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LA GUÍA

DEFINITIVA DEL SOFTWARE ERP UNA GUÍA PARA EL SOFTWARE DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES Y CÓMO ELEGIR E IMPLEMENTARLO DE FORMA SATISFACTORIA

TABLA DE CONTENIDOS

1. Introducción 2. Qué es el software ERP? 3. Por qué usar software ERP? 4. ERP en la nube 5. Es hora de ir a por todas? 6. La formula para elegir el mejor ERP 7. No dejes que tu proyecto ERP fracase

CAPÍTULO UNO

INTRODUCCIÓN Pensar en Enterprise Resource Planning (o ERP) puede ser complejo, y elegir e implementar el software ERP correcto para tu negocio es uno de los mayores proyectos que tendrás que afrontar. Hemos creado esta guía para ayudarte a entender qué es exactamente un software ERP y qué puede hacer por tu negocio. Si estás empezando a plantearte buscar un software de gestión empresarial, te serán útiles algunos consejos para elegir el vendedor adecuado y asegurarte que tu proyecto no fracasa.

CAPÍTULO DOS

Qué es el software ERP? ERP software

(o ‘Enterprise Resource Planning’ software) se usa para gestionar e integrar datos de los principales procesos de tu negocio. Te permite gestionar los aspectos clave de tu negocio desde un único Sistema, incluyendo:

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Contabilidad y finanzas RRHH y nóminas Customer Relationship Management (CRM) Inventario y supply chain Gestión de proyectos y más

Qué es el software ERP? Cada departamento tiene su parte del Sistema, pero dado que todo está vinculado, pueden comunicarse y compartir información fácilmente con otros departamentos.

Cómo solía ser... Históricamente, cada departamento de una empresa tenía sus propios sistemas de forma independiente, diseñados para cumplir con sus tareas. El resultado, ineficiencias en la organización, comunicación pobre entre departamentos, falta de visibilidad en tiempo real y más tiempo y dinero gastado en mantener estos sistemas de IT independientes.

CAPÍTULO TRES

Por qué usar software ERP? 1. Comunicación permanente con los principales procesos empresariales El software ERP aúna los procesos empresariales clave en una única solución, generando una mayor comunicación entre departamentos, mejora de la eficiencia, disminución de costosos errores y menos tiempo y dinero invertido en formar al personal en diferentes sistemas. .

2. Fácil acceso a los datos clave del negocio Tener juntos todos los procesos significa que es mucho más fácil obtener una visión complete del negocio y los consumidores. Dado que los datos están disponibles en una única localización, Evita tener que buscar la información necesaria en diferentes sistemas y hojas de cálculo.

3. No más duplicidad de esfuerzo El problema de trabajar con diferentes sistemas y hojas de cálculo es que con frecuencia, los mismos datos deben cargarse varias veces. Cuando todo el mundo trabaja en el mismo Sistema, la eficiencia mejora y se reduce el número de errores.

Por qué usar software ERP? 4. Potentes herramientas de búsqueda e informes El software ERP proporciona unas impresionantes capacidades de generación de informes y búsquedas porque incorpora todos los datos clave de la empresa desde todas las áreas de la organización.

Esto significa que, suponiendo que tengas habilitados los accesos adecuados, que serás capaz de localizar cualquier dato que necesites, de cualquier departamento, de forma rápida y fácil. Puedes crear informes precisos de aspectos clave de tu negocio, como proyecciones financieras y satisfacción del cliente.

CAPÍTULO CUATRO

ERP en la nube Qué es computación en nube? En esencia, la computación en nube (cloud computing) implica usar una red de servidores remotos para almacenar, gestionar y procesar los datos, que se devuelven vía internet. En otras palabras, los usuarios acceden al software y otros servicios de forma remota, en un proveedor de servidores en nube, en lugar de accede a su propio disco duro o a los servidores internos de la empresa.

Entonces qué es el ERP en nube? El ERP en nube es un Software de Planificación de Recursos empresariales, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento vía internet. En lugar de adquirir e instalar el software ERP en tus propios servidores, en tus instalaciones, éste se almacena en un centro de datos del proveedor en nube. Lo que significa que ni tú ni tus empleados tenéis que estar en la oficina para usarlo.

CHAPTER CHAPTERTHREE THREE

ERP en la nube Beneficios del ERP en la nube Fácil acceso en cualquier momento y lugar Se accede a través de un servidor web, permitiendo a los empleados ver y grabar datos en el Sistema desde cualquier lugar, en cualquier momento, siempre que tengan acceso a internet. Los empleados trabajando en remoto tienen el mismo acceso que los que están en la oficina – ya quedaron atrás los días de conexiones VPN con acceso limitado y pobre a los datos.

Acceso en tiempo real a los datos Dado que el Sistema se actualiza desde cualquier lugar en tiempo real, la información de tu Sistema está siempre actualizada. Puedes extraer informes y confiar en que la información que ves está al día. Además, la colaboración es más fácil porque todo el equipo está trabajando con la misma información actualizada..

Menor coste por uso Con un software ERP en nube, no necesitas servidores o hardware, ya que todo se gestiona desde el proveedor de servicios. Esto significa que el coste de implementación es significativamente menor comparado con el software en servidores locales.

CHAPTER THREE

ERP en la nube Beneficios del ERP en la nube Fácil actualización Con el ERP en nube, las actualizaciones son automáticas – como parte de la suscripción, las actualizaciones o parches se aplican en el momento en que están disponibles, pudiendo accede a las últimas innovaciones y características.

Flexible y escalable El software ERP en nube crece contigo, de modo que si necesitas añadir nuevos usuarios a la suscripción es fácil. Sólo pagas por lo que necesitas. Y la flexibilidad significa que puedes ampliar su funcionalidad cuando lo necesites.

Seguridad empresarial Una de las grandes ventajas de confiar tus datos sensibles a un proveedor en la nube es que puedes estar seguro de que estará protegido por las mejores defensas de la industria. Dedican muchos recursos para tener siempre lo ultimo en protección, para garantizar que tengas los últimos parches de seguridad y actualización tan pronto estén disponibles.

CAPÍTULO CINCO

Es hora de ir a por todas? Cuando estás decidiendo si ir a por todas e implementar un software ERP en tu negocio, pregúntate lo siguiente:

Tienes planes de crecimiento? Si planeas crecer y estás pensando en invertir en nuevo software para gestionar el crecimiento, entonces tiene sentido plantearse un ERP.

Por qué arriesgar invirtiendo en dos o tres soluciones diferentes ahora, solo para sustituirlas por un ERP en tres años, cuando hayas crecido al tamaño en que un ERP es imprescindible? Considera la “pesadilla” de transferir todos los datos a sistemas múltiples inicialmente, solo para transferirlos de nuevo a un ERP una vez que has crecido..

La mayoría de los software ERP son escalables y normalmente de diseño modular, por lo que puedes construir tu propio Sistema a medida que tu empresa crece y tus necesidades cambian.

Es hora de ir a por todas? Cuánto tiempo y dinero quieres invertir en formación? Si tienes planeado crecer y estás considerando implementar una solución ERP más adelante, considera las necesidades de formación. Si eliges una solución múltiple ahora, tendrás que formar al personal en cada una de las herramientas, con sus diferentes proveedores, intentando cuadrar las agendas de todos. Luego, en dos o tres años, cuando consideres que estás preparado para un ERP, tendrás que formarles en el nuevo sistema. La formación de calidad es fundamental, así que asegúrate de tener en cuenta los problemas que pueden surgir de cambiar los sistemas dos veces en un período de pocos años.

Es hora de ir a por todas? Si eliges una solución múltiple, qué dificultad tendrá gestionar todos los sistemas? Si adquieres dos o tres soluciones puntuales para gestionar tu negocio, ten en cuenta que necesitarás manejarlos de forma independiente. Por ejemplo, puedes elegir un paquete contable para tus finanzas, un CRM para gestionar los clientes, socios y proveedores y un Sistema de gestión de almacén para tu stock. Es muy probable que puedas integrar algunos de modo que alimenten la información, pero seguirás teniendo que manejar varios sistemas al mismo tiempo. Qué ocurre cuando es necesario actualizar cada uno de los software? Es fácil enumerar los problemas que los usuarios tienen con cada Sistema y los niveles de soporte que el proveedor de servicios da?

Es hora de ir a por todas? Pagarás por funcionalidades que no necesitas? Puedes encontrarte con que no usas todas las funcionalidades que las diferentes soluciones proporcionan, por lo que estás pagando por algo que realmente no necesitas. El software ERP y en particular el software en nube, normalmente tiene un diseño modular, lo que significa que es flexible y personalizable, de modo que puedes seleccionar qué funcionalidades necesitas para tu negocio específico. Sólo pagas por lo que necesitas. Además, puedes contratar más funcionalidades cuando y si las necesitas.

Consejo: Asegúrate de comprender qué cargos hará el proveedor de ERP por cada nueva funcionalidad que agregues. No quieres facturas inesperadas al finalizar el contrato.

Es hora de ir a por todas? Cuánta visibilidad necesita tu personal? Cuando cada departamento de una empresa tiene su propio Sistema diseñado para completar sus tareas, significa que solo pueden ver los datos de negocio almacenados en ese Sistema. Si necesitan saber algo más, deben preguntar a un miembro de otro equipo o consultar su Sistema. Con el software ERP, toda la información está en el mismo Sistema y todos los empleados pueden ver lo que necesitan sin necesidad de consultar a otros departamentos. Esto no significa que todo el mundo tenga acceso a todo –puedes, por supuesto, establecer las restricciones de modo que cada empleado vea solo la información que necesita para su trabajo. Ejemplo de configuración de permisos y accesos: CFO- visibilidad del P&L, previsiones, presupuesto vs. real, comparativas por períodos. Sales Manager - pipeline, previsión de cierre, rendimiento individual y de equipo, ratios de conversión. Marketing Director - resultados de campañas, ROI de las actividades, campañas programadas Jefe de Producción- informes de inventario, necesidades de envío y cumplimentación, orden de trabajo, seguimiento de montaje y planificación.

Es hora de ir a por todas? Necesitas informar de tus KPI a toda la empresa? Independientemente de que la solución puntual elegida suministre buenas herramientas de informes y analítica, el problema es que no consolidan los datos de toda la organización. El software ERP suministra potentes herramientas de información y capacidad de búsqueda porque incorpora todos los datos de la empresa de todo el negocio.

Teniendo el acceso adecuado, puedes localizar cualquier dato, de cualquier departamento, rápida y fácilmente.

CAPÍTULO SEIS

La formula para elegir el mejor ERP Puede ser difícil elegir el mejor software ERP para tu negocio cuando existen tantas opciones disponibles. Para ayudarte, hemos destacado 10 cosas que debes tener en cuenta a la hora de elegir un nuevo sistema.

1. Elige una herramienta que pueda crecer contigo Adquirir un Sistema ERP para tu empresa es una inversión a largo plazo; sería un error elegir una solución que te encaja ahora sin considerar necesidades futuras. No quieres acabar reemplazando el Sistema en dos años porque ha alcanzado su límite o porque no puede agregar funcionalidades que necesitas. A medida que la empresa crece, también lo hace el número de empleados, partners, proveedores y vendedores que trabajan contigo, así que es fundamental elegir una solución escalable.

También es Buena idea elegir una solución que puede ofrecer funcionalidades añadidas cuando se necesiten, tales como eCommerce o finanzas avanzadas. Si planeas la expansión internacional, asegúrate de que pueden incorporarse funcionalidades globales como el uso de múltiples idiomas y monedas.

La formula para elegir el mejor ERP 2. Elige una solución a medida para tu negocio Busca un ERP que pueda personalizarse según tus necesidades. Muchas soluciones, originales y novedosas no encajarán al 100T con tus operaciones, por lo que es mejor elegir una que tenga las funcionalidades que necesitas. También es rentable averiguar si ofrecen soluciones específicas que ya hayan sido optimizadas para tu industria/sector. Encontrar un ERP flexible significa que solo pagas por lo que realmente necesitas y no por capacidades que nunca usarás. Una Buena solución siempre te permitirá añadir funcionalidades más adelante, cuando lo necesites.

La formula para elegir el mejor ERP 3. Examina las herramientas de informes y analíticas Uno de los mayores beneficios del software ERP es que te da acceso a la información clave de toda la organización. Deberías poder crear informes precisos de todos los aspectos del negocio, desde proyecciones financieras a satisfacción del cliente. Debería incluir acceso a los datos históricos y tendencias clave en el tiempo, que te permitirán reaccionar rápidamente y continuar siendo competitivo. Esta información solo tiene valor cuando puedes verla fácil y claramente, en el formato que necesitas. Así que cualquier software ERP que no tenga un panel de control fácil de manejar, informes y herramientas de análisis, no merece la pena. .

La formula para elegir el mejor ERP 4. Elige un ERP que se integre con tu CRM Una Buena solución ERP te permitirá gestionar fácilmente todos los procesos clave del negocio, y esto incluye la gestión de la relación con clientes (CRM). La correcta gestión de los clientes es ahora más compleja. A medida que surgen nuevos canales de compra y cambian los hábitos del consumidor, la gente espera un nivel de servicio mucho más alto del que estaban acostumbrados –y esto vale tanto para B2C como para B2B. Esperan que sepas quiénes son, qué han pedido en el pasado, cuánto han pagado, las condiciones de pago, en qué productos están interesados y más. Los sistemas fragmentados conllevan una falta de visibilidad de los puntos de contacto con el cliente. Necesitas una solución que pueda integrar los datos de ventas, marketing, servicio al cliente, gestión de pedidos, facturación y contabilidad.. Por eso es importante elegir un ERP que incluya la gestión del CRM, o uno que pueda integrarse fácilmente con el CRM que ya tienes.

“La correcta gestión del cliente se ha convertido en una tarea mucho más compleja”

La formula para elegir el mejor ERP 5. Asimila las diferentes opciones disponibles Antes de tomar una decisión, asegúrate que entiendes las diferencias entre soluciones locales, alojadas en nube y “nube real”:

Local El software se adquiere y se instala en los servidores del cliente. Eres responsable de su mantenimiento, seguridad, actualización, etc.

Nube real Estas soluciones están diseñadas y construidas desde el principio en internet; se accede a ellas de forma ininterrumpida desde cualquier navegador o dispositivo. Son flexibles, personalizables y construidas para manejar un gran volumen de datos y de usuarios. El proveedor se hace cargo del mantenimiento, la seguridad y las actualizaciones..

Alojadas en nube Estas aplicaciones se construyeron para funcionar en local, pero se han actualizado y pueden funcionar online. Aunque se incluyen en la definición de “nube”, normalmente son soluciones menos flexibles y más difíciles de actualizar que una solución de nube real. Normalmente el proveedor se hace cargo del mantenimiento, la seguridad y las actualizaciones..

La formula para elegir el mejor ERP 6. Solicita referencias de los clientes Asegúrate de elegir un proveedor con experiencia en tu industria, solicitando ejemplos de implantación y referencias. Consultando con otros clientes puedes averiguar cómo ha sido la implementación y cómo el proveedor ha resuelto retos o problemas. Estas son algunas de las preguntas que puedes hacer:

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Cómo funcionó el proyecto en términos de tiempo, presupuesto y objetivos?

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Cómo se integra con sus otros sistemas? (p.e. su CRM) Cómo ha asumido el cambio la plantilla? Lo están usando? Han recibido formación y soporte continuo de alta calidad? Han podido agregar usuarios fácilmente? Se personalizó el Sistema para su negocio de algún modo? Han sido capaces de añadir funcionalidades fácilmente? Son útiles los informes y herramientas de análisis? Elegirían de nuevo el mismo proveedor?

La formula para elegir el mejor ERP 7. Acuda a un partner Muchos proveedores de ERP están centrados en la implementación y no mantienen una relación continua y a largo plazo, de modo que puedan optimizar el uso del ERP. Aquí es donde entra en juego el partner. Estas son algunas de las razones para usar un partner:

Menos trastorno para tu negocio Un partner tiene la experiencia y el know how para hacer que el proyecto se implante del modo más suave posible.

Formación y soporte permanente Garantiza que tu empresa recibe el nivel de formación y soporte adecuado y que la plantilla saca el máximo partido al software, tanto tiempo como lo necesites.

Software health check Un partner puede verificar el uso de la tecnología para asegurar que cumple los requisitos empresariales y sugerir ideas para su mejora.

Recomendaciones para ampliar funcionalidades Pueden aconsejar en cómo extender las funcionalidades del software y recomendar estrategias de personalización.

La formula para elegir el mejor ERP 8. Asegúrate de que el proveedor/partner ofrece formación La formación de calidad es importantísima. Si tu plantilla no sabe usar el Sistema, serán más reticentes al cambio y al uso correcto del mismo. También supone más errores y por tanto, no obtener los resultados esperados. Por eso la formación es importante, así que asegúrate que el proveedor o partner la ofrece como parte del servicio. Averigua también si la ofrecen de forma continuada.

9. Cuidado con las barreras de salida Algo a tener en cuenta son las barreras de salida del proveedor. No quieres tener un software con el que no estás satisfecho solo porque el proceso de cambio sería muy dificultoso. Asegúrate de qué ocurre al finalizar el contrato. Podrías cambiar de Sistema fácilmente si quisieras= Tiene el proveedor herramientas de migración de datos que ayuden en el proceso?

No olvides leer la letra pequeña y preguntar por cargos ocultos.

La formula para elegir el mejor ERP 10. Ten en cuenta la seguridad Cuando utilizas software para almacenar información vital de la compañía, como datos financieros o de clientes, necesitas saber que están seguros. Cuando eliges una solución local, es tu trabajo asegurar la privacidad de los datos, encriptación, detección de intrusos, políticas de acceso, etc. Así que asegúrate de que tu departamento de IT puede llevarlo a cabo.

Cuando eliges un software basado en la nube, es el proveedor el que se encarga por ti. Te beneficias de una seguridad de grado empresarial, lo que incluye las últimas barreras de protección, actualizaciones y parches. En cualquier caso, asegúrate de que el proveedor tiene los certificados de seguridad y procedimientos adecuados en orden.

CAPÍTULO SIETE

No dejes que tu proyecto ERP fracase Los beneficios del software ERP solo pueden apreciarse si el Sistema está implementado adecuadamente y se da al proyecto la correcta atención y cuidado que merece. Hemos reunido algunos consejos para asegurar que tu proyecto funciona y los hemos dividido en 3 apartados.

1. Pasos a seguir antes de embarcarte en un proyecto ERP Planificar adecuadamente es fundamental para cualquier proyecto a gran escala, e implementar un software ERP es uno de los mayores proyectos que llevarás a cabo como empresa. Estos consejos te ayudarán a asegurar que estás preparado para lo que va a llegar.

2. Asegúrate de que la implementación es fluida Te daremos consejos para asegurar que la implementación sea un éxito y tu proyecto funcione de la forma más fluida posible.

3. Haciendo del proyecto un éxito continuado Una vez implementado el software ERP necesitas asegurar que sea un éxito, y uno de los mayores retos es que los empleados lo asuman. Te daremos algunos consejos de cómo conseguir que el ERP trabaje para ti.

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No dejes que tu proyecto ERP fracase Pasos a seguir antes de embarcarte en un proyecto ERP PASO UNO Reúne a tu equipo Antes de tomar una decisión respecto a tu proyecto ERP, asegúrate de tener contigo a la gente adecuada: Necesitas una orden de compra ejecutiva, así que asegúrate de que un primer nivel está involucrado desde el principio. Seleccionar un buen jefe de proyecto es importantísimo, ya que actuarán como defensor del nuevo sistema, manteniendo el proyecto en marcha y asegurándose de cumplir con las fechas. También es importante involucrar a las personas que usarán el Sistema y hacerles entender cómo funciona cada parte del negocio, ya que ellos son los propietarios de los procesos de negocio. Otros miembros del equipo incluyendo empleados clave que te asistirán si lo necesitas, actuando como validadores o referentes.

No dejes que tu proyecto ERP fracase Pasos a seguir antes de embarcarte en un proyecto ERP PASO DOS Identifica los procesos que necesitan mejorar El propósito final de usar un software ERP en tu negocio es hacer más eficientes los procesos clave. Es importante por ello tomarse tiempo en analizar cada uno de los procesos y hablar con los miembros del equipo encargados de ellos para ver qué funciona, qué no funciona y cómo puede mejorarse.

Consejo: Asegúrate de documentarlo. Lo necesitarás más tarde y con más detalle.

PASO TRES Identifica los costes actuales Debes ver cuánto están costando los sistemas actuales en términos de licencias de software, mantenimiento, soporte, tiempos de inactividad, actualizaciones, seguridad e ineficiencias. Esto te dará un mayor conocimiento de lo que está costando tu Sistema actual y a identificar el presupuesto para tu proyecto ERP.

Aparte, estos hechos y cifras pueden ayudarte a convencer a los miembros más reticentes de la dirección.

No dejes que tu proyecto ERP fracase Pasos a seguir antes de embarcarte en un proyecto ERP PASO CUATRO Elige el proveedor adecuado Decidirse por el proveedor de ERP adecuado es muy importante. Asegúrate de pasar tiempo investigando y siguiendo la formula del capítulo seis. Cuando estés listo, invita a varios proveedores a presentar.

Invita a 5 proveedores Debes estar preparado con una lista de preguntas. Obviamente debe incluir:

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Cuánto tiempo llevan en el negocio? Cuál es su experiencia en la industria? Tienen una solución que tenga todo lo que necesitas? Cómo solucionan el desastre, recuperación y seguridad? Cuáles son (verificables) sus estadísticas de rendimiento?

Ahondar en estos puntos te permitirá reducer tu lista...

No dejes que tu proyecto ERP fracase Pasos a seguir antes de embarcarte en un proyecto ERP PASO CUATRO cont..

Invita a 3 proveedores a una demo Una vez que has reducido a 2 ó 3 proveedores que te interesan, deberías pedirles una demo en vivo de su software. Pídeles que muestren los procesos y escenarios que te gustaría ver.

No tengas miedo de hacer preguntas referentes al guion que has proporcionado.

Elige el proveedor preferido

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Habla con clientes de referencia Decide si te “encajan personalmente” Averigua cuánto exactamente pagarás los próximos 5 años Haz que tu departamento legal revise el contrato

No olvides hacer tus diligencias – comprende exactamente de qué eres responsable y de qué necesitas estar pendiente

No dejes que tu proyecto ERP fracase Pasos a seguir antes de embarcarte en un proyecto ERP PASO CINCO Elige el partner de implementación adecuado A menos que tengas un equipo de IT cualificado, te recomendamos que uses un partner para la implementación. Ellos pueden ayudar a hacer el proceso menos perturbador y tendrán el know how para hacer que la transición sea lo más fluida posible. Localiza 2 ó 3 partner potenciales –quizá un partner local sea útil, ya que pueden visitarte en tus instalaciones. Averigua si tienen experiencia en la industria. Es importante decidir si a nivel personal “encajan”. Con suerte estarás trabajando con estas personas un tiempo, así que es fundamental que haya una Buena relación.

Consejo: Comenta la situación actual de tu negocio con el partner elegido – puede que detecten necesidades que no hayas visto o sugerir una mejor forma de hacer las cosas.

No dejes que tu proyecto ERP fracase Asegúrate de que la implementación es fluida PASO UNO Mapea tus procesos Tómate tiempo para comprender los procesos del negocio. Habla con los miembros de la plantilla que gestionan estos procesos para ver cómo funcionan, qué no funciona y cómo pueden mejorarse las cosas. Mapea los procesos tal y como son, no como piensas que deberían ser. Y asegúrate de analizar cómo afectan a la organización. Es importante no replica o forzar los procesos solo porque se han estado hacienda así “desde siempre”. Tu partner de implementación puede dar una visión objetiva de los procesos empresariales. También puede detector áreas en las que es posible la mejora y aconsejar las mejores prácticas para el nuevo sistema. También es necesario que comprendas cómo serán los procesos después de la implementación de modo que tengas más tiempo para gestionar el cambio y preparar a los usuarios.

No dejes que tu proyecto ERP fracase Asegúrate de que la implementación es fluida PASO DOS Prioriza tus requisitos Te recomendamos que hagas una aproximación a la implementación del ERP planificada y por fases. Identifica las funcionalidades clave que necesitas en el día uno después de la implementación y las funcionalidades que “sería Bueno tener” y que pueden esperar a una segunda fase. Una aproximación por fases permite al equipo de implementación centrarse en las funcionalidades principales de la organización y poner en marcha los módulos fundamentales rápidamente. Donde sea posible, copia las best practice y flujos de trabajo de la ERP en lugar de intentar cambiarla para acomodarla a los flujos actuales de tu empresa, porque esto puede provocar la pérdida de eficiencias para las que está pensada la herramienta.

Consejo: No te precipites o te saltes pasos necesarios de la implementación por fases para acelerarla. Es importante tomarse el tiempo para hacerlo bien.

No dejes que tu proyecto ERP fracase Asegúrate de que la implementación es fluida PASO TRES Ten claros los requerimientos Entender totalmente los procesos y priorizar los requerimientos te permitirá definir el ámbito de tu proyecto. Necesitas fijar exactamente las funcionalidades post-implementación que necesitarás antes. Mantener el plan asegura una implementación en tiempo y presupuesto. Mantenerse firme en el objetivo del proyecto original es fundamental; cuando se posible, Evita solicitar cambios a medio camino de la implementación. A medida que el proyecto Avanza habrá cambios justificados, pero intenta evitar solicitar nuevas funcionalidades en este punto. Puede causar retrasos e impactar en el coste, especialmente si es necesario re-diseñar.

Consejo: si te interesa agregar una nueva funcionalidad, coméntalo con el equipo de implementación y sugiérelo como algo que te gustaría agregar en una fase posterior del proyecto

No dejes que tu proyecto ERP fracase Asegúrate de que la implementación es fluida PASO CUATRO Planifica por adelantado Con un proyecto tan largo y perturbador, vas a necesitar mucho tiempo de los empleados clave. No lo subestimes. Asegúrate de que el equipo tiene tiempo para llevar a cabo todas las tareas necesarias así como sus propias responsabilidades. Al principio, asegúrate de que el equipo de proyecto entiende exactamente qué trabajo es necesario realizar. Planificar por adelantado Evita hacer cambios imprevistos a mitad del proyecto. Dicho esto, debes estar preparado para ser flexible en el abordaje. Habrá algún susto en el camino, así que si algo necesita cambiarse en el plan original, intenta ser flexible y ajustarte a ello.

Consejo: Da a tu partner el tiempo para asegurarse de que todo lo que has solicitado de tu Sistema actual funciona como esperabas

No dejes que tu proyecto ERP fracase Asegúrate de que la implementación es fluida PASO CINCO Involucra a los usuarios finales desde el inicio y frecuentemente Involucrar a los usuarios finales implicados en el proyecto es importante, especialmente cuando se trata de empleados de compras. Asegúrate de que entienden cómo el nuevo sistema no solo beneficiará a la empresa, sino también a ellos como individuos. Involucrar a los usuarios finales significa que serán más propensos a entender las razones detrás del cambio y cómo funciona todo. Serán por tanto más positivos y menos resistentes al cambio. Tu partner de implementación puede mostrar a tus usuarios cómo funciona el Sistema tan pronto como la fase de implementación esté complete. Este planteamiento puede funcionar bien, porque los usuarios se forman en fases, algo que puede resultar más sencillo que intentar enseñar todo el Sistema de golpe.

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No dejes que tu proyecto ERP fracasec Asegúrate de que la implementación es fluida PASO SEIS Comienza con la preparación de datos desde el principio Mapear y preparar los datos para la migración de forma adecuada es importante. Decide qué datos presentes quieres migrar al nuevo sistema – no gastes tiempo transfiriendo datos de poco valor. E identifica cuánto histórico necesitas introducir en el nuevo sistema. Igualmente, tómate tiempo para decidir si tienes una lista de datos que te gustaría ver en el nuevo ERP y que actualmente no guardas. Uno de los grandes obstáculos a los que se enfrentan las empresas cuando migran datos al nuevo sistema es que la información sea pobre o no esté “limpia”. Para que la migración funcione, los datos deben ser de calidad, lo que significa que la información correcta debe estar en los campos correctos. Verificar la información es obligatorio antes de empezar la migración. Puede parecer mucho trabajo para las empresas que han sido menos diligentes durante años, pero es fundamental para una migración de éxito.

Consejo: antes de migrar todos los datos, haz una prueba con una pequeña cantidad y trabaja con ellos en el nuevo sistema – verifica que todas las pantallas y formatos funcionan como esperabas

No dejes que tu proyecto ERP fracase Asegúrate de que la implementación es fluida PASO SIETE Suministra formación antes del inicio del proyecto No subestimes el tiempo que el personal necesita para aprender el nuevo sistema. Es un proyecto largo y estresante y no puedes esperar que la plantilla sepa cómo usarlo adecuadamente sin la formación apropiada. Los miembros del proyecto así como los usuarios finales necesitan formación de calidad desde el inicio. Con ello la plantilla estará totalmente involucrada en la transición, facilitando que acojan el cambio. Asegúrate de tener una variedad de opciones de formación y herramientas/recursos disponibles no solo para la implementación, sino a lo largo del proceso y de forma continua.

No dejes que tu proyecto ERP fracase Asegúrate de que la implementación es fluida PASO OCHO Buena comunicación La comunicación es la clave. Es realmente importante mantener a todos involucrados e informados de la marcha del proyecto. Esto incluye comunicación con el equipo de proyecto, los usuarios finales y el partner de implementación. Asegúrate de establecer los correctos canales de comunicación. Por ejemplo, considera utilizar herramientas de colaboración de modo que todos los involucrados tengan acceso a la misma información. Es importante trabajar mano a mano con el partner de implementación y ser totalmente abierto y honesto sobre tus procesos de trabajo y qué necesitas que el nuevo sistema haga por ti.

No dejes que tu proyecto ERP fracase Asegúrate de que la implementación es fluida PASO NUEVE Buena documentación Aquí hay algunos ejemplos de documentación que deberías guardar: Un documento con la versión general del proyecto y lo que esperas del partner/proveedor de implantación durante el mismo Líneas de tiempo del proyecto, incluyendo hitos y datos clave para conseguirlos Cómo funcionan actualmente tus procesos de trabajo y cómo funcionarán con el nuevo sistema Procesos / flujos que has cambiado para adaptar al nuevo sistema Tus prioridades y “sería Bueno tener” Un registro que identifique los riesgos que pueden impactar en el proyecto en términos de coste y fechas Un registro de incidencias que incluya las surgidas durante el proyecto Un registro de comunicaciones y decisiones entre tú y el partner/proveedor. Debería incluir información de las decisiones tomadas y por qué Qué datos has elegido migrar al nuevo sistema

No dejes que tu proyecto ERP fracase/ Haciendo del proyecto un éxito continuado PASO UNO Facilita una formación excelente Una Buena formación es una de las mejores formas de conseguir que los empleados quieran el nuevo sistema ERP. Cuando la gente ha estado hacienda algo de la misma forma durante mucho tiempo, pueden ser reticentes al cambio, especialmente si encuentran el nuevo sistema difícil de usar. La gran decisión a tomar respecto a la formación es si impartirla por el personal interno contratar un formador (normalmente tu propio partner de implementación dispone del servicio). Revisa de forma habitual tus necesidades formativas de modo que las nuevas incorporaciones tengan la formación adecuada en el Sistema y el personal ya existente lo use adecuadamente.

Consejo: asegúrate de revisar habitualmente las necesidades de formación continua

No dejes que tu proyecto ERP fracase Haciendo del proyecto un éxito continuado PASO DOS Asegúrate de que los miembros senior de la plantilla usan el sistema Es importante asegurarse de que los miembros de primer nivel usan el Sistema. Esto muestra a los empleados que supone un beneficio para la organización y da ejemplo. Si la plantilla ve que los directivos no usan el Sistema de forma adecuada, probablemente ellos tampoco lo hagan.

PASO TRES Revisa el Sistema de forma habitual Asegúrate de que el Sistema se revisa y que funciona correctamente. Tómate el tiempo para hablar con los usuarios – preguntarles qué les parece, qué está mal y dónde encuentran dificultades. Aquí es donde el partner de implementación puede echar una mano. Deben ser capaces de suministrar un chequeo de sistemas que incluya una revisión del uso del nuevo software e ideas para su mejora.

Pon a disposición formación adicional si es necesario

Gracias por leerlo! VEAMOS LOS REQUISITOS PARA TU ERP HOY Si piensas que puedes estar listo para dar el salto al software ERP – o mejorar tu solución ERP actual- por qué no hablar con uno de nuestros consultores expertos? Podemos estudiar tus necesidades para un ERP y ver cómo puede encajar en tu empresa..

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