MEMORIA EXPLICATIVA DE LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACOGIDA DE LA DIPUTACIÓN DE ALICANTE Y SU APLICACIÓN PRÁCTICA

Proyecto del Área de Recursos Humanos

ÍNDICE

Página

1 PRESENTACIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO. ANTECEDENTES, FUNCIONES Y OBJETIVOS. .................................................................................................1 METODOLOGÍA.............................................................................................................2

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Definición de la necesidad organizativa de elaborar y aplicar un Plan de Acogida 2 Antecedentes o causas del problema......................................................................2 Solución adoptada: Elaboración y Ejecución de un Plan de Acogida. ...................3 Así se elaboró el Plan de Acogida. ..........................................................................3 Definición, ámbito de aplicación y objetivos del Plan de Acogida. .........................3 Desarrollo y Ejecución del Plan de Acogida. ...........................................................4 2.6.1 2.6.2 2.6.3

2.7

Resultados obtenidos...............................................................................................9 2.7.1 2.7.2 2.7.3 2.7.4

3 4

Acogida de 1 Interino Arquitecto............................................................. 4 Acogida de 39 ASG y 46 AST ................................................................ 5 Acogida de Becarios en Prácticas de IAESTE ....................................... 7

Sesiones de Acogida en el Palacio Provincial y/o Edificio Tucumán ... 10 Sesiones de Acogida en Destino.......................................................... 12 El Manual de Acogida........................................................................... 15 Valoración de las Sesiones de Acogida ............................................... 16

VALORACIÓN DE LOS RESULTADOS......................................................................18 APLICABILIDAD DE LOS RESULTADOS ..................................................................18 ANEXO I: Encuesta de Seguimiento del Plan de Acogida AN EXO II: Manual de Acogida

1

PRESENTACIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO. ANTECEDENTES, FUNCIONES Y OBJETIVOS.

El Área de Recursos Humanos podríamos definirla, en términos sistémicos, como un suprasistema que incluye a cuatro Departamentos de la Diputación. Estos Departamentos son: Personal, Prevención de Riesgos Laborales, Formación y Calidad y Desarrollo Organizacional. La Dirección Administrativa del Área recae en la persona de Berta Martínez Meseguer y es la que, bajo su dirección e impulso, ha hecho posible el trabajo que presentamos en esta memoria. Los antecedentes de este trabajo se remontan a enero de 2006, fecha en la que, tras varias reuniones de trabajo, el Equipo Directivo del Área de Recursos Humanos, integrado por la Directora del Área y los Responsables Administrativos de los citados Departamentos, decidieron la realización de una serie de proyectos para el cumplimiento de los objetivos establecidos para el año 2006. Precisamente, uno de estos proyectos era la elaboración de un Plan de Acogida de nuevos empleados en Diputación. Proyecto que la Dirección de Recursos Humanos asignó a un equipo de trabajo del Área dirigido por la Unidad de Desarrollo Organizacional. Este Equipo de Elaboración del Plan se constituyó en febrero de 2006 con las siguientes personas: Belén Fons Cano (Departamento de Formación y Calidad), Francisco Izquierdo Vera (Departamento de Personal), Francisco Mayoral García (Unidad de Salud Laboral del Servicio de Prevención), José Luís Barragán Muñoz (Unidad Técnica de Prevención del Servicio de Prevención) y Francisco Bedoya Muñoz (Unidad de Desarrollo Organizacional), como responsable del mismo. El objetivo principal de este Equipo, definido en el proyecto de intervención, era elaborar una herramienta o instrumento de actuación que facilitase, desde el Área de Recursos Humanos, la incorporación de nuevos empleados a la Diputación mediante el desarrollo de un Plan de Acogida en el que estén implicados todos los Servicios y Unidades de la Corporación. Básicamente, las funciones de los integrantes de este Equipo han sido las siguientes: 1) recopilar, estudiar y comparar documentación sobre Planes de Acogida de otras organizaciones; 2) redactar un Plan de Acogida, teniendo en cuenta las experiencias estudiadas y el contexto propio de la Diputación de Alicante. A los efectos de aplicar el Plan de Acogida, se formaron, primero, grupos de trabajo ad hoc y, después, se constituyó un equipo estable y permanente para la aplicación progresiva de los contenidos del citado Plan en cuatro procesos de incorporación de personal en Diputación, y que representan, desde su aplicación, prácticas totalmente novedosas en nuestra Organización. Este Equipo de Ejecución del Plan quedó formalmente constituido el día 30 de octubre de 2006 por las siguientes personas: la Jefa del Servicio de Personal, todo el personal que integra la Sección de Selección de Personal, el Jefe de Grupo de Administración y Relaciones Laborales de Personal, la Asistente Administrativo del Diputado de Recursos Humanos, un Técnico del Servicio de Prevención y un Técnico de Organización y Recursos Humanos de la Unidad de Desarrollo Organizacional como responsable del mismo. La Directora del Área supervisa el funcionamiento de este Equipo.

1

Las funciones de este equipo son: organizar, planificar, proponer, dirigir, comunicar, coordinar y ejecutar las acciones oportunas para el cumplimiento de su objetivo principal: la aplicación práctica del Plan de Acogida en los diversos procesos de incorporación de personal a la Organización, sean o no empleados de nuevo acceso. 2 2.1

METODOLOGÍA Definición de la necesidad organizativa de elaborar y aplicar un Plan de Acogida.

La Dirección del Área de Recursos Humanos es consciente de la importancia que tiene, tanto para la Organización como para las propias personas, el primer día de trabajo. Hasta la fecha, la Diputación no ha aplicado ningún programa o plan de acogida general, por lo que la incorporación de nuevos empleados a los Departamentos o Unidades Organizativas se ha estado realizando sin seguir ningún procedimiento de acogida y orientación de estos trabajadores. La misión del Área de Recursos Humanos es conocer y planificar las necesidades de recursos humanos de la Diputación de Alicante, con el fin de proporcionar personas suficientes, competentes y comprometidas con el servicio público. Parece coherente con esta misión, “acoger” a los empleados que han sido seleccionados para formar parte del capital humano de la Diputación de manera que, desde el primer día, conozcan la Organización para la cual van a prestar sus servicios, convencidos de que tanto la buena impresión que se lleven del primer día de trabajo en su nuevo puesto, como luego durante su orientación autorizada, revertirá en un mayor compromiso con el servicio público y con la calidad con que se presta. 2.2

Antecedentes o causas del problema.

La Diputación, hasta la aplicación del Plan de Acogida, no disponía de un procedimiento de acogida de nuevos empleados o de antiguos empleados pero que cambiaban de puesto y/o de Departamento. Tan sólo se realizaba un acto protocolario para la firma del Acta de toma de posesión de funcionarios. Una causa de esta carencia podría encontrarse en el hecho de que anteriormente no existía el Área de Recursos Humanos como estructura organizativa integradora de recursos y servicios a los Departamentos de la Diputación, existiendo únicamente un Departamento de Personal, carente de una visión global de la gestión de los recursos humanos La Dirección del Área de Recursos Humanos, es consciente de esta carencia organizativa y, en el marco de una evolución progresiva de aprendizaje organizacional, encarga e impulsa la creación de equipos de trabajo dentro de su ámbito directivo, para el desarrollo de proyectos corporativos cuyos efectos alcancen a todos los empleados de la Diputación. La finalidad, obviamente, es prestar servicios públicos más eficientes y de más calidad a los usuarios de los servicios de Diputación: Ayuntamientos, Mancomunidades, Organismos Autónomos, personas de la tercera edad, niños residentes o no del Hogar Provincial, enfermos mentales y deficientes psíquicos atendidos por unidades o centros de la Diputación…

2

2.3

Solución adoptada: Elaboración y Ejecución de un Plan de Acogida.

En primer lugar, y como ya se ha dicho en el apartado 1, se formó un equipo de trabajo cuyo objetivo era elaborar un Plan de Acogida que sirviera de instrumento para facilitar y mejorar el procedimiento de acogida e integración de nuevos empleados en la Organización. Tras la validación del Plan de Acogida presentado por el Equipo de Elaboración, se constituyeron grupos de trabajo para organizar y ejecutar unas sesiones de acogida atendiendo tanto a los contenidos del Plan de Acogida como a las peculiaridades del grupo de personas que iba a ser acogido. Seguidamente, estos grupos dieron paso a un Equipo de Ejecución del Plan. Este equipo de trabajo es, desde entonces, el encargado de dirigir y ejecutar el Plan de Acogida en cada nuevo proceso de incorporación de personas a la Diputación, si se trata de nuevos empleados, o a determinados Centros o Departamentos, en el caso de antiguos empleados que sólo cambian de puesto o de destino. 2.4

Así se elaboró el Plan de Acogida.

La metodología empleada para la elaboración del Plan ha consistido en estudiar y analizar documentación y planes y manuales de acogida de nuevos trabajadores en otras organizaciones para buscar referencias importables a nuestra Organización. Estos trabajos del Equipo de Elaboración del Plan se llevaron a cabo durante ocho sesiones de una duración media de 2 horas por sesión. La primera de ellas (8 de febrero), consistió en la constitución formal del Equipo y la presentación del proyecto de intervención a todos sus integrantes, en el que se definían los objetivos, el alcance del proyecto y el plazo (3 meses) para presentar el Plan. La última sesión tuvo lugar el día 11 de mayo en una Sala de Formación del Departamento de Formación y Calidad, y consistió en la presentación y explicación del Plan de Acogida al Equipo Directivo del Área de Recursos Humanos, tras la cual quedó validado el Plan para su aplicación, aunque de manera progresiva y adaptándose a las peculiaridades de cada proceso de incorporación de personal en particular. Entre la primera y la última de las sesiones, se celebraron seis reuniones de trabajo que permitieron consensuar -tras la exposición, explicación y debate de las propuestas que previamente habían sido elaboradas por los miembros del equipo- la redacción de un Plan de Acogida y la propuesta de un índice de contenidos para la realización de un Manual de Acogida. 2.5

Definición, ámbito de aplicación y objetivos del Plan de Acogida.

El Plan de Acogida ha sido definido como una herramienta del Área de Recursos Humanos para movilizar los recursos necesarios que faciliten la orientación de nuevos empleados en la Diputación. Más concretamente, el Plan es un instrumento de socialización mediante el cual los nuevos empleados son integrados en la Institución, en su Departamento de destino y en su puesto de trabajo. El Plan consta de dos etapas de acogida y socialización: 1) Etapa de acogida en Diputación: orientación y socialización organizacional. 2) Etapa de acogida en Destino: orientación y socialización departamental.

3

El ámbito de aplicación del Plan abarca todas las unidades organizativas de la Diputación, afectando a todas los personas de nueva incorporación en la Institución (funcionarios y laborales). Igualmente, es de aplicación parcial (2ª etapa) también en los supuestos de promoción interna, provisión de puestos, movilidad horizontal y mejoras de empleo, por suponer un cambio de destino. El objetivo general del Plan es lograr una integración más rápida de los nuevos empleados en la cultura organizacional de la Diputación y de su puesto de trabajo, reduciendo la tensión e inseguridad de los primeros días, en un ambiente de motivación a prestar un servicio público de calidad. Este objetivo general se puede concretar en los siguientes objetivos específicos: ¾ Recibir con calidez y satisfacción al nuevo empleado. ¾ Reducir la tensión e inseguridad del nuevo empleado, explicándole lo que se espera de él. ¾ Causar una buena impresión en el nuevo empleado, de modo que ésta repercuta positivamente en la ejecución de su trabajo. ¾ Integrar al nuevo empleado en la Diputación (Presentar a la Dirección del Área de Recursos Humanos, dar a conocer la misión, la visión y los valores de la Diputación, el organigrama y las misiones de todos los Departamentos, así como otros aspectos generales de la Institución). ¾ Integrar al nuevo empleado en su puesto de trabajo (dar a conocer la misión, la visión y los valores del Departamento de destino, el organigrama, la descripción de su puesto de trabajo, los procedimientos de trabajo, etc y presentar a sus compañeros).

2.6

Desarrollo y Ejecución del Plan de Acogida.

El Plan de Acogida ha empezado a aplicarse de manera progresiva, habiéndose producido ya cuatro experiencias. Las tres primeras fueron puestas en práctica, como ya hemos dicho, por grupos de trabajo ad hoc, mientras que la última ya ha sido desarrollada por el Equipo de Ejecución creado para organizar y desarrollar todos los procesos de acogida de nuevas incorporaciones que se vayan produciendo. Si bien, en todas ellas colaboraron los Responsables de los Centros o Departamentos de destino. Por lo que todos los recursos empleados para el desarrollo y ejecución del Plan son propios de la Diputación. A continuación se expone, resumidamente, el desarrollo de estas sesiones de acogida que representan el inicio de nuevas prácticas relativas a la integración y orientación tanto de nuevos empleados como de antiguos que cambian de destino. 2.6.1 Acogida de 1 Interino Arquitecto. Fecha: 1 de junio de 2006 Lugar: Sala Verde del Palacio Provincial Hora: 10:30 horas Participantes: Diputado de Recursos Humanos, Diputada de Arquitectura, Secretaria General, Director de Área de Arquitectura, Directora de Área de Recursos Humanos, Jefa Servicio de Personal.

4

Esta Acogida se desarrolló en dos fases. En la primera, el interesado fue citado en el Dpto. de Personal para cumplimentar documentación administrativa (de nómina, de seguros, declaración de incompatibilidad, etc.). La segunda fase tiene lugar el día 1 de junio en la Sala Verde del Palacio Provincial y se desarrollo del siguiente modo: • Acto de Bienvenida y Presentación. El Diputado de Recursos Humanos da la bienvenida al que va a ser funcionario interino, explicando brevemente los objetivos del Plan de Acogida, resaltando que este acto forma parte de la primera experiencia (piloto) respecto a la aplicación de este Plan. A continuación presenta a los asistentes a este acto y finaliza su intervención con una explicación de la misión de la Diputación y del Área de Arquitectura. •

Toma de Posesión

Se procede al juramento o promesa del cargo y la firma del documento: “Acta de Toma de Posesión” •

Foto de Familia

El acto de Acogida concluye con una foto de familia con todos los asistentes al mismo. 2.6.2

Acogida de 39 ASG y 46 AST

Esta acogida se hizo para las contrataciones de verano para el Hogar Provincial, Servicio de Salud Mental y Centro Dr. Esquerdo. Se efectuó en dos fases. La primera -etapa de acogida en Diputación: orientación/socialización organizacionaltuvo lugar en la Sala 01 del Edificio Tucumán durante los días 21 y 22 de junio de 2006. Los seleccionados para ser contratados fueron convocados a intervalos de media hora de diferencia para agruparlos en distintos grupos y sesiones. Esta fase se desarrolló de la siguiente manera: 1º Firma de Contrato en Despacho de contrataciones del Edificio Tucumán. 2º Acto de recepción y bienvenida en Sala 01 del Edificio Tucumán: Entrega de documentación para su cumplimentación (datos para nóminas) e instrucciones para fichaje. 3º Palabras de bienvenida, presentación de los miembros del Área de Recursos Humanos, presentación de la misión y funciones del Área y sus Departamentos 4º Despedida y entrega de nota informativa: convocatoria al acto de acogida en Destino. En esta 1ª fase participaron en todas o algunas de las sesiones los siguientes miembros del Área de Recursos Humanos: Directora de Área de Recursos Humanos, Jefa Servicio de Personal, Jefa Sección de Selección de Personal, Técnico de Organización y Recursos Humanos, Jefe de Grupo de Admón. y RR.LL., Jefa de Grupo de Contratación, Administrativo de Contratación, Auxiliar de Selección y Auxiliar de Nóminas. Todos los acogidos recibieron la siguiente documentación: 1. Hoja de “Datos para la percepción de nóminas” 2. Hoja de “Comunicación de datos al pagador” (IRPF. Retenciones sobre rendimientos del trabajo). 3. Hoja de “Cambio del porcentaje del IRPF” (sólo a los que solicitan el cambio)

5

4. Ficha de control horario La segunda fase – etapa de acogida en Destino: orientación y socialización departamental – se desarrolló en cada uno de los Destinos: Hogar Provincial, Servicio de Salud Mental y Dr. Esquerdo. A) Acogida en Destino: Hogar Provincial Fecha: 28 de junio de 2006. Lugar: Biblioteca del Hogar Provincial Hora: 12 horas Participantes: Gerente, Jefe Servicio Asistencial, Jefa Unidad de Menores, Supervisores de Planta, Encargada Asignación Personal Correturnos, Técnico de Prevención y Técnico de Organización y Recursos Humanos. Esta sesión de acogida se desarrolló del siguiente modo: •

Acto de Recepción y Bienvenida en Hogar:

1º. Entrega de carta de servicios del Hogar 2º La Gerente da la bienvenida, presenta a los Responsables que están presentes, informa de la estructura organizativa del Centro, informa que en cada unidad tendrán una persona de referencia de tutor y explica la carta de servicios. 3º. Entrega de ficha personal y ficha de formación 4º. Los acogidos se interesan por el turno de trabajo y por los medios de transporte para llegar al Hogar (se hacen fotocopias para repartir el itinerario del autobús del Hogar para empleados) 5º. La Gerente responde, presenta al Técnico de Prevención y se despide 6º. Entrega de Ficha de Riesgos y charla informativa sobre el mismo por parte del Técnico de Prevención 7º. Despedida. •

Entrega de uniforme en Almacén:

Los Supervisores de Planta acompañan a los contratados al almacén para recoger uniforme. Todos los acogidos recibieron la siguiente documentación: 1. Carta de Servicios del Hogar 2. Hoja de “Ficha Personal” (datos personales, del puesto, de la ficha y del vehículo particular, incluye fotografía) 3. Hoja de “Ficha Personal de Formación” (datos de los cursos realizados) 4. Hoja de Registro de Información de Riesgos Laborales” (para ser devuelta al técnico de prevención con la firma del empleado acreditando que ha recibido información sobre: a) el sistema de gestión de riesgos laborales implantado en Diputación y de las instrucciones a seguir en caso de accidente laboral y en caso de emergencia en el centro de trabajo y b) de las medidas preventivas asociadas a los riesgos del puesto de trabajo a desempeñar -manipulación de cargas y riesgos biológicos-. 5. Ficha de Riesgos Laborales 6. Hoja de “Itinerario del Autobús del Hogar Provincial” B) Acogida en Destino: Servicio de Salud Mental (SSM) y Dr.Esquerdo Servicio de Salud Mental Fecha: 28 de junio de 2006

6

Lugar: Sala de Reuniones y Despacho del Responsable de Enfermería (SSM) Hora: 12 horas Participantes: Responsables de Enfermería, Jefes de Unidad y Supervisores de ambos centros, Jefa del Servicio de Personal, Jefa de Sección de Selección del Dpto. de Personal, Técnico en Prevención de Riesgos Laborales. Dr. Esquerdo Fecha: 29 de junio de 2006 Lugar: Salón de Actos Participantes: Responsable de Enfermería y Supervisores de Unidad, Jefa de Sección de Selección del Dpto. de Personal, Técnico en Prevención de Riesgos Laborales, El Acto de recepción y bienvenida en los Centros (Dr. Esquerdo y Salud Mental) consistió en: 1º. Los Responsables de Enfermería de cada uno de los Centros presentan a los distintos Jefe de Unidad y Supervisores presentes en el acto, indicando los servicios o áreas que tienen a su cargo. 2º. Presentación del Centro 3º. Llamamiento público/entrega de nota, a cada una de las personas que inician su relación laboral con fecha 1 de Julio de 2.006, indicándoles el servicio o unidad a la que están adscritos, el responsable de dicho servicio o unidad y la planilla de trabajo. 4º. Acto seguido se les indica que una vez finalizada la charla por parte del Técnico de Prevención, los distintos Responsables de Unidad y Supervisores les acompañaran para conocer el lugar físico de trabajo, presentación de compañeros y recogida del uniforme. 5º. Ficha de Riesgos y charla informativa sobre Prevención. 6º. Los Responsables de Unidad y Supervisores acompañan al personal adscrito a su servicio, conforme se expone en el paso 4º. Todos los acogidos en estos Centros de trabajo recibieron la siguiente documentación: 1. Ficha para cumplimentar datos personales para los Centros. 1. Nota informativa de la Unidad de destino y el nombre de su Responsable (SSM) 2. Ficha de Riesgos Laborales 2.6.3

Acogida de Becarios en Prácticas de IAESTE

Desde 1.995, la Diputación recibe, anualmente, a 5 estudiantes en prácticas procedentes de Túnez y Brasil, en el marco del Programa Internacional para la Formación en el ámbito Universidad-Empresa promovido por la Asociación Internacional de Intercambio de Estudiantes para experiencia Técnica (IAESTE), reconocida por la UNESCO. Este año sólo han participado tres estudiantes procedentes de Brasil (de las licenciaturas de Arquitectura, Químicas y Biología). La acogida se realizó en dos fases. La primera fase consistió en un acto de bienvenida de tipo protocolario presidido por el Presidente de la Diputación y el Diputado de Recursos Humanos, y a la que asistieron también los siguientes miembros de la Corporación y de la Organización: Diputado de Ciclo Hídrico, Gerente de Área de Medio Ambiente, Directora Área de Recursos Humanos, Jefe Servicio de Formación y Calidad, Responsable del Plan de Acogida, Jefa de Sección de Formación, Auxiliar de Formación, Director Área de Cooperación y Vías y Obras, Director Área de Arquitectura, y Responsable del Laboratorio de Proaguas Costablanca. Estos tres últimos fueron los tutores de los estudiantes acogidos.

7

Este acto tuvo lugar el día 17 de julio de 2006 a las 10 horas en la Sala Verde del Palacio Provincial y se desarrolló del siguiente modo: •

Bienvenida e introducción del Diputado de Recursos Humanos:

El acto comenzó con las palabras de bienvenida del Diputado de Recursos Humanos y la exposición de los antecedentes y objetivos del Plan de Acogida de la Diputación, así como una breve explicación de la estructura del contenido del manual de acogida que se les ha entregado a cada uno de los becarios. • Bienvenida del Presidente de la Diputación: El presidente da de nuevo la bienvenida a los becarios, facilita información sobre el número de residentes y no residentes extranjeros en nuestra Provincia, expone la misión principal de la Diputación –asesoramiento y apoyo técnico a los municipios de la Provincia de Alicante, y se despide con unas palabras que expresan su deseo de que desarrollen con éxito sus prácticas en nuestra institución y de que pasen una feliz estancia en Alicante. •

Foto de familia

Los estudiantes se fotografían junto al Presidente y al Diputado de Recursos Humanos en los jardines del Palacio Provincial. La segunda fase consiste en la realización de las prácticas en sus destinos: Arquitectura, Proaguas Costablanca y Medio Ambiente, bajo la tutorización y supervisión de los responsables de estos Departamentos. A cada estudiante se le entrega un manual de acogida “personalizado” en función del Departamento donde iban a realizar las prácticas. 2.6.4 Acogida de siete Interinos: 2 Técnico Medio de Gestión (TMG) y 5 Técnicos Auxiliares Sanitarios (TAS). Fecha: 3 de noviembre de 2006 Lugar: Sala Verde del Palacio Provincial Hora: 10:00 horas Participantes: Diputado de Recursos Humanos, Secretaria General, Directora de Área de Recursos Humanos, Tesorero, Jefa Servicio de Personal, Jefe Servicio Dr. Esquerdo, Responsable del Plan de Acogida. Esta Acogida tiene lugar en la Sala Verde del Palacio Provincial, en una sesión que se desarrolló del siguiente modo: •

Bienvenida e introducción del Diputado de Recursos Humanos:

El acto comenzó con las palabras de bienvenida del Diputado de Recursos Humanos y la exposición de los antecedentes y objetivos del Plan de Acogida de la Diputación •

Firma del documento Acta de Toma de Posesión

Se procede a la firma del documento: “Acta de Toma de Posesión” •

Foto de familia

8

Los interinos son fotografiados en el momento de firmar la citada acta y a continuación se realiza una foto de familia con todos los asistentes al acto. Despedida Finalmente, se produce la despedida dando la enhorabuena a estos compañeros que ya prestaban sus servicios en la Corporación, pero que ahora pasaban a ser funcionarios interinos tras haber superado las pruebas selectivas de las promociones internas de Técnico Medio de Gestión (TMG) y Técnico Auxiliar Sanitario (TAS), aunque sin obtención de plaza, dándose la peculiaridad de no suponer un cambio de destino, pues todos ellos seguirán desempeñando su labor en el destino actual. 2.7

Resultados obtenidos.

Evaluación de las nuevas prácticas de Acogida: Desde que se presentó y validó el Plan de Acogida de Diputación en mayo de 2006, el mismo se ha aplicado en cuatro procesos de incorporación de nuevos y antiguos empleados. Los resultados que presentamos a continuación se han obtenido de la evaluación que han realizado los acogidos mediante la cumplimentación de la Encuesta de Seguimiento del Plan de Acogida. Lo que se ha pretendido es conocer el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan de Acogida a través de las opiniones y valoraciones de los protagonistas de las sesiones de acogida que hemos llevado a cabo durante seis meses. Estos resultados nos permitirán mejorar unas prácticas que persiguen la integración más rápida de los empleados tanto a la Diputación como al Departamento de Destino y puesto de trabajo a desempeñar. La siguiente tabla muestra la distribución y participación de los acogidos en la evaluación de las sesiones de acogida llevadas a cabo en el período de junio a noviembre de 2006. Tabla 1: índices de participación Interino AST-ASG Interinos Becarios TMG-TAS Arquitecto de Verano Acogidos Contestan el Cuestionario Índice de Participación (%)

Total

1

85

3

7

96

1

61

2

5

69

100 %

71,76 %

66,67 %

71,43 %

71,88%

Los datos de esta tabla nos indican que el grueso del personal acogido en el período de referencia pertenece al grupo de personas contratadas en verano para las sustituciones vacacionales del personal funcionario en las categorías profesionales de Auxiliar Sanitario Titulado (AST) y de Auxiliar de Servicios Generales (ASG) para los Centros asistenciales y sanitarios de la Diputación: Hogar Provincial, Dr. Esquerdo y Servicio de Salud Mental. La participación de las 69 personas acogidas que han cumplimentado la encuesta de seguimiento ha permitido obtener resultados cuantitativos para evaluar los objetivos del Plan de Acogida. Los encuestados han participado por medios distintos, así:

9

• • •

Directamente, enviando el cuestionario por correo interno: 12 personas, que representan el 17,39% de los acogidos que han contestado el cuestionario. Telefónicamente: 55 personas del grupo de contratados de verano que ya no trabajan en la Diputación, y que representan el 79,71% de los acogidos que han contestado el cuestionario. Por correo electrónico: 2 personas del grupo de becarios procedentes de Brasil, y que representan el 2,90% de los acogidos que han contestado el cuestionario.

La encuesta (anexo I), está estructurada del siguiente modo: • La primera parte indaga sobre la Sesión de Acogida en el Palacio Provincial y/o Edificio Tucumán: preguntas 1, 2 y 5 (5.1, 5.2, 5.3, 5.4). • La segunda parte indaga sobre la Sesión de Acogida en el destino laboral de los empleados acogidos: preguntas 3, 4 y 6 (6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 6.5, 6.6, 6.7) • La tercera parte versa sobre el Manual de Acogida: pregunta 7 (7.1, 7.2, 7.3) • La cuarta parte se ha reservado para que los encuestados puntúen (valoren) con una calificación de 1 a 10 puntos las Sesiones de Acogida: pregunta 8 (8.1 y 8.2) • Finalmente, el cuestionario se cierra con una pregunta abierta en la que los encuestados pueden manifestar cualquier crítica o sugerencia encaminada a mejorar el desarrollo de este tipo de sesiones: pregunta 9. Veamos, de forma gráfica, los resultados obtenidos siguiendo la estructura anterior: 2.7.1

Sesiones de Acogida en el Palacio Provincial y/o Edificio Tucumán 1. ¿Le ha parecido adecuada la Sesión de Acogida para conocer mejor la Diputación? NO 1%

NC 9%

OTRA 1%

SI 89%

2. ¿Cómo definiría la Sesión de Acogida en el Palacio Provincial?

Regular 3%

no contesta 9%

Muy cálida 14%

Cálida 74%

10

5.1 ¿Le han presentado a los representantes de la Corporación y del Área de Recursos Humanos?

NO 13%

NC 10%

SI 77%

5.2 ¿Le han explicado la misión y/o funciones y/o valores principales de la Diputación? NC 9%

NO 16%

SI 75%

5.3 ¿Han realizado una sesión fotográfica en la sesión de Acogida en el Palacio Provincial? SI 13%

NC 9%

NO 78%

11

5.4 ¿le han enseñado las dependencias del Palacio Provincial?

NC 10%

SI 6%

NO 84%

2.7.2

Sesiones de Acogida en Destino 3. Le ha parecido adecuada la sesión de acogida para conocer mejor su Departamento y su puesto de trabajo? NC 1% NO 6%

OTRA 4%

SI 89%

4. ¿Cómo definiría la Sesión de Acogida en su destino laboral?

Regular 9%

Muy Fría 3%

no contesta 1% Muy cálida 38%

Cálida 49%

12

6.1 ¿Le han presentado a los Responsables del Centro o Departamento? NC 4%

NO 4%

SI 92%

6.2 ¿Le han explicado la misión y/o funciones y/o valores principales del Centro o Departamento?

NO 1%

NC 6%

SI 93%

6.3 ¿Le han entregado una copia de la descripción de funciones de su puesto de trabajo?

NC 6%

SI 25%

NO 69%

13

6.4 ¿Le han informado de los riesgos laborales de su puesto de trabajo?

NO 9%

NC 6%

SI 85%

6.5 ¿Le han entregado información útil para el desempeño de su puesto de trabajo?

NC 7%

SI 51%

NO 42%

6.6 ¿El Responsable de su Departamento le ha presentado a sus compañeros?

NO 16%

NC 6%

SI 78%

14

6.7 ¿Le han enseñado las instalaciones y dependencias del Centro o Departamento?

NC 7%

NO 36%

2.7.3

SI 57%

El Manual de Acogida 7.1 ¿Le han entregado un Manual de Acogida? NC 6% SI 36%

NO 58%

7.2 ¿La información del Manual es útil para conocer mejor la Diputación?

SI 32%

NC 58% NO 10%

15

7.3 ¿Le ha parecido amena la lectura del Manual de Acogida?

SI 29%

NC 58% NO 13%

2.7.4

Valoración de las Sesiones de Acogida 8.1 y 8.2 Valoración media de las Sesiones de Acogida (da t o s glo ba le s )

10 9 8 7

8,3

8,4

6 5 4 3 2 1 Acogida en el Palacio Provincial

Acogida en Destino

Resumiendo, los resultados globales obtenidos indican una consecución progresiva de los objetivos establecidos en el Plan de Acogida (ver objetivos en el apartado 2.5). Así, en los dos primeros procesos de acogida (interino Arquitecto y AST-ASG de verano) no recibieron ni copia de la descripción de funciones de sus puestos, ni un manual con información útil sobre la Diputación y los Departamentos. Estas deficiencias quedaron subsanadas en las dos siguiente acogidas (becarios e interinos TMG-TAS), pero no resulta reflejado en la encuesta al ser más numeroso el número de encuestados perteneciente al grupo de AST-ASG de verano. Como vemos en estos gráficos, la gran mayoría de los encuestados de todos los grupos ha definido como cálida o muy cálida las sesiones de acogida, tanto la institucional en el Palacio Provincial, como la departamental en el destino, otorgándoles una alta puntuación en su valoración. Una desviación significativa se produce en el grupo de interinos TMG-TAS, al valorar con 5 puntos la Sesión de Acogida en el destino (3,4 puntos de diferencia respecto a la media) Esto se explica por el hecho de ser funcionarios de Diputación que han promocionado pero sin cambiar de destino ni de puesto. Estas conclusiones se observan en la comparativa entre grupos representada en los siguientes gráficos:

16

Gráfica comparativa de definición de la Sesión de Acogida en el Palacio Provincial 100

% de empleados

80 60 40 20 0 muy cálida

calida

Interino Arquitecto Técnico

regular

fría

AST-ASG de Verano

muy fría

Becarios

nc

Interinos TMG-TAS

Gráfica comparativa de definición de las Sesiones de Acogida en Destinos 120

% de empleados

100 80 60 40 20 0 muy cálida

cálida

regular

Interino Arquitecto Técnico

fría

AST-ASG de Verano

muy fría Becarios

nc

Interinos TMG-TAS

Valoración media de las Sesiones de Acogida Comparativa entre grupos de acogidos

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

10

8

8

8,3 8,5

8,5

8,6

5

Interino Arquitecto Técnico

AST-ASG de Verano

Becarios

Interinos TMGTAS

valoración media de la Sesión de Acogida en el Palacio Provincial valoración media de la Sesión de Acogida en Destinos

Por último, cuatro encuestados han expresado las siguiente sugerencias: • • • •

que se entregue un manual con información sobre la Diputación que se realicen las sesiones de acogida más pronto de las 12 horas que las prácticas de estudiantes duren más de dos meses y, por último, que el cuestionario para funcionarios acogidos que no cambian de destino refleje tal circunstancia.

17

Finalmente, un encuestado expresa su agradecimiento por la acogida y trato que ha tenido tanto en el Palacio Provincial, como durante toda la duración de las prácticas. Concluimos este segundo apartado señalando que, respecto a la sugerencia de editar un manual, ya hemos dicho anteriormente que ya existe y se ha entregado en las dos últimas sesiones de acogida realizadas y el mismo se puede consultar en el anexo II de esta memoria. La hora de celebración de las sesiones de acogida suele ser entre las 9 y las 10 de la mañana, pero en el caso de los contratados de verano, por el elevado número de participantes (85), fueron convocados a distintas horas del día en cuestión. Respecto a la sugerencia relativa al cuestionario adaptado a empleados funcionarios que no cambian de destino, anunciamos que la vamos a tener en cuenta para sucesivos procesos de acogida con esta particularidad. 3

VALORACIÓN DE LOS RESULTADOS

A la vista de la evaluación efectuada por los acogidos encuestados, hacemos una valoración muy positiva de estas prácticas absolutamente novedosas en nuestra Organización. Éstas deben revertir en un mayor y mejor desempeño personal en el ejercicio de las funciones de cada empleado, repercutiendo en la prestación de servicios públicos de mayor calidad para nuestros usuarios. Estas prácticas ya se han consolidado en la Diputación a pesar del corto espacio de tiempo transcurrido, pues ya podemos anunciar que está previsto organizar y desarrollar nueve procesos más de acogida para recibir a las 31 personas que superen las pruebas selectivas para cubrir otras tantas plazas de plantilla de las siguientes categorías: 11 Auxiliares Administrativos, 1 Ingeniero Técnico Especialista en Aguas, 1 Técnico Medio en Protocolo, 1 Capataz de Obras, 1 Técnico de Administración Especial, 1 Maestro de Obras, 2 Oficiales de Composición y 13 Peones de Vías y Obras en el primer cuatrimestre del año 2007. Los sucesivos procesos selectivos serán también objeto de realizar sesiones de acogida en los siguientes cuatrimestres. 4

APLICABILIDAD DE LOS RESULTADOS

La Diputación de Alicante juega un papel muy importante en la prestación de apoyo técnico y asesoramiento a los municipios de nuestra provincia, especialmente de los pequeños y medianos. La experiencia puesta en marcha por la Diputación respecto a la elaboración y aplicación del Plan de Acogida ya es conocida por varios Ayuntamientos y, a fecha de hoy, son cuatro los que han mostrado interés por conocer en detalle nuestro Plan para adaptarlo y aplicarlo en su Institución. Alicante, 30 de noviembre de 2006 EL DIRECTOR DEL PROYECTO

Fdo.: Francisco José Bedoya Muñoz Técnico Medio de Organización y Recursos Humanos

18