Oficina de Control Interno Interlocución para actividades de auditoría o evaluación externa Código: PV-GC-2.4-PR-2

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1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO 2. RESPONSABLE(S):

Fecha de actualización: 21-08-2015

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Gestión del Control / Control de la Evaluación y la Gestión Jefe Oficina de Control Interno

3. OBJETIVO:

Interlocutar en los procesos de evaluación o auditoría aplicados a la Universidad por los organismos externos de control, vigilancia o supervisión.

4. ALCANCE:

Inicia con la recepción de la comunicación que anuncia el ejercicio auditor o evaluador y termina con el reporte del seguimiento del Plan de Mejoramiento al Comité Coordinador MECI – CALIDAD

5. MARCO NORMATIVO:

Ley 87 de 1993 que organiza el ejercicio del Control Interno Guía de Auditoría de la CGR ajustada en el contexto SICA 2013 y anexos. Resolución Orgánica 7350/2013 CGR establece el SIRECI

6. CONTENIDO: Nº

Actividad / Descripción

1

Recibe del organismo externo la comunicación sobre la auditoría o evaluación que se practicará en la Universidad.

2

Designa e instruye a la OCI sobre su interlocución del proceso auditor

Cargo Responsable

Punto de Control

Secretaria Rectoría Rector

Rector

Verifica registro de instrucciones a la OCI (acta/oficio) Rector

Determina con el responsable de la Auditoría los detalles de su ejecución. 3

Jefe OCI NOTA: Aplica solamente para las auditorias de la CGR.

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Fecha de actualización: 21-08-2014

Participa de la reunión de inicio de auditoría entre la Universidad y el auditor externo.

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Jefe OCI

NOTA: Aplica solamente para las auditorias de la CGR

5

Recibe del auditor o evaluador los requerimientos escritos y/o verbales de información, cursa su traslado a los responsables y hace seguimiento a sus respuestas en los términos establecidos.

Jefe OCI

NOTA: Las solicitudes verbales aplican solamente para las auditorias de la CGR

6

Recibe, consolida la información suministrada, organiza anexos según los lineamientos del ente externo y retroalimenta para entrega al auditor o evaluador. NOTA: Cuando el evaluador es diferente de la C.G.R., la información se diligencia en línea.

7

8

9

10

Recibe de la Rectoría las observaciones preliminares emitidas por el auditor o evaluador externo.

Cada vez que sea necesario

Jefe OCI Funcionario Designado OCI

Jefe OCI

Verifica registros de traslado

Redirecciona las observaciones preliminares para su argumentación por los procesos implicados.

Jefe OCI

Recopila y retroalimenta con los procesos las respuestas a las observaciones preliminares, y las consolida para su revisión.

Funcionario Designado OCI

Revisa el documento de réplicas y envía al organismo auditor o evaluador.

Elabora los registros de requerimientos por la OCI

Cada vez que sea necesario

Suscribe documento de respuesta

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Fecha de actualización: 21-08-2014

NOTA: Cuando el evaluador es diferente de la C.G.R., la información se diligencia en línea.

Jefe OCI

Recibe de la Rectoría el informe final emitido por el auditor o evaluador y redirecciona a los procesos implicados en los hallazgos.

Jefe OCI

Diligencia la matriz del plan de mejoramiento dispuesto por el organismo evaluador o auditor, con los hallazgos y responsables de las acciones de mejoramiento.

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Cada vez que sea necesario

Funcionario Designado OCI

NOTA: Aplica solamente para las auditorias de la CGR.

13

Traslada a los procesos, la matriz del plan de mejoramiento y fija plazos para su diligenciamiento con la información requerida y su devolución a la OCI.

Jefe OCI

Cada vez que sea necesario

NOTA: Aplica solamente para las auditorias de la CGR.

14

Recibe la matriz diligenciada, retroalimenta y ajusta con los procesos responsables los aspectos de pertinencia y coherencia de las acciones mejoradoras frente a los hallazgos.

Oficio OCI a los procesos mediante correo electrónico

Jefe Equipo OCI

NOTA: Aplica solamente para las auditorias de la CGR. Consolida el plan de mejoramiento para su validación por el Rector y su reporte al ente de control. 15

NOTA: El plan de mejoramiento aplica a los entes de control que lo exijan

Funcionario Designado OCI

Verifica certificación del SIRECI sobre recibo del plan de mejoramiento Jefe OCI

NOTA: El reporte del plan de mejoramiento a la CGR lo realiza el Administrador designado por la Rectoría, a través del SIRECI.

Cada vez que sea necesario

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Consolida el plan de mejoramiento para su validación por el Rector y su reporte al ente de control. 15

16

NOTA: El plan de mejoramiento aplica a los entes de control que lo exijan

Funcionario Designado OCI

Verifica certificación del SIRECI sobre recibo del plan de mejoramiento Jefe OCI

NOTA: El reporte del plan de mejoramiento a la CGR lo realiza el Administrador designado por la Rectoría, a través del SIRECI.

Cada vez que sea necesario

Envía el Plan de mejoramiento formulado e informa a los procesos involucrados sobre sus responsabilidades respecto de las acciones mejoradoras.

Oficio OCI a los procesos mediante correo electrónico

Jefe OCI

NOTA: Aplica solamente para las auditorías de la CGR.

Envía PM al editor del portal web Institucional para su publicación. 17

Anual

Verifica publicación Jefe OCI

NOTA: Aplica solamente para las auditorías de la CGR.

18

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Solicita a los procesos responsables del PM el reporte cuatrimestral de sus avances y evidencias.

Editor Portal Web Institucional Anual

Jefe OCI

NOTA: Aplica solamente para las auditorías de la CGR.

19

Hace seguimiento a los avances, sugiere replanteamiento de las acciones y controles inefectivos y realiza cierre de las que alcanzan un nivel de cumplimiento superior al 80%. NOTA: Aplica solamente para las auditorías de la CGR.

Jefe OCI Equipo OCI

Verifica formato PV-GC-2.4-FOR-2 Acta de seguimiento y Formato PV-GC-2.4-FOR-5 Seguimiento plan

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de mejoramiento Jefe OCI Cada vez que sea necesario

20

Solicita semestralmente a los procesos responsables, la información sobre avances al Plan con sus evidencias. NOTA: Aplica solamente para las auditorías de la CGR.

21

22

Recopila y analiza la información del PM, y estima porcentajes reales de avance, de acuerdo con la valoración de las evidencias reportadas.

Envía al Administrador SIRECI la matriz de avance del PM con los porcentajes estimados por la OCI para su reporte en línea, dentro de los 15 primeros días hábiles de enero y julio de cada vigencia.

Jefe OCI Equipo OCI

Jefe OCI Equipo OCI

Jefe OCI

Jefe OCI

NOTA: Aplica solamente para las auditorías de la CGR.

23

Verifica certificación del SIRECI sobre recibo de avances al PM

Semestral

Envía a los procesos la matriz de PM con los porcentajes de avance estimados por la OCI y Jefe OCI sus recomendaciones.

Matriz con estimaciones y recomendaciones Semestral

24

Envía alertas al Comité Coordinador MECI Calidad sobre los resultados de avance del PM y sus sugerencias de mejora.

Jefe OCI

Suscribe comunicaciones Semestral

NOTA: Las decisiones de la reunión se consolidan en Formato PE-GE-2.2-FOR-6 Acta General de Actividades

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Fecha de actualización: 21-08-2014

Envía matriz de seguimiento al PM para su publicación por el editor del portal web Institucional.

Verifica publicación Jefe OCI

NOTA: Aplica solamente para las auditorías de la CGR.

Archiva los registros de acuerdo a la TRD, para su custodia y control. 26 Ver procedimiento PA-GA-2.1.1-PR-6 Programa de Gestión Documental.

7. FORMATOS:

8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES:

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Funcionario OCI Semestral

Funcionario Designado OCI

Verifica Unidades de Conservación Legajos Funcionario Designado OCI Cada vez que sea necesario.

• PV-GC-2.4-FOR-2 Actas de Seguimiento. • PV-GC-2.4-FOR-4 Plan de mejoramiento. • PV-GC-2.4-FOR-5 Seguimiento del Plan de Mejoramiento. • OCI: Oficina de Control Interno. • Funcionarios OCI: Profesional Universitario, Técnico Administrativo, Secretaria, personal de apoyo (Judicante, monitores, pasantes, OPS) • CGR: Contraloría General de la República. • P.M: Plan de Mejoramiento contiene el conjunto de acciones correctivas y/o preventivas que debe adelantar el sujeto de control para dar cumplimiento, en un período determinado, a la obligación de subsanar y corregir las causas de los hallazgos resultantes del proceso auditor, en fortalecimiento del desempeño del sistema o del proceso evaluado. • Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. • Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que serán evaluadas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumple los criterios de la misma. • Evaluación: proceso que determina en qué medida se alcanzaron los objetivos, proporcionando información para

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• • • • • • • •

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tomar decisiones. Hallazgos: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Proceso: conjunto de actividades que interactúan y transforman los elementos de entrada en resultados. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desarrolladas. Validación: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva, que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. SICA: Sistema Integrado para el Control de Auditorías. SIRECI: Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes de la Contraloría General de la Nación CG SGI CALIDAD- MECI: Sistema de Gestión Integrado Cierre de Acción: Actividad de mejoramiento que por alcanzar un nivel de cumplimiento mayor o igual a 80%, no son objeto de seguimiento, por cuanto satisface el hallazgo.

9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: FECHA

30-06- 2010

21-08-2015

10. ANEXOS:

VERSIÓN: Nº

0

1

CÓDIGO

MODIFICACIONES

MV-GC-2.4-PR-2

Construcción: Procedimiento Interlocución para las actividades de auditoría o evaluación externa.

PV-GC-2.4-PR-2

Cambio de codificación y actualización de objetivo, marco normativo, flujograma y actividades.

Anexo A: Convenciones de procedimientos. Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento.

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ELABORACIÓN

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REVISIÓN

Nombre:

Nombre:

Cargo: Profesional Universitario Fecha: 26-06-2015 REVISIÓN

Responsable Subproceso Cargo: Fecha: APROBACIÓN

Nombre: Responsable Proceso Cargo: Jefe Oficina de Control Interno Fecha: 19-08-2015

Rector Fecha: 21-08-2015

Nota: La firma en el espacio revisión – responsable subproceso, aplica cuando exista el subproceso.

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Anexo A: Convenciones de procedimientos SIMBOLO Inicio

SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias.

Representa la toma de decisiones. Representa una operación.

Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin

Representa el final del procedimiento/proceso.

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Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento RECTOR

ORGANISMO EXTERNO

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

FUNCIONARIO OFICINA DE CONTROL INTERNO

RESPONSABLES DEL PROCESO

INICIO

Comunica a la Institución sobre la auditoría o evaluación que se practicará

Recibe, revisa y realiza designación sobre interlocución del proceso auditor

Informa a la Oficina de Control Interno mediante oficio remisorio

Designación Rectoral

Envía la solicitud a la Oficina de Control Interno mediante mensajería interna (Ver procedimiento PA-GA-2.1.1-PR-1 Tramite y entrega de comunicaciones)

No

Recibe comunicación

¿La auditoría la realiza la Contraloría General de la República?

Si Participa de la reunión de inicio de auditoría entre la Universidad y el Auditor Externo

Elabora y entrega requerimientos de información

Determina con el responsable de la Auditoría los detalles de su ejecución

Recibe comunicación e identifica los procesos responsables Se proyecta el oficio con el que se solicita la información

Revisa los oficios y los avala

Oficio solicitud de información

Proyección oficio de solcitud

Cursa traslado a los responsables mediante oficio remisorio vía electrónica y hace seguimiento a sus respuestas en los términos establecidos.

Recibe solicitud, prepara documentación y entrega información en físico y medio magnético «Ver procedimiento PA-GA-2.1.1-PR-1 Tramite y entrega de comunicaciones»

A

EDITOR PAGINA WEB INSTITUCIONAL

COMITE COORDINADOR MECI -CALIDAD

DIVISION DE GESTION DE PLANEACION Y DESARROLLO

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ORGANISMOO EXTERNO

RECTOR

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

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Fecha de actualización: 21-08-2014

FUNCIONARIO OFICINA DE CONTROL INTERNO

RESPONSABLES DEL PROCESO

EDITOR PAGINA WEB INSTITUCIONAL

A

¿La auditoría es realizada por la Contraloría General de la República?

No

Recibe, consolida la información suministrada y sus soportes

Si

Diligencia Información en línea Recibe información, analiza y emite observaciones preliminares

Recibe, consolida la información suministrada y sus soportes, y retroalimenta para entrega al auditor o evaluador

Recibe, revisa y remite a Oficina de Control Interno

Recibe comunicación identifica dependencias responsables Recibe comunicación e identifica los procesos responsables Se proyecta el oficio con el que se solicita la información

Revisa los oficios y los avala

Oficio solicitud de información

Proyección oficio de solcitud

Cursa traslado a los responsables mediante oficio remisorio vía electrónica y hace seguimiento a sus respuestas en los términos establecidos.

Reciben solicitud y entregan información dentro de los términos establecidos

Recopila y retroalimenta con los procesos las respuestas a las observaciones preliminares,

Realiza Informe consolidado de réplicas y entrega a Jefe de Control Interno para su revisión

Revisa información y avala para envío a ente de control

¿La auditoría es realizada por la Contraloría General de la República?

No

Recibe, consolida la información suministrada y sus soportes

Diligencia Información en línea Recibe información, analiza y remite el informe final a la rectoría Recibe, consolida la información suministrada y sus soportes, y retroalimenta para entrega al auditor o evaluador

B

Si

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COMITE COORDINADOR MECI -CALIDAD

DIVISION DE GESTION DE PLANEACION Y DESARROLLO

Oficina de Control Interno Interlocución para actividades de auditoría o evaluación externa Código: PV-GC-2.4-PR-2 ORGANISMOO EXTERNO

Versión: 1

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

RECTOR

FUNCIONARIO OFICINA DE CONTROL INTERNO

Fecha de actualización: 21-08-2014 RESPONSABLES DEL PROCESO

EDITOR PAGINA WEB INSTITUCIONAL

Página 12 de 15 COMITE COORDINADOR MECI -CALIDAD

B Recibe, revisa y entrega a la Oficina de Control Interno

Recibe de la Rectoría el informe final emitido por el auditor o evaluador

Identifica los procesos responsables

Se proyecta el oficio con el que se identifican los reponsables

Proyección oficio de solcitud

Revisa los oficios y los avala

Oficio solicitud de información

Remite informe final al proceso mediante correo electrónico y establece término de presentación de plan de mejoramiento, con las directrices para su formulación y anexa formato PV-GC-2.4-FOR-4 Plan de mejoramiento

Designa al funcionario responsable del seguimiento

Recibe y revisa información

Realiza asesoría y/o acompañamiento a la formulación del plan de mejoramiento, cuando sean requeridos

Diligencia Formato PV-GC-2.4-FOR-1 acta acompañamiento y asesoría

Formato PV-GC-2.4FOR-1

Suscribe Formato (Responsable del proceso y funcionarios OCI)

Diligencia la matriz del plan de mejoramiento

Matriz Plan de Mejoramiento

Recibe información

Envía Plan de Mejoramiento al Jefe de la Oficina de Control Interno Vía correo electrónico

¿El documento Requiere ajustes?

Si

No

Remite modificaciones al Responsable del proceso

Consolida Información

Matriz Plan de Mejoramiento Consolidado

Recibe el plan Consolidado y revisa la pertinencia de sus acciones

Entrega a Jefe OCI

¿Las actividades mejoradoras no conducen a subsanar el hallazgo?

No Si

Revisa la matriz diligenciada, retroalimenta y ajusta con los procesos responsables los aspectos de pertinencia y coherencia de las acciones mejoradoras frente a los hallazgos

Envía Plan de mejoramieto para conocimiento del Comité Coordinador MECI -Calidad

Recibe y revisa información

C

1

DIVISION DE GESTION DE PLANEACION Y DESARROLLO

Oficina de Control Interno Interlocución para actividades de auditoría o evaluación externa Código: PV-GC-2.4-PR-2 ORGANISMOO EXTERNO

Versión: 1

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

RECTOR

FUNCIONARIO OFICINA DE CONTROL INTERNO

Fecha de actualización: 21-08-2014 RESPONSABLES DEL PROCESO

EDITOR PAGINA WEB INSTITUCIONAL

Página 13 de 15 COMITE COORDINADOR MECI -CALIDAD

DIVISION DE GESTION DE PLANEACION Y DESARROLLO

C

Envía Plan de mejoramiento a los responsables de los procesos

Recibe y revisa información

¿La auditoría es realizada por la Contraloría General de la República?

Si Envía al Administrador SIRECI - Entidad la matriz del PM con los porcentajes estimados por la OCI

Suben información al aplicativo SIRECI y envían certificación del avance

No Certificación SIRECI

Envía matriz del PM al editor para su publicación en el portal web Institucional vía correo electrónico

Entrega a Funcionario de Control Interno para Archivo de Documentación

Recibe solicitud y realiza publicación en portal web institucional

Archiva documentación

1

Solicita a los procesos responsables del PM el reporte cuatrimestral de sus avances y evidencias

Designa al funcionario responsable del seguimiento

Realiza Seguimiento a los avances del plan de mejoramiento

Diligencia Formato PV-GC-2.4-FOR-2 Acta de seguimiento

Formato PV-GC-2.4-FOR-2

Suscribe Formato (Responsable del proceso y funcionarios OCI) Se diligencia matriz de seguimiento del plan de mejoramiento

Matriz de seguimiento del Plan de Mejoramiento

Recibe y revisa información

Envía Matriz de seguimiento del Plan de Mejoramiento al Jefe de la Oficina de Control Interno Vía correo electrónico

¿El documento Requiere ajustes?

No

Si Remite modificaciones al Responsable del proceso

Consolida Información

Matriz de seguimiento del Plan de Mejoramiento Consolidado

Analiza la información del PM, y estima porcentajes reales de avance, de acuerdo con la valoración de las evidencias reportadas

Recibe la matriz de seguimiento del plan de mejoramiento y revisa la pertinencia de sus acciones

Entrega a Jefe de Oficina de control Interno

Hace seguimiento al plan de mejoramiento y sugiere replanteamiento de acciones y controles inefectivos

¿Las soportes sustentan el avance de las actividades de mejoramiento del plan?

No Si

Retroalimenta y ajusta con los procesos responsables los aspectos de pertinencia y coherencia de las acciones mejoradoras frente a los hallazgos

Envía a los procesos la matriz de seguimiento al PM con los porcentajes de avance estimados por la OCI y sus recomendaciones

D

Recibe y revisa información

1

Oficina de Control Interno Interlocución para actividades de auditoría o evaluación externa Código: PV-GC-2.4-PR-2 ORGANISMOO EXTERNO

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

RECTOR

Versión: 1

Fecha de actualización: 21-08-2014

FUNCIONARIO OFICINA DE CONTROL INTERNO

RESPONSABLES DEL PROCESO

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EDITOR PAGINA WEB INSTITUCIONAL

COMITE COORDINADOR MECI-CALIDAD

D

Envía alertas al Comité Coordinador MECI Calidad sobre los resultados de avance del PM y sus sugerencias de mejora

Recibe y revisa información

1 Entrega a Funcionario de Control Interno para Archivo de Documentación

Archiva documentación

Solicita semestralmente a los procesos responsables, la información sobre avances al Plan con sus evidencias

Designa al funcionario responsable del seguimiento

Realiza Seguimiento a los avances del plan de mejoramiento

Diligencia Formato PV-GC-2.4-FOR-2 Acta de seguimiento

Formato PV-GC-2.4-FOR-2

Suscribe Formato (Responsable del proceso y funcionarios OCI)

Se diligencia matriz de seguimiento del plan de mejoramiento

Matriz de seguimiento del Plan de Mejoramiento

Recibe y revisa información

Envía Matriz de seguimiento del Plan de Mejoramiento al Jefe de la Oficina de Control Interno Vía correo electrónico

¿El documento Requiere ajustes?

Si Remite modificaciones al Responsable del proceso

No Consolida Información

Matriz de seguimiento del Plan de Mejoramiento Consolidado

Analiza la información del PM, y estima porcentajes reales de avance, de acuerdo con la valoración de las evidencias reportadas

Recibe la matriz de seguimiento del plan de mejoramiento y revisa la pertinencia de sus acciones

Entrega a Jefe de Oficina de control Interno

Hace seguimiento al plan de mejoramiento y sugiere replanteamiento de acciones y controles inefectivos

¿Las soportes sustentan el avance de las actividades de mejoramiento del plan?

No Si

Retroalimenta y ajusta con los procesos responsables los aspectos de pertinencia y coherencia de las acciones mejoradoras frente a los hallazgos

Envía a los procesos la matriz de seguimiento al PM con los porcentajes de avance estimados por la OCI y sus recomendaciones

E

Recibe y revisa información

DIVISION DE GESTION DE PLANEACION Y DESARROLLO

Oficina de Control Interno Interlocución para actividades de auditoría o evaluación externa Código: PV-GC-2.4-PR-2

ORGANISMO EXTERNO

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

RECTOR

Versión: 1

Fecha de actualización: 21-08-2014

FUNCIONARIO OFICINA DE CONTROL INTERNO

RESPONSABLES DEL PROCESO

EDITOR PAGINA WEB INSTITUCIONAL

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COMITE COORDINADOR MECI -CALIDAD

DIVISION DE GESTION DE PLANEACION Y DESARROLLO

E

Envía alertas al Comité Coordinador MECI Calidad sobre los resultados de avance del PM y sus sugerencias de mejora

Recibe y revisa información

1 ¿La auditoría es realizada por la Contraloría General de la República?

Envía al Administrador SIRECI - Entidad la matriz de seguimiento de avance del PM con los porcentajes estimados por la OCI

Suben información al aplicativo SIRECI y envían certificación del avance

No Certificación SIRECI

Envía matriz de seguimiento al PM para su publicación por el editor del portal web Institucional mediante correo electrónico

Recibe solicitud y realiza publicación en portal web institucional

1 Entrega a Funcionario de Control Interno para Archivo de Documentación

Archiva documentación

1

FIN