MANUAL DE USO CORREO INSTITUCIONAL

CAPITULO 1.9 USO DEL CALENDARIO Y AGENDA COLABORATIVA EN WEBMAIL

Versión 1.0

Junio de 2010

INTRODUCCIÓN El correo electrónico como forma de comunicación masiva, alternativa e informal, facilita la difusión de información de persona a persona y / o de persona a grupo. Este medio cobra gran importancia ya que reduce el empleo de recursos tangibles como papel e intangibles como el tiempo. El envío y recepción de información vía correo electrónico tiene la misma responsabilidad que cualquier entrega personal de documento físico. Este documento pretende instruir al usuario sobre el manejo básico del correo institucional provisto a la Superintendencia de Notariado y Registro, para el envío y recepción de mensajes expresamente de la entidad.

PARA TENER EN CUENTA: Es responsabilidad del usuario mantener el correo debidamente depurado y leerlo al menos una vez al día para estar informado sobre las novedades de la entidad

Si usted presenta inconvenientes o dudas sobre el uso o funcionamiento de este servicio de correo electrónico, por favor no dude en consultarnos.

DATOS DEL SOPORTE: MARCELA MARTINEZ ROJAS – DIEGO ANDRES OTALORA CORREO: [email protected] Telefono: (1) 328 21 21 ext 211 Celular: 318 206 70 26

1.

MODOS DE ACCESO ELECTRONICO

AL

SERVICIO

DE

CORREO

Existen dos formas, una a través de la web la cual permite el acceso desde cualquier parte denominado Webmail ú OWA ( Outlook Web Access ) y localmente o configurado a través de un cliente de correo tal como Outlook Express.

1.1

WEBMAIL (OWA)

Es el acceso disponible en cualquier sitio de la red a nivel Superintendencia o por internet cuando estamos fuera de la red. Se puede ingresar a través de la página de la Superintendencia www.supernotariado.gov.co ó digitando la url del servicio.

1.2 CLIENTES DE CORREO Es un programa instalado y configurado para el envío y recepción de mensajes de correo, como Outlook. 1.2.1

CLIENTES DE CORREO AUTORIZADOS

Los clientes de correo definidos como estándar de la entidad son: • • • • •

Outlook Express Outlook 2000 Outlook 2003 Outlook 2007 Windows Mail

USO DEL CALENDARIO EN WEBMAIL Es el componente de programación y planeación, está integrado con las funciones del correo electrónico y para utilizarlo se hace de la misma forma como si estuviera manejando una agenda de papel. El procedimiento es el mismo en Webmail, Outlook 2003 y Posteriores El calendario se puede ubicar de dos formas:

Es posible ver el calendario de 4 formas: por día, por semana laboral, semana completa y por mes Por Día:

Por Semana Laboral

Por Semana Completa

Por Mes

2.9.1

CREAR CITAS Y EVENTOS

De la misma forma que escribe en una agenda en papel, puede escribir en una sección del calendario para programar alguna cita o reunión. Para esto es necesario situarse sobre el día a programar y luego seleccionar el tipo de evento

Aparece una nueva ventana con el evento, muy similar a la de un mensaje de correo nuevo. Periodicidad

Comprobar Cancelar Importancia nombres reunión Alta baja

Partes del evento:

Requerido: personas que deben asistir de manera obligatoria Opcional. : Personas cuya asistencia es opcional Recursos: Cuando se manejan por este medio las salas, video beam u otros elementos que se utilizan durante las reuniones Ubicación: lugar capacitación

donde

se

hará

la

Hora de inicio y Finalización Aviso: Genera recordatorio de la cita u evento.

Categoría

Mostrar el tiempo como: Permite definir la forma en que se desea mostrar el evento dentro del calendario, que puede ser vista por otros y puede ser: Ocupado: para indicar que no se tiene disponibilidad para más citas o eventos Libre: indica disponibilidad de tiempo para asistir a citas o eventos Provisional: cuando se reserva el tiempo para una cita o evento pero no es definitiva Fuera de la oficina: cuando la cita o evento es fuera del sitio normal de permanencia.

2.9.2

DISPONIBILIDAD DE LOS ASISTENTES:

La disponibilidad de los asistentes para asistir al evento se puede conocer a través de la pestaña “Asistente de Programación”, brinda información detallada de cada uno. Así mismo indica horas sugeridas para su programación, basado en la disponibilidad de los asistentes

2.9.3

PERIODICIDAD:

Permite definir citas o eventos repetitivos, por ejemplo programar la asistencia a un Comité durante todo el semestre el cual será todos los lunes de 8:00 a.m. a 11:00 a.m.

En cuanto al intervalo de repetición, este consta de •

Inicio: Fecha en que inicia el evento o cita. Para la fecha de finalización existen varias opciones:

•

Sin fecha de finalización: Queda abierta y el evento o cita se programan automáticamente en el calendario. Muy usado para programar las fechas de los cumpleaños.

•

Finalizar después de XX Repeticiones: Programar que se muestre en la agenda un número determinado de veces.

•

Finalizar el: Dar una fecha determinada para finalización, la programación se efectuará todos los lunes y martes que estén dentro de esas fechas.

2.9.4

CONVOCATORIA A UN EVENTO

Un evento se diferencia de un mensaje por su icono, así mismo su estado, si ha sido aceptada o no. Pendiente por confirmar: el convocado no ha dado respuesta Aceptada: icono de confirmación de asistencia Provisional: no es indispensable su asistencia, también aplica cuando se acepta de manera tentativa Rechazado: el convocado ha declinado la invitación

2.9.5

ACEPTAR O RECHAZAR LA ASISTENCIA A UN EVENTO

Al ser convocados a un evento hay varias opciones: aceptar, rechazar, o dar una respuesta tentativa. También la opción de enviar un comentario al momento de confirmar asistencia. Al seleccionar cualquiera de las tres opciones disponibles, automáticamente se envía un correo a la persona que programa la reunión con la respuesta del convocado. Así mismo se agenda a su calendario Para esto, basta con hacer click en alguna de las 3 opciones.

2.9.6

AVISO DE RECORDATORIO

Recordatorio sobre el evento pendiente. Nos muestra su vencimiento y si se desea que continúe avisando, o descartarla si ya ha ocurrido