Manual de usuario EducaMadrid




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Coordinan

 Ascensión Madrigal Andrés: Servicio de Educación Especial y Orientación Educativa y Psicopedagógica.

 José Quirino Vargas Ibáñez: Área de Tecnologías de la Información y la Comunicación. Colaboran:

 Antonio García Martín: EAT - Móstoles

 Enrique Montañés Martín: CEIP Virgen del Cerro

 Eva Seligmann Zahn: EOEP Específico de Discapacidad Motora

 Fernando Fuentes Notario: Servicio de la Unidad de Programas, DAT - Norte.

 Candela Imbernon López: Profesora en la Escuela Universitaria La Salle Depósito Legal:

 M-36404-2004


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 ÍNDICE 1. ACCESO A LAS HERRAMIENTAS PERSONALES ................................................................................................................................................................ - 00 2. CORREO .................................................................................................................................................................................................................... - 00 2.1. Entrantes ......................................................................................................................................................................................................... - 00 2.2. Nuevo .............................................................................................................................................................................................................. - 00 2.3. Enviados .......................................................................................................................................................................................................... - 00 2.4. Carpetas .......................................................................................................................................................................................................... - 00 2.5. Buscar ............................................................................................................................................................................................................. - 00 2.6. Información ..................................................................................................................................................................................................... - 00 2.7. Editar preferencias ........................................................................................................................................................................................... - 00 2.7.1. Dirección de reenvío .............................................................................................................................................................................. - 00 2.7.2. Firma ...................................................................................................................................................................................................... - 00 2.7.3. Mensaje de vacaciones .......................................................................................................................................................................... - 00 2.7.4. Ajustes de la apariencia del correo ......................................................................................................................................................... - 00 2.9. Acceso desde clientes externos ....................................................................................................................................................................... - 00 2.10. El correo para niños ...................................................................................................................................................................................... - 00 3. CONTACTOS ............................................................................................................................................................................................................... - 00 3.1. Añadir contacto ............................................................................................................................................................................................... - 00 3.2. Añadir lista ...................................................................................................................................................................................................... - 00 3.3. Ver todos ......................................................................................................................................................................................................... - 00 4. AGENDA .................................................................................................................................................................................................................... - 00 4.1. Eventos ............................................................................................................................................................................................................ - 00 4.1.2. Porlet de agenda .................................................................................................................................................................................... - 00 4.2. Tareas .............................................................................................................................................................................................................. - 00 4.2.1. Porlet de tareas ...................................................................................................................................................................................... - 00 4.3. Vistas de la agenda .......................................................................................................................................................................................... - 00 -

 1. ACCESO A LAS HERRAMIENTAS PERSONALES Las herramientas personales que Educamadrid pone a nuestra disposición nos servirán para gestionar aspectos tan importantes como: nuestro correo electrónico, una libreta de contactos y direcciones, una agenda personal y un listín de tareas. Las herramientas personales son: 

Correo



Contactos



Agenda



Tareas

Estas herramientas, como su nombre indica, únicamente están disponibles en nuestro ámbito personal, nunca, ni por error, podrán estar accesibles para otro usuario o dentro de un ámbito público (por ejemplo una comunidad virtual). Los ámbitos públicos disponen de sus propias herramientas. Accedemos a ellas desde nuestro escritorio, situando el puntero del ratón sobre el menú de navegación superior, encima de la opción “Herramientas”, desplegándose así una lista de posibilidades que coincide con la anteriormente enumerada, como aparece en esta imagen:

Para elegir una de ellas pulsamos con el botón izquierdo del ratón sobre la deseada. También podemos acceder a algunas de ellas a través de los iconos de la barra de navegación superior, situados encima del menú anterior:

Correo

Agenda

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 2. CORREO La cuenta de correo electrónico que Educamadrid pone a nuestra disposición mediante su portal educativo es una de las herramientas más poderosas y versátiles del portal, y que probablemente más utilizaremos. Se gestiona directamente desde nuestro escritorio en Educamadrid; utilizando para ello cualquier navegador web. Es lo que se conoce como correo web. Esto se traduce en que podemos consultarlo desde cualquier equipo que tenga conexión a Internet, sin más que recordar nuestro nombre de usuario y nuestra contraseña. Hemos de saber que nuestra dirección de correo en el portal Educamadrid será la siguiente: [email protected] En donde “identificador_de_usuario” es el “usuario” que utilizamos para ingresar en el Portal. El hecho de que accedamos al correo a través del Portal no significa que no pueda ser configurado en una aplicación específica de gestión de correo, al contrario: si decimos que se trata de una herramienta poderosa y versátil es porque también nos ofrece esa posibilidad. Podemos utilizar cualquiera de los clientes de correo electrónico que habitualmente se usan para ello: Outlook, Eudora, Messenger,… Más adelante veremos cómo hacer esto. Por defecto, en nuestro buzón de correo tenemos una gran capacidad de espacio (100 Mb); que si fuera necesario, el administrador podría aumentar hasta un máximo de 500 Mb para profesores y 300 para alumnos. Dada esta gran capacidad se recomienda mantener en el portal todos nuestros mensajes, eliminando sólo aquéllos que consideremos inútiles; así como distribuirlos en carpetas para su mejor organización (proceso muy sencillo que más adelante veremos). En la misma línea, si nuestro deseo es utilizar un software específico de gestión de correo electrónico, sería muy recomendable configurarlo de forma que no elimine los mensajes del servidor. De esta forma tenemos siempre la posibilidad de trabajar desde otro puesto, además de la seguridad de que, ante virus o accidentes de nuestro equipo, podamos recuperar los correos y sus archivos adjuntos.

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El correo aparece por defecto en nuestro escritorio como una ventana más (“porlet de correo”), mostrando los mensajes entrantes, tal como se ve en esta imagen:

Si observamos la cabecera de esta ventana de correo, veremos que aparecen las principales acciones que podemos llevar a cabo sobre nuestra cuenta de correo electrónico:

Figura 2.A Entrantes: Nuevo: Contactos: Carpetas: Buscar: Info:

Para acceder a todos los correos recibidos y almacenados en nuestro buzón de entrada Para redactar un nuevo mensaje Para acceder a la libreta de contactos Para gestionar nuestras carpetas Para buscar algo o alguien en nuestros correos Para obtener información sobre nuestra cuenta de correo

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Este porlet de correo puede agregarse o eliminarse como cualquier otro. A la derecha, en la barra de título (figura 2.A) dispone de los iconos de configuración habituales: minimizar, maximizar, cerrar y editar preferencias (en la imagen siguiente):

Pulsando sobre el icono señalado, pasamos a ajustar algunas preferencias referidas a la apariencia, filtrado, etc. Lo mismo que se detalla en el punto 2.7. Para mayor comodidad y no repetirnos, accederemos a la herramienta de gestión de correo que, además de las anteriores, nos ofrece otras muchas posibilidades. Lo hacemos mediante el menú superior que nos aparece en nuestro escritorio, de la misma forma que indicamos al principio del capítulo:

O bien pulsando sobre el icono correspondiente de la barra de navegación superior:

De esta forma entramos directamente en la carpeta de correos entrantes.

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2.1. ENTRANTES Siguiendo los pasos indicados, pasamos a la gestión de nuestra cuenta de correo, llegando concretamente a nuestra carpeta de correos entrantes:

Figura 2.1.A Ésta es una pantalla que nos ofrece un listado de los veinticinco últimos correos entrantes (B), así como un menú donde aparecen todas las acciones que podemos llevar a cabo sobre nuestra cuenta de correo (A). Si deseamos acceder a los demás correos que no aparecen en la lista, lo hacemos mediante la lista desplegable que aparece en la parte superior derecha (D): Si nos encontramos en alguna otra sección de nuestro correo, la forma de llegar al buzón de correos entrantes es eligiéndolo en el menú de “Opciones de correo” de la izquierda (sección A de la figura 2.1.A):

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Volviendo a la figura 2.1.A, para identificar cada uno de los mensajes tenemos varias columnas que nos ayudan a ello, cada una de ellas con una cabecera:

El significado de cada una de ellas es: *

Bajo este símbolo aparecerá una “N” al lado del mensaje que aún no haya sido leído. Una vez que abramos dicho mensaje, la “N” desaparecerá. Cuando se trata de un mensaje al que hemos contestado, aparecerá una “A”. Este símbolo al lado de un mensaje indica que lleva un archivo adjunto. Si seleccionamos este cuadro de opción, quedan automáticamente seleccionados todos los mensajes (para posteriormente llevar a cabo alguna acción sobre ellos). Haciendo lo propio sobre el cuadro que acompaña a uno de los mensajes, solamente quedaría seleccionado ese mensaje.

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De

Bajo este epígrafe aparece el remitente de cada mensaje. Si pulsamos sobre él, los mensajes se ordenan alfabéticamente por el remitente. Si pulsamos una segunda vez cambia el sentido de ordenación.

Tema

En esta columna aparece el asunto que titula el mensaje. Si pulsamos sobre él, los mensajes se ordenan alfabéticamente por el tema. Si pulsamos una segunda vez cambia el sentido de ordenación.

Fecha

En esta columna aparece la fecha de recepción de cada mensaje. Si pulsamos sobre él, los mensajes se ordenan por oren de llegada, los más actuales primero. Si pulsamos una segunda vez cambia el sentido de ordenación.

Tamaño

Aquí aparece el tamaño del mensaje medido en “k” (KBytes). Si pulsamos sobre él, los mensajes se ordenan por su tamaño, los mayores primero. Si pulsamos una segunda vez cambia el sentido de ordenación.




Estos símbolos nos permiten reordenar las columnas a nuestro antojo, moviéndolas a izquierda o derecha, respectivamente.


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En la sección (C) de la figura 2.1.A encontramos un par de herramientas que nos permiten llevar a cabo algunas acciones sobre los mensajes que previamente hayamos elegido mediante su cuadro de selección correspondiente (  ):

Eliminar:

Este botón borra los mensajes seleccionados. Estos mensajes no se borran definitivamente, sino que pasan por un lugar intermedio, la carpeta “Papelera”, por si por alguna razón deseamos recuperarlos. Si de la “Papelera” los eliminamos, ya no se podrían recuperar.

Mover a…: Esta lista desplegable nos sirve para elegir la carpeta a la que deseamos mover los correos seleccionados. Para acceder al contenido de un mensaje sólo hemos de pulsar sobre él, bien sobre el remitente, bien sobre el tema. Llegamos así a esta pantalla, que nos ofrece el contenido del mensaje así como una serie de opciones, que pasamos a describir:

En la parte superior (e inferior) del mensaje aparecen una serie de botones que nos permiten realizar otras tantas acciones sobre dicho mensaje: Enviar respuesta: Este botón nos abre un mensaje nuevo para poder responder directamente al remitente del mensaje actual, como la figura 2.2.A. Contestar a todos: Cuando el mensaje actual ha sido enviado a un grupo de destinatarios, este botón nos permite responder a todos, no sólo al remitente del mensaje.

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Redireccionar: Este botón nos permite reenviar el mensaje completo a quien deseemos.

 1  Cuando borramos un mensaje mediante el botón “Eliminar” no desaparece totalmente, pasa a la “Papelera”, de donde podemos recuperarlo si nos arrepentimos. Una vez que lo borremos de la “papelera” desaparecerá definitivamente.

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Eliminar: Como su nombre indica, pulsando este botón eliminamos el mensaje. Mover a…: Nos permite mover el mensaje a la carpeta que deseemos. Anterior - Después: Con estas acciones vamos al anterior o al siguiente mensaje, respectivamente. Por último, en la parte inferior del mensaje aparece un botón, , que nos lleva a una pantalla que nos muestra el mensaje preparado para obtener una copia por impresora. /i/  1

2.2. NUEVO Cuando deseamos redactar un mensaje, pulsamos sobre la opción “Nuevo” del menú de opciones de correo de la izquierda (sección A de la figura 2.1.A):


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Llegamos así a esta nueva pantalla, con las siguientes secciones:

Figura 2.2.A Pasemos a describir con detalle cada una de ellas:

1. En esta sección escribimos los datos de nuestro mensaje: De: Aquí aparece automáticamente nuestra dirección electrónica, el remitente. A: Aquí hemos de introducir la dirección del destinatario de nuestro mensaje. Podemos poner varios destinatarios, separando sus direcciones con comas. Es importante saber que cuando deseamos enviar un mensaje a otro usuario de Educamadrid, no es necesario escribir su dirección completa, basta con escribir sólo el nombre de usuario, prescindiendo de la escritura “@educa.madrid.org”.

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Cc: Aquí introduciremos la dirección o direcciones de aquellas personas que deseamos que reciban una copia del mensaje. Cco: Aquí escribiremos las direcciones de aquéllos que recibirán una copia del mensaje, pero con la salvedad de que todos los que aquí incluyamos no aparecerán como destinatarios ante los ojos del resto: todo el mundo puede ver las direcciones incluidas en los campos “A” y “Cc”, pero no las incluidas en “Cco”. Tema: Aquí introducimos el título o asunto sobre el que versa nuestro mensaje.

2. Estos botones nos sirven para lo siguiente: Enviar: Una vez hayamos redactado por completo nuestro mensaje, pulsamos sobre este botón para enviarlo a sus destinatarios. Guardar borrador: Este botón nos sirve para guardar nuestro mensaje en la carpeta “Borrador” y poder recuperarlo y continuar su redacción más adelante. Cancelar: Con este botón salimos de la ventana de edición de mensajes, cancelando todo lo hecho hasta ese momento y volviendo al punto de partida.

3. Este botón nos sirve para adjuntar ficheros a nuestro mensaje. Cuando pulsamos sobre él llegamos a esta pantalla:

Pulsando sobre el botón “Examinar” se abre una ventana del explorador de archivos que nos permite elegir un fichero. Una vez elegido, pulsamos sobre “Adjuntar al mensaje”, abriéndose entonces una ventana que nos indica el progreso de transferencia a nuestra cuenta de correo, del fichero elegido:

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Hemos de esperar a que esta barra de progreso se complete hasta el 100% y la pantalla desaparezca, para ejecutar cualquier otra acción. Por supuesto, el tiempo que se demore en ello dependerá de la calidad de nuestra conexión a Internet y del tamaño del fichero. Estos pasos los repetiríamos con cada archivo que deseáramos adjuntar a nuestro mensaje, que a su vez irían acumulándose en la columna de la derecha: “Ficheros adjuntados”. Cuando hayamos añadido todos los archivos deseados, pulsamos “Terminado” y regresamos así a la pantalla de edición del mensaje, figura 2.2.A.

4. Activando este cuadro de opción nos aparece una pequeña barra de herramientas que nos permite editar nuestro mensaje con un buen puñado de opciones, a modo de procesador de textos: tipo de letra, negrita, cursiva, subíndice, colores, …

5. En esta zona escribimos el contenido del mensaje. 6. Activando este cuadro de opción provocamos que una vez que nuestro mensaje sea leído por el destinatario, nos llegue una notificación de ello. Todo esto nos lo describe una ventana emergente que aparece al activarlo:

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Hemos de tener en cuenta que esto sólo es posible si tenemos activada la opción de texto enriquecido, advirtiéndonos de ello una nueva ventana emergente:

2.3. ENVIADOS Cada vez que enviamos un mensaje una copia del mismo queda almacenada en la carpeta “Correos enviados”. Para acceder a ella lo hacemos desde el menú de “Opciones de correo” de la izquierda (sección A de la figura 2.1.A):

Al hacerlo llegamos a la lista de todos los correos enviados, que se nos presentan igual que en la carpeta “Entrantes” (figura 2.1.A), con las mismas posibilidades; no entraremos, por tanto, en más detalles.

2.4. CARPETAS No solamente existen las carpetas “Entrantes”, “Correos enviados” y “Papelera”. Tenemos algunas más; y no sólo eso, sino que podemos crear las que necesitemos para tener todos nuestros correos organizados a nuestro antojo.

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Entremos en la lista de carpetas y veamos las posibilidades que tenemos. Como siempre, lo hacemos desde el menú de “Opciones de correo” de la izquierda (sección A de la figura 2.1.A):

Nos aparecen entonces la lista de carpetas que por defecto existen (carpetas que, por cierto, no podemos modificar ni eliminar): Entrantes (a donde van a parar los correos que llegan) Correo no deseado (carpeta reservada para el correo basura) Mensajes enviados (a donde va a parar una copia de cada correo que enviamos) Borradores (en donde se guardan los correos que no hemos acabado de redactar) Papelera (a donde van a parar los mensajes que eliminamos)

Pulsando sobre una de ellas accederíamos a su interior para ver los mensajes que contiene.

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Los círculos que aparecen a la izquierda de cada una nos sirven para seleccionarlas y ejecutar sobre ellas algunas acciones, como por ejemplo vaciarla: pulsando sobre el botón “Vaciar carpeta”. Si pulsamos sobre “Vaciar papelera” vaciamos la carpeta “Papelera”. En la parte inferior nos aparece información sobre la ocupación del espacio que tenemos reservado para nuestros mensajes. Para agregar una carpeta nueva pulsamos sobre el botón “Añadir”, y nos aparece esto:

 2

 No

utilizaremos para los nombres de carpeta ni eñes, ni tildes, ni ningún carácter especial.

Escribimos el nombre que deseamos darle a la carpeta y pulsamos “Añadir carpeta” /i/  2 Una vez que hayamos creado nuestras carpetas personales, moveríamos a ellas desde cualquier otra carpeta los mensajes deseados como hemos indicado con anterioridad: seleccionándolos y eligiendo “Mover a…”. Si por alguna razón queremos eliminar o modificar el nombre de alguna carpeta, solamente tenemos que seleccionarla y pulsar el botón adecuado:

Editar Carpeta

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Eliminar Carpeta


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Vaciar Carpeta

Carpeta Seleccionada

2.5. BUSCAR Esta opción del menú de “Opciones de correo” nos sirve para buscar un texto determinado en nuestro correo, aplicando como criterios de búsqueda: 

Las carpetas en las que se desea hacer la búsqueda



Los campos del correo en los que está el texto



Las fechas de los mensajes



El método de búsqueda, para cuando buscamos varias palabras (“Y” u “O”)



La fecha o rango de fechas de los mensajes en los que hacer la búsqueda

Entramos en la sección de búsqueda pulsando el siguiente botón del menú de “Opciones de correo” (sección A de la figura 2.1.A):

Y llegamos a una ventana similar a ésta, en la que ya hemos establecido unos criterios de búsqueda: En este ejemplo hemos especificado estas condiciones de búsqueda: Buscar las palabras “infantil” o “primaria” en todos los mensajes de las carpetas “Entrantes”, “Departamento” y “DGOA”, en las secciones “Tema” y “Cuerpo” del mensaje y que lo haga en todos aquellos mensajes con fecha dentro del mes actual.

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2.6. INFORMACIÓN Desde la opción “Info” del menú de “Opciones de correo” (sección A de la figura 2.1.A) accedemos a un resumen informativo del estado de nuestra cuenta de correo:

2.7. EDITAR PREFERENCIAS Veamos ahora cómo ajustar ciertos parámetros en nuestra cuenta de correo que nos harán más cómoda la gestión de la misma. Lo hacemos mediante la opción “Editar preferencias” del menú de “Opciones de correo” (sección A de la figura 2.1.A):

Llegamos así a una pantalla que nos permite ajustar las siguientes opciones:

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2.7.1. DIRECCIÓN DE REENVÍO Esto nos permite redireccionar todos nuestros mensajes a otras direcciones de correo electrónico que nosotros decidamos, de forma que los mensajes que tengan como destinatario nuestra dirección de Educamadrid realmente llegarán a las que aquí indiquemos:

En caso de indicar varias, hemos de escribir una dirección por cada línea. Después pulsaríamos sobre “Guardar cambios”. Con esto, prácticamente la herramienta de correo queda desactivada, apareciendo este mensaje al intentar acceder a ella de nuevo:

Si pulsamos sobre el botón “Inhabilite el reenvío” todo volverá a la normalidad.

2.7.2. FIRMA Nos permite escribir un texto que en adelante se añadirá a cada nuevo mensaje que redactemos, al final del mismo, a modo de firma:

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2.7.3. MENSAJE DE VACACIONES Esto notificará nuestra ausencia mediante un mensaje de error remitido a su buzón, a todos aquéllos que nos envíen un mensaje.

2.7.4. AJUSTES DE LA APARIENCIA DEL CORREO Cuando elegimos esta opción nos aparece esta pantalla:

1. Aquí fijamos el número de mensajes que deseamos que nos aparezcan en la ventana “Correo” de nuestro escritorio (“porlet de correo”). 2. Aquí fijamos el número de mensajes por pantalla que queremos que nos aparezcan cuando entramos en una carpeta. 3. Aquí podemos elegir entre varias formas de mostrar la cabecera de los mensajes: Ninguno, básico, completo, avanzado. 4. Aquí fijamos el número máximo de destinatarios de cada mensaje.

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2.9. ACCESO DESDE CLIENTES EXTERNOS Como ya hemos indicado anteriormente, podemos configurar el correo de Educamadrid para gestionarlo desde clientes de correo externo. Para ello hemos de tener bien presentes estos datos: Dirección de correo electrónico: [email protected] (en donde “identificador_de_usuario” es el mismo que utilizamos para entrar en el Portal) Servidor de correo entrante (POP): pop.educa.madrid.org Servidor de correo saliente (SMTP): smtp.educa.madrid.org Nombre de cuenta: identificador_de_usuario (el “USUARIO” que utilizamos para entrar en el Portal) Contraseña/Password: La misma que utilizamos para entrar en el Portal

Hemos de tener en cuenta además que el servidor de correo saliente requiere autenticación, y así hemos de configurarlo en el cliente de correo que hayamos elegido. Veamos cómo hacer todo el proceso en el cliente Outlook Express:

Una vez arrancado en programa, accedemos a la opción “Herramientas” (1) del menú principal, y elegimos “Cuentas…” (2):

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En el cuadro de diálogo que nos aparece pulsamos sobre el botón “Agregar” (3) y elegimos “Correo…” (4):

En esta caja de texto (5) introducimos un nombre o apodo. Éste será el que verán las personas al recibir los correos desde la cuenta que estamos configurando. Pulsamos en el botón “Siguiente >”:

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Aquí (6) escribimos nuestra dirección de correo electrónico (recordemos que es del tipo [email protected]). Pulsamos en el botón “Siguiente >”:

En estas dos cajas de texto (7) introducimos el servidor de correo saliente (pop.educa.madrid.org) y entrante (smtp.educa.madrid.org). Pulsamos sobre el botón “Siguiente >”:

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 Recordemos: el “Nombre de cuenta” es nuestro identificador de usuario, el nombre que tecleamos al entrar en el portal Educamadrid bajo el epígrafe “USUARIO”.

Aquí (8) introducimos el nombre de nuestra cuenta y la contraseña. Podemos activar la casilla de verificación “Recordar contraseña” para no tener que introducir más veces la contraseña al recoger nuestros mensajes. Pulsamos en el botón “Siguiente >”: /i/  3

Por último pulsamos sobre el botón “Finalizar” y ya tenemos configurada nuestra cuenta de correo.

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Veamos ahora cómo configurar nuestro cliente de correo para que el servidor de correo saliente utilice autenticación: En la misma ventana del inicio accedemos al menú principal de “Herramientas” (1) y elegimos “Cuentas” (2):

En la ventana que nos aparece seleccionamos la cuenta de correo que acabamos de configurar (9) y pulsamos sobre el botón “Propiedades” (10):

En la pestaña “Servidores” (11) activamos la casilla de verificación “Mi servidor requiere autenticación” (12) y pulsamos sobre el botón “Configuración…” (13):

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Marcamos la opción “Iniciar sesión usando” y rellenamos las dos cajas de texto (14) como lo hemos hecho anteriormente. Por último pulsamos sobre el botón “Aceptar”, pulsación que repetiremos en todas las ventanas que tengamos abiertas.

 4  Una buena forma de comprobar que todo funciona correctamente es enviarnos un mensaje a nosotros mismos, así comprobamos tanto el servidor de correo saliente (POP) como el de correo entrante (SMTP).

De esta forma ya tenemos configurado nuestro cliente de correo electrónico para gestionar la cuenta de Educamadrid. /i/  4

2.10. EL CORREO PARA NIÑOS Para los alumnos de Educación Infantil y Primer Ciclo de Primaria el aspecto de la herramienta de correo es muy distinto, adaptada a ellos; con símbolos e iconos mucho más acordes con sus inquietudes; potenciando el aspecto visual y simplificando al máximo la interfaz de uso. Además las posibilidades de la misma están limitadas, como luego veremos. La entrada al portal es de esta forma:

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La herramienta de correo aparece marcada en esta imagen. Al pulsar sobre ella aparecemos en esta pantalla:

En donde existe la posibilidad de acceder a nuestra lista de correos recibidos, “Mis correos”; enviar un correo nuevo, “”Nuevo correo”; y acceder a la lista de correos enviados,“Enviados”. Al lado de cada uno de los mensajes aparecerá un icono que permite eliminarlo. Este tipo de usuarios solamente puede recibir correos de los usuarios registrados en Educamadrid, nunca de un remitente externo. Sin embargo pueden enviarlos a cualquier usuario.

 3. CONTACTOS Educamadrid nos proporciona la posibilidad de almacenar y de mantener en nuestra cuenta una libreta de direcciones, a modo de agenda personal. Y decimos “a modo de agenda personal” porque no sólo se trata de de una lista de direcciones de correos electrónicos, sino que podremos introducir en cada registro un buen montón de datos: el nombre completo, dirección postal, teléfono, móvil, fax, etc. Después podremos agrupar una serie de contactos en una “lista” para que sea más cómodo realizar un envío múltiple; sin necesidad de tener que teclear la dirección de cada uno de ellos.

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Para acceder a la libreta de contactos lo podemos hacer desde el menú de navegación superior, en la opción de “Herramientas”…:

… O bien, si estamos en la sección de nuestro correo, lo hacemos pulsando sobre la opción que tenemos a la izquierda, en el “Menú de correo”, bajo el epígrafe “Herramientas” (sección A de la figura 2.1.A):

De cualquiera de las dos formas anteriores, la primera vez que entramos llegamos a una pantalla idéntica a ésta:

Figura 3.A

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3.1. AÑADIR CONTACTO Para añadir una entrada a nuestra libreta de contactos pulsamos sobre la opción “Añadir contacto” del “Menú de contactos” de la izquierda de la figura 3.A:

Llegamos así a una pantalla de edición que nos permite introducir toda la información referida al nuevo contacto:



Figura 3.1.A Cuando hayamos acabado de rellenar los campos pulsamos sobre el botón “Guardar” (en la parte superior) o bien sobre “Guardar y añadir otro” si nuestra intención es seguir introduciendo más entradas en la libreta. Si pulsamos “Cancelar” volvemos a la libreta de contactos sin guardar el que en ese momento estemos confeccionando. /i/  5

 Hemos de saber que no es obligatorio introducir todos los campos: solo lo son los que están bajo el epígrafe “Básico”. 5

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Cuando hayamos introducido varios, la libreta de contactos tendrá ahora un aspecto similar a éste:

Figura 3.1.B Para editar los datos de alguno de ellos, pulsaríamos sobre su nombre, lo que nos llevaría a la pantalla anterior de edición (figura 3.1.A), en donde podríamos hacer las modificaciones deseadas. Cuando deseemos enviar un mensaje a uno o varios de ellos basta con marcar las casillas de verificación que cada contacto tiene a su izquierda y pulsar sobre el botón “Escribir un Email”. Si pulsamos sobre “Eliminar”, los contactos marcados desaparecerían de nuestra agenda.

3.2. AÑADIR LISTA Veamos ahora cómo agrupar un puñado de contactos en una lista, lo que nos ayudará a mantener más organizada nuestra agenda de direcciones; haciéndonos más cómoda la tarea de realizar un envío múltiple. Lo primero que hemos de saber es que todos los contactos que deseemos añadir a una lista han de existir con anterioridad en nuestra libreta de contactos. Primero por tanto hemos de introducirlos todos, y por último, los que deseemos, agruparlos en listas.

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Pulsamos sobre la opción “Añadir lista” del “Menú de contactos” de la izquierda de la figura 3.1.B:

Y nos presentamos en una pantalla como ésta:

En la columna de la derecha (A) titulada “Disponible” aparecen todos los contactos que tenemos actualmente en nuestra libreta. En la columna de la izquierda (B) titulada “Actual” aparecen los contactos que hasta este momento forman parte de la lista que estamos elaborando, y cuyo nombre hemos de poner en la caja de texto “Nombre de la lista” (D). Para mover un contacto de un lado a otro, primero hemos de seleccionarlo de una de las dos columnas, A o B (en ese momento aparecerá su nombre en la caja de texto F), y pulsamos uno de los botones de C dependiendo del sentido del desplazamiento. Cuando hayamos acabado de confeccionar la lista pulsamos sobre alguno de los botones de E, dependiendo de si queremos guardar la lista y volver a la pantalla anterior (“Guardar”), o queremos seguir añadiendo listas (“Guardar y añadir otro”), o bien queremos anular lo hecho hasta ahora y volver (“Cancelar”).

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Cuando volvamos a la libreta de contactos observaremos que nuestra lista así creada se añade a los contactos allí enumerados como si fuera uno más:

 6  Para distinguir las listas de los contactos la herramienta añade al final de cada lista un asterisco (*). También podemos observar que no aparece ninguna dirección de correo asignada a las listas, al contrario de lo que ocurre con los contactos, que todos tienen asignada una dirección electrónica.

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El elemento que aparece remarcado en rojo corresponde a la lista que acabamos de crear. /i/  6 Para realizar un envío de un correo a toda una lista de contactos seleccionamos la lista mediante la casilla de verificación que aparece a su izquierda y pulsamos sobre el botón “Escribir un Email”. Llegaríamos a una pantalla de edición de mensaje (como la figura 2.2.A) en la que ya nos aparecen escritas las direcciones de todos los destinatarios, los integrantes de la lista, en el lugar adecuado. Si queremos eliminar una lista, la señalamos como antes y pulsamos sobre el botón “Eliminar”.


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3.3. VER TODOS Cuando en nuestra libreta de contactos tengamos un número muy alto de entradas será difícil encontrar una dirección en concreto. Pero si observamos el aspecto que tiene nuestro listín de contactos:

El la parte superior aparece un abecedario, en donde algunas de las letras están subrayadas. Esto nos indica que existen contactos que empiezan por esas letras, y que pulsándolas podemos acceder a esos contactos exclusivamente. Las letras no subrayadas indican que no tenemos ninguna entrada que empiece por ellas. En nuestro ejemplo observamos que tenemos contactos que empiezan con las letras C y D. Si quisiéramos, por ejemplo, acceder a los contactos que empiezan por “D”, pulsaríamos sobre “D”. Para ver todos los contactos de nuevo, pulsamos sobre “Ver todos”, bien en el lugar que aparece marcado en la imagen, o bien sobre dicha opción en el “Menú de contactos” (que aparece a la izquierda).

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 4. AGENDA La agenda que nos proporciona Educamadrid es una herramienta muy versátil en la que podremos introducir todo tipo de sucesos, que se repetirán con la periodicidad que nosotros queramos y con la prioridad que deseemos darles. En nuestra agenda tendremos la posibilidad de anotar dos tipos de sucesos: Acontecimientos (o eventos) y Tareas. Además de esto, podremos fijar varios tipos de eventos que ya vienen implementados en la herramienta: Reunión, Boda, Aniversario, Cumpleaños, Cita, Clase, … Acceder a la agenda es muy fácil: podemos hacerlo mediante el menú de navegación superior:

… O bien pulsando sobre el siguiente icono de la barra de navegación superior:

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De ambas formas llegamos a esta pantalla:

Figura 4.A A la izquierda (A) tenemos el “Menú de Agenda” con una lista de posibilidades que veremos más adelante. Y a la derecha, bajo el epígrafe “Semana” tenemos la lista (B) de todos los acontecimientos que hemos fijado para la semana que aparece indicada en la parte superior (C). Más adelante veremos cómo acceder a las vista de la agenda por días, meses o incluso todo el año. Si queremos ver solamente los acontecimiento de algún tipo en concreto, sólo tenemos que elegirlo de la lista desplegable de la esquina superior derecha (D). Las dos flechitas,
, que aparecen respectivamente a la izquierda y derecha de la semana (C), sirven para desplazarnos por semanas en la agenda. Para acceder a los detalles de un evento (B) en concreto sólo tenemos que pulsar sobre él, y nos aparecerá algo como esto: Figura 4.B

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En esta pantalla tenemos toda la información relativa al acontecimiento que nos ocupa: Título, fecha, hora, descripción, etc. datos todos ellos que introdujimos cuando creamos este evento. Al lado del título tenemos la posibilidad de editar este evento y modificarlo si es nuestro gusto [Editar].

4.1. EVENTOS Acontecimientos o eventos son los hechos (citas, reuniones, bodas, aniversarios, etc.) que podemos añadir con una fecha y hora fija, y que por tanto, aparecerán en nuestra agenda temporal. Por tanto, cuando queramos añadir un acontecimiento a la agenda habremos de fijar un día y hora concretos para ello. Veamos cómo trabajar con acontecimientos: añadir, editar, modificar, etc.: Pulsamos sobre la opción “Eventos” del “Menú de Agenda”, que aparece a la izquierda de la pantalla de agenda (sección A de la figura 4.A):

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Esto nos llevará a una pantalla en la que aparece una lista ordenada por fecha y hora de todos los acontecimientos que ya están incluidos en la agenda:

Figura 4.1.A En la zona A tenemos una lista ordenada de todos los eventos que ya tenemos en nuestra agenda. Pulsando sobre la fecha, accederíamos a los acontecimientos que tienen lugar ese día en concreto. Pulsando sobre el título accederíamos a los detalles de ese evento (figura 4.B). En la lista desplegable B podemos acceder al tipo de acontecimiento que deseemos se nos muestre en esta lista. En la zona C podemos ordenar a la agenda que sólo nos muestre los acontecimientos pasados, futuros o bien que aparezcan todos, simplemente pulsando sobre la opción deseada.

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Si queremos añadir un evento más, pulsamos sobre el botón “Añadir evento” (D), apareciendo en esta pantalla de edición:

 7  Este título que introducimos en A será el que nos aparecerá en todos los listados de eventos de la agenda, por tanto es importante que sea cuanto más descriptivo mejor.

Figura 4.1.B En A ponemos un título al evento. /i/  7 En la lista desplegable “Tipo” (B) elegimos el tipo de evento de que se trata. No podemos poner el tipo que nosotros queramos, hemos de elegir obligatoriamente uno de los que esta lista nos muestra. En C fijamos la fecha, hora y duración del evento. En el apartado “Descripción” (D) describimos el acontecimiento al detalle. En el apartado E ponemos todos los datos que deseemos del lugar en donde se celebrará el evento. En la zona inferior, bajo el epígrafe “Repetir” (F) podemos ordenarle a la agenda que este acontecimiento lo repita cada día, cada semana o cada año, además de poder fijar una fecha en la que el acontecimiento finalizaría.

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Una vez que hayamos fijado todos los datos que deseemos del acontecimiento, pulsamos sobre uno de los botones de la zona G, dependiendo de si queremos guardar los datos y volver (“Guardar”), guardar los datos y seguir añadiendo más eventos (“Guardar y añadir otro”) o bien cancelar los datos introducidos y volver. Una vez que acabamos de introducir eventos (pulsando uno de los botones “Guardar” o “Cancelar”) volvemos a la pantalla mostrada en la figura 4.1.A, en donde nos aparecerán todos los acontecimientos anteriores más los que acabamos de introducir.

4.1.2. PORLET DE AGENDA Podemos configurar nuestro escritorio (o cualquier otra página) para que aparezca un porlet con la agenda de fechas. Lo haríamos de la misma forma que insertamos cualquier otro tipo de porlet o ventana. Ya tenemos la ventana o porlet de agenda en la página indicada. El aspecto que tiene es este:

Figura 4.1.2.B A. Aquí tenemos una serie de opciones. Con: Día - Semana - Mes - Año accedemos a las vistas de la agenda, que estudiaremos en el punto 4.3. Con Eventos accedemos a la configuración de eventos en la agenda, lo descrito en el punto 4.1. Con Tareas accedemos a la configuración de tareas, punto que desarrollaremos en el apartado 4.2. B. Aquí tenemos el mes actual, en el que nos encontramos. Observamos que hay un día que aparece oscurecido, eso indica que es la fecha actual. También podemos observar que hay días que aparecen subrayados, eso indica que en esos días hemos fijado algún evento. Para acceder a ellos basta con pulsar sobre la fecha en cuestión y aparecerá la lista en la zona C.

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C. En esta zona aparecen los eventos que tienen lugar la fecha indicada en la parte superior. Si deseamos ver los acontecimientos de otro día sólo tenemos que elegirlo en la zona B y pulsarlo. Pulsando sobre uno de estos acontecimientos aquí descrito accedemos a los detalles del mismo (figura 4.B). D. Aquí podemos navegar a través de cualquier fecha para acceder a los acontecimientos de cualquier día.

4.2. TAREAS Las tareas son ocupaciones o quehaceres que deben hacerse, pero que en principio no tienen asignada una fecha y hora fijas, como máximo podemos asignarle una fecha esperada; y que por tanto, no aparecerán en la agenda temporal. Se gestionan por tanto mediante un recurso aparte. Para acceder a la gestión de tareas tenemos como siempre varias posibilidades: mediante el menú de navegación superior:

… O bien, si tenemos en nuestro escritorio el porlet de agenda, figura 4.1.2.B, pulsando en la opción “Tareas” de la zona A.

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… O bien, dentro del menú de Agenda (sección A de la figura 4.A), pulsando sobre “Tareas”:

De cualquiera de las tres formas, la pantalla a la que llegamos es ésta:

Figura 4.2.A En A aparece una lista de tareas que nosotros hemos fijado con anterioridad. Acceder a los detalles de una de estas tareas es tan sencillo como hacer clic sobre ella. Apareceríamos en la pantalla de edición de la misma, igual a la pantalla de creación de tarea que veremos a continuación (figura 4.2.B). En la zona B podemos filtrar la lista de tareas que queramos que nos aparezcan; bien mediante el campo de “Prioridad” o mediante el campo de “Estado”, pulsando por último sobre el botón “Ver”.

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El botón que nos aparece en C nos da la posibilidad de añadir más tareas. Veamos cómo se hace: Pulsamos sobre él y llegamos a:

Figura 4.2.B A. Aquí escribimos un título para nuestra tarea. Intentaremos que sea lo más descriptivo posible pues será el texto que aparecerá en todos los listados de tareas. B. En estos campos podemos fijar una fecha esperada, o bien marcar la casilla de verificación que dice “Ninguna fecha esperada”. C. Aquí establecemos la prioridad que queremos asignarle a la tarea (en grados de 1 a 5) y el estado de la misma (Nuevo, En marcha y terminado). D. En D escribimos los detalles de la tarea. E. Cuando hayamos acabado de confeccionar nuestra tarea pulsamos sobre uno de estos botones, dependiendo de la opción deseada. Cuando acabamos de crear la tarea volvemos a la pantalla descrita en la figura 4.2.A, en la que nos aparecerá la lista con las tareas anteriores más las ahora añadidas.

4.2.1. PORLET DE TAREAS Al igual que ocurre con la agenda o el correo, es posible configurar nuestro escritorio, o cualquier otra sección, con la posibilidad de que aparezca un porlet o ventana de tareas. Ésta es de tipo “estrecho”, es decir, se insertará solamente en las columnas estrechas, la izquierda o derecha, nunca en el centro.

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Una vez hayamos añadido el porlet de tareas a una de nuestras páginas, por ejemplo en el lado izquierdo, tiene este aspecto:

En este porlet aparece la lista de tareas que tengan asignado el estado “Nuevo” o “En marcha”, nunca aparecerán las que hayan sido fijadas con el estado “Terminado”. Al lado aparece la fecha esperada que hayamos fijado. Si pulsamos sobre el título de una de estas tareas nos vamos a la pantalla de edición de tarea, la descrita en la figura 4.2.B.

4.3. VISTAS DE LA AGENDA Observemos de nuevo el menú de agenda (sección A de la figura 4.A):

Figura 4.3.A Las dos últimas opciones las hemos visto en los apartados anteriores. Las cuatro primeras opciones (Día, Semana, Mes, Año) hacen referencia a las posibles vistas que tiene la agenda. Es decir, podemos hacer que nuestra agenda se despliegue de todas esas maneras. Veamos qué aspecto adquiere con cada una de ellas.

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Si pulsamos en este menú en la opción “Día” la agenda adquiere esta apariencia:

Donde nos aparece la lista de acontecimientos del día actual, ordenados por hora de celebración. Con los iconos
 que aparecen a ambos lados de la fecha podemos desplazarnos al día anterior o posterior respectivamente, con lo cual vamos teniendo una visión de la agenda día a día. Si pulsamos en el menú descrito en la figura 4.3.A sobre la opción “Semana” la agenda pasa a tener este aspecto:

Aquí nos aparecen todos los días de la semana que nos ocupa, y a su lado los acontecimientos fijados en cada uno de los días. La fecha actual la distinguimos porque aparece sobre fondo oscuro. Con los iconos
 que acompañan a la semana nos movemos de una semana a otra.

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En esta pantalla es posible añadir un acontecimiento directamente pulsando sobre el icono que acompaña a cada una de las fechas. Cuando en el menú de agenda (figura 4.3.A) pulsamos sobre la opción “Mes” la agenda tendrá este aspecto:

Aquí tenemos una visión muy global de los acontecimientos de todo el mes. El día actual está caracterizado por aparecer sobre fondo oscuro. Como siempre, los iconos
 que están al lado del mes que nos ocupa nos sirven para desplazarnos de un mes a otro. Al igual que antes, pulsando sobre el icono + que acompaña a cada día podemos agregar directamente más acontecimientos.

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Y por último, cuando pulsamos sobre la opción “Año” del menú de agenda obtenemos esto:

Aquí tenemos una visión muy general de los acontecimientos de todo el año. Los días que aparecen subrayados indican que contienen acontecimientos que hemos fijado con anterioridad. Para acceder a ellos hemos de pulsar sobre el día en cuestión. Sobre fondo oscuro aparece la fecha actual. En la lista desplegable de la zona superior derecha podemos elegir cuáles son los acontecimientos que queremos que aparezcan señalados.

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