MANUAL DE USUARIO PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS

En éste documento se describirán los objetivos e información clara de cómo utilizar el Sistema de Gestión de Inventarios y su funcionamiento.

INTRODUCCIÓN

El Sistema VOXGI proporciona a los usuarios de una herramienta tecnológica de fácil manejo para realizar procesos de automatización de una manera rápida, optimizando el tiempo en la administración de la información que se maneja en la institución.

El Sistema de Gestión de Inventarios en Línea VOXGI fue creado por el área de informática de almacén central con el objetivo de brindar facilidades al propietario y/o usuario asignado para registrar, agilizar, controlar y consultar la situación de bienes muebles, entre otras opciones; así mismo un apoyo a los directivos para realizar el respectivo análisis y toma de decisiones pertinentes.

Es de mucha importancia consultar este manual antes y/o durante la visualización de las páginas, ya que lo guiará paso a paso en el manejo de las funciones en él; con el fin de facilitar la comprensión del manual, se incluye gráficos explicativos.

1

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN............................................................................................................................. .....1 TABLA DE CONTENIDO……......................................................................................................................2 2. OBJETIVO DE ESTE MANUAL.......................................................................................................................3 3. DIRIGIDO A............................................................................................................................... ............... …….4 4. LO QUE DEBE CONOCER..............................................................................................................................5 5. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS…............................................................................................................6 5.1. Hardware.............................................................................................................................................6 5.2. Cliente Requerido..................................................................................................................................6 5.3. Servidor Windows.................................................................................................................................6 6. COMO ACCESAR AL SISTEMA EN LINEA VOXGI....................................................................................7 6.1. INGRESAR AL SISTEMA CON USUARIO Y CONTRASEÑA………................................................8 6.2. INGRESAR AL SISTEMA CON USUARIO Y CONTRASEÑA DE UNIDAD…………..…………...9 7. OPERACIÓN DEL SISTEMA...................................................................................................................10 7.1. INVENTARIO INICIAL………………….....................................................................................................11 7.2. OPCION CATALOGOS…………………...................................................................................................12 7.3. BUSQUEDA…………………………....................................................................................................13-18 8. IMPRESIÓN DE REPORTES...................................................................................................................19-20 9. MANTENIMIENTO ONLINE...…..................................................................................................................21 10. FUNDAMENTO DEL SISTEMA.................................................................................................................22

2

2. OBJETIVO DE ESTE MANUAL

El objetivo primordial de éste manual es ayudar y guiar al usuario a utilizar el Sistema de Gestión de Inventarios en Línea VOXGI obteniendo la información sistematizada deseada por el usuario y poder despejar todas las dudas existentes; comprendiendo lo siguiente:

• Guía para acceder al Sistema en Línea de VOXGI

• Conocer cómo utilizar el sistema, mediante una descripción detallada e ilustrada de las opciones.

• Conocer el alcance de toda la información por medio de una explicación detallada e ilustrada de cada una de las páginas que lo conforman.

3

3. DIRIGIDO A

Este manual está orientado a una parte de los usuarios finales involucrados en la etapa de Operación del Web Site Sistema de Gestión de Inventarios en Línea, específicamente VOXGI, es decir, para personal y jefaturas de departamento que puedan Interactuar con el Web Site.

4

4. LO QUE DEBE DE CONOCER

Los conocimientos mínimos que deben tener las personas que operarán las páginas y deberán utilizar este manual son:

Conocimientos básicos acerca de Programas Utilitarios.

Conocimiento básico de Internet.

Conocimiento básico de Windows.

Conocimiento en paquetería básica.

5

5. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Para la Implementación del Sistema de Control de Inventarios en Línea (VOXGI) requerimos lo siguiente: 5.1. Hardware 5.1.2 Cliente Requerido El Software soporta Google Chrome, Netscape 4.78 y las siguientes versiones. Es recomendable utilizar los navegadores que permitan utilizar JavaScript y Cookies. 5.2 Servidor Windows El Sistema requiere básicamente todo lo que una instalación de Domino Server solicita. Ha sido probado en NT 4.0 y en 2000 Professional. Se recomienda que se utilicen los requerimientos expuestos anteriormente para la mejor funcionalidad del Web Site. 5.3 Software 5.3.1 Requerimientos de Base de Datos La Base de Datos requerida para el sistema es Domino - Notes. 5.3.2 Software del Servidor El Software del Servidor es Domino Server, el sistema se puede administrar desde cualquier computadora que tenga instalado el Cliente Lotus Notes o también a través del Web.

6

6. COMO ACCESAR AL SISTEMA EN LINEA VOXGI

1. Ubíquese en el ícono de Google Chrome y haga doble clic. (Ver Figura No. 2).

Figura No. 2

2. A continuación en la pantalla de Google Chrome, realizamos la búsqueda con la palabra RALIVOX y seleccionamos el primer resultado. (Ver figura No. 3)

Figura No. 3

De igual manera podemos accesar al sistema escribiendo en la barra de dirección de nuestro navegador el siguiente enlace: http://almacen-sshgo.sytes.net.

7

6.1 INGRESAR AL SISTEMA CON USUARIO Y CONTRASEÑA

1. La imagen muestra la pantalla principal del Sistema RALIVOX de la cual utilizaremos solo el módulo de Gestión de Inventarios en Línea (VOXGI), (Ver Figura 4).

.

Figura No. 4

Figura No. 5

Al dar clic en el módulo VOXGI entraremos a la pantalla anterior (ver Figura 5) en la cual ingresamos en los cuadros de texto el nombre de usuario general y contraseña asignados.

8

6.2 INGRESAR AL SISTEMA CON USUARIO Y CONTRASEÑA DE UNIDAD 1.- Al finalizar las acciones correspondientes a la figura No. 5 aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación y repetiremos la selección anterior (módulo VOXGI) :

Figura No. 6

2.- Una vez hecho esto nos enviara a la siguiente pantalla, misma en la cual ingresaremos el usuario y contraseña que nos fue proporcionada a cada unidad.

Figura No. 6

9

7. OPERACIÓN DEL SISTEMA

1. Una vez realizados los pasos 1 y 2 del contenido 6.2 para el ingreso del sistema, a continuación aparecerá la pantalla principal con las elecciones informaticas que ofrece la Página web del Sistema de Gestión de Inventarios VOXGI.

Figura No. 7

10

7.1 INVENTARIO INICIAL 1.- Este es un sitio web que le permite al usurario ser orientado de una manera personalizada y en tiempo real acerca de los servicios, funcionalidad y/o información que se pueda llegar a necesitar o reafirmar según sea el caso. Teniendo un seguimiento de las solicitudes, ya sea para soporte o simplemente de consulta.

.

Figura No. 8, En esta pantalla podemos ver de entrada la cantidad de bienes que tenemos sin dar de alta aun en nuestro nuevo sistema.

El módulo concentra todos los elementos necesarios para tener un seguimiento de las solicitudes del usuario, y le permite obtener una respuesta y seguimiento a sus peticiones. El sistema es tanto flexible como robusto, ya que no requiere especificaciones de hardware muy complejas, sin comprometer la seguridad y la calidad.

11

7.2 OPCION CATALOGOS

1.- Este es una opción web que nos permite realizar búsquedas dentro de la pestaña “Inventario”, podemos filtrar la búsqueda por asignación, clave CABMS o por número de inventario si es que desean un resultado más preciso. Para esto es necesario capturar los números de los mismos en cada uno de los campos que se muestran en la figura 9 y dar clic en el botón buscar, para posteriormente observar la lista que se despliega abajo.

Figura No. 9 – Servicios de Ayuda en línea.

Los botones secundarios como LIMPIAR y REGRESAR, son para hacer una corrección en la búsqueda o regresar a la búsqueda anterior, el botón EXPORTAR, nos enviara el reporte de la búsqueda o del inventario general a un libro de Excel.

12

7.3 OPCION DE BUSQUEDAS 1.- A continuación se muestra la pantalla para hacer la búsqueda por asignación, aquí elegimos el área de la cual queremos ver los bienes y dando clic en buscar nos despliega una lista como se muestra en la imagen.

Figura No. 10 – Búsqueda por asignación.

2.- Una vez elegida la asignación podemos de igual manera hacer la búsqueda agregando la clave CAMBS como se muestra a continuación:

Figura No. 11

13

3.- Con la lista de los artículos o bienes que necesitamos en pantalla, podemos moverlos a la opción de “Bienes”, seleccionándolos como se muestra en la imagen y dando clic en el botón “Procesar”.

Figura No. 12 Botón Procesar.

4.- Dentro de la opción de Bienes nos despliega un listado similar al que teníamos en la pestaña de Inventario, podemos realizar la búsqueda de los bienes de la misma manera que en la opción anterior o bien visualizarlo y buscarlo en la lista.

Figura No. 13

14

5.- En la opción de Inventario debemos hacer uso de los siguientes botones:

Figura No. 14 Botón Modificar

6.- El botón de modificar nos muestra (va a desprender) los siguientes datos:

Figura No. 15

En esta nueva ventana podemos observar los diferentes campos mismo que son necesarios para asignar a cada uno de los artículos o bienes seleccionados a modificar o/a inventariar. 15

Es importante resaltar que el botón “Asignación” solo se utilizara si el área de asignación correspondiente a un bien no se encuentra en la lista que nos despliega al buscar la.

Este botón solo se utilizara para dar de alta un nuevo departamento o área de la unidad.

La Imagen muestra la lista de los diferentes departamentos para asignar un bien.

16

7.- Terminado el proceso de asignar tanto área como usuario final podemos observar que marca, modelo y No. De serie, así como precio e IVA, aparecen en nuestra pantalla.

Nota: en algunos bienes aparecerá en blanco el modelo o número de serie, podemos dejarlo así o bien escribir las siglas S/MOD o S/N en los campos de modelo y serie respectivamente, esto solo si en verdad no se cuenta con dichos números, de lo contrario podemos complementar nuestro inventario con los datos que teníamos del sistema anterior. 8.- en el recuadro de observaciones, podemos poner alguna nota referente al bien inventariado, ya sea, que este en buenas condiciones o pendiente de alguna reparación, etc., o bien en el caso de las jurisdicciones para indicar en que Centro de Salud se encuentra el bien.

17

9.- Cuando hemos realizado y verificado todos los datos anteriores, pasamos al botón “Inventariado” donde nos despliega los siguientes datos:

Para marcar un bien como inventariado, seleccionas “Si” o “1” de lo contrario si tenemos que hacer alguna corrección y queremos regresarlo a la pestaña de Inventario lo marcamos con “No”. Con el botón “Aceptar” damos por terminado el proceso de inventariar o dar de alta en nuestro sistema VOXGI los bienes de nuestra unidad o jurisdicción.

18

8.- IMPRESIÓN DE REPORTES 1.-Para la impresión de los resguardos ya en la pestaña de “Bienes” posicionamos el mouse en el botón de imprimir.

Este nos abrirá una nueva ventana con formato PDF.

19

2.- Para imprimir reportes solo damos clic en “Exportar a” y esto nos creara un archivo con datos en formato de Excel.

El formato de Excel lo podemos modificar de acuerdo a nuestras necesidades, dejando las celdas o columnas que sean de utilidad para presentar un reporte con datos completos.

20

9. MANTENIMIENTO ONLINE

El centro de soporte del área de informática de Almacén Central es quien se encargará del módulo de solicitudes de mantenimiento, que permite a los usuarios reportar anomalías desde cualquier ubicación vía internet, utilizando un navegador para que todas estas solicitudes puedan ser administradas y procesadas por personal de mantenimiento en tiempo real.

La base de datos se encuentra resguardada y administrada por personal a nivel centralizado por lo que la garantía de su información no depende de la capacidad de los equipos individuales de cada centro de costo.

21

10. FUNDAMENTO DEL SISTEMA Y SU DESARROLO

El área de informática en conjunto con la directiva de ésta institución, lograron tener una visión sobre el planteamiento y el análisis de un sistema integral de información, su función y como debe actuar de acuerdo a las condiciones y requerimientos del usuario; en el cual se incorpora este sub-sistema de inventarios.

Con ello se lograron identificar los problemas más importantes de la institución para darle solución mediante el desarrollo del sistema RALIVOX1.0, apoyado en los conocimientos de tecnologías. Durante el desarrollo de la investigación preliminar, se aprendió a descubrir cómo y para que implementar un sistema de información, ya que lo que se busca como institución es evolucionar ante las nuevas necesidades administrativas en compañía de las TIC y su efecto en los servicios de alta calidad y comodidad para todos sus integrantes.

Siendo pues, un ente imprescindible para ésta organización que desea alcanzar un alto grado de efectividad en sus procesos administrativos, resaltando de manera importante su relación con el apoyo al sistema de toma de decisiones, proporcionando las herramientas necesarias para que el trabajo se realice de manera más óptima.

Sin embargo en el campo de organización, la aplicación de estos Sistemas de Información serán de gran utilidad, ya que permitirán al usuario obtener información directa y específica sobre índoles de sistematización realizando una mejor gestión de trabajo.

Y, por último, como acotación, el diseño organizacional puede verse afectado sino se realiza el adecuado uso de los Sistemas de Información, ya que en vez de facilitar las labores pudiera crear retrocesos, cuando el personal no conoce el buen uso y manejo de los mismos así como una resistencia al cambio por parte de los integrantes, pero con una buena inducción, orientación y entrega de guías, se podrán lograr los objetivos pretendidos con la implementación de este sistema de información.

22