PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO “MANEJO DE CAJA MENOR PARA TRANSPORTE Y/O GASTOS” Dependencia Generadora:

Unidad Financiera

1.

Código: PD-339-06

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2015-02-27

OBJETIVO Establecer los pasos que se deben seguir para los pagos de transporte y/o gastos que se efectúen por Caja Menor.

2.

ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todas las Áreas o Dependencias que tengan autorizadas por la Dirección Administrativa fondos de Caja Menor, con el fin de cumplir con el objeto social de COFREM. Los fondos de Caja Menor preestablecidos por la Dirección Administrativa están cargados dentro de los procedimientos a la Unidad Financiera, sin embargo el manejo, control y cuadre de las cuentas estará bajo la responsabilidad del Jefe De Unidad, División, Área o Coordinación, quien podrá delegar su control en la secretaria u otro funcionario bajo su supervisión. 3.

FUNCIONES • Jefe de Unidad, División, Área, Coordinación: Autorizar con su firma los formatos Avance de Caja Menor para transporte y/o gastos y recibo de transporte y/o gastos, verificar los elementos o servicios adquiridos. • Jefe de Unidad: Revisar los recibos de transporte y/o gastos y los documentos adjuntos. • Técnico Contable (Auditoria Interna): Auditar los formatos de recibo de transporte y/o gastos elaborados así como los documentos soportes. • Trabajador responsable del fondo: Delegado para verificar la razonabilidad del gasto. Diligencia formatos de avance de Caja Menor para transporte y/o gastos y recibo de transporte y/o gastos. Entregar dinero de avance, registrar recibos de trasporte y/o gastos, en el aplicativo SEVEN –ARP. • Trabajador solicitante del recurso: Solicitar el avance en dinero para compras y/o gastos, firmar el formato “avance de Caja Menor para transporte y/o gastos”, ejecutar la compra, entregar los elementos adquiridos, firmar el recibo de trasporte y/o gastos y adjuntar la factura.

4.

DEFINICIONES • Caja Menor: Fondo fijo en dinero efectivo que tiene como fin facilitar la compra de bienes o servicios necesarios para la Corporación de una manera rápida y oportuna. • Desembolso: Valor en dinero que se paga para adquirir un bien, elemento o servicio. • Reembolso: Valor que se gira a nombre del responsable de un Fondo de Caja Menor para cubrir la compras o gastos efectuados una vez que se haya agotado el valor límite autorizado. • ERP: (Enterprice Resource Planning). Planeamiento de Recursos Empresariales. Software que permite la integración de varios sistemas organizacionales, para desarrollo de las actividades empresariales.

REVISÓ Vo. Bo. Comité de Procesos Jefe Área Calidad Cargo: Jefe Unidad Nombre: Carlos Cargo: Jefe Unidad Financiera Andrés Mesa de Gestión Interna Barbosa. Nombre: Maria Nombre: Claudia Consuelo Rodríguez F Rocío Aparicio Duran Firma:_____________ Firma:____________ Firma:____________ ELABORÓ

DOCUMENTO AUTORIZÓ APROBÓ CONTROLADO Director Administrativo Consejo Directivo Nombre: Héctor Orlando Nombre: Heiler Javier Solano Novoa Gantiva Molenda.

Firma:_______________ Firma:_____________

(SELLO)

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SEVEN: Aplicativo multifuncional y multimoneda que permite adaptarse a cualquier sistema de negocio. Aplicativo: Programa informático diseñado para facilitar al usuario la realización de un determinado tipo de trabajo. STSDCMEN: Código del programa, se utiliza dentro del aplicativo de SEVEN, sirve para movimientos de Caja menor.

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5. DESARROLLO ACTIVIDAD

DETALLE

1. Solicitar el dinero para el pago de transporte y/o gastos.

Solicitar al trabajador responsable de manejar el dinero, en el formato de “Avance de Caja Menor para transporte y/o gastos” un desembolso indicando el valor solicitado, para el pago de transporte y/o gastos , con la firma del jefe de la dependencia interesada del recurso solicitante.

2. Verificar la razonabilidad del gasto. 3. Entregar el dinero.

Verificar si es el caso de compras, que el elemento a comprar no se encuentre entre los productos de contrato, en caso de ser así esta compra se debe solicitar por el flujo de SEVEN- ERP. Entregar el dinero al trabajador solicitante del recurso hasta por el monto autorizado para el desembolso de caja menor de transporte y/o gastos. Para la legalización del avance se tendrá hasta tres (3) días hábil de plazo.

4. Efectuar la compra, verificar los elementos o servicios adquiridos.

Cuando el trabajador solicitante del recurso a efectuado la compra o ha realizado el gasto, el trabajador responsable del fondo solicita la expedición de la factura de compra o el documento equivalente, con los requisitos de ley y los presenta al Jefe de la dependencia solicitante del recurso; este a su vez verifica la compra o servicio adquirido, y firma la factura. El trabajador solicitante del recurso entrega la factura al trabajador responsable del fondo.

DEPENDENCIA Dependencia Interesada

REGISTROS

Trabajador solicitante

1. Avance de Caja Menor para transporte y/o gastos

Trabajador responsable del fondo

N.A

1.Trabajador responsable del fondo 2. Trabajador Dependencia Solicitante. 1.Jefe de la Dependencia Solicitante 2. Trabajador responsable del fondo. 3. Trabajador solicitante del recurso.

N.A

2. Factura compra.

de

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ACTIVIDAD

DETALLE

5. Registro y distribución de los gastos y elaboración de de recibo de transporte.

Confrontar el valor del avance con el valor total pagado en la factura, se verifican los soportes y se procede a la elaboración de recibo de transporte y/o gastos, en el aplicativo SEVEN ERP, con el código de programa STSDCMEN. Posteriormente se imprime el formato recibo de transporte y/o gastos y se solicita la aprobación de recibo al Jefe de la Dependencia solicitante. En caso de gastos de transporte el recibo será igualmente firmado por el trabajador solicitante del recurso.

6. Solicitar el reembolso de caja menor.

Cuando la suma de los desembolsos corresponda al 70 % del valor autorizado en la caja menor, el trabajador responsable del fondo solicita en el aplicativo SEVEN ERP, el reembolso caja menor por el flujo “proceso de reembolso de caja menor”. Se envía el flujo para el visto bueno del jefe de la Unidad con los respectivos soportes físicos, para su revisión y aprobación en el sistema; posteriormente se envía el flujo a auditoria con estos documentos y se continúa con el proceso en el flujo. Revisar el reembolso de caja menor junto con cada uno de los soportes para verificar que estén correctamente diligenciados y verificar los formatos transporte y/o gastos y se aprueba en el flujo para que continué el proceso se firma y se envía a la División de Tesorería, en donde validan la información para luego terminar el caso y elaborar el comprobante de egreso, cheque y/o giro.

7. Auditar Reembolso Caja Menor.

el de

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2015-02-27 DEPENDENCIA Dependencia Interesada 1.Jefe de la Dependencia Solicitante 2. Trabajador responsable del fondo. 3. Trabajador solicitante del recurso.

1. Trabajador responsable del fondo

1.Auditor Interno 2 Jefe División de Tesorería. 3. Auxiliar Financiera

REGISTROS

3. Recibo de transporte y/o gastos.

N.A

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6. DOCUMENTOS RELACIONADOS TITULO 1. Avance de Caja Menor para transporte y/o gastos 2. Factura de compra. 3. Recibo de transporte y/o gastos

CODIGO PD-339-06-F01 Formato Externo PD-339-06-F02