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NODO CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000013 09 Febrero 2015 ) ESE HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO

FREDDY ORLANDO ROJAS ARIAS

GERENTE

VIGENCIA AUDITADA 2012-2013

OCTUBRE, 2014

CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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EQUIPO DIRECTIVO

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

GERMAN PEREZ AMADO AUDITOR NODO SOTO MARES

EQUIPO AUDITOR

MERCEDES LEON ROJAS Profesional Especializado

MABEL CONSUELO ROJAS Profesional Especializado CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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CLARA INIES ARIZA PEÑA Auditor fiscal Coordinadora Auditoría

TABLA DE CONTENIDO

1. 2. 3. 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 3.3.1 3.3.1.1 3.3.2 3.3.4 4. 4.1 5. 5.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4

INTRODUCCION OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ALCANCE DE LA AUDITORIA RESULTADOS DE LA AUDITORIA CONTROL DE GESTION Gestión Contractual Resultado Evaluación de la Rendición de Cuenta Legalidad Gestión ambiental Seguimiento Plan de Mejoramiento Control Fiscal Interno Tecnologías de la información y las comunicaciones Tics. CONTROL DE RESULTADOS Cumplimiento de plan de gestion Controles de Advertencia Seguimiento a quejas, denuncias CONTROL FINANCIERO Estados Contables Dictamen a los Estados Financieros vigencia 2012 y 2013 Control Interno Contable Gestión Presupuestal CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES CUADRO NUMÉRICO DE OBSERVACIONES CALIFICACIÓN DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN. Control de Gestión. Control de Resultados Control Financiero Concepto de la Gestión Fiscal.

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4 4 4 4 4 32 32 33 35 37 40 40 40 45 47 47 48 74 75 76 83 87 87 88 88 88 89

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1. OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA La Contraloría General de Santander, en desarrollo de su Plan General de Auditoría Territorial – PGAT vigencia 2014, programó la realización de Auditoría Gubernamental con enfoque Integral en la Modalidad Regular , al Hospital Regional del Magdalena Medio, vigencias 2012 - 2013, aplicando la metodología para el control fiscal contenida en la “Guía de Auditoría Territorial” de la Contraloría General de la República, bajo los siguientes parámetros: 2. ALCANCE DE LA AUDITORIA Realizar auditoria Regular al Hospital Regional del Magdalena Medio (resolución número 00616 de fecha 18 de septiembre 2014) a los siguientes sistemas de control: Financiero y presupuestal, legalidad, de gestión y resultados, revisión de la cuenta, control fiscal interno, plan de acción, vigencias futuras, fiducias, Quejas y denuncias y controles de advertencia, con el fin de verificar y determinar la calidad y efectividad de sus procesos, así como la eficiencia y la eficacia del manejo de los recursos de la entidad auditada, para las vigencias 2012- 2013. 3. RESULTADOS DE AUDITORIA

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La Contraloría General de Santander, en desarrollo de su Plan General de Auditoría Territorial – PGAT vigencia 2014, programó la realización de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral en la Modalidad Regular, al Hospital Regional del Magdalena Medio, vigencia 2012-2013, aplicando la metodología para el control fiscal contenida en la “Guía de Auditoría Territorial” de la Contraloría General de la República, bajo los siguientes parámetros: COMPONENTES Y FACTORES La Auditoría incluyó el examen de los siguientes componentes y sus factores: COMPONENTE

CONTROL DE GESTION

FACTORES      

Gestión Contractual Rendición y revisión de la Cuenta Legalidad Plan de programas y proyectos Control Fiscal Interno TICs



Cumplimiento de Planes, proyectos Gestión Presupuestal Estados Contables Gestión Financiera

CONTROL DE RESULTADOS CONTROL FINANCIERO

  

Programas

y

3.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada al Hospital Regional del Magdalena Medio, el concepto sobre control de la gestión se determinó como consecuencia de la evaluación de los siguientes factores: 3.1.1. GESTION CONTRACTUAL El proceso de Auditoría Gubernamental con enfoque integral, modalidad regular, se practicó a la gestión contractual al Hospital Regional del Magdalena Medio, mediante evaluación con criterio integral, sobre los contratos suscritos, ejecutados y liquidados por esta entidad, correspondiente a la vigencias 2012- 2013, verificando el cumplimiento de las cláusulas pactadas, las disposiciones legales, pagos, el control oportuno y si los sujetos contractuales aseguraron los propósitos que dieron origen a la contratación. Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento de los compromisos, técnicos, económicos y financieros propuestos por el Hospital Regional del Magdalena Medio como una entidad descentralizada de orden departamental, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, adscrita a la Secretaría de Salud de Santander para la ejecución de los planes, programas y proyectos, se procedió a realizar análisis sobre el cumplimiento de las disposiciones legales durante el proceso contractual en sus diferentes etapas; Pre-contractual, Contractual, y PostContractual para establecer en términos de calidad, cantidad y oportunidad los resultados obtenidos en la contratación durante las vigencias 2012- 2013.

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Para ello se procedió a dar trámite a la auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad regular, y en lo referente a la contratación se tomó una muestra representativa de contratos suscritos por la entidad durante las vigencia 2012-2013, con el objeto de estudiar y analizar en la etapa previa de la celebración del contrato, si el gerente en calidad de representante legal identifica la necesidad a satisfacer, la naturaleza del contrato a celebrar, su cuantía y su procedimiento a seguir; de modo que le permitiera al Hospital Regional del Magdalena Medio, cumplir con los fines institucionales y determinar si la gestión contractual adelantada se realizó conforme a los principios de transparencia, planeación, economía y responsabilidad, consagrados en el manual de contratación de la entidad y en el Estatuto General de la Contratación. El Hospital Regional del Magdalena en materia de contratación se rige por las normas del derecho privado donde se podrán incluir las cláusulas exorbitantes previstas en el Estatuto General de Contratación de la administrativa pública, actualmente cuenta con un manual de contratación implementado mediante Acuerdo No 001 de febrero 09 del 2009 modificado por el Acuerdo No 024 de 2013, donde establece que las formas de contratación aplicables en la E.S.E son la contratación directa y la contratación por convocatoria pública donde cuenta con procedimientos contractuales tales como: órdenes de trabajo, suministro o servicios, contratos de prestación de servicios, contratos para la prestación de servicios profesionales especializados y asistenciales. El Hospital regional del Magdalena Medio celebró para el año 2012, 537 contratos por valor de $9.854.206.820, y para la vigencia 2013, celebró 480 contratos por valor de $9.036.766.018, contratos celebrados en su totalidad bajo la modalidad de contratación directa y en su gran mayoría contratos de prestación de servicios y suministros, salvo para el año 2013 que realizó dos contratos de obra. El equipo auditor no considero prudente tomar una muestra de contratación; sino que durante el trabajo de campo se solicitaron contratos de ambas vigencias que fueron analizados tal y como se demuestra en el cuerpo del informe ANALISIS CONTRACTUAL VIGENCIA 2012-2013 Evaluación control de gestión y de legalidad: Al revisar los contratos seleccionados aleatoriamente, se verificó que cumplieran con lo señalado en la Constitución y la Ley, teniendo en cuenta las características propias contractuales en cada uno de ellos, en sus etapas precontractual, contractual y pos contractual, por lo cual se conceptúa que la gestión es desfavorable de acuerdo con los principios de la función administrativa, como son de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

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En la información contractual realizada por la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio, no se evidencia que la ejecución de los mismos obedezca a estudios de conveniencia, necesidades técnicas debidamente motivadas, fundamentadas y plasmadas en el principio de Planeación. OBSERVACIÓN DE AUDITORIA No. 1 El Hospital Regional del Magdalena Medio, identifica erróneamente los contratos, pues según el manual vigente para el año 2013, las únicas modalidades establecidas eran de: contratación directa (desde 0 hasta 100 smlmv) y convocatoria pública (desde 100 smlmv). Se exhorta a la entidad a que corrija esta deficiencia e identifique los contratos que celebre según las modalidades vigentes. Por esto se configura una observación con alcance administrativo. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTO RESPONSABLE

: ADMINISTRATIVA : FREDDY ROJAS : Gerente

ORLANDO

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE Respuesta de la ESE: Al respecto de la presente observación es preciso manifestar, que a través del acuerdo 004 del 30 de octubre de 2013 se creó el nuevo Manual de Contratación de la ESE en el cual se establecieron de forma precisa las cuantías a utilizar en las diferentes modalidades de contratación previstas en él. Anexo N. 1. Folios contentivos los procesos, modalidades y cuantías en la contratación de la ESE.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR De acuerdo a lo manifestado por la ESE, y teniendo en cuenta que la entidad Adoptó un nuevo manual en el cual se incluyeron todas las modalidades de Contratación el equipo auditor DESVIRTUA la observación ADMINISTRATIVA. OBSERVACIÓN DE AUDITORIA No. 2 Los certificados de disponibilidad presupuestal no especifican los saldos que quedan en cada rubro después de comprometer cada suma para los contratos. Se configura una observación con alcance administrativo.

TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTO RESPONSABLE

: ADMINISTRATIVA : FREDDY ROJAS : Gerente

ORLANDO

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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Respuesta de la ESE: La ESE solicitará al proveedor del software financiero la inclusión de los saldos presupuestales en los Certificados de Disponibilidad Presupuestal.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Revisada la respuesta dada por la ESE, el equipo auditor considera pertinente DESVIRTUAR la observación ADMINISTRATIVA. OBSERVACIÓN DE AUDITORIA No. 3 Los documentos que la entidad expide en la etapa precontractual no cuentan con un estudio económico que permita dar soporte a los precios establecidos para cada uno de los contratos. Se conmina a la entidad para que tome las acciones correctivas a que haya lugar con el fin de garantizar el principio de transparencia, evaluando la relación costo beneficio para la entidad. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTO RESPONSABLE

: ADMINISTRATIVA : FREDDY ORLANDO ROJAS : Gerente

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE Respuesta de la ESE: De conformidad con lo establecido en el artículo 9 del Manual de Contratación de la ESE, para el análisis de los precios del mercado dentro de la elaboración de los estudios previos necesarios para cada contrato a ejecutarse, se procede a la verificación de las cotizaciones de manera telefónica, escogiendo la oferta más favorable para la Entidad Contratante, sin embargo una vez recepcionada la observación por el ente de control se dieron instrucciones a la oficina Asesora Jurídica para la modificación y adaptación de conformidad con lo solicitado.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Se analizó la respuesta dada por el presunto responsable y en aras de realizar un seguimiento exhaustivo a esta situación considera pertinente dejar la observación administrativa para que sea incluida en un Plan de mejoramiento que permita a este ente de control, realizar el respectivo seguimiento. OBSERVACION DE AUDITORIA No 4 Se observa que la entidad numera los contratos según modalidad de contratación o tipo de contrato, evitando que éstos tengan una secuencia lógica y clara. La numeración permite conocer de primera mano los contratos celebrados por la entidad durante el año. Por tal razón se conmina a la entidad a que tome las acciones correctivas a que haya lugar para que se subsane esta situación. TIPO DE OBSERVACIÓN

: ADMINISTRATIVA

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PRESUNTO RESPONSABLE

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: FREDDY ORLANDO ROJAS : Gerente

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE Respuesta de la ESE: Al inicio de la vigencia 2012 la anterior administración de la ESE realizó algunos procesos de convocatoria pública los cuales no fueron numerados consecutivamente dada la modalidad de contratación. En la actual administración (julio 09 de 2012) a todos los procesos contractuales se le asignan números consecutivos durante cada vigencia sin importar la modalidad de contratación.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR De acuerdo a la respuesta dada por el presunto responsable, el equipo auditor mantiene la observación administrativa para hacerle seguimiento a través del Plan de mejoramiento que adopte la entidad.

OBSERVACIÓN DE AUDITORIA No. 5 La entidad dentro de la etapa precontractual de sus procesos envía invitaciones a posibles oferentes las cuales, en algunas de ellas, no se observa la firma de la representante legal de la entidad ni recibido con firma y fecha por parte de la persona a quien se envía la invitación. El hospital Regional del Magdalena medio deberá tomar las acciones correctivas a que haya lugar para que dentro de sus procesos contractuales se garantice la aplicación de los principios que rigen la contratación pública, entre estos el de transparencia y de selección objetiva del contratista. Por consiguiente, se configura una observación con alcance administrativo. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTO RESPONSABLE

: ADMINISTRATIVA : FREDDY ORLANDO ROJAS : Gerente

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE Respuesta de la ESE: En algunos contratos de la vigencia 2012 por error involuntario se omitió la suscripción de las cartas de intención por parte de los contratistas, circunstancia que evidencio el control interno de la ESE tomando las medidas correctivas como se puede verificar en toda la contratación de la vigencia 2013 y 2014.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR De acuerdo a la respuesta dada por el presunto responsable, el equipo auditor mantiene la observación administrativa para hacerle seguimiento a través del Plan de mejoramiento que adopte la entidad OBSERVACIÓN DE AUDITORIA No. 6 CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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Se realiza una observación con alcance administrativo a fin de que la entidad revise la contratación celebrada durante la vigencia 2013 y liquide los contratos que a la fecha no cuentan con ésta. Dentro de la muestra seleccionada los contratos No. 019 del 30 de julio, 020 del 30 de julio, 013 del 3 de mayo, 016 del 16 de mayo de 2013. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTO RESPONSABLE

: ADMINISTRATIVA : FREDDY ROJAS : Gerente

ORLANDO

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE Respuesta de la ESE: Revisado los Registros de Contratación de la ESE se evidencia que el contrato 013 -13 fue suscrito el 02 de Enero de 2013 con un plazo de ejecución de 01 mes el cual se encuentra debidamente liquidado de conformidad con el Acta final Adjunto. Respecto el Contrato 016 se evidencia que la suscripción es del 02 de enero de 2013, con un periodo de ejecución de 02 meses y 19 dias el cual se encuentra debidamente liquidado de conformidad con el Acta final Adjunto. Los Contratos 019 y 020 del 2013 corresponden a contratos de arrendamiento de áreas de la planta física de la institución para los servicios de cafetería y fotocopiadora los cuales se regulan por el código de comercio colombiano y no requieren Acta de liquidación es decir terminan en su fecha de vencimiento que para este caso es el 31 de diciembre de 2013. Anexo N.2. Contratos 013-016-019-020 de 2013

CONCLUSION GRUPO AUDITOR De acuerdo a las explicaciones dadas por el presunto responsable el equipos auditor encuentra pertinente DESVIRTUAR, la observación ADMINISTRATIVA, sin embargo se recomienda a la entidad que todos los documentos de lO contratos reposen dentro del mismo expediente ya que esto facilita el trabajo auditor. DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN: 7 El equipo auditor, realizó un análisis de cada uno de los contratos seleccionados aleatoriamente en la muestra, en los cuales se pueden evidenciar algunas debilidades contractuales y a fin de evitar posibles faltas que podrían ocasionar detrimentos patrimoniales u observaciones de diversas connotaciones, el equipo auditor exhorta a la ESE Hospital Regional del magdalena medio a tener en cuenta los siguientes aspectos que lograrían tener incidencia en el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales en el desarrollo de la gestión contractual. 

La ESE Hospital Regional del magdalena medio, no adjunta en los expedientes contractuales, el correspondiente Plan de Compras, para ejercer control fiscal se requiere, toda vez que son instrumentos de programación y CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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planificación, que se convierten en una herramienta para apoyar el control de gestión para el uso racional y estratégico de los recursos públicos. A los expedientes contractuales no se les adjunta hoja de ruta, esta debe contener los documento que hacen parte del cuerpo del contrato, así como la firma del responsable que verificó que la documentación, por lo cual a través del plan de mejoramiento se debe corregir esta falencia. En la ESE Hospital Regional del magdalena medio, se pudo evidenciar que en todos los contratos auditados, a los supervisores se les asigna su responsabilidad a través de la minuta contractual, pero no son notificados sobre la misma, lo que para el equipo auditor se traduce en una deficiencia que pone en riesgo el control y seguimiento de una ejecución Idónea y oportuna del objeto del contrato desde el mismo momento en que se celebra el contrato. Las órdenes de compra no cuentan con membrete de la ESE, no están numeradas, no se establece quien lo ordena y para que sección u oficina es la beneficiaría, por lo cual a través del plan de mejoramiento se debe corregir esta falencia. Así mismo la ESE Hospital Regional del magdalena medio, debe verificar y dejar constancia que el contratista no posea antecedentes fiscales, penales, disciplinarios o que tengan una inhabilidad o impedimento para celebrar el contrato o convenio respectivo, antes de suscribir el respectico contrato o convenio. Es necesario que sean completos los estudios previos y de conveniencia elaborados por la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio, toda vez que se debe señalar claramente cada uno de los siguientes ítems: i) La verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato. ii) Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja. iii) Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc. iv) Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto. v) La disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato. Los informes de actividades de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión deben ser cuantificados y cualificados a fin de verificar por parte del supervisor el cumplimiento de su objeto y alcance contractual.

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En este orden de ideas, estaríamos frente a una observación de tipo administrativo que con las recomendaciones generales aquí plasmadas, buscarían no solo facilitar el trabajo del ordenador del gasto o de las áreas que participan en el proceso de contratación, sino además, se aspira a evitar prácticas indebidas y se tomen las acciones correctivas pertinentes a través de un plan de mejoramiento. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTO RESPONSABLE

: ADMINISTRATIVA : FREDDY ROJAS : Gerente

ORLANDO

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE HALLAZGO 7: falencias procesos contractuales. 

La ESE Hospital Regional del Magdalena Medio, no adjunta en los expedientes contractuales el correspondiente plan de compras, para ejercer control fiscal se requiere toda vez que son instrumentos de programación y planificación, que se convierten en una herramienta para apoyar el control de gestión para el uso racional y estratégico de los recursos públicos.

Respuesta de la ESE: Si bien es cierto que el Plan de Compras no se anexa a cada contrato de suministro por el volumen de papelería que se consume y a su vez el poco espacio que se tiene para los archivos físicos dados los procesos de remodelación, este documentos se encuentra en medio físico en las áreas de la Administración y Almacén, como documento de consulta. 

A los expedientes contractuales no se le adjunta hoja de ruta; ésta deben contener los documentos que hacen parte del cuerpo del contrato, así como la firma del responsable que verifico que la documentación, por la cual a través del plan de mejoramiento se debe corregir esta falencia.

Respuesta de la ESE: La ESE incluirá dentro del Plan de Mejoramiento la hoja de ruta para cada contrato, la cual ha sido previamente elaborada por la oficina asesora jurídica de la ESE incluir hoja de ruta

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En la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio, se pudo evidenciar que en todos los contratos auditados a los supervisores se les asignan su responsabilidad a través de la minuta contractual, pero no son notificados sobre la misma, lo que para el equipo auditor se traduce en una deficiencia que pone en riego el control y seguimiento de una ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato desde el momento que se celebra el contrato.

Respuesta de la ESE: Mediante resolución N. 010 de Enero 23 de 2014, se delega funciones de supervisión de Contratos para la vigencia fiscal 2014, no obstante la observación del equipo auditor se tendrá en cuenta a partir de la vigencia 2015 para la notificación a cada supervisor ante la suscripción de cada Contrato. Es de resaltar que durante la vigencia 2013 y a la fecha la responsabilidad de los supervisores a recaído en personal de planta de la institución el cual no ha recibido modificación alguna, mismos que históricamente y según manual de interventoría y supervisión conocen los procesos de contratación que quedan a su cargo, dentro de las tareas señaladas en el ejercicio de sus funciones. 

Las órdenes de compras no cuentan con membrete de la ESE, no están numeradas, no se establece quien lo ordena y para que sección u oficina es la beneficiaria, por lo cual a través del plan de mejoramiento se debe corregir esta falencia.

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Respuesta de la ESE: Durante la vigencia 2014 con la adquisición del módulo de inventarios de consumo se están llevando las órdenes de compras de acuerdo a parámetros legales. En las órdenes de compra no se especifica el destino toda vez que la adquisición se hace en general para cubrir la demanda de todas las unidades funcionales. Sin embargo acatando las observaciones del ente de control manifestamos que en lo posible direccionaremos la compra al área funcional donde pertenezca. Anexo N. 3. Órdenes de Compra Dada la observación del grupo auditor el grupo de calidad de la institución priorizó la unidad de recursos físicos para estandarizar sus procedimientos 

Así mismo la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio, debe verificar y dejar constancia que el contratista no posee antecedentes fiscales, penales, disciplinarios o que tenga una inhabilidad o impedimento para celebrar el contrato o convenio respectivo antes de suscribir el respectivo contrato o convenio.

Respuesta de la ESE: Dentro de los documentos previos a la suscripción de cada contrato la oficina Asesora Jurídica de la Entidad exige al contratista los certificados de antecedentes disciplinarios y fiscales como lo ordena la ley y verifica los antecedentes penales en la página web de la policía nacional, con los cuales se garantiza la idoneidad del contratista. Además dentro de la hoja de vida de la función pública se deja constancia por parte del contratista que no se encuentra inmerso en causales de inhabilidades e incompatibilidades que le impidan ejecutar el objeto contractual. 

Es necesario que los estudios previos y de conveniencia deben señalar la verdadera necesidad, la opción o modalidades para satisfacer esta necesidad, las calidades, especificaciones y cantidades, los costos, valores y alternativa de precios de mercado, la disponibilidad de recursos o la capacidad financiera.

Respuesta de la ESE: Respecto de la presente observación es preciso manifestar que los estudios y documentos previos realizados por la oficinas gestoras de la entidad contienen todos los elementos requeridos en el estatuto contractual (Ley 80 de 1993), y demás normas concordantes, como lo podemos evidenciar desde julio de 2012 a la fecha. 

Los informes de actividades de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión deben ser cuantificados y cualificados a fin de verificar por parte del supervisor el cumplimiento de su objeto y alcance contractual.

Respuesta de la ESE: Dentro de las funciones del supervisor de cada contrato celebrado por la ESE, se encuentran las de verificar a través de inspecciones en áreas de servicios y verificación a través de los informes de producción general, y por concurso de los líderes de proceso y el cumplimiento de las obligaciones establecidas en cada minuta, lo cual queda descrito en las actas parciales o de liquidación que se suscriben en cada contrato, certificando el cumplimiento de las actividades desarrolladas por el contratista. Es de resaltar CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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que la contratación de la ESE HRMM se realiza para desarrollar procesos en cada área de trabajo, las cuales deben ser cubiertas en lo misional las 24 horas al día, con las correspondientes actividades agendadas para cada servicio y sus urgencias. A continuación se relaciona la producción Hospitalaria de las Vigencias 2012-2013 de la ESE que dan cuenta de las actividades realizadas por el personal misional de la ESE. 2011 Concepto PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN*

2012

2013 Var % 26.2

2,911

2,868

3,619

2,911 -

2,868 -

3,619 -

44,064 -

29,501 -

-33.0

Consultas de Medicina General Electivas

48,374 -

Consultas de Medicina General Urgentes

14,167

15,767

10,380

-34.2

34,207 18,327 12,142 781 760 1,541 4,644 111,940 18,389 93,551 -

28,297 17,274 11,030 1,104 844 1,948 4,296 87,515 11,754 75,761 -

19,121 23,078 15,509 1,126 831 1,957 5,612 89,094 14,186 74,908 -

-32.4

-

-

Dosis de Biologicos Aplicados Controles de Enfermeria Otros controles de enfermería de PyP (Diferentes a atención prenatal Crecimiento y desarrollo) Citologias Cervicovaginales SERVICIOS AMBULATORIOS

Consultas de Medicina Especializadas SERVICIOS HOSPITALARIOS Total de Egresos Partos Vaginales Partos Cesarea Total de Partos Total Cirugias SERVICIOS DIAGNÓSTICOS Imagenes Diagnosticas Examenes de Laboratorio INTERVENCIONES COLECTIVAS Número de visitas domiciliarias e institucionales -PICNúmero de sesiones de talleres colectivos PICProduccion Equivalente UVR Porcentaje de Ocupacion Promedio dia estancia Giro Cama (mes) Servicios odontológicos Total consultas odontológicas realizadas (valoración) Sellantes aplicados Superficies Obturadas Exodoncias Otros hospitalarios Pacientes en Observación Total días estancia egresos Días estancia egresos salud mental Días estancia cuidados intermedios Días estancia cuidados intensivos

-

26.2

DRC

DPPNA

DOtros 1,266.7

25.0

8.4

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

100.0

DRS

-

-

-

-

-33.2

-32.0

-41.3

133.3

-22.0

-64.1

-22.1

40.6

-36.7

66.2

-50.3

275.7

2.0

-100.0

-2.1

-39.0

137.3

-3.8

-33.3

124.3

33.6

-1.5

-

0.5

-100.0

-2.8

-36.8

133.0

30.6

-83.3

55.7

-22.0

10.2

20.7

-53.1

33.2

-35.7

41.8

-1.1

87.8

2.3

-12.1

-11.8

-

-

-

-

-

-

-

-

1.8

-

1,654,611.1

1,563,700.1

1,653,180.2

5.7

80.9 1.9 13.1

78.7 2.5 11.9

94.2 1.6 16.8

-36.1

-75.6

18.0

-36.9

22.5

19.8 40.6

-

-

-

-

-

-

-

-

24,979 2,326 22,653 -

28,626 1,138 27,488 -

28,333 3,612 24,721 -

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-1.0 217.4 -10.1

-59.3

233.5

10.5

236.9

1.4

-61.8

118.9

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Si bien es cierto el equipo auditor recibe a satisfacción en las explicaciones dadas por la ESE a cada ítem, estos aspectos fueron catalogados como una deficiencia por el grupo auditor y por este motivo se CONVALIDA la observación para que a través del plan de mejoramiento se realice el respectivo control por parte de esta entidad. OBSERVACIÓN DE AUDITORIA No. 8 DESACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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El equipo auditor al hacer un estudio general sobre el texto del manual interno de contratación, evidenció que el mismo fue expedido mediante resolución No 005 del 28 de febrero de 2007; sin embargo mediante acuerdo 004 de l 30 de octubre de 2013 le hacen una modificación sustancial, pero no incluyen lo concerniente a la supervisión y básicamente mantiene las mismas cuantías. Ahora bien en la actual vigencia, se deben realizar modificaciones por los diversos cambios normativos que estamos atravesando, como por ejemplo la publicación en la página del Secop que deben realizar las empresas sociales del estado, entre otras. Así las cosas, el manual de contratación deber ser nuevamente objeto de modificación, por lo cual a través de un plan de mejoramiento este organismo de control realizará el seguimiento respectivo. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTO RESPONSABLE

: ADMINISTRATIVA : FREDDY ROJAS : Gerente

ORLANDO

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE Respuesta de la ESE: Respecto de la presente observación debemos manifestar que a través del acuerdo 004 de 30 de octubre de 2013, se adoptó el actual manual de Contratación de la Entidad, el cual se encuentra enmarcado dentro de los principio de la función administrativa y se basa en las disposiciones descritas en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. Sin embrago teniendo en cuenta la adopción del Estatuto Contractual de la empresa se realizaran las modificaciones pertinentes al Manual de Contratación de conformidad a las indicaciones del equipo auditor.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Teniendo en cuenta que el manual ya fue adoptado por la entidad, el equipo auditor encuentra procedente DESVIRTUAR la OBSERVACION ADMINISTRATIVA. OBSERVACION DE AUDITORIA No 9 Si bien es cierto el Régimen Jurídico aplicable por las Empresas Sociales del Estado en materia contractual, son las normas de derecho privado, conforme a lo consagrado en el artículo 195 numeral 6º. de la Ley 100 de 1993, donde podrán discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes, que en el evento de ser adoptadas estas se regirán por las disposiciones de la Ley 80 de 1993, pero esto no implica que no exista una desvinculación total con el Estatuto de Contratación Administrativa, máxime cuando debe respetar los principios ineludibles de transparencia y de selección objetiva, en la medida que no pueden contratar con cualquier persona natural o jurídica sino quien ofrezca mejores garantías a la entidad para los fines que ella busca. Así las cosas, presuntamente se estaría frente a la violación del principio de transparencia donde el objeto de este principio es garantizar la imparcialidad, la CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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igualdad de oportunidades en la celebración de contratos con las entidades estatales y la selección objetiva del contratista, tanto en la precedida de licitación o concurso, como en la contratación directa. Al respecto, el Consejo de Estado, sección tercera, consejera ponente, Dra. Olga Melida Valle de la Hoz, en sentencia de enero 31 de 2011, radicación 17767, expresó lo siguiente: “esta Corporación en sentencia del 3 de octubre de 2000, expresó que los principios de la contratación estatal se violan cuando “se celebren directamente varios contratos, cada uno de menor cuantía y todos con el mismo objeto, si sumadas sus cuantías resulta ser que se contrató un objeto único, por cuantía superior, que por los mismo debió ser materia de licitación o concurso. Y eso es fraccionar lo que, en realidad, constituye un solo contrato, y eludir el cumplimiento de la ley (…). Dicho en otros términos se fracciona un contrato cuando se quebranta y se divide la unidad natural de su objeto”.

Teniendo en cuenta lo anterior se recomienda a la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio que en lo posible realice una invitación pública para realizar este tipo de compras, en aras de garantizar la imparcialidad y transparencia en el proceso. En este orden de ideas, se configura una observación de tipo administrativo para el ordenador del gasto para que se corrijan este tipo de actuaciones. TIPO DE OBSERVACIÓN: PRESUNTO RESPONSABLE:

ADMINISTRATIVA Fredy Orlando Rojas Arias Gerente Actual; Administrativa.

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE Respuesta de la ESE: En atención al hallazgo en mención la ESE HRMM revisará cuales contratos son susceptibles de licitación para la vigencia 2015. Sin embargo, en respuesta a la observación de posible fraccionamiento de contratos en suministros, debemos manifestarle al ente de control que precisamente en aras de salvaguardar, proteger, custodiar y garantizar la calidad de los productos adquiridos por la institución, sujetos al proceso de remodelación y readecuación estructural de toda la planta física, y sin tener aun a la fecha áreas adecuadas para la recepción, preservación y mantenimiento de los insumos, nos obliga a realizar comprar en promedio trimestral con el fin de garantizar las condiciones mínimas de cuidado y mantenimiento de ellos. A su vez es importante manifestarle al ente de control, que la inestabilidad contractual, traducida en firmas tardías por parte de las EPS para legalizar contratos, las dificultades de pago de las mismas, deben ser tenidas en cuenta en cada periodo (bi o trimestral) para calcular los insumos que debe consumir la institución. Como política de gestión de la actual gerencia esta la evaluación de los indicadores de pago de las EPS, y según ellos la continuidad de la prestación de los servicios, que pueden afectar significativamente la rotación de suministros cuando en algún momento (como sucedió con Solsalud, Caprecom, Emdisalud) empresas sujetas a intervención por parte de la Supersalud, se les suspendió servicios generales (Excepto la urgencia, maternas y menores de 1 año), por su mala conducta de pago.

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De otro lado, este Hospital no ha incurrido en violación alguna de los principios de selección objetiva y transparencia que regula la contratación estatal ya que existe un Comité de compras que estudia, verifica, evalúa y selecciona la oferta más favorable a la entidad contratante garantizando cumplimiento y calidad en el suministro de los insumos. Sumado a lo anterior debemos precisar ante el ente de control algunas inquietudes que nos obligan en algunos casos a la adquisición de insumos y medicamentos que no corresponderían a un total UNICO manejable como estándar de manipulación o tratamiento por parte de nuestros especialistas y que precisamente nos conduce a revisar periódicamente cuáles de ellos se deben utilizar dependiendo la escuela y formación profesional de cada uno de los especialistas que en calidad de afiliados participes de la persona jurídica encargada para la ejecución de los procesos misionales laboran en la institución. Como lo es el caso particular de anestesiólogos, ginecólogos, internistas y pediatras, quienes según su experticia, formación y manejo clínico, optan por sugerir diferente insumos a los ya definidos en nuestros protocolos. Por otra parte es importante señalar la dinámica financiera de las EPS, que en la actualidad cursa con liquidaciones de muchas de ellas, y que precisamente en Barrancabermeja de manera su generis en la región del magdalena medio liquidó la EPS Solsalud, las Cajas de Compensación CAFABA y CAJASAN y dictó medida de intervención a Caprecom y Emdisalud, EPS todas con población objeto de atención para la época del 80% de usuarios del Régimen Subsidiado, y que nos obligaron a ser minuciosos en los Comités de compras ante el impacto de los procesos de liquidación. Especialmente el caso SOLSALUD que paso de ser nuestro mayor contratante de servicios (40% del total de la venta de servicios de 2012 y 2013) y cuyos usuarios al ser traslados a otras EPS (SALUD VIDA, ASMET SALUD Y CAFESALUD), disminuyeron la demanda de servicios en nuestra institución ante la contratación que de ellos se hiciera en la red privada por parte de estos operadores. Lo que nos motivó con razón suficiente a realizar compras sobre la base de la demanda de servicios para la época, siendo prudentes en no ofertar grandes cuantías en la adquisición de suministros

CONCLUSION GRUPO AUDITOR

Teniendo en cuenta los argumentos esbozados por el presunto responsable y dentro de los cuales se exalta que la forma como están realizando la contratación se hace con el fin de salvaguardar, proteger, custodiar y garantizar la calidad de los productos adquiridos por la institución, por cuanto no se cuenta con las áreas adecuadas para la recepción, preservación y mantenimiento de los insumos, nos obliga a realizar comprar en promedio trimestral con el fin de garantizar las condiciones mínimas de cuidado y mantenimiento de ellos, el equipo auditor DESVIRTUA la observación Administrativa. OBSERVACION DE AUDITORIA No 10 #

MODALIDAD

CLASE

OBJETO

VALOR

CONTRATISTA

CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

INICIO

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08 3

08 1

DIRECTA

PRESTACIO N DE SERVICIOS PROFESION ALES

PRESTACION DE SERVICIOS DE MEDIOS PROFESIONALES EN LA ESPECIALIDAD DE ANESTESIOLOGIA

DIRECTA

PRESTACIO N DE SEERVICIO S PROFESION ALES

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES EN AL ESPECIALIDAD DE GINECOLOGIA PARA LA ESE

CÓDIGO:

01

RECF-26-

Página 19 de 100

$128.652.00 0

GIOVANNY RODRIGUEZ ALVAREZ, RL COOPROCESAL UD CTA

1 DE FEBRERO DE 2014

$129.922.40 0

GIOVANNY RODRIGUEZ ALVAREZ, RL COOPROCESAL UD CTA

1 DE FEBRERO AL 31 DE MAYO DE 2014

Mediante Resolución No 005 del 28 de febrero de 2007, se adoptó el manual de contratación de la entidad en este se estableció la modalidad de contratación directa para las prestaciones de servicios profesionales; modalidad utilizada para estos procesos específicos; durante la ejecución de este proceso y como hechos relevante el grupo auditor encuentra importante señalar que aunque se pactaron pagos periódicos en el expediente no se registran los informes de actividades presentados por los contratistas como tampoco el pago de aportes a la seguridad social, lo que para el grupo auditor es una falla que debe ser corregida por cuanto el proceso contractual es uno solo y por ende todos los documentos que hacen parte de este deben encontrarse dentro del cuerpo del contrato. De otra parte en los términos de referencia la entidad solicitó los siguientes profesionales para desarrollar las actividades en el contrato 083-12:     

Médicos especialistas en Medicina interna Médicos especialistas en Ginecología Médicos especialistas en anestesiología Médicos especialistas en Pediatría. Médicos cirujanos

Se observó que dichos profesionales no aportaron la hoja de vida con el perfil solicitado o por lo menos en los expedientes contractuales no reposan; por este motivo se hace esta recomendación a la entidad para que el contratista aporte la hoja de vida de los profesionales que prestaran sus servicios así sea en medio magnético, teniendo en cuenta esta recomendación se deja una observación de carácter administrativo para que sea incluida en un plan de mejoramiento. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTO RESPONSABLE

: ADMINISTRATIVA : FREDDY ROJAS : Gerente

ORLANDO

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE

CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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Respuesta de la ESE: cabe resaltar que el contrato referido corresponde a la vigencia del año 2012, momento en el cual la ESE suscribió contratos con Cooperativas de trabajo Asociado a las cuales se les exigía allegaran las Hojas de vida de los profesionales adscritos a dicha entidad. Actualmente celebra procesos contractuales con asociaciones sindicales como lo ordena la Ley a quienes se les exige la Hoja de vida de cada afiliado participe en medio magnético para verificación por el área de Talento Humano.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Teniendo en cuenta que el contrato referido corresponde a la vigencia 2012, y dado que la ESE a la fecha contrata con Asociaciones sindicales, y estos adjunta las hojas de vida de cada profesional en medio magnético, el equipo auditor teniendo en cuenta que la falencia ya se corrigió DESVIRTUA la observación ADMINISTRATIVA. OBSERVACION DE AUDITORIA No 11

No

090-12

MODALIDAD

CLASE

DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES

OBJETO Prestación de servicios profesionales entre la empresa Social del Estado Hospital regional del Magdalena Medio y coesprosalud.

VALOR

CONTRATISTA

FECHA DE INICIO

DURACION

$104.000.000

COESPROSALUD CTA

1 DE FEBRERO DE 2012

4 MESES

El Decreto 4588 de 2006, en su Artículo 17°, expresamente señaló la prohibición para la Cooperativa de Trabajo Asociado de actuar como empresa de intermediación laboral o como Empresa de Servicios Temporales para el envío de trabajadores que atiendan labores o trabajos propios de un usuario o tercero beneficiario del servicio. Posteriormente, dicha prohibición fue reiterada por el Artículo 7 de la Ley 1233 de 2008, en el sentido que ninguna CTA puede actuar como empresa de intermediación laboral, ni disponer del trabajo de los asociados para suministrar mano de obra temporal a terceros o remitirlos como trabajadores en misión. Así mismo, el Artículo 63 de la Ley 1429 de 2010, en un sentido general referido a la contratación de personal a través de Cooperativas de Trabajo Asociado, ratificó tal prohibición cuando dispuso que los trabajadores no podrán ser vinculados a través de Cooperativas de Trabajo Asociado que realicen intermediación para el desarrollo de actividades misionales permanentes. Finalmente, el Artículo 63 de la Ley 1429 de 2010 antes citado fue objeto de reglamentación, a través de la expedición del Decreto 2025 de junio 8 de 2011 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1233 de 2008 y el Artículo 63 de la Ley 1429 de 2010”, en cuyo Artículo 1 establece lo siguiente: “ARTICULO 1. Para los efectos de los incisos 1° y 3° del artículo 63 de la Ley 1429 de 2010, cuando se hace mención a intermediación laboral, se entenderá como el envío de trabajadores en misión para prestar servicios a empresas o instituciones. CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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CÓDIGO:

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Esta actividad es propia de las empresas de servicios temporales según el artículo 71 de la ley 50 de 1990 y el Decreto 4369 de 2006. Por lo tanto esta actividad no está permitida a las cooperativas y pre cooperativas de trabajo asociado. Para los mismos efectos, se entiende por actividad misional permanente aquellas actividades o funciones directamente relacionadas con la producción del bien o servicios característicos de la empresa. Para los efectos del presente decreto, cuando se hace mención al tercero contratante o al tercero que contrate, se entenderá como la institución y/o empresa pública y/o privada usuaria final que contrata a personal directamente o indirectamente para la prestación del servicio. De otra parte Revisado el expediente contractual el equipo auditor logró determinar que la entidad realizó los estudios previos y contrató bajo la modalidad de contratación directa establecida en el manual de contratación, sin embargo como en los anteriores procesos el contratista no aporta los documentos de los profesionales que demuestren la idoneidad de estos últimos, Además durante la ejecución no hay un informe detallado de las actividades que desarrolló el contratista, sin embargo el supervisor ANA KARY DAZA SOCARRAS, firma acta de interventoría parcial en la cual señala que se cumplió con el objeto contractual.

La entidad tampoco emite acto administrativo mediante el cual designe y notifique al supervisor simplemente se limitan a nombrarlo en la minuta contractual, pero no hay un documento que le cree el compromiso o responsabilidad de esta asignación. Teniendo en cuenta los anteriores aspectos y analizando lo concerniente a la prohibición que existe de contratar con las Cooperativas de Trabajo Asociado, se hace necesario dejar una observación de carácter administrativo con incidencia disciplinaria para que la entidad competente determine si el servidor publicó actuó contrario a la reglamentación disciplinaria. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTO RESPONSABLE

PRESUNTA NORMA VULNERADA:

: ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA : FREDDY ORLANDO ROJAS : Gerente Ley 1233 de 2008, Numeral 13 Articulo 7

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE Respuesta de la ESE: Una vez posesionada la actual administración de la ESE, se procedió a revisar los contratos vigentes que estaban suscritos con las diferentes Cooperativas de Trabajo Asociado, encontrándose que la mayoría tenían plazo de ejecución a 31 de octubre de 2012, por lo tanto se procedió a respetar esos derechos contractuales y una vez vencidos los mismos se cambió la modalidad de contratación a

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través del Contrato Sindical dispuesto en la Ley. Actualmente los procesos misionales se encuentran contratados bajo esta modalidad.

En cuanto a informe de actividades dentro de las funciones del supervisor de cada contrato celebrado por la ESE, se encuentran las de verificar a través de inspecciones en áreas de servicios y verificación a través de los informes de producción general, y por concurso de los líderes de proceso y el cumplimiento de las obligaciones establecidas en cada minuta, lo cual queda descrito en las actas parciales o de liquidación que se suscriben en cada contrato, certificando el cumplimiento de las actividades desarrolladas por el contratista. Es de resaltar que la contratación de la ESE HRMM se realiza para desarrollar procesos en cada área de trabajo, las cuales deben ser cubiertas en lo misional las 24 horas al día, con las correspondientes actividades agendadas para cada servicio y sus urgencias. Anexo 4: Oficio emitido por los Ministerios de trabajo y Protección social de fecha, Marzo de 2012 que contiene 2 folios

CONCLUSION GRUPO AUDITOR De acuerdo a lo expresado por el presunto responsable, el equipo auditor considera pertinente tener en cuenta que para el año 2013, la ESE HRMM, desarrolla sus procesos de contratación con una organización sindical, situación que es permitida por la norma y la cual resolvió la problemática presentada con las cooperativas trabajo asociado, por este motivo el equipo auditor DESVIRTUA, la observación DISCIPLINARIA, y mantiene la observación ADMINISTRATIVA para que la entidad realice el respectivo seguimiento respecto a esta situación y a los informes de actividades que deben ser supervisados por la persona delegada para esta misión por cuanto es la forma como la entidad ejerce el respectivo control, a través de un plan de mejoramiento. OBSERVACION DE AUDITORIA No 12 No CONTRATO

144

135-12

MODALIDAD

FECHA DE INICIO

CLASE

OBJETO

VALOR

CONTRATISTA

Directa

prestación de servicios

Prestación de Servicios profesionales en la implementación y aplicación del Decreto 1080 del 23 de mayo

10.500.000

GIOVANNI RODRIGUEZ ALVAREZ

1 DE JUNIO DE 2012

DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS

Ejecutar los procesos de psicología clínica

3.727.500

EDDIE AMAYA DOMINGUEZ

25-05-12 AL 24 DE JULIO DE 2012

CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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134-12

132-12

DIRECTA

DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS

Prestación de servicios como enfermera profesional

PRESTACION DE SERVICIOS

Prestación de servicios como trabajadora social para apoyar el sistema de información

CÓDIGO:

01

RECF-26-

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$6.390.000

OSIRIS TEJADA MONTESINO

25 DE MAYO DE 2012AL 24 DE AGOSTO DE 2012

$4.260.000

ELIANE LIZETH LOPEZ PORTILLA

24 DE MAYO AL 23 DE JULIO DE 2012

En el contrato de prestación de servicios No 144-12, se firma por tres meses; sin embargo en el expediente contractual no reposa el informe de actividades discriminado mes por mes; además el contrato se firmó con la empresa COPROCESALUD, pero no está la hoja de vida del profesional que va a ejercer la prestación del servicio; si bien es cierto se contrata con una persona jurídica la entidad debe conocer qué tipo de personal le ofrece, para determinar si este se ajusta a las características y perfil de lo que está buscando para desarrollar el objeto contractual. De igual forma sucede con el contrato 135-12, el contratista no presenta informe de actividades detallado del cumplimiento de sus obligaciones, este debió presentarse mes a mes junto con el pago de aportes a la seguridad social; además el supervisor dentro de sus funciones debe velar por el cumplimiento de las actividades puesto que es a través de esta figura que se ejerce un control y seguimiento al contrato. En el contrato 134 -12, la contratista no adjunta el pago de aportes a la Seguridad Social, lo que nos permite determinar que la funciones de supervisión no se están cumpliendo de acuerdo a la norma , pues no existe verificación de cumplimiento de estos aspectos cuando se va a realizar el pago correspondientes al mes ejecutado. En el contrato 132 de 2012, los informes de actividades de los tres meses es un copie y pegue puesto que todos los informes son iguales; además el pago a la seguridad social no se está realizando sobre el ingreso base de cotización correcto teniendo en cuenta que es una prestación de servicios profesionales el ingreso base para cotizar es el 40%, tal y como lo indica la norma asi: Artículo 23 decreto 1703 de 2002. Cotizaciones en contratación no laboral. Para efectos de lo establecido en el artículo 271 de la Ley 100 de 1993, en los contratos en donde esté involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural en favor de una persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultoría, asesoría y cuya duración sea superior a tres (3) meses, la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

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En el evento en que el ingreso base de cotización no corresponda con el valor mensualizado del contrato, siempre que estén pactados pagos mensuales, el contratante deberá requerir al contratista para que justifique la diferencia. Si esta diferencia no tiene justificación válida, deberá descontar del pago de un (1) mes, lo que falte para completar el equivalente a la cotización del doce por ciento (12%) sobre el cuarenta por ciento (40%) del valor bruto del contrato, dividido por el tiempo de duración del mismo, en períodos mensuales, para lo cual se entiende que el 60% restante corresponde a los costos imputables al desarrollo de la actividad contratada.

En segundo término, debe señalarse que al efectuar el examen de nulidad, el honorable Consejo de Estado mantuvo la vigencia del inciso final del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, por lo que en los contratos de vigencia indeterminada, el ingreso base de cotización es el equivalente al 40% del valor facturado en forma mensualizada: razón por la cual, en aplicación del principio de analogía, que halla su justificación en el principio de igualdad y según el cual los seres y las situaciones iguales deben recibir un tratamiento igual, dicho porcentaje debe hacerse extensivo a los contratos de vigencia determinada. De acuerdo a las inconsistencias encontradas por el equipo auditor, considera pertinente dejar una observación de carácter administrativo con incidencia disciplinaria para los supervisores de los contratos por faltar a sus deberes y obligaciones. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTO RESPONSABLE

PRESUNTA NORMA VULNERADA

: ADMINISTRATIVA y DISCIPLINARIA : FREDDY ORLANDO ROJAS : Gerente (administrativa) : MARLON JACK ZAPATA R. :CARLOS ALBERTO URIBE R. (Subgerente Científico) : Decreto 1703 de 2002, Artículo 23 Ley 734 de 2002, Articulo 34 Numeral 1

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE Respuesta de la ESE: Es preciso aclarar que el contrato 144-12 suscrito con la empresa COOPROCESALUD CTA fue celebrado en la anterior administración por el gerente de la época doctor Horbes Branling Buitrago Mateus como consta en la minuta adjunta. La actual administración se dedicó a garantizar el cumplimiento de las obligaciones pactadas entre las partes verificando el desarrollo de las actividades por parte del contratista que se hallaban en la cuenta de pago.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Teniendo en cuenta las explicaciones dadas por el presunto responsable y teniendo en cuenta que para el año 2013, se cambió la forma de la contratación de la ESE; el equipo auditor considera pertinente DESVIRTUAR, la OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA en todos sus alcances. CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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CÓDIGO:

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OBSERVACION DE AUDITORIA No 13

CONTRATO DE SUMINISTRO

No

014012

13912

13812

13712

MODALIDAD

DIRECTA

DIRECTA

DIRECTA

DIRECTA

CLASE

SUMINISTRO

OBJETO Suministro de materila medico quirurjico para la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio

SUMINISTRO

Adquisicion de medicamentos para la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio

SUMINISTRO

Suministro de material medico quirúrgico y material de imagenologia

SUMINISTRO

Compra de material de laboratorio clínico

FECHA DE INICIO

VALOR

CONTRATISTA

DURACION

$17.132.522

Representaciones M y M

4 DE JUNIO DE 2012 AL 27 DE SEPTIEMBRE

TRES MESES

$2.174.590

Drogueria Inglesa SA

6 DE JUNIO AL 27 DE SEPTIEMBRE

CUATRO MESES

$3.212.624

DIAGNOSTIC

28 DE MAYO DE 2012 AL 27 DE SEPTIEMBRE DE 2012

CUATRO MESES

$4.925.732

COMERCIALIZDORA INTERNACIONAL KTDA COINDE

1 DE JUNIO DE 2012 AL 27 DE SEPTIEMBRE DE 2012

CUATRO MESES

La propuesta presentada por los contratistas en los contratos referidos no hacen referencia valor o costo de los medicamentos y material quirúrgico que ofrecen, en el caso del contrato 140- de 2012, la propuesta no fue firmada por el representante legal; entonces que mecanismo empleó el hospital para determinar que era viable contratar con estas empresas si no reportaron el valor de sus servicios?. Otro aspecto que la entidad debe revisar es el acta de recibo del material quirúrgico o de los medicamentos por parte del hospital a través de la oficina del almacén; en ninguno de los contratos está éste reporte; entonces la entidad cómo determina que los medicamentos y demás, ingresaron en las condiciones y con las características requeridas en los estudios previos.

CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD REGULAR SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA EL CONTROL FISCAL

CÓDIGO:

01

RECF-26-

Página 26 de 100

Teniendo en cuenta los aspectos mencionados anteriormente por el equipo auditor, se considera pertinente dejar una observación administrativa. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTO RESPONSABLE

: ADMINISTRATIVA : FREDDY ROJAS : Gerente

ORLANDO

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE 

Contrato 140-12

Respuesta de la ESE: Es preciso aclarar que el contrato 140-12 suscrito con REPRESENTACIONES M&M fue celebrado en la anterior administración por el gerente de la época doctor Horbes Branling Buitrago Mateus como consta en la minuta adjunta. Se puede evidenciar que el contratista allega formulario N. 2 de presentación de propuesta para la suscripción del mismo. Cabe señalar que el contratista suscribe el respectivo formulario y adjunta portafolio detallado de los insumos a ofertar. Como se evidencia en los documentos anexos. En aras de mejorar el proceso se tendrá en cuenta la observación en los subsiguientes procesos contractuales a realizar. Respecto al ingreso de los suministros por parte de la Dependencia de Recursos Físicos se debe manifestar que estos controles se realizan directamente en dicha dependencia una vez recibido los insumos. En adelante este documento hará parte integral del proceso contractual de la ESE siguiendo las indicaciones elevadas por el ente de control. Anexo N. 9. Formato de presentación de Propuesta y portafolio. CONCLUSION GRUPO AUDITOR Si bien es cierto el contrato 140-12, no fue celebrado durante la actual administración, este solo no es el que presentó la falencia descrita ; sino que los demás relacionados el contratista no relaciona el valor de sus servicios; aspecto que debe ser mejorado y tenido en cuenta por la actual administración , por este motivo se CONVALIDA, la OBSERVACION ADMINISTRATIVA, para que sea incluida en el plan de mejoramiento que adopte la entidad. CONTRATACION VIGENCIA 2013 OBSERVACION DE AUDITORIA No 14 No CONTRATO

MODALIDAD

CLASE

OBJETO

VALOR

CONTRATISTA

FECHA DE INICIO

CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

DURACION

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD REGULAR SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA EL CONTROL FISCAL

407-13

406-13

405-13

404-13

403-13

DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS

Ejecutar los procesos y procedimientos de instrumentación quirúrgica para la ESE hospital Regional del Magdalena Medio Ejecutar los procesos y procedimientos de medicina especializada en anestesiología en la ESE Hospital

DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS

DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS

Ejecutar los procesos y procedimientos de ginecoobstetricia

DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS

Ejecutar los procesos y procedimientos de Traslado y conducción de pacientes para la ESE

DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS

Ejecutar los procesos y procedimientos de enfermería auxiliar en urgencias

CÓDIGO:

01

RECF-26-

Página 27 de 100

$21.240.824

LUIS FERNANDA CORTES FERNANDEZ, RL SINTRASACOL

1 DE NOVIEMBRE DE 2013

TRES MESES

$36.981896

LUIS FERNANDA CORTES FERNANDEZ, RL SINTRASACOL

1 de noviembre al 30 de noviembre

1 mes

$22.684.229

LUIS FERNANDA CORTES FERNANDEZ, RL SINTRASACOL

1 de noviembre de 2013 al 30 de noviembre de 2013

1 mes

$23.154.783

LUISA FERNANDA CORTES FERNANDEZ, RL SINTRASACOL

1 de noviembre de 2013 al 1 de enero de 2014

Dos meses

$36.322.641

LUISA FERNANDA CORTES FERNANDEZ, RL SINTRASACO

1 de noviembre de 2013 al 1 de enero de 2014

Dos meses

En el contrato de prestación de servicios No 407-13, el contratista aporta cinco hojas de vida de los profesionales que van a prestar los servicios a la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio; dentro de los estudios previos del citado contrato se exige una experiencia de un (1) año, sin embargo solo uno de los profesionales la aportó. De igual forma sucede con el contrato de anestesiología, las dos hojas de vida presentadas ninguna aportaron la experiencia solicitada; en este caso la experiencia mínima era de dos años relacionada con las funciones propias del objeto del contrato. En el contrato de Ginecología pasa la misma situación, en los estudios previos se solicitó experiencia mínima de dos años relacionada con las funciones propias del objeto del contrato; sin embargo en los documentos que adjunta el contratista no anexan documentos que demuestren la experiencia solicitada. Teniendo en cuenta estos aspectos el equipo auditor considera pertinente plasmar una observación administrativa con incidencia disciplinaria para el Gerente del Hospital Regional del Magdalena Medio puesto que debió verificar que los CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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CÓDIGO:

01

RECF-26-

Página 28 de 100

contratistas cumplieran con los requisitos que se solicitaron respecto a la experiencia. TIPO DE OBSERVACIÓN

: ADMINISTRATIVA y: DISCIPLINARIA : FREDDY ORLANDO ROJAS : Gerente : LEY 734 DE 2002, ARTICULO 48 Numeral 31; articulo 209 Constitución Nacional, Articulo 84 del Estatuto Anticorrupción.

PRESUNTO RESPONSABLE

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSA BLE Respuesta de la ESE. En la institución se tiene centralizado el archivo de hojas de vida en la oficina de talento humano, al momento de la auditaría practicada a los expedientes contractuales no se encontraron dichos registros dado que el volumen de profesionales que se requieren para cada proceso dificulta el manejo archivístico en el área jurídica de la ESE, dado el poco espacio existente para el almacenamiento de los mismo, teniendo en cuenta el proceso de remodelación que se adelanta desde 2011. Como lo exigen los procesos de habilitación en salud la ESE cuenta con todas las hojas de vida del Talento Humano que desarrollan los procesos institucionales. Para tener en cuenta la observación de la auditoria se incluirá en los procesos contractuales los registros de Hoja de vida en medio magnética. Sin embargo es de aclarar que los profesionales cuentan con la experiencia requerida toda vez que se comprobó la certificación de los profesionales.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR De acuerdo a las explicaciones dadas por el presunto responsable, el equipo auditor DESVIRTUA LA OBSERVACION DISCIPLINARIA, y mantiene la observación administrativa, en razón a que el expediente contractual es uno solo y por lo tanto todos los documentos deben reposar en la misma carpeta, esto facilita el proceso auditor; por este motivo se deja la observación administrativa, para que sea incluida en el plan de mejoramiento que adopte la entidad. OBSERVACION DE AUDITORIA No 15 CONTRATOS DE SUMINISTROS VIGENCIA 2013 No CONTRATO

450-13

MODALIDAD

DIRECTA

CLASE

OBJETO

Suministro

Suministro de combustible(gasolina , acpm, aceite, lubricantes) para los vehículos y Planta eléctrica de la ESE h

VALOR

CONTRATISTA

$5.000.000

Estación de Servicio San Silvestre

FECHA DE INICIO 24 de diciembre al 31 de diciembre de 2013

CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

DURACION

Nueve días

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445-13

444-13

443-13

DIRECTA

DIRECTA

DIRECTA

Suministro

Suministro de Productos farmacéuticos para la farmacia del Hospital

Suministro

Suministro Productos Farmacéuticos

suministro

Suministro de material de imágenes diagnosticas para la ESE

CÓDIGO:

01

RECF-26-

Página 29 de 100

$47.418.955

Bertha Monsalve de García y/ o Servicios y Negocios el Portal

13 de diciembre al 31 de diciembre de 2013

18 días

$8.475.765

Laboratorio macro fármacos

13 de diciembre al 31 de diciembre de 2013

18 dias

$4.256.744

Carmen Castellanos Suarez/ imágenes Diagnosticas para la ESE

13 de diciembre al 31 de diciembre de 2013

18 días

En el contrato 450-13 que es el suministro de combustible, en los estudios previos y en la minuta contractual se estableció que las facturas que presentará el contratista debía estar soportada con los recibos expedidos por la estación de servicio; sin embargo en el expediente contractual no se encuentran dichos soportes. Además no hay acta de inicio, documento que según el hospital es la constancia de la delegación del supervisor En los contratos 445, 444, 443 de 2013, son de suministros sin embargo la entidad no cuenta con un formato o proceso que establezca que los medicamentos o material en realidad ingresaron a la entidad, esto implica para el Hospital tener un control real de lo que se compra y las condiciones en las que ingresa; el supervisor no presenta un informe detallado de las actividades desarrolladas en este caso del recibo a satisfacción de los medicamentos o materiales, lo que denota que la supervisión no cumple con los parámetros establecidos. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTO RESPONSABLE

: ADMINISTRATIVA : FREDDY ROJAS : Gerente

ORLANDO

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE HALLAZGO 15: En los contratos 450, 445, 444, 443 de 2013 son de suministros sin

embargo la entidad no cuenta con un formato o proceso que establezca que los medicamentos o material en realidad ingresaron a la entidad, esto implica para el Hospital tener un control real de lo que se compra y las condiciones en las que ingresa; el supervisor no presenta un informe detallado de las actividades desarrolladas en este caso del recibo a satisfacción de los medicamentos o materiales, lo que denota que la supervisión no cumple con los parámetros establecidos. Respuesta de la ESE: 

Contrato 450-12

CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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CÓDIGO:

01

RECF-26-

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El contrato N. 450 -13 para el suministro de combustible, si bien es cierto que en el expediente contractual no se encontraba el soporte de las facturas éstas reposan en el comprobante de egreso N. 114 del 13 de marzo de 2014, cuando se efectuó el pago, según anexo. Anexo N. 10. Soporte de facturas contrato N. 450-13.  Contrato 445-444-443 -13 En los expedientes contractuales no se encontraban los informes de ingreso al almacén de suministros de los contratos 445, 444 y 443 toda vez que éstos se hallan en el almacén en el consecutivo de ingreso. Anexamos los soportes requeridos como parte integral del proceso de contratación. En la actual vigencia reposan en cada expediente contractual en la oficina jurídica de la ESE. Anexo N. 11. Soporte de ingreso almacén Contrato N. 445, 444 y 443-13.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR El equipo auditor nuevamente aclara que el proceso contractual es uno solo y por lo tanto debe ser archivado dentro del mismo expediente todos los documentos derivados del proceso; por este motivo resulta importante realizar el seguimiento respectivo a través del plan de mejoramiento es así que se CONVALIDA LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA. OBSERVACION DE AUDITORIA No 16 CONTRATOS DE OBRA DE 2013 No CONTRATO

0381-13

382-13

MODALIDAD

DIRECTA

DIRECTA

CLASE

Contrato de Obra

Contrato de obra

OBJETO Construcción de una malla, mortero en piso y pozo de tierra para el encerramiento de los equipos Shiller de propiedad de la ese Readecuación de un cuarto de rayos x de la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio

FECHA DE INICIO

VALOR

CONTRATISTA

DURACION

$9.740.106

PSIG SAS, RL Patricia Astrid Tovar Anaya

11 de octubre de 2013 al 10 de noviembre de 2013

Un mes

$6.132.282

Bertha Monsalve de García y/ o Servicios y Negocios el Portal

28 de octubre al 11 de noviembre de 2013

15 días

El equipo auditor encontró que para el año 2013, los contratos de obra que celebró el Hospital Regional del Magdalena Medio no se realizó el descuento del 5% CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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CÓDIGO:

01

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correspondiente al Fondo de Seguridad ciudadana; lo anterior dentro del marco de las normas superiores antes citadas, la Ley 418 de 1997, prorrogada y modificada por las Leyes 548 de 1999, 782 de 2002, 1106 de 2006 y 1421 de 2010, en los artículos 119, inciso primero del artículo 120 y 122, y el Decreto Reglamentario 3461 del 11 de septiembre de 2007 en su artículo primero, estipulan en su orden: ARTÍCULO 119. Artículo modificado por el artículo 6 de la Ley 1421 de 2010. El nuevo texto es el siguiente: En virtud de la presente ley, en todos los departamentos y municipios del país deberán funcionar los Fondos de Seguridad y Convivencia Ciudadana con carácter de "fondo cuenta". Los recursos de los mismos, se distribuirán según las necesidades regionales de seguridad y convivencia, de conformidad con los planes integrales de seguridad, en materia de dotación, pie de fuerza, actividades de prevención, protección y todas aquellas que faciliten la gobernabilidad local. Estas actividades serán administradas por el gobernador o por el alcalde, según el caso, o por el Secretario del Despacho en quien se delegue esta responsabilidad, de conformidad con las decisiones que para ello adopte el comité de orden público local. Las actividades de seguridad y orden público que se financien con estos Fondos serán cumplidas exclusivamente por la Fuerza Pública y los organismos de seguridad del Estado; las que correspondan a necesidades de convivencia ciudadana y orden público serán cumplidas por los gobernadores o alcaldes. ARTÍCULO 120. < Artículo modificado por el artículo 6 de la Ley 1106 de 2006 y prorrogado por el artículo 1 de la Ley 1421 de 2010 y el artículo 53 de la Ley 1430 de 2010.> Todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública, con entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes deberán pagar a favor de la Nación, Departamento o Municipio, según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante una contribución equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición.

Sin embargo una vez detectada esta falencia se solicitó la información al respecto a la Sub directora Administrativa de la Ese Hospital Regional del Magdalena Medio, quien manifestó que efectivamente este descuento no se realizó a los contratistas que ejecutaron las obras referidas pero se realizó la gestión y durante el trabajo de campo los contratistas realizaron la consignación respectiva por valor de $793.620; de acuerdo a las directrices brindadas por la Secretaria de Hacienda del departamento para su respectivo recaudo; lo que para el equipo auditor representa un BENEFICIO DE AUDITORIA Sin embargo se deja una observación administrativa para que se haga el respectivo seguimiento de éste aspecto a través de un plan de mejoramiento que adopte la entidad. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTO RESPONSABLE

: ADMINISTRATIVA : FREDDY ROJAS

ORLANDO

: Gerente RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE

CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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CÓDIGO:

01

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Respuesta de la ESE: Dada la observación anterior en lo sucesivo se tendrá en cuenta la aplicación del impuesto de Seguridad Ciudadana para todos los Contrato de obra que suscriba la ESE.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR El equipo auditor CONVALIDA la OBSERVACION ADMINISTRATIVA, en razón a la importancia que tiene realizar el descuento para el fondo de Seguridad ciudadana cuando se realizan contratos de obra. OBSERVACION DE AUDITORIA No 17 CONTRATOS DE SUMINISTRO No

MODALID AD

CLASE

127

DIRECTA

SUMINISTROS

128

DIRECTA

SUMINISTROS

129

DIRECTA

SUMINISTROS

130

DIRECTA

SUMINISTROS

130

DIRECTA

SUMINISTROS

131

DIRECTA

SUMINISTROS

OBJETO adquisición de medicamentos aprobados en el comité de compras del mes de enero 2013. para la ese hospital regional del magdalena medio. Adquisición de material medico quirúrgico aprobado s en el comité de compras del mes de enero de 2013. adquisición de medicamentos aprobados en el comité de compras del mes de enero de 2013 Suministros de material medico quirúrgico. Aprobados en el comité de compras n. 001 de 2013. para la e.s.e. hospital regional del magdalena medio suministros de material medico quirúrgico. aprobados en el comité de compras n. 001 de 2013. para la e.s.e. hospital regional del magdalena medio suministros de productos farmacéuticos. aprobados en el comité de compras n.001 de 2013. para la e.s.e. hospital regional del magdalena medio

VALOR

PROVEEDOR

8,984,740.00

SERVICIOS Y NEGOCIOS EL PORTAL

2/8/2013

13,325,840.00

REPREFARCOS

2/8/2013

44,941,890.00

REPREFARCOS

2/8/2013

20,939,640.00

DIAGNOSTIC

2/8/2013

20,939,640.00

DIAGNOSTIC

2/8/2013

1,975,000.00

DIAGNOSTIC

2/8/2013

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INICIO

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132

DIRECTA

SUMINISTROS

165

DIRECTA

Suministros

Suministros de material medico quirúrgico aprobados en el comité de compras n. 01 de 2013 para la e.s.e hospital regional del magdalena medio. adquisición de material medico quirúrgico aprobados en el comité de compras del mes de marzo de 2013 de la e.s.e. hospital regional del magdalena medio

Suministros

adquisición de material medico quirúrgico aprobados en el comité de compras del mes de marzo de 2013 de la e.s.e. hospital regional del magdalena medio

165

DIRECTA

182

DIRECTA

Suministros

223

DIRECTA

SUMINISTROS

224

DIRECTA

SUMINISTROS

225

DIRECTA

SUMINISTROS

226

DIRECTA

SUMINISTROS

suministro de material medico quirúrgico. aprobados en el comité de compras del mes de marzo de 2013. en la e.s.e. hospital regional del magdalena medio adquisición de material medico quirúrgico. Aprobados en el comité de compras del mes de mayo de 2013. en la e.s.e. hospital regional del magdalena medio. adquisición de medicamentos. Aprobados en el comité de compras del mes de mayo de 2013. en la e.s.e. hospital regional del magdalena medio adquisición de medicamentos aprobados en el comité de compras del mes de mayo de la e.s.e. hospital regional del magdalena medio adquisición de material medico quirúrgico aprobados en el comité de compras del mes de mayo de la e.s.e. hospital regional del magdalena medio

CÓDIGO:

01

RECF-26-

Página 33 de 100

23,444,486.00

COINTE LTDA

34,243,474.00

COHOSAN

3/27/2013

30,990,555.00

COHOSAN

3/27/2013

2,580,000.00

DIAGNOSTIC

4/8/2013

16,692,000.00

DIAGNOSTIC

5/15/2013

12,237,900.00

REPREFARCOS

5/15/2013

44,266,874.00

COHOSAN

5/15/2013

18,590,640.00

COHOSAN

5/15/2013

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2/8/2013

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SUMINISTROS

adquisición de material medico quirúrgico aprobados en el comité de compras del mes de mayo de la e.s.e. hospital regional del magdalena medio adquisición de medicamentos aprobados en el comité de compras del mes de mayo de la e.s.e. hospital regional del magdalena medio. adquisición de medicamentos aprobados en el comité de compras del mes de junio de 2013 de la e.s.e. hospital regional del magdalena medio adquisición de medicamentos aprobados en el comité de compras del mes de junio de la e.s.e. hospital regional del magdalena medio adquisición de medicamentos. Aprobados en el comité de compras del mes de junio de 2013. en la e.s.e. hospital regional del magdalena medio suministro de material medico quirúrgico aprobados en el comité de compras 04-2013 de la e.s.e. hospital regional del magdalena medio adquisición de material medico quirúrgico. Aprobados en el comité de compras del mes de junio de 2013. en la e.s.e. hospital regional del magdalena medio adquisición de productos farmacéuticos aprobados en el comité de compras 05-13 de la ese hospital regional del magdalena medio.

SUMINISTROS

suministros de material medico quirúrgico aprobados en el comité de compras 05-13 de la e.s.e. hospital

226

DIRECTA

SUMINISTROS

227

DIRECTA

SUMINISTROS

255

DIRECTA

SUMINISTROS

256

DIRECTA

SUMINISTROS

257

DIRECTA

SUMINISTROS

258

DIRECTA

SUMINISTROS

259

DIRECTA

SUMINISTROS

323

325

DIRECTA

DIRECTA

CÓDIGO:

01

RECF-26-

Página 34 de 100

20,804,039.00

COHOSAN

5/15/2013

1,364,820.00

DISTMESUR S.A.S

5/15/2013

49,590,100.00

COHOSAN

6/24/2013

1,420,000.00

DISTMESUR S.A.S

6/24/2013

4,719,150.00

REPREFARCOS

6/24/2013

19,336,787.00

COHOSAN

6/24/2013

15,501,000.00

DIAGNOSTIC

6/24/2013

57,819,333.00

SERVICIOS Y NEGOCIOS EL PORTAL

8/8/2013

54,400,460.00

DIAGNOSTIC

8/8/2013

CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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CÓDIGO:

01

RECF-26-

Página 35 de 100

regional del magdalena medio

353

354

DIRECTA

DIRECTA

SUMINISTROS

SUMINISTROS

357

DIRECTA

SUMINISTROS

358

DIRECTA

SUMINISTROS

417

DIRECTA

SUMINISTROS

418

DIRECTA

SUMINISTROS

419

DIRECTA

SUMINISTROS

441

DIRECTA

SUMINISTROS

compra de productos farmacéuticos. Aprobados en el comité de compras del mes de septiembre de 2013. en la e.s.e. hospital regional del magdalena medio compra de productos farmacéuticos aprob ados en el comité de compras del mes de septiembre de 2013 de la ese hospital regional del magdalena medio compra de productos farmacéuticos aprobados en el comité de compras del mes de septiembre de 2013 de la ese hospital regional del magdalena medio suministro de material medico quirúrgico aprobados en el comité de compras 06-13 de la e.s.e. hospital regional del magdalena medio suministros de material medico quirúrgico para la e.s.e. hospital regional del magdalena medio compra de productos farmacéuticos aprob ados en el comité de compras del mes de noviembre de 2013 de la ese hospital regional del magdalena medio compra de productos farmacéuticos aprobados en el comité de compras del mes de noviembre de la ese hospital regional del magdalena medio suministros de material medico quirúrgico para la farmacia y almacén de la e.s.e. hospital regional del magdalena medio

15,428,586.00

REPREFARCOS

9/24/2013

21,172,170.00

COHOSAN

9/24/2013

20,075,587.00

SERVICIOS Y NEGOCIOS EL PORTAL

9/24/2013

48,624,655.00

DIAGNOSTIC

9/24/2013

49,763,990.00

DIAGNOSTIC

11/14/201 3

26,611,359.00

COHOSAN

11/14/201 3

17,048,264.00

SERVICIOS Y NEGOCIOS EL PORTAL

11/14/201 3

2,529,167.00

DIAGNOSTIC

12/13/201 3

CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD REGULAR SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA EL CONTROL FISCAL

441

444

445

DIRECTA

DIRECTA

DIRECTA

SUMINISTROS

SUMINISTROS

SUMINISTROS

suministros de material medico quirúrgico para la farmacia y almacén de la e.s.e. hospital regional del magdalena medio suministros de productos farmacéuticos para farmacia de la ese hospital regional del magdalena medio suministros de productos farmacéuticos para la farmacia de la ese hospital regional del magdalena medio

CÓDIGO:

01

RECF-26-

Página 36 de 100

44,355,070.00

DIAGNOSTIC

12/13/201 3

8,475,765.00

LABORATORIOS MACROFARMACOS S.A.S

12/13/201 3

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SERVICIOS Y NEGOCIOS EL PORTAL

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Si bien es cierto el Régimen Jurídico aplicable por las Empresas Sociales del Estado en materia contractual, son las normas de derecho privado, conforme a lo consagrado en el artículo 195 numeral 6º. de la Ley 100 de 1993, donde podrán discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes, que en el evento de ser adoptadas estas se regirán por las disposiciones de la Ley 80 de 1993, pero esto no implica que no exista una desvinculación total con el Estatuto de Contratación Administrativa, máxime cuando debe respetar los principios ineludibles de transparencia y de selección objetiva, en la medida que no pueden contratar con cualquier persona natural o jurídica sino quien ofrezca mejores garantías a la entidad para los fines que ella busca. El grupo auditor recomienda al Hospital Regional del Magdalena Medio que realice una adecuación al manual en aras de que la contratación se realice a través de invitación pública, y por excepción de manera directa y en los términos que consagra la norma; esto le da a los procesos la celeridad y transparencia; aspectos consagrados en los principios de la función pública. En este orden de ideas, se configura una observación administrativa a fin de que se corrijan este tipo de actuaciones a través de un plan de mejoramiento. TIPO DE OBSERVACIÓN: PRESUNTO RESPONSABLE:

ADMINISTRATIVA Fredy Orlando Rojas Arias Gerente Actual

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE Respuesta de la ESE: Dada las condiciones especiales que maneja la región en el cual está ubicada la Institución y teniendo en cuenta su cobertura geográfica se maneja un perfil epidemiológico cambiante por ser considerada una ciudad con movilidad demográfica no es posible realizar adquisiciones comprometiendo el presupuesto de la vigencia y más aún cuando el sistema de salud es cambiante al permitir traslado de usuarios direccionados a su propia red de servicios, y el recaudo de los servicios prestado no se efectúa en un 100% CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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siendo inapropiado mantener inventarios de medicamentos e insumo y material médico quirúrgico que su almacenamiento puede perdurar y tenerlo en condiciones no aptas para su operación generando un detrimento fiscal, por tal motivo la contratación se planifica a corto plazo teniendo en cuenta las condiciones expuestas. De otra parte no se efectúa única contratación con determinado proveedor dado que no distribuyen la totalidad de requerimientos demandados por la institución.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR El equipo auditor considera pertinente DESVIRTUAR la observación Administrativa de acuerdo a las explicaciones dadas por el presunto responsable. 3.1.2. Resultado Evaluación de la Rendición de la Cuenta El Hospital Regional del Magdalena Medio rindió la cuenta al sistema SIA, de manera oportuna y veraz, dio cumplimiento a la oportunidad de la rendición y fue responsable de rendir la cuenta consolidada por entidad sobre su gestión. 3.1.3 legalidad Una vez revisada la parte contractual el equipo auditor encontró que le Hospital Regional del Magdalena Medio, aplica de manera correcta el Manual de contratación que adoptó mediante acuerdo 005 de 2013; sin embargo se recomienda tener en cuenta los principios de eficiencia, eficacia y economía, principios básicos de la administración pública.

3.1.4 Gestión ambiental El Hospital Regional del Magdalena Medio (H.R.M.M) es una institución de salud que brinda sus servicios a la comunidad de Barrancabermeja y a toda la afluencia del Magdalena Medio, generando diariamente una gran cantidad de desechos peligrosos que deben ser manejados adecuadamente; es así, que mediante Resolución No. 029 de diciembre 26 de 2012, adoptó el Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y organizó el Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria, con el objeto principal de diseñar y ejecutar el citado plan, y reuniones ordinarias de cada cuatro meses. En dicho documento se estipuló el manejo de los residuos en tres tipos de colores destinados así: Comunes que son depositados en bolsas verdes; los desechos hospitalarios y material con secreciones corporales en bolsas rojas y en bolsa gris lo reciclable. De otra parte, la Subgerencia Administrativa es la dependencia designada en coordinar esta actividad y efectuar los seguimientos respectivos. Programa de Segregación en la Fuente La separación de los residuos es realizado mediante contrato con Coesprosalud, quienes son los encargados del mantenimiento y aseo de la institución, brindando el suministro permanente de las bolsas de color gris y verde para los residuos no CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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peligrosos; además deben capacitar al personal de aseo frente a la caracterización de los residuos y recolectar las bolsas de los residuos distribuidas en las diferentes canecas del recinto, verificando que los desechos se encuentre clasificados correctamente en las bolsas y después depositarlas en el centro de acopio para llevarlas hasta su destino final. Registro fotográfico de clasificación de residuos

Desactivación de residuos Desde enero a septiembre de 2012 la ESE contrató con la empresa externa Sandesol, tanto el operador de aseo como la recolección y transporte de residuos, y desde septiembre de 2012 a la fecha de la presente auditoría, es la empresa DESCONT S.A E.SP. la encargada de la recolección de residuos, además con la responsabilidad de capacitar al personal en general que presta los servicios en la entidad y el suministro de los recipientes para depositar los desechos en las bolsas rojas como son: los desechos biológicos y químicos (residuos biosanitarios, anatomopatológicos, corto-punzantes, citotóxicos y fármacos); así mismo, provisiona los botellones para depositar la sangre proveniente en la sala de cirugías, recolección que es realizada dos veces a la semana (lunes y viernes) del centro de acopio. Los residuos no peligrosos (residuos biodegradables, reciclables, inertes y ordinarios) son recolectados en bolsas grises y verdes, dos veces a la semana del centro de acopio. Almacenamiento de Residuos OBSERVACION DE AUDITORIA No. 18 La institución posee un depósito de residuos de riesgo biológico, pero no cuenta con un centro de acopio apropiado para depositar los residuos ordinarios de las bolsas grises y verdes, solamente posee un espacio pequeño sin demarcación, iluminación, pisos pertinentes, ni puertas, lo que conlleva a la emanación constante de malos olores y presencia de vectores, falencia que debe ser incluida dentro de un plan de mejora que suscriba la entidad producto de la presente auditoría. Registro fotográfico depósito residuos biológicos CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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Registro fotográfico depósito residuos ordinarios

ALCANCE DE LA OBSERVACION PRESUNTO RESPONSABLE.

: ADMINISTRATIVA : FREDY ORLANDO ROJAS ARIAS GERENTE.

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE Ante esta observación la ESE tiene contemplado dentro del proyecto de remodelación del primer piso el diseño con todas las especificaciones técnicas para el depósito de los residuos biológicos y ordinarios, por tanto no se hicieron efectuaron inversiones dado que se encuentra dentro del proyecto de remodelación. CONCLUSION DEL ENTE DE CONTROL. El equipo auditor confirma el hallazgo administrativo, a quien se le realizará seguimiento mediante un plan de mejora con el fin der verificar la acción correctiva del mismo. 3.1.5 Seguimiento plan de mejoramiento

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El plan de mejoramiento corresponde al informe definitivo de Auditoría Gubernamental con enfoque Integral Modalidad Regular vigencia 2011, aceptado el 24 de julio de 2013 por este ente de control. Método de evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento. En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas, cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido a la fecha de evaluación. Para efectos de la evaluación del Plan de Mejoramiento se realizará un análisis cuantitativo. En este tipo de análisis, se utilizaron los factores como: acción de mejoramiento, estado actual del plan y fecha de vencimiento del plazo, los cuales se consideraran para obtener la medición del grado de cumplimiento. El equipo auditor verificó el cumplimiento de los hallazgos incluidos en el plan de mejoramiento, de la siguiente manera:

DESCRIPCION DEL HALLAZGO

H. 2. LA ENTIDAD NO DA APLICACIÓN A LA RESOLUCION No. 421 de 2011 DONDE ESTABLECE MODIFICACION AL CATALOGO DE CTAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS H.3. NO HAY CRITERIO PARA PROVISON PARA DEUDORES

FECHA TERMINACION

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H.4. CONTROL DE INVENTARIOS. SUS VALORES NO COINCIDEN CON EL FISICO

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H.5. INVENTARIOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. CARENCIA DE CONTROL DE EXISTENCIA.

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H.6. SUBESTIMACION DE CTAS POR PAGAR

H.8. CARENCIA DE ACTO ADMINISTRATIVO DE CXP H.9 DIFERENCIA EN LOS PAGOS EFECTUADOS EN CXP Y RESERVAS CONSTITUIDAS H.10. NO EXISTE CLARIDAD EN ELABORACION DE ACTOS ADTIVOS DE LA JUNTA DIRECTIVA

2014/04

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H.11. SEGUIMIENTO A LA RADICACION DE LA FACTURACION

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H.12. LA ENTIDAD DEBE DAR CELERIDAD AL PROCESO DE ANALISIS DE GLOSAS

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H.13. FALENCIAS EN LA RECUPERACION DE CARTERA

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CRITERIOS DE EVALUACION CALIFICACION DE Cumplimiento CUMPLIMIENTO DE META parcial =1 No POR PARTE DE LA ESE Cumplimiento= 0 Cumplimiento=2

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H.15. MANUAL DESACTUALIZADO

DE

CONTRATRACION

H.16. SUSCRIPCION DE ACTAS DE TERMINACION ANTES DEL VENCIMIENTO DEL TERMINO DE EJCUCION DE LOS CONTRATOS H.17. INEXISTENCIA DE DTOS QUE PERMITEN DEMOSTAR LA CORRECTA EJECUCION DE LOS CONTRATOS. H.18. CONTRATROS SIN LIQUIDAR H.19. LA INFORMACION REGISTRADA EN EL SIA FORMATO 13ª ESTA INCOMPLETA.

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La metodología para el diseño de los indicadores se realiza tomando los siguientes criterios: CRITERIO DE SEGUIMIENTO Si cumplió con la acción de mejoramiento y fue efectiva (solucionó la deficiencia) Si se cumplió con la acción de mejoramiento, pero su resultado es parcialmente efectivo (solución parcial de la deficiencia) Si no se cumplió con la acción de mejoramiento

PUNTUACIÓN Dos (2) puntos. Un (1) punto.

Cero (0) puntos

La metodología utilizada para establecer estos criterios tuvo como base el hecho de considerar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido a la fecha de la evaluación, con un valor máximo de dos (2) puntos si cumplió la acción de mejoramiento y de cero (0) puntos si no la cumplió. Porcentaje de cumplimiento: El porcentaje de cumplimiento del Plan de Mejoramiento de la entidad, se calculará tomando como referencia las categorías anteriores en los papeles de trabajo de la auditoria y se obtiene de la siguiente manera: 

Porcentaje de cumplimiento = Puntuación total de las acciones de mejoramiento / Número total de acciones de mejoramiento

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: Si el resultado oscila entre 1.41 y 2 “Cumplido” y si se encuentra entre 0 y 1.4 “No Cumplido”. Explicada la forma de evaluación del Plan de Mejoramiento y teniendo como base los documentos revisados durante el trascurso de la auditoría, se comprobó que la ESE Hospital de las 16 acciones de mejoramiento suscritas para la vigencia 2011, que al aplicar la fórmula del porcentaje de cumplimiento arroja un resultado de 1.62, lo cual indica que el Plan de Mejoramiento suscrito para subsanar las observaciones detectadas en la vigencia 2011 se encuentra como CUMPLIDO. OBSERVACION DE AUDITORIA No 19 CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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La ESE no ha cumplido en un 100% las acciones correctivas de los hallazgos Nos. 4, 5, 12, 13, 17 y 18 del plan de mejoramiento suscrito. Es de mencionar que dichas acciones correctivas deben ser cumplidas en un 100%, las cuales deben ser incluidas en un plan de mejora que suscribirá la entidad, producto de la presente auditoría. ALCANCE DE LA OBSERVACION. ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE. FREDY ORLANDO ROJAS ARIAS GERENTE. RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE La Ese incluirá dentro del Plan de mejoramiento las acciones para un cumplimiento del 100% de estos hallazgos. En Plan de Mejoramiento numeral 5 referente a inventarios, propiedad planta y equipo carencia de control de existencia actualmente la ESE se encuentra realizando el levantamiento de inventarios de activos con la implementación del módulo de inventarios del software SIA. En el Plan de Mejoramiento numeral 13 falencia en la recuperación de cartera: Respecto a la gestión de recaudo, manifestamos que durante la vigencia 2013: el nivel de recaudo, fue muy deficiente, a pesar de las diferentes gestiones realizadas a cada una de las EPS, tales como cobro telefónico, visitas, envío de estados de cartera, conciliaciones, cobro prejurídico, reporte a entidades de control, como Procuraduría, Supersalud y SSS, entre otras (…) en cuanto a los recaudos por venta de servicios fue menor a los valores reconocidos ya que las diferentes E. P. S. de los pagadores con los que se suscribieron los convenios no cumplieron con los pagos establecidos. En el Plan de mejoramiento numeral 17. Actualmente la ESE cuenta con registro acorde a la suscripción de los procesos contractuales, tanto en los sistemas de Información que tiene la ESE como los reportados en plataforma de los entes obligados a reportar información. CONCLUSION GRUPO AUDITOR Teniendo en cuenta la respuesta dada por la ESE se confirma el hallazgo administrativo y se le hará seguimiento a su cumplimiento mediante el plan de mejoramiento que suscriba la entidad producto del presente proceso auditor. 3.1.6 Control Fiscal Interno De conformidad con el artículo 9 de la Ley 42 de 1993 y el artículo 8° del Decreto 2145 de 1999, la Contraloría General de Santander efectuará el análisis a la calidad, CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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eficiencia, el nivel de confianza y el cumplimiento de sus objetivos, que le ha otorgado la Ley 87 de 1993 y la Ley 1474 de 2011 al Sistema de Control Interno de la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio vigencias 2012 y 2013. De otra parte, las funciones de Control Interno se vienen desarrollando desde el año 2011, mediante la contratación de prestación de servicios con función de asesor y apoyo de los procesos de la entidad con una persona natural. Mediante Resolución No. 072 de mayo 04 de 2007 se conformó el Comité de Coordinación de Control Interno, cuya función es la evaluación permanente a la entidad, garantizando su efectividad en el cumplimiento de objetivos y metas institucionales, con una periodicidad de reuniones bimestral. El equipo auditor durante el trabajo de campo observó de las vigencias en revisión lo siguiente: Durante la vigencia 2012 el comité solo se reunió una vez (agosto 08 de 2012), en el que aprobó el plan semestral de auditorías internas para la citada vigencia en forma generalizada a los procesos: misionales, apoyo y estratégicos, resultados que fueron informados a Gerencia, a los que posteriormente se les realizó seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno. Según la calificación dada por el DAFP vigencia 2012, arrojó un nivel satisfactorio con un porcentaje de avance del 75%. Para la vigencia 2013 el Comité de Coordinación de Control Interno solo se reunió una vez, en el cual aprobaron el plan de auditorías internas más específico, donde incluyeron: proceso, responsable, propósito, alcance, equipo auditor, fecha/lugar y referencia (normatividad), auditoria de la cual fue informada con anterioridad a la dependencia seleccionada, allegándoles plan a ejecutarse la que una vez practicada se efectuaron planes de acción, verificándose su corrección mediante seguimiento, cuyo lapso de tiempo fue extenso. Según la calificación del DAFP la ESE arrojó un nivel satisfactorio con un porcentaje de cumplimiento del 70%, indicando que el modelo de control interno se cumple, se toman acciones derivadas del seguimiento y análisis de datos, con tendencia a la mejora de procesos, identificando los riesgos para la mayoría de sus procesos, pero no realizó una adecuada administración del riesgo. Sobre la implementación de las fases establecidas en el Decreto No. 943 del 21 de mayo de 2014, la entidad realiza jornada de implementación de la misma. OBSERVACION DE AUDITORIA No 20 La periodicidad de reuniones del Comité de Control Interno de la ESE durante las vigencias 2012 y 2013 fue escasa y a pesar de haberse realizado auditorías arrojando planes de mejora, el tiempo de corrección de dichas falencias fue extenso. Se observó baja operatividad del citado comité. El no ejercer eficiente el control interno, es una deficiencia administrativa que se debe tener en cuenta en el Plan de Mejoramiento. ALCANCE DE LA OBSERVACION. ADMINISTRATIVA CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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PRESUNTO RESPONSABLE.

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FREDY ORLANDO ROJAS ARIAS GERENTE.

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE A pesar de evidenciarse baja operatividad del Comité Coordinador de Control Interno en las vigencias 2012 y 2013, en la vigencia 2013 se dio inicio a un trabajo conjunto para reactivar el mejoramiento de los elementos del modelo estándar de control interno bajo la dirección del Comité Coordinador de Control Interno. Se elaboró la hoja de vida del Comité, se realizó sensibilización al equipo teniendo en cuenta la responsabilidad en el liderazgo del sistema Integrado de Gestión. En la vigencia 2014 y con la expedición del Decreto 943 de 2014, integrando los comités directivo y operativo, se hizo un trabajo conjunto para elaborar el diagnóstico del Modelo y el Plan de Acción, los cuales fueron aprobados en el comité coordinador de control Interno y formalizados mediante Resolución, de igual forma contiene además la Resolución, los roles y responsabilidades del Comité Coordinador de Control Interno, Equipo Operativo, Representante de la Dirección, Asesor de Control Interno y colaboradores. De esta forma se viene cumpliendo con la operatividad del Comité Coordinador de Control Interno y se evidencia su compromiso con el mejoramiento institucional. CONCLUSION GRUPO AUDITOR Analizada la respuesta dada por el sujeto de control, se confirma el hallazgo administrativo con el fin de hacerle seguimiento tanto a la operatividad del Comité de Control Interno como a la ejecución de los planes de mejora producto de auditorías internas, mediante el Plan de Mejoramiento que suscriba la entidad. Recursos Humanos La Empresa Social del Estado Hospital Regional del Magdalena Medio adoptó mediante Resolución No. 002 de febrero 28 de 2007 el Plan de Cargos y Asignaciones, el cual es modificado anualmente en lo relacionado con las asignaciones. A 31 de diciembre de 2013 la entidad contó con: 1 cargo de período fijo, 1 subgerente científico, 1 subgerente administrativo y 4 profesionales universitarios, 27 OPS y 184 terciarizados por procesos así: mediante contrato con Sintrasacol (misional –médicos, enfermería, especialistas, bacteriólogos e instrumentadoras), Coovipatrol (vigilancia), Coesprosalud (facturación) y Alex Barragán (lavandería y mantenimiento). El equipo auditor una vez verificadas las hojas de vida de los funcionarios y contratistas, se observó que se encuentran diligenciadas en los formatos que exige la Función Pública con sus respectivas firmas, careciendo de fecha de diligenciamiento. Debida participación ciudadana y cumplimiento de los mecanismos de información CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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Para la atención a quejas la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio cuenta con una oficina denominada SIAU (Sistema de Atención e información al usuario) quien es atendida por la trabajadora social Ivonne Rodríguez Guevara y la auxiliar de personal administrativo Erika Rua; dicha oficina posee línea telefónica 6028910 y celular 320 2745026, la cual opera las 24 horas. Así mismo, cuenta con correo electrónico [email protected] y skype siau2. Posee 4 buzones de sugerencias ubicados en las áreas: urgencias (I piso), medicina interna (II piso), gineco-pediatria (III piso) y consulta externa (IV piso), quejas que son tratadas y resueltas en el Comité de Ética y en caso de poseer datos y dirección completa se da respuesta por escrito al quejoso. Registros fotográficos de la oficina SIAU

3.1.7 Tecnologías de la información y las comunicaciones TICS Durante el desarrollo del trabajo de campo de la presente auditoría, se observó que la entidad cuenta con el modelo básico de comunicación sistematizada. Posee línea telefónica N° 6028909 para citas, línea telefónica de urgencias 6025194, celular urgencias 310 2503673, celular SIAU 320 2745026, además cuenta con radio teléfono. Así mismo, tiene email ([email protected]) y página WEB (esehospitalrmm.gov.co); de igual forma, publica calendario de actividades para la prestación del servicio; sin embargo, se verificó entre otros aspectos, que el directorio de contacto con los funcionarios no está actualizado. 3.2 CONTROL DE RESULTADOS 3.2.1 Cumplimiento Plan de Gestión Con la entrada en vigencia de la Resolución No. 710 de 30 de Marzo de 2012, expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, se adoptaron las condiciones y metodología para la elaboración y presentación del Plan de Gestión, el cual se constituye en el documento que refleja los compromisos del Gerente de la E.S.E. Hospital Regional del Magdalena Medio ante la Junta Directiva, dando a conocer las metas de gestión y resultados relacionados con la viabilidad financiera, la calidad y eficiencia en la prestación de los servicios, mediante el Plan de gestión 2012-2015, el cual fue aprobado según Acta de junta Directiva No. 008 de septiembre 10 de 2012, en las que se tuvo en cuenta las siguientes áreas de gestión: CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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A. ÁREA DE GESTIÓN: DIRECCIÓN Y GERENCIA B. ÁREA DE GESTIÓN: FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA C. ÁREA DE GESTIÓN: GESTIÓN CLÍNICA O ASISTENCIAL D. AREA DE GESTION: INFRAESTRUCTURA Y TECNOLOGIA

OBJETIVO

META A 2012

META A 2013

% DE EJECU CION 2012

% DE EJECU CION 2013

20%

50%

18%

50%

20%

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10%

50%

Mejorar el clima organizacional y elaborar la política de salud ocupacional.

Implementación de la política de salud ocupacional. Implementación de programas de salud ocupacional. Implementation de politica libre de humo y sustancias psicoactivas.

50%

70%

38%

65%

Rendición de cuentas.

Presentación informe anual.

100%

100%

100%

100%

Contratación oportuna con los diferentes actores del sistema general de seguridad social en salud

Gestión ante cada EPS y entes territoriales para el logro de la contratación y en lo posible con tarifas superiores al SOAT -15%

25%

90%

20%

85%

Liquidación de contratos conciliación de pagos

Seguimiento y control a la ejecución de los contratos con las entidades

50%

50%

40%

40%

ESTRATEGIA

ACCIONES

Ajustar los procesos del sistema obligatorio de garantía de la calidad tendientes a la satisfacción del usuario.

Reactivar la Ejecución y Seguimiento de las Auditorías para el mejoramiento de la calidad de la atención en salud.

Fortalecer el desarrollo y planeación institucional de la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio.

y

Sensibilización del Direccionamiento Estratégico, Capacitaciones y Mejoras en los Procesos, Autoevaluación, Seguimiento y Autocontrol y demás acciones necesarias para acreditación. Re inducción del Equipo Auditor, Auditorias Concurrentes, Planes de Mejoramiento Continuo, Acciones preventivas, Correctivas y Coyunturales.

de

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responsables pago.

Acompañamiento permanente a la remodelación de la infraestructura física del Hospital

Reactivación de los diferentes comités institucionales

Propender la sostenibilidad Financiera de la ESE y Planificar gastos y costos de acuerdo a ingresos a fin de poseer un mayor control de los mismos

Fortalecer la disponibilidad de recursos para la operatividad de la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio.

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Participación activa en el comité de seguimiento de ejecución y actas parciales de obra. Revisión y socialización con el personal de la ESE responsable de cada comité. Cronograma de actividades de cada comité. Análisis continúo de los indicadores financieros, previa revisión de las metas de producción, facturación, recaudo, cartera y gastos, que permita garantizar un análisis de la suficiencia técnica, administrativa y financiera de la ESE.

100%

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75%

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31%

Presentación oportuna de Informes Administrativos, Financieros y Contables ante los Entes de control.

Informes ante entes de control y los solicitados de acuerdo a la normatividad vigente.

100%

100%

100%

100%

Implementación de la ley de archivo y correspondencia ley 594 de 2000 y acuerdo 009 de 1995.

Implementación de las tablas de retención documental, organización, clasificación y disposcición final de los documentos. Adecuación de área física y acondicionamiento de mobiliario. Sistematización del archivo.

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60%

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15%

Cobro permanente a los actores del sistema general de seguridad social.

Actualización y aplicación del manual de cartera.

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Actualizar Manual de Procesos y procedimientos.

Dinamizar el proceso de Sistema de Información y Atención al Usuario (SIAU)

Mejorar las condiciones asistenciales y tecnicoadministra tiva en la prestación de servicios de salud de la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio.

Imprimir dinámica en el proceso de trabajo social .

Elaboración de Guías de Manejo de Hemorragias del III trimestre, transtornos hipertensivos en la gestación; Infarto Agudo del Miocardio; neumonia broncoaspirativas; guias de manejo de las cinco primeras causas de Morbilidad

Desarrollar la actualización de los Manuales de procesos y procedimientos del área Financiera. (Contabilidad, presupuesto, tesoreria, cartera y facturación) Implementar tareas y dinámica de atención al usuario, solución de consultas de manera expedita e integración, seguimiento y evaluación constante de la información obtenida por el SIAU y sus planes de mejoramiento. Integrar el área de trabajo social con trabajo de campo directo con la comunidad e interactuar en los programas sociales de Pacientes con VIH, Violencia Intrafamiliar, abuso sexual, maltrato infantil, abandono del adulto mayor en comunión con: La comisaria de Familia, Personería, Bienestar Familiar, Policía de menores y centros del bienestar del anciano.

Socialización, seguimiento y evaluación de la adherencia a las guías de manejo.

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Garantizar la prestación del servicio en las 5 especialidades básicas de la institución (Pediatría, Gineco-obstetricia, Medicina Interna, Cirugía General y Ortopedia), con el menor tiempo de interrupción.

Ampliar la oferta del portafolio de servicios en las áreas de optometría, oftalmología.

Puesta en Marcha del área de imagenologia (Tac, Ecografo, RX, Endoscopias)

Mejorar las condiciones asistenciales y tecnicoadministra tiva en la prestacion de servicios de salud de la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio.

Aumentar el portafolio de servicios en el laboratorio clínico y mantenerlo durante la vigencia 2012-2016,

Posicionar a la institución como centro receptor del Magdalena Medio

Mercadeo Servicios

de

portafolio

de

Realizar jornadas de atención periódicas, supeditado a la oportunidad de contratista para la prestación de servicios. Realizar jornadas de atención periódicas, supeditado a la oportunidad de contratista para la prestación de servicios. Adecuación física del área de RX, garantizar la lectura de imágenes diagnósticas, mantener la contratación de personal idóneo en la toma de ecografías. Supeditado a la oferta de personal especializado en dichas áreas, y a el correcto estado de funcionamiento biomédico de los aparatos. Puesta en marcha bien sea de comodato de equipos modernos o adquisición de los mismos que permitan ampliar la toma, procesamiento y lectura de exámenes de laboratorio clínico. Disminuir la cantidad de remisiones con el aumento de la capacidad resolutiva de nuestro segundo nivel de atención. Actualizar el portafolio de servicios, difundir ante la comunidad del magdalena medio, aseguradoras, EPS y Entes Territoriales y ofertar tarifas

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especiales pacientes particulares

Acompañamiento al equipo interventor, supervisor y consorcio contratista de la obra de remodelación planta física de la ESE.

Señalización de áreas de servicio

Coordinar y definir el plan de mantenimiento hospitalario Mejorar las condiciones físicas y el fortalecimiento de infraestructura y tecnología institucional.

Cuidado de zonas exteriores y verdes de la institución.

Consecución de equipos para la distribución de los gases medicinales

Elaboración del PGIRH (programa de gestión integral de residuos hospitalarios)

Gestionar ante el gobierno departamental la adjudicación de recursos para terminar el proyecto de remodelación de la ESE impactando en el área del primer piso no intervenida en el proyecto inicial. Dotación de equipos biomédicos en las áreas asistenciales de la ESE, dotación de equipos tecnológicos, muebles y equipos de oficina.

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para

Seguimiento continuo a la obra, proponer ajustes en los diseños, solicitar modificaciones de elementos no ajustadas a la norma de habilitación. Identificación y señalización de las diferentes áreas de la institución de acuerdo a la normatividad vigente (clasificación por colores, calidad de material) Realización del plan de mantenimiento de infraestructura y equipos hospitalario anual. Hornato, embellecimiento y mantenimiento de exteriores y jardines. Búsqueda de la mejor oferta entre los distribuidores de gases medicinales Elaboración del PGIRH (programa de gestión integral de residuos hospitalarios) Presentar proyecto a las posibles entidades financiadoras (Ministerio de Protección Social, Departamento, Alcaldía de Barrancabermeja, Ecopetrol) Adquisición de equipos de forma periódica de acuerdo a disponibilidad de recursos y necesidades de

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cada servicio; actualización de software.

En cuanto al porcentaje de cumplimiento del Plan de Gestión vigencia 2012, se concluye que la ESE obtuvo un avance de ejecución del 56,5%. A 31 de diciembre de 2013 la ESE presentó un porcentaje de ejecución del Plan de Gestión del 74.8%. Se determina que se hace necesario seguir presentando una gestión eficaz en el cumplimiento de las metas trazadas en el Plan de Gestión, que le permita en la terminación del periodo el cumplimiento de todas las metas, ya que en algunos aspectos su porcentaje de cumplimiento es muy escaso. RANKING DE LA SUPERSALUD El Ministerio de Salud y Protección Social mediante Resolución 1877 de mayo 30 de 2013 categoriza a la ESE Hospital SIN RIESGO FINANCIERO. 3.2.2 Controles de advertencia Control de Advertencia No. 5 de febrero 20 de 2014. Al sr Gobernador Richard Alfonso Aguilar Villa, al Dr. Fredy Orlando Rojas Arias, gerente Hospital Regional del Magdalena Medio, al sr. Libardo José López Cabrales, RL Consorcio Hospital Santander y al sr. Carlos Julio Rodríguez Padilla, interventor, sobre el riesgo de daño patrimonial público que el Departamento de Santander y el Hospital Regional del Magdalena Medio, asumen al no iniciar acciones y seguimientos pertinentes para proteger la inversión del departamento, dado que la remodelación del Hospital Regional del Magdalena Medio del Municipio de Barrancabermeja se encuentra sin prestar el servicio a la comunidad, lo que puede conllevar al deterioro de las inversiones allí realizadas. La Oficina de Calidad de la ESE, ha realizado las actividades de revisión y seguimiento de las obligaciones con las que debe darse el cumplimiento y entrega de la Obra por parte del Interventor y contratista. De otra parte, la Oficina Jurídica de la E.S.E Hospital Regional del Magdalena Medio, en su respuesta al citado control de advertencia, manifestó que la E.S.E HRMM, no tiene ninguna injerencia dentro del cumplimiento de las obligaciones establecidas dentro del control número 1672 de fecha de 15 de Diciembre de 2010, suscrito entre la Secretaria de Salud Departamental de Santander y el Consorcio Hospital de Santander, para el proceso de remodelación de la planta física de la E.S.E HRMM. Sin embargo, la ESE ha revisado el estado de la obra informando al contratista, las inconsistencias y daños resultados de los trabajos de la misma, a través de correos electrónicos y reuniones con notificaciones a interventores y consorcio y Gobernación de Santander, tales como:

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-Daño de una de las manejadoras del aire acondicionado y el estado del elevador del segundo piso, producto de una gotera que involucra todo el cielo raso de la zona. - Mal estado del acceso a los ascensores (Equipo Terraza), la puerta metálica se encuentra a punto de caer. -El 03 de Marzo de 2014 el Consorcio realiza entrega al Gerente de la E.S.E HRMM el informe final para el recibo de satisfacción por parte del Hospital de las áreas correspondiente al Segundo Piso y los detalles corregidos de las instalaciones especiales, adicional hacen entrega de los equipos de propiedad del hospital. -El 05 de Agosto de 2014 el Gerente de la E.S.E HRMM, informa al Consorcio las fallas de las Lámparas de Cirugía, respondiendo el consorcio que los tres transformadores de las lámparas se encuentran quemados; por lo tanto sugieren que no se deben usar los equipos hasta tanto no se haga cambio de los transformadores y el mantenimiento general de toda la línea, ya que su uso podría generar una sobrecarga del sistema y el recalentamiento y posterior avería de las tarjetas principales de las lámparas, lo que ocasionaría la pérdida total de la misma; respondiendo el Gerente de la E.S.E HRMM que no es posible suspender el servicio de las mismas, ya pone en riesgo a una comunidad de 500 mil habitantes de la región del Magdalena Medio por ausencia de Quirófanos, además advierte que el área de cirugía escasamente lleva 3 meses en acción, tiempo mismo que llevan de vida útil los equipos señalados, mínimo tiempo que demuestra las irregularidades de dichos equipos. -El día 19 de Septiembre de 2014, la Directora de Planeación y Mejoramiento en Salud de Santander (Arquitecta Alba Marina Delgado López), convoca a una reunión al Grupo de Infraestructura Hospitalaria en las instalaciones de la Secretaria de Salud Departamental, por petición del Secretario de Salud de Santander, con el fin de solucionar los inconvenientes presentados en la obra de la referencia; sin embargo el Gerente de la E.S.E HRMM, solicita que la reunión se realice con la práctica de visita de campo en las instalaciones de la E.S.E HRMM, para no dar oportunidad al Consorcio y su Representante Legal, de irresponsablemente señalar obligaciones que no son de resorte del hospital, sino que pertenecen al curso de la obra y las garantía de la calidad. Por lo anteriormente expuesto, este ente de control realizara seguimiento a la reunión con el Grupo de Infraestructura Hospitalaria y a las acciones que de ella se desprendan, con el fin de evitar que se constituya un detrimento patrimonial. Control de Advertencia N°. 15 del 17 septiembre de 2013. Aseguramiento y Legalización de bienes. La entidad dio cumplimiento al citado control advertencia mediante las siguientes pólizas: PÓLIZA

VALOR ASEGURADO

OBJETO

VENCE

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410-73-994000000194 multiriesgo (bienes muebles e inmuebles) 08-09-2014 al 08-092015

$7.255.482.302

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Incendio, responsabilidad civil extracontractual, asistencia multiriesgo, asonada, motín, mal intencionados de terceros y terrorismo. edificio muebles y enseres, maquinaria y equipo, dinero en efectivo y títulos valores, equipo de cómputo y procesamiento de datos. Póliza seguro de automóviles de placa osk311 – 0sk265 –ofk396ose383 contra amparos responsabilidad civil extracontractual y otros.

07/09/2015

410-40-994000001398 seguros de automóviles (ambulancias) 08-092014 al 08-09-2015

$2.154.300

410-88-99000000006 responsabilidad civil clínica (personal asistencial) 08-09-2014 al 08-09-2015 410-64-99000000105

$300.000.000

Póliza de seguro de responsabilidad civil clínicas y centros médicos.

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$50.000.000

Póliza oficial.

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seguro

manejo

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Control de Advertencia N°. 20 del 18 de noviembre de 2013. Nombramiento del Jefe de Control Interno. El cargo de jefe o asesor de la oficina de control interno de la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio no se encuentra dentro de la planta de personal, ya que en la creación de la ESE no se contempló dicho cargo, ni se asignó las actividades a desarrollar a ningún de los cargos previstos por las funciones específicas que cada uno ejecuta. Además, dicho cargo no se creó en razón que la ESE se encuentra en convenio de desempeño, el cual no permite la modificación de la planta de personal. Sin embargo, la entidad cuenta con una oficina de Control Interno del nivel gerencial mediante contrato de prestación de servicios con persona natural, cuya función es de asesor y apoyo de los procesos de la entidad. 3.2.3 Atención de Quejas y Denuncias Una vez revisado en la Oficina de Políticas Institucionales y control fiscal, no se presentaron quejas y/o denuncias.

3.3 CONTROL FINANCIERO SOSTENIBILIDAD CONTABLE OBSERVACIÓN DE AUDITORIA No. 21 El Comité fue creado mediante resolución 113 de junio de 2.010, el cual está integrado por el Gerente o su delegado, El jefe de la oficina Jurídica, el Jefe de la división financiera, la jefe de la división Administrativa y el Contador.

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En el Artículo 3 de la Resolución 113 de Junio de 2.010 dice: “…El comité técnico de sostenibilidad contable realizara sesiones ordinarias semestralmente y extraordinarias cuando estime necesaria, previa citación de sus integrantes.”

Se evidencia mediante las actas de sostenibilidad contable que durante la vigencia 2.013 no ejerció sus funciones, solo existe un acta a noviembre de 2.012 donde el tema tratado fue la depuración de algunos rubros de cartera. El comité de sostenibilidad financiera es una figura creada para discutir los Estados Financieros con el fin de que sean razonables a la vez tiene las facultades para depurar, ajustar, reclasificar cuentas del Balance, debidamente argumentadas. De igual manera en el acta de comité de sostenibilidad financiera deben existir compromisos y recomendaciones a futuro con fin de que se revise mes a mes o semestralmente la información y la misma permanezca depurada y que pueda ser verificada por los organismos de control. Es importante advertir que terminado el proceso auditor se evidenció que en los saldos de las cuentas de Balance a Diciembre 31 de 2.013 presentan saldos contrarios a su naturaleza, sin evidenciar gestión por parte del contador en la depuración de las mismas, así fue cerrada la vigencia sin encontrar observaciones el dictamen de revisoría fiscal. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTOS RESPONSABLES

: Administrativo : Martha Eugenia Prada López – Sub Gerente : : Administrativa y Financiera : Julio Flórez Porras - Contador : Juan Carlos Arciniegas Roma - Revisor Fiscal

RESPUESTAS DEL ENTE AUDITADO “…Si bien es cierto que no existe un acta de comité como tal no significa que la información financiera no se le esté haciendo seguimiento y depuración dentro de las competencias del Contador como lo estipula la norma, por otra parte el grupo financiero durante la vigencia 2013 realizó diferentes reuniones para evaluar los diferentes controles a fin de determinar aquellos valores de la información financiera objeto de depuración como es el caso de los activos fijos y deudores, (levantamiento de inventario de activos fijos, conciliación de cartera con las diferentes EPS, verificación de factura a factura frente al pago realizado entre otras). Ante esta observación la ESE realizará los comités de acuerdo a la Resolución 113 de 2.010…”

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR En la respuesta emitida por la ESE, manifiestan que si se han reunido, pero de igual forma no existe evidencia de las reuniones, los cuales se muestran mediante las actas de comités firmadas por los asistentes, así mismo existe merito para hacerlo dado las inconsistencias presentadas en la información financiera objeto de auditoría, De igual manera en el contexto de la respuesta dada a la observación aceptan lo comunicado en la observación, por lo cual el equipo auditor confirma el hallazgo CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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Administrativo, para que se incluya en el plan de mejoramiento y realizarle seguimiento al mismo. 3.3.1 Estados Contables Para un mejor entendimiento las cifras contables se manejan en miles de pesos.

Los Estados Financieros auditados, revelan una evolución positiva desde la perspectiva de los indicadores de la situación fiscal, debido a que el activo corriente fue superior al pasivo corriente en $ 7.165.539 en el 2013. La situación fiscal de la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio, a diciembre 31 del 2013, es positiva en el ejercicio financiero, se evidencia que la razón corriente que corresponde al activo corriente frente al pasivo corriente, que estuvo dada en 7.59 de activo corriente, por cada peso de pasivo corriente. Cuenta con capacidad para cancelar sus deudas y obligaciones corrientes en el corto plazo, posee margen de protección para los acreedores y refleja estabilidad financiera en el corto plazo. Su nivel de endeudamiento presenta un nivel bajo del 5.5%. El Informe se apoya en los datos suministrados por el área de contabilidad, presupuesto y control interno de la E.S.E. Hospital Regional del Magdalena Medio. SOFTWARE CONTABLE Y FINANCIERO OBSERVACIÓN DE AUDITORIA No. 22 En la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio, los registros de las operaciones financieras no se realizan en un Software Integral que permita la verificación y control de las operaciones financieras integrales. Las operaciones financieras tales como: Contabilidad, y Presupuesto, se encuentran en red y se registran en un software denominado SIA (Soluciones integrales administrativas). La cartera se registra en un software independiente denominado CINCO, el cual no se encuentra en red con el área contable y financiera. La facturación se registra en un software denominado SOCRATES, y no se encuentra en red con el área contable y financiera. Como se puede evidenciar, no existe un control para los ingresos de la entidad, actualmente los registros contables de las operaciones financieras se realizan en software y bases de datos diferentes, lo cual no genera confiabilidad, ni controles de la información, especialmente en el rubro de ingresos, dado que la facturación y cartera se encuentra separada de los demás módulos, así mismo los inventarios no se encuentran en red, para un mejor control de los mismos. CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTOS RESPONSABLES

: ADMINISTRATIVO : FREDY ORLANDO ROJAS ARIAS – GERENTE :MARTHA EUGENIA PRADA GÓMEZ – SUBGERENTE ADMINISTRATIVA RESPUESTAS DEL ENTE AUDITADO “…Si bien es claro que existen diferentes sistemas para registrar la información de las áreas de facturación, financiera y cartera se puede evidenciar que se realizan controles mensuales una vez que radican la producción de ventas de servicios de salud el área de cartera conciliando la información entre dependencias con el fin de garantizar la veracidad de información cotejada, dado lugar a las acciones correctivas para la integración y completitud de la información. Se efectuara Plan de Mejoramiento que incluya a través de los supervisores del contrato el seguimiento a la facturación realizada. Con respecto al software de facturación la ESE manifiesta que de acuerdo NIIF no es factible adquirir el software dadas las modificaciones de la Norma toda vez que la inversión es alta para las condiciones de recaudo que maneja la ESE…”

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Se confirma el hallazgo administrativo por parte de equipo auditor, teniendo en cuenta que confirman en la respuesta no tener el software integrado. BALANCE GENERAL Con base en los Estados Financieros y con la información reportada por la E.S.E. Hospital Regional de Magdalena Medio, en la rendición de cuenta a la Contraloría General de Santander y en el trabajo de campo, para la vigencia 2.012 y 2013, encontramos la siguiente información financiera, con la cual realizamos un comparativo en lo que reportan los Balances de Prueba y los Estados Financieros presentados al equipo auditor firmados por el Contador de la entidad. E.S.E. HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO BALANCE GENERAL COMPARATIVO EN Miles CUENTAS

AÑO 2013

AÑO 2012

AÑO 2011

AÑO 2010

VARIACION

%

ACTIVOS CORRIENTE Efectivo Deudores Inventarios NO CORRIENTE Propiedad Planta y Equipo Otros Activos TOTAL ACTIVO

8,251,461

7,083,993

6,283,078

5,268,765

22,619

22,950

414,354

182,467

8,047,501

6,932,217

5,618,029

4,911,872

1,167,468 (331)

14.15% -1%

1,115,284

14%

52,515

29%

181,341

128,826

250,695

174,426

11,478,041

12,030,991

11,219,095

9,653,814

(552,950)

-5%

11,423,959

11,953,223

11,043,882

9,336,016

(529,264)

-5%

(23,686)

-44%

54,082

77,768

175,213

317,798

19,729,502

19,114,984

17,502,173

14,922,579

614,518

3%

PASIVOS PASIVO CORRIENTE Cuentas Por Pagar Obligaciones Laborales

1,085,722

2,155,106

562,348

761,163

(1,069,384)

-98%

1,070,034

2,100,952

550,847

735,467

(1,030,918)

-96%

11,115

54,154

11,501

12,402

(43,039) -387%

Otros Pasivos

4,573PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO 13,294 4,573 100% CONTROL FISCAL, PASIVO NO CORRIENTE Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. Pasivos estimados TOTAL PASIVO

1,085,722

2,155,106

562,348

761,163

(1,069,384)

15,825,405

13,477,310

21,775

-98%

PATRIMONIO Patrimonio Institucional Resultado del Ejercicio TOTAL PATRIMONIO

16,959,877

16,938,102

0%

1,683,903

21,775

1,114,420

684,105

1,662,128

99%

18,643,780

16,959,877

16,939,825

14,161,415

1,683,903

9%

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Fuente: Hospital Regional del Magdalena Medio.

Como se puede observar en el cuadro y gráfica anterior, la evolución que ha tenido financieramente la ESE, donde en las vigencias 2012 y 2.013 se observa un crecimiento en el patrimonio, debido a la gestión positiva por la Administración de la ESE. ACTIVOS La E.S.E. Hospital Regional del Magdalena Medio a 31 de Diciembre de 2013 refleja unos Activos Totales de $ 19.729.502, al compararlo con la vigencia 2.012 tuvo un incrementó en un 3%, donde los rubros más representativos fueron los inventarios y la cartera, donde su incremento fue del 29% y 14% respectivamente. EFECTIVO Y BANCOS: CAJA MENOR En la E.S.E. Hospital Regional del Magdalena Medio, a 31 de Diciembre de 2013 tiene aprobado mediante Acuerdo un valor de $ 2.250 para gastos menores mediante caja menor. Al revisar los soportes presentados durante la vigencia 2012 y 2013, se observa que no reúnen con los requisitos en cuanto a facturación e ingreso y salida de almacén de elementos. El equipo auditor sugiere tener en cuenta las siguientes recomendaciones para el Manejo de Caja menor: La función de las cajas menores es servir como un fondo renovable que provee con recursos del presupuesto de gastos de los entes públicos distritales, y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables necesarios para la buena marcha de la administración. Las Cajas menores, se deben constituir mediante Resolución suscrita por el Representante Legal, en la cual deben indicarse claramente los siguientes aspectos: CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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    

Cuantía Finalidad Unidad Ejecutora Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor Discriminación de los gastos que se pueden realizar de acuerdo con la normatividad vigente.  Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía.  Cargo y nombre del funcionario asignado como responsable de su manejo.  Cargo del funcionario asignado como ordenador de la caja menor. Dentro de las funciones del responsable de la caja menor están las siguientes:  Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con lo preceptuado en las leyes 80 de 1.993, 1150 de 2.007 y decreto 734 2.012, los decretos reglamentarios, las normas administrativas y fiscales.  Efectuar las deducciones de Retención en la fuente, retención de IVA, a que hubiere lugar por cada compra o servicio que se solicite de acuerdo a las normas tributarias vigentes del orden Nacional y Distrital SOPORTES DE CAJA MENOR: Para efectos de la comprobación de cada gasto las facturas, recibos, cuentas y demás documentos que expida el proveedor o el prestatario del servicio deberán cumplir con los siguientes requisitos: 

Las facturas (Art. 617 del Estatuto Tributario), recibos y demás comprobantes, deberán estar elaborados en original y deben contener los siguientes datos mínimos:  Nombre, apellido o razón social del vendedor e identificación con número de NIT o cédula de ciudadanía.  Nombre, apellidos e identificación del adquirente de los bienes o servicios.  Lugar y fecha de expedición  Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.  Detalle y especificación del gasto.  Valor del Servicio o bien. Notas: CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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1. Los recibos expedidos por registradoras de los Establecimientos comerciales debidamente autorizados, se aceptan de acuerdo a su diseño particular, siempre y cuando cumplan con lo exigido en el Estatuto Tributario. 2. Los pagos por servicio de transporte en labores de mensajería deberán soportarse en las planillas diseñadas para evidenciar la diligencia, en donde se constate la fecha, entidad y valor, entre otros aspectos. 3. Cuando una dependencia o entidad en desarrollo de sus funciones tenga que realizar actividades en zonas en las cuales no existan establecimientos de comercio que expidan facturas y que por extrema necesidad tengan que adquirir elementos con fondos de caja menor, dicho gasto se podrá legalizar mediante la elaboración de un documento equivalente a factura. 

Cuando se adquieran elementos devolutivos se debe gestionar el ingreso a la bodega o almacén, mediante los documentos establecidos para tal fin.

OBSERVACION DE AUDITORIA No 23 Los soportes de caja menor deben ser documentos legales de acuerdo a las normas tributarias, así mismo los elementos de consumo deben tener su ingreso y salida de almacén. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTOS RESPONSABLES

: ADMINISTRATIVO : FREDY ORLANDO ROJAS ARIAS GERENTE : MARTHA EUGENIA PRADA LÓPEZ SUBGERENTE ADTIVA

RESPUESTAS DEL ENTE AUDITADO “…Una vez la auditoria advirtió verbalmente a la ESE sobre el procedimiento del manejo de caja menor se tomaron las acciones recomendadas en el sentido de registrar el ingreso y salida de almacén de los insumos requeridos y en lo sucesivo se solicitará la factura debidamente diligenciada o cuenta de cobro...”

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta que la ESE acepta la observación realizada, se confirma la misma y de igual forma mediante plan de mejoramiento se hará seguimiento. CAJA GENERAL Se evidencia que los dineros recaudados en caja no son consignados en su totalidad, tal como se observa en el saldo que presentó la cuenta 11050101 que a Diciembre 31 de 2.013 cuyo saldo fue de $ 512.717 CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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Y sus valores fueron consignados el 2 y el 13 de Enero respectivamente, sin encontrar evidencia de alguna observación por parte de control interno ni de revisoría fiscal al respecto. OBSERVACION DE AUDITORIA No 24 Los dineros recaudados en efectivo por parte de la ESE, deben ser consignados al día hábil siguiente de recibido el dinero. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTOS RESPONSABLES

: ADMINISTRATIVO : FREDY ORLANDO ROJAS ARIAS – GERENTE : MARTHA EUGENIA PRADA LÓPEZ – SUBGERENTE ADTIVA

RESPUESTAS DEL ENTE AUDITADO CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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“…Se tendrá en cuenta la observación de la Auditoria respecto de consignar los ingresos recaudados al día hábil siguiente…”

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta que la ESE acepta la observación realizada, se confirma la misma y de igual forma mediante plan de mejoramiento se hará seguimiento. DEUDORES OBSERVACION DE AUDITORIA No 25 Encontramos el siguiente historial comparando los 4 años: CUENTAS

AÑO 2013

Deudores

8,047,501

AÑO 2012 6,932,217

AÑO 2011 5,618,029

AÑO 2010 4,911,872

VARIACION 1,115,284

Entre las vigencias 2012 y 2013 se evidencia un incremento en los saldos de cartera en un 14%, lo cual está directamente relacionado con el incremento en las ventas de servicios y de igual manera en la baja recuperación de cartera que se tuvo. Al cierre de la vigencia 2.013, presentaba las siguientes edades:

Hasta 60 días 1,011,275

De 61 A 90 días 628,239

De 91 a 180 De 181 a 360 días 1,797,878 2,795,509

Más de 360 2,112,817

Total 8,345,718

Fuente: Hospital Regional del Magdalena Medio

CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

% 14%

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Como podemos observar la mayor concentración de la cartera se encuentra entre 181 y más de 360 días con un total de 58% del total, lo que muestra una cartera lenta en su recuperación, a pesar de la gestión que se evidencia por parte de la administración, gestión que no se puede calificar como efectiva. El análisis de las cifras correspondientes a Deudores, se realiza con los saldos que reporta el programa donde se maneja la cartera, teniendo en cuenta que es allí donde reportan las edades de la misma. Así mismo al revisar los valores correspondientes a deudores, tanto del programa contable como del software de cartera se evidencia que la información no coherente, dado que la misma presenta una diferencia de $ 1.554.472, lo cual nos muestra una información no confiable e incierta. SALDO CONTABLE SALDO CARTERA FACTURA POR RADICAR

8,047,501 8,345,718 1,256,255

DIFERENCIA

9,601,973 (1,554,472)

De lo anterior se concluye que la información correspondiente a cartera no es confiable, dado que no se conoce cuál es su verdadero valor si el contable o el que reporta el programa de cartera. TIPO DE OBSERVACIÓN : ADMINISTRATIVO PRESUNTOS RESPONSABLES : FREDY ORLANDO ROJAS ARIAS – GERENTE : MARTHA EUGENIA PRADA LÓPEZ – SUBGERENTE ADTIVA. : MIRYAM LAMUS NIÑO – JEFE FINANCIERO : JULIO FLÓREZ PORRAS - CONTADOR RESPUESTAS DEL ENTE AUDITADO “…Al revisar los valores correspondientes a deudores, tanto del programa contable como del software de cartera se evidencia que la información no coherente, dado que la misma presenta una diferencia de $ 1.554.472 lo cual nos muestra una información no confiable e incierta…”

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Se desvirtúa la observación administrativa, dado que los soportes anexados convalidan el mismo ALMACEN E INVENTARIOS En la cuenta de inventarios de la E.S.E. Hospital Regional del Magdalena Medio, a Diciembre 31 de 2.013 tiene un saldo en inventarios de $ 194.038.973, inventarios de los cuales no se evidencia toma física del mismo a Diciembre 31 de 2.013, solo CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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se encuentra una toma física cuando se hace cambio de funcionario responsable de Almacén. Al revisar el inventario que arroja el programa donde se registra el movimiento del inventario y compararlo con los Estados Financieros nos muestra la siguiente información: COMPARATIVO DE INVENTARIOS SALDO CONTABLE 194,038,973 Cuenta 1518 SALDO FARMACIA 53,707,311 SALDO ALMACEN 141,659,234 DIFERENCIA

(1,327,572)

Como se puede observar en el cuadro anterior, los inventarios presentan una diferencia por valor de $1.327.572, sin justificar, lo cual establece una observación administrativa, con incidencia disciplinaria y alcance fiscal, teniendo en cuenta que no se evidencian soportes que aclaren tal faltante. De igual forma, no se tiene un software que integre estas áreas lo cual no permite establecer un control sobre las cifras y las cantidades que se tienen en el almacén, lo que nos da a entender que el control ha sido deficiente, a lo que también se suma el no tener un software para el registro y control de los inventarios, que de alguna forma este integrado con el área contable. De igual manera el sitio donde actualmente está funcionando el almacén no es seguro ni está protegido de las lluvias, lo que puede llegar a generar perdidas de los elementos de consumo.

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OBSERVACION DE AUDITORIA No. 26 No se evidencia control de inventarios, no se evidencia toma física de los mismos, no se evidencia auditoria por parte del encargado de Control Interno, presenta diferencias entre el saldo contable y el saldo de Inventarios de almacén y Farmacia, sin justificación alguna. TIPO DE OBSERVACIÓN : Administrativa, Disciplinaria y Fiscal VALOR PRESUNTO DAÑO : $1.327.572 PRESUNTOS RESPONSABLES : Administrativo : Freddy Orlando Rojas – Gerente : Martha Eugenia Prada López – Subg. Admd : Eliana Ascanio – Jefe de Almacén : Disciplinaria y Fiscal : Melba Maya – Ex Jefe de Almacén : Julio Flórez Porras - Contador RESPUESTAS DEL ENTE AUDITADO “…La ESE no comprende el saldo de Farmacia registrado por la Auditoria, por cuanto éstos son contrarios al soporte entregado a este equipo auditor (anexo soporte), como se puede observar en la siguiente tabla. CONCEPTO

FARMACIA

CONTABILIDAD

DIFERENCIA

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Medicamentos Material Médico Quirúrgico Total

55.652.810,00 47.367.075,00

55.652.810,00 47.367.075,00

0,00 0,00

103.019.885,00

103.019.885,00

0,00

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En la actualidad la ESE cuenta con un módulo de inventario que integra con la parte financiera SIA que permite tener información confiable sobre las entradas y salidas de los bienes y suministros. La institución conserva los papales de trabajo en la tomas de inventarios físicos que se han desarrollado para efecto de comprobación de la actividad realizada…”

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR En relación a la respuesta emitida, el equipo auditor desvirtúa la observación disciplinaria con alcance Fiscal, al analizar los soportes enviados junto con la respuesta al informe preliminar es evidente que los documentos entregados en el proceso auditor no coinciden con los enviados en su respuesta a las contradicciones, con esto se evidencia que la administración de la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio pretendió confundir al equipo auditor entregando información que en su momento no era real, sin embargo se confirma la Observación Administrativa con el fin de que se evite a futuro este tipo de anomalía. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO La Propiedad Planta y Equipo de la E.S.E. Hospital Regional del Magdalena Medio, está valorizada en $ 11.423.959 a Diciembre 31 de 2.013, al realizar el comparativo con la vigencia 2.012 se disminuyó en un 5% debido al registro realizado de depreciación. Es importante destacar que la propiedad planta y equipo no se tiene plenamente identificado en registros detallados en las cuentas del Balance de Comprobación, pero de igual manera la depreciación está siendo realizada en forma global y no individual como lo ordena la Contaduría General, lo cual afecta la razonabilidad de los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2013 en una cantidad incierta. De igual manera, la planta física de la ESE se encuentra en remodelación, por lo que ha generado incomodidad a los pacientes para su atención. Durante el proceso auditor no se evidencio adelanto de obra, tal como lo muestra el registro fotográfico:

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Solo se evidencia una estructura física destruida. OBSERVACION DE AUDITORIA No 27 La falta de un inventario físico valorizado y actualizado, con depreciación en forma individual, como lo ordena la técnica contable y la contaduría general de la nación, causando la depreciación de propiedad planta y equipo en forma global. TIPO DE OBSERVACIÓN : Administrativo PRESUNTOS RESPONSABLES : Fredy Orlando Rojas - Gerente : Julio Flórez Porras – Contador : Martha Eugenia Prada López - Subgerente RESPUESTAS DEL ENTE AUDITADO “…La administración viene trabajando en la implementación del módulo de activos fijos mediante el levantamiento de activos fijos de cada una de las áreas identificando cada uno de los bienes muebles que la componen lo que nos permite llevar a cabo una depreciación detallada como lo recomienda el grupo auditor…”

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Se confirma la observación administrativa, con el fin de que mediante plan de mejoramiento se tracen metas a corto plazo y se cumpla con la normatividad contable. PASIVOS La E.S.E. Hospital Regional del Magdalena Medio, a 31 de Diciembre de 2013 reflejó unos pasivos totales de $ 1.085.722, representados en Pasivos Corrientes, al realizar una comparación con la vigencia anterior se puede evidenciar que los Pasivos tuvieron una disminución del 98%. Los Pasivos corresponden a cuentas por pagar y obligaciones laborales pendientes de pago de la vigencia 2.013, pasivo aparentemente sano. PATRIMONIO La E.S.E. Hospital Regional del Magdalena Medio, reflejó un patrimonio de $18.643.780 en el 2013 representados en Patrimonio Institucional y resultado de Ejercicios. Al realizar el comparativo de la vigencia 2.012, se incrementó en un 9%, debido al déficit superávit presentado en la vigencia 2013. CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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ESTADO DE SITUACION FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL A continuación presentamos un comparativo de los Estados de Resultados durante las últimas cuatro (04) vigencias de La E.S.E. Hospital Regional del Magdalena Medio de Barrancabermeja: E.S.E. HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO ESTADO DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL EN miles CUENTAS

AÑO 2013

INGRESOS OPERACIONALES Ventas de Servicios

13,386,629 13,386,629

AÑO 2012

AÑO 2011

AÑO 2010

VARIACION

%

10,179,500

10,326,489

10,068,294

3,207,129

24%

10,179,500

10,326,489

10,068,294

3,207,129

24%

COSTO DE VENTAS Y OPERACIÓN 8,146,939

7,846,855

7,518,924

7,462,958

300,084

4%

Costo de venta de Bienes

7,846,855

7,518,924

7,462,958

300,084

4%

2,419,538

1,820,302

1,913,568

1,129,403

32%

GASTOS OPERACIONALES

8,146,939 3,548,941

Administración

1,895,135

1,887,448

1,579,598

1,582,257

7,687

0%

Provsiones, Deprec. Amort.

1,653,806

68%

532,090

240,704

331,311

1,121,716

Excedente o Deficit Opearacional 1,690,749

-86,893

987,263

691,768

1,777,642 105%

Otros ingresos

286,548

457,106

1,077,993

-90,707 -46%

195,841

Transferencias

Fuente: Hospital Regional del Magdalena Medio Operaciones Interinstitucionales Otros Gastos

INGRESOS Excedente (Deficit) del Ejercicio

202,687 1,683,903

1,142,332

-1,142,332

na

214,755

-214,755

na

1,105,457

329,949

1,085,656

21,775

1,114,420

684,105

-902,770 -445% 1,662,128

99%

La E.S.E. Hospital Regional del Magdalena Medio, a 31 de Diciembre de 2013 presenta unos ingresos operacionales de $13.386.629, representados en ventas de Servicios de Salud, los cuales en comparación con la vigencia anterior, se incrementaron en un 24%. GLOSAS Cuando la facturación no es con calidad, se presentan las denominadas glosas que realizan a las facturas presentadas para cobro, las EPS harán glosas que debilitaría los ingresos de la ESE. En el Balance de Prueba no se evidencia el registro de glosas en cuentas de orden lo cual ordena el plan General y al Manual de Contabilidad Pública Libro II que manifiesta lo siguiente: “… TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS GLOSAS A LA FACTURACIÓN. Las glosas son objeciones a la facturación presentada por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud-IPS, originadas en las inconsistencias detectadas en la revisión de las facturas y sus respectivos soportes, las cuales pueden determinarse al interior de la misma institución o por las entidades con las cuales se hayan celebrado contratos de prestación de servicios, tales como Empresas Promotoras de SaludEPS, Empresas Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, Compañías de Seguros, Fondos de Salud y otras IPS. Entre las glosas más comunes se encuentran: Falta de soportes, servicios no pertinentes, Diferencias entre lo cobrado y lo facturado, mayores valores cobrados, Atención en otras IPS, descuento por usuarios, Liquidación descuento por copago, mayores valores cobrados CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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en medicamentos, exámenes no pertinentes, la no pertinencia medica y usuario sin pago registrado.

Las glosas deben registrarse en cuentas de orden deudoras de control en el momento en que se presentan. Para el efecto, se debita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 8333- FACTURACIÓN GLOSADA EN VENTA DE SERVICIOS DE SALUD y se acredita la subcuenta 891517-Facturación glosada en venta de servicios de salud, de la cuenta 8915- DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR). El registro debe efectuarse por el valor de la factura, si la glosa es total o por el valor de los servicios glosados, si la glosa es parcial. Las glosas pueden ser pertinentes o no pertinentes. La glosa pertinente es la que está adecuadamente justificada por la entidad contratante y puede ser subsanable o no subsanable. La glosa es subsanable si puede enmendarse completando la documentación o información requerida, realizando las correcciones necesarias o formulando las aclaraciones del caso y es no subsanable, cuando no es posible corregirla y en consecuencia es aceptada por la IPS. La glosa no pertinente es la que no se encuentra adecuadamente justificada y en este evento se formula la respuesta sustentando el rechazo. Cuando la entidad contratante acepta la respuesta de rechazo de la glosa por no ser pertinente o, siendo pertinente, se da respuesta satisfactoria y oportuna a las objeciones, la IPS disminuye las cuentas de orden acreditando la subcuenta que corresponda, de la cuenta 8333-FACTURACIÓN GLOSADA EN VENTA DE SERVICIOS DE SALUD y debitando la subcuenta 891517-Facturación glosada en venta de servicios de salud, de la cuenta 8915- DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR). Cuando la institución comete errores en la liquidación de su facturación debe proceder a hacer las re liquidaciones y ajustes contables a que haya lugar, afectando las cuentas de deudores e ingresos, por los mayores o menores valores, según corresponda. Las glosas no subsanables se registran debitando la subcuenta 580802-Pérdida en retiro de activos, de la cuenta 5808- OTROS GASTOS ORDINARIOS y acreditando la subcuenta que corresponda de la cuenta 1409-SERVICIOS DE SALUD. Adicionalmente, se disminuyen las cuentas de orden acreditando la subcuenta que corresponda, de la cuenta 8333-FACTURACIÓN GLOSADA EN VENTA DE SERVICIOS DE SALUD y debitando la subcuenta 891517-Facturación glosada en venta de servicios de salud, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR), sin perjuicio de los procesos adelantados para establecer responsabilidades…” OBSERVACION DE AUDITORIA No 28 De acuerdo al Balance de Prueba de la vigencia 2.012 y 2013, se evidencia el registro de los valores por concepto de glosas aceptadas: Vigencia 2.012 Cuenta 580802 136,820,089 CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Cuenta 581589 953,725,266 Gobernación de Santander Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. Total 2012 – Calle 37 No. 10-30 Tel. 63064201,090,545,355 Vigencia 2.013 Cuenta 580802 111,499,301 Cuenta 581589 91,000,733 Total 20123 202,500,034

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Al realizar un comparativo con el informe de glosas presentado, existen diferencias las cuales no presentan justificación: VIGENCIA 2012 Suma de Valor Suma de Valor Glosa2 Aceptado AUTORIZACION 6,298,225.00 66,800 COBERTURA 4,002,842.00 228,150 DEVOLUCIONES 380,686,279.00 16,839,859 FACTURACION 112,910,185.00 71,438,990 PERTINENCIA 103,175,829.00 12,679,189 RESPUESTA A DEVOLUCI 145,717,948.00 221,103 RESPUESTA A DEVOLUCIONES O GLOSAS732,940.00 SOPORTE 117,505,550.00 15,551,578 TARIFAS 27,601,250.00 4,545,129 (en blanco) Total general 898,631,048.00 121,570,798 Etiquetas de fila

Según Balance de Prueba

202,500,034 Diferencia

80,929,236

VIGENCIA 2013 Suma de Valor Suma de Valor Glosa Aceptado AUTORIZACION 250,988,259.00 COBERTURA 4,856,282.00 69,340 DEVOLUCIONES 207,727,459.00 19,904,597 FACTURACION 136,181,698.00 48,707,956 PERTINENCIA 97,770,875.00 14,026,899 REINTEGRO 869,186.00 800 RESPUESTA A DEVOLUCI 443,581,489.00 7,665,851 CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO SOPORTE 279,187,167.00 8,251,309 Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. TARIFAS 27,768,777.00 3,661,360 (en blanco) Total general S/ Subgerencia 1,448,931,192.00 102,288,112 Adm. Fcra. Etiquetas de fila

Según Balance de Prueba

1,090,545,355

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En el cuadro anterior se evidencia las glosas aceptadas de acuerdo al Balance de Prueba, las cuales no coinciden con los informes de glosas presentados por la Administración, es necesario presentar aclaración y soporte de las mismas, teniendo en cuenta que durante el trabajo de campo no se pudo establecer. El equipo auditor concluye que La E.S.E. Hospital Regional del Magdalena Medio, a 31 de Diciembre de 2013 no está realizando los registros contables como lo ordena el manual de procedimientos de la Contabilidad Pública, así mismo durante el proceso auditor La E.S.E. Hospital Regional del Magdalena Medio, presentó informes consolidados de glosas, lo cual conlleva a presunto daño fiscal, por las glosas aceptadas, las cuales debieron ser subsanadas por parte de la ESE o del contratista de la ESE que tiene esa responsabilidad dentro de los contratos firmados tanto para la prestación de Servicios Profesionales del personal médico, como para la prestación de servicios mediante outsorsing de facturación. Se evidencia falta de conocimiento en la facturación, falta de verificación de información al momento de admisionar el paciente y la no pertinencia médica de algunos suministros u órdenes médicas emitidas. Del total glosas aceptadas en las vigencias 2012 por $ 121.570.798 y 2013 por valor de $102.288.112 para un total de $223.858.910, de los cuales se evidencia presunto daño fiscal por valor de $ 170.655.921, de acuerdo a lo siguiente: MOTIVO PERTINENCIA MEDICA

2012 86,990,568 12,679,189

2013 56,959,265 14,026,899

Totales 143,949,833 26,706,088

Total

99,671,769

70,988,177

170,655,921

SOPORTES - FACTURACION

Es claro para el equipo auditor, que existen glosas que por falta de gestión Administrativa, han sido aceptadas, afectando los Estados Financieros, causando un detrimento al patrimonio No se observa gestión en la solución de las glosas aceptadas por parte de la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio, las cuales pudieron ser resueltas anexando soportes y demás, se evidencia errores en la elaboración de las facturas CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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y la falta de concientización al personal médico relacionado con la pertinencia y no pertinencia medica, por la urgencia o no urgencia y no anexar soportes a la factura para cobro. El equipo auditor tipifica una observación de tipo administrativo con alcance disciplinario y fiscal, por detrimento patrimonial generado por irregularidades de las glosas no subsanables asumidas por la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio, en las vigencias 2012 y 2013 en cuantía de $ 170.655.921, advirtiendo al Área Administrativa de la ESE, el no descuento oportuno de estos valores, teniendo en cuenta que los contratos suscritos con SINTRASACOL, tanto por la parte medica como por el área de facturación, dentro de sus obligaciones establece el descuento por valores no reconocidos sin justificación. Es necesario que la ESE, haga una evaluación al contratista que tiene el manejo de la facturación, dado que el proceso de facturación es regular y deficiente. Tipo de Observación Norma Vulnerada Valor Fiscal Responsable

: Administrativo, Disciplinario y Fiscal : Ley 734 de 2.002 Art. 34, Ley 610 de 2.000 Art. 6 : $170.655.921 : Administrativo : Freddy Orlando Rojas – Gerente : Disciplinario

: Myriam Lamus Niño - Jefe Financiera. : Marlon Jack Zapata – Supervisor : Luisa Fernanda Cortés Gerente del Sindicato De Trabajadores Del Sector Salud En Colombia SINTRASACOL

: Fiscal Luisa Fernanda Cortés Gerente del Sindicato De Trabajadores Del Sector Salud En Colombia SINTRASACOL

RESPUESTAS DEL ENTE AUDITADO “…Es importante aclarar en primera instancia sobre el tema de los códigos contables utilizados para el registro de glosas aceptadas y precisando que para la vigencia 2012 en el código 581589 se hicieron registros de ajustes que no se relacionan con aceptaciones de glosa por valor de $953.725.266 se adjunta auxiliar de esta cuenta. En cuanto a la gestión se resalta que el total de glosas recibidas para la vigencia 2012 fue por un monto de $898.631.048 de lo cual lo aceptado $121.570.798 corresponde a un 13.5% del monto total glosado lo cual evidencia una gestión en trámite de respuesta a la glosa logrando levantar un 86.5%; se resalta que el porcentaje final de la glosa aceptada frente a la producción total por venta de servicios ($10.428 millones) para la vigencia 2012 corresponde al 1.16%, y el mismo ejercicio en el control y respuesta a la glosa para la vigencia 2013 por venta de servicios ($13.386 millones) correspondió al 0.76%, lo que evidencia comportamiento positivo en la defensa de los intereses financieros de la institución y la mejoría en el acompañamiento que el equipo auditor de cuentas médicas en pro de minimizar el impacto negativo generado por las glosas. De especial atención el resultado para el 2013, cuando ante el aumento de la producción en ($3.000 millones) el CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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comportamiento de la glosa aceptada disminuyo considerablemente, lo que señala que las políticas de facturación, auditoria, revisión, control de cuentas y capacitación al talento humano han sido POSITIVAS para el desarrollo financiero de la Institución, y seguirán adelantándose como plan de mejoramiento continuo para evitar al máximo estos descuentos financieros. Millones de pesos VIGENCIA

PRODUCCION

GLOSA ACEPTADA

% GLOSA

2012 2013

$10.428 $13.386

$121.5 $102.2

1.16 0.76

Se puede concluir que los valores aceptados en su totalidad no generan detrimento patrimonial, sino al contrario una enconada defensa de los intereses financieros de la Institución, si se tiene en cuenta que muchos de esos valores no debieron cobrarse, se detalla a continuación cuadro que contiene las causales que involucran el concepto de glosa por FACTURACIÓN:

RESUMEN POR MOTIVOS GLOSA DE PRIMERA VEZ Y RATIFICADA EN VIGENCIA 2012 Etiquetas de fila Suma de Valor Glosa2 Suma de Valor Aceptado FACTURACION 112.910.185,00 71.438.990,00 ATENCION INTEGRAL 187.646,00 73.713,00 AYUDAS DIAGNOSTICAS 1.001.666,00 420.780,00 CONSULTA, INTERCONSULTA Y VISI 1.414.028,00 839.300,00 DERECHOS DE SALA 72.550,00 53.400,00 ERROR EN DESCUENTO PACTADO 63.501.837,00 53.640.076,00 ERROR EN SUMA DE CONCEPTOS FAC 13.934.770,00 1.645.823,00 ESTANCIA 473.454,00 352.284,00 FACTURA EXCEDE TOPES AUTORIZAD 22.630,00 22.630,00 FALTA FIRMA DEL PRESTADOR DE S 165.047,00 GLOSA O DEVOLUCION INJUSTIFICA 26.400,00 HONORARIOS DE OTROS PROFESIONA 580.720,00 303.240,00 HONORARIOS MEDICOS EN PROCEDIM 5.547.921,00 4.596.121,00 MATERIALES 1.999,00 MEDICAMENTOS 36.276,00 24.566,00 PRESCRIPCION DENTRO DE LOS TER 1.145.269,00 PROCEDIMIENTO O ACTIVIDAD 4.927.197,00 741.800,00 RECIBO DE PAGO COMPARTIDO 860.716,00 773.743,00 SERV O INS INCLUIDO EN ESTANCI 6.017.567,00 1.303.113,00 SERVICIO O INSUMO INCLUIDO EN 4.243.702,00 3.906.288,00 SERVICIO O PROCEDIMIENTO INCLU 6.623.448,00 1.729.713,00 USUA O SERV CORRESPONDE A OTRO 1.460.229,00 1.012.400,00 Total general 112.910.185,00 71.438.990,00 Efectivamente se evidencia fallas en el proceso de parametrización del software y del mismo proceso, se cobran conceptos que ya están incluidos en otros razón por la que se debe aceptar la glosa sin que esta genere recobro, caso puntual ERROR EN DESCUENTO CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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PACTADO por valor de $53.640.076 de los 71.438.990 aceptados por concepto de FACTURACIÓN que corresponden a fallos en el registro de los contratos suscritos con los diferentes pagadores donde se pactan unas tarifas con descuentos y el operador de facturación liquido dichas atenciones al 100%; así mismo hay registro de aceptación por Honorarios Médicos en Procedimientos, Servicio o insumo incluido en estancia, Servicios o Insumos incluidos en otros, Servicio o Procedimiento Incluido en otro, estos cuatro conceptos $11.535.235 son conceptos que de acuerdo al manual tarifario y a contratación pactada no se debieron facturar por estar inmerso en otros servicios o porque lo pactado era por paquete.

RESUMEN POR MOTIVOS GLOSA DE PRIMERA VEZ Y RATIFICADA EN VIGENCIA 2012 Etiquetas de fila DEVOLUCIONES Total general

Suma de Valor Glosa2 Suma de Valor Aceptado 380.686.279,00 16.839.859,00 380.686.279,00 16.839.859,00

Este concepto se aceptó pues al revisar las notas de devolución por parte de las EPS, el pagador está mal identificado, razón por la cual se aceptan y se pasan a facturación para proceso de re facturación cambiando el pagador respectivo. En cuanto al concepto de Soportes se detalla a continuación los diferentes ítems que hacen parte de este motivo encontrando:

RESUMEN POR MOTIVOS GLOSA DE PRIMERA VEZ Y RATIFICADA EN VIGENCIA 2012 Etiquetas de fila Suma de Valor Glosa2 Suma de Valor Aceptado SOPORTE 117.505.550,00 15.551.578,00 ATENCION INTEGRAL 120.325,00 3.000,00 AUTORIZACION DE SERVICIO ADICI 568.700,00 AUTORIZACION PRINCIPAL 65.400,00 AYUDAS DIAGNOSTICAS 68.902.258,00 9.522.021,00 CONSULTA, INTERCONSULTA Y VISI 1.245.610,00 66.510,00 COPIA HC COMPLETA 387.730,00 DESCRIPCION QUIRURGICA 4.178.318,00 51.800,00 DETALLE DE CARGOS 361.475,00 361.475,00 HONORARIOS DE OTROS PROFESIONA 944.425,00 359.325,00 LISTA DE PRECIOS 5.457.385,00 144.000,00 LISTA DE PRECIOS DE COMPRA 18.205.584,00 2.475.500,00 MEDICAMENTOS 5.624.455,00 2.055.057,00 TRASLADO EN AMBULANCIA 11.269.335,00 338.340,00 Total general 117.505.550,00 15.551.578,00 El concepto de ayudas Diagnosticas por valor de $9.522.021 corresponde a aceptaciones por ausencia de lectura de RX y TAC, el hospital no contó para la vigencia del 2012 con radiólogo que realizará la totalidad de las lecturas de estos estudios, razón por la cual es un concepto que no es controvertible por parte de la ESE, pues no es posible adjuntar CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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dicho soportes, ni existe la pertinencia para dicho cobro (lectura). Es importante manifestarle al ente de control que la parametrización en el cobro de tarifas de imágenes para la vigencia 2012 incluían los dos ítem la toma y la lectura, mismo que por procedimiento de facturación se recobraban pero que debían descontarse en el momento de la glosa al no generarse la lectura por ausencia de radiólogo en la mayor parte de la vigencia del 2012; como en efecto no son servicios prestados y dejados de cobrar no puede configurarse un daño fiscal el hallazgo que ustedes mencionan, sino un error por mayor valor cobrado que a la fecha se ha venido subsanando; otro concepto en su orden de valor considerable es el de Lista de Precios de Compra $ 2.475.500 que corresponde a una aceptación por que se facturo material de osteosíntesis muy por encima del precio regulado normativamente, y pactado con el pagador; el de medicamentos por valor de $2.055.057 corresponde a medicamentos cargados a la factura pero sin evidencia de su administración, que en la mayoría de los casos obedeció a la falta de compromiso y adherencia a los protocolos de administración de medicamentos por parte del talento humano auxiliar de enfermería, que obvió algunas aplicaciones de medicamentos en su horario señalado, pero que fueron cargados como ciertos en consideración a la orden médica, práctica que en la actualidad se ha venido depurando a través de la mejora de la cultura organizacional y las buenas prácticas de bioseguridad. Lo anterior evidencia que en la práctica realmente no debió generarse el cobro total de medicamentos a cada usuario en cuestión. Con relación a la glosa manifiesta en su informe por valor de $51.800, podemos evidenciar que la misma corresponde a la factura N. 233775, por procedimiento quirúrgico de ortopedia en donde se facturó con relación al grupo quirúrgico una ayudantía que no correspondía al mismo, soportada de forma consecuente por el asegurador y que en efecto debía aceptarse como cierta. Es importante resaltar que la ayudantía prestada en este procedimiento era no facturable según la norma vigente, por tanto tampoco se puede considerar como un daño fiscal. En cuanto a la glosa por detalle de cargue la ESE manifiesta que la situación es similar corresponde a glosas por servicios facturado doble vez (Factura N. 237117), es decir que el servicio se cobró dos veces cuando solo correspondía a uno, y en el caso de la Factura N. 211608 que hace parte de este mismo ítem la glosa obedeció a un error en la liquidación del procedimiento pues se trataba una cirugía incruenta y se facturó como cruenta generando la glosa por el error en la liquidación. En cuanto a Lista de precios por $144.000 que también corresponde a solo una factura la N. 3623973 donde se cobró de más un tornillo cortical no utilizado, mismo que quedó dentro del stock de material de osteosíntesis para ser utilizado posteriormente. En resumen al desagregar las causales y teniendo en cuenta el por qué se dio la aceptación para estos casos no aplica recobro. El concepto de Pertinencia medica que se detalla a continuación por valor de $12.679.189 Y que para algunos casos aplica responsabilidad, mediante el comité de glosas se hizo la respectiva notificación al Contratista de lo cual se adjuntan soportes físicos

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RESUMEN POR MOTIVOS GLOSA DE PRIMERA VEZ Y RATIFICADA EN VIGENCIA 2012 Etiquetas de fila Suma de Valor Glosa2 Suma de Valor Aceptado PERTINENCIA 103.175.829,00 12.679.189,00 AYUDAS DIAGNOSTICAS 16.217.181,00 2.485.057,00 CONSULTA, INTERCONSULTA Y VISI 2.341.322,00 305.288,00 CONSULTA, INTERCONSULTA Y VISITAS MEDICAS 248.400,00 ESTANCIA 59.378.555,00 4.878.593,00 HONORARIOS DE OTROS PROFESIONA 1.604.080,00 283.675,00 HONORARIOS MEDICOS EN PROCEDIM 1.404.575,00 921.375,00 MATERIALES 19.174,00 1.232,00 MEDICAMENTOS 2.550.641,00 661.101,00 URGENCIA NO PERTINENTE 1.520.766,00 291.593,00 USUA O SERV CORRESPONDE A OTRO 143.100,00 Total general 103.175.829,00 12.679.189,00

El concepto de Tarifas corresponde igualmente a errores en el proceso de facturación que no aplicó los acuerdos contractuales pactados con los diferentes pagadores y que por ende no generan recobro al contratista, pues son valores que no debieron cobrarse según la contratación existente. .

RESUMEN POR MOTIVOS GLOSA DE PRIMERA VEZ Y RATIFICADA EN VIGENCIA 2012 Etiquetas de fila Suma de Valor Glosa2 Suma de Valor Aceptado TARIFAS 27.601.250,00 4.545.129,00 AYUDAS DIAGNOSTICAS 343.025,00 107.650,00 CONSULTA, INTERCONSULTA Y VISI 115.160,00 54.300,00 ERROR EN DESCUENTO PACTADO 14.270,00 9.540,00 ESTANCIA 62.000,00 62.000,00 HONORARIOS DE OTROS PROFESIONA 100,00 100,00 HONORARIOS MEDICOS EN PROCEDIM 3.506.914,00 MATERIALES 18.470,00 MEDICAMENTOS 21.655.374,00 3.966.436,00 SERVICIO O INSUMO INCLUIDO EN 219.587,00 113.603,00 SERVICIO O PROCEDIMIENTO INCLU 38.500,00 Total general 27.601.250,00 4.545.129,00 Con el cambio de gerencia el 9 de julio de 2012, se procedió a reactivar el comité de glosas logrando revisar en esa misma vigencia a partir del segundo semestre los meses Junio, Julio, Agosto, Septiembre y octubre de lo cual se aportan las actas respectivas donde se evidencia la revisión y análisis a estas glosas con su correspondiente notificación en los casos en que se evidenciaron Responsabilidad; los meses de noviembre y diciembre del 2012 se revisaron y analizaron en el 2013 se adjuntan actas. En lo que respecta a la vigencia 2013 se revisa al detalle los ítems con mayor valor aceptado encontrando:

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RESUMEN POR MOTIVOS GLOSA DE PRIMERA VEZ Y RATIFICADA EN VIGENCIA 2013 Etiquetas de fila Suma de Valor Glosa Suma de Valor Aceptado DEVOLUCIONES 207.727.459,00 19.904.597,00 AUTORIZACION PRINCIPAL 30.813.925,00 1.406.808,00 AYUDAS DIAGNOSTICAS 50.565,00 FACT X SEPAR POR TIPO DE RECOB 64.600,00 FACTURA NO CUMPLE REQUISITOS L 108.566.427,00 315.245,00 FACTURA YA CANCELADA 818.473,00 Glosa o devolucion extemporane 1.040.600,00 GLOSA O DEVOLUCION INJUSTIFICA 1.089.590,00 INFORME ATENCION INICIAL DE UR 75.463,00 USUA O SERV CORRESPONDE A OTRO 59.028.999,00 16.855.152,00 USUARIO O SERVICIO CORRESPONDE 1.356.292,00 1.327.392,00 USUARIO RETIRADO O MOROSO 134.817,00 Total general 207.727.459,00 19.904.597,00 El concepto Devoluciones igual que para la vigencia 2012 el operador de Facturación identificó erróneamente al pagador, lo cual obedece ajenos como procesos de actualización de bases de datos que realizan las EPS por movilidad del usuario, por estar vinculado al régimen contributivo entre otros; lo cual hace que en una fecha determinada el pagador sea otro, por lo cual de los $19.904.597 , $16.855.152 son por este concepto correspondiendo a facturación re- facturar reclasificando el pagador, igual que el concepto: Usuario o servicio Corresponde a otro; por el concepto de autorización también se procede a trasladar a Facturación dicha responsabilidad. En cuanto al concepto de facturación por valor de $48.707.956 se detallan los ítems que conforman esta causal de glosa:

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RESUMEN POR MOTIVOS GLOSA DE PRIMERA VEZ Y RATIFICADA EN VIGENCIA 2013 Etiquetas de fila Suma de Valor Glosa Suma de Valor Aceptado FACTURACION 136.181.698,00 48.707.956,00 ATENCION INTEGRAL 256.704,00 60.475,00 AYUDAS DIAGNOSTICAS 4.784.498,00 1.512.050,00 CONSULTA, INTERCONSULTA Y VISI 1.159.010,00 475.576,00 DERECHOS DE SALA 54.838,00 ERROR EN DESCUENTO PACTADO 54.476.658,00 34.401.886,00 ERROR EN SUMA DE CONCEPTOS FAC 11.368.433,00 448.504,00 ESTANCIA 1.129.214,00 560.144,00 EXAMEN O ACTIVIDAD PERTENECE A 416.363,00 FACTURA NO CUMPLE REQUISITOS L 1.709.316,00 HONORARIOS DE OTROS PROFESIONA 6.455.551,00 196.648,00 HONORARIOS MEDICOS EN PROCEDIM 723.744,00 196.648,00 LISTA DE PRECIOS DE COMPRA 3.514.280,00 MATERIALES 1.034.238,00 380.367,00 MEDICAMENTOS 1.325.931,00 488.772,00 PRESCRIPCION DENTRO DE LOS TER 8.654.357,00 PROCEDIMIENTO O ACTIVIDAD 14.985.395,00 3.425.587,00 RECIBO DE PAGO COMPARTIDO 1.441.667,00 597.796,00 SERV O INS INCLUIDO EN ESTANCI 3.278.488,00 479.180,00 SERVICIO O INSUMO INCLUIDO EN 6.804,00 SERVICIO O PROCEDIMIENTO INCLU 14.259.585,00 1.620.917,00 USUA O SERV CORRESPONDE A OTRO 4.414.397,00 3.624.906,00 Total general 136.181.698,00 48.707.956,00 Nuevamente se evidencia que el mayor valor de glosa aceptado por este concepto se concentra en ERROR EN DESCUENTO PACTADO por valor de $34.401.886 y que corresponde a fallos en el proceso de facturación por no atenerse a la contratación suscrita con los pagadores sin parametrizar debidamente en el software lo pactado contractualmente, también se observan glosas por Procedimiento o actividad, incluidos en estancia, servicio o insumo incluido en otro, servicio o procedimiento incluido en otro, honorarios, materiales; lo cual también es un error en el proceso de facturación y no genera responsabilidad pues corresponde a fallos en la aplicación del manual tarifario; el ítem USUARIO O SERVICIO CORRESPONDE A OTRO, son atenciones que se procedieron a re facturar. El concepto de pertinencia médica está conformado así:

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RESUMEN POR MOTIVOS GLOSA DE PRIMERA VEZ Y RATIFICADA EN VIGENCIA 2013 Etiquetas de fila Suma de Valor Glosa Suma de Valor Aceptado PERTINENCIA 97.770.875,00 14.026.899,00 AYUDAS DIAGNOSTICAS 10.308.063,00 2.024.392,00 CONSULTA, INTERCONSULTA Y VISI 506.682,00 190.000,00 ESTANCIA 66.906.291,00 9.041.452,00 HONORARIOS DE OTROS PROFESIONA 726.070,00 HONORARIOS MEDICOS EN PROCEDIM 368.865,00 MATERIALES 223.834,00 53.000,00 MEDICAMENTOS 3.566.245,00 368.441,00 PROCEDIMIENTO O ACTIVIDAD 14.273.282,00 2.349.614,00 Total general 97.770.875,00 14.026.899,00 De acuerdo a la revisión de este ítem en el proceso de respuesta y los que se consideraron con responsabilidad fueron revisados en comité de glosas con posterior notificación a la SINTRASACOL para el reintegro de estos, se adjunta evidencia de actas realizadas para esta vigencia y las correspondientes notificaciones al contratista de estos servicios. El concepto de Respuesta a devoluciones se aprecia:

RESUMEN POR MOTIVOS GLOSA DE PRIMERA VEZ Y RATIFICADA EN VIGENCIA 2013 Etiquetas de fila Suma de Valor Glosa Suma de Valor Aceptado RESPUESTA A DEVOLUCI 443.581.489,00 7.665.851,00 AUTORIZACION PRINCIPAL 98.100,00 ERROR EN DESCUENTO PACTADO 364.991,00 358.491,00 Glosa o devolucion extemporane 137.638.443,00 GLOSA O DEVOLUCION INJUSTIFICA 305.193.760,00 7.268.660,00 NO SUBSANADA(GLOSA ACEPTADA) 38.700,00 38.700,00 SUBSANADA PARCIAL (ACEP PARCIE 206.842,00 USUA O SERV CORRESPONDE A OTRO 40.653,00 Total general 443.581.489,00 7.665.851,00 El ítem de GLOSA O DEVOLUCIÓN INJUSTIFICADA por Valor de $7.268.660, se valida la facturación que está involucrada en este ítem, encontrando que corresponde aceptaciones no de primera vez si no a ratificaciones que hicieran las empresas, en el detalle de estas glosas se aprecia que corresponden aplicaciones por ausencia de lecturas de RX, actividades que no son facturables según manual tarifario, mayores valores cobrados según lo pactado, medicamentos no administrados, esto se puede evidenciar en el informe que se suministró a la contraloría donde se puede apreciar el detalle de esta objeciones así como de las aceptaciones implicando así que no son aceptaciones con responsabilidad y por ende no generan daño fiscal. El concepto de glosa por soporte está conformado como se detalla a continuación:

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RESUMEN POR MOTIVOS GLOSA DE PRIMERA VEZ Y RATIFICADA EN VIGENCIA 2013 Etiquetas de fila Suma de Valor Glosa Suma de Valor Aceptado SOPORTE 279.187.167,00 8.251.309,00 ATENCION INTEGRAL 11.325,00 AUTORIZACION PRINCIPAL 896.125,00 AYUDAS DIAGNOSTICAS 111.404.042,00 4.449.859,00 COMPROBANTE DE RECIBIDO POR PA 64.600,00 CONSULTA, INTERCONSULTA Y VISI 936.376,00 32.895,00 COPIA HC COMPLETA 8.432.143,00 DESCRIPCION QUIRURGICA 8.398.905,00 46.600,00 DETALLE DE CARGOS 545.400,00 ESTANCIA 7.278.800,00 HONORARIOS DE OTROS PROFESIONA 232.500,00 HONORARIOS MEDICOS EN PROCEDIM 475.560,00 367.050,00 LISTA DE PRECIOS DE COMPRA 5.237.454,00 MATERIALES 272.736,00 75.611,00 MEDICAMENTOS 27.870.478,00 2.260.153,00 PROCEDIMIENTO O ACTIVIDAD 17.400,00 SERVICIO O PROCEDIMIENTO INCLU 35.000,00 TRASLADO EN AMBULANCIA 107.035.933,00 1.019.141,00 Total general 279.187.167,00 8.251.309,00

Según el detalle de los ítems que conforman esta causal se puede observar que el mayor valor aceptado se concentra en AYUDAS DIAGNOSTICAS $ 4.449.859 y que corresponde a la aceptación por ausencia de lectura Radiológica de RX y TAC respectivamente, para esta vigencia se contrataron los servicios de radiología, pero dado el volumen que la institución maneja no se logró lectura al 100% de los estudios realizados, debido a que en muchas casos corresponde a pacientes que en el momento de la atención de urgencias se le entregan las placas al usuario, lo cual no hace posible su posterior lectura o en los casos de remisión que se deben llevar los estudios; en su orden le sigue el concepto de MEDICAMENTOS por valor de $ 2.260.153 se verifica el comportamiento de este concepto encontrando que en su mayoría corresponde a medicamento no soportado – no administrado o que no da lugar a cobro por que está incluido en otro concepto, lo cual implica también que no se debió facturar y por ende no genera recobro. En lo referente a tarifas, se revisa y encuentra que corresponde a mayores valores cobrados, errores en liquidación de conceptos, medicamentos cobrados sin tener en cuenta el PLM para dicha vigencia. RESUMEN POR MOTIVOS GLOSA DE PRIMERA VEZ Y RATIFICADA EN VIGENCIA 2013 Etiquetas de fila Suma de Valor Glosa Suma de Valor Aceptado TARIFAS 27.768.777,00 3.661.360,00 ATENCION INTEGRAL 1.267.911,00 130.700,00 AYUDAS DIAGNOSTICAS 13.070.481,00 96.790,00 CONSULTA, INTERCONSULTA Y VISI 82.548,00 100,00 ESTANCIA 4.500,00 4.500,00 HONORARIOS DE OTROS PROFESIONA 1.261.239,00 HONORARIOS MEDICOS EN PROCEDIM 84.802,00 84.802,00 MATERIALES 68.120,00 28.330,00 MEDICAMENTOS 5.806.806,00 752.065,00 RECARGOS NO PACTADOS 203.964,00 CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO SERV O INS INCLUIDO EN ESTANCI 64.290,00 Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. Total general 27.768.777,00 3.661.360,00

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De acuerdo a lo anterior estos conceptos no generan recobro, reiterando que corresponde a valores que no se debieron facturar. Dada las circunstancias encontradas durante el proceso de análisis de las glosas aceptadas siendo evidente que en su mayoría no son de recobro y que corresponden a fallos operativos se hace necesario un plan de mejora que nos ayude a optimizar el proceso de facturación con miras e evitar este tipo de glosas que lo único que generan es desgaste administrativo y reporte negativo por aceptación de glosas por fallas como las que ya se han descrito (error en aplicación de tarifas pactadas, error en identificación de pagador, erro en aplicación de tarifas según el manual haciendo cobros que no corresponden); es importante anotar que las devoluciones por error de identificación del pagador es una situación externa pues obedece a la actualización de bases de datos de las EPS, la actualización del Fosyga que no va al día, generando este tipo de inconvenientes. Es importante manifestar al ente de control que históricamente todas las EPS hasta el día de hoy han manejado una dinámica lenta y tortuosa en los procesos de contratación, y que los acuerdos de voluntades dentro de las minutas contractuales en su mayoría son pactados después del I trimestre de cada vigencia, cuando ya se han generado cobros o facturas por prestación de servicios a tarifa SOAT pleno vigente, con la consecuente aparición de glosas por mayor valor cobrado al ajustar el acuerdo de voluntades con disminución de porcentaje en la tarifa Soat que oscila entre el 5 y el 15%. Todo esto puede ser corroborado por el ente de control al observar que todas las EPS generan oficios con carta de intención en el mes de Diciembre para garantizar prestación de servicios en la vigencia siguiente mientras se perfecciona el contrato el cual se realiza después I trimestre del año. Para la vigencia del 2013 también fue analizada en comité de glosas generando las correspondientes notificaciones por responsabilidad detectadas de lo cual se adjunta soporte pendiente para conciliar con el operador que lo genero en la vigencia actual…”

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Analizada la respuesta emitidas por la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio, al hallazgo No. 028, efectivamente los registros contables realizados en la cuenta 581589 no corresponden a glosas aceptadas por la ESE, corresponde a valores cargados sin soportes que afectan los Estados Financieros durante la vigencia 2012 por valor de $ 953.725.266, valor representativo sujeto a verificación por parte del comité de sostenibilidad contable y control interno de la entidad. Así mismo, continuando con el análisis de las glosas aceptadas, es preciso aclarar que la respuesta emitida a su informe preliminar no es aceptable la frase: “… se puede concluir que los valores aceptados en su totalidad no generan detrimento patrimonial, sino al contrario una enconada defensa de los intereses financieros de la institución…”, es

claro para el equipo auditor que todo valor aceptado de glosa por pequeño que sea genera detrimento patrimonial, es así que la conclusión no es decir que la CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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producción durante las dos vigencias fue de $ 23.814 y valor de glosas aceptadas es de $223.7 lo cual corresponde a 1.92% tal como lo mencionan en la respuesta emitida. Así las cosas lo relevante de la debilidad y la cual es aceptada por la ESE, es que existen errores en la facturación, tanto humanos como técnicos, técnicos como la falta de una correcta parametrización del Software que actualmente esta facturando y de igual manera el mismo proceso como tal, al existir estas fallas el desgaste administrativo existente por no realizar los procesos de admisiones y facturación como deben ser y utilizar las herramientas adecuadamente se lleva a cometer esta clase de errores, de igual manera debe existir una auditoria técnica y medica antes del envió, con lo cual evitan tantas glosas y/o devoluciones que el único perjudicado es la ESE por la demora en la recuperación de cartera. Otro punto es el concerniente a pertinencia medica, de los cuales se evidencia y soportan la gestión que realizaron, pero al igual no se realiza seguimiento a las mismas, no se videncia si hubo o no hubo respuesta por parte de los implicados, no se evidencia información por parte de Control Interno al respecto, no existe un pronunciamiento en el sentido de mejorar el proceso. En conclusión el equipo auditor desvirtúa la observación disciplinaria con alcance fiscal y confirma la observación administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se establezcan metas de cumplimiento inmediato para el mejoramiento de los procesos al interior de la ESE y se mejore el software de facturación así mismo a su vez sea integrado con el área contable. COSTOS Y GASTOS La E.S.E. Hhospital Regional del Magdalena Medio, a 31 de Diciembre de 2013 reflejó costo de ventas por valor de $8.146.939, comparado con la vigencia 2.012, se incrementó en un 4%, los Gastos de Operacionales en la vigencia 2.013 presento unos gastos de $3.548.941, comparado con la vigencia anterior presentó un incremento del 32%. En resumen en el Estado de Resultados, los ingresos aumentaron en un 24%, los costos de los Servicios se incrementaron en un 4%, los Gastos Operacionales aumentaron en un 32% lo que denota una gestión Administrativa medio- alta, dado que para lograr que las ESEs sean autosostenibes deben incrementar sus ingresos y disminuir sus costos y gastos, para llegar a punto de equilibrio entre los ingresos, costos y gastos. EXCEDENTE DEL EJERCICIO La E.S.E. hospital Regional del Magdalena Medio, a 31 de Diciembre de 2013 refleja un resultado del ejercicio de $ 1.683.903

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Fuente: Hospital Regional del Magdalena Medio

Como se puede observar en la gráfica anterior vemos como el Estado de Actividad Económica y Financiera ha sido positivo durante la vigencia 2013, mientras en la vigencia 2012, podemos manifestar que llego a su punto de equilibrio. De acuerdo a esta información y mediante la Resolución No. 1877 de 2.013 del 30 de Mayo de 2.013, del Ministerio de la Protección Social, la ha calificado Sin Riesgo, es importante advertir al Sr. Gerente y a los miembros de Junta Directiva sobre la importancia del equilibrio financiero, para mantener esta calificación. INDICADORES DE GESTION E.S.E. HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO RAZÓN CORRIENTE 2.012 = ACTIVO CORRIENTE / PASIVO CORRIENTE = 7.083.993 / 2.155.106 = 3.28 RAZÓN CORRIENTE 2.013 = ACTIVO CORRIENTE / PASIVO CORRIENTE = 8.251.461 / 1.085.722 = 7.59 De acuerdo a las razones corrientes calculadas anteriormente, se observa que por cada peso que la E.S.E. Hospital Regional del Magdalena Medio debe, en la vigencia 2.012 contaba con 3.28 pesos para cumplir con sus obligaciones financieras a corto plazo y en la vigencia 2.013 su razón corriente tuvo un incremento a 7.59 pesos, para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. CAPITAL DE TRABAJO 2.012 = ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE

= 7.083.993 – 2.155.106 = 4.928.887 CAPITAL DE TRABAJO 2.013 = ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE

= 8.251.461 – 1.085.722 CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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= 7.165.739 El capital de trabajo son aquellos recursos que requiere la ESE para poder operar, la E.S.E. Hospital Regional del Magdalena medio, tiene capital suficiente para operar en las vigencias 2.012 y 2.013. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO 2012 = TOTAL PASIVO / TOTAL ACTIVO = 2.155.106 / 19.114.984 = 11.27% NIVEL DE ENDEUDAMIENTO 2013 = TOTAL PASIVO / TOTAL ACTIVO = 1.085.722 / 19.729.502 = 5.50% El nivel de endeudamiento establece el porcentaje de participación de los terceros acreedores dentro de la Empresa o de otra manera indica el porcentaje del total de recursos financieros proporcionados por los acreedores. El nivel de endeudamiento debe ser menor o igual a 80% debido a que una cifra superior supondría que no hay motivación, ni significaría control por parte de ellos. El nivel de endeudamiento que presenta la E.S.E. Hospital Regional del Magdalena Medio es de 11.27% para la vigencia 2.012 y de 5.50% para la vigencia 2.013, se puede evidenciar que de una vigencia a otra mejora el nivel de endeudamiento de la entidad, observando buena gestión administrativa. Recuérdese, que es deber de las instituciones prestadoras de servicios de salud cumplir con las condiciones de habilitación señaladas por la Resolución 1043 de 3 abril de 2006, las cuales consisten en la demostración y verificación de la capacidad tecnológica y científica, la suficiencia patrimonial y financiera y la capacidad técnico administrativa. 3.3.1.1.

OPINION A LOS ESTADOS FINANCIEROS.

En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión a los Estados Financieros Básicos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, y Notas a los Estados Financieros con corte al 31 de diciembre del 2012 y 2013, de La ESE Hospital Regional del Magdalena Medio los cuales, según los documentos y anexos presentados en la rendición de cuenta, además de las constataciones y verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor llevado a cabo sobre la vigencia 2012 y 2013, generan el siguiente pronunciamiento del Contador Público de la entidad MERCEDES LEON ROJAS, portador de la tarjeta profesional número 68521 – T OPINION ADVERSA En mi Opinión, atendiendo lo expresado en los párrafos precedentes, los Estados Financieros de la ESE HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO, no CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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presentan razonablemente la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012 y 2.013, ni los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación, de igual manera en algunos aspectos no ha cumplido con las normas de contabilidad general de acuerdo a lo mencionado en párrafos anteriores. Aspectos Relevantes: 

En cuanto al proceso de Sostenibilidad Contable, podemos decir que la entidad no le ha dado la importancia que el amerita, adelantando gestiones tendiente a subsanar y ajustar la información contable para la identificación e incorporación de los bienes con la actualización del costo histórico de los mismo con el fin que estos permanezcan registrados en la contabilidad a valores reales.



Los valores reflejados en la cuenta Propiedad Planta y Equipo no muestran la realidad financiera de la Entidad, toda vez que la depreciación está siendo registrada en forma global y no individual, como lo ordena la norma contable.



No tener en funcionamiento un programa contable que integre todas las áreas financieras, lo cual no permite la confiabilidad de la información financiera.



El registro contable de glosas no se está realizando de acuerdo como lo ordena la norma contable.



Los inventarios de Almacén y farmacia no se les realizó toma física a Diciembre 31 de 2.012 ni 2013.



Las cifras de los Balances generan una incertidumbre en un 80% de sus valores.



Las cuentas auxiliares de cartera, presentan saldos contrarios a su naturaleza.



No existe provisión de procesos Judiciales en los Estados Financieros, a pesar de existir demandas en contra de la ESE y falladas en primera instancia.

3.3.2 Control Interno Contable La evaluación del control interno contable se hace con el propósito de determinar la calidad y el nivel de confianza que se le puede otorgar al proceso contable, determinando la eficacia, eficiencia y economía de las actividades de control en la prevención y monitoreo del riesgo. Los resultados de dicha evaluación indican un nivel de riesgo, en donde se advierten situaciones necesarias para intensificar su aplicación en forma dinámica y constante de manera que garantice el mejoramiento continuo de las auditorias que sobre el particular deben realizarse a todas las dependencias de la ESE.

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Verificada la encuesta de control interno contable con base en los procedimientos de auditoría, se determina que el control interno llevado a cabo en un proceso regular, en donde se evidencia que en la ESE existen irregularidades en lo referente a:  No se realizan periódicamente tomas físicas de bienes derechos y obligaciones para confrontarlos con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes.  No se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se hayan efectuado en forma adecuada y con los valores correctos.  El proceso de depreciación provisión amortización valorización y agotamiento no son adecuadamente calculados.  No se ha implementado y ejecutado políticas de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información.

OBSERVACION DE AUDITORIA No 29 Se recomienda tomar atenta nota en especial al proceso contable para que se eviten amenazas que puedan afectar la confiabilidad de la información contable, así como tomar los correctivos requeridos para lograr su prevención o neutralización. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTOS RESPONSABLES

: ADMINISTRATIVO : FREDY ORLANDO ROJAS - GERENTE

RESPUESTAS DEL ENTE AUDITADO “…Si bien es cierto que la ESE HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO, debe mejorar algunos aspectos como lo señala esta auditoría y de hecho así se ha venido haciendo, como es el caso de las propiedades planta y equipo de la entidad, donde se ha llevado a cabo el levantamiento físico de los bienes mueble que posee, poniéndose en marcha un módulo especializado en la clasificación e identificación de los mismos en cada una de las áreas que compone el hospital, además se ha venido trabajando en la conciliación de saldos de deudores, esto por mencionar algunos de los principales componentes de la información financiera, sin que esto signifique que ala demás partida no se le preste la debida atención que se merece como los son los inventarios de los bienes de consumo y los pasivos entre otros. Estas debilidades y otras que manifiesta esta auditoría como lo es la carencia de un software especializado que integre todo el sistema de información de la entidad, no significa que la información registrada en los estados financieros no represente la realidad económica de la entidad, ya que en los mismo se incluyen todas la transacciones, hechos económicos atendiendo a los principios, normas técnicas y procedimiento contables emanados por la Contaduría general de la nación. La forma como se consolida la información de estos hechos económicos no le resta validez a la información de los estados financieros, prueba de ello es el resultado del análisis financiero hecho por esta auditoría donde demuestra un cambio positivo de una vigencia a otra con comportamiento ascendente en el fortalecimiento financiero y en la actualidad la institución goza de un buen estado financiero puesto que ha venido cumpliendo CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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oportunamente con sus obligaciones frente a terceros y fortaleciéndose día a día pese de las limitaciones estructurales de nuestro sistema de salud que es bien conocida por este ente de control. Así las cosas cómo se podrá entender la adversidad de la información financiera de una institución que se fortalece cada día en medio de muchas dificultades. Lo que nos pone a pensar en la objetividad con que se expresa tal opinión

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Analizado la controversia presentada por la ESE a la observación No. 29, si bien es cierto que la ESE ha mejorado, pero aun en su control interno contable presenta debilidades que deben fortalecerse con el fin de presentar información contable, confiable y creíble, por tanto se confirma la observación administrativa para que se incluye en plan de mejoramiento y se proceda a realizarle seguimiento por parte de este de control. 3.3.4 GESTION PRESUPUESTAL LEGALIDAD DE LA APROBACION Y PROGRAMACIÓN DEL PRESUPUESTO VIGENCIA 2012: El Presupuesto General de Rentas y Gastos e Ingresos y Recursos de Capital dela ESE Hospital Regional del Magdalena Medio - Santander; para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de Enero y 31 de Diciembre de 2012, se aprueba mediante Acuerdo No. 006 de Octubre 28 de 2011, en la suma de $9.878.988.345 VIGENCIA 2013: Acuerdo No. 0013 de Octubre 30 de 2012, por medio del cual se fija el presupuesto general de ingresos y gastos de la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio Santander, los cuales ascienden a $9.933.524.000 En el siguiente cuadro se presentan la totalidad de las modificaciones que se realizaron al Presupuesto General de Rentas y Gastos durante la vigencia 2012 Y 2013, así: ESE HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO COMPARATIVO PRESUPUESTO DEFINITIVO BARRANCABERMEJA -SANTANDER VIGENCIA 2012 Y 2013 CONCEPTO

VIGENCIA 2012

VIGENCIA 2013

PRESUPUESTO INICIAL

$9.878.988.345

$9.933.524.000

ADICIONES

$7.521.891.173

$8.418.683.973

$425.937.337

$0

REDUCCIONES

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PRESUPUESTO DEFINITIVO

$16.974.942.181

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$18.352.207.973

CREDITOS

$211.532.000

CONTRACREDITOS

$211.532.000

Fuente: Hospital Regional del Magdalena Medio

ESE HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO COMPORTAMIENTO DE LOS INGRESOS Y GASTOS. VIGENCIA 2012 -2013 VIGENCIA 2012 $9.398.420.019 $10.946.885.942 $8.725.625.256 $5.484.967.239

RECAUDOS COMPROMISOS PAGOS SALDOS POR PAGAR

VIGENCIA 2013 $11.176.021.321 $10.141.434.886 $9.039.957.685 $6.090.695.905

RECAUDOS COMPROMISOS PAGOS SALDOS POR PAGAR

Fuente: Hospital Regional del Magdalena Medio

Fuente: Hospital Regional del Magdalena Medio

El comportamiento de los ingresos (recaudados) en la última vigencia 2013 tuvo un ascenso considerable, con respecto a la vigencia 2012, en el cual su recaudo presento una variación porcentual del 16% pasó de $9.398.420.019 a $11.176.021.321. Tal como se puede evidenciar, en el cuadro y grafica anterior, en la vigencia 2012 se observa que los compromisos fueron superiores a los recaudos, lo que conlleva a la entidad a obtener un déficit presupuestal en la vigencia 2.012. GENERACIÓN DE RECURSOS PROPIOS: Adicionalmente, se determinó que durante la vigencia 2012, la ESE HOSPITAL Regional del Magdalena Medio, recaudo la suma de $5.178.614.397 en la vigencia CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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2012 y $7.041.973.609 en la vigencia 2013 respectivamente por venta de servicios, del cual se observa que hubo aumento en sus recaudos de salud, igualmente en sus ingresos corrientes No tributarios y los recursos de capital, como se detalla a continuación: ESE HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS VIGENCIA 2012 NOMBRE

CUENTA

PPTO INICIAL PPTO APROBADO

RECAUDO

SALDO

POR

EJECUTAR

02

PRESUPUESTO DE INGRESOS Y TESORERIA

9,878,988,345

16,974,942,181

9,398,420,019

2,363,071,501

02

PRESUPUESTO DE INGRESOS INICIAL

9,878,988,345

16,974,942,181

9,398,420,019

2,363,071,501

0203

INGRESOS NO TRIBUTARIOS APROBADOS (DB)

9,842,972,024

9,729,333,749

5,178,614,397

(662,731,309)

020343

VENTA DE SERVICIOS DE SALUD Y PREVISION SOCIAL

9,810,080,570

9,696,442,295

4,915,424,008

(430,257,374)

020390

OTROS INGRESOS NO TRIBUTARIOS

32,891,454

419,005,962

263,190,389

0204

TRANSFERENCIAS Y APORTES

-

1,142,332,399

1,142,332,399

-

020424

Aportes Recibidos del gobierno Dptal

-

1,142,332,399

1,142,332,399

-

020490

Otras Transferencias Nacionales

-

0207

RECURSOS DE CAPITAL

36,016,321

020719

Rendimientos Financieros - Recursos Libre Destinaciòn

36,016,321

020737

Recuperación de Cartera

0213

Disponibilidad Inicial

-

-

TOTAL INGRESO

9,878,988,345

5,513,500,290

153,640,573

2,873,811,988

2,594,638,148

36,016,321

13,091,400

22,924,921

5,477,483,969

2,860,720,588

2,571,713,227

203,661,235

203,661,235

16,974,942,181

9,398,420,019

2,363,071,501

Fuente: Hospital Regional del Magdalena Medio

En cuanto a la composición de los ingresos de la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio se observa que los rubros más representativos para la vigencia de 2012, representado por los Ingresos No tributarios constituido por la venta de los servicios y otros ingresos no tributarios, es importante destacar que de lo presupuestado para recaudo de cartera solo recaudaron el 47%, notándose un bajo recaudo por este rubro. VIGENCIA 2013 La composición de los ingresos de la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio, se observa que los rubros más representativos para la vigencia de 2013, representado por los Ingresos No tributarios constituido por la venta de los servicios y otros ingresos no tributarios, nuevamente lo presupuestado por concepto del recaudo de cartera, no alcanza sino el 58%, mostrando un bajo recaudo de cartera. HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO EJECUCIÓN DE INGRESOS A 31 DE DICIEMBRE 2013 NOMBRE

CUENTA

PPTO INICIAL PPTO APROBADO

RECAUDADO

SALDO

POR

EJECUTAR

0

PRESUPUESTO DE INGRESOS Y TESORERIA

9,933,524,000

18,352,207,973

11,176,021,321

02

PRESUPUESTO DE INGRESOS INICIAL

9,933,524,000

18,352,207,973

11,176,021,321

0203

INGRESOS NO TRIBUTARIOS APROBADOS (DB)

9,917,074,000

11,272,372,020

7,066,943,609

(2,027,472,099)

020343

VENTA DE SERVICIOS DE SALUD Y PREVISION SOCIAL

9,885,074,000

11,240,372,020

7,041,973,609

(2,033,452,099)

020390

OTROS INGRESOS NO TRIBUTARIOS

32,000,000

32,000,000

24,970,000

5,980,000

02039001

Otros ingresos

32,000,000

32,000,000

24,970,000

5,980,000

02039002

Excedentes de Facturación

-

0204

TRANSFERENCIAS Y APORTES

-

211,532,000

116,116,750

95,415,250

020424

Aportes Recibidos del gobierno Dptal

-

211,532,000

116,116,750

95,415,250

020490

Otras Transferencias Nacionales

-

0207

RECURSOS DE CAPITAL

020719

Rendimientos Financieros - Recursos Libre Destinaciòn CONTROL FISCAL, PREVENTIVO,

020737 0213

Recuperación de Cartera Disponibilidad Inicial Gobernación de Santander

16,450,000

943,286,142

-

6,845,353,836

16,450,000 16,450,000 PROACTIVO Y PARTICIPATIVO -

943,286,142

6,828,903,836

-

3,970,010,845

2,809,118,734

3,052,359

13,397,641

3,966,958,486

2,795,721,093

– Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) Bucaramanga Colombia. - 6306416 22,950,117 22,950,117

TOTAL INGRESO

9,933,524,000

18,352,207,973

11,176,021,321

943,286,142

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Fuente: Hospital Regional del Magdalena Medio

SITUACION PRESUPUESTAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2012-2013 La Situación Presupuestal tiene como objetivo, establecer los factores determinantes del déficit o superávit presupuestal, generado de la diferencia entre los ingresos efectivamente recaudados y los gastos comprometidos con cargo a la respectiva vigencia.

ESE HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO VIGENCIA 2012 Y 2013 SITUACION PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 31 DE 2012 - 2013 2012

2013

$9.398.420.019

$11.176.021.321

MENOS: GASTOS COMPROMETIDOS

$10.946.885.942

$10.141.434.886

SUPERAVIT PRESUPUESTAL

-$1.548.465.923

$1.034.586.435

INGRESOS RECAUDADOS

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS-GASTOS Fuente: Hospital Regional del Magdalena Medio

Analizada la Ejecución Presupuestal tanto de ingresos como de gastos, presentó Déficit Presupuestal en la vigencia 2.012 y Superávit Presupuestal en la vigencia 2.013 productos de recaudo y compromiso. OBSERVACIÓN DE AUDITORIA No 30 Falta de planeación en la ejecución de los recursos, comprometen más de lo recaudado, conllevando a la entidad a obtener déficit presupuestal en la vigencia 2.012. TIPO DE OBSERVACIÓN PRESUNTOS RESPONSABLES

: Administrativo : Fredy Orlando Rojas – Gerente : Miryam Lamus Niño - Jefe Financiero

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE Con relación al hallazgo realizado por el ente de control para la vigencia 2012 compromisos Vs Recaudo es importante advertir que el ejercicio como representante legal por parte del Gerente actual Fredy Orlando Rojas Arias, lo inicie en el mes de Julio de 2012, recibiendo CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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para la fecha compromisos contractuales que llegaban hasta el mes de octubre, mismos de los cuales no tuve ninguna participación y desconocía los criterios de austeridad en el gasto que pudiesen existir a la fecha. Desde mi llegada y ante la penosa situación financiera y organizacional de la institución, que incluso me recibió con amago de paro en la prestación de servicios de todo el personal asistencial por la deuda hasta de tres meses de salarios, propusimos junto con mi Talento Humano un plan de mejoramiento y austeridad en el gasto para controlar la crisis financiera existente, así como también iniciamos la búsqueda activa de recursos y recuperación de cartera por parte de las aseguradoras. De igual manera se diseñó un Plan de mejoramiento en la venta de servicios con el notable aumento de la producción en el análisis semestral para el segundo semestre de 2012, que mitigó los compromisos adquiridos por los anteriores gerentes de la institución. Al inicio de la gerencia actual (09 de Julio de 2012) el panorama encontrado al llegar al Hospital Regional del Magdalena Medio, fue el de una institución en remodelación de la planta física, situación evidente y que dificultó la prestación de los servicios ofertados, algunos suspendidos temporalmente y otros funcionando a media marcha dificultando la oportunidad, calidad de los mismos. En lo referente a la planta física se evidencio actividades de obra no concluidas, poco acompañamiento o seguimiento, por parte de la Institución de las actividades de obra, avances, actas de interventoria, normatividad de habilitación, dado a que la obra está bajo la responsabilidad de la Gobernación de Santander. Una de las grandes dificultades que se recibió al momento de tomar la gerencia, fue el recaudo por venta de servicios y cartera de vigencias anteriores ya que para dicha vigencia la institución se encontró con situaciones puntuales que aunaron la dificultad de los recaudos, se recuerda la liquidación voluntaria de las EPS-S Cajasan y Cafaba siendo estas entidades los mejores pagadores para la institución por ser de la región; situación particular de EMDIS donde la medida de liquidación fue suspendida, sumado a la crisis del sector salud. Para la vigencia 2013 con la LIQUIDACIÓN DE SOLSALUD quien en Octubre de 2013, y luego casi después de un año de intervenida se le presentaron acreencias por valor de $2.875 millones de pesos. INTERVENCIÓN EMDISALUD: Empresa con una cartera superior a $2.000 millones de pesos, superior a 360 días, con silencio administrativo ante solicitud de conciliación y liquidación de saldos y glosas, como lo podemos evidenciar en los oficios anexos a este documento. SECRETARIA DE SALUD DE BOLÍVAR: El ente territorial de Bolívar presenta una cartera mayor a 360 días por valor de $205 millones. A pesar de la gestión realizada no se ha efectuado compromiso de pago por parte del ente territorial. Podemos evidenciar la labor de gestión adelantada en soportes adjuntos. FOSYGA: Con cartera superior a $400 millones de pesos, en su gran mayoría por servicios de urgencias e inherentes a la misma, de obligatoria atención a los ciudadanos

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colombianos, sin mediar contrato alguno, pero sin posibilidades de exigencia de pago ante las trabas administrativas y sumado a ello ante las dificultades de radicación de cuentas. Los anteriores estados de cartera de difícil cobro que si bien puede generar desequilibrio financiero ante el no recaudo oportuno por parte de la ESE HRMM, por un lado, pero que mirados desde la óptica SOCIAL produce RENDIMIENTOS traducidos en RENTABILIDAD SOCIAL, generados en cumplimiento de la MISIÓN del Hospital Regional del Magdalena Medio. No podemos dejar de lado las necesidades en salud de nuestras comunidades del Magdalena Medio, y desatenderlas SO PRETEXTO de cierre de servicios por falta de pago de las EPS, en virtud al principio constitucional que nos obliga a los prestadores públicos como garantes de la SALUD de los Colombianos a prestar los servicios de salud con calidad y oportunidad. Caso diferente precisamente al que ocurre en Barrancabermeja con las clínicas privadas, especialmente la CLÍNICA MAGDALENA, quien hace parte de la red en salud de todas las EPS de Barrancabermeja, y quien permanentemente niega la atención a sus usuarios, creando de manera obligada la demanda de servicios en nuestro Hospital con el consecuente riesgo financiero que implica el proceso de facturación de dichas atenciones con referencia al deficiente comportamiento de pago de todas las EPS. Con relación a los pagos por venta de servicios de vigencia actual debemos precisar ante ustedes que del 100% facturado por eventos como única modalidad de contratación del HRMM al régimen subsidiado ($10.752,oo) millones de los cuales se recaudaron ($5.273,oo) millones que corresponden a un 50% del total facturado, evidencia que escasamente el GIRO DIRECTO garantiza la mitad del pago de los servicios de la vigencia actual, llevando consigo el incremento permanente de la cartera entre 60 y 360 días. Desde la vigencia 2013 y hasta la fecha la conducta de austeridad en el gasto ha sido premisa en la gestión del gerente y su administración, siendo así que de tener pasivo para la vigencia 2012 por valor $2.200 millones aproximadamente pasamos para la vigencia 2013 a $1.100 millones aproximados y para la vigencia 2014 se estima un promedio de $700 millones de pesos, cifras todas reflejadas en el estado fiscal de la institución con calificación SIN RIESGO, que nos ponen de ejemplo en el Departamento como ESE que ha superado sus problemas financieros y presupuestales en comparación con las demás ESES del Departamento y la Nación y que nos permiten mantener intacta la misión institucional.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR De acuerdo a la respuesta dada a la observación planteada por el equipo auditor y dada la importancia que la misma tiene, el equipo auditor mantiene la observación administrativa.

EJECUCION DE GASTOS

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VIGENCIA 2013 HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO BARRANCABERMEJA EJECUCIÓN DE GASTOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2013 CODIGO

NOMBRE

PRESUPUESTO INICIAL

SALDO PPTO DISPONIBLE

COMPROMISOS

EJECUTADO

SALDO POR EJECUTAR

GIROS

0

CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERIA

TOTAL COMPROMISOS 9,933,524,000 18,352,207,973 12,261,512,068

03

PPTO GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

9,931,524,000 16,117,959,776

0320

GASTOS DE PERSONAL

6,823,419,412

7,465,157,962

6,927,944,804

6,912,343,397

6,488,585,817

537,213,158

GASTOS GENERALES

1,717,358,000

1,934,149,470

1,428,795,249

1,424,943,666

1,318,640,874

505,354,221

17,100,000

15,441,899

15,441,899

15,441,899

1,658,101

1,836,746,588

1,698,727,370

1,697,851,870

1,160,837,431

138,019,218

10,000,000

10,000,000

6,075,513

6,075,513

6,075,513

3,924,487

0

4,854,805,756

0

0

0

4,854,805,756

58,950,117 58,950,117

19,865,561 19,865,561

19,865,561 19,865,561

5,791,661 5,791,661

39,084,556

44,585,461

44,584,490

44,584,490

44,584,490

971

2,130,712,619

2,120,077,182

2,120,077,182

2,120,077,182

0

9,933,524,000 18,352,207,973

12,261,512,068

12,241,183,578

11,160,034,867

6,090,695,905

0321 0323

Fuente: Hospital Regional del Magdalena Medio TRANSFERENCIAS CORRIENTES 9,000,000

0399

GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN Y PRODUCCIÓN OTROS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO APROBADOS DISPONOBILIDAD FINAL

05

PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSIÓN

2,000,000

0532

Inversión Sector Salud

2,000,000

0830 0850

RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS

0325 0326

1,371,746,588

CUENTAS POR PAGAR CONSTITUIDA

TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS

TOTAL EJECUCION 12,241,183,578

11,160,034,867

6,090,695,905

10,076,984,835

10,056,656,345

8,989,581,534

6,040,974,941

TOTAL GIROS

39,084,556

Se observa que del total del presupuesto de gastos está conformado por: Gastos de funcionamiento dentro de los cuales se encuentran los Gastos de personal el 40%, Gastos generales y Gastos de Producción y Comercialización con el 10% de participación cada uno y las transferencias corrientes 0.1%del total de presupuesto. INFORME DE FACTURACION VS RECAUDOS ESE HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO VIGENCIA 2012 RECAUDOS FACTURACION CARTERA $ 4.915.424.008 $10.179.914.046 $7.369.887.781 ESE HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO VIGENCIA 2013 RECAUDOS FACTURACION CARTERA $7.041.973.609 $13.386.629.066 $7.695.189.149 Se observó por parte del equipo auditor, que sus recaudos aumentaron con respecto a la vigencia anterior, observando que del valor facturado recaudan 40% y 55% respectivamente.

MANTENIMIENTO HOSPITALARIO OBSERVACION DE AUDITORIA No 31 Según el Decreto 1769 de 1994 en su Art.1, “Se debe destinar el 5% del Presupuesto Total al mantenimiento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria”. CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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Revisado el presupuesto de gastos se observó que por este rubro “Mantenimiento Hospitalario, no han invertido lo suficiente para el cabal cumplimiento de lo estipulado para dotación hospitalaria, del cual ejecutaron $ 47.061.200 en la vigencia 2012 y para la vigencia 2013 ejecutó $ 212.100.982 el cual deberán ser presupuestados inicialmente para cada vigencia, con base en la apropiación total de ingresos aprobados por la Institución. Dichos recursos deberán ajustarse durante la vigencia de manera tal que al adicionarse los ingresos totales, simultáneamente se adicionen los recursos destinados al mantenimiento. 2012 PRESUPUESTO INICIAL DE LA ESE

9.878.988.345

PRESUPUESTO DEFINITIVO

VALOR PRESUPUESTADO PARA MANTENIMIENTO

16.974.942.181

87.066.800

PAGADO

SALDO DISPONIBLE

47.061.200

40.005.600

EJECUTADO

47.061.200

Fuente: Información suministrada por la ESE HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO

2013 PRESUPUESTO INICIAL DE LA ESE

9.933.524.000

PRESUPUESTO DEFINITIVO

VALOR PRESUPUESTADO PARA MANTENIMIENTO

18.352.207.973

577.969.470

PAGADO

SALDO DISPONIBLE

208.566.718

365.868.488

EJECUTADO

212.100.982

Fuente: Información suministrada por la ESE HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO

Como podemos observar, en el los cuadros señalados anteriormente, evidenciamos que el valor que se debió presupuestar para el mantenimiento de hospitales, según el Decreto 1769 de 1.994, para la vigencia 2012 era de $ 493.949.417, para la vigencia 2.013 era de $ 496.676.200, lo que demuestra un claro incumplimiento a la norma en la vigencia 2.012. De acuerdo a lo manifestado anteriormente, el equipo auditor tipifica una observación Administrativa para que sea incluya en el Plan de Mejoramiento y se dé cumplimiento al Decreto 1769 de 1.994. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN RESPONSABLE

: ADMINISTRATIVA :FREDY ORLANDO ROJASGERENTE

RESPUESTA PRESUNTO RESPONSABLE Respuesta de la ESE: La ESE Hospital Regional del Magdalena Medio, si tiene en cuenta el 5% para el presupuesto de mantenimiento el cual es aplicado al presupuesto inicial y a las adiciones asignadas para la vigencia, como se detalla en el siguiente cuadro:

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VIGENCIA 2012 2013

PPTO INICIAL 9.878.988.345,00 9.933.524.000,00

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ADICION TOTAL 0,05 PPTDO 431.875.510,00 10.310.863.855,00 515.543.192,75 512.719.798,00 1.331.630.020,00 11.265.154.020,00 563.257.701,00 577.969.470,00

Sin embargo en la incorporación de saldos que cuentas por pagar y cuentas por pagar de la vigencia inmediatamente anterior no se tiene en cuenta toda vez que sobre estos recursos ya se había aplicado dicho porcentaje. Es por ello que sobre el total del presupuesto no se aplica el 5%. En estos términos se da respuesta al informe preliminar de la Auditoria, ante cualquier requerimiento adicional con gusto será atendido.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR De acuerdo a la respuesta dada a la observación planteada por el equipo auditor y dada la importancia que la misma tiene, el equipo auditor mantiene la observación administrativa. 4. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES TIPO DE HALLAZGO #

A

1

2

3

4

X

X

D

P

F

S

PRESUNTO RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO El hospital Regional del Magdalena Medio, identifica erróneamente los contratos, pues según el manual vigente para el año 2013, las únicas FREDDY modalidades establecidas eran de: contratación ORLANDO ROJAS directa (desde 0 hasta 100 smlmv) y convocatoria pública (desde 100 smlmv). Se exhorta a la Gerente entidad a que corrija esta deficiencia e identifique (DESVIRTUADO los contratos que celebre según las modalidades ADMINISTRATIVO) vigentes. Por esto se configura una observación con alcance administrativo FREDDY Los certificados de disponibilidad presupuestal no ORLANDO ROJAS especifican los saldos que quedan en cada rubro después de comprometer cada suma para los Gerente contratos. Se configura una observación con (DESVIRTUADO alcance administrativo. ADMINISTRATIVO) Los documentos que la entidad expide en la etapa precontractual no cuentan con un estudio FREDDY económico que permita dar soporte a los precios ORLANDO ROJAS establecidos para cada uno de los contratos. Se conmina a la entidad para que tome las acciones Gerente correctivas a que haya lugar con el fin de (CONVALIDADO garantizar el principio de transparencia, ADMINISTRATIVO) evaluando la relación costo beneficio para la entidad. Se observa que la entidad numera los contratos FREDDY según modalidad de contratación o tipo de ORLANDO ROJAS contrato, evitando que éstos tengan una secuencia lógica y clara. La numeración permite Gerente conocer de primera mano los contratos (CONVALIDADO celebrados por la entidad durante el año. Por tal ADMINISTRATIVO) razón se conmina a la entidad a que tome las

CUANTIA

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PAGINA DEL INFORME

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6

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acciones correctivas a que haya lugar para que se subsane esta situación.

5

X

6

La entidad dentro de la etapa precontractual de sus procesos envía invitaciones a posibles oferentes las cuales, en algunas de ellas, no se observa la firma de la representante legal de la FREDDY entidad ni recibido con firma y fecha por parte de ORLANDO ROJAS la persona a quien se envía la invitación. El hospital Regional del Magdalena medio deberá Gerente tomar las acciones correctivas a que haya lugar (CONVALIDADO para que dentro de sus procesos contractuales se ADMINISTRATIVO) garantice la aplicación de los principios que rigen la contratación pública, entre estos el de transparencia y de selección objetiva del contratista. FREDDY ORLANDO ROJAS Contratos sin liquidar

Gerente (DESVIRTUADO ADMINISTRATIVO)

8

8

FREDDY ORLANDO ROJAS 7

X

Falencias Procesos Contractuales

8 Desactualización del Manual de Contratación

9

Posible fraccionamiento de contratos en los suministros de la vigencia 2012

10

Se observó que dichos profesionales no aportaron la hoja de vida con el perfil solicitado o por lo menos en los expedientes contractuales no reposan; por este motivo se hace esta recomendación a la entidad para que el contratista aporte la hoja de vida de los profesionales que prestaran sus servicios así sea en medio magnético,

Gerente (CONVALIDADO ADMINISTRATIVO) FREDDY ORLANDO ROJAS Gerente (DESVIRTUADO ADMINISTRATIVO) Fredy Orlando Rojas Arias Gerente Actual; Administrativa (DESVIRTUADO ADMINISTRATIVO) Fredy Orlando Rojas Arias Gerente Actual; Administrativa (DESVIRTUADO ADMINISTRATIVO Fredy Orlando Rojas Arias Gerente Actual; Administrativa (DESVIRTUADO DISCIPLINARIO)

11

9

13

14

16

17

Contratos sin informes de actividades periódicos 12

FREDDY El pago a la seguridad social de los contratos de ORLANDO ROJAS prestación de servicios profesionales no se Gerente realizó sobre el 40% (administrativa) CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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MARLON JACK ZAPATA R. (Disciplinaria) CARLOS ALBERTO URIBE R. (Subgerente Científico) Disciplinaria (DESVIRTUADO DISCIPLINARIO Y ADMINISTRATIVO) FREDDY ORLANDO ROJAS Los informes de actividades no son cualificados y Gerente cuantificados (administrativa (CONVALIDA ADMINISTRATIVO) FREDDY ORLANDO ROJAS Gerente (administrativa y Contratistas sin la experiencia solicitada Disciplinaria (DESVIRTUADO DISCIPLINARIO Y SE CONVALIDA ADMINISTRATIVO En los contratos 445, 444, 443 de 2013, son de suministros sin embargo la entidad no cuenta con un formato o proceso que establezca que los medicamentos o material en realidad ingresaron FREDDY a la entidad, esto implica para el Hospital tener un ORLANDO ROJAS control real de lo que se compra y las condiciones Gerente en las que ingresa; el supervisor no presenta un (administrativa) informe detallado de las actividades desarrolladas (CONVALIDA en este caso del recibo a satisfacción de los ADMINISTRATIVO) medicamentos o materiales, lo que denota que la supervisión no cumple con los parámetros establecidos. FREDDY En los contratos de obra no se descontó el 5% ORLANDO ROJAS para el fondo de Seguridad Ciudadana, sin Gerente embargo durante el trabajo de campo los (administrativa) contratistas realizaron la consignación, (CONVALIDA obteniéndose un beneficio de auditoria ADMINISTRATIVO) FREDDY ORLANDO ROJAS Presunto fraccionamiento de contratos en los Gerente suministros de la vigencia 2013 (administrativa) DESVIRTUADO ADMINISTRATIVO FREDY ORLANDO ROJAS ARIAS. Carencia de un sitio apropiado para almacenar Gerente los residuos sólidos ordinarios (CONFIRMADO ADMINISTRATIVO) FREDY ORLANDO ROJAS ARIAS. Gerente Las acciones de los hallazgos Nos. 5, 13 y 17 del (CONFIRMADO Plan de Mejoramiento no se han cumplido en un ADMINISTRATIVO) 100%.

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FREDY ORLANDO ROJAS ARIAS. Baja operatividad del Comité de Control Interno y Gerente tiempo muy extenso para la toma de correctivos (CONFIRMADO en los planes de mejoramiento producto de ADMINISTRATIVO) auditorías internas. Martha Eugenia Prada López – Subegerente, Julio Flórez Porras – Contador Juan Carlos A pesar de tener cuentas de balance pendientes de Arciniegas Roma depuración, el comité de sostenibilidad contable no Revisor Fiscal opero durante la vigencia 2012 y 2013

38

47

(CONFIRMADO ADMINISTRATIVO)

22

23

X

X

No existe un control en los ingresos de la entidad, las operaciones financieras se realizan en software y bases de datos diferentes, lo cual no genera confiabilidad, ni controles de información, teniendo en cuenta que el software de facturación y cartera se encuentra separado de los demás módulos.

Fredy Orlando Rojas – Gerente, Martha Eugenia Prada López – Subgerente

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(CONFIRMADO ADMINISTRATIVO)

Fredy Orlando Rojas – Gerente, Martha Los soportes de caja menor deben ser documentos Eugenia Prada López legales de acuerdo a las normas tributarias, así mismo – Subgerente los elementos de consumo deben tener su ingreso y (CONFIRMADO salida de almacén.

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Fredy Orlando Rojas – Gerente, Martha Los dineros recaudados en efectivo por parte de la ESE, Eugenia Prada López deben ser consignados al día hábil siguiente de recibido – Subgerente (CONFIRMADO el dinero.

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ADMINISTRATIVO)

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Al revisar los valores correspondientes a deudores, tanto del programa contable como del software de cartera se evidencia que la información no coherente, dado que la misma presenta una diferencia de $ 1.554.472, lo cual nos muestra una información no confiable e incierta.

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No se evidencia control de inventarios, no se evidencia toma física de los mismos, no se evidencia auditoria por parte del encargado de Control Interno, presenta diferencias entre el saldo contable y el saldo de Inventarios de almacén y Farmacia, sin justificación alguna

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La falta de un inventario físico valorizado y actualizado, con depreciación en forma individual, como lo ordena la técnica contable y la contaduría general de la nación, causando la depreciación de propiedad planta y equipo en forma individual.

Fredy Orlando Rojas – Gerente Martha Eugenia Prada López – Subgerente, Julio Flórez Porras – Contador DESVIRTUADO ADMINISTRATIVO Administrativo Fredy Orlando Rojas – Gerente Martha Eugenia Prada López – Subgerente – Eliana Ascanio – Jefe De Almacén, Julio Flórez Porras – Contador DESVIRTUADO FISCAL Y DISCIPLINARIO Fredy Orlando Rojas – Gerente Martha Eugenia Prada López – Subgerente, Julio Flórez Porras – Contador (CONFIRMADO ADMINISTRATIVO)

CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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No se observa gestión en la solución de las glosas aceptadas por parte de la ESE Hospital Regional del Magdalena Medio, las cuales pudieron ser resueltas anexando soportes y demás, de acuerdo al motivo de las glosas se evidencia errores en la elaboración de las facturas y la falta de concientización al personal médico relacionado con la pertinencia y no pertinencia medica, por la urgencia o no urgencia y no anexar soportes a la factura para cobro. De igual manera en los contratos firmados con Sintrasacol, existen obligaciones del contratista en la solución de glosas, las cuales afectaron los Estados Financieros, produciendo un detrimento al patrimonio con aquellas glosas aceptadas que pudieron ser subsanadas.

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Se recomienda tomar atenta nota en especial al proceso contable para que se eviten amenazas que puedan afectar la confiabilidad de la información contable, así como tomar los correctivos requeridos para lograr su prevención o neutralización

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D= P= F=

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Administrativo Fredy Orlando Rojas – Gerente Myriam Lamus Niño – Jefe Financiera – Marlon Jack Zapata – Supervisor – Luisa Fernanda Cortés – Gerente Sindicato de Trabajadores del Sector Salud en Colombia SINTRASACOL (DESVIRTUADO FISCAL Y DISCIPLINARIO) Fredy Orlando Rojas – Gerente (CONFIRMADO ADMINISTRATIVO)

Fredy Orlando Rojas – Gerente – Miryam Falta de planeación en la ejecución de los recursos, Lamus Niño Jefe comprometen más de lo recaudado, conllevando a la Financiero entidad a obtener déficit presupuestal en la vigencia (CONFIRMADO 2.012. ADMINISTRATIVO)

En el Mantenimiento Hospitalario se evidencio que no fue presupuestado lo que ordena Decreto 1769 de 1.994, para la vigencia 2012 era de $ 493.949.417, para la vigencia 2.013 era de $ 496.676.200, lo que demuestra un claro incumplimiento a la norma en la vigencia 2.012.

Fredy Orlando Rojas – Gerente (CONFIRMADO ADMINISTRATIVO)

HALLAZGO DISCIPLINARIO A= HALLAZGO ADMINISTRATIVO HALLAZGO PENAL S= HALLAZGO SANCIONATORIO HALLAZGO FISCAL

4.1 CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARIOS PENALES FISCALES SANCIONATORIOS TOTAL HALLAZGOS

CANTIDAD

VALOR

21 0 0 0 21

5. CALIFICACION DE EVALUACION DE GESTION 5.1 Control de Gestión Al culminar el proceso de auditoría se puede indicar sin lugar a dudas, que durante la vigencia 2012-2013, el manejo de la contratación del Hospital Regional del Magdalena Medio, se realizó en un 97% bajo la modalidad de contratación directa; sin embargo se recomienda que los procesos contractuales se realicen a través de

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invitación pública y de manera excepcional de forma directa, como lo indica la norma. De igual forma, se evidencia que Hospital Regional del Magdalena Medio, aplica en sus procesos y procedimientos contractuales los principios de igualdad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, autonomía de la voluntad, responsabilidad y selección objetiva contenidos en su manual de contratación. Al realizar un análisis sobre los ítems que encierra lo correspondiente a control de Gestión como lo es: la Parte contractual, Rendición y Revisión de la Cuenta, legalidad, Gestión ambiental, plan de mejoramiento, control fiscal interno y las tecnologías de información (Tics), el equipo auditor concluye que su porcentaje de cumplimiento es aproximadamente en un 60%, teniendo en cuenta que lo relacionado con el control fiscal interno aun tiene debilidades altas. 5.1.2 Control de Resultados En materia de contratación la entidad le da aplicabilidad al manual de contratación adoptado por esta; sin embargo se invita al Hospital Regional del Magdalena Medio para que evite un poco la contratación directa, teniendo en cuenta que esta por ley es excepcional. El plan de gestión para la vigencia 2012, el Hospital Regional del Magdalena Medio cumplió con un 56.5% de ejecución, para la vigencia 2013 a diciembre tuvo un porcentaje de un 74.8%, se invita para que continúe desarrollando las metas que tiene fijadas para que una vez termine la vigencia se haya dado el cumplimiento respectivo. 5.1.3 Control Financiero El control financiero es función de todos los funcionarios, desde el Gerente hasta los conductores. Algunos funcionarios, de niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en todos los funcionarios, puesto que con el análisis financiero se evalúa la realidad de la situación y el comportamiento de una entidad, va más allá d e l o netamente contable y de las leyes financieras, no existen administraciones iguales ni en actividades, ni en tamaño, cada una tiene las características que la distinguen y lo positivo en unas puede ser perjudicial para otras. Por lo que el uso de la información contable para fines de control y planificación es un procedimiento sumamente necesario para los Gerente. Esta información por lo general muestra los puntos fuertes y débiles deben ser reconocidos para adoptar acciones correctivas y los fuertes deben ser atendidos para utilizarlos como fuerzas facilitadoras en la actividad de dirección. 5.1.4 Concepto de la Gestión Fiscal con Fenecimiento o No Fenecimiento Atendiendo las observaciones plasmadas en el presente Informe de Auditoría; estipulando que el concepto de gestión y de resultados de ESE HOSPITAL REGIONAL DEL MAGDALENA MEDIO no consultan adecuadamente con los CONTROL FISCAL, PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

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principios de la administración Pública, la cuenta rendida sobre la vigencia 2013 cuyo responsable es, FREDY ORLANDO ROJAS ARIAS- GERENTE, NO SE FENECE. POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) CLARA INES ARIZA PEÑA Auditor fiscal Coordinador Auditoría

(ORIGINAL FIRMADO)

(ORIGINAL FIRMADO)

MERCEDES LEON ROJAS Profesional Especializada

MABEL CONSUELO GONZALEZ profesional Especializada

(ORIGINAL FIRMADO) SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Subcontralora Delegada para el Control Fiscal

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