunicación interna, sobre el deceso del directivo. Igualmente, les corresponde contactar a los demás miembros del Conejo Directivo y demás directivas institucionales para anunciarles el hecho e invitarlos a las exequias, indicando día, hora y lugar. Le corresponde a la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas solicitar permiso a la familia la colocación de la bandera de Uninorte en el féretro. La Universidad invitará a la comunidad Barranquillera a las honras fúnebres mediante un aviso de prensa encabezado por el Rector y los Miembros del Consejo

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Directivo (y la comunidad universitaria si lo amerita) en el que se indique el nombre y el cargo que ocupó el fallecido en la Institución. Así mismo se debe enviar una corona de flores, si la familia no solicita lo contrario y define sugerir hacer una donación. Caso en el cual, la Universidad debe establecer previamente un monto de dinero para entregar dicha donación a la entidad que la familia indique. 9.1.2. Profesores o Funcionarios Cuando sucede la muerte de un profesor o funcionario administrativo, el director del área deberá avisarlo a la autoridad académica o administrativa directa que corresponda, y a la Dirección de Bienestar Organizacional y de Gestión Humana. En el momento de conocer el fallecimiento de un docente o funcionario la Dirección de Gestión Humana determinará el envío de un sufragio o flores, y además se encargará de hacer llegar a la familia un mensaje de condolencias de parte del Señor Rector y en su nombre, de la Directora de Gestión Humana;. Se procede de esta manera cuando se conoce la pérdida de un funcionario o alguien que integra su núcleo familiar primario (padre, madre, esposa, hijo). Es deseable que los compañeros de trabajo de quien fallece o tuvo la pérdida, acompañen a la familia durante las honras fúnebres. 9.1.3 Estudiantes Cuando sucede la muerte de un estudiante, el Coordinador de Programa deberá avisarlo a las autoridades académicas y a la Dirección de Bienestar Universitario, quien dará curso a lo pertinente. En el momento de conocer el fallecimiento del estudiante, la Dirección de Bienestar Universitario deberá enviar a su familia un mensaje de condolencias de parte del Rector y en su nombre del Decano de la División y el Director de Programa Académicos al cual pertenecía.

Los directivos académicos del programa en el cual se sufre la pérdida deben hacer presencia en las honras fúnebres que la familia organice. Si la familia lo informa y solicita, se podrá hacer extensiva la información sobre estas honras a los profesores y compañeros del estudiante fallecido, para que acudan a las honras fúnebres. 9.1.4 Misas en memoria En casos excepcionales y por autorización del Rector, se podrán organizar misas en memoria de estudiantes, profesores o funcionarios fallecidos, casos en lo que se seguirá el estricto protocolo que el momento requiera. La misa u otra ceremonia religiosa, deberá organizarla la Dirección de Gestión Humana en el caso de docente o funcionario, y la Dirección de Bienestar para el caso de estudiantes. La Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas acompañará la organización y comunicación de las honras fúnebres que se decida organizar. 9.1.5 El anuncio del deceso De acuerdo con las políticas de la Universidad, el anuncio del fallecimiento se hará por medio de la prensa, previa decisión de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas y/o por solicitud de las áreas académicas o administrativas relacionadas con la persona fallecida o sufre la pérdida.

9.2. Duelos Oficiales o Nacionales Cuando ocurra un duelo nacional, la Universidad se puede adherir al mismo. En este caso, se izará la bandera nacional y la Institucional a media asta por los días que indique el rector o el comité de Protocolo de la Universidad. El procedimiento para levantar la bandera indica que ésta debe izarse hasta el tope de mástil y luego bajarla hasta quedar a media asta. Para arriar la bandera, ésta se iza hasta el tope y luego se baja en su totalidad.

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CAPÍTULO X NETIQUETA

cobran ni tienen la obligación de responder. Son personas que si responden están haciendo un favor.

La etiqueta del ciberespacio se denomina Netiqueta. Uninorte ha incluido en este Manual algunos aspectos que debe regir en la Institución con el fin de cumplir con las normas de etiqueta que exige este tema de tanta utilización en el mundo moderno.

El uso del celular se ha convertido en una herramienta permanente de comunicación lo cual exige un uso protocolario que requiere el cumplimiento de las siguientes normas, especialmente en lugares públicos, eventos, cenas y ceremonias. Antes de iniciarse una actividad o evento: • Apague el celular o póngalo en vibrador. • No utilice sin estar autorizado sus cámaras fotográficas ni de video. • Evite hablar por el celular. • .Asegúrese de no dejar el celular a la vista de otros. • En reuniones importantes debe mantenerlo apagado. No conteste llamadas mientras está en la reunión. • Si debe contestar la llamada en medio de una reunión, discúlpese y retírese para hablar, no lo haga en público. • No deje de contestar cuando le sea posible.

10.1 Netiqueta en el correo electrónico Es menester saludar antes del mensaje y despedirse con su nombre, exactamente igual que lo haría con una carta firmada. Agréguele al final de su mensaje información de contacto. Utilizar letras en mayúscula es de muy mala educación. Da la sensación de estar gritando. Por lo tanto, hay que evitar escribir párrafos enteros en letras mayúsculas. Si se considera que la importancia de un mensaje lo justifica, se da respuesta inmediatamente para que el remitente sepa que se ha recibido, aunque se vaya a mandar una respuesta más larga, más tarde. Igualmente, si alguien pide un archivo, es importante avisarle sobre el tamaño, antes de enviarlo. Se debe tener presente que no todo el mundo tiene banda ancha ni buzones de 50 Megas. Evite enviar mensajes en cadena. Las alarmas de virus y las cadenas de mensajes son intencionados y su objetivo es saturar los servidores y con ellos la red. Tener cuidado cuando se escribe, con la dirección de un correo. Hay mensajes que llegan a un grupo de personas a quienes no les interesa recibirlos. Mirar las copias cuando se contesta un correo es de la mayor importancia. Si la primera persona que envió el mensaje a su lista de correo copia a una lista extensa, no se debe hacer lo mismo. Tener en cuenta que la gente con quien te comunicas, incluidos los web máster de la páginas que visitas, no

10.2 Netiqueta con el celular

10.3 Netiqueta para el uso del teléfono El teléfono puede ser el primer contacto que tiene un tercero con la Universidad y del manejo que se le dé puede posicionar a la Institución de manera favorable o nada favorable. Por lo anterior, Uninorte debe crear un estilo propio en el uso del teléfono cumpliendo con lo siguiente: • Las llamadas que entran a la oficina deben ser contestadas con prontitud. • Debe contestarse de manera educada, presentar un saludo, dar el nombre de quien contesta, el área donde trabaja, y el nombre de la Universidad. Ejemplo: Buenos días, le habla Beatriz Pereira del Programa de Ingeniería, de Uninorte, en que puedo servirle?. • Se debe tratar a la persona que llama de usted hasta cuando le autorice llamarlo por su nombre de pila. • El teléfono debe contestarse con tono adecuado y buena vocalización. • Cuando quien llame sea de otro país, hable despacio y claro para hacerse entender de la mejor manera. Si

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no habla el idioma extranjero asegúrese de tener una frase escrita en inglés y-o francés que indique que lo va a remitir a alguien que domine ese idioma. • Se deben devolver todas las llamadas pendientes. Especialmente si se ha ofrecido hacerlo. • No se debe hacer esperar mucho tiempo al cliente o a cualquier persona al teléfono. ANEXO Ejemplo tomado de la instalación de Cátedra Europa 2010: LIBRETO_CÁTEDRA_EUROPA_2010 Precedencias_saludo_Rector Precedencias_ubicación_FilaVIP_ActoInstalación Plano_Escenario BIBLIOGRAFÍA -

Ana Eloísa Zúñiga, Moderno Manual de Etiqueta Y Protocolo, Círculo de Lectores 1996 y Etiqueta Moderna, Círculo de Lectores 2006. Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española. Eduardo Lemaitre, Manual de Urbanidad Como Comportarnos, Pime S.A, Editores, 1.986. Fernando Rueda Cuenca, Jose Carlos Sanjuán Monforte, El Protocolo en la Sociedad y en la Empresa. Unión Eléctrica Fenosa, 1996. Javier Álvarez Lozano, Lo que usted Cree que sabe acerca del ceremonial y el protocolo. Universidad Pontifica Bolivariana, 2006. Rogelio Ernesto Echeverry Palacio, Monica Maria Restrepo Arbeláez, Protocolo Ceremonial y Etiqueta, 2008.

OTROS Tercer Congreso Internacional de Protocolo, Valencia (España), Septiembre 2.000 www.protocolo.org.com -

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Octubre de 2010