MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO

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1650-P-TES-03-V1

PROCESO DE GESTION FINANCIERA Subproceso Gestión de Tesorería

Vigencia: 03/10/2013 Documento controlado Página 1 de 7

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS EXCEDENTES DE TESORERIA

CONTENIDO

Página 1.

OBJETIVO ......................................................................................................................................... 2

2.

ALCANCE Y RESPONSABLES. ................................................................................................... 2

3.

DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE ...................................................................... 2

4.

MARCO NORMATIVO ..................................................................................................................... 3

5.

RECURSOS ....................................................................................................................................... 3

6.

GENERALIDADES ........................................................................................................................... 4

7.

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ...................................................................................... 4

8.

REGISTROS ...................................................................................................................................... 7

9.

CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 7

10. ANEXOS ............................................................................................................................................. 7

Elaborado

Revisado

Aprobado

ORIGINAL FIRMADO

ALICIA GUASCA VELASQUEZ Tesorera Municipal

PATRICIA VENTO VENTO Delegada MECI Fecha: 25/09/2013

DOLLY FORERO GRACIA Secretaria de Hacienda

FERNANDO SANDOVAL ZAMORA. Alcalde (E)

Fecha: 30/09/2013

Fecha Vigencia 03/10/2013

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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS EXCEDENTES DE TESORERIA

1. OBJETIVO El objetivo del presente procedimiento es establecer las medidas y la forma concreta para llevar a cabo la inversión segura de los excedentes de tesorería de manera independiente por cada uno de los recursos (EDUCACION, SGP. REGALIAS, RECURSOS PROPIOS, ICLD)

2. ALCANCE Y RESPONSABLES. Se inicia con el análisis del informe financiero junto con la proyección del PAC de cada recurso, para así establecer el excedente y finaliza con la prorroga por un término igual o inferior, se ingresa al sistema y se archiva. La aprobación de la mejor oferta mediante COMITÉ DE HACIENDA, los responsables del procedimiento son: Tesorero (a) Municipal de la convocatoria, estudio de mercado, análisis, Técnico Operativo: de la recolección, estudio del pasivo y activo, proyección del PAC para concluir en el informe financiero, Comité de Hacienda: Es la encargada de autorizar la constitución de la inversión delegando al TESORERO GENERAL DEL MUNICIPIO constituir los excedentes dejando constancia en la respectiva acta. 3.

DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE

ACTIVO: Son los recursos con los que cuenta el Municipio como bienes, inversiones, cuentas por cobrar, recursos monetarios en bancos. PASIVO: Recursos que se encuentran comprometidos para inversión PAC:

Plan anual Mensualizado de caja

EXCEDENTE: Es la disposición de los dineros del Municipio que no se amparen reservas, compromisos de las vigencias anteriores, presentes o futuras. INFORME FINANCIERO: Es la verificación, clasificación del recurso a invertir, donde se estudio del activos, pasivo y proyección del PAC para concluir si existe un excedente de inversión. FORMATO ESTUDIO DE MERCADO: Es el diseño, recolección y análisis sistemático de información de las ofertas financieras presentadas por el Banco para la captación del recurso y la constitución del deposito CDTS: Certificado de depósito a término fijo.

LARGO PLAZO: Es la inversión o deposito a un termino igual o superior a un año CORTO PLAZO: Es la inversión o deposito a un termino igual o menor a un año. CUENTA CORRIENTE: Cuenta de depósito del MUNICIPIO a la vista que utiliza la emisión de cheques para el movimiento de los fondos. CUENTA DE AHORROS Dinero depositado a salvo en una ENTIDAD FINANCIERA VIGILADA POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA que genera rentabilidad

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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS EXCEDENTES DE TESORERIA

TES DE TESORERIA: Títulos de deuda pública emitidos por la Tesorería General de la Nación (en pesos, en UVR´s - Unidades de Valor Real Constante - o en pesos ligados a la TRM) que son subastados por el Banco de la República. Se caracterizan por ser una de las mayores fuentes de financiación del Gobierno. Son títulos a la orden, libremente negociables en el mercado secundario. El plazo se determina de acuerdo con las necesidades de regulación del mercado monetario y de los requerimientos presupuestales de tesorería y fluctúa entre 1 y 10 años. El rendimiento de los títulos lo determina el Gobierno Nacional de acuerdo con las tasas del mercado para el día de emisión de los mismos. TASA DE INTERES: La tasa de interés es el porcentaje al que está invertido un capital en una unidad de tiempo. FORMATO COTIZACION PARA INVERSION: Oficio de invitación a las entidades financieras para que presenten sus ofertas para la constitución de inversiones a corto o largo plazo indicándoles unos requisitos especiales. OFERENTES: Son las entidades financieras participantes en las cotizaciones. INVERSION: Es la aplicación de unos recursos financieros con el objeto de ser aumentados. CALIFICACION DE RIESGO: Valoración que realiza una empresa calificadora de riesgo sobre la capacidad de la entidad FINANCIERA para pagar el capital y los intereses en los términos pactados. RENTABILIDAD: Es la remuneración al capital invertido. Se expresa en porcentaje sobre dicho capital. ANALISIS FINANCIERO: Conjunto de técnicas encaminadas al estudio de las inversiones con un enfoque de rentabilidad, plazo, rango, tasa, calificación de riesgo, seguridad, sostenimiento de la tasa. COMITÉ DE HACIENDA: Es una junta de funcionarios de la administración en el cual con un mínimo de quórum se debate y aprueban las propuestas para lo cual fueron convocados. REDENCION: Es la renovación de la inversión que se ha vencido en un termino inferior, igual o superior al inicial pactado siempre y cuando se mejoren las condiciones de rentabilidad. CUSTODIA: Es la salva guarda de los títulos valores. CONTABILIZACION: Es el registro en el sistema de tesorería de los excedentes constituidos. 4.

MARCO NORMATIVO

DECRETO 1525 DEL 9 DE MAYO DE 2008 Los excedentes de liquidez que se pretenderán invertir del Ministerio de Hacienda y crédito Público y demás normas vigente. 5.

RECURSOS

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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS EXCEDENTES DE TESORERIA

5.1 Talento Humano: Tesorero (a) Municipal, Técnico Operativo, Entidad Financiera, Comité de Hacienda 5.2 Maquinaria y Tecnología: Computadores de alta capacidad con acceso a internet, Divulgación, Red LAN software, Impresoras Laser, Portales empresariales Fax, programa sistema financiero. 5.3 Materiales o Logísticos: Papelería, elementos de oficina. 5.4 Metodológicos: Protocolo: Invitación a las entidades financieras a presentar ofertas. Procedimiento: oficio de Estudio de mercado, oficio Cotización para inversión. 5.5 Medio Ambiente: Oficina adecuadamente dotadas y suficientes, sala de juntas

6.

GENERALIDADES

Enmarcación de los parámetros requeridos para la presentación y realización de la inversión de los excedentes de liquidez de cada uno de los recursos del Municipio, teniendo en cuenta las medidas y la forma específica para llevar a cabo la inversión segura de los excedentes de tesorería de manera independiente por cada uno de los recursos (EDUCACION, SGP. REGALIAS, RECURSOS PROPIOS, ICLD)

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DESARROLLO EN FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS EXCEDENTES DE TESORERIA

Nº

ACTIVIDAD

INICIO

1

Analizar financieramente

DETALLE Inicia con el análisis financiero porrmenorizado del recurso a excepción de los convenios especificados con el Tesoro Nacional, de los ingresos y egresos junto con la proyección del PAC, determinando si existe o no la disponibilidad para la inversión de los excedentes.

1

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P.C

RESPONSABLE

Tesorero Municipal

(a)

Técnico Operativo

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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS EXCEDENTES DE TESORERIA

Verificada la existencia de excedentes, se procede a convocar mediante un oficio a las entidades Financieras las condiciones de la inversión la cual debe ser allegada por escrito en un término no superior a dos (2) días y donde se presenten como mínimo tres (3) oferentes por plazo de la inversión.

1

Convocatoria oferentes

2

Se realiza una citación por escrito a Comité de Hacienda el cual deberá efectuarse en un término no mayor a tres (3) días.

Hacienda

4

Realizar reunión del comité de Hacienda

2 NO 5

Verificar si cumple? SI

(a)

Tesorero Municipal

(a)

Tesorero Municipal

(a)

Recopilada la información, se procede a elaborar un estudio de mercado con base a las cotizaciones soportadas por las entidades financieras.

Estudio de Mercado y convocatoria Comité de

3

Tesorero Municipal

10

Se programa y se realiza reunión del Comité de hacienda para someter a consideración la viabilidad de la inversión del excedente. Se debe diligenciar el formato 1103-F-GCM-05 Acta de reunión y Formato 1103-FGCM-06 para registro de asistencia a eventos y reuniones. Se presenta al Comité de Hacienda los respectivos estudios para el análisis, confrontación y aprobación de la oferta más compatible y si reúne los requisitos exigidos de ley. Este acto es aprobado mediante Acta de Comité

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Integrantes del comité de Hacienda

X

Tesorero Municipal

(a)

Comité Hacienda

de

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Notificación y legalización 6

7

Contabilización

Custodia

8

9

3 Reintegra

Una vez legalizada la inversión soportada con el titulo valor se procede a registrarla en el sistema operativo y contabilizarla según comprobante de egreso.

Técnico Operativo

Contabilizados los títulos valores quedaran en custodia y responsabilidad en la bóveda de la Tesorería

Tesorero Municipal

(a)

Tesorero Municipal

(a)

Tesorero Municipal

(a)

Comité Hacienda

de

Tesorero Municipal

(a)

No Prorrogar inversión

Si los requisitos son iguales la inversión se prorroga por un término igual o inferior y se ingresa al sistema y se archiva.

11 Fin. FIN

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(a)

Entidad Bancaria

Caducada la inversión se verifica si los requisitos legales son iguales o mayores a lo pactado inicialmente Si los requisitos no son iguales la inversión se reintegrara a al cuenta de origen

Cumple? Si

Tesorero Municipal

Se realiza y entrega a comité de Hacienda el informe de la inversión y su comportamiento según los soportes financieros.

Realiza informe de Inversión

10

Aprobada y autorizada la viabilidad de la inversión se notificara mediante comunicación escrita al Banco ganador de la licitación que en un término no mayor a dos (2) días deberá título valor legalizar la inversión.

X

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8. REGISTROS NOMBRE DEL FORMATO

CODIGO

RESPONSABLE ALMACENAMIENTO

TIEMPO DE RETENCION

Excedentes de Tesorero (a) Municipal Tesorería

2 Años

oficio Excedentes Tesorero (a) Municipal para de Tesorería

2 Años

Modelos de oficio Estudio de mercado. Modelo de Cotización inversión.

CARPETA

DESTINO FINAL Archivo central

Archivo central

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION No.

FECHA

01

03/10/2013

DESCRIPCION MODIFICACIONES Primera versión nueva codificación. Se modificó: objetivo, se, agregaron responsables, recursos, generalidades, desarrollo del procedimiento, se incluye punto de control. La codificación anterior PR-1830-03-V1 29/11/13

10. ANEXOS

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