Open ERP •

Open ERP es un sistema de Planificación de Recursos Empresariales, por lo que permite realizar una gestión integrada de todos los medios con lo que cuenta la empresa.

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Entre sus características están la contabilidad analítica, contabilidad financiera, gestión de almacenes/inventario, gestión de ventas y compras, automatización de tareas, campañas de marketing, etc. Todo dentro de procesos adaptables a las características de la organización.

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Ventajas de Open ERP – Completo: con más de 200 módulos específicos para distintos sectores de actividad. – Potente: contiene herramientas de análisis y generación de informes.

– Flexible: se adapta fácilmente a las necesidades de las empresas.

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Ventajas e integración de Open ERP con otras aplicaciones para la gestión – Libre: hay una importante comunidad de desarrolladores que aportan de forma gratuita su experiencia en la herramienta. – Accesible: se suministra bajo licencia sin gastos de adquisición. Sólo se paga por los costos de integración y adaptación a las necesidades de su empresa. – Avanzado técnicamente: así por ejemplo, soporta múltiples vistas de la contabilidad.

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INICIO DE SESIÓN •

Para abrir por primera vez una sesión de Open ERP (desde Mozilla o Google Chrome) vaya a su cuenta de correo de la universidad y busque un mensaje con el que se muestra en la imagen:

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Al hacer clic en siguiente enlace (si su navegador por defecto es Chrome) encontrará la ventana:

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Introduzca su dirección de correo de la universidad, un nombre de usuario (su nombre y dos apellidos) y escoja un password que deberá repetir.

INICIO DE SESIÓN •

Deberá abrírsele una ventana donde vea un banner con la imagen de Pequeña organización. Si hace clic sobre el mismo entrará en su sesión:

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Al entrar en nuestra sesión encontraremos una ventana como la de la imagen:

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INICIO DE SESIÓN •

La próxima vez que entre vaya a www.openerp.com:

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Y haga clic en Entrar. Introduzca su dirección de correo de la universidad su password.

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INICIO DE SESIÓN •

Lo primero que hará al entrar en su sesión es hacer clic en su nombre de usuario (esquina superior derecha), y escoger Preferencias. Actualice su Firma (y Guardar):

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Desarrollo de ejemplos •

Vamos a crear una empresa que llamaremos pequeña organización que se dedique a la compra/venta de productos.

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Al tratarse de un Sistema de información ERP, sería interesante que estudiáramos cómo están implementadas algunas de las características que mejor definen a este tipo de sistemas: – Su sentido global: que trate de hacer frente a todas las necesidades de información de nuestra pequeña organización. – La naturaleza estándar de la solución: que se adapte fácilmente a las necesidades de nuestra pequeña organización.

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roles de los usuarios •

Antes de nada hemos de distinguir en los ejemplos que vamos a desarrollar los roles que tienen los usuarios del sistema.

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Los roles resumen los distintos permisos de acceso a los componentes del sistema. Así, un Empleado de pequeña organización, podrá gestionar su propio material de recursos humanos (petición de ausencia, partes de horas, etc. Sin embargo un Responsable de Ventas, tendrá acceso a la configuración de ventas así como a los informes estadísticos.

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Para el usuario estándar se han escogido una serie de roles que conforman su rol:

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roles de los usuarios •

Esto significa que, por ejemplo que el usuario estándar no podrá realizar operaciones de ventas (no aparece en su rol) pero sí es responsable de proyectos, por lo que podrá crear proyectos y asignarles tareas en los mismos a los empleados de la organización.

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También es usuario de compras de productos por lo que podrá hacer pedidos de compras, acceder a los productos y generar facturas de dichos pedidos.

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Además tiene acceso a las aplicaciones enlazadas al rol de gestor financiero y, por último, podrá compartir la documentación que genere con otros usuarios del sistema.

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En este sentido, la adaptabilidad de OpenERP depende de la habilidad del Administrador del sistema para gestionar los diferentes roles de los usuarios (pudiendo en su caso crear roles adecuados a la organización).

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Compras de productos •

Para estudiar la globalidad de openERP (conecta las necesidades de información de las distintas secciones de la organización), vamos a ver cómo la solicitud de compra de un usuario estándar (es una solicitud porque no es responsable de las compras, sólo usuario), afecta a distintas unidades funcionales de la pequeña organización (se genera una solicitud de presupuesto, una factura, etc. Que implica a los departamentos de ventas y de contabilidad).

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En efecto, hagamos en la ventana de nuestra sesión Purchases->Compra>Pedidos de compra->Crear:

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Compras de productos •

Como proveedor escogeremos a proveedor1 (cocinas económicas) y hacemos clic en Añadir un elemento y escogemos la cocina a la que añadimos los datos que se muestra en la figura (con el impuesto y precio por unidad mostrados). Habremos de hacer clic en actualizar y Guardar:

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Compras de productos •

Envíela por correo electrónico al Administrator ([email protected]), ya que es parte del trabajo (quite a proveedor1 en los destinatarios). Ponga como asunto imagen1 del trabajo de openerp:

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Compras de productos •

En este punto, aún no se ha confirmado el pedido (está en fase de solicitud. Ver la barra superior donde se indica la fase de la transacción).

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Si confirmamos el pedidos (hacer clic en el botón correspondiente), esto hará que se genere una factura (vaya a Contabilidad->proveedores->facturas proveedor, estará listada con su nombre de usuario al lado).

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Vuelva atrás y haga clic en recibir factura (también haga Validar):

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Compras de productos •

Ahora podremos imprimir la factura de esta solicitud de compra: (imprimir>factura) y obtener un pdf que se guardará en descargas:

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Envíe esta factura al administrador (Administrator [email protected]) . Hágalo desde redactar mensaje en Mensajería. Ponga en el asunto factura de la solicitud de compra de la cocina. No ponga nada en el cuerpo. En adjuntos busque Factura.pdf. - 15 -

Módulos de OpenERP •

OpenERP incluye más de doscientos módulos (no están todos presentes en la instalación gratuita), los cuales brindan una gran ayuda a la hora de trabajar con el mismo.

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Describiremos algunos según una serie de grupos que conforman cierto tipo de funcionalidades.

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Administración (instalado por defecto): – Este modulo va a permitir realizar todos los cambios que se crea pertinente para la mejor utilización del programa. – Por ejemplo: puede crear usuarios con sus respectivos perfiles; crear accesos; definir secuencias en cuanto a las aplicaciones presentes en los módulos; definir la estructura de la base de datos; definir acciones y ejecutar; además permitir la creación de las cuentas que se van a utilizar.

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Módulos de OpenERP •

Contabilidad y finanzas:

– En este modulo se puede definir los periodos contables, cuentas contables, libros (definición de libros), impuestos , presupuesto, modelos, términos de pago, contabilidad analítica (en donde se definen los bancos y la monedas que se van a utilizar), asientos (en donde se registran todos los asientos contables), procesamiento periódico (se refiere a las conciliaciones en la cuentas, es decir a discrepancias de la cuentas con lo que puede ocurrir en la realidad), facturas, gráficos (este modulo se refiere a tablas analíticas en donde se relacionan las cuentas) e informes. •

CRM (Customer Relationship Manager): – Este modulo se refiere al gestor de relaciones con los clientes (customers) y los proveedores (suppliers), lo que se busca con este modulo es suplir las necesidades del cliente o proveedor, mediante una mesa de ayuda.

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Módulos de OpenERP •

Recursos Humanos:

– Lo que permite este modulo es llevar un seguimiento a los empleados de la empresa, toda la información pertinente del mismo, nombre, usuario, empresa, permite asignar equipos, roles o días de vacaciones (teniendo en cuenta las disposiciones de ley, maternidad, etc.). •

Control de Inventarios: – Permite llevar un control de todas las existencias físicas que existen dentro de la empresa, teniendo en cuenta las políticas de la empresa, es decir el numero mínimo de unidades del producto, y el máximo. – Además permite realizar las órdenes de compra y de venta.

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Módulos de OpenERP •

Producción:

– Permite realizar las ordenes de producción y de abastecimiento de la empresa, teniendo en cuenta las políticas de inventarios establecidas en el modulo de control de inventarios. Diferenciando las ordenes en: inicio, proceso y en espera para visto bueno. – Además este modulo permite generar una lista de materiales que se necesitan a la hora de la producción, mediante un procesador de abastecimiento. •

Compras: – Permite generar las ordenes de compra para la realización de la producción, diferenciando entre las ordenes de compra en proceso de aprobación y entre las ordenes de compra en progreso. Además permite realizar cotizaciones antes del proceso de aprobación de las compras. - 19 -

Módulos de OpenERP – Otro componente importante de este modulo es el hecho de que permite realizar informes tanto mes a mes como un compilado de todos los meses, permitiendo que se hagan diferenciando entre productos y categorías de productos. •

Ventas: – Permite tener un informe completo de las ventas de la empresa, teniendo en cuenta las sucursales que posea la empresa, por eso el modulo diferencia entre ventas totales y “mis ventas” para referirse a las ventas por sucursales.

– Además diferencia las cotizaciones, ventas en progreso, las ventas con excepciones de transporte, ventas para ser facturadas y ventas con excepción a la hora de facturación.

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Sistemas CRM •

Son sistemas de información especializados en las relaciones de la empresa con los clientes.

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Con relación a un ERP, un CRM ofrece las siguientes herramientas: – Herramientas de Marketing que permiten realizar prospecciones del mercado para adquirir nuevos clientes mediante la gestión de campañas. – Herramientas de ventas generando propuestas, agentas de contacto y previsiones. – Herramientas de comercio electrónico que haga el proceso de la venta sencillo, rápido y eficaz. – Herramientas de servicio post-venta y atención al cliente.

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La demo de Open ERP •

En https://www.openerp.com/es/ podemos encontrar una demo de Open ERP que nos ayudará a comprender mejor las posibilidades que nos ofrece el sistema ERP.

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Posteriormente, una vez realizados estos ejercicios, podríamos pasar a abrir de nuevo nuestra sesión y (dependiendo del perfil de usuario que el administrador nos haya asignado), implementar nuestra organización según sus peculiares características.

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Tipos de ejercicios que podemos realizar con la demo: – Vista listas: mediante una lista podremos por ejemplo ver todos los registros de peticiones de ventas. – Vista formularios: mediante esta vista veremos la misma lista de peticiones de ventas registro a registro.

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Tipos de ejercicios con la demo Open ERP – Opciones de búsqueda: A la derecha de las distintas vistas (listas, calendario y gráficos) se dispone de una caja para establecer búsquedas – Filtros: dependiendo de la lista de registros podremos establecer distintos filtros de manera que solo veremos los que cumplan las condiciones impuestas por los mismos. – Agrupaciones: podremos listar agrupando los distintos registros según diferentes grupos establecidos. – Filtros personalizados: si establecemos varios filtros es posible guardarlos con un nombre para usarlos más tarde. – Búsqueda avanzada: con esta búsqueda establecemos condiciones muy generals con campos relacionados con los registros listados. – Añadir al tablero: cualquier listado, calendario, gráficos o formulario puede añadirse al tablero para visualizarlo más tarde junto a diferentes informes. - 23 -

Ejercicios con la Demos Open ERP •

Ejercicio 1: en la lista de clientes ordenar los contactos en orden alfabético inverso. – Vamos a Ventas > Ventas > Clientes. Cambiamos de vista Kanban (una vista de un listado de fichas) a vista lista.

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Ejercicio 2: liste los contactos poniendo el filtro avanzado: contiene en el nombre ‘as’. – Después de listar los clientes, en el filtro pondremos clientes y proveedores. Nos vamos a búsqueda avanzada; escogemos el campo Nombre y establecemos que contiene la cadena as.

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Ejercicio 3 : mostrar el gráfico asociado a los pedidos de venta del cliente Agrolait. – Vamos a Ventas > Ventas > Pedidos de ventas y haremos clic en Vista gráfico (el ultimo botón de la derecha) y filtrar (caja de filtro encima) por el cliente especificado.

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Ejercicios con la Demos Open ERP •

Ejercicio 4: liste los clientes que son personas y agrúpelos por compañías. Muestre el listado con la vista Kanban. – En el listado de clientes establecemos el filtro personas y agrupamos por compañía. Haremos clic en el botón vista Kanban.

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Ejercicio 5: suponga que habitualmente le gusta ver a sus contactos (clientes personas) agrupados por compañías. Cree un filtro personalizado llamado contactos_compañías que le permita aplicarlo fácilmente. – Vamos en la anterior búsqueda a filtros personalizados y le damos el nombre indicado. Si volvemos a listas los clientes (sin filtros) y aplicamos el filtro contactos_compañía encontraremos el listado anterior.

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Ejercicio 6: Si en la lista de clientes establecemos en país el filtro Bélgica, ¿qué compañía obtenemos? – Agrolait

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5.2. ¿Cuántos productos obtendría si en la lista de productos introducimos en búsqueda avanzada los criterios: pueden ser vendidos y el coste es mayor de 2000? – Vaya a Ventas>Ventas>Productos y estableciendo los criterios obtendrá 5. - 25 -