MICROSOFT OFFICE WORD

Formato de la página Cuando se habla del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto digitado. Al escribir un texto, lo fundamental es lo que se dice en él, pero la forma en la que lo vemos también tiene mucha importancia Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseño de forma que tus documentos sean diferencien del resto.

En Word se puede clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos. 1.

Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc.

2.

Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo alineación y sangrías.

3.

Otros formatos. Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas, bordes y sombreados, etc.

División en columnas Es posible que algunos documentos se necesiten de al menos dos columnas, ya sea por ahorrar espacio o porque el documento lo pide así. Incluso muchos usuarios utilizan Word para crear sus dípticos o trípticos. Les recomiendo que no utilicen Word 2013 para ello, ya que Word no está especializado para ese tipo de documentos, lo puedes hacer, claro que sí, pero te recomiendo una herramienta que no falla, Microsoft Publisher 2013. Bueno, si no deseas hacerme caso en mi consejo (no me molesto), entonces pueden utilizar Columnas, una herramienta de Word que ayudará a dividir su página en dos, en tres o quizá en cuatro columnas. A continuación les muestro cómo hacerlo. 1. Haga clic en la ficha Diseño de página. 2. En el grupo Configurar página, haga clic en Columnas. 3. Haga clic en el número o estilo de columna que desea.

Salto de página Al utilizar el salto de página le indicamos a Word que hemos terminado esa página y que queremos comenzar al inicio de la siguiente. Si más tarde quisiésemos volver a escribir en la página que hemos dejado a medias, no habrá problema, porque Word entenderá que, donde termine nuestro

texto, termina la página, y que el texto que viene después debe comenzar al principio de la siguiente página. Pasos para realizar un salto de página: Es muy sencillo: 1. Sólo hay que situarse donde queramos decirle a Word que termina nuestra página y que el texto que sigue irá al principio de la siguiente 2. Ir al menú Insertar / Salto / Salto de página.

Salto de sección Puede tener varias secciones diferentes en una página, y cada una de ellas puede tener sus propios encabezados y pies de página, orientación, espaciado, etc. Es decir, una sección le permite un control mucho mayor de su documento y del aspecto que desea que tenga. Puede usar secciones para hacer (o para incluir en una barrera) otros cambios de formato en la misma página o en diferentes páginas del documento, entre los que se incluyen: 1. Rotar una página a orientación vertical u horizontal 2. Agregar un encabezado o pie de página 3. Numeración de páginas 4. Columnas 5. Bordes de página Para eliminar un salto de sección debemos: 1. Cambiar a la vista Borrador desde la pestaña Vista. 2. Situar el cursor en la línea que representa el salto. 3. Pulsar la tecla SUPR. Importante: Al eliminar un salto de sección, Word interpreta que ahora todo forma parte del mismo apartado y por tanto se pierde el formato específico de la sección inmediatamente superior al salto para adoptar el de la sección inferior

Encabezado y pie de página Un encabezamiento consiste en un pequeño bloque de texto y/o elementos gráficos que se coloca en la parte superior de un documento y se repite a lo largo de todas las páginas. El pie de página es exactamente lo mismo pero colocado en la parte inferior de la página. Estos elementos suelen añadirse en el documento con una cierta finalidad informativa: por ejemplo, incluir el logotipo o dirección de la empresa, el autor del documento, el número de páginas que contiene o el número de página que se visualiza, el título del documento, etc. o sin más, con una simple finalidad decorativa. La manera más sencilla de incluir encabezamientos en las páginas Para añadir un encabezamiento en el documento selecciona Insertar – Encabezamiento – Predeterminado.

Observa cómo automáticamente aparece un cuadro en la parte superior de la página en cuyo interior se encuentra el cursor del ratón para que puedas escribir en él el texto que desees como encabezamiento. Ooo Writer te proporciona también varias opciones automáticas para incluir en el encabezado: acude al menú Insertar – Campos y observa el listado proporcionado.

Puedes, por ejemplo, añadir la fecha y hora actuales, el número de páginas que contiene el documento, el total de páginas, el título o el autor u otras opciones (combinación de teclas CTRL + F2) como el nombre del archivo o del usuario que utiliza Ooo - LibreOffice. Una vez que incluyas la información que desees puedes formatear el texto del encabezado con todas las herramientas que Writer pone a tu disposición: alineación, formato y tamaño de fuente, etc. tal y como editas cualquier fragmento de texto en el documento. La manera más sencilla de incluir pies de página El procedimiento es exactamente el mismo que el indicado en el punto anterior salvo que para insertar un pie de página selecciona Insertar – Pie de página – Predeterminado.

Y de la misma manera que en el apartado anterior también puedes añadir campos automáticos a este pie de página y editar el texto con todas las opciones disponibles de Writer para la edición del mismo. En esta práctica en concreto haz clic en Insertar – Campos – Número de página y utiliza la opción de alineación del texto centrado para colocarlo en dicha ubicación. Observa, a continuación, si tu archivo ocupa varias páginas, como el número de página cambia de una página a otra. Fíjate: el encabezamiento es el mismo en todas las páginas, mientras que el número de página (obviamente) cambia de una página a otra. Ajusta los encabezamientos y pies de página Puede ocurrir que necesites editar según tus preferencias el encabezamiento y/o el pie de página que has incluido en tu documento. Las opciones que controlan los ajustes de ambas opciones las encontrarás en el menú Formato – Página.

Se abre en pantalla la ventana Estilo de página. Observa que tiene dos pestañas precisamente dedicadas al Encabezamiento y al Pie de página. Cuando inicias un documento nuevo en Writer, los encabezamientos y pies de páginas estás desactivados de forma predeterminada, como has visto. Cuando insertar un encabezamiento y/o un pie de página en el documento en realidad lo que has hecho ha sido activarlos (de ahí que la casilla Activar encabezamiento se encuentre validada).

Las opciones que permiten ajustar el encabezamiento se localizan en la pestaña Encabezamiento, mientras que las que ajustan el pie de página se encuentran en la pestaña Pie de página. Y son idénticas para ambos.

Numeración de páginas Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no aparece en el documento

Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaña Insertar, desplegando la opción Número de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número.

Encontraremos la misma opción en la pestaña Diseño de las Herramientas de encabezado y pie de página, cuando tengamos un encabezado en modo de edición. Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para que elijamos el que más nos guste. Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados a cada ubicación, estos están organizados por secciones para facilitarnos la localización del formato que buscamos.

En la sección Simple tenemos números simples con diferentes alineaciones. En la sección Con formas, los números se escriben dentro de una forma, por ejemplo con cinta: . En la sección Número sin formato, tenemos los números de página a los cuales se les aplica algún tipo de formato . En la sección Página X, el número de página viene acompañado de la palabra Página o Pag, por ejemplo

En la sección página X de Y, se añade además el número total de páginas del documento, por ejemplo

Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicación pueden variar de una ubicación a otra, la ubicación Final de página dispone de más formatos.

Para ver los encabezados y pies de página en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo vista Diseño de Impresión donde se ven en un tono más claro que el texto normal. Una vez insertado el número de página podemos variar su formato con la opción Formato del número de página. Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuación

Desplegando el menú Formato de número veremos una lista con posibles formatos predeterminados entre los que elegir. Tenemos dos alternativas para indicar en qué número empezará la numeración de las páginas: 1. Continuar desde la sección anterior (o empezar desde uno, si ésta es la primera sección). 2. Iniciar en el número que especifiquemos en la opción Iniciar en:

Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos incluir el número del capítulo junto con el de la página, marcando la casilla Incluir número de capítulo y seleccionando un formato

Insertar notas al pie de página Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:  Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.  Accedemos a la pestaña Referencias. Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará automáticamente y no tendremos que realizar más acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de diálogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la pequeña flecha situada en la esquina inferior derecha del grupo Notas al pie.

Aparece el diálogo que vemos en la imagen.

Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.

Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre: - Incluir la nota al final de la página o Debajo de la selección. Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre: - Incluir la nota al Final del documento o al Final de la sección. Además en el diálogo podemos seleccionar el formato del número que deseamos que se muestre como subíndice.

Podemos incluir una marca personal pulsando en Símbolo...

Se puede indicar a partir de qué número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie. Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia en cada nueva página. Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios después seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento. Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratón encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie / nota al final referente al superíndice.

Crear tablas Puede crear una tabla dibujando las filas y columnas que desee o convirtiendo texto en una tabla.

Dibujar una tabla Puede dibujar una tabla compleja; por ejemplo, una con celdas de diferente alto o que tengan un número variable de columnas por fila. 1. Haga clic en el lugar en que desee crear la tabla. 2. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla y, a continuación, en Dibujar tabla.

El puntero se convierte en un lápiz.

3. Para definir los límites exteriores de la tabla, dibuje un rectángulo. A continuación, dibuje las líneas de las columnas y de las filas dentro del rectángulo.

4. Para borrar una línea o bloque de líneas, bajo Herramientas de tabla, en la ficha Diseño, dentro del grupo Dibujar bordes, haga clic en Borrador. 5. Haga clic en la línea que desee borrar. Si desea borrar toda la tabla, vea Eliminar una tabla o borrar su contenido. 6. Una vez dibujada la tabla, haga clic en una celda y comience a escribir o inserte un gráfico.

Insertar una tabla En Microsoft Office Word se puede insertar una tabla eligiendo un diseño entre varias tablas con formato previo (rellenas con datos de ejemplo) o seleccionando el número de filas y columnas deseadas. Se puede insertar una tabla en un documento o bien insertar una tabla dentro de otra para crear una tabla más compleja. Usar plantillas de tabla Puede utilizar plantillas de tabla para insertar tablas basadas en una galería de tablas con formato previo. Las plantillas de tabla contienen datos de ejemplo para ayudar a visualizar el aspecto que tendrá la tabla cuando se agreguen datos. 1. Haga clic donde desee insertar una tabla. 2. En la ficha Insertar, dentro del grupo Tablas, haga clic en Tabla, elija Tablas rápidas y, a continuación, haga clic en la plantilla que desee usar.

3. Reemplace los datos incluidos en la plantilla con los datos deseados.

Utilizar el menú Tabla 1. Haga clic donde desee insertar una tabla. 2. En la ficha Insertar, dentro del grupo Tablas, haga clic en Tabla y, a continuación, bajo Insertar tabla, seleccione el número de filas y columnas que desea usar.

Utilizar el comando Insertar tabla El comando Insertar tabla permite especificar las dimensiones de la tabla y aplicarle formato antes de insertar la tabla en un documento. 1.

Haga clic donde desee insertar una tabla.

2.

En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla y, a continuación, en Insertar tabla.

3.

En Tamaño de la tabla, escriba el número de columnas y filas.

4.

En Autoajuste, elija las opciones necesarias para ajustar el tamaño de la tabla.

Insertar imágenes Si está desarrollando una personalización de nivel de documento, puede agregar una imagen al documento en tiempo de diseño. Para agregar una imagen a un documento de Word en tiempo de diseño 1. Coloque el cursor donde desee insertar la imagen en el documento. 2. Haga clic en la ficha Insertar de la cinta de opciones. 3. En el grupo Ilustraciones, haga clic en Imagen. 4. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, navegue a la imagen que desea insertar y haga clic en Insertar. 5. La imagen se agrega al documento en la ubicación del cursor actual.

Redacción de documentos: Personales y comerciales Con la Redacción de Textos y la Revisión Ortográfica ayuda a adquirir las siguientes habilidades y conocimientos:

1. Adquirir conocimientos sobre las reglas de ortografía 2. La redacción para poder desarrollar con la mayor exactitud posible los distintos documentos en la vida laboral y personal.

3. Conocer los diferentes documentos comerciales. 4. Conocer las funciones básicas del editor de textos Word.

Reglas básicas de ortografía El uso correcto de determinadas consonantes. Consonantes B, V. Consonantes C, K, Q, Z. Consonantes G, J. Consonante M, N. Consonante H. Consonante S. Consonante X. La utilización correcta de las letras mayúsculas. Siglas y abreviaturas. Homónimos y Anglicismos. Reglas generales de acentuación. Los monosílabos. Reglas particulares de acentuación. Diptongo. Hiato. Las palabras compuestas. Preposiciones, adverbios y adjetivos. Normas sobre los signos de puntuación más comunes. El punto (.). La coma (,). El punto y coma (;). Los dos puntos (:). Los puntos suspensivos (…). Los signos de exclamación y de interrogación. Otros signos de ortografía. Los paréntesis ( ). Los corchetes [ ]. Las comillas. División de palabra al final de renglón.

Los documentos comerciales ¿Qué son los documentos comerciales? sus funciones. Tipos de documentos comerciales. El ticket. La nota de pedido. La carta de pedido. Comunicaciones de envío. El albarán. La factura. La nota de débito y de crédito. El cheque y el pagaré.

Los documentos de la empresa La carta comercial. Estructura. Estilos de las cartas comerciales. Cartas de informes. Informes comerciales. Informes personales. Los documentos internos de la empresa. La Circular. Saluda. El Acta. El certificado.

Los documentos personales La carta de presentación. Objetivos y funciones. Aspectos formales en la elaboración de la carta de presentación. Partes que contiene la carta de presentación. Tipos de carta de presentación. El currículum vital. Definición, objetivos y funciones. Estructura. Formas de presentar el Currículo. Modelos de Currículo. Errores que debemos evitar.