2016

PROCEDIMIENTO

Alta de proveedores en sistema

EDICIÓN:

SAP

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALTA DE PROVEEDORES EN SISTEMA ‘SAP’

Elaboró

Revisó

Aprobó

Marco Antonio Ruiz Flores

Pedro Arroyo / Edgar Gonzalez

Monica Orozco

Auditor Procesos

Sistemas / Auditoria

Dirección

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Alta de proveedores en sistema SAP 1.

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OBJETIVO Documentar el procedimiento llevado a cabo actualmente por la administración de la compañía para la alta de proveedores en sistema SAP para llevar un adecuado registro de los mismos y tener una base de datos que permita acceder a cualquier usuario del departamento de compras nacionales a ese registro y así satisfacer las necesidades de la compañía.

2.

ALCANCE Este procedimiento aplica al personal del Departamento de Compras Nacionales de Industrias Promi de Occidente, S.A. de C.V.

3.

DEFINICIONES Sistema SAP. Es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning: Planeación de Recursos Empresariales) cuyas siglas significan, Systems, Applications, Products in data processing (Sistemas, Aplicaciones y Productos para procesamiento de datos), desde el cual se puede administrar toda una empresa, teniendo cada departamento su módulo correspondiente, lográndose con esto que toda la compañía este integrada y relacionado entre sí. Transacción (SAP). Llamado a la ejecución de un programa en el campo de comandos definidos por el sistema dentro del sistema SAP especificados por el usuario o basados en roles.

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ALTA DE PROVEEDOR EN SISTEMA. 1. El Departamento de compras nacionales le requerirá la siguiente documentación al proveedor para

poderlo dar de alta en sistema SAP.  Cedula de RFC  Comprobante de domicilio  Identificación oficial (INE); en el caso de personas morales será el INE del representante legal de la compañía.  Poder Notarial del representante legal (en el caso de personas morales)  Estado de cuenta bancario del banco y/o cuenta donde se estarán realizando los pagos al proveedor, donde este visible el domicilio que tendrá que coincidir con el comprobante de domicilio (en el caso de que la cuenta bancaria sea de BBVA Bancomer no será necesario el estado de cuenta) 2. Ya contando con la documentación correspondiente se procederá a ingresar al sistema SAP con la

siguiente transacción: ‘XK01 Acreedor Crear: Acceso’ Capturar la transacción en el recuadro subrayado

Se presenta la siguiente pantalla:

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Llenar los siguientes datos: Sociedad: 1000 Industrias Promi de Occidente ENER Energía Alternativa e Iluminación Organización compras: Según aplique

Grupo de cuentas: Y2 Proveedor Nacional

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Se presenta la siguiente pantalla:

Se irán ingresando todos los datos concernientes al proveedor (nombre, razón social, domicilio fiscal, C.P., Ciudad, Estado, núm. Telefónico, cuenta bancaria, etc., entre otros).

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hasta que terminen de llenarse todos los datos que solicita el sistema y aparezca el siguiente mensaje:

Se da click en Sí y nos llevara a la página inicial y en la parte inferior izquierda nos mostrara el mensaje de que fue creada con éxito la cuenta del acreedor.

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Si se quiere visualizar a manera de comprobación el registro creado se podrá acceder al mismo con la siguiente transacción: XK03 Acreedor Visualizar: Acceso Capturar la transacción en el recuadro subrayado

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Se presenta la siguiente pantalla:

Se pondrá el número de cuenta de Acreedor anteriormente generado, así como la Sociedad y Organización compras y en Datos generales, Datos de la sociedad y Datos organización compras, se activaran todas las opciones disponibles para visualizar todos los datos grabados del proveedor.

Si algún dato del proveedor se considera falto o esta erróneo se podrá acceder a una transacción que podrá servir para modificar los datos registrados anteriormente, y será la siguiente: XK02 Acreedor Modificar: Acceso Capturar la transacción en el recuadro subrayado

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Se presenta la siguiente pantalla:

Se pondrá el número de cuenta de Acreedor anteriormente generado, así como la Sociedad y Organización compras y en Datos generales, Datos de la sociedad y Datos organización compras, se activaran todas las opciones disponibles para visualizar todos los datos grabados del proveedor.

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