OBSERVATORIO MUNICIPAL DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

INFORME PRELIMINAR DE DIAGNÓSTICO DE INFORMACIÓN PROYECTO SIGEM SETIEMBRE 2010

DIAGNÓSTICO DE INFORMACIÓN (Informe para revisión) 1. Introducción La Municipalidad, como Gobierno local debe disponer de información confiable y oportuna que le permita conducir y promover el desarrollo económico, social y ambiental de la ciudad; además de administrar y brindar los servicios básicos que permitan elevar la calidad de vida de su ciudadanía. Esta necesidad de información debe ser proporcionada por el Observatorio Municipal el cual busca construir un banco o sistema de indicadores de desarrollo sostenible que proporcione una visión integrada del nivel de desarrollo cantonal, de manera que sirva de base para la definición de políticas locales de desarrollo cantonal congruentes con su realidad. Para atender este objetivo es que se plantea contratar una consultoría que permita el diseño de un sistema de información en ciertos procesos de manera que contribuya a conformar un Sistema Integrado de Información Estadística que suministre información coherente, pertinente, oportuna, comprensible, prontamente accesible y georeferenciada, para la construcción y monitoreo de indicadores. Como paso preliminar al desarrollo del Sistema, se procede a realizar un diagnóstico para conocer las características y el estado de la información que generar algunos procesos cuyas funciones se vinculan o reflejan el desarrollo económico, social y ambiental del cantón como son Plataforma, Servicios ambientales, Policía Municipal, Permisos y Patentes, Contraloría de Servicios, Hidrología, Servicios Culturales e Inspección. Este diagnóstico permite conocer desde sus propias fuentes cual información registran y por qué, además las entrevistas dejaron en evidencia la problemática que perciben algunos responsables de los procesos a nivel tecnológico y humano para el registro y manejo de los datos. Esto pone en evidencia que la disponibilidad de información estadística para la toma de decisiones es un problema integral que debe articular requerimientos, recursos y fundamentalmente la información que genera los procesos.

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2. Metodología La Municipalidad de San José, para el cumplimiento de sus funciones y obligaciones, ejecuta diferentes procesos que están distribuidos en varias dependencias, sean estas secciones o departamentos. Con el fin de conocer desde sus propias fuentes el funcionamiento de los procesos y de manera particular la información que registran y los procedimientos que utilizan para registrarla y analizarla, se tuvieron reuniones con los y las jefaturas así como funcionarios responsables. Las reuniones sirvieron para ver los sistemas que cuentan de registro de información, por ello también se aprovecho de solicitar copia de las bases de datos que manejan para conocer las variables que registran, la forma en que se hace y si cuentan con procedimientos o manuales para su tratamiento. Es importante señalar que se pretende conocer, analizar y evaluar el sistema de registro y uso de información que utilizan los proceso y departamentos, no es el objetivo establecer si la forma en que desempeñan las funciones son correctas o no, ya que eso es competencia de otras instancias de la Municipalidad o de Instituciones de control como lo es la Contraloría General de la República. Bajo estos principios, se sostuvieron las siguientes reuniones: Cuadro 1° Reuniones sostenidas, según oficina, fecha y funcionario

Departamento /Sección

Fecha

Funcionario (a)

Plataforma

17 junio

Leonardo Araya

25 agosto

Mireya Ugalde

2 julio

Álvaro Valerín

6 julio

Álvaro Valerín, Fernando Aguirre

6 julio

Sandra Ríos

31 agosto

Hernán Rojas

12 julio

Julio Cascante

19 agosto

Julio Cascante, Ligia Palacios

Corredor Biológico

15 julio

Xinia Escalante

Contraloría de Servicios

10 agosto

Maribel Fallas

17 agosto

Mónica Coto, Maribel Fallas

Servicios Ambientales Policía Municipal Permisos y Patentes

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Hidrología

12 agosto

Marco Solórzano, Svetlana Kompaniets, Marvin Pérez

Servicios Culturales

16 agosto

Lilian Quesada

Inspección

18 agosto

Luis G. Freer, Wegner Obando

3. Estado de los Procesos

3.1. Ambiente Funcionamiento: La recolección de desechos sólidos está organizada por Días y Rutas, según el siguiente desglose:          

Lunes y jueves, Ruta A a partir de las 6 a.m. que cubre Pavas, Mata Redonda, Uruca y parte de Hatillo. Martes y viernes, Ruta B a partir de las 6 am que cubre Hatillo, San Sebastián, Hospital, Catedral y Merced Miércoles y sábado, Ruta C a partir de las 6 am que cubre San Sebastián, San Francisco, Catedral , Carmen y Zapote Lunes a sábado, Ruta D Nocturna a partir de las 6 pm que cubre Merced, Hospital, Carmen y Catedral Lunes, miércoles y jueves, Ruta E1 a partir de las 6 am. que recorre industrias y hospitales de Uruca Lunes a sábado, Ruta A1 fuera de San José y A2 en San José centro a partir de las 6 am que cubre Lomas de Rio, Bri Bri, Finca San Juan y Laureles Martes, Viernes y Sábado, Ruta E2 a partir de las 6 am que recorre industrias y hospitales de Pavas Lunes a domingo, Ruta N1 a partir de las 11 pm que cubre Centro ciudad, Circunvalación, Pavas, Uruca y Carmen Lunes a sábado, Ruta M1 a partir de las 3 pm y cubre Mercado Central y Calle 16 Ruta de Puntos Fijos Ruta P y Rutas S,

Con poco más de 53 Rutas, con servicio matutino a partir de las 6 am, vespertino a partir de 3 pm y nocturno a parir de la 6 pm, los camiones recolectores de desecho recorren y cubren todos los distritos del cantón. Información: La información que procesa proviene directamente de los registros automatizados que hace un funcionario asignado, en horario y jornada laboral para ese fin en el Relleno Sanitario “Rio Azul”. A partir de ella es que se generar en reportes para el cobro del servicio de Recolección y para elaborar las Memorias Anuales.

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Los datos que introduce o reporta son:

Fecha

Fecha de ingreso

Procedencia

Instancia que trae la carga (particular / institución)

Zona

Lugar de procedencia, generalmente designa el distrito o provincia

Hora Entrada

Hora ingreso

No Placa

No. Placa de camión

Activo

No. Placa

Chofer

Nombre del conductor

Factura No

No. de Factura para trámite cobro y control en la Municipalidad

N° de Ruta

Ruta establecida por la Municipalidad

Peso Sin Carga

Peso sin carga, registrado a la salida

Peso Bruto

Peso total con carga registrada al ingreso

Peso Neto

Peso de los residuos, diferencia de peso Bruto y Sin carga

Análisis: Los datos sobre cantidad, tipo y tratamiento de los residuos sólidos es información que toma relevancia por los costos económicos que representa, por el volumen que significa si no es tratada así como por sus efectos en el ambiente y en la salud si la misma no se trata de manera oportuna. Los datos que se reportan sobre el proceso de recolección de desechos es precisa en lo concerniente al volumen, lugar de procedencia y momento que se recoge los residuos por cuanto esa información es utilizada para respaldar el trámite administrativo de cobro por el uso que hacen municipalidades y particulares del Parque de Tecnología Ambiental relleno sanitario privado propiedad de la empresa EBI, localizado en el sector de La Carpio, al oeste del cantón; así como de manera particular para el pago de la empresa EBI por los servicios de recolección que brinda en Pavas y La Carpio. La información recolectada da los insumos suficientes para establecer de manera precisa sobre la cantidad de desechos recolectados por fecha, por viajes y rutas, por tipo de usuario, montos cobrados y con una aproximación a la cantidad de desechos generada por distritos, pero

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no para caracterizar la procedencia y tipo de residuos que se recogen y depositan en el Parque Tecnológico. Ciertas rutas de recolección establecidas permiten establecer el Distrito de procedencia pero quedan algunas que no permiten delimitar en forma precisa la división territorial de distritos por cuanto recorren zonas que corresponden a dos e incluso tres distritos, como son por ejemplo algunos casos los siguientes: 12345-

A7 y A8: recorren parte de Mata Redonda y Pavas A15: recorre parte de Mata Redonda y Hospital B5 y B7: recorre parte de San Sebastián y Hatillo B9: recorre parte de Hatillo y Hospital D6: recorre parte de Carmen, Catedral y Merced

Por otro lado, es sabido que según el tipo de desechos o residuos sólidos es el tratamiento que se le puede y debe dar para evitar el impacto ambiental, para establecer formas de reciclaje e incluso para establecer el tratamiento que se le debe dar en el depósito, por lo que precisar la procedencia de los desechos permitiría establecer acciones más precisas para su tratamiento. Propuesta: Se debe procurar precisar mejor la información sobre la recolección de los residuos de manera que se pueda determinar, al menos, las siguientes características: 





Clasificación de los residuos: Puede aproximarse el origen de los residuos según la ruta y horario de procedencia, para ello se pueden propone trabajar con las siguientes categorías 1- Domiciliaria las rutas de la mañana, salen a partir de las 6 am 2- Comercial las rutas vespertinas que salen a partir de las 6 pm más las rutas de mercados 3- Industrial idealmente sería conveniente que esta categoría segregue a los residuos que son hospitalarios. 4- Limpieza las rutas establecidas con este propósito que salen a partir de las 11 pm, más las de puntos fijos Procedencia de los residuos: Se deben redefinir las rutas que presentan problemas de establecer el distrito de procedencia debido a que el recorrido cubre dos o más distritos, de hacerlo se puedan clasificar la cantidad de producción de los desechos a nivel de distritos, así también se debe procurar el asociar los recorridos de las rutas con áreas menores como son los Barrios de manera que se pueda clasificar mejor el origen y la procedencia. Con ello se puede sacar una relación más precisa de la cantidad y tipo de desechos por distrito y barrio. Reciclaje de residuos: Debe integrarse y complementarse a la información de recolección de Desechos Sólidos la información del Programa de Reciclaje para contar con el valor real total de

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

los desechos que se producen tanto a nivel de los sectores (domicilio, comercio, Industrias y limpieza) como de las áreas geográficas. De contar con la información de recolección de residuos georeferenciada y actualizada, se podrán precisar cuál es la producción de desechos sólidos por diferentes criterios. Una vez precisada se podrán generar estadísticas mensuales que permitan monitorear a nivel cantonal y distrital algunas variables como son:  Cantidad de desechos producidos por sector  Cantidad de desechos tratados en programa de reciclaje  Producción por vivienda  Producción por habitante  Comportamiento y variación de la producción por sector  Comportamiento y variación de la producción según origen

3.2. Plataforma de Servicios Funcionamiento: En este proceso se atienden las consultas del público y se también se reciben las diferentes solicitudes de servicios y que se pueden presentar para los siguientes fines: a. Licencias urbanas (visado de planos, usos de suelo, publicidad exterior, patentes permanentes o temporales y permisos de construcción grande, pequeña, demolición etc.). b. Constancias (pagos de impuestos municipales, territoriales y patentes) c. Estados de cuenta (emisión de estados) d. Solicitud de requisitos (emisión de requisitos ya sea por impresión o entrega física) e información general. Este proceso realiza sus funciones orientado a establecer un sistema de gestión de la calidad basado en la Norma Internacional ISO 9001:2000, motivo por el cual es que tienen documentado todos los procedimientos desde la atención, captura y traslado de trámites. Dentro de estos procedimientos exigidos por la Norma ISO, es que registran por medio de un sistema desarrollado ad-hoc, todas las acciones que realizan tanto para la recepción, el trámite y resolución de los servicios que brindan a los usuarios que consultan o solicitan servicios municipales.

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El Sistema fue desarrollado por Tecnología de Información, instancia que a la vez es la depositaria de las Bases de datos que genera el proceso. El sistema genera reportes que son utilizados para reflejar y analizar la gestión de la oficina y de sus funcionarios, pero no se emplea para generar estadísticas o realizar análisis. Diagrama 1 Ciclo de la Información de Plataforma Solicitud Plataforma Visado Uso de suelo Patentes Otros trámites (Servicios de trámites)

Resolución

Inspección y notificación Inspección Operativo Nocturnos Espectáculos públicos Notificación

Solicitud

Resolución

Permisos y Patentes Uso de suelo Patentes Rótulos

Los datos que se les solicitan a los usuarios para cada servicio o consulta, están enfocados a medir el seguimiento de los trámites y el rendimiento de los funcionarios responsables, en este sentido es que en cada uno de ellos los datos de ingreso se ajustan a sus requerimientos como se detalla a continuación. Cuando admiten una solicitud, previa verificación de requisitos, completan la siguiente información básica que es:      

Cédula Contribuyente Nombre comercial Persona de referencia Teléfono Dirección

Posteriormente entregan el Comprobante de Trámite (CT) al usuario y luego se remiten las solicitudes ordenada por CT al Departamento correspondiente (Permisos y patentes, Inspección). Es importante destacar que el Sistema de Gestión de la Plataforma, permite realizar consultas sobre Requisitos y al Sistema de Cobro. En éste último caso el Sistema muestra una pantalla que despliega la siguiente información:

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      

Cuenta Localización Patente Nombre Mapa parcela Folio Real Fecha de opción (para el arreglo de pago)

Toda consulta que se deba realizar sobre algún trámite, se hace a través del número de cédula, por nombre del cliente o por medio del CT. Análisis: El disponer con un proceso que recibe, registra y responde todas las consultas y servicios que se atienden en la Municipalidad, aunados al hecho de que cuenta con los recursos humanos y tecnológicos para desempeñar sus funciones, lo convierte en un insumo apropiado para disponer de manera oportuna y confiable con información. La información que se recoge para las consultas son más completas y puede estandarizarse para incorporarlas a las otras gestiones de trámites o procesos como es para el ingreso, consulta y resolución de todos los trámites, así se puede almacenar las bases de datos y generar diferentes reportes, estadísticas e indicadores así como el perfil de los usuarios que los demandan. Es importante que este proceso revise y reporte la información completa, esencial y clara que exigen cada trámite, ellos porque los procesos que reciben las solicitudes en ocasiones no atienden algunos aspectos. Propuesta: Para poder explotar y usar la información es necesario que se incorporen, particularmente en el caso de trámites de Visados, Patentes o Permisos, la siguiente información básica      

CT Género Nombre Cuenta Localización Trámite

Teniendo el CT como llave, es decir dato único y constante, es que a partir de él, se puede relacionar la información que se registra en los trámites posteriores, es decir la información de visados, permisos y patentes, como son destinos o uso, tamaño o áreas entre otros. Se debe promover y coordinar con Tecnología de Información, el desarrollo de un sistema de entrada de datos “inteligente” para los trámites de Permisos Urbanos, Rótulo y Espectáculos con el fin de

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aprovechar y hacer mejor uso de toda la información que se registra en los respectivos formularios. 3.3. Permisos y patentes Funcionamiento: Este proceso recibe de Plataforma las diferentes solitudes, en forma de listados, que le son enviadas de Plataforma el encargado en el área, la persona encargada de revisar el listado coteja con los expedientes físicos para hallar la correspondencia de los datos entre lo físico y lo relacionado en el reporte, firma y recibe la conformidad de la entrega y posteriormente la distribuye en los subprocesos (visado, permisos urbanos o patentes). El listado reporta los siguientes datos: No. de solicitud, Cédula del contribuyente, Número de CT y tipo de trámite, una muestra del listado se presenta a continuación:

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Distribuidos a los diferentes procesos y asignado a los funcionarios responsables, se procede a su análisis y posterior resolución. Para su registro se ingresa la información básica en Hoja de Excel, de manera que se pueda establecer el seguimiento, responsables y tiempo de respuesta. En el caso particular de Patentes, hay un Sistema de registro de información el cual registra los datos solicitados en la Fórmula correspondiente, como es Identificación ( Distrito, manzana, lote) Datos de solicitante, nombre, cédula, Teléfono, Datos del dueño de la Propiedad, Datos del Local, Ubicación, Nombre, Actividad (según propia clasificación), Periodo, Monto de Impuestos. Para el caso de Permisos Urbanos y de Rótulos no existe un Sistema que registre la información de las Fichas de Trámite, por lo cual lo que se reporta en las Hojas Excel son datos que permiten analizar la gestión y seguimiento de cada trámite son para fines meramente de carácter administrativo, que al ser registrados manualmente se presentan omisiones, errores tipográficos, nomenclaturas diferentes entre otras en el registro de la información. Ejemplos de algunas denominaciones diferentes se tiene:    

Certificado de Trámite: C.T. , CT Fecha de Ingreso: FECHA, FECHA ING Distrito: DISTRITO, DIST Resolución: RESOLUCION, resolu

En cuanto al registro de los datos, se detectan inconsistencia como es varias celdas en blanco, palabras registradas en formas diferentes, resoluciones algo confusos, como por ejemplos de estos registros se tienen:      

Permisos CON EL FIN: AMPLIACION, AMPLIACION DE CASA, CONSTRUCCION, CONTRUCION entre otros Permisos, 1° RESOLUCION: Aprobado, Consulta, Denegado, Devuelto, Pagado, Pagar, Para pago entre otros Uso de Suelo, USO SOLICITADO: Dos cuartos, Adrian Zúñiga, Agen de Modelos y Productos de Mora, Almacén, Almacén Bodega, entre otros Uso de Suelo, CON EL FIN DE : Medidor de Luz, Medidor Luz, Salud, Rótulo Uso de Suelo, ENVIADO A: Adjunto CT 146008, ?, 420943-2010, Uso de Suelo, 1° RESOLUCION: Aprobado, Condicionado, Conforme, Consulta, Forma, No Conforme, No Permitido, Verificar

Es importante mencionar que la información que se registra en las Bases de datos lo están por ser interés de los responsables o por los requerimientos que se hacen, esto lleva a que la información que se dispone, en cuanto a cantidad y forma, no se encuentre disponible de

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manera regular y uniforme para todos los años y meses. El siguiente cuadro, muestra la información que se registra de manera manual en hoja Excel, para cada trámite que ingresa a la Sección de Permisos y Patentes. Cuadro N° 2 Información registrada para cada Subproceso de Permisos y Patentes

Permiso

Uso suelo

Visado

Rótulos

C.T. FECHA SOLICITANTE

CT FECHA ING CEDULA USO SOLICITADO

C.T. FECHA ING CEDULA

C.T. FECHA RECIBO SOLICITANTE

CEDULA TIPO PERMISO CON EL FIN ANALISTA DISTRITO REC ANALISTA MAPA PARC LOCALIZACION INGENIERO RESP ENVIADO A: OFICIO FECHA 1°RESOLUCION AREA VALOR X M2 VALOR OBRA MONTO ENTERO FECHA 2°RESOLUCION OFICIO FECHA

ANALISTA REC/ CON EL FIN ANALISTA ANALISTA DIST REC/ ANALISTA N° PLANO DIST ENVIADO A: ENVIADO A: OFICIO OFICIO FECHA FECHA 1°RESOLUCION 1°RESOLUCION DEV/ PYP DEV/PYP OFICIO OF. DEV/ PLAT FECHA 2 resolu TOTAL DIAS

CEDULA TIPO PERMISO MEDIDAS ANALISTA DISTRITO FECHA ANALISTA ENVIADO A: OFICIO FECHA PLATAFORMA

A

OFICIO RESOLUCION OF PLAT FECHA 2°RESOLUCION ARCHIVO TOTAL DIAS

3.4. Inspección y Notificación La labor de inspección se realiza en diferentes momentos de los procesos – de manera previa, de oficio y posterior- así como a gran

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variedad de trámites y premisos que se demandan y ofrece la municipalidad. Lo resuelto de su accionar suele derivar en una notificación sancionatoria, a personas físicas o jurídicas, si se detecta alguna anomalía en el proceso o incumplimiento de las normativas. El proceder de las inspecciones se presenta en el siguiente diagrama: Diagrama 2 Flujo de las acciones de Inspección

Permisos y Patentes

Posterior Quejas

Contraloría de Servicios

Previa Activ. Econom. Uso Suelo

Posterior Conclusión obra

Información Catastral y Geográfica

Plataforma

INSPECCIÓN Ambiental Comercial Urbana

Oficio Espectáculo s Públicos Inspección Nocturna

Toda solicitud de inspección está planteada y respaldada por escrito, luego es ingresada en un sistema de entrada desarrollado por Tecnología de Información, para seguimiento meramente administrativo en que se incorpora información básica como es:        

Fecha No. Oficio Remitente Asunto Ubicación Trámite Plazo Usuario

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Las resoluciones de las diferentes inspecciones son informadas a la Oficina solicitante, excepto en el caso de las inspecciones que se hacen para Certificar la Conclusión de Obras, una vez elaborada la información se remite al Departamento de Información Catastral y Geográfica. Para el caso de las Notificaciones, cuentan con un Sistema de ingreso de Información en el cual se registra toda la información de las Actas de Notificación como es:           

No. Acta Distrito Manzana Propiedad Cuenta (No. Cédula del propietario) Mapa Parcela Motivos (Construcción, demolición, ampliación, remodelación etc.) Tipo (Clausura, preaviso, entrega multa etc.) Fecha de entrega Plazo

Este sistema permite la consulta de las Notificaciones según el nombre del propietario o No. Cédula. Cabe mencionar que ninguno de los sistemas está plateado para hacer reportes ni generar estadísticas. Análisis: Al ser el Proceso de Inspección y Notificación quienes deben vigilar y velar en que se respeten las normativas y regulaciones que establece la Municipalidad para las diferentes actividades que se desarrollen en el Cantón, así como atender las quejas planteada por la ciudadanía, resulta de gran relevancia conocer y analizar las característica de las solicitudes y las resoluciones que emiten. Se observa que pese a que las Inspecciones y las Notificaciones están relacionadas por el hecho de que las segundas se derivan de la primera, la manera en que se registra la información de ambos es diferente en cuanto a Sistema, cantidad de información y aplicación. Su uso y aplicación se limita a determinar el volumen de trabajo realizado para presentar en los informes de gestión. Los sistemas no están integrados ni relacionados de manera que permitan relacionarse y dar el seguimiento correspondiente para conocer la proporción de trámites o gestiones que se resuelven de manera satisfactoria o con una notificación.

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De igual manera, no se permite contar con estadísticas que reflejen la dinámica que tienen los permisos urbanos, caracterizar los cambios en cuanto a estructuras, focos de desarrollo, usos de suelo, tipologías de obras ni costos. Propuesta: Dada la relación que existe en el flujo de la información, desde donde se origina o solicita, como se tramita y como se resuelve, se evidencia que el principal interés es la rendición de cuentas sobre lo actuado y la cantidad de acciones realizadas. No se aprovecha la riqueza de información que ofrecen los documentos por cuanto no se registra, por ende no hay cultura de sistematizar la información para su análisis, diagnóstico ni planificación. Estos aspectos se evidencian por la ausencia de un sistema que registre el detalle de la información, por la ausencia de protocolos o lineamientos de respaldo de los datos para garantizar su almacenamiento e intercambio con otros procesos. Nuevamente se establece la necesidad de contar con un sistema de registro de datos que sea uniforme, estándar y accesible para la consulta, análisis y evaluación de la información y también de la gestión de cada proceso. La información que debe contemplar el sistema de inspección para ingreso de datos debe ser coincidente con los que se registran en el sistema de notificación de manera que se puedan relacionar con el proceso de inspección, es decir:    

    

CT Remitente o Solicitante (Plataforma, Permisos y Patentes, Contraloría de servicio, Oficio) Distrito Localización (permitirá relacionar la información con el permiso de construcción y extraer información como fin, área, material de piso, paredes y techo, monto de la obra, cantidad de niveles y en el caso de viviendas además N° aposentos y N° dormitorios) Manzana Propietario Cuenta Motivo Fecha

3.5. Policía Municipal La Policía Municipal emplea en el ejercicio de sus funciones cinco formularios que son: Parte Policial, Acta de Registro y Decomiso, Notificación Policial, Acta de Fiscalización y Acta de hallazgo. Los

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formularios son llenados a mano por los funcionarios, luego son ingresados a una base de datos en Excel y custodiados por la funcionaria Sandra Ríos, quien se encarga además de entregarlos y de llevar el control. El objetivo de cada formulario es el siguiente: 

 





Parte Policial: Se aplica a las personas tanto físicas como jurídicas que han sido encontradas infraganti en algún tipo de ilícito, Contravención, Delito o Infracción de leyes y Reglamentos, que van en contra del orden jurídico. Acta de registro y decomiso: Se emplea cuando proceden cuando hay evidencia de delito y deben levantar el acta de decomiso. Notificación policial: Se usa cuando debe prevenir a la persona física o jurídica, de acuerdo a la legislación vigente de diferentes disposiciones. Está notificación se envía al Ministerio Público donde la persona debe presentarse pues en caso de no hacerlo el Ministerio le da una citación. Acta de Fiscalización: Es cuando la policía inspecciona 0 fiscaliza las condiciones de trabajo de los locales comerciales, del apego a la moral y las buenas costumbres en las actividades desarrolladas en los establecimientos. La inspección se realiza en negocios cuando existe denuncia o la policía advierte que se realizan actividades que desvirtúan el permiso otorgado, sea de patentes, permiso de salud o patente vencida. Acta de hallazgo: Cuando se encuentra una evidencia que no pertenece a nadie y deben levantar un acta de hallazgo.

La funcionaria Ríos solicita a sus compañeros de la Policía que le presentan los formularios y así recoge la información que vuelca en una Hoja Excel, con los problemas que ello representa en cuanto a seguridad, errores u omisiones. Estas bases solo permiten registrar los hechos y es interés de que se pueda usar para algunos análisis básicos, pero no hay la capacidad humana ni técnica para hacerlos, solo se emplean para medir o controlar en cierta forma las actividades desarrolladas.

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Cuadro N° 3 Información registrada en las Bases de Datos de la Policía Municipal

INCIDENCIA

VENTAS AMBULANTES

FISCALIZACION

Fecha

Fecha

Fecha

Hora

Hora

Hora

Nº Parte Policial

Nº Parte Policial

Nº Parte Policial

Nº Acta Decomiso

Nº Acta Decomiso

Nº Acta Decomiso

N° Notificación N° Notificación N° Notificación Policial policial policial Nº Acta Hallazgo

Lugar

Nº Acta Hallazgo

Nº Acta Fiscal.

Distrito

Nº Acta Fiscal.

Lugar

CD - DVD

Lugar

Distrito

Código Ambulante

Clasificación victima

Venta

Distrito

de Nombre

Local

Motivo de aprensión Datos

Motivo

Modo Operar

Código Policial

CD - DVD

Evidencia

Oficial 1

Modo Operar

Arma cortante

Oficial 2

Arma cortante

Arma de fuego Puros

Arma de fuego Puros

MARIHUANA Puchos

Puchos

Tocolas

Tocolas

Dosis Crack

Dosis Crack

Dosis Cocaína

Dosis Cocaína

Nombre

Nombre

Datos

Datos

Nacionalidad

Código Policial

Código Policial

Oficial 1

Oficial 1

Oficial 2

Oficial 2

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Las variables incluidas que son sujetas a estadísticas y análisis son :   

 



  

Fecha: se refiere al día, mes y año en que ocurren los hechos Hora : Se registra en formato de 12 (am, pm) la hora de la acción policial Lugar: se refiere a la ubicación geográfica donde ocurren los hechos, si ocurren en el casco céntrico se designa por calles y avenidas, en otros casos se menciona el lugar como es Campo Erial, Parques, Barrios, Edificios. Distrito: Nombre del Distrito del Cantón Clasificación de la víctima: En este campo se reporta una gran variedad de designaciones, sexo en el caso de una persona, también actividades económicas como Bar, Centro Educativo, Camión, Salud Pública, Indigente, Menor de edad, Casa de habitación entre otras varias. En este momento la clasificación se da de acuerdo a lo establecido por la compañera encargada. Motivo de la aprensión: Con esta variable se especifica la causa o motivo por el cual se realiza la detención, esta clasificación tiene categoría diferentes a las que se emplean en el Poder Judicial debido sobre todo al campo de intervención que presentan ambas instancias. Nombre: Se refiere al nombre del victimario, imputado, delincuente. Datos: Se consigan la cédula de infractor Código Policial: permite identificar la categoría del personal de la Municipalidad que realizó la acción con los siguientes códigos: o MTA: motonetas o P: Patrullas o M: Motos o UTA: Venta o K: Canina o AP: Recorrido a pie o UANM: Unidad de Apoyo a la Normativa Municipal en los altos del Mercado Central o 1: Ciclo policletos

Análisis: Las bases de datos que se llevan en la Policía Municipal, al igual que se hace con otros registros, se utilizan para analizar la gestión de la policía, pero al realizar un análisis de los datos se observan lo siguientes:   

Las tres bases de datos que registran tienen la mitad o más de variables comunes, ello significa que se pueden compartir y combinar la información. Hay algunas inconsistencias y errores de ingresos en la información que surgen del hecho de incorporar a mano la información y no por medio de un sistema La cobertura geográfica de las acciones es limitada ya que la acción policial se centra en los cuatro distritos del casco central,

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



en el resto de los distritos no existen delegaciones de la policía pues se han cerrado y las acciones que se realizan son en respuesta a denuncias o solicitudes de otros organismos. Esto queda reflejado en los datos pues refleja gran heterogeneidad en la cantidad de casos atendidos en los diferentes distritos. La denominación de las variables ingresadas son particulares y propias de la Policía Municipal, no tienen una clasificación que permita la comparabilidad con otras fuentes oficiales como son las que trabaja el Ministerio Público o el Organismo de Investigación Judicial El formato en que se registran los datos, Hoja Excel, es muy vulnerable y sensible a los errores tipográficos que se realizan en el registro de la información.

Propuesta: En los últimos años, el tema de seguridad ciudadana ha tomado gran relevancia por lo cual conocer y ubicar con precisión las zonas y horarios más vulnerables, la tipología de hechos que se comenten así como el tipo de víctimas más frecuentes, permitiría establecer estrategias de intervención, la preparación del recurso humano y la coordinación con otras instancias vinculadas a la seguridad. Desde este punto de vista, es importante que la Policía Municipal cuente con un sistema de reporte y registro de la información que sea lo más preciso posible en cuanto a la designación y clasificación de los datos. Para alcanzar estos objetivos se requiere lo siguiente: 1. Los formularios o reportes que deben llenar los funcionarios estén completos, claros y precisos. Quizás convendría tener una sesión de trabajo con ellos para demostrarles el uso de la información y la importancia de que el registro cumpla con los criterios de calidad expuestos. 2. Es perentorio que la persona encargada de ingresar la información cuente con un sistema de entrada de datos en el cual están tipificados o clasificados las víctima, los delitos y los lugares de ocurrencia reportando el Barrió además de la dirección. 3. Si bien el ámbito de acción de la policía municipal es más restringida que la de los organismos de seguridad, en ocasiones actúan de manera coordinada y conjunta, por ello es importante que se consoliden o integren ambas informaciones, lo cual exige la uniformidad de las categorías de análisis como es víctima, delito, lugar del hecho, residencia de la víctima. 4. Una vez que se dispongan de estadísticas completas se podrán construir indicadores de seguridad ciudadana como también mapas que reflejen la situación de riesgos para la ciudadanía que vive o transita en San José.

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3.6. Contraloría de Servicios La función de esta oficina es atender las demandas que plantean los usuarios para denunciar o reclamar sobre servicios que brinda la Municipalidad o sobre actos que contraviene las normativas establecidas. La atención de las denuncias es de carácter personal y se pueden realizar de manera personal, telefónica o electrónica, su procedencia puede ser interna o externa a la Municipalidad. Una vez planteada se registra en un formulario para su ingreso, seguimiento y cierre. Los datos que se recogen son:            

   

Consecutivo Fecha Nombre Domicilio Distrito Barrio Teléfono N° Cédula Clasificador (consulta, denuncia, pregunta, queja, solicitud, sugerencia, felicitación, otra) Canal de ingreso (Buzón físico, Buzón Web, Fax, Nota escrita, Teléfono, personal) Asunto: Descripción del asunto Órgano relacionado: Nombre de la dependencia a la que compete el asunto (Administración, Jurídico, Informática, Hidrología, Inspección, Corredor Biológico, Gestión urbana, Comité Cantonal entre otras) Gerencia Estado Oficios generados Cierre

Para ello, internamente también se ha desarrollado en Access una pantalla que acumula los casos en una Base de Datos y que permite generar reportes sobre la cantidad, tipo, tiempo de respuesta y condición de los casos. Estos reportes, también diseñados internamente, les permiten cumplir con las demandas de informes que exigen la Contraloría General de la república, MIDEPLAN así como para rendición de cuentas o informes que exige internamente la Municipalidad. Durante el presente año, se tenían registrados al mes de agosto 1.156 casos, un promedio mensual de 115 y un tiempo de respuesta de casi

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dos días. Cabe mencionar que cuentan acumulados los casos desde el año 2008. Análisis: El esfuerzo realizado para registrar los casos y generar los reportes ha sido muy importante para el seguimiento de los casos así como para la elaboración de los variados informes que deben presentar. La información que registran es muy completa, deben depurar pequeños errores que se dan en algunos registros y completar claramente toda la información, pues la variable Barrio no es correcta y muchas veces omitid La cantidad de variables que recoge son las más importantes, y las necesarias para el correcto seguimiento de los casos, solo para fines de análisis se les sugirió que incorporen la variable de género y precisen con mayor exactitud la designación del Barrio. Como se expuso, el sistema de registro y los reportes fueron desarrollados internamente, acorde a sus requerimientos, empleando las herramientas de Access, lo cual implica que no está vinculado a ningún otro sistema institucional ni cuenta con las medidas de protección y respaldo para resguarda las bases acumuladas. Propuesta: En las condiciones actuales que tienen las bases de datos, permitirían realizar análisis para establecer que servicios son los que la ciudadanía o los funcionarios, consideran que deben mejorar, que requieren de mayor divulgación para saber hasta dónde es la competencia municipal o que están bien desarrollados, incluso ubicarlos geográficamente. Una vez incorporada en la base las variables de género y precisado el Barrio, el análisis será más amplio pues se puede sacar un perfil demográfico de los usuarios, una focalización de las demandas e incluso devolver esa información a las dependencias de la Municipalidad para que las consideren en sus proyectos al establecer que fue realizado de manera correcta o regular, es decir que esto permitiría en cierta forma tener una evaluación de los servicios institucionales. Estas estadísticas podrán respaldar las Encuestas de Opinión que realiza la oficina y sustentar las causas de la opiniones obtenidas. Es importante que este sistema sea integrado a un sistema de información municipal para que por medio de la cédula o nombre del usuario se pueda vincular, en caso de ser propietarios, con la información catastral que se tenga y así incluso georeferenciarlo. Adicionalmente, se podría vincular con los trámites que haya realizado

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o tenga pendiente en la Municipalidad, lo cual podría ayudar en agilizar las respuestas. 3.7. Hidrología Este proceso trabaja según las prioridades establecidas en su Plan Operativo, pero también en atención a quejas o peticiones que hacen llegar los ciudadanos vía teléfono, correo o por medio de la Contraloría de Servicios o emergencias. Para atender las quejas cuentan con un Sistema que se creó para automatizar la recepción y asignación de los trabajos, sirve también para el seguimiento y control en el cumplimiento y tiempo de las asignaciones que se realizan a partir de cada demanda. Los datos que registra el sistema son:         

Fecha Nombre Teléfono N° cédula Canal (medio por el cual llega teléfono, correo, interno) Domicilio Distrito Problema Remite (funcionario a quien se asigna)

El sistema permite archivar, procesar o generar reportes, con los datos ingresados se puede ubicar el problema y generar los reportes de trabajo que se crearán como de los realizados. Al plantearse de integrar otras variables como lo es especificar el Barrio, expresan que cuentan con listado que hace tiempo les suministró Informática, pero es un dato que los ciudadanos manejen con seguridad, pues incluso la dirección que brindan no suele ser clara para llegar a atender la queja. En cuanto al reporte que genera con el ingreso la queja y su información, la coordinadora lo asigna y luego la resolución que se tenga es escrita en el mismo reporte, que posteriormente es archivado. Adicionalmente, el sistema permite generar reportes periódicos para establecer la cantidad de quejas atendidas, el estado en que están, a quien se asignó y su resolución.

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Sistema Red Pluvial: es un sistema que están alimentado y completando en Arc View, un sistema de información geográfico que inicia en el año 2002 e indica ríos, quebradas, así como también la ubicación, tamaño y características de Tragantes, Pozos y tuberías de la Red Pluvial, visualmente es las carreteras de agua que recorren la ciudad. Con sus distritos y barrios. El sistema se inicia en el 2002 y a la fecha tiene incluidos los distritos de Zapote, San Sebastian, San Francisco, Mata Redonda, Hatillo y Carmen. Análisis: Los sistemas de información que trabajan en Hidrología se manejan de manera independiente y con fines distintos. 



El sistema par atender quejas está plateado con variables o datos básicos que, de manera similar a los otros sistemas de registros, que diseñó y emplean para atender y organizar las actividades que les demandan, función meramente de gestión y que no se vincula a un sistema de información integrado que permita conocer o precisar la localización de la queja a partir de los datos que suministran. Ejemplo de ello sería que cuando suministran la cédula se pueda consultar y establecer si la persona está en el registro de contribuyentes y así tener su localización, o bien si dan la dirección se puedan preciar el Barrio al que pertenece lo cual ayudaría a los funcionario que la atiende a llegar con mayor precisión. El sistema de Red Pluvial, es muy importante no solo por la información sobre ríos, quebradas, tragantes, pozos y tubería que registra sino también para la atención y planificación de actividades, pero no está vinculado al sistema de información geográfico del catastro, incluso se maneja con diferente software pese a que ello no es un impedimento para relacionarlos, pero si estuviesen articulados se podrían trabajar y desplegar las capas de información de una forma actualizada y ligada.

Propuesta: Llama la atención que pese a que ambos sistemas atiende la misma información, es decir los tragantes, tuberías u elementos, uno en el caso que presentan problemas por que hay perdidas de agua, por que están tapados o rotos; en el segundo caso es que se identifican todos los elementos y se digitalizan asociados a un sistema de información geográfico, ambos sistemas no están relacionados.

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El conocer y precisar los lugares y momentos en que se dan los problemas, si se tienen sistematizados y analizados puede apoyar y sustentar las prioridades de atención, mantenimiento o renovación de elementos - tragantes, tuberías, pozos etc.- . Si los sistemas de información que se manejan (catastro e hidrología debe estar integrados y conectados para que a la hora de atender una queja sea más expedito identificar o localizar el problema con mas precisión, así también permitiría actualizar la información sobre el estado en que se encuentran los elementos de hidrología. Si la información de las quejas se integra en una base de datos asociada a Sistema de Información geográfico, sustentaría los niveles de vulnerabilidad o riesgos, las prioridades y tipos de atención que deben atenderse o solucionarse. 3.8. Servicios Culturales Corresponde a este proceso la promoción de la cultura en diferentes espacios del Cantón, sean barrios, capital asociaciones. Es así que cuenta con siete bibliotecas y apoya a 10 equipos de futbol que agrupo aproximadamente a 600 niños de diferentes edades y niveles de futbol. En la ciudad capital promueven actividades más culturales como conciertos, exposiciones, ferias de libros; en los barrios las actividades son más de gestión como es capacitación, talleres, competencias entre otras. De las actividades que llevan a acabo cuentan con memorias, registros visuales y sistematizaciones, en el servicio de biblioteca tiene el registro individual sobre las personas atendidas y servicios solicitados. Los resultados de su gestión lo miden por medio de las encuestas de percepción ciudadana que lleva a cabo la Contraloría de Servicios. Se encuentran levantando u registro de organizaciones locales en las comunidades y distritos con el objeto de invitarles e incorporarlas en las actividades que realizan sobre tópicos de cultura, salud, educación o esparcimiento. Llevan un recuento de actividades realizadas y población atendida a partir de los informes, memorias o reportes escritos que le presentan, no tiene los recursos humanos o tecnológicos para registrar en bases de datos las actividades, la cobertura geográfico ni de personas, son 10 personas en la oficina céntrela más 52 en las bibliotecas.

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Los recursos económicos que se le brindan no alcanzan a cubrir las expectativas de actividades que programan, por ello deben coordinar las actividades para hacerlas de manera conjunta con otras dependencias como mejoramiento de Barrios, Policía Municipal, Contraloría de Servicios o Asociaciones locales. Análisis: Las numerosas y diferentes actividades que desarrolla solo quedan registradas en informes escritos, no se tiene ningún sistema de ingreso de información que se vaya acumulando de manera que se integre en una base de datos. Plantean la necesidad de que debe existir una directriz o política institucional que establezca el tipo y forma de registro de información. El enfoque social que tiene este proceso en todo su accionar no muestra ser prioridad institucional, no se le asignan los recursos económicos que por ley les corresponden (un porcentaje de las ventas de bebidas alcohólicas debe destinarse a bibliotecas) , no se le dan los recursos tecnológicos para respaldar sus actividades, la cobertura y el impacto social. Propuesta: Es perentorio que cuenten con un sistema de registro de las actividades que realizan donde se reporten al menos los siguientes datos:  Fecha:  Lugar: (parque, escuela, asociación, biblioteca, polideportivo etc)  Ubicación:  Barrio:  Distrito:  Objetivo:  Coordinador responsable:  Publico meta:  Total de asistentes:( desagregada en lo posible por sexo).  Tipo de actividad: (concurso, concierto, feria, exhibición, capacitación, competencia, etc)  Respaldo de la actividad: ( video, lista, reporte, sistematización)  Procesos Municipales de apoyo o acompañamiento:  Copatrocinadores Externos: (empresas, escuelas, asociación, etc.)  Recursos humanos demandados  Recursos materiales utilizados 4. Conclusiones Si se integran todas las opiniones, situaciones y sugerencias dadas en cada proceso, podemos destacar lo siguiente:

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1º.

2º. 3º. 4º.

5º.

6º.

7º.

8º.

Los sistemas están desarrollados ad-hoc con el fin de monitorear la gestión y rendimiento de los funcionarios y para rendición de cuentas, no así como sistemas de información que generen estadísticas para su análisis y generación de estadísticas o indicadores. Los sistemas son específicos e individuales, es decir no están integrados y por ende no pueden ser consultados por otros procesos. No hay lineamientos sobre que debe registrarse lo cual hace que no haya estandarización en las denominaciones o registros de los datos, lo cual impide que puedan complementarse o integrarse. A excepción de Plataforma que aplican los lineamiento de la Norma ISO y cuentan con un Sistema desarrollado para registrar y consultar todos sus trámites, ningún otro proceso tiene documentado los procedimientos, hecho que hace más sensible las bases de datos que se levantan pues, la forma en que se registra los datos no siempre es la misma. Los procesos que cuentan con Sistemas de entrada de datos o registro, emplean sistemas desarrollados internamente en Access, lo que significa que no han sido desarrollados pro Informática y por lo tanto ellos tampoco resguarda las bases de datos, hecho muy vulnerable por que exponen a que un daño en las computadoras ponga en riesgo las bases creadas. Es imperios que se articule y normalice la información a registrar, que se elaboren los metadatos de las variables que contengan y se redacten Manuales de procedimiento que establezcan forma, designación y valores de las variables a registrar y preverse los controles necesarios para evitar omisiones, duplicaciones o alteraciones. También deben ser consensuados entre los usuarios de la información cuales serán los privilegios y niveles de acceso sobre los datos –ingresos, cambios, consulta-. Hay interés explícito en que deben de renovar y proveer los recursos tecnológicos para contar con Sistemas de Registro y Consultas de Información, en general las computadoras que dispone son insuficientes u obsoletas. El sistema de Información que se desarrolle, debe ser integral en el sentido que permita el ingreso, actualización y consulta de los diferentes datos que se recogen a nivel de predio o Barrio, para ello debe de exigirse el acatamiento de incorporar estos datos, según corresponda, en las fuentes que levantan.

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