SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO PROCESO GESTIÓN INTEGRAL MANUAL DE TELETRABAJO

Código: GTH-M-003 Fecha: 22 de mayo de 2015 Versión: 001

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MANUAL DE TELETRABAJO SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

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MANUAL DE TELETRABAJO SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES 1. Definiciones. 

Teletrabajo. De conformidad con el artículo 2 del Decreto 884 de 2012, teletrabajo es la forma de organización laboral que se desarrolla en el marco de un contrato de trabajo o de una relación laboral dependiente, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), para el contacto entre el trabajador y empleador sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo.



Teletrabajador. De conformidad con el artículo 2 del Decreto 884 de 2012 teletrabajador es la persona que en el marco de la relación laboral dependiente, utiliza las tecnologías de la información y comunicación (TIC) como medio o fin para realizar su actividad laboral fuera del local del empleador, en cualquiera de las formas definidas por la ley.



Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. De conformidad con el artículo 1 de la Ley 1562 de 2012, “Este Sistema consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo”.



Salud. De conformidad con lo señalado por la Organización Mundial de la Salud, 1946, “La salud es un estado de completo bienestar físico, mental y social, y no sólo la ausencia de enfermedad o dolencia”.



Discapacidad. De conformidad con la Convención de la ONU, 2006, "La discapacidad es un concepto que evoluciona y que resulta de la interacción entre las personas con deficiencias y las barreras debidas a la actitud y al entorno que evitan su participación plena y efectiva en la sociedad, en igualdad de condiciones con las demás".

De otra parte, la Clasificación Internacional del Funcionamiento, de la Discapacidad y de la Salud -CIF, desarrollada por la Organización Mundial de la Salud -OMS, utiliza un enfoque “biopsicosocial”, y define la discapacidad, desde el punto de vista relacional, como el resultado de interacciones complejas entre las limitaciones funcionales (físicas, intelectuales o mentales) de la persona y del ambiente social y físico que representan las circunstancias en las que vive esa persona. La CIF Incluye deficiencias, limitaciones en la actividad y restricciones en la participación. Denotando los aspectos negativos de la interacción entre un individuo (con

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una condición de salud) y la de los factores contextuales individuales (factores ambientales y personales). (OMS, 2002)1. Por su parte, el Artículo 2 Ley 1145 de 2007 define la Situación de discapacidad como el “Conjunto de condiciones ambientales, físicas, biológicas, culturales y sociales, que pueden afectar la autonomía y la participación de la persona, su núcleo familiar, la comunidad y la población en general en cualquier momento relativo al ciclo vital, como resultado de las interacciones del individuo con el entorno”. En el mismo sentido, señala la citada norma, que se considera que una persona tiene discapacidad cuando esta “tiene limitaciones o deficiencias en su actividad cotidiana y restricciones en la participación social por causa de una condición de salud, o de barreras físicas, ambientales, culturales, sociales y del entorno cotidiano”. 

Accidente de trabajo. De conformidad con el artículo 3 de la Ley 1562 de 2012, accidente de trabajo es:

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Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador o contratante, durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical, aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical, siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión.

-



1

Enfermedad laboral. De conformidad con el artículo 4 de Ley 1562 de 2012, la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales; en los casos en que una enfermedad no figure en la

http://www.minsalud.gov.co/proteccionsocial/Paginas/DisCAPACIDAD.aspx

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tabla de enfermedades laborales pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo ocupacionales, será reconocida como enfermedad laboral conforme lo establecido en las normas legales vigentes. 

Condiciones de salud. Conjunto de variables objetivas de orden fisiológico, psicológico y sociocultural que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población trabajadora.



Condiciones de seguridad. Son las condiciones necesarias para que la utilización de los lugares de trabajo no origine riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores o para que los riesgos presentes se reduzcan al mínimo.



Autorreporte de condiciones de trabajo y salud. Proceso mediante el cual el trabajador reporta por escrito al empleador las condiciones adversas de seguridad y salud que él identifica en su lugar de trabajo.

2. Necesidades de la Entidad. -

Brindar mejores condiciones y calidad de trabajo para los funcionarios que presentan algún tipo de discapacidad. Hacer más favorable el acceso al derecho a un trabajo digno para los funcionarios que cuentan con discapacidad y que hoy forman parte activa de la planta de personal de la Superintendencia de Sociedades. Facilitar la movilidad de los funcionarios que presentan discapacidad, a la hora de prestar sus servicios y funciones a esta Entidad. Conciliar la vida personal y laboral de los trabajadores. Contribuir con el medio ambiente mediante la reducción de contaminantes generados por las necesidades de desplazamiento diario de los trabajadores. Fomentar la productividad de los funcionarios de la Superintendencia de Sociedades, a través de incentivos que les brinden mejores condiciones de vida personal, por medio del Teletrabajo.

3. Objetivo. El Teletrabajo busca el desempeño de actividades y funciones del empleado sin requerirse de su presencia física, mediante el desarrollo de tecnologías y el incremento de la confianza del empleador hacia el empleado, buscando el logro de metas a través de la medición de resultados. Con la implementación del Teletrabajo en la Superintendencia de Sociedades, se pretende brindar una mejor calidad de vida personal y laboral a los funcionarios de la Entidad, obteniendo a su vez una mayor productividad de los

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mismos y una reducción en los costos administrativos de la Entidad, contribuyendo a su vez con la movilidad y el medio ambiente (RSE) 4. Destinatarios. El Teletrabajo va dirigido para todos los servidores públicos de la Superintendencia de Sociedades que cumplan con los requisitos establecidos en el presente Manual y en los demás documentos que lo adicionen, modifiquen y complementen.

5. Difusión. Charlas de sensibilización a través de las cuales se les informa a los servidores públicos en general, en que consiste el Teletrabajo, sus modalidades, responsabilidades, requisitos y procedimiento establecido para tal efecto. Dentro de esta etapa, se informará a los funcionarios de la Superintendencia de Sociedades, los requisitos y adecuaciones físicas y logísticas que cada puesto de trabajo deberá contener, de conformidad con las indicaciones otorgadas por la ARL, así como también los requisitos tecnológicos con los que debe contar.

6. Modalidades. Teniendo en cuenta las funciones de la Superintendencia de Sociedades, y más específicamente, las funciones que desempeñan los funcionarios que cuentan con algún tipo de discapacidad, se estima que la modalidad más conveniente y beneficiosa para estos es la modalidad de Teletrabajo Suplementario, según la cual, los teletrabajadores alternan sus tareas en distintos días de la semana entre la Empresa y el lugar designado para teletrabajar, usando las TIC para dar cumplimiento a sus respectivas labores.

7. Condiciones del Puesto de Trabajo. 7.1. Especificaciones técnicas escritorios 7.1.1. Escritorios lineales o rectangulares: Para superficies de uso mixto, es decir, cuando el teclado se ubica sobre el escritorio, el ancho de éste debe permitir que durante el uso del teclado y el mouse, el funcionario pueda apoyar los antebrazos (de codo a muñeca) o al menos dos tercios de ellos sobre

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su superficie. Se recomienda una profundidad entre 65 cm. a 80 cm. Con respecto a la altura del escritorio se sugiere 75 cm. El ancho de la superficie de trabajo debe permitir que los objetos de uso frecuente como teclado, mouse, teléfono, perforadora y otros queden bien organizados. Se aconseja un mínimo de 110 cm. No considerar cajones o subdivisiones inferiores que impidan la correcta ubicación de las piernas y pies. Para este tipo de escritorios se sugiere no utilizar sillas con apoyabrazos.

7.1.2. Escritorios en forma de “L”:

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Este tipo de escritorios debe permitir ubicar el teclado y la pantalla en el vértice de la “L”. Para facilitar el acercamiento del funcionario se recomienda que la parte interna del vértice sea redondeado. Con respecto a la altura del escritorio se sugiere 75 cm No considerar cajones o subdivisiones inferiores que impidan la correcta ubicación de las piernas y pies. Para este tipo de escritorios se sugiere no utilizar sillas con apoyabrazos.

Se sugiere que el teclado se ubique sobre el escritorio para facilitar el apoyo de los antebrazos cuando digite. Es importante mejorar el espacio para los pies evitando que se ubiquen elementos extraños bajo el escritorio, como cajas, archivos, canecas o papelería. 7.2. Especificaciones técnicas generales sillas ergonómicas

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Espaldar regulable en altura, profundidad e inclinación: Con la forma de una S suave, cóncavo a nivel torácico y convexo a nivel lumbar, para que se adapte a la estructura de la espalda. La altura del espaldar debe llegar como mínimo a la parte media de la espalda o donde termina el omoplato en su borde inferior, las medidas son de 50 cm de largo. La profundidad del asiento debe ser regulable, de tal forma que el usuario pueda utilizar eficazmente el respaldo, sin que el borde del asiento le presione las piernas. La altura de la silla: La altura del asiento debe ser ajustable de manera que se pueda graduar en el rango necesario para la población de usuarios. Los reposa brazos no son indispensables: De tenerlos, su altura no debe obstaculizar la movilidad, ni el ingreso al escritorio, de manera que deben ser graduables en altura. La base del asiento (sentadero) ha de ser flexible pero firme: Con una distancia suficiente entre el borde trasero y delantero del asiento (44 cm de largo por 45 cm. de ancho). La silla debe tener una curva hacia abajo en la parte delantera del asiento, con lo que se evita presionar por detrás de las rodillas y facilitar la circulación sanguínea de miembros inferiores. Los controles de ajuste: deben ser accequibles desde la posición habitual de trabajo, sin que requieran demasiado esfuerzo para accionarlos. Los controles son: graduación de la altura de la silla, graduación del ángulo del espaldar en inclinación (hacia adelante y atrás) para mantener una postura equilibrada y ajuste al espaldar. Tapicería: De tejido preferiblemente rugosa, que contribuya a mantener la postura escogida. Mejor si es transpirable. Material de relleno: Idealmente el material de relleno debe ser de alta densidad (como el poliuretano) para disminuir la compresión sobre las tuberosidades Isquiáticas, las que en posición sentado soportan alrededor del 75 % del cuerpo. Ruedas o rodachinas: La resistencia de las ruedas al iniciar el movimiento deben evitar desplazamientos involuntarios, por lo tanto estas deben ser de caucho para superficies lisas o baldosas y de silicona para superficies rugosas o tapetes. Esta debe tener por lo menos 5 puntos de apoyo con ruedas que giren libremente.

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En caso de no alcanzar a apoyar completamente los pies en el piso se debe utilizar un apoyapié, con el fin de mantener los ángulos de la rodilla y la cadera cercanos a los 90 grados; para tal fin, se sugiere implementar el uso de apoyapiés para evitar que el peso de las piernas comprima los tejidos del muslo y perturbe la circulación sanguínea, la altura del mismo debe compensar la de la silla, permitiendo que las rodillas queden más altas que las caderas. 7.3 Botiquín Básico Y Extintor. 

El extintor debe ser TIPO ABC Multipropósito de capacidad de 10 libras,



Listado Botiquín:

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Gasas limpias paquete Esparadrapo de tela rollo de 4 Bajalenguas Guantes de Latex para examen Venda Elástica 2X5 yardas Venda Elástica 3X5 yardas Venda Elástica 5X5 yardas Algodón laminado Solución salina 250 cc

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Termometro de mercurio o digital Tijeras Alcohol antiséptico

8. Proceso de Selección. 8.1. Ingreso. Una vez se ha determinado la población objetivo del Teletrabajo, y realizada la difusión del mismo, se procederá a abrir la convocatoria para que en un término prudente, los funcionarios analicen su condición en particular y presenten la correspondiente solicitud de teletrabajo a esta Superintendencia. Recibidas las solicitudes, se procede a examinar las mismas por parte del Grupo de Administración de Personal en aras de determinar las funciones que cada uno de los solicitantes desempeña y la viabilidad de realizarse las mismas bajo la modalidad de teletrabajo. De igual manera, mientras se surte esta revisión, se procede a remitir una comunicación a los respectivos superiores jerárquicos, en aras de que estos manifiesten las observaciones u objeciones que tengan al respecto, las cuales deberán ser tenidas en cuenta por el Grupo de Administración de Personal o el que haga sus veces, el cual deberá pronunciarse al respecto. Hecha la primera revisión y una vez determinados los candidatos cuyos cargos y funciones son teletrabajables, se procede a practicar una prueba psicológica, la cual permitirá determinar si las condiciones psicológicas del candidato permiten que continúe con el proceso, o si por el contrario, velando por su salud física y psicología resulta más beneficioso descartar dicha modalidad para el funcionario. Una vez se cuentan con los resultados de las pruebas psicológicas, se procede a programar una visita al domicilio del teletrabajador, en la cual se evaluaran tanto por parte de la Entidad como por parte de la ARL las condiciones de seguridad y riesgos del puesto de trabajo, de lo cual se expedirá el correspondiente informe, el cual deberá contener las evidencias y soportes del mismo, y en el cual se aprobara el puesta de trabajo o se realizaran las observaciones a las que haya lugar. De igual manera, el funcionario deberá allegar un escrito en el cual manifieste la descripción y especificaciones del ancho de la banda de red con la cual cuenta, en aras de que la misma sea analizada por la Dirección de Informática y

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Desarrollo, para determinar si la misma es suficiente para el uso del remoto y las correspondientes aplicaciones, o si por el contrario, se requiere de alguna modificación a la misma. Aprobado el puesto de trabajo y las especificaciones de red, o realizados los ajustes pertinentes, el Grupo de Administración de personal, procederá a proyectar el acto administrativo a través del cual se formalizará la vinculación del funcionario a la modalidad de Teletrabajo; dicho acto administrativo es pasado a la Secretaria General donde se surtirá la correspondiente revisión, y posteriormente será presentado ante el Superintendente de Sociedades quien de encontrarlo correcto, procederá a suscribir el mismo, el cual será notificado al respectivo funcionario. Una vez notificado el acto administrativo al Teletrabajador, se procederá a suscribir el acuerdo de voluntariedad entre el Teletrabajador y esta Superintendencia, con el cual se formalizara que la inclusión del funcionario en la modalidad de Teletrabajo, obedece a un acto puramente voluntario del funcionario y en el cual quedará constancia de la reversibilidad del mismo, bien sea por voluntad del teletrabajador o por necesidades del servicio, entendidas estas como la asignación de funciones no teletrabajables, la reubicación del funcionario, el bajo desempeño laboral, el incumplimiento de los objetivos y funciones asignadas al teletrabajador, entre otras. Una vez se encuentra debidamente notificado el acto administrativo y se ha suscrito el respectivo acuerdo de voluntariedad, el Grupo de Administración de Personal o quien haga sus veces, procederá a registrar la novedad a través del portal web de la ARL, y a su vez, remitirá un memorando informando tal situación al superior jerárquico del Teletrabajador. 8.2. Inducción y acondicionamiento del puesto de trabajo. Una vez se cuenta con el respectivo acto administrativo a través del cual se formaliza la inclusión de un funcionario en la modalidad del teletrabajo, se fijara fecha por parte de la Dirección de Informática y Desarrollo y de la Subdirección Administrativa, para realizar la correspondiente instalación de los equipos que le sean asignados al Teletrabajador en su domicilio; es de anotar, que la fecha que aquí se designe deberá ser anterior a la fecha de inicio de las labores bajo esta modalidad. De igual manera, se procederá a realizar una capacitación al teletrabajador por parte del Grupo de Desarrollo del Talento Humano o quien haga sus veces, en compañía de la ARL sobre aspectos relacionados con la vida saludable

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(hábitos) y pausas activas, en aras de que el teletrabajador continúe con una vida sana. Del mismo modo, se dictará una capacitación por parte de la Dirección de informática y Desarrollo sobre el manejo del acceso remoto y demás mecanismos de TIC que serán empleados para el cumplimiento de sus funciones bajo la modalidad de Teletrabajo y en la cual se le indicará al teletrabajador el procedimiento a seguir en caso de requerir algún tipo de soporte técnico. Es detener en cuenta, que tanto la Subdirección administrativa como la Dirección de Sistemas y Desarrollo, deberán dejar constancia de las especificaciones e identificación de los equipos que se asigne a cada teletrabajador. 8.3. Permanencia y Ejecución de Teletrabajo. Durante la permanencia y ejecución de la modalidad del teletrabajo, dada la naturaleza jurídica del mismo, el teletrabajador se encuentra en la obligación de cumplir con todas las disposiciones normativas aplicables a todos los servidores públicos, al igual que se encuentra en la obligación de acatar todas y cada una de las directrices que la Superintendencia de Sociedades expida. Lo anterior, teniendo en cuenta que pese a que el teletrabajador ejerce sus funciones fuera de las instalaciones de la Superintendencia de Sociedades, este sigue siendo funcionario activo de la Entidad, por lo que se entiende que el lugar de su domicilio es una extensión de su puesto de trabajo, razón por la cual, deberá acatar toda la normatividad que le resulte aplicable. 8.4. Desvinculación. La desvinculación o terminación de la modalidad de Teletrabajo opera en las siguientes circunstancias: 

Ejercicio de la acción de Reversibilidad ( a solicitud del Teletrabajador o de su Jefe Inmediato).



Expiración del plazo para el cual fue concedida la modalidad de Teletrabajo.



Renuncia del Funcionario



Destitución

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Necesidades del Servicio.

9. Duración. La duración inicial para la cual se concederá la modalidad de teletrabajo será de seis (6) meses; sin embargo, dicho periodo puede variar según las necesidades del servicio, el perfil del teletrabajador y las funciones que desempeña el teletrabajador.

10. Derechos Y Deberes. 

Derechos y deberes Laborales:

Frente a la relación laboral del teletrabajador, de conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo de su artículo 2 del Decreto 884 de 2012 “El teletrabajador es la persona que en el marco de la relación laboral dependiente, utiliza las tecnologías de la información y comunicación como medio o fin para realizar su actividad laboral fuera del local del empleador, en cualquiera de las formas definidas por la ley”; por lo que se puede evidenciar, que la actividad se realiza en un lugar distinto al de la sede de trabajo existe una relación laboral plena entre el teletrabajador y su empleador; por lo que el Teletrabajador cuenta con los mismos derechos que los demás funcionarios de la Entidad, y los cuales se derivan de la relación laboral con esta Superintendencia. De igual manera, el Teletrabajador se encuentra en la obligación de cumplir y acatar con toda la normatividad y las directrices que resulten aplicables a su relación laboral con esta Superintendencia. 

Derechos Sindicales:

Teniendo en cuenta que de conformidad con lo establecido en la Ley, el Teletrabajador cuenta con los mismos derechos y garantías que los trabajadores que prestan sus servicios en las instalaciones de la Entidad, se hace evidente que los teletrabajadores cuentan con los mismos derechos y garantías sindicales; por lo que en el evento en que un funcionario que se encuentre afiliado a una organización sindical, se acoja a la modalidad de Teletrabajo y cumpla con los requisitos para ello, este deberá notificar a la Asociación Sindical y a su vez informar el medio que considere más idóneo para que le sean comunicadas y notificadas las actuaciones, reuniones y demás actividades que la organización sindical realice.

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Derechos y deberes en materia de capacitación y bienestar social:

Con respecto a los sistemas de capacitación y bienestar social, de conformidad con lo establecido en los Decretos 1567 de 1998 y 1227 de 2005, corresponde a cada entidad pública establecer su Sistema de Estímulos, conformado con los Programas de Bienestar Social e Incentivos, y el de Capacitación. Para este aspecto, se deberá considerar que la atención especial a las necesidades propias del teletrabajo supone un entrenamiento en el puesto de trabajo, lo cual le permitirá a los empleados adquirir y/o desarrollar conocimientos, habilidades, destrezas y mejorar las actitudes hacia el trabajo, logrando un eficiente desempeño en su puesto laboral. De igual manera, los teletrabajadores serán tenidos en cuenta para efectos de las capacitaciones y demás actividades de bienestar social que esta Superintendencia realice, situación dentro de la cual se debe tener en cuenta, que si este tipo de actividades se realiza en un horario diferente al que el teletrabajador presta sus servicios en las instalaciones de la Entidad, este deberá acudir a la respectiva actividad y posteriormente desplazarse a su lugar de teletrabajo. Por su parte, el Teletrabajador en caso de hacerse participe de las capacitaciones y demás actividades de bienestar social que esta Entidad organice, deberá cumplir con los reglamentos y directrices respectivas, lo cual implica la asistencia oportuna y puntual a los cursos y capacitaciones que así lo requieran, so pena de que esta Entidad inicie las acciones a las que haya lugar. 

Derechos y deberes en materia de riesgos laborales:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 884 de 2012, “Los teletrabajadores deben estar afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral. El pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes –PILA–. Los teletrabajadores en relación de dependencia, durante la vigencia de la relación laboral, deben ser afiliados por parte del empleador al Sistema de Seguridad Social, Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales, de conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley 100 de 1993 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan o las disposiciones que regulen los regímenes especiales, así

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como a las Cajas de Compensación Familiar en los términos y condiciones de la normatividad que regula dicha materia”. Por su parte, el artículo 9 del Decreto 884 de 2012 establece que se debe hacer el reporte de teletrabajadores ante las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL); para tal fin, el empleador deberá reportar en el formulario único de afiliación, novedades y retiro de trabajadores, la novedad de que el empleado asume la condición de teletrabajador. Con respecto a los riesgos laborales, la ARL entregará una guía al empleador y al Teletrabajador, en la cual se establece la prevención y actuación en caso de riesgos laborales en materia de teletrabajo. De igual manera, existen las siguientes obligaciones para las partes: - Por parte del empleador  Afiliar al teletrabajador al Sistema de Seguridad Social Integral, donde se especifique la clase de riesgo del centro de trabajo del que depende el teletrabajador conforme a la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002, o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. De igual forma, deberá especificar el lugar en el que se presta el servicio. El pago de los aportes se debe efectuar a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes –PILA-.  Diligenciar el formulario de Reporte de Novedades, indicando que el trabajador pasa a tener la condición de teletrabajador y enviárselo a la Administradora de Riesgos Laborales.  El empleador debe realizar la verificación de las condiciones del centro destinado al teletrabajo, para dar cumplimiento a las condiciones de seguridad y salud en el trabajo, con la asesoría de su Administradora de Riesgos Laborales.  Asegurar que el teletrabajador realice el Autorreporte de Condiciones de Trabajo, para tramitar la identificación de condiciones de trabajo antes del inicio de la labor contratada. (Ver anexo 4)  Allegar copia del contrato y/o acuerdo o del acto administrativo a la ARL.  Incorporar en el Reglamento Interno de Trabajo, o mediante Resolución, las condiciones especiales para que opere el teletrabajo en la entidad.  Para el Sector Público, se deberán generar dos resoluciones; por un lado, una Resolución General por medio de la cual se implementa el teletrabajo al interior de la organización y, otra Resolución Individual de teletrabajo dirigida a cada

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funcionario público incorporando las condiciones establecidas en el Artículo 3° del Decreto 884 de 2012.  Establecer las horas diarias y los días de la semana en que el teletrabajador debe estar accesible y disponible para la empresa en el marco de la jornada laboral.  Suministrar a los teletrabajadores elementos de protección personal en la tarea a realizar y garantizar que los trabajadores reciban una formación e información adecuadas sobre los riesgos derivados de la utilización de los equipos informáticos y su prevención.  Garantizar que los equipos de trabajo suministrados a los teletrabajadores tengan los medios de protección adecuados para la tarea a realizar.  Verificar que las condiciones locativas e higiénicas del lugar en que se va a desarrollar el teletrabajo cumplan con las condiciones mínimas establecidas por la ley.  Informar y dar una copia al teletrabajador de la política de la empresa en materia de salud y seguridad en el trabajo.  Implementar los correctivos necesarios con asesoría de la Administradora de Riesgos Laborales que se presenten en el lugar de trabajo del teletrabajador.  Definir el perfil para el teletrabajo, es decir establecer un conjunto de características personales y de competencias profesionales que permitan que el teletrabajador se adapte con éxito a la nueva modalidad de trabajo de conformidad con lo descrito en el componente organizacional de este libro.  Cumplir con las obligaciones en Riesgos Laborales y en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo –SG/SST-, definidas en la normatividad vigente, de conformidad con el Parágrafo 2° del Artículo 26 de la Ley 1562 de 2012.  Cumplir con todas las obligaciones establecidas en el Artículo 21 del Decreto 1295 de 1994.  Reportar todo accidente de trabajo de conformidad con la legislación vigente.  Facilitar los espacios y tiempos para la capacitación de los trabajadores a su cargo en materia de seguridad y salud en el trabajo, para participar en las actividades de asesoría técnica brindados por la Administradoras de Riesgos Laborales.

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- Por parte del teletrabajador  Diligenciar el formato de Autorreporte de Condiciones de Trabajo con el fin de determinar los peligros presentes en el lugar de trabajo, sobre los cuales el empleador implementará los correctivos necesarios, con la asesoría de su Administradora de Riesgos Laborales.  Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG/SST de la empresa y asistir periódicamente a los programas de promoción y prevención adelantados por la ARL.  Procurar el cuidado integral de su salud.  Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.  Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los empleadores.  Participar en la prevención de los riesgos laborales a través de los comités paritarios de seguridad y salud en el trabajo, o como vigías ocupacionales.  Reportar accidentes de trabajo de acuerdo con la legislación vigente.  Utilizar los equipos y herramientas suministrados en forma adecuada y participar en los programas y actividades de promoción y prevención.  Mantener su puesto de Teletrabajo de conformidad con los requisitos y exigencias realizadas por la ARL y por la Entidad.  En general, cumplir con todas las obligaciones establecidas en el Artículo 22 del Decreto 1295 de 1994. - Por parte de las administradora de riesgos laborales - ARL  Asesorar al empleador en la determinación de los riesgos presentes en el lugar de trabajo del teletrabajador, con el objetivo de que éste implemente los correctivos necesarios.  Suministrar al teletrabajador y empleador la presente Guía técnica para la promoción de la salud y la prevención de los riesgos laborales en el teletrabajo.  Asesorar al empleador para promover y divulgar las normas relativas a higiene y seguridad en el trabajo de acuerdo a las características propias del teletrabajo.

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 Brindar la asesoría para el diligenciamiento adecuado del formulario establecido para la afiliación al Sistema de Riesgos Laborales.  Asesorar al empleador en el reporte e investigación de accidentes de trabajo de acuerdo con la Resolución 1401 de 2007.  Desarrollar programas, campañas y acciones de educación y prevención dirigidas a garantizar que las entidades afiliadas conozcan y cumplan las normas y reglamentos técnicos en Seguridad y Salud en el Trabajo expedidos por el Ministerio del Trabajo.  Ofrecer asesoría técnica básica para el diseño del Programa de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y el plan de trabajo anual de todas las entidades suscritas.  Desarrollar programas, campañas y acciones de educación y prevención, dirigidas a garantizar que las entidades afiliadas cumplan como mínimo con el desarrollo del nivel básico de su Programa de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.  Ofrecer capacitación básica para el montaje de la brigada de emergencias, primeros auxilios y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.  Capacitar a los miembros del comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo en aquellas empresas con un número mayor de 10 trabajadores, o a los vigías ocupacionales, quienes cumplen las mismas funciones de salud ocupacional en las empresas con un número menor a 10 trabajadores.  Desarrollar actividades de fomento de estilos de trabajo y de vida saludables de acuerdo con los perfiles epidemiológicos de las empresas.  Desarrollar programas regulares de prevención y control de riesgos laborales y de rehabilitación integral en las entidades afiliadas.  Suministrar asesoría técnica para la realización de estudios evaluativos de higiene ocupacional o industrial y diseño e instalación de métodos de control de ingeniería según el grado de riesgo, para reducir la exposición de los trabajadores a niveles permisibles. 

Derechos y deberes respecto de las TIC:

De conformidad con lo establecido por esta Entidad en materia de las TIC, el teletrabajador tiene derecho a que esta Superintendencia le suministre el correspondiente equipo a través del cual el mismo prestara sus servicios a la Entidad desde su residencia o el lugar que se escoja y determine para tal fin; así mismo, el teletrabajador tiene derecho a recibir y contar con los

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accesos remotos y demás aplicativos que sean necesarios para el correcto ejercicio de sus funciones a través de esta modalidad. De igual manera, el Teletrabajador tiene derecho a que se le brinde el soporte técnico y la asesoría que este requiera, de manera eficaz y oportuna, en aras de garantizar una correcta prestación del servicio. De igual manera, corresponde a la Superintendencia de Sociedades el mantenimiento de los equipos informáticos que esta Entidad suministrará para llevar a cabo el teletrabajo. Con respecto a los deberes, el teletrabajador se encuentra en la obligación de velar por el cuidado y buen uso que se dé al equipo que le fue asignado, así como también, deberá acatar todas las directrices y normatividades que se apliquen en materia de seguridad de la información. De igual manera, teniendo en cuenta que el Teletrabajo es una modalidad de trabajo voluntaria que se concede a petición del funcionario, el mismo se encuentra en la obligación de mantener los requisitos de red necesarios para la prestación de sus servicios, los cuales son establecidos por la Dirección de Informática y Desarrollo de la Entidad o quien haga sus veces. Es deber del Teletrabajador, dar un uso adecuado a los equipos proporcionados por esta Entidad, así como a las herramientas que la misma, ponga a su disposición y a utilizarlas exclusivamente con los fines laborales definidos. En caso de efectuarse un uso indebido de los equipos de cómputo suministrados, conforme con los lineamientos consagrados por esta Entidad, la responsabilidad por el daño o pérdida de los mismos, será trasladada al Teletrabajador, sin perjuicio de las acciones disciplinarias o fiscales que procedan. De igual manera, es deber del Teletrabajador reintegrar los equipos informáticos que se le hayan asignado, en condiciones que permitan su funcionamiento, una vez finalizada la modalidad de Teletrabajo. 

Derecho a un subsidio:

Comoquiera que el Teletrabajo implica la prestación de servicios por parte del funcionario desde el lugar de su residencia o desde un sitio ajeno a las instalaciones de la Superintendencia de Sociedades, dicha situación implica un sobre costo en cuanto al servicio de Energía del lugar desde el cual

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teletrabaja; por tal razón, todo teletrabajador tendrá derecho a que se le reconozca un subsidio económico que permita compensar tal incremento. Para tal fin, en aras de establecer el monto del subsidio, esta Superintendencia ha tomado como referente, la modalidad de teletrabajo implementada por la Superintendencia de Industria y Comercio, por ser esta, la entidad pública de condiciones similares a la Superintendencia de Sociedades, y en la cual ya se encuentra plenamente instaurada la modalidad de Teletrabajo. Así las cosas, se establece que el monto del subsidio será equivalente a DIEZ MIL PESOS M/CTE. ($10.000,oo) mensuales. Lo anterior, teniendo en cuenta que si bien es cierto que el teletrabajo implica un incremento en el servicio público de Energía del Teletrabajador, también es cierto que la modalidad de Teletrabajo también representa un beneficio para el funcionario, ya que con esta modalidad no solo se permite una conciliación entre la vida laboral y la vida familiar del Teletrabajador, sino que a su vez, se disminuye el tiempo de desplazamiento entre su residencia y la Entidad, esto sin hacer a un lado el hecho de que el Teletrabajo es una figura voluntaria a la cual se accede por solicitud del funcionario y no por imposición de la Entidad.

11. Situaciones Administrativas Teniendo en cuenta que de conformidad con el artículo 2 del Decreto 884 de 2012, teletrabajo es la forma de organización laboral que se desarrolla en el marco de un contrato de trabajo o de una relación laboral dependiente, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), para el contacto entre el trabajador y empleador sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo, de lo cual es posible concluir que el lugar de domicilio del Teletrabajador es una extensión de su puesto de trabajo, se hace evidente que los Teletrabajadores son susceptibles de verse cobijados por las diversas situaciones administrativas contempladas en la Ley tales como: -

Licencias Ordinarias.

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Licencias Remuneradas.

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Licencias por Luto.

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Licencias Deportivas.

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Permiso ocasional hasta por un (1) día.

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Permiso para citas médicas.

-

Permiso compensatorio de hasta tres (3) días.

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Permiso por calamidad doméstica de hasta tres (3) días.

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Permiso por matrimonio de hasta tres (3) días.

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Permiso Institucional hasta por un (1) día.

-

Permiso para asistir a eventos.

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Permiso para capacitaciones.

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Permiso para lactancia.

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Permiso compensatorio por horas extras laboradas.

-

Encargos.

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Comisiones.

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Suspensiones.

-

Vacaciones.

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Insubsistencia.

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Destitución.

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Retiro Forzoso.

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Declaratoria de vacancia por abandono del cargo.

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Supresión del empleo.

-

Renuncia.

12. Jornada Laboral.

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En primer lugar, ha de tenerse en cuenta que de conformidad con lo señalado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, “La jornada laboral en la administración pública comprende el período de tiempo durante el cual los empleados se encuentran a disposición de la administración en desarrollo de las funciones que les corresponde ejercer. Su fijación es de origen legal, no solamente con el fin de que el servicio se preste dentro de un determinado espacio de tiempo, sino para que el empleado disponga de un tiempo razonable para su descanso”2. Por su parte, el Artículo 4 del Decreto 884 de 2012, “El empleador debe promover la igualdad de trato en cuanto a remuneración, capacitación, formación, acceso a mejores oportunidades laborales y demás derechos fundamentales laborales, entre teletrabajadores y demás trabajadores de la empresa privada o entidad pública”. De igual manera, 2 del artículo 3 del Decreto 884 de 2012 establece que en el marco del contrato de teletrabajo se debe establecer “…2. Determinar los días y los horarios en que el teletrabajador realizará sus actividades para efectos de delimitar la responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la jornada máxima legal”. Por lo anteriormente expuesto, es evidente que la jornada laboral de los Teletrabajadores, no podrá exceder del máximo legal permitido, y deberá ser acorde con la establecida para los demás trabajadores de la Superintendencia de Sociedades.

13. Evaluación de Desempeño. Como quiera que el Teletrabajo es la prestación del servicio por parte de funcionarios de la Entidad, desde un lugar de trabajo distinto a su puesto de trabajo, sin que ello implique la separación de sus funciones y de su vínculo laboral con esta Superintendencia, para efectos de la correspondiente evaluación de Desempeño, a los Teletrabajadores también les serán aplicadas las resoluciones 510-003642 del 04 de Noviembre de 2005, radicado 2005-01177754, junto con las resoluciones que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

14. Reversibilidad.

2

Departamento Administrativo de la Función Pública, Cartilla de Administración Publica 1.

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Teniendo en cuenta que de conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo 6 de la Ley 1221 de 2008 la vinculación al Teletrabajo es de tipo voluntario, en el evento en que el empleador o Teletrabajador deseen dar por terminada la modalidad, deberán comunicar tal situación a la otra parte. Cuando la solicitud de reversibilidad de Teletrabajo provenga del jefe inmediato o del Teletrabajador, deberá enviar notificación de la decisión a la Secretaria General – Grupo de Administración de Personal con una antelación de quince (15) días hábiles a través de la cual se justifique la razón por la cual desea dar por terminada la modalidad. De igual manera, cuando la solicitud de reversibilidad provenga de la administración, esta deberá comunicarse al respectivo Teletrabajador con una antelación de quince (15) días hábiles, en la cual se informarán las razones de tal proceder y se le indicará la fecha exacta en la que deberá retomar sus labores en las instalaciones de la Entidad.

15. Registro de Teletrabajadores. El Grupo de Administración de Personal, se encargará de llevar el registro de los Teletrabajadores al servicio de la Entidad; en dicho registro se incluirá la información correspondiente a la identificación de cada Teletrabajador, la ubicación de su puesto de trabajo, los teléfonos de contacto, las fechas de vigencia del mismo, la modalidad aplicable (identificando plenamente los días que deberá realizar sus labores desde su domicilio y los días que lo hará en la Entidad), la identificación de los equipos de cómputo que le fueron asignados, entre otros. 16. CONTROL DE CAMBIOS.

Versión 001

Vigencia Desde 22/05/2015

Elaboro : Profesional Administración de Personal Fecha : 22 de Mayo de 2015

Vigencia Hasta

Identificación de los cambios

Responsable

Creación del documento

Coordinador Administración de Personal

Reviso: Coordinador Administración de Personal Fecha : 22 de Mayo de 2015

Aprobó: Secretaria General

Fecha : 22 de Mayo de 2015