Paquete pedagógico para desarrollo de competencias en la ges ón logís ca y ges ón de uso racional de insumos médicos

Nota técnica – Tema 2 Tema 2: El ciclo logís co: organización de las ac vidades del sistema logís co de insumos médicos Introducción El sistema logís co de insumos médicos se basa en una serie con nua de operaciones en un proceso cíclico, puesto que cada una de ellas afecta a la siguiente y así sucesivamente. Por ejemplo, si los cálculos sobre la demanda son bajos, aunque haya un proceso de distribución eficiente, no habrá los insumos necesarios para cubrir las necesidades del programa. Las ac vidades de un sistema logís co de los insumos médicos y una breve descripción de las principales ac vidades que integran el ciclo se presentan en este tema.

Subtema 1. El ciclo logís co La administración logís ca comprende una serie de ac vidades que contribuyen a cumplir los seis “correctos”. El ciclo logís co representa un enfoque sistemá co para describir las ac vidades de los sistemas logís cos (figura 1).

Figura 1.

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Lo primero que adver remos de este ciclo es su forma circular, que caracteriza la interdependencia de las diversas ac vidades que forman el ciclo. Cada ac vidad como la atención al usuario, selección de productos, es mación de necesidades, adquisiciones y control de existencias depende de las demás. Ac vidades principales del ciclo logís co Atención al usuario: Cada una de las personas que trabaja en logís ca ya sea en la selección, compra, almacén o distribución productos debe saber que lo hace para sa sfacer las necesidades del usuario. El sistema logís co garan za el servicio al usuario cumpliendo con los seis “correctos” por tanto, contribuye a brindar un excelente servicio al usuario. Selección de los insumos: En cualquier sistema logís co, los productos deben ser seleccionados. En salud, la selección de productos está a cargo del Ministerio de Salud. La mayoría de los países elaboran listas de medicamentos esenciales tomando como modelo la lista de la Organización Mundial de la Salud (OMS). Es mación de necesidades y adquisiciones: Una vez que se seleccionan los productos, debe determinarse la can dad necesaria de cada uno. La es mación es la etapa en la cual se cuan fican las necesidades de los insumos a adquirir, tomando en cuenta: Tipo de insumo Consumo Frecuencia de pedidos Can dades en existencia Can dades a comprar La adquisición: Es el proceso que permite obtener los insumos seleccionados y programados realizando procedimientos de compra, para ello requiere: Normas de adquisición de la ins tución Calendarización de fechas de solicitud Entrega de pedidos en los diferentes niveles y recepción de los insumos Almacenamiento y distribución: Luego de obtener y recibir un ar culo, éste debe almacenarse hasta que el cliente lo necesite. Casi todas las empresas almacenan parte de sus existencias para prever futuras necesidades de los clientes. El almacenamiento consiste en la adecuación del espacio y condiciones determinadas que deben poseer los almacenes para mantener la calidad e integridad del insumo; y requiere: Cumplimiento de las normas de almacenamiento Emplear un sistema de control de inventario 29

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Los sistemas de control del inventario permiten saber cuándo hacer pedidos regulares y cuánto deben pedir. La meta es evitar el desabastecimiento. La distribución comprende el conjunto de instalaciones y transporte por los cuales enen que pasar los insumos, y requiere: Instalaciones (almacenes en los diferentes niveles) Medios de transporte adecuados Cumplimiento de fechas programadas para el movimiento de insumos Sistema de información para la ges ón logís ca de los insumos médicos La información es el motor que impulsa el ciclo logís co. Sin información, el sistema logís co no podría funcionar adecuadamente. Los responsables de insumos médicos recopilan información sobre el consumo y los niveles de existencias, por ejemplo, debe recopilarse para garan zar que los responsables sepan cuánto deben adquirir de un determinado producto. El uso de datos logís cos es fundamental para tomar decisiones sobre las ac vidades del ciclo logís co.

Subtema 2. Evaluación con nua de las ac vidades del ciclo logís co La evaluación con nua es necesaria entre cada una de las ac vidades del ciclo logís co y no se refiere únicamente a la calidad del producto, sino también a la calidad del trabajo, por ello es importante comprender el significado que ene en las dis ntas ac vidades. Entre selección de productos y es mación de necesidades y adquisiciones: Debe asegurarse de controlar la calidad de los productos que se decide adquirir. Supongamos que se decide adquirir Microgynon, an concep vo oral, por ser el producto más apropiado para su sistema desde el punto de vista médico. Durante el proceso de es mación de necesidades y adquisiciones, se entera que uno de los proveedores no puede vender Microgynon y ofrecerá en cambio el Lofemenal oral. Cuando reflexiona acerca de las suposiciones que había hecho sobre Microgynon, se da cuenta de que Lofemenal es un producto igualmente apropiado y decide ofrecerlo en lugar de Microgynon. El control de calidad cumple un papel importante en la es mación de necesidades y la adquisición del producto correcto de acuerdo con una selección de productos apropiada. Entre adquisiciones y almacenamiento: Los requisitos de compras deben incluir especificaciones que los fabricantes deben respetar (por ejemplo, se puede especificar que la fecha de vencimiento esté impresa en cada blíster de los an diabé cos orales). Luego de obtener los productos, debe controlar su calidad antes de que ingresen al almacén para distribuirse. Una de las técnicas de control de calidad sencillas que usted puede implementar en esta fase es controlar las e quetas y los envases de lo que recibe. Asegúrese de que las e quetas y los envases cumplan con sus especificaciones.

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Entre control de inventarios y servicio al usuario: Durante el almacenamiento y la distribución (pero antes de la entrega al usuario), es importante controlar la calidad de los productos. Recuerde: usted aspira a que los usuarios dispongan de productos en buen estado. Entre servicio al usuario y selección de productos: Aun después de entregar los productos a los usuarios, debe con nuar con el control de calidad. Debe conocer la opinión de los usuarios sobre la calidad de los productos y si están sa sfechos con el servicio recibido. Recuerde que usted aspira a que los usuarios u licen los productos que reciben, y estén sa sfechos con ellos y el servicio prestado. Los resultados que se ob enen de la evaluación del nivel de sa sfacción del usuario pueden emplearse para informar a las personas a cargo de la toma de decisiones sobre los productos que deben seleccionar en el siguiente ciclo de compras. Recuerde: depende de usted obtener los productos apropiados para el usuario.

Subtema 3. El entorno logís co: polí cas y adaptabilidad Además de las ac vidades del ciclo logís co, dos factores externos: las polí cas y la adaptabilidad afectan en gran medida el sistema logís co. Polí cas: Los procedimientos y las normas del gobierno afectan todos los elementos del sistema logís co. Los gobiernos establecen polí cas sobre la selección de productos, el método de compra, el momento en que deben ser distribuidos, el lugar y el modo en que los insumos son almacenados, y las can dades que el usuario recibe (denominados normas y protocolos). Los responsables de logís ca deben mantenerse informados sobre las polí cas actuales e implementarlas según lo especificado. Adaptabilidad: La adaptabilidad es la capacidad del sistema logís co para obtener exitosamente los recursos (ya sea internos o externos) necesarios para responder a los cambios en la demanda. Los responsables de logís ca dependen de un nivel superior, y deben contribuir a tomar las decisiones para priorizar los recursos donde el dinero no es suficiente para cubrir todas las necesidades. La capacidad del gobierno para sa sfacer estas necesidades, es decir, su adaptabilidad, influye en el sistema logís co.

Subtema 4. Sistema de asignación y de requisición de medicamentos En algunos sistemas logís cos, la can dad que se solicita la determina la persona que hace el pedido. En este caso, se habla de sistema de requisición. En otros, la can dad del pedido la determina la persona que entrega el pedido. Este sistema se denomina sistema de asignación. En los sistemas de requisición, el nivel que recibe los suministros determina la can dad que se solicita. En los sistemas de asignación, el nivel que envía los suministros determina la can dad que se entrega. 31

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Cuadro 1. Ventajas y desventajas de los sistemas de asignación y requisición.

Categoría

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Cálculos

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Desventaja: Si el nivel superior no ĐŽŵƉƌĞŶĚĞůĂƐŝƚƵĂĐŝſŶŽŶŽƵƟůŝnjĂ correctamente la información ĚŝƐƉŽŶŝďůĞ͕ƋƵŝnjĄƐŶŽĞŶƚƌĞŐƵĞůĂ ĐĂŶƟĚĂĚĐŽƌƌĞĐƚĂ͘

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Capacitación

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Subtema 5. Términos clave en el sistema logís co INSUMOS, PRODUCTOS: Todos los insumos que circulan por un sistema logís co. Estos términos se emplean de manera intercambiable en el tema. USUARIOS: Las personas que reciben los insumos. Usuario suele estar asociado a pacientes de unidades de salud. El concepto de servicio al usuario también puede aplicarse a los sistemas logís cos: el usuario de un almacén central es el almacén regional o municipal. CONSUMO: La información sobre la can dad de productos entregada de manera directa a los usuarios en el nivel de prestación del servicio se denomina consumo. 32

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DISTRIBUCIÓN: La información sobre el transporte de productos entre dos puntos de la cadena de suministro se denomina datos de distribución. PUNTO DE ENTREGA DE SERVICIOS: Lugar donde los usuarios reciben de forma directa los insumos y son generalmente clínicas, centros de salud, puestos de salud y hospitales. RED DE ABASTECIMIENTO: Toda la red de almacenes por los que se transportan insumos del fabricante al usuario, incluyendo puertos, almacenes centrales, regionales y de municipios, puntos de entrega de servicios, y vehículos de transporte. Las redes de abastecimiento de logís ca de la salud requieren del transporte para que, periódicamente, se trasladen insumos de un almacén a otro. En Nicaragua por la diversidad geográfica, los insumos pueden trasladarse en diferentes medios de transporte, como buses, barcos o incluso bicicletas. LAPSO DE REABASTECIMIENTO: Tiempo que transcurre desde que se solicitan nuevos insumos hasta que se reciben para ser u lizados. Cuando los responsables de logís ca evalúan el grado de eficacia de un sistema logís co para cumplir con los seis “correctos”, analizan el lapso de reabastecimiento y tratan de acortarlo. Los insumos deben llegar al usuario en el menor lapso posible. Cuando se calcula el lapso de reabastecimiento, es esencial considerar todo el empo que transcurre hasta que los insumos están disponibles para su uso. Las existencias recibidas pero no registradas, y que han sido organizadas en estantes, todavía no están listas para ser entregadas y, ciertamente, tampoco están disponibles para ser u lizadas. A fin de sa sfacer las necesidades del usuario, los insumos deben estar disponibles para entregarlos inmediatamente al usuario.

Referencias bibliográficas John Snow Inc./DELIVER, 2005. Manual de logís ca: Guía para gerentes de sistemas logís cos de programas de salud y planificación familiar. Arlington, Va.: John Snow Inc./DELIVER, para la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID). Disponible en: http://deliver.jsi.com/dlvr_content/resources/allpubs/ guidelines/LogiHand_ES.pdf Ministerio de Salud. Sistema de Información para la ges ón logís ca de insumos médicos (SIGLIM). Manual de procedimientos. Segunda edición, Octubre 2007. Managua, Nicaragua. Disponible en: http://www.minsa.gob.ni/index.php?option=com_ remository&Itemid=52&func=startdown&id=6863

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