NORMA DE CADENA DE CUSTODIA Mayo 2012

© Red de Agricultura Sostenible y Rainforest Alliance

Red de Agricultura Sostenible (RAS): Conservación y Desarrollo, Ecuador · Fundación Interamericana de Investigación Tropical, Guatemala · Fundación Natura, Colombia · ICADE, Honduras · IMAFLORA, Brazil · Nature Conservation Foundation, India · Pronatura Sur, Mexico · Rainforest Alliance · SalvaNatura, El Salvador

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Norma de Cadena de Custodia

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CONTENIDOS

Introduction .....................................................................................................................4 La Red de Agricultura Sostenible y Rainforest Alliance ...............................................4 Misión de la Red de Agricultura Sostenible .................................................................4 La Red de Agricultura Sostenible, Rainforest Alliance y el Proceso de Cadena de Custodia.......................................................................................................................5 Prólogo ...........................................................................................................................5 Fuentes ..........................................................................................................................5 Estructura de la Norma de Cadena de Custodia ............................................................6 Términos y Definiciones .................................................................................................6 Norma de Cadena de Custodia .................................................................................... 11 1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CADENA DE CUSTODIA...................................... 11 2. CAPACITACIÓN................................................................................................. 12 3. TRAZABILIDAD .................................................................................................. 13 4. USO DEL SELLO RAINFOREST ALLIANCE CERTIFIED ................................. 14 5. SISTEMA DE MANEJO PARA OPERADORES CON MULTISITIO ................... 15

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Introduction La Red de Agricultura Sostenible y Rainforest Alliance La Red de Agricultura Sostenible (RAS) es una coalición de organizaciones conservacionistas independientes, sin fines de lucro, que promueve la sostenibilidad social y ambiental de las actividades agrícolas por medio del desarrollo de normas. Tanto el desarrollo de la norma y la política como su revisión son coordinadas por la Secretaría de la RAS, la cual se encuentra ubicada en San José, Costa Rica. Los Entes de Certificación acreditados certifican a las fincas, administradores de grupos, sistema de producción ganadera o a los Operadores Participantes que cumplen con las normas y políticas de la RAS. Las fincas, los administradores de grupo u Operadores Participantes certificados pueden solicitar permiso para el uso del sello Rainforest Alliance Certified™ en los productos provenientes de fincas certificadas. Desde 1992, más de 1000 certificados para más de 400,000 fincas – entre las que se incluye a pequeños propietarios, así como plantaciones – en más de 30 países han cumplido con las normas de la RAS. Estos certificados incluyen a más de 1,000,000 de hectáreas (ha) de más de 25 tipos de cultivos entre los que están: café, cacao, banano, té, piña, flores y follaje, y cítricos. Entre otros cultivos se encuentran manzana, aguacate, cerezas, uvas, corazón de palma, kiwi, macadamia, mango, pera, caucho natural y vainilla. Los siguientes miembros forman parte de la RAS: Conservación y Desarrollo (C&D), Ecuador; Fundación Interamericana de Investigación Tropical (FIIT), Guatemala; Fundación Natura, Colombia; ICADE, Honduras; IMAFLORA, Brazil; Nature Conservation Foundation, India; Pronatura Sur, Mexico; SalvaNatura, El Salvador; y Rainforest Alliance. Misión de la Red de Agricultura Sostenible La RAS promueve la agricultura eficiente, la conservación de la biodiversidad y el desarrollo sostenible de las comunidades mediante la creación de normas sociales y ambientales. La RAS impulsa las mejores prácticas de manejo en las cadenas de valor agrícola al fomentar que los agricultores cumplan con las normas de la RAS y motivando a los comerciantes para que apoyen la sostenibilidad. La RAS busca lograr su misión por medio de:  Integrar la producción agropecuaria sostenible a las estrategias locales y regionales para favorecer la conservación de la biodiversidad y velar por el bienestar social y ambiental.  Aumentar la conciencia entre los agricultores, comercializadores, consumidores y líderes empresariales sobre la interdependencia entre ecosistemas saludables, agricultura sostenible y responsabilidad social.

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Promover en los líderes empresariales y en los consumidores la importancia de elegir productos cultivados en fincas ambientalmente sostenibles y socialmente responsables. Propiciando el diálogo entre grupos ambientalistas, sociales y económicos, del norte y del sur, sobre los beneficios de la agricultura sostenible.

La Red de Agricultura Sostenible, Rainforest Alliance y el Proceso de Cadena de Custodia La RAS y Rainforest Alliance definen la norma y la política para las auditorías de Cadena de Custodia (CdC) y para la certificación de Operadores Participantes. También desarrollan y mantienen el sistema de acreditación para los Entes de Certificación que ofrecen la certificación de CdC. El Ente de Certificación certifica que los Operadores Participantes cumplen con la Norma y la Política, y realizan auditorías de CdC con auditores de CdC autorizados. Un comité de CdC apoya el desarrollo de la norma y de la política y facilita la relación existente con las partes interesadas para así poder mejorar el programa de CdC. Rainforest Alliance trabaja con empresas para cumplir con los requerimientos de CdC para así proteger la credibilidad del sello Rainforest Alliance Certified; garantizando a los agricultores, a las empresas y a los consumidores que el sello únicamente aparece en productos provenientes de fincas certificadas. Rainforest Alliance también administra el cumplimiento actual monitoreando la trazabilidad de los productos desde la finca hasta el producto final, lo que constituye un requerimiento para el uso del sello Rainforest Alliance Certified.

Prólogo La base para la presente Norma de Cadena de Custodia fue desarrollada por la RAS entre 2004 y 2007. En 2008, el sistema fue puesto a prueba por medio de la implementación de los Requisitos de Aprobación de Cadena de Custodia para Operaciones en América Latina. En 2010, la RAS y Rainforest Alliance decidieron implementar juntos la segunda fase del sistema, debido al fuerte nexo entre la certificación de fincas, la trazabilidad, el uso del Sello Rainforest Alliance Certified y Cadena de Custodia. Para iniciar la segunda fase, se creó un comité con múltiples partes interesadas el cual representaba una muestra de tipos de participantes más amplia que en fases previas. Esta incluía representantes de la RAS; Rainforest Alliance y miembros de las industrias del café, té y cacao. El comité consideró las opiniones de los auditores que han realizado auditorías de Cadena de Custodia y las opiniones de diferentes industrias de productos y países. Para fortalecer los procesos, requerimientos y credibilidad del sistema, el Comité determinó que era necesario desarrollar un sistema de certificación de Cadena de Custodia en vez de un sistema de aprobación. Este sistema sería parte del programa de acreditación de la RAS/RA y dio como resultado el desarrollo de la presente Norma de Cadena de Custodia de la RAS y Política de Cadena de Custodia de la RAS.

Fuentes Las siguientes fuentes han sido consultadas:  FSC-STD-40-003 Standard for Multi-site Certification of Chain of Custody Operations Mayo 2012

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CoC-01 SmartWood Chain of Custody Supplementary Guide to Evaluation G-28 SmartWood Evaluation Handbook (Version November 25, 2009) Rainforest Alliance Certified Sustainable Agriculture Use of Seal Guidelines

Estructura de la Norma de Cadena de Custodia La Norma de Cadena de Custodia establece las mejores prácticas que un Operador Participante deberá implementar durante el proceso de transformación de los productos de fincas certificadas para poder garantizar la trazabilidad de estos productos en toda la cadena de suministro. La norma tiene cinco principios: 1. Sistema de Gestión de Cadena de Custodia 2. Capacitación 3. Trazabilidad 4. Uso del Sello Rainforest Alliance Certified 5. Operadores con Multisitio Cada uno de estos principios incluye criterios. Los criterios para la operación están identificados por un sistema de dos niveles de números (1.1, 1.2, etc.), y están escritos con negritas. La evaluación de conformidad de Cadena de Custodia depende de las acciones realizadas para cumplir con los criterios, y el nivel al cual la integridad de un producto de una finca certificada es afectada. Los resultados de las evaluaciones se pueden dividir en conformidades y no conformidades. Las acciones realizadas para garantizar la trazabilidad de los productos y/o la transparencia del(os) sistema(s) son clasificadas como conformidades, y las acciones (o falta de acciones) que comprometen la trazabilidad del producto y/o la transparencia de su(s) sistema(s) son clasificadas como no conformidades. Para más detalles sobre el sistema de evaluación de Cadena de Custodia y condiciones adicionales para la certificación consulte la Política de Cadena de Custodia de la RAS/RA.

Términos y Definiciones Término Acción Correctiva

Acuerdo por Servicios Administrador de Sistema Multisitio Aprobación del Uso del Sello Rainforest Mayo 2012

Definición Acción que corrige una no conformidad. Las acciones correctivas efectivas están dirigidas a atender la no conformidad específica que ha sido identificada durante una auditoría, así como a eliminar la causa que la origina y prevenir la reaparición de la no conformidad. El documento firmado por el Ente de Certificación y el cliente donde se detallan los derechos y responsabilidades de ambas partes en relación a la Cadena de Custodia. El representante legal o administrador de un Operador Participante con Multisitio. Garantiza el cumplimiento de todos los sitios con el sistema de Cadena de Custodia por medio de auditorías internas anuales. Autorización que Rainforest Alliance o su representante designado otorga al cliente para que use el sello Rainforest Alliance Certified en sus productos o

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Término Alliance Certified

Definición en sus documentos promocionales. A esta aprobación se le conoce como Acuerdo de Licencia. Persona contratada por un Ente de Certificación acreditado por la RAS/RA y Auditor Autorizado que cumple con los requerimientos de la RAS para realizar auditorías externas de la Norma y de la Política de Cadena de Custodia. Proceso sistemático, independiente y documentado para evaluar el cumplimiento con la Norma y la Política de Cadena de Custodia de la RAS/RA de una entidad individual o de una entidad con más de un sitio. Las auditorías Auditoría pueden ser de sitio o de escritorio, se realizan con base en la etapa del ciclo de auditoría; la presencia de no conformidades mayores o menores; y de reclamos. Las auditorías anuales evalúan las acciones correctivas de previas no conformidades menores y al Principio de Trazabilidad. Para lo último, el Ente de Certificación acreditado por la RAS/RA recibe un informe de Rainforest Auditoría Anual Alliance sobre las transacciones del Operador Participante durante los doce (12) meses anteriores. Las auditorías anuales deberán realizarse al inicio del año 2 y 3, respectivamente, del ciclo de auditoría como auditorías de escritorio (primera y segunda auditorías anuales). Auditoría de Una auditoría que se realiza para iniciar el año 1 y evalúa el cumplimiento con Certificación todas las políticas y normas actuales y correspondientes de la RAS. Evaluación realizada sin una visita al sitio. Una auditoría de escritorio se Auditoría de puede llevar a cabo si se puede colectar suficiente evidencia solamente de los Escritorio documentos y de las entrevistas; y no se requiere de una visita física a los sitios para demostrar el cumplimiento. Un proceso que no está programado, que responde a un reclamo sobre un Operador Participante de Cadena de Custodia. Su objetivo es evaluar el Auditoría de cumplimiento del Operador Participante con la Norma y con la Política de Investigación Cadena de Custodia. El costo del proceso es cubierto por el Ente de Certificación autorizado. Este tipo de auditoría se realiza en el sitio o ubicación del Operador Participante. El objetivo es evaluar el cumplimiento con los requerimientos de Auditoría de Sitio Cadena de Custodia por medio de la observación de las prácticas, análisis de la documentación, evaluando la infraestructura existente y entrevistando al personal, gerencia y/o administración. Una auditoría de verificación se realiza para evaluar el cumplimiento con al menos una (1) no conformidad mayor o más de diez (10) no conformidades menores que fueron detectadas durante una auditoría anual, de investigación Auditoría de o no programada. Deberá realizarse durante un período no mayor a (4) meses Verificación después de la auditoría inicial en la cual fueron detectadas las no conformidades y el Ente de Certificación envía la notificación de que la auditoría ha sido autorizada. Una auditoría planificada por el Ente de Certificación como un método para supervisar el cumplimiento anual del Operador Participante con la Norma y la Auditoría No Política de Cadena de Custodia. Este proceso no es anunciado al Operador Programada Participante. Puede realizarse en cualquier momento durante el ciclo de auditoría. El El sistema de balance de masa de Cadena de Custodia consiste en la Balance de Masa conciliación de los ingresos y egresos del producto certificado a través del proceso de manufactura, incluyendo a todas las variantes o derivados del Mayo 2012

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Término

Cadena de Custodia (CdC)

Cadena de Suministro

Cancelación

Certificado de Transacción Ciclo de Auditoría

Cliente

Comprador Conciliación de Volumen Documento

Ente de Certificación

Entidades de Servicio Financiero Finca Finca Certificada Mayo 2012

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Definición producto que resulten del producto original certificado. Los productos que están permitidos se encuentran en RAS/RA Listado de Productos para los cuales se autoriza el Sistema de Balance de Masas (SAN/RA List of Permitted Mass Balance Products). Siempre aplican los “Rainforest Alliance Certified Sustainable Agriculture Use of Seal Guidelines”. Todos los pasos que se toman en la cadena de valor, desde la producción primaria en una finca certificada RAS hasta el consumo final, incluyendo todas las etapas del procesamiento, transformación, manufactura, almacenamiento y transporte; donde el avanzar hacia la siguiente etapa en la cadena de valor implica un cambio legal en los materiales o productos. La red de suministro, manufactura y distribución de materiales certificados Rainforest Alliance o que no están certificados dentro de productos intermedios y/o finalizados que finalmente son distribuidos a los consumidores finales. Este estatus aplica inmediatamente cuando el Operador Participante recibe la notificación oficial del Ente de Certificación, indicándole que no cumplió con los requerimientos de la Norma o de la Política de Cadena de Custodia. El Operador Participante es desactivado del sistema de trazabilidad y desde ese momento no tiene permitido utilizar el sello Rainforest Alliance Certified en los productos que venda de esa fecha en adelante. Un documento que certifica que un producto ha sido comprado o comercializado como Rainforest Alliance Certified. Un período de tres (3) años que comienza con la auditoría de certificación y prosigue con dos (2) auditorías anuales. El siguiente ciclo comienza de nuevo con la auditoría de certificación. Empresa, organización o cualquier otra entidad que no ha presentado su aplicación para la certificación de Cadena de Custodia. El cliente es considerado como un Operador Participante una vez que ha presentado la aplicación para la certificación de cadena de custodia. Cualquier persona u organización que toma posesión legal o física de productos Rainforest Alliance Certified, por ejemplo: comercializadores, agentes, subastadores, procesadores, intermediarios, exportadores. Un informe en el que el Operador Participante presenta a Rainforest Alliance el total trimestral del volumen del producto empacado que lleva el sello Rainforest Alliance Certified. La información y los medios para apoyarla. Puede estar en papel, ser una muestra, fotografía, disco magnético, óptico o electrónico. Organización acreditada por la RAS/RA que es responsable de decidir si un certificado de Cadena de Custodia es otorgando, está pendiente de verificación o si es cancelado. Éste puede subcontratar Organismos de Inspección para que realicen auditorías, en dicho caso, es responsable de garantizar la calidad de los servicios del Organismo de Inspección. Aquellas entidades cuyo servicio es el otorgar capital utilizando el producto como garantía; (e.g., banco, agencias de crédito). Una unidad de producción agrícola o ganadera – puede estar constituida por varias parcelas geográficamente adyacentes o separadas – sujeto a auditoría de certificación (e.g., una plantación, rancho o pequeña finca productora). Una finca que cumple con los requerimientos de las respectivas normas y políticas de la RAS, lo que es demostrado por medio de un proceso de

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Término

Inspecciones Internas

Marketplace

Notificación de Cancelación Oficina del Ente Local/Regional Operador Participante Certificado

Operador Participante con Multisitio

Operador Participante Individual Organismo de Inspección Porcentaje Mínimo de Contenido Procesos

Producto Certificado

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Definición auditoría de certificación conducido por un Ente de Certificación acreditado por la RAS. Evaluación por primeras partes realizada al Operador Participante según la Norma y la Política de Cadena de Custodia. Marketplace de Rainforest Alliance es una plataforma en línea que proporciona la trazabilidad de los productos certificados desde la finca hasta el mercado por medio de los certificados de transacción. También es utilizada como el sistema para la aprobación del uso del sello Rainforest Alliance Certified a todos los Operadores Participantes. Todas las fincas certificadas Rainforest Alliance y todas las entidades involucradas en la cadena de suministro de productos procedentes de fincas certificadas Rainforest Alliance deben registrarse en www.rainforest-alliance.org/farmproducts. Un documento emitido por el Ente de Certificación al Operador Participante indicándole la cancelación de su certificado de Cadena de Custodia. Unidades que son propiedad o un miembro de una oficina central que adquiere un producto Rainforest Alliance Certified. Un Operador Participante es considerado como Certificado Cadena de Custodia en cuanto ha obtenido la certificación de Cadena de Custodia y mientras que la certificación sea válida. Es una entidad registrada en Marketplace que administra dos o más sitios en donde se procesa producto certificado. Es la entidad que firma el acuerdo de certificación con un Ente de Certificación acreditado por la RAS y es responsable por el desarrollo, implementación y mantenimiento del sistema de manejo interno y de la verificación del cumplimiento de cada sitio individual con la norma y la política de la Cadena de Custodia. Los productos procedentes de sitios cubiertos por un certificado de Multisitio pueden ser de diferentes tipo y pueden ser producidos o manipulados siguiendo diferentes métodos y procedimientos. El Operador Participante con Multisitio deberá tener el consentimiento de cada sitio para participar en la certificación. Los sitios no tienen que estar legalmente relacionados entre si o con el administrador de Multisitio. Operador Participante que compra, vende, procesa o empaca productos procedentes de fincas certificadas RAS como Rainforest Alliance Certified. Unidad que realiza auditorías de certificación de Cadena de Custodia, anuales, de verificación, investigación y no programadas a los Operadores Participantes. Un Organismo de Inspección debe cumplir con las condiciones de subcontrato definidas por el Ente de Certificación. Los requerimientos para hacer declaraciones sobre productos de un solo ingrediente tal como se encuentra definido en la versión actual de los Lineamentos para el Uso del Sello Rainforest Alliance Certified. Las acciones para transformar un producto, por medio de mezcla o hacer cualquier cambio, de su estado original a un producto diferente, nuevo y/o final. Productos y subproductos producidos en una finca en cumplimiento con las correspondientes normas y políticas de la RAS. El producto certificado que cumple con el Sistema de Cadena de Custodia puede utilizar el sello Rainforest Alliance Certified, siempre y cuando cumple con los “Rainforest Alliance Certified Sustainable Agriculture Use of Seal Guidelines”.

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Término Productos Rainforest Alliance Certified Puntos Críticos de Mezclado Reclamo de no conformidad

Sello Rainforest Alliance Certified

Sistema de Cadena de Custodia

Sistema de Manejo

Sistema de Trazabilidad de Rainforest Alliance

Sitio

Tenencia Legal Validación

Volumen Excedido

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Definición Productos derivados de cultivos producidos en fincas y productos derivados de ganado de sistemas de producción de ganado que cumplen con las respectivas normas y políticas de la RAS. Estos incluyen a aquellos productos procesados o semiprocesados que no han sido mezclados con productos de fincas que no están certificadas. Lugares o situaciones en la cadena de suministro donde los productos de fuentes que no están certificadas pueden entrar o donde los productos certificados pueden salir del sistema. Un documento enviado al Ente de Certificación conteniendo las razones de la parte que presenta el reclamo por las cuales considera que el Operador Participante no cumple con la Norma o con la Política de Cadena de Custodia. Rainforest Alliance Inc. es el propietario de la marca registrada, la cual está gobernada por un acuerdo de licencia y por otras reglas asociadas con el uso del sello. Tan pronto como el cliente ha sido certificado, de acuerdo a la norma de Cadena de Custodia de la RAS/RA, puede solicitar una licencia para el uso del sello Rainforest Alliance Certified. El uso continuo del sello está sujeto a que se mantenga la certificación RAS/RA y a que se demuestre el cumplimiento con la licencia y con los “Rainforest Alliance Certified Sustainable Agriculture Use of Seal Guidelines.” Conjunto de documentos, procedimientos, procesos y políticas que deben ser implementadas por el Operador Participante para cumplir con la certificación de Cadena de Custodia. El sistema por medio del cual una operación es capaz de rastrear y mantener separado el movimiento de productos certificados Rainforest Alliance en todas sus instalaciones. El sistema de manejo incluye las políticas y los procedimientos documentados, registro del movimiento de producto y puntos de procesamiento, así como los mecanismos para garantizar la integridad de los productos de fincas certificadas durante los procesos de recepción, manipulación, almacenamiento, procesamiento, despacho, tercerización y envío. El sistema de Rainforest Alliance que rastrea a los productos desde la finca certificada Rainforest Alliance a lo largo de la cadena de suministro. La instalación/lugar que es el objeto de la evaluación en la certificación de un Operador Participante Individual; una instalación/lugar que participa con otros sitios en el alcance de certificación de Multisitio. En este último caso, esos sitios no poseen certificados individuales puesto que están cubiertos por la certificación Multisitio del sistema de Administración de Multisitio. El derecho a poseer, el privilegio de usar y el poder de declarar los derechos y privilegios sobre un producto. El proceso de revisión de la fecha y volumen total de una venta para poder verificar que el producto provenga de una finca y/o proveedor certificado Rainforest Alliance. El solicitante está excediendo el volumen cuando el volumen solicitado para un Certificado de Transacción es mayor que el volumen disponible para ese proveedor en particular durante un período específico de tiempo.

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Norma de Cadena de Custodia 1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CADENA DE CUSTODIA Resumen del principio (no es vinculante para auditorías): El Sistema de Gestión de Cadena de Custodia incluye la planificación, procedimientos y monitoreo del personal responsable y la documentación que asegura la integridad de los productos certificados. El sistema de gestión es dinámico y puede ser adaptado a cualquier cambio que surja, así como a las condiciones de cada operación sujeta a la Política de Cadena de Custodia. El sistema de gestión puede variar de acuerdo al tamaño y complejidad de la operación. 1.1

El Operador Participante debe documentar los procedimientos para controlar que su sistema de Cadena de Custodia mantenga la integridad de los productos certificados. Esto debe incluir: a. Diagrama de flujo de los productos procedentes de fincas certificadas donde se identifiquen todos los puntos de procesamiento y críticos de mezcla; y b. Procedimientos y registros para controlar la recepción, procesamiento, mezcla, almacenamiento, empaque, envío, transporte y/o reventa de producto de fincas certificadas.

1.2

El Operador Participante debe implementar procedimientos de inspección interna anual para garantizar el cumplimiento con esta norma. Este procedimiento debe incluir: a. Una inspección interna documentada, al menos una vez al año, para auditar la conformidad con el sistema de Cadena de Custodia; b. Un plan de acciones correctivas para eliminar las no conformidades.

1.3

El Operador Participante debe realizar auditorías anuales de sitio a los subcontratistas que manipulan productos de fincas certificadas para garantizar el cumplimiento con esta norma.

1.4

El Operador Participante debe demostrar que cumple con la legislación nacional correspondiente de acuerdo al tipo de operación, incluyendo: a. Aspectos ambientales, tales como: estudio de impacto ambiental, sistema y tratamiento de agua servida, manejo integrado de desechos sólidos y tratamiento de emisiones de gas; b. Aspectos sociales y laborales; y c. Aspectos de salud ocupacional y seguridad.

1.5

Toda la documentación y registros generados por el sistema de Cadena de Custodia deben ser conservados por un período de al menos tres (3) años desde la certificación. Todos los registros importantes deben estar disponibles al personal del Operador Participante y a los auditores externos.

1.6

El Operador Participante debe implementar y demostrar un procedimiento para la recepción y solución de reclamos al respecto de su cumplimiento con esta norma y el uso del sello Rainforest Alliance.

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2. CAPACITACIÓN Resumen del principio (no es vinculante para auditorías): La calidad y disponibilidad de los recursos humanos del Operador Participante son clave para garantizar el cumplimiento con los requerimientos del sistema de Cadena de Custodia. El personal involucrado con el sistema conoce sus responsabilidades respecto a la manipulación de producto procedente de fincas certificadas. El personal recibe la capacitación necesaria respecto al sistema de Cadena de Custodia, y aplica ese conocimiento a su trabajo. 2.1

El Operador Participante debe definir y documentar las responsabilidades del personal involucrado con el sistema de Cadena de Custodia.

2.2

El Operador Participante debe usar los resultados de su inspección interna para desarrollar e implementar un programa de capacitación para el personal involucrado con el sistema de Cadena de Custodia.

2.3

El Operador Participante debe documentar los siguientes elementos de sus capacitaciones: fecha y ubicación, resumen del contenido, nombre y cualificaciones del instructor, y nombres y firmas de los participantes.

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3. TRAZABILIDAD Resumen del principio (no es vinculante para auditorías): Los productos procedentes de fincas certificadas son trazables por medio de la cadena de suministro del Operador Participante, utilizando procedimientos prestablecidos y autosuficientes que ayuden a conocer la historia, ubicación y movimientos del producto o lotes de productos. La integridad de estos productos puede ser distinguida de productos que no están certificados visualmente o por medio de la documentación y registros. El Balance de Masa es aceptado solo con la aprobación y autorización por escrito de Rainforest Alliance. 3.1

El Operador Participante debe demostrar que el producto certificado que es manipulado en sus instalaciones propias o subarrendadas es controlado físicamente y/o en tiempo (o en conciliación de volumen para balance de masa) para preservar la integridad del producto de acuerdo con su declaración Rainforest Alliance Certified, durante las diferentes etapas de recepción, procesamiento, mezcla, almacenamiento, empaque, envío, transporte y reventa.

3.2

El Operador Participante debe poseer los Certificados de Transacción o validaciones emitidas por Rainforest Alliance, o un sistema de conciliación de volumen, en el caso de balance de masa, para poder verificar que la información y el volumen recibido de sus proveedores corresponde a productos de fincas certificadas.

3.3

El Operador Participante debe implementar un sistema para identificar los productos certificados por medio de documentación, rótulos, etiquetas, códigos y otro tipo de identificación.

3.4

El Operador Participante debe documentar sus procedimientos para determinar el contenido de sus productos de acuerdo con su declaración Rainforest Alliance Certified, incluyendo los respectivos factores de conversión y niveles de contaminación aceptables.

3.5

Los Operadores Participantes debe implementar y documentar procedimientos de las acciones de mitigación, en caso de mezcla accidental de productos certificados con productos que no estén certificados.

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4. USO DEL SELLO RAINFOREST ALLIANCE CERTIFIED Resumen del principio (no es vinculante para auditorías): Los Operadores Participantes que comercializan productos como Rainforest Alliance Certified deben tener la aprobación para el uso del sello Rainforest Alliance Certified de acuerdo a las reglas definidas por Rainforest Alliance, y proporcionar la documentación que lo pruebe. 4.1

El Operador Participante debe obtener y mantener registros de las aprobaciones otorgadas por Rainforest Alliance para el uso del sello Rainforest Alliance Certified en comunicaciones y materiales de mercadeo (en o fuera del producto) antes de que este material sea emitido, publicado o distribuido.

4.2

Un Operador Participante debe presentar evidencia de que el producto que lleva el sello Rainforest Alliance Certified cumple con el porcentaje mínimo de contenido, o con la declaración hecha sobre el empaque del producto, está autorizado por Rainforest Alliance y cumple con los “Rainforest Alliance Certified Sustainable Agriculture Use of Seal Guidelines”.

4.3

El Operador Participante debe implementar los procedimientos para garantizar que un producto no seguirá siendo vendido como Rainforest Alliance Certified una vez que el producto certificado no se encuentre disponible.

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5. SISTEMA DE GESTIÓN PARA OPERADORES CON MULTISITIO Resumen del principio (no es vinculante para auditorías): Este principio solo aplica a Operadores Participantes que administran dos (2) o más sitios que desean aplicar para la Certificación de Cadena de Custodia. Los administradores del sistema Multisitio administran sitios y son responsables de la evaluación y del informe de los sitios. Es la responsabilidad del Administrador del Sistema Multisitio el determinar cuáles sitios están incluidos en el alcance del certificado y, por consiguiente, de garantizar que los diferentes sitios cumplen con el sistema de cadena de custodia. 5.1

El Administrador del Sistema Multisitio debe implementar un Sistema de Control Interno que garantice el cumplimiento de todos los sitios individuales con el sistema de Cadena de Custodia, y que al menos incluya lo siguiente: a. Consentimiento de cada sitio, reconociendo la participación en la certificación y otorgando autoridad al Administrador del Sistema Multisitio para que realice auditorías internas y sanciones; b. Un diagrama de la organización que ilustre la relación entre el Administrador Multisitio y cada sitio; c. El Administrador de Multisitio debe inspeccionar internamente todos los sitios al menos una vez al año, de preferencia en momentos diferentes del año; d. Los sitios nuevos deben ser objeto de una inspección interna antes de ser incluidos.

5.2

El Administrador del Sistema Multisitio debe mantener registros de los sitios incluidos en el alcance del Certificado de Cadena de Custodia, incluyendo: a. Una lista de los sitios con sus nombres, ubicación, tipo de procesamiento, y personal responsable; b. Estatus de las inspecciones internas y auditorías externas; e c. Identificación de los sitios sancionados.

5.3

El Sistema de Control Interno del Administrador del Sistema Multisitio debe tener políticas y procedimientos para sancionar los sitios que no cumplan con el Sistema de Cadena de Custodia. Se debe informar a cada sitio sobre el sistema de sanción. Se deben establecer medidas progresivas de sanción, que concluyan con la exclusión de un sitio del alcance del certificado de Cadena de Custodia.

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