Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRAS MENORES I -IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO:

PD.DAF.05

COMPRAS MENORES

Objetivo(s) del proceso: Realizar las compras y contratación de bienes y servicios, bajo un procedimiento simplificado, que permita eficientizar las compras sin vulnerar los principios establecidos en la Ley.

Alcance: Comprende todas las compras y contrataciones de las Instituciones de la Administración Pública, a través del Procedimiento de Selección de Compras Menores, en función de los umbrales establecidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas como Órgano Rector del Sistema.

Referencia Normativa:  Constitución de la República Dominicana.  RD-CAFTA.  Ley No. 340-06, sobre Compras y Contrataciones Públicas de Bienes, Servicios Obras y Concesiones, y sus modificaciones contenidas en la Ley No. 449-06.  Reglamento de Aplicación de la Ley, aprobado mediante Decreto No. 543-12.  Ley No. 200-04, de Libre Acceso a la Información Pública.  Por las normas emitidas por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas. II -ESPECIFICACIONES GENERALES: RESPONSABLE DEL PROCESO: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA O SU EQUIVALENTE

Unidades Operacionales Involucradas:      

Máxima Autoridad Ejecutiva Dirección Administrativa Financiera o su equivalente. Unidad Operativa de Compras y Contrataciones. Departamento de Planificación y Desarrollo. Almacén y Suministro. Oficina de Acceso a la Información (OAI).

Políticas y Otras Observaciones:  Las compras y contrataciones deberán ser las contempladas en los respectivos planes y programas anuales elaborados por la institución.  Las Entidades Contratantes deberán tomar en cuenta los umbrales establecidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas, Órgano Rector del Sistema.  Ningún procedimiento de Compra Menor podrá ser iniciado sino se dispone de la apropiación Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Hacienda de la República Dominicana

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Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRAS MENORES II -ESPECIFICACIONES GENERALES: RESPONSABLE DEL PROCESO: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA O SU EQUIVALENTE presupuestaria respectiva.  Los Oferentes deberán estar previamente inscrito en el Registro de Proveedores del Estado (RPE).  Las Unidades Operacionales involucradas deberán utilizar los documentos estándar emitidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas.  La Entidad Contratante deberá elaborar las Especificaciones Técnicas/Fichas Técnicas o Términos de Referencias, de las compras o contrataciones de mayor frecuencia en la institución, a los fines de contar con una base de datos que permita la agilización de los procedimientos. Los peritos para la elaboración de las mismas deberán ser designados por el Comité de Compras y Contrataciones y deberán ser revisadas periódicamente conforme los incidentes que se vayan presentando durante el desarrollo de los procedimientos.  Las Especificaciones Técnicas/ Fichas técnicas o Términos de Referencias deberán ser elaboradas por Peritos.  Las Especificaciones Técnicas no podrán hacer mención de ningún tipo de marca, ni dirigir la compra o contratación a un determinado proveedor o contratista.  Las Ofertas Económicas deberán ser recibidas en Sobre debidamente cerrados.  La Dirección Administrativa Financiera o su equivalente deberá abrir las Ofertas en el día y hora fijada en las invitaciones y convocatoria.  La Entidad Contratante deberá invitar a un mínimo de tres (3) Oferentes que puedan atender el requerimiento, no obstante deberán considerarse las Ofertas de los Oferentes que no hayan sido invitados.  Las Ofertas deberán recibirse hasta la fecha y hora fijada en las invitaciones y en la convocatoria.  El plazo entre la invitación o la convocatoria y la recepción de ofertas no deberá ser menor de dos (2) días hábiles.  La Entidad Contratante no podrá bajo ninguna circunstancia adjudicar una Oferta que supere el precio de mercado.  Todos los documentos que se generen en el proceso deberán ser cargados al Sub-sistema de Compras del SIGEF o en su defecto en el Portal administrado por el Órgano Rector. III -DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: ETAPA / UNIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO

INSUMOS

PLANIFICACIÓN Requerimientos de las ETAPA: RESPONSABLE(S): Dpto. de Planificación y Desarrollo diferentes Unidades Dirección Adm. Financiera o su equivalente Requirentes.

Metodología preparar los

para Planes

Unidad Operativa de Compras y Contrataciones Máxima Autoridad Ejecutiva Oficina de Acceso a la Información

Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Hacienda de la República Dominicana

PRODUCTOS Plan Anual de Compras y Contrataciones. Difusión a través del portal institucional y del administrado por el Página 2 de 12 UR/10.2012

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRAS MENORES Anuales de Compras y 01.01 Planificación. Órgano Rector. Contrataciones. Todo proceso de compra o contratación se inicia con el Plan Anual de Compras y consolidado de todos los requerimientos realizados por las Contrataciones (PACC)- diferentes Unidades Requirentes (UR), debiendo ser aprobado por la Máxima Autoridad Ejecutiva de la Entidad SNCC.F.053 Contratante. El Departamento de Planificación y Desarrollo con apoyo de la Dirección Administrativa Financiera (DAF) coordina y ejecuta las actividades relativas a la elaboración del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC). La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones remite el Plan Anual de Compras y Contrataciones a la Oficina de Acceso a la Información (OAI) para fines de su publicación en el Portal de la Entidad Contratante y del administrado por el Órgano Rector. PREPARACIÓN Plan Anual de Compras y ETAPA: RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y Contrataciones Contrataciones. Oficina de Acceso a la Información

Modelo de Solicitud de Compra o Contratación- 02.01Preparación de las Solicitudes de Compras o Contrataciones. SNCC.D.001 Luego de consolidados todos los requerimientos, las Unidades Operativas de Compras y Contrataciones deberán formalizar las Solicitudes de Compra o Contratación tomando en consideración el precio histórico y el precio del mercado, para solicitar el correspondiente Certificado de Existencia de Fondos a la Dirección Administrativa Financiera (DAF), o su equivalente, previa comprobación de que la misma se encuentra contemplada dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones.

Solicitud de Compra o Contratación contentiva de los bienes a adquirirse y de los servicios a ejecutarse, firmada por la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones, conforme al Plan Anual de Compras. Difusión a través del portal institucional y del administrado por el Órgano Rector.

La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones deberá remitir las Solicitudes de Compras y Contrataciones a la Oficina de Acceso a la Información (OAI) para fines de su publicación en el Portal de la Entidad Contratante y del Órgano Rector. PREPARACIÓN Solicitud de Compra o ETAPA: Contratación contentiva RESPONSABLE(S): Dirección Administrativa Financiera o su equivalente de los bienes a adquirirse Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Hacienda de la República Dominicana

Certificado de Existencia de Fondos aprobado por la DAF o Página 3 de 12 UR/10.2012

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRAS MENORES y de los servicios a ejecutarse, firmada por la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones, conforme al Plan Anual de Compras y Contrataciones.

02.02Apropiación de Fondos. La Dirección Administrativa Financiera (DAF) o su equivalente, valida la existencia de fondos en el presupuesto para la compra o contratación del bien o servicio en cuestión y lo remite a la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones.

su equivalente, donde verifica, reserva y hace constar que la Entidad Contratante cuenta con la apropiación de fondos suficientes.

Modelo de Certificado de Existencia de FondosSNCC.D.002 Solicitud de Compra o Contratación contentiva de los a adquirirse y de los servicios a ejecutarse, firmada por la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones, conforme al Plan Anual de Compras y Contrataciones. Certificado de Existencia de Fondos aprobado por la DAF o su equivalente, donde verifica, reserva y hace constar que la Entidad Contratante cuenta con la apropiación de fondos suficientes. Certificado de Existencia de Fondos aprobado por la DAF o su equivalente, donde verifica, reserva y hace constar que la Entidad Contratante cuenta con la apropiación de fondos suficientes.

Acta simple emitida por la Máxima Autoridad Ejecutiva de la Entidad Contratante, donde 02.03 Apoderamiento para Ejecución del apodera a la Dirección Administrativa Proceso. Financiera, o su equivalente, del La Máxima Autoridad Ejecutiva, revisa la solicitud y la Procedimiento Certificación de Existencia de Fondos, y apodera a la correspondiente. Dirección Administrativa Financiera, o su equivalente, para que dé inicio al procedimiento correspondiente. ETAPA: PREPARACIÓN RESPONSABLE(S): Máxima Autoridad Ejecutiva Dirección Administrativa Financiera o su Equivalente.

La DAF, o su equivalente, se encarga de remitir los documentos a la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones para que dé Inicio al Expediente Administrativo y Carga en el Portal.

ETAPA: PREPARACIÓN RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y Contrataciones

02.04 Asignación del Número Único y Carga en el Portal.

Número Único para el Procedimiento de Compra o Contratación.

Una vez se cuenta con la apropiación de fondos para la compra o contratación, la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones carga el proceso en el Sub-sistema de Sub-sistema de Compras Compras y Contrataciones del SIGEF o en su defecto, en el y Contrataciones SIGEF. portal administrado por el Órgano Rector e inicia el Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Hacienda de la República Dominicana

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Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRAS MENORES Expediente Administrativo de compras con su Número Único Portal administrado por el correspondiente. Órgano Rector. PREPARACIÓN Modelo Convocatoria a ETAPA: Invitaciones RESPONSABLE (S): Unidad Operativa de Compras y Contrataciones debidamente firmadas y Compras MenoresDirección Administrativa Financiera o su SNCC.F.013. Convocatoria a Equivalente. presentar Ofertas. Modelo de Invitaciones a presentar Ofertas- 02.05 Elaboración y Firma de las Invitaciones y Invitaciones Convocatoria a Participar. SNCC.D.014 debidamente recibidas por los Oferentes. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones procede Especificaciones Técnicas/ Fichas a invitar a un mínimo de tres (3) Oferentes, debidamente Técnicas o Términos de inscrito en el Registro de Proveedores del Estado (RPE). Referencias La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones de la Entidad Contratante, elabora la convocatoria a presentar Ofertas y las invitaciones formales y tramita la firma por ante el Director Administrativo Financiero o su equivalente, procediendo a invitar a los oferentes seleccionados.

Convocatoria firmada. Invitaciones firmadas.

ETAPA: CONVOCATORIA RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y Contrataciones Oficina de Acceso a la Información

03.01Difusión y Publicidad. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones remite la convocatoria a la Oficina de Acceso a la Información (OAI), conjuntamente con las Especificaciones o Fichas Técnicas para su difusión en el portal institucional y en el administrado por el Órgano Rector.

Difusión y publicación de la Convocatoria en el portal de la Entidad Contratante y en el Portal administrado por el Órgano Rector.

Nota: El plazo entre la invitación o la convocatoria y la recepción de ofertas no deberá ser menor de dos (2) días hábiles. Las Ofertas Económicas.

Acta simple firmada.

ETAPA: OFERTA ECONÓMICA RESPONSABLE(S):Dirección Administrativa Financiera o su equivalente Unidad Operativa de Compras y Contrataciones

04.01Recepción, Adjudicación. Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Hacienda de la República Dominicana

Apertura

de

Ofertas

y

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Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRAS MENORES La Dirección Administrativa Financiera o su equivalente, conjuntamente con la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones en el plazo establecido en las invitaciones y la Convocatoria, reciben las Ofertas Económicas, en sobres debidamente cerrados y posteriormente, proceden a su apertura y análisis. La Dirección Administrativa Financiera o su equivalente proceden a la Adjudicación de la Oferta que más convenga a los intereses de la institución, considerando el menor precio ofertado. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones procede en forma inmediata a elaborar un acta simple que deberá contener la fecha y hora de su emisión, número asignado a cada Oferta, nombre de los Oferentes, monto de sus Ofertas, la adjudicación y las observaciones que se formularen, debiendo ser firmada por el Director Administrativo Financiero o su equivalente y el responsable de la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones y un funcionario que haya intervenido en el procedimiento. Acta simple firmada. Modelo de Orden de Compra- SNCC.D.027.

ETAPA: ADJUDICACIÓN RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y Contrataciones Oficina de Acceso a la Información

Notificaciones y sus anexos debidamente acusadas.

05.01Notificación de Adjudicación.

Orden de Compra u Orden de Servicios aprobada.

Modelo de Orden de Servicios - SNCC.D.028. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones procede a notificar la Adjudicación al/los adjudicatarios y a los Modelo de Recepción de restantes Oferentes dentro de un plazo de cinco (5) días Bienes- SNCC.D.029. hábiles a partir de la expedición del Acto administrativo de adjudicación. Modelo de Recepción de Servicios- SNCC.D.030. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones emite la Orden de Compra u Orden de Servicios correspondiente, la remite al proveedor con copia al almacén.

Entrada de Almacén. Difusión a través del portal institucional y del administrado por el Órgano Rector.

La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones remite a la Oficina de Acceso a la Información la Orden de Compra u Orden de Servicios, según corresponda, para su publicación y difusión. Orden de Compra u ETAPA: PERFECCIONAMIENTO CONTRATACIÓN

Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Hacienda de la República Dominicana

DE

LA

COMPRA

O

Cheque/ Transferencia Página 6 de 12 UR/10.2012

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRAS MENORES Orden de aprobada.

Servicios RESPONSABLE(S):Máxima Autoridad Ejecutiva

Dirección Administrativa Financiera o su equivalente Oficina Acceso a la Información

Conduce/ Factura. Entrada de Almacén.

06.01 Pago.

de pago al proveedor. Difusión a través del portal institucional y del administrado por el Órgano Rector.

La Dirección Administrativa Financiera o su equivalente elabora el/los cheque(s)/ Transferencias, correspondientes y lo remite a la Máxima Autoridad Ejecutiva para su revisión y firma, si procede. La Dirección Administrativa Financiera o su equivalente darán seguimiento a los trámites de pago conforme lo establezca la Orden de Compra u Orden de Servicios. La Dirección Administrativa Financiera o su equivalente remite a la Oficina de Acceso a la Información (OAI) los pagos correspondientes para su publicación y difusión. Comprobante de ETAPA: GERENCIAMIENTO DE LA COMPRA Recepción de los bienes RESPONSABLE(S):Unidad Operativa de Compras y Contrataciones Almacén y Suministro adjudicados, o de los servicios ejecutados.

07.01Cierre del Expediente Administrativo de Compra.

Expediente Administrativo compras contrataciones.

Una vez se han completado todas las entregas y los pagos correspondientes a la Orden de Compra u Orden de Servicios, se procede al cierre del expediente administrativo de la compra.

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de y

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRAS MENORES IV - FLUJOGRAMA DEL PROCESO: PD.DAF.05 COMPRAS MENORES Máxima Autoridad Ejecutiva

Procedimiento General

Planificación Requerimiento Diferentes Unidades

Dirección Adm. Y Financiera

Ud. Operativa Compras

Oficina de Acceso a la Información

Consolida los requerimientos y remite plan anual de compras

Verifica y aprueba plan annual de compras

Comprueba que la misma se encuentra contemplada dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones

Preparación de Solicitudes de Compra o Contratación

Formaliza las solicitudes de compras o contratación

Remite solicitudes compra a OAI para publicación y difusión

Publica información en página web contratante y órgano rector

Solicita certificado de existencia de fondos

Valida la existencia de fondos en el presupuesto

Apropiación de Fondos

No

Archiva el expediente

Fin del proceso

Expediente Archivado

Si Remite certificación de existencia de Fondos

Apoderamiento de la Ejecución

Revisa solicitud y certificación de existencia de fondos

Apodera a DAF que inicie proceso

Asignacion No. Unico y carga en portal

Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES Departamento de Políticas, Normas y Procedimientos Dirección General de Contrataciones Públicas Ministerio de Hacienda de la República Dominicana

Remite documentos a Compras para inicio de Expediente Administrativo

Carga proceso en el SIGEF o en el portal organo rector e inicia el proceso

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Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRAS MENORES PD.DAF.05 COMPRAS MENORES (continuación) Procedimiento General

Máxima Autoridad Ejecutiva

Dirección Adm. Y Financiera

Elaboración y Firma de las Invitaciones y Convocatoria a Participar

Ud. Operativa Compras y C.

Oficina de Acceso a la Información

Elabora convocatoria e invitaciones a presentar ofertas

Tramita firma por ante Director DAF

Invita mínimo tres (3) oferentesinscritos en el RNPE

Difusión y Publicidad

Remite Convocatoria conjuntamente con las especificaciones técnicas a la OAI para difusión

Recepción, Apertura de Ofertas y Adjudicación

Recibe ofertas económicas

Recibe ofertas económicas

Procede a apertura y análisis de las mismas

Procede a apertura y análisis de las mismas

Adjudica ofertas

Elabora y remite acta simple de adjudicación

Publica información en portal de la institucional y en el del Órgano Rector

Firma Acta Simple de Adjudicación

Notificación de Adjudicación

Notifica adjudicación a ganador y restantes oferentes

Emite orden de compra y remite a Almacén y Proveedor

Remite Orden de Compra a OAI para publicación y difusión

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Publica información en página Web

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Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRAS MENORES PD.DAF.05 COMPRAS MENORES (continuación) Procedimiento General

Máxima Autoridad Ejecutiva

Dirección Adm. Y Financiera

Ud. Operativa Compras y C.

Oficina de Acceso a la Información

Remite pago a OAI para su publicación y difusión

Publica información en portal de la entidad contratante y en el del Órgano Rector

Almacen y Suministro

Elabora el (los) cheque(s) y/o transferencia(s) correspondiente(s)

Pago

Revisa y firma pago

Remite cheque(s)/ trasnferencia

Da seguimiento a los trámites de pago

Cierre del Expediente Administrativo de Compra

Recibe las entregas totales de los bienes

Completadas todas las entregas procede a cierre de expediente administrativo

Fin del proceso

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Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRAS MENORES Indicadores de Desempeño     

Cantidad de incumplimiento en la entrega. Porcentaje de incumplimiento en la entrega. Cantidad de bienes devueltos. Porcentaje de bienes devueltos. Tiempo para llevar a cabo el procedimiento.

V - CREACIÓN: Fecha

Realizado por:

5 de Dpto. de Políticas, octubre Procedimientos. del 2010

Normas

Aprobada Por: Firma: DR. ERIC HAZIM y Director General de Contrataciones Públicas Nombre Cargo

Referencia

VI - CONTROL DE CAMBIOS: No.

1

2

3

Fecha

28/05/2012

27/09/2012

08/04/2014

Realizada /Aprobada por: Realizada por: Dpto. de Políticas, Normas y Procedimientos. Aprobada por: DR. ERIC HAZIM Director General de Contrataciones Públicas Realizada por: Dpto. de Políticas, Normas y Procedimientos. Aprobada por: DRA. YOKASTA GUZMÁN S. Directora General de Contrataciones Públicas Realizada por: Dpto. de Políticas, Normas y Procedimientos.

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Descripción y Referencias. Inclusión del Departamento de Planificación y Desarrollo en la etapa de Planificación 01.01.

Sustitución del Decreto 490-07 de fecha 30 de agosto del 2007 por el Decreto 543-12 de fecha 6 de septiembre del 2012. Sustitución del Comité de Licitaciones por el Comité de Compras y Contrataciones. Definición de plazo mínimo para presentación de ofertas.

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Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas Manual de Procedimientos: COMPRAS MENORES Aprobada por: DRA. YOKASTA GUZMÁN S. Directora General de Contrataciones Públicas No hay nada escrito después de esta línea

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