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Padrón municipal Procedimiento de trabajo en Atención Ciudadana
Unidad de Atención Ciudadana Servicio de Información Departamento de Participación, Transparencia y Centros Cívicos Actualización del documento: 23 de febrero de 2016
Padrón municipal. Procedimiento de trabajo en atención ciudadana
ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN a) b) c) d) e) f) g) h)
¿Qué es el padrón municipal? El padrón sirve para… ¿Quién tiene obligación de empadronarse? ¿Quién puede utilizar el padrón? Datos obligatorios en toda inscripción padronal Definiciones Normativa Unidad responsable
2. COMPROBACIONES PREVIAS a) Identidad de la persona solicitante b) Título que legitima la ocupación de la vivienda c) Personas que pueden solicitar alta o cambio de domicilio en el padrón municipal d) Domicilio de empadronamiento e) Posibles incidencias 3. APLICACIÓN INFORMÁTICA DE PADRÓN a) Cómo acceder a la aplicación informática 4. ALTA EN EL PADRÓN MUNICIPAL a) b) c) d) e)
Evitar duplicidades en la base de datos Alta por cambio de residencia Alta por omisión Alta por nacimiento Personas extranjeras menores de edad no acompañadas (MENAS)
5. CAMBIO DE DOMICILIO DENTRO DEL MISMO MUNICIPIO a) Individual b) Familiar 6. BAJA EN EL PADRÓN MUNICIPAL a) b) c) d) e)
-
Defunción ACTUALIZADO Destino al extranjero Traslado a otro municipio De terceras personas empadronadas Posibles incidencias: De alta en dos padrones municipales
7. RENOVACIONES/CONFIRMACIONES PADRONALES a) b)
ENCSARP: personas extranjeras no comunitarias sin autorización de residencia permanente o de larga duración No ENCSARP
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8. EXPEDICIÓN DE VOLANTES Y CERTIFICADOS a) b)
Volante de empadronamiento (individual y familiar) ACTUALIZACIÓN Volante y certificado histórico de Padrón ACTUALIZADO
9. ACTUALIZACIÓN O MODIFICACIÓN DE DATOS EN EL PADRÓN a) b)
Cambio de datos personales Reclamaciones al censo electoral
10.RECUERDA… a) b) c) d)
Cómo crear nuevo número de familia (IMF) Cómo comprobar la propiedad de la vivienda en la base de datos si2 Cuándo se genera una posible baja de oficio Otros aspectos para tener en cuenta
11.ANEXOS a) b) c)
d) e)
Anexo 1. Modelo “Declaración responsable de progenitor para inscripción o cambio de domicilio de menores no emancipados en el padrón municipal”. Anexo 2. Declaración jurada por invitación. Anexo 3. Declaración jurada conjunta. Modelo “Declaración jurada del titular del derecho de ocupación de la vivienda en la que se promueve el empadronamiento de más personas, en los casos en que el derecho de ocupación se acredita mediante un contrato de arrendamiento/subarriendo de vivienda o habitación”. Anexo 4. Solicitud de renovación de la inscripción padronal para extranjeros no comunitarios sin autorización de residencia permanente. Anexo 5. Es el anexo 3 sin cumplimentar.
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1. INTRODUCCIÓN
a)
¿QUÉ ES EL PADRÓN MUNICIPAL?
El padrón municipal es el registro administrativo donde constan los vecinos y vecinas de un municipio. Los datos del padrón constituyen prueba de la residencia en el municipio y del domicilio habitual en el mismo. Las certificaciones que se expidan de esos datos tienen carácter de documento público y fehaciente para todos los efectos administrativos. Desde el año 1996, no se realizan renovaciones padronales y los movimientos de variación en los padrones de los ayuntamientos se comunican mensualmente al Instituto Nacional de Estadística (INE), organismo que realiza la coordinación entre todos los municipios. No obstante, los ayuntamientos están obligados a notificar a sus vecinos y vecinas sus datos padronales, al menos una vez cada 5 años. La última notificación se realizó en 2011. Volver al índice
b) EL PADRÓN SIRVE PARA… -
Acreditar la residencia y el domicilio.
-
Elaborar estadísticas oficiales.
-
Obtener el Censo Electoral.
-
Obtener la cifra oficial de población. Volver al índice
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c)
¿QUIÉN TIENE OBLIGACIÓN DE EMPADRONARSE?
Toda persona que vive en España está obligada a inscribirse en el padrón del municipio donde reside habitualmente. Quien vive en varios municipios debe inscribirse únicamente en el que habita más tiempo al año. La inscripción en el padrón municipal de personas que, residiendo en el municipio, carecen de domicilio en el mismo sólo puede llevarse a cabo después de haber puesto el hecho en conocimiento de los servicios sociales competentes, en el ámbito geográfico donde esa persona reside. Volver al índice
d)
¿QUIÉN PUEDE UTILIZAR EL PADRÓN? -
Las personas inscritas, para acreditar su residencia.
-
Las administraciones públicas -sin consentimiento de la persona afectadacuando el dato de la residencia sea necesario para el ejercicio de sus competencias.
-
Fuera de esos supuestos, los datos del padrón son confidenciales. Volver al índice
e)
DATOS OBLIGATORIOS EN TODA INSCRIPCIÓN PADRONAL
Cada inscripción en el padrón debe contener como datos obligatorios: - nombre y apellidos; - sexo; - domicilio habitual; - nacionalidad; - lugar y fecha de nacimiento; - número de documento de identidad personal; - datos académicos y aquellos otros que puedan ser necesarios para la elaboración de los censos, siempre que se garantice el respeto a los derechos fundamentales reconocidos en la Constitución. El número de teléfono es un dato voluntario.
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f)
DEFINICIONES
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MENOR DE EDAD, a efectos de padrón: persona con menos de 16 años. Para realizar cualquier trámite relacionado con padrón, debe acudir acompañada de la madre, padre o tutor legal.
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UNIDAD FAMILIAR: grupo de personas unidas por lazos familiares o convivenciales, empadronadas en un mismo domicilio, que comparten un número de identificación de familia-IMF, dentro de la aplicación informática de gestión del padrón.
En la aplicación informática de padrón:
Cada contrato de arrendamiento crea un IMF, para todas las personas incluidas en ese contrato.
Cada contrato de habitación crea un nuevo IMF para todas las personas incluidas en ese contrato.
Con autorización/invitación, una persona se une al IMF de aquella que le autoriza/invita.
Cada escritura de compraventa, herencia… crea un IMF para todas las personas propietarias, herederas…
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DOMICILIO habitado por autoridad o (residencia,
PADRONAL ‘COLECTIVO’: vivienda o inmueble destinado a ser un colectivo, es decir, por un grupo de personas sometidas a una régimen común, no basado en lazos familiares ni de convivencia cuartel, pensión declarada, piso de acogida…).
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NUDO PROPIETARIO/A: aquella persona que tiene derecho de propiedad sobre algo, y especialmente sobre bienes inmuebles.
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PERSONA USUFRUCTUARIA: aquella que tiene derecho a disfrutar de los bienes ajenos con la obligación de conservar su forma y sustancia, es decir, no puede ni venderlos, ni donarlos, ni gravarlos. La causa más frecuente del usufructo es la transmisión a viudos o viudas. La nuda propiedad, en estos casos, recae en los hijos e hijas, que no pueden usar y disfrutar de los bienes mientras exista la persona usufructuaria.
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TARJETA DE IDENTIDAD DE EXTRANJERO (TIE) o permiso de residencia: documento único y exclusivo destinado a dotar de documentación a las personas extranjeras en situación de permanencia legal en España. En la tarjeta figura el NIE (número de identificación de extranjero). Existen en circulación varios modelos de TIE o permiso de trabajo. En la siguiente imagen, uno de ellos:
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Esta tarjeta acredita la permanencia legal de las personas extranjeras en España, su identificación y que se ha concedido, de acuerdo con la normativa vigente, la autorización, o reconocido el derecho, para permanecer en territorio español por un tiempo superior a seis meses. [Más información en la web del Ministerio del Interior] -
ALTA EN EL PADRÓN MUNICIPAL: inscribir a una persona en el registro administrativo de un municipio –en este caso, el de Vitoria-Gasteiz- donde constan todos sus vecinos y vecinas. Volver al índice
g) NORMATIVA -
Ley 4/1996 de 10 de enero, por la que se modifica la Ley 7/1985 de 2 de abril reguladora de las Bases de Régimen Local en relación con el Padrón municipal.
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Real Decreto 1690/86 de 11 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales.
-
Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, aprobado por Real Decreto 1690/86 de 11 de julio, y modificado en su Título II por RD 2612/96 de 20 de diciembre.
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Resolución de 4 de julio de 1997, por la que se Dictan Instrucciones Técnicas a los Ayuntamientos.
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Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Volver al índice
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h) UNIDAD RESPONSABLE -
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2. COMPROBACIONES PREVIAS Las comprobaciones que se detallan a continuación deben realizarse ANTES de iniciar cualquier mecanización en la aplicación informática:
a)
IDENTIDAD DE LA PERSONA SOLICITANTE
El documento de identidad personal, que presente la persona solicitante debe de estar en vigor en la fecha del alta o cambio de domicilio, tanto para personas de nacionalidad española como extranjera. En caso de que la documentación no esté en vigor se indicará a la ciudadanía la necesidad previa de su renovación. En ningún caso puede efectuarse el trámite con una documentación caducada. En general, los documentos identificativos válidos son: -
-
-
DNI: obligatorio a partir de los 14 años para personas con nacionalidad española. Nota: En el caso de menores de 14 su representante legal, o quien ostente la patria potestad, realizará el trámite presentando el libro de familia, donde conste inscrita la persona menor de 14 años. Pasaporte. TIE- tarjeta de identidad de personas extranjeras (permiso de residencia). Documento de identidad del país en caso de ciudadanos o ciudadanas de la Unión Europea (UE).
En el caso de niños y niñas recién nacidas, el personal de la OAC debe solicitar: -
Documentación de identidad del niño o niña: Libro de familia.
-
Documentación de identidad de la persona solicitante: DNI pasaporte TIE. Documento de identidad del país, si pertenece a la UE.
En el caso de niñas y niños recién nacidos adoptados no inscritos en Consulado hay que presentar: -
Documentación del niño o niña: pasaporte y sentencia de adopción. Documentación de identidad del padre o madre.
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NOTA: Relación de estados miembros de la UE (entre paréntesis, el año de ingreso en la UE): Austria (1995), Bélgica (1952), Bulgaria (2007), Chipre (2004), República Checa (2004), Dinamarca (1973), Estonia (2004), Finlandia (1995), Francia (1952), Alemania (1952), Grecia (1981), Hungría (2004), Irlanda (1973), Italia (1952), Letonia (2004), Lituania (2004), Luxemburgo (1952), Malta (2004), Países Bajos (1952), Polonia (2004), Portugal (1986), Rumanía (2007), Eslovaquia (2004), Eslovenia (2004), España (1986), Suecia (1995), Reino Unido (1973). Volver al índice
b) TÍTULO QUE LEGITIMA LA OCUPACIÓN DE LA VIVIENDA Hay que comprobar la validez del título que presenta el ciudadano o ciudadana, para legitimar la ocupación de la vivienda. Ese título puede ser: -
-
Escritura de propiedad; nota simple del Registro de la Propiedad. [Se puede comprobar la titularidad en la base de datos municipal]. Contrato de arrendamiento de toda la vivienda. Contrato de alquiler parcial de la vivienda. Contrato de subarriendo de toda la vivienda. Contrato de habitación. Declaración jurada (por invitación).
En el caso de contratos firmados por representante, la representación debe acreditarse por cualquier medio válido en Derecho: - poder notarial; - documento privado con firma notarial; - declaración en comparecencia personal del interesado o interesada. Aspectos que se deben tener en cuenta: -
En el título de propiedad de la vivienda es indiferente el porcentaje de propiedad que se posea. El usufructo equivale a la propiedad. En relación a la propiedad, hay que tener claras dos definiciones, que se recuerdan en este punto:
PERSONA USUFRUCTUARIA: aquella que tiene derecho a disfrutar de los bienes ajenos con la obligación de conservar su forma y sustancia, es decir, no puede ni venderlos, ni donarlos, ni gravarlos. La causa más frecuente del usufructo es la transmisión a viudos o viudas. La nuda propiedad, en estos casos, recae en los hijos e hijas, que no pueden usar y disfrutar de los bienes mientras exista la persona usufructuaria.
NUDO PROPIETARIO/A: aquella persona que tiene derecho de propiedad sobre algo, y especialmente sobre bienes inmuebles.
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Todos los contratos de arrendamiento, sean del tipo que sean, deben estar en vigor y firmados por todas las partes. Los plazos de vigencia son: en los contratos de arrendamiento de toda la vivienda, hasta 6 meses desde su firma; en los contratos de habitación, hasta 2 meses desde su firma. Superados esos plazos debe justificar la vigencia del contrato entregando además: recibo de pago de la última mensualidad, o abono de los gastos generales de la vivienda.
Las declaraciones juradas deben ser conjuntas de todas las partes y presenciales. Es decir, todas las personas implicadas se tienen que personar a la vez en la OAC. Las personas empadronadas que carezcan de un título de ocupación (es decir, que no sean propietarias, arrendatarias o subarrendatarias), no pueden promover nuevos empadronamientos. En la aplicación informática, hay un campo donde marcar el título que presenta la persona solicitante de un alta o cambio de domicilio. [Ver apartado Posible baja de oficio]. Volver al índice
c) PERSONAS QUE PUEDEN SOLICITAR ALTA O CAMBIO DE DOMICILIO EN EL PADRÓN MUNICIPAL -
PROPIETARIO DE LA VIVIENDA:
Debe presentar el título original de propiedad de la vivienda o nota simple. Se comprueba la propiedad en la base de datos municipal (Si2). El personal de la OAC debe hacer constar esa comprobación mediante una anotación en el impreso de alta / cambio de domicilio. [Ver instrucciones en apartado Cómo comprobar la propiedad de la vivienda en la base Si2] Si no consta la propiedad en la base de datos del Ayuntamiento, la persona solicitante debe aportar aquellos documentos que acrediten la titularidad de la vivienda [Ver: Título que legitima la ocupación de la vivienda] Hay que recordar que el usufructo equivale a la propiedad. Los documentos privados NO constituyen prueba plena. Ante la duda razonable sobre la veracidad de cualquiera de estos documentos, se remite a las personas interesadas a la Unidad de Padrón y Elecciones.
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TITULAR DEL DERECHO DE ARRENDAMIENTO SOBRE VIVIENDA O HABITACIÓN Esta persona es la arrendataria. Debe presentar: -
Contrato de arrendamiento en vigor y firmado por todas las partes (arrendatario y arrendador).
El personal de la OAC debe comprobar que la persona propietaria que figura en el contrato es la misma que la de la base de datos Si2. Si no es así, NO se puede realizar el empadronamiento. [Ver instrucciones en apartado Cómo comprobar la propiedad de la vivienda en la base Si2]. TITULAR DEL DERECHO DE ARRIENDO PARCIAL SOBRE VIVIENDA Esta persona es la arrendataria de parte de una vivienda. Debe presentar: -
Contrato de arrendamiento en vigor y firmado por todas las partes (arrendatario y arrendador), donde conste que la persona propietaria de la vivienda se reserva una parte de la vivienda.
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Declaración jurada conjunta de las personas propietaria y arrendataria. (Deben acudir las dos partes a la OAC).
El personal de la OAC debe comprobar que la persona propietaria que figura en el contrato es la misma que la de la base de datos Si2. Si no es así, NO se puede realizar el empadronamiento. [Ver instrucciones en apartado Cómo comprobar la propiedad de la vivienda en la base Si2] El personal de la OAC debe comprobar también que la persona propietaria está empadronada en esa misma vivienda. Si efectivamente está empadronada, se debe verificar en el contrato de arrendamiento que se aporta, que la propiedad se reserva parte de la vivienda. Hay que empadronar al nuevo arrendatario con un nuevo IMF. [Ver Cómo crear nuevo IMF]. Si en la vivienda hay empadronados anteriores (que no son la propietaria, que se reserva parte de la vivienda), debe indicarse al nuevo arrendatario que solicite por escrito la baja de estas. TITULAR DEL DERECHO DE SUBARRIENDO SOBRE VIVIENDA O HABITACIÓN Esta persona es la subarrendataria. Debe presentar: -
Contrato de arrendamiento en vigor.
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Contrato de subarrendamiento en vigor.
-
Hay que tener en cuenta los plazos de vigencia de los contratos para pedir, o no, justificante de su vigencia. [Ver Títulos que legitiman la ocupación de vivienda / plazos de vigencia]
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-
Declaración jurada conjunta de las personas propietaria y arrendataria. (Deben acudir todas las partes a la OAC).
El personal de la OAC asignará un nuevo IMF. [Ver Cómo crear nuevo IMF]. PERSONA QUE CARECE DE TÍTULO DE OCUPACIÓN DE VIVIENDA (tiene invitación) La invitación debe realizarla una persona empadronada en la vivienda, donde se va a realizar el empadronamiento. En primer lugar, hay que comprobar el tipo de derecho de ocupación de la vivienda que tiene la persona que invita. Ese derecho puede ser: 1. Título de propiedad El personal de la OAC debe comprobar la propiedad en la base de datos (Sl2). Hay que anotar esa acción en el impreso de alta/cambio de domicilio. [Ver instrucciones en apartado Cómo comprobar la propiedad de la vivienda en la base Si2] Si no consta en la base de datos, la persona interesada debe aportar documentos que acrediten la titularidad de la vivienda. [Ver: Título que legitima la ocupación de la vivienda] La persona invitada tiene que presentar declaración jurada por invitación, firmada por la persona propietaria (firma original). 2. Contrato de arrendamiento La persona interesa tiene que aportar: -
Contrato de arrendamiento en vigor. Si el ciudadano no lo ha llevado a la OAC, se puede consultar, en imagen, el que presentó la persona arrendataria cuando se empadronó. NOTA 1. Si es un contrato firmado por representante, la representación debe acreditarse por cualquier medio válido en Derecho. [Ver Título que legitima la ocupación de la vivienda]. NOTA 2. El arrendatario debe estar empadronado en el domicilio, si no lo está, NO puede invitar, SÍ puede subarrendar.
-
Declaración jurada por invitación, firmada por arrendataria.
3. Contrato de subarrendamiento La persona interesa debe aportar: -
Contrato de subarrendamiento en vigor, y firmado por todas las partes (arrendador y subarrendador). NOTA 1. Si es un contrato firmado por representante, la representación debe acreditarse por cualquier medio válido en Derecho. [Ver Título que legitima la ocupación de la vivienda].
-
Declaración jurada por invitación, firmada por subarrendatario.
En los tres casos, las declaraciones juradas deben cumplimentarlas y entregarlas conjuntamente las personas declarantes, en las OAC.
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Si fuera imposible realizar la presentación de las declaraciones juradas directamente, se puede aceptar las realizadas ante notario o las remitidas mediante burofax. NOTA en relación a personas que viven en DOMICILIOS COLECTIVOS: En el caso de los domicilios padronales calificados como colectivos, siempre debe acudir a la OAC la persona interesada. Como excepción, SOLO se permite la inscripción padronal sin presencia de la persona interesada en el caso de PERSONAS ANCIANAS que van a empadronarse en CENTROS RESIDENCIALES (viviendas comunitarias o residencias). En este caso, su representante tiene que aportar: -
Justificante médico (original), que acredite la incapacidad de la persona interesada para acudir a la oficina. Solicitud de alta o cambio de domicilio. El representante legal o persona guardadora de hecho, debe aportar copia de autorización de apertura del centro, expedida por el Servicio de Inspección de los Servicios Sociales (del Instituto Foral de Bienestar Social-IFBS). Volver al índice
d) DOMICILIO DE EMPADRONAMIENTO No se tendrá en cuenta: - a quienes se está tramitando un expediente de baja, o tienen la marca de posible baja de oficio. - A aquellas personas que aparezcan marcadas en la aplicación como baja/PBO. Se han establecido dos límites: 1) Límite al número de personas que están de alta en una dirección: En la aplicación informática de padrón, el personal de atención debe comprobar el número de personas que están de alta en la dirección, y tener en cuenta el número de personas que se quieren empadronar. Si la solicitud de empadronamiento da como resultado 8 o más personas en un mismo domicilio padronal, el personal de la OAC debe derivar al ciudadano o ciudadana a la Unidad Técnica de Padrón para que realice allí el trámite. Hay que comunicar internamente, por los cauces establecidos, la duda/motivo por la que se deriva el caso. NOTA 1: el límite de 7 personas en una vivienda que se pueden aceptar en una OAC, (derivando a la octava a la Unidad Técnica de Padrón) NO se debe aplicar en el caso de que se empadrone una familia y alguno de sus miembros quede fuera de ese límite. En este caso, el personal de la OAC tiene que empadronar en ese domicilio a la familia completa, aunque se supere el límite de 7 personas. NOTA 2: en el caso de un contrato de habitación, en las OAC solo se puede aceptar empadronar a un máximo de 7 personas, y NO tiene validez la anterior excepción hecha con las familias; es decir, si en la habitación se quiere empadronar una familia y eso supone superar el límite de 7 personas, se deriva a toda la familia a la Unidad Técnica de Padrón.
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2) Límite al número de grupos familiares que hay en una dirección: En la aplicación informática de padrón, el personal de atención debe comprobar el número de familias de alta en la dirección. Si la solicitud de empadronamiento da como resultado 4 o más unidades familiares, se derivará automáticamente al solicitante a la Unidad Técnica de Padrón para que realice allí el trámite. Hay que comunicar internamente, por los cauces establecidos, la duda/motivo por la que se deriva el caso. Por otra parte, en el caso de personas recién nacidas: - Si el bebé se empadrona con el padre o la madre, no es necesaria documentación adicional. - Si el bebé no se empadrona con el padre o la madre, declaración jurada del tercero con quien se empadrona. Volver al índice
e) POSIBLES INCIDENCIAS • 8 o más personas en el mismo domicilio padronal En toda solicitud de empadronamiento que suponga dar de alta a 8 o más personas en un mismo domicilio padronal, el personal de la OAC derivará al ciudadano o ciudadana a la Unidad Técnica de Padrón. Hay que comunicar internamente, por los cauces establecidos, la duda/motivo por la que se deriva el caso. NOTA 1: el límite de 7 personas en una vivienda que se pueden aceptar en una OAC, (derivando a la octava a la Unidad Técnica de Padrón) NO se debe aplicar en el caso de que se empadrone una familia y alguno de sus miembros quede fuera de ese límite. En este caso, el personal de la OAC tiene que empadronar en ese domicilio a la familia completa, aunque se supere el límite de 7 personas. NOTA 2: en el caso de un contrato de habitación, en las OAC solo se puede aceptar empadronar a un máximo de 7 personas, y NO tiene validez la anterior excepción hecha con las familias; es decir, si en la habitación se quiere empadronar una familia y eso supone superar el límite de 7 personas, se deriva a toda la familia a la Unidad Técnica de Padrón. • 4 o más unidades familiares en el mismo domicilio padronal En toda solicitud de empadronamiento que suponga dar de alta a 4 o más unidades familiares en un mismo domicilio padronal, el personal de la OAC derivará al ciudadano o ciudadana a la Unidad Técnica de Padrón. Hay que comunicar internamente, por los cauces establecidos, la duda/motivo por la que se deriva el caso. • Hay otras personas empadronas en la vivienda Si en el momento en que una persona solicita el alta o cambio de domicilio, el personal de atención comprueba que hay otras personas empadronadas con un contrato anterior de arrendamiento o propiedad (y que no tienen nada que ver con la nueva solicitante), se le debe mecanizar el alta o cambio de domicilio con un nuevo IMF (sin tener en cuenta el número de personas o familias anteriores). [Ver Cómo crear nuevo número de familia (IMF)].
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• Falta algún documento: Si falta alguno de los documentos exigidos para realizar la inscripción padronal, y la persona interesada quiere iniciar el procedimiento de alta o modificación, el personal de la OAC debe: - comunicarle que tiene que presentar por escrito la solicitud de inscripción padronal; - recogerle esa solicitud escrita y añadir, en el extracto padronal, la frase: “Entrega documentación incompleta para inscripción padronal”; - marcar en el impreso el documento que falta; - devolver al ciudadano un ejemplar de la solicitud, con el sello de registro de entrada; - avisar por escrito -mediante documento de requerimiento, firmado por la persona interesada- que, en un plazo de 10 días, debe subsanar su solicitud en la Unidad Técnica de Padrón, aportando la documentación necesaria. Si no lo hiciera así, se desestimaría el procedimiento. No obstante, de forma subsidiaria, siempre cabe iniciar el expediente. • DNI para cambio de domicilio de toda una unidad familiar En estos casos, es suficiente el DNI original de una de las personas interesadas para cambiar a toda la unidad familiar al mismo tiempo. La interesada debe ostentar el título de ocupación del nuevo domicilio padronal. • El caso presenta dudas razonables: Si para llevar a efecto cualquiera de los casos recogidos en este protocolo existe duda razonable, el personal de la OAC derivará al ciudadano o ciudadana a la Unidad Técnica de Padrón para que realice allí el trámite. Hay que comunicar internamente, por los cauces establecidos, la duda/motivo por la que se deriva el caso. Volver al índice
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3. APLICACIÓN INFORMÁTICA DE PADRÓN
a)
CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN INFORMÁTICA
Para acceder a la aplicación informática de Padrón hay que situarse en la intranet municipal y pinchar en el enlace Herramientas:
Introducir usuario y contraseña, y pulsar el botón Aceptar:
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En el buscado que aparece en pantalla, escribir la palabra padrón y hacer clic en el botón Buscar:
La aplicación destaca en amarillo el mejor resultado de la búsqueda. Hacer doble clic en Padrón y Elecciones:
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Aparece en pantalla una ventana donde hay que escribir de nuevo usuario y contraseña. Clicar en el botón Aceptar.
Una vez en la aplicación, desplegar la carpeta Padrón y Elecciones hasta llegar a Consulta Base de Datos Padronal, y hacer doble clic para abrir.
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En la siguiente pantalla, denominada Localizar habitante, se pueden iniciar las consultas o trámites relacionados con Padrón. Hay que tener en cuenta que para cualquier consulta o trámite relacionado con Padrón, desde la pantalla Localizar habitante, hay que acceder ‘por vivienda’; es decir hay que introducir la dirección de la vivienda, para conocer en qué situación está esa vivienda, cuántas personas hay empadronadas…, etc.
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4. ALTA EN EL PADRÓN MUNICIPAL Dar de alta en el Padrón municipal supone inscribir a una persona en el registro administrativo de un municipio –en este caso, el de Vitoria-Gasteiz- donde constan todos sus vecinos y vecinas. Consultar en la web municipal el trámite Alta en el Padrón municipal.
a) EVITAR DUPLICIDADES EN LA BASE DE DATOS Una vez que el personal de atención ha realizado con la persona solicitante las comprobaciones previas de identidad, documentación relacionada con la vivienda y situación de esta última, hay que verificar si figura o no en la base de datos municipal, con el objetivo de evitar duplicidades. Para ello, en la aplicación informática hay que acceder a la pantalla Mantenimiento de habitantes:
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Se realiza la búsqueda por fecha de nacimiento y sexo.
Por defecto, está señalado IMH. Hay que cambiar al botón ‘Por fecha de nacimiento y sexo’.
Introducir la fecha de nacimiento:
En caso de que la persona conste en la base de datos del Ayuntamiento, hay que seleccionar ese nombre y apellidos y pulsar el botón CONFIRMAR.
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Si la persona no consta en la base de datos, se utilizará el botón ALTA, para efectivamente darle de alta en la base de datos del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz (Terceros):
CÓMO DAR DE ALTA EN ‘TERCEROS’: Tras pulsar el botón Alta, se accede a la pantalla denominada ALTA DE DATOS GENERALES DEL TERCERO.
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En esa pantalla hay que introducir los siguientes datos:
Tipo de Tercero: en el desplegable, elegir ‘nacional’ o ‘extranjero’.
Número Externo: número del documento de identidad.
Dígito Control. Escribir: - letra del DNI; - 1, si se trata de pasaporte; - 2, si es permiso de residencia; - 3, no se utiliza; - 4, en caso de DNI comunitario; - 5, si es NIE.
Nombre y apellidos.
El personal de atención preguntará al ciudadano o ciudadana si desea dejar un número de teléfono y un correo electrónico (dirección internet). Estos datos no son obligatorios.
Una vez cumplimentados los campos anteriores, VALIDAR y ACEPTAR.
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Tras validar y aceptar, esa persona ha sido dada de alta en la base de datos (Terceros) del Ayuntamiento. A continuación, en la pantalla GESTIÓN DE HABITANTES, se realizan los distintos tipos de alta en el Padrón municipal (movimientos).
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Tipos de movimientos posibles, en imagen:
Como se ve en la pantalla anterior, las altas en el Padrón municipal pueden estar motivadas por distintas causas. Por tanto, es necesario preguntar a la ciudadanía el motivo de su solicitud y seleccionar el tipo de movimiento que corresponde (cambio de residencia/ omisión/ nacimiento). Pueden ser: - Personas que vienen a vivir a Vitoria-Gasteiz: el tipo de movimiento es alta por cambio de residencia. - Personas que, por el motivo que sea, figuran de baja, sin un municipio de destino y aseguran seguir viviendo en Vitoria-Gasteiz: el tipo de movimiento es alta por omisión. También se consideran alta por omisión los casos de niñas y niños recién nacidos adoptados no inscritos en Consulado. - Personas recién nacidas, cuyo domicilio está en Vitoria-Gasteiz: el tipo de movimiento que corresponde es alta por nacimiento. Volver al índice
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b) ALTA POR CAMBIO DE RESIDENCIA
El alta en Padrón por cambio de residencia se aplica a las personas que vienen a vivir a Vitoria-Gasteiz. En la aplicación, hay que seleccionar una de las tres opciones siguientes (la que corresponda en cada caso): -
Alta cambio residencia procedente otro municipio si son personas españolas o extranjeras que vienen de un municipio distinto al de VitoriaGasteiz. Como ayuntamiento de procedencia, se escribe el que indique la persona solicitante. La fecha de alta en Padrón es la del día en que se realiza el trámite.
-
Alta cambio residencia procedente de Consulado son personas de nacionalidad española, que se trasladaron al extranjero y regresan a España, o personas menores españolas, nacidas en el extranjero, que aportan libro de familia, donde consta su inscripción en el Registro Consular de España en el país de nacimiento. Como procedencia se señala la del Consulado en que estén inscritos. Si la persona manifiesta que está inscrita en Consulado pero figura de alta en el padrón de Vitoria-Gasteiz, se le deriva a la Unidad Técnica de Padrón, ya que puede haberse dado un desfase en las comunicaciones del Instituto Nacional de Estadística. La fecha de alta en Padrón es la del día en que se realiza el trámite.
-
Alta cambio residencia procedente del extranjero si son personas de nacionalidad extranjera que vienen a Vitoria-Gasteiz desde otro país. La procedencia puede ser diferente al país de nacionalidad. La fecha de alta en padrón es la del día en que se realiza el trámite. Las personas extranjeras comunitarias deben presentar el documento de intención de voto, que facilita la aplicación al hacer el alta.
El procedimiento de alta por cambio de residencia es siempre independientemente de la procedencia; solo varía el código de Mvto:
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el
mismo,
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Como ejemplo, se detalla a continuación el alta de una persona procedente de otro municipio. Desde la pantalla Localizar habitante:
Introducir DNI y Aceptar:
Si la persona no está dada de alta en Terceros, la ‘Relación de Terceros Coincidentes por Número Externo’ sale vacía y hay que darle de alta.
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Hacer clic en el botón Alta. [Consultar cómo hacerlo en el apartado Evitar duplicidades]
De nuevo en la pantalla Gestión de habitantes, hacer doble clic en Cód. Mvto.
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Padrón municipal. Procedimiento de trabajo en atención ciudadana
Seleccionar el tipo de movimiento, en este caso, Alta cambio de residencia procedente de otro municipio. Hacer clic en botón Seleccionar:
Seleccionar la documentación que presenta:
En la siguiente pantalla, aparece señalado y explicado el código del movimiento y la documentación que ha presentado para ello.
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Aceptar:
A continuación, añadir dirección (calle, portal, letra…), introduciendo y seleccionando los datos de acuerdo a las siguientes pantallas: [Los datos se pueden escribir o solicitar listado haciendo doble clic en los cajetines].
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Hacer clic en el botón Ver propietario:
Comprobado el dato de propietario, hacer clic en el botón Cerrar.
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En la siguiente pantalla, clicar en el botón Familia:
Comprobar los residentes en ese domicilio. Si el nuevo empadronado tiene un nuevo IMF, hay que clicar en el botón Crear nuevo IMF. [Ver Cómo crear nuevo IMF] En caso de que se vaya a incorporar en el IMF de alguno de los residentes, hacer clic en Seleccionar.
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En la siguiente pantalla, introducir el resto de datos personales (fecha, país, provincia y municipio de nacimiento + sexo + titulación + año, país, provincia, municipio de procedencia):
Repasar los datos y Confirmar el proceso padronal realizado.
Aceptar la siguiente pantalla:
En pantalla aparece la pregunta: ¿Existen más altas para esta familia?:
Si sólo se va a empadronar a una persona en esa dirección, se marca NO y se imprime la hoja de alta. Si se van a empadronar más personas en esa dirección y en la misma familia, se selecciona SI, y se realiza la misma operación con cada persona hasta llegar a la última. En ese momento final, se marca NO y se imprime la hoja de alta. Esta debe ser firmada por todos, excepto por las personas menores de edad.
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Tanto la impresión de la hoja como la firma de esta, se recoge en la aplicación, como se indica en las pantallas siguientes:
La persona interesada, debe firmar la hoja. Esta se adjunta a la documentación y se hace clic en SÍ.
Por último, se ve que la situación de ese habitante es Alta:
Volver al índice
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c) ALTA POR OMISIÓN
Una vez seleccionado el movimiento Alta por omisión, escribir: -
Como fecha de alta la del día en que se realiza el trámite. Año de llegada: año que aparece en el apartado de datos de procedencia. Ayuntamiento: el que aparezca en el apartado de datos de procedencia.
En el caso de niñas y niños adoptados no inscritos en Consulado: -
La fecha de alta en padrón es la del día en que se realiza el trámite. Procedencia: la del país de origen, que figura en el Libro de Familia. Nacionalidad: la del padre o la madre. Volver al índice
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d) ALTA POR NACIMIENTO En las altas por nacimiento lo primero que se debe hacer siempre (tras las comprobaciones de identidad y vivienda) es registrar los datos del bebé en Terceros [Ver apartado Evitar duplicidades-Cómo dar de alta en Terceros], con algunas especificidades, referidas a la nacionalidad, documento de identidad… Por tanto, hay que situarse ante la pantalla denominada Localizar habitante:
Escribir nombre y apellidos del bebé y Aceptar:
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En la pantalla Alta de Datos Generales del Tercero: desplegar ‘Tipo Tercero’ y elegir ‘nacional’ o ‘extranjero’. Hay que tener en cuenta: Padres de la misma nacionalidad: nacionalidad de los padres. Padres extranjeros de nacionalidades distintas: los padres eligen la nacionalidad. Un progenitor español y otro no: nacionalidad española. -
-
Número externo y dígito de control: número de documento de identidad de la persona recién nacida: el del padre o madre (solicitante) + TUT (ejemplo: 16245367TUT). Teléfono (dato opcional).
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En la pantalla Gestión de habitantes, aparecen los datos (nombre y apellidos) del niño o niña. Elegir el código del movimiento (Cód.Mvto.) haciendo doble clic en su cajetín verde.
Aparece en pantalla el listado de posibles tipos de movimientos, con su código (COD). Situarse sobre Alta por nacimiento y hacer clic en el botón Seleccionar.
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La aplicación devuelve a la pantalla Gestión de habitantes, donde aparece el Cód. Mvto. (080), y la denominación ‘Alta por nacimiento’. Aceptar.
En la siguiente pantalla, escribir la fecha de alta: la del día del nacimiento. Rellenar calle, portal, escalera, piso…, (datos que constituyen el domicilio de padrón). El niño o niña se empadronará en el domicilio de la persona solicitante, salvo invitación para el empadronamiento con una tercera persona. Para completar la dirección, seleccionar las opciones deseadas en las sucesivas pantallas:
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Con los datos de dirección completos, hacer clic en el botón Familia:
En el listado, elegir a la persona con la que se va a empadronar. Es indiferente elegir a la madre o al padre porque tendrán igual IMF (número de familia). Una vez seleccionada la persona, hacer clic en el botón Seleccionar.
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De nuevo en -
la pantalla Alta padronal, rellenar: Fecha de alta: es la de nacimiento. Fecha de nacimiento. País + provincia + municipio. Sexo. Titulación: Código 93 ‘No clasificable’. Nacionalidad: Padres de la misma nacionalidad: igual nacionalidad que los padres. Padres extranjeros de nacionalidades distintas: los padres eligen la nacionalidad. Un progenitor español y otro no: nacionalidad española.
Pulsar el botón ACEPTAR.
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Por último, REPASAR todos los datos introducidos y confirmar el alta padronal desde la siguiente pantalla:
A continuación la aplicación pregunta si existen más altas para esa familia. Seleccionar lo que corresponda.
En la última pantalla se ve que la situación del habitante es Alta. Para finalizar, hacer clic en el botón Aceptar.
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El alta de menores la firma el padre, la madre o el tutor. NOTA: En caso de dar de alta a un menor solo, el sistema avisará con el siguiente mensaje:
Hay que tener en cuenta que una persona menor nunca puede estar sola en una vivienda. Se deberá empadronar con alguna persona adulta. Por tanto, en la anterior pantalla, hacer clic en ‘NO’.
e)
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PERSONAS MENORES EXTRANJERAS NO ACOMPAÑADAS (MENAS)
Las personas menores extranjeras no acompañadas (MENAS) acuden al Ayuntamiento acompañadas por representantes de la Diputación Foral de Álava o de la asociación que ostente la delegación de este servicio. En estos casos: - Hay que seleccionar como tipo de movimiento: altas procedentes del extranjero o de otro municipio. - La vivienda estará catalogada como domicilio padronal colectivo [Ver apartado Definiciones]. En la aplicación: - Fecha de alta en Padrón: la del día que se realiza el trámite. - Procedencia: puede ser diferente al país de nacionalidad. Volver al índice
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5. CAMBIO DE DOMICILIO DENTRO DEL MISMO MUNICIPIO
Cuando una persona solicita el cambio de domicilio dentro del municipio de VitoriaGasteiz hay que preguntarle si sólo se va a cambiar una persona (individual) o toda una familia (familiar).
a) INDIVIDUAL Como norma general, NO se admite la representación. Se pueden tramitar varios cambios de domicilio individuales en un documento único. Este caso supone que varias personas (no todas) de un IMF (número de familia) se mueven juntas de un domicilio a otro. [Si se trata de una familia, se admite la representación por parte de uno de sus miembros]. En la aplicación: - La fecha del cambio en padrón es la del día del trámite. - Tras el cambio de domicilio, nunca pueden quedar solas personas menores empadronadas en esa vivienda. Observaciones: - Para el cambio de domicilio de menores no emancipados con uno sólo de los progenitores, se debe acreditar la guardia y custodia, mediante resolución judicial, libro de familia que así lo acredite o una declaración responsable del progenitor [Ver modelo de impreso en Anexo 1].
•
Para el cambio de domicilio de menores no emancipados con terceros, hay que aportar autorización expresa de los tutores.
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En Mantenimiento de habitantes, hay que buscar a la persona solicitante, e introducir como Cod Mvto: Cambio de domicilio individual.
En función del documento que presenta, se elegirá Incluir en familia existente en destino o no, ya que podría haber más de una. Si a esa persona no se le va a incluir en la familia existente en el destino (es decir, no va a compartir el número asignado a esa familia), hay que clicar en el botón Aceptar y asignarle un nuevo número de familia (IMF). [Ver apartado Como crear un nuevo número de familia (IMF)]
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En este momento, se puede elegir si se cambia alguna persona más de la unidad familiar, pero no todas.
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b) FAMILIAR En este caso se admite la representación. Se requiere la presencia de uno de los integrantes de la unidad familiar. El cambio de domicilio de la unidad familiar supone que todas las personas de un IMF (número de familia) se mueven juntas de un domicilio a otro. En la aplicación: La fecha del cambio en padrón es la del día del trámite. Lo que varía, respecto al cambio individual, es el Cod Mvto. En este caso hay que seleccionar Cambio de domicilio familiar.
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6) BAJA EN EL PADRÓN MUNICIPAL a)
DEFUNCIÓN
Cuando una persona se persona en el Ayuntamiento para comunicar el fallecimiento de un familiar empadronado en el municipio, el personal de la OAC debe recogerle la partida de defunción. Esta puede ser: -
Partida de defunción expedida por el Registro Civil de Vitoria-Gasteiz, si el fallecimiento se ha producido en este municipio; Partida de defunción expedida por otro Registro Civil, si el fallecimiento ha sido en otro municipio.
Desde la pantalla Gestión de habitantes, hay que seleccionar la opción Tipo de Mvto: baja por defunción.
Seleccionar el subtipo de movimiento: Registro Civil de Vitoria u otro registro civil.
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Aceptar:
Introducir la fecha del fallecimiento:
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b) DESTINO AL EXTRANJERO Otra causa de baja en el Padrón municipal es el traslado de una persona al extranjero. Esa baja pueden solicitarla personas nacionales o extranjeras. -
Personas nacionales. El personal de la OAC debe informar al solicitante que debe darse de alta en el Consulado del país al que se traslade. Desde el Consulado, comunicarán el cambio al Ayuntamiento.
-
Personas extranjeras. En este caso no cabe la representación, salvo para las personas menores de edad (16 años). Documentación que debe presentar en la OAC: a) Instancia donde comunique el cambio de domicilio al extranjero. Debe estar firmada. b) Documento de identidad de la persona solicitante. Volver al índice
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c)
TRASLADO A OTRO MUNICIPIO
Como norma general en el caso de traslado a otro municipio, desde la OAC se informará a la persona solicitante que debe darse de alta en el municipio al que se traslade. Desde ese ayuntamiento comunicarán el alta al padrón de Vitoria-Gasteiz. De forma excepcional, se puede tramitar la baja si el ciudadano o ciudadana necesita la baja en el padrón municipal de Vitoria-Gasteiz por asuntos propios. Para ello, la persona solicitante deberá presentar en la OAC: - El volante de alta en el municipio al que se ha trasladado. En este documento debe estar indicada la fecha del alta. [En relación con este caso, consultar el apartado Posibles incidencias- De alta en dos padrones municipales]. En la aplicación hay que señalar: Fecha de baja: la del alta en el otro municipio. Causa de la baja: traslado a otro municipio. Subtipo de movimiento: por información de otros ayuntamientos. Para ello, situarse en la pantalla Gestión de habitantes, que contiene los datos del solicitante:
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Seleccionar el subtipo de movimiento: por información de otros ayuntamientos.
Escribir como fecha real de baja, la fecha de alta en el padrón del otro municipio.
Confirmar el proceso padronal, haciendo clic en el botón Sí.
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d) BAJA DE TERCERAS PERSONAS EMPADRONADAS Este trámite se realiza cuando una persona dispone de un documento que le acredita para empadronarse en un domicilio, y existen otras personas empadronadas en el mismo, que ya no viven ahí. Documentación: - Instancia donde se especifiquen las personas que actualmente residen, y se solicite la baja en el padrón municipal de aquellas que no viven. El documento se decreta a la Unidad Técnica de Padrón. [Ver también Cuándo se genera una posible baja de oficio] Volver al índice
e) POSIBLES INCIDENCIAS DE ALTA EN DOS PADRONES MUNICIPALES Se pueden dar casos en que una misma persona esté dada de alta en los padrones de dos municipios. La resolución de cada uno de esos casos conlleva una actuación diferente en la OAC: a) CASO 1. - Situación de partida: Una persona acude a la OAC con una comparecencia de la Unidad Técnica de Padrón, donde le comunican que está empadronada en dos municipios y que debe comunicar cuál es el domicilio correcto de empadronamiento. - Procedimiento en la OAC: recoger la comparecencia firmada por la persona interesada, registrarla y decretarla a la Unidad Técnica de Padrón. b) CASO 2. - Situación de partida: una persona acude con un certificado de alta en otro municipio. - Procedimiento en la OAC: con el ciudadano delante, se le realiza la baja en el padrón de Vitoria-Gasteiz. Como fecha de baja en Vitoria-Gasteiz, hay que escribir la que figura como alta en el otro municipio. En el subtipo de movimiento, seleccionar ‘por información de otro municipio’. c) CASO 3. - Situación de partida: la persona que acude a la OAC no es la interesada. - Procedimiento en la OAC: recoger la petición por escrito en una instancia, junto a la documentación que pueda aportar, y decretar a la Unidad Técnica de Padrón.
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d) CASO 4. - Situación de partida: el ciudadano no aporta ninguna documentación que justifique la duplicidad del alta. - Procedimiento en la OAC: informarle que debe acudir a la Unidad Técnica de Padrón. Volver al índice
7) RENOVACIONES / CONFIRMACIONES PADRONALES a)
ENCSARP – personas extranjeras no comunitarias sin autorización de residencia permanente o de larga duración
Cada 2 años, las personas extranjeras no comunitarias (ENCSARP) deben comunicar que mantienen su residencia en el municipio ante, las oficinas que gestionan el Registro Municipal del Padrón de habitantes; de esa forma se renueva el asiento de alta en dicho registro La renovación hay que hacerla cada dos años desde la inscripción o la última modificación en el Padrón. Las personas obligadas a hacer este trámite reciben una carta en el domicilio donde figuran empadronadas. En ella, se les comunica que deberán realizar la renovación antes de la fecha de caducidad especificada, y se les advierte que se les dará de baja si no hacen la renovación. En el caso de personas mayores de 16 años, la renovación puede realizarla la propia persona interesada, o hacerlo a través de representante debidamente acreditado. En menores de 16 años, la renovación puede hacerla el padre, la madre, o representante debidamente acreditado. Para realizar el trámite de renovación, en la OAC se pedirá a la persona interesada el documento de identidad en vigor. No obstante, esta renovación también se hará cuando una persona ENCSARP acuda a una OAC para hacer alguna gestión diferente a la de renovación del alta padronal (por ejemplo, en un cambio de domicilio o una modificación de datos personales), con independencia del tiempo transcurrido desde la última renovación (ha podido pasar solo un mes desde la última). Al mecanizar estos trámites en la aplicación, se mostrará en pantalla un aviso informando de dicha obligación de renovación. En estos supuestos, después de tramitar el movimiento padronal demandado, el personal de la OAC requerirá al ciudadano o ciudadana que renueve, en ese momento, su situación de alta en dicho registro de padrón; para ello, deberá firmar el documento normalizado existente para dichos casos (este documento normalizado sale cumplimentado de la aplicación. Ver Anexo 4 y Anexo 5). Consultar en la web municipal el trámite Renovación de la inscripción padronal de personas extranjeras no comunitarias sin autorización de residencia permanente
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Esta obligación de renovación periódica (al menos cada dos años) de la inscripción padronal, finaliza (indicándolo en la aplicación mediante el botón Finalizar), cuando el ciudadano o ciudadana: -
Obtiene la residencia permanente. Adquiere la nacionalidad española o cualquiera de la Unión Europea. Volver al índice
b) NO ENCSARP Se denominan NO ENCSARP los ciudadanos y ciudadanas de: -
los Estados miembros de la Unión Europea; Islandia, Noruega, Liechtenstein y Suiza; aquellos con tarjeta de residencia de Régimen Comunitario; quienes tienen autorización de residencia permanente o de larga duración.
El Instituto Nacional de Estadística (INE) remite de forma periódica al Ayuntamiento un listado de ciudadanos y ciudadanas que deben confirmar la residencia. Estas personas reciben en su domicilio una notificación, donde se les indica que, en el plazo de 3 meses, deben confirmar su residencia o, en caso contrario, se procederá a tramitar de oficio su baja de Padrón. No se admite la representación, salvo para personas menores de 16 años.
Documentación: documento de identidad de la persona solicitante.
Procedimiento en la OAC: facilitar a la persona solicitante una hoja de solicitud, que esta debe entregar de nuevo firmada.
La realización de cualquier otro trámite, que conlleve una modificación en los datos del ciudadano o ciudadana, supone la confirmación de residencia, y hace innecesaria la confirmación. Cuando una persona no ha confirmado su residencia y se le da de baja de oficio, al consultar la causa de la baja en la aplicación aparece reflejado: ‘Baja por inscripción indebida’. Volver al índice
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8) EXPEDICIÓN DE VOLANTES Y CERTIFICADOS Aplicación de habitantes.
a)
Padrón
>
carpeta
Gestión
de
habitantes
>
Mantenimiento
de
VOLANTES DE EMPADRONAMIENTO INDIVIDUAL Y FAMILIAR
VOLANTE DE EMPADRONAMIENTO INDIVIDUAL
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El volante individual es un justificante, emitido por el Ayuntamiento, que acredita el empadronamiento de una persona, tal y como consta en el padrón municipal. En las OAC, se entrega este volante: • a quien aporta documento identificativo original de la persona empadronada (DNI, tarjeta de residencia, NIE, o pasaporte. NO es válido el libro de familia). • A quien facilita verbalmente TODOS los datos identificativos de la persona empadronada: DNI, nombre, dos apellidos, calle y portal. Si se está tramitando un expediente de baja, se le puede facilitar el volante. En ese documento aparecerá reflejada la tramitación de la baja. VOLANTE DE EMPADRONAMIENTO FAMILIAR
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El volante familiar es un justificante, emitido por el Ayuntamiento, que acredita dónde y con quién está empadronada una persona. En referencia a una vivienda, solo se entrega el volante familiar en las OAC... ...a las personas empadronadas en esa vivienda, mayores de 16 años, que comparten un IMF (nº de familia). Deben aportar documento identificativo original (DNI, tarjeta de residencia, NIE, o pasaporte. NO es válido el libro de familia). NO se puede facilitar el volante: - cuando el domicilio es colectivo. Si se está tramitando un expediente de baja, se le puede facilitar el volante. En ese documento aparecerá reflejada la tramitación de la baja. Volver al índice
b) VOLANTE Y CERTIFICADO HISTÓRICO DE PADRÓN El volante histórico de padrón es un documento informativo, que indica todas las inscripciones padronales de una persona desde la renovación del Padrón de mayo de 1996 hasta la actualidad. Se puede obtener al momento, previa identificación, en las OAC y en la oficina de atención de San Martín. También, desde la sede electrónica de la web municipal, con certificado digital o Tarjeta Municipal Ciudadana (TMC). En la aplicación informática, el volante histórico de padrón se obtiene desde la función 'Mantenimiento de habitantes' (tipo de volante: 'historia del habitante'):
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Padrón municipal. Procedimiento de trabajo en atención ciudadana
Por otra parte, el certificado histórico, que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento, se solicita por escrito (instancia) y solo en los siguientes casos: • • •
•
Trámites en embajadas, consulados, adopción de menores, y organismos en el extranjero. Solicitudes de información padronal de quienes residen en vivienda colectiva. Tramitación de herencias de personas que causaron baja antes del 1 de mayo de 2001. Si la fecha es posterior, es suficiente con el volante histórico de la persona fallecida, que se facilita en las OAC y en San Martín. Solicitudes padronales entre fechas concretas.
Una vez elaborado, el certificado histórico de padrón puede recogerlo: • •
la persona interesada, presentando su documento de identidad; otra persona que se identifique con DNI... y presente autorización y documento de identidad de la interesada (original o copia).
En las OAC, NO hay que recoger ninguna solicitud de certificado histórico cuyo destino sea Lanbide. Los datos se intercambian de oficio entre las dos administraciones.
SERVICIO WEB DE OBTENCIÓN DE VOLANTES
-
Con tarjeta de identificación digital (TMC / DNI electrónico / ONA / Izenpe) se puede obtener volante de padrón familiar, individual o histórico, a través de la sede electrónica en la web municipal.
-
Sin tarjeta de identificación, se puede obtener el volante individual a través de la web municipal, previa introducción de los datos. Volver al índice
9) ACTUALIZACIÓN O MODIFICACIÓN DE DATOS EN EL PADRÓN a) CAMBIO DE DATOS PERSONALES Una persona puede acudir a una OAC para solicitar el cambio de los datos personales, distintos del domicilio, que obran en poder de padrón. En estos casos:
Documentación: documento de identidad de la persona solicitante.
Procedimiento en la OAC: - Facilitar una hoja de modificación, que el ciudadano debe entregar de nuevo firmada. - Si alguien desea modificar los estudios que figuran en padrón, no necesita presentar ninguna documentación para acreditarlos.
En estos casos hay que seleccionar como tipo de movimiento en la aplicación: Cambio datos personales, y Aceptar.
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En la siguiente pantalla, se puede cambiar los datos personales, y Aceptar.
Si lo que se desea cambiar no son datos personales, sino otros datos básicos, en esa misma pantalla, hacer clic en el botón Cambio Datos Básicos.
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Clicar en Modificación.
Tras cambiar los datos básicos, validar y confirmar. De nuevo en la pantalla Cambio datos personales, Aceptar.
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Confirmar el proceso.
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b) RECLAMACIONES AL CENSO ELECTORAL De forma periódica, y antes de cada proceso electoral, el Instituto Nacional de Estadística (INE) informa a aquellas personas que han tenido cambios en sus datos padronales para que, en caso de error, puedan dirigirse a las oficinas municipales correspondientes y presentar reclamación. La ciudadanía puede reclamar por: - error en los datos; - exclusión: alguien que debe estar en el censo y no aparece en él. - inclusión: alguien que no debe estar en el censo y aparece en él. En estos casos: Documentación para poder presentar reclamación: documento de identidad de la persona solicitante.
Procedimiento en la OAC: facilitar a la persona solicitante una hoja de reclamación (autocopiativa), que debe entregar de nuevo firmada. Volver al índice
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10) RECUERDA… CÓMO CREAR NUEVO NÚMERO DE FAMILIA (IMF) En este protocolo se recogen dos casos en los que se puede generar un nuevo IMF (número de identificación de familia): 1. Contrato de subarrendamiento o de habitación. 2. Hay empadronadas personas propietarias o arrendatarias anteriores, a las que se va a aplicar una posible baja de oficio. NOTA: En este caso el nuevo título de propiedad o contrato de arrendamiento aporta información suficiente para deducir que el título de ocupación anterior ha perdido vigencia, y ya no acredita la circunstancia de residencia efectiva de las personas empadronadas anteriormente. Fuera de esos dos casos no se puede generar nuevo IMF. PROCEDIMIENTO EN LA APLICACIÓN PARA GENERAR NUEVO IMF: En la pantalla aparece por defecto seleccionado NO. Hacer clic en el botón Aceptar.
A continuación, se verá si hay personas en esa vivienda con otro IMF o no hay nadie empadronado. En cualquiera de los dos casos, clicar en el botón Crear nuevo IMF para asignar un nuevo número de familia a la persona solicitante:
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Caso 1. Hay varias personas con un IMF en esa vivienda
Caso 2. Es una vivienda vacía y, hasta el momento, no hay nadie empadronado
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CÓMO COMPROBAR LA PROPIEDAD DE LA VIVIENDA EN LA BASE Si2: En el buscado de intranet, escribir si2:
Hacer clic en Si2 Gestión censal.
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Desplegar la carpeta Censo y hacer doble clic en Consulta de referencia de censo.
Escribir el DNI de la persona solicitante del trámite.
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Aceptar:
En la siguiente pantalla, situarse sobre el inmueble del que interesa comprobar la propiedad, y hacer clic en el botón de la columna derecha, Hecho impositivo.
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A continuación, clicar en Propietario.
Verificar el tipo de propiedad. Volver al índice
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CUÁNDO SE GENERA UNA POSIBLE BAJA DE OFICIO En la aplicación informática de padrón, se ha introducido un campo donde hay que marcar el tipo de documento que acredita cada alta/cambio de domicilio (excepto en las altas por nacimiento).
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La aplicación permite elegir entre cinco tipos: - Propiedad. - Contrato de arrendamiento. - Contrato de habitaciones. - Declaración jurada-invitación. - Contrato alquiler parcial vivienda.
En la pantalla donde se ven los habitantes de una vivienda se ha añadido la columna Posible B.O. (posible baja de oficio).
La marca en la columna Posible B.O. la hace el sistema automáticamente, dependiendo del tipo de documentación aportado y de la selección de familia que se haya hecho. Es decir: -
Si se crea un nuevo IMF y la documentación aportada es de propiedad o contrato de arrendamiento, la aplicación marca a los anteriores ocupantes como Posible B.O.
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-
Si se crea un nuevo IMF y la documentación aportada es contrato de habitaciones, declaración jurada o contrato de alquiler parcial de la vivienda, no marca a los anteriores ocupantes como Posible B.O.
-
Al seleccionar una familia existente, la aplicación no marca a ninguno como Posible B.O.
Los registros afectados por la marca Posible B.O. son tratados en la Unidad Técnica de Padrón. Volver al índice
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OTROS ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA: a) Trámite Alta en el Padrón Municipal b) Trámite Cambio de domicilio dentro del mismo municipio c) Trámite Renovación de la inscripción padronal de comunitarias sin autorización de residencia permanente
personas
extranjeras
no
d) Trámite Actualización o modificación de datos en el Padrón Municipal de habitantes e) Relación de estados miembros de la UE f) En ningún caso se efectuará el trámite con documentación caducada. g) No podrán promover nuevos empadronamientos, aquellas personas empadronadas que carezcan de un título de ocupación, es decir, que no sean propietarias, arrendatarias o subarrendatarias. h) Todos los contratos de arrendamiento, sean del tipo que sean, deben estar en vigor y firmados por todas las partes. i) Las adopciones se consideran altas por omisión. j) Las declaraciones juradas deben ser conjuntas de todas las partes y presenciales. Todas las personas implicadas tienen que acudir a la vez en la OAC. l) En el caso de que la solicitud de empadronamiento dé como resultado 8 o más personas en un domicilio, o 4 o más unidades familiares en una vivienda, se derivará automáticamente a la persona solicitante a la Unidad Técnica de Padrón. NOTA 1: el límite de 7 personas en una vivienda que se pueden aceptar en una OAC, (derivando a la octava a la Unidad Técnica de Padrón) NO se debe aplicar en el caso de que se empadrone una familia y alguno de sus miembros quede fuera de ese límite. En este caso, el personal de la OAC tiene que empadronar en ese domicilio a la familia completa, aunque se supere el límite de 7 personas. NOTA 2: en el caso de un contrato de habitación, en las OAC solo se puede aceptar empadronar a un máximo de 7 personas, y NO tiene validez la anterior excepción hecha con las familias; es decir, si en la habitación se quiere empadronar una familia y eso supone superar el límite de 7 personas, se deriva a toda la familia a la Unidad Técnica de Padrón. m) Si falta alguno de los documentos exigidos para realizar la inscripción, y la persona interesada quiere iniciar el procedimiento de alta o modificación padronal, el personal de la OAC debe emplazarle para que vuelva a presentarse en la oficina con toda la documentación necesaria, y aclararle que: - debe presentar por escrito la solicitud de inscripción padronal; - recoger esa solicitud escrita y añadir, en el extracto padronal, la frase: “Entrega documentación incompleta para inscripción padronal”. - marcar en el impreso el documento que falta. - devolver al ciudadano un ejemplar de la solicitud, con el sello de registro de entrada;
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-
avisar por escrito -mediante documento de requerimiento firmado por la persona interesada- que, en un plazo de 10 días, debe subsanar la solicitud o aportar la documentación necesaria. Si no lo hiciera así, se desestimaría el procedimiento.
No obstante, de forma subsidiaria, siempre cabe iniciar el expediente. n) En caso de que una persona a la que se acaba de empadronar (el personal de atención ha concluido la mecanización y registro de ese alta/cambio de domicilio), por el motivo que sea, manifiesta inmediatamente su deseo de que ese empadronamiento sea anulado, se le pedirá solicitud por escrito (instancia) explicando los motivos. Se decretará a la Unidad Técnica de Padrón. o) Para realizar un alta o cambio de domicilio, siempre debe acudir a la OAC la persona interesada. Excepciones: - Se permite la inscripción padronal sin presencia de la persona interesada en el caso de inscripción de ancianos en centros residenciales (viviendas comunitarias o residencias). [Ver NOTA en relación a personas que viven en DOMICILIOS COLECTIVOS] -
Cambio de domicilio de toda una unidad familiar. Con el DNI original de una de las personas interesados (debe ser quien ostenta el título de ocupación del nuevo domicilio patronal) es suficiente para cambiar a toda la unidad familiar a la vez.
p) En renovaciones padronales de personas extranjeras no comunitarias sin autorización de residencia permanente o de larga duración (ENCSARP): se admite la representación. q) En renovaciones padronales de ciudadanos no ENCSARP: sólo se admite la representación en menores de 16 años. r) No se admite representación, salvo para menores de 16 años, cuando una persona extranjera va a comunicar al Ayuntamiento su traslado a otro país. s) El caso presenta dudas razonables: Si para llevar a efecto cualquiera de los casos recogidos en este protocolo existe duda razonable, el personal de la OAC derivará al ciudadano o ciudadana a la Unidad de Padrón para que realice allí el trámite. Hay que comunicar internamente, por los cauces establecidos, la duda/motivo por la que se deriva el caso. Volver al índice
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ANEXO 1 Declaración responsable de progenitor para inscripción o cambio de domicilio de menores no emancipados en el padrón municipal
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ANEXO 2 Declaración jurada por invitación
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ANEXO 3 Declaración jurada conjunta
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ANEXO 4 Solicitud de renovación de la inscripción padronal para extranjeros no comunitarios sin autorización de residencia permanente [Sale cumplimentado de la aplicación]
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ANEXO 5 Es el anexo 4 sin cumplimentar Solicitud de renovación de la inscripción padronal para extranjeros no comunitarios sin autorización de residencia permanente [Esta hoja no existe como impreso. Se incluye en el protocolo por si se produjera alguna incidencia y no saliera de la aplicación)]
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