Dirección General de Servicios

Julio 2016

Acuerdo Marco: Contratación para la puesta a disposición de viajes culturales y estancias hoteleras.

Pliego de Prescripciones Técnicas Departamento de Recursos Humanos y Organización División de Relaciones Laborales y Atención al Empleado

Primera. Objeto El objeto del presente procedimiento es el establecimiento de un Acuerdo Marco para la prestación de servicios de puesta a disposición de los empleados del Banco de España de viajes culturales y estancias hoteleras. El número de adjudicatarios del Acuerdo Marco será de seis, siempre que exista un número suficiente de interesados que cumplan los requisitos establecidos en los pliegos de este procedimiento. El Banco de España, publica 4 ó 5 programas al año en los que se incluyen las actividades sociales y culturales que realizan los empleados. Estos programas, de forma general, están distribuidos estacionalmente, y en ellos se ofrece la posibilidad de disfrutar de: • • •

Viajes culturales: nacionales e internacionales. Estancias de fin de semana en hoteles. Estancias semanales en hoteles de costa en los meses de verano.

La formalización del Acuerdo Marco no supone asunción por el Banco de España de compromiso de realizar ninguna contratación, al estar éstas subordinadas a las necesidades durante la vigencia del Acuerdo.

Segunda. Alcance y descripción de los servicios La unidad de Obras Asistenciales del Banco de España, publica 4 o 5 programas al año en los que se incluyen viajes culturales y estancias hoteleras para los empleados. Estos programas, de forma general, están distribuidos estacionalmente, y en ellos se ofrece la posibilidad de disfrutar de: Viajes culturales: nacionales e internacionales. Estancias de fin de semana en hoteles. Estancias semanales en hoteles de costa en los meses de verano. De cara a garantizar una correcta gestión del procedimiento de contratación armonizándola en las plazas programadas, se va a establecer un Acuerdo Marco con empresas del sector con amplia experiencia en dichos servicios. Tercera. Contenido de la propuesta Cada empresa podrá presentar una única oferta para el Acuerdo Marco. En dicha oferta se detallarán las condiciones generales que ofrece el licitador para realizar los Contratos Derivados de dicho Acuerdo Marco.

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Cuarta. Contenido técnico de las ofertas La Oferta Técnica, que será objeto de valoración, deberá estar estructurada en los términos que figuran a continuación: •

Índice

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Equipo de trabajo: persona o personas asignadas para dar soporte a la gestión y tramitación de las ofertas solicitadas por el Banco de España para los Contratos Derivados del Acuerdo Marco, y que incluya una descripción de su formación y experiencia.

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Capacidad en la resolución de incidencias: información a disposición de los viajeros, líneas 24 horas y personal disponible antes y durante la realización de la actividad adjudicada.

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Cobertura de los seguros presentados, adicionales a los obligatorios. o Bienes. o Personas. o Cancelaciones.

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Número mínimo de días en los que las cancelaciones no supondrán ningún pago por parte del Banco de España y tratamiento de cobros parciales por renuncias, diferenciándose para las siguientes actividades: o Reservas hoteleras nacionales. o Viajes nacionales. o Viajes internacionales.

Quinta. Contratos Derivados del Acuerdo Marco A) Descripción del Contratos Derivados: De forma general, el Banco de España realizará una licitación para adjudicar los Contratos Derivados del Acuerdo Marco que se corresponderán con cada programa a publicar. Hasta la fecha, se vienen publicando los siguientes programas con el contenido de actividades detallado a continuación: •

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Programa de Primavera y Semana Santa: o Viajes culturales. o Estancias de fines de semana en hoteles. o Semana Santa: estancias de 4 noches en hoteles. Programa de Verano: o Viajes culturales. o Estancias semanales en hoteles de costa peninsular. Programa de Otoño: o Viajes culturales. o Estancias de fines de semana en hoteles.

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Programa de Invierno: o Estancias de fines de semana en hoteles.

Para cada programa, el Banco determinará los destinos y fechas en los que se desea recibir ofertas y el tipo de actividad a realizar. También, se especificará si es posible presentar alguna variable sobre fechas o destinos y el alcance de los mismos. Se establecerá una fecha máxima para la recepción de ofertas, más allá de la cual, las ofertas presentadas quedarán desestimadas. Las empresas, incluidas en el Acuerdo Marco, podrán presentarse a la licitación de los Contratos Derivados, asumiendo los siguientes compromisos para las actividades para las que presenten oferta incluidas en dicho contrato: •

Envío de ofertas para los destinos y las fechas seleccionadas por el Banco.

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Reserva de las plazas ofertadas para los destinos y fechas seleccionadas.

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Adjudicación de las plazas finalmente demandadas por el banco una vez finalizado su proceso de adjudicación del programa. El Banco de España se reserva el derecho de cancelación de las actividades que no tengan una demandada suficiente por parte de los empleados. La reserva de plazas para las actividades incluidas en cada Contrato Derivado seguirá el método “release”, por lo que el Banco de España podrá anular la reserva de aquellas actividades adjudicadas que no hayan sido objeto de demanda por parte de los empleados una vez publicado el programa, procediendo a comunicarlo a la empresa que hubiera sido adjudicataria de dicha actividad.

B) Presentación de ofertas para Contratos Derivados: Cada empresa podrá presentar una única propuesta, dicha propuesta incluirá ofertas para una, varias o todas las actividades incluidas en el Contrato Derivado.

C) Contenido técnico de las ofertas El contenido técnico de las ofertas dependerá de si la actividad para la que se presenta oferta es un viaje o una estancia hotelera. En ambos casos, los criterios y ponderaciones a aplicar para la valoración técnica de las ofertas se establecerán en el momento en el que se inicie el proceso de licitación de cada Contrato Derivado, de entre los fijados en el Acuerdo Marco, considerándose:

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A. Criterios de adjudicación automáticos: Viajes •

Oferta Económica.

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Calidad del transporte incluido en la oferta, valorándose los siguientes aspectos: o Inexistencia de escalas se considerará una mejora. o Utilización de vuelos regulares. o Horarios de los vuelos: no hay ninguna restricción en los horarios de los vuelos, pero se valorará el que los horarios permitan el aprovechamiento del día de llegada y del de salida por lo que se considerará mejora:
Que los vuelos salgan de Madrid de 7:00 a 10:00.
Salgan de destino a partir de las 17:00 h. Las fechas podrán variar ofreciéndose el día anterior o posterior a las establecidas en el cuadro.

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Facilidades en la gestión: en este criterio se valorarán los siguientes aspectos: o Flexibilidad en las fechas de realización de la actividad: se valorará el que se proponga más de una fecha para la realización de una actividad ya que permitirá una distribución más uniforme de las actividades dentro del periodo de fechas incluido en cada programa. o Nº de plazas ofertadas: todas las ofertas se referirán a 20 plazas pero se valorará la reserva de un 25% más de plazas. También se deberá especificar el número mínimo de plazas para mantener todas las condiciones (técnicas y económicas) de la oferta.

En la oferta, además, deberá aparecer detallada la siguiente información que no será objeto de valoración: o o

Cuantía del descuentos por terceras plazas. Cuantía del suplemento por uso individual de habitación doble.

Hoteles:

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Oferta Económica.

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Los descuentos por terceras plazas, bien sean de niños o adultos, indicando claramente el tramo de edad en el que se aplica la tarifa infantil. Además se informará del suplemento por uso individual para aquellos casos en que la habitación sea utilizada por una sola persona.

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Turnos para los que se presenta oferta en caso de que las fechas no vengan fijadas valorándose las ofertas que incluyan festivos nacionales o locales así como vacaciones escolares.

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B. Criterios de adjudicación sujetos a un juicio de valor los siguientes: Viajes En la oferta técnica deberá aparece detallada la siguiente información técnica que será objeto de valoración: •

Calidad y localización de los hoteles: no se admitirán ofertas con hoteles inferiores a 4 estrellas o equivalente. En la valoración de este criterio, se considerarán mejoras: o La cercanía del hotel al centro de la ciudad. o Categoría de los hoteles, cuando en la oferta se incluyan hoteles de 5 estrellas o equivalentes. Las ofertas deben hacerse para habitación doble estándar. No se valorarán mejoras en la calidad de las habitaciones.

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Servicios adicionales incluidos en los viajes: en este criterio se considerarán mejoras los siguientes servicios. o Inclusión de entradas, visitas guiadas u organización de actividades. o Régimen de alojamiento: las ofertas se deber presentar con régimen de alojamiento y desayuno, pero se valorará la inclusión de la media pensión o pensión completa.

Hoteles: La oferta deberá incluir la siguiente información técnica: • Entorno en el que se encuentre enclavado el hotel: se valorará el que el hotel esté situado en el centro histórico si el destino es urbano o en un paraje de interés natural si el destino es rural. • Edificio en el que se encuentra enclavado el hotel, valorándose el que el edificio tenga interés desde el punto de vista histórico u arquitectónico.

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D) Adjudicación de los Contrato Derivados: Cada actividad incluida en un Contrato Derivado se adjudicará independientemente del resto. Si para alguna actividad no se recibieran ofertas o dichas ofertas no cumpliesen los requisitos solicitados, dicha actividad quedaría desierta adjudicándose el resto de actividades a la mejor oferta presentada para cada actividad reservándose el Banco de España la capacidad de: •

Aplicar el presupuesto estimado para esa actividad no cubierta en aumentar el número de plazas en otra actividad de las que finalmente sí se hubiesen podido adjudicar siempre que hubiera plazas disponibles para las mismas.

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Solicitar la búsqueda de nuevas ofertas, para esa actividad u otra distinta, a todas las empresas incluidas en el Acuerdo Marco.

Se notificará a las empresas, cuyas ofertas hayan sido seleccionadas, el número de plazas a reservar para la actividad adjudicada.

Sexta. Acuerdo de calidad de servicio El Banco de España, comprobará, a la finalización de cada actividad incluida en un contrato derivado, que esta se ha desarrollado con los niveles de calidad exigidos en este pliego de prescripciones técnicas. Los parámetros a evaluar serán los siguientes: • Que los hoteles son los incluidos en el contrato o que, en caso de haber sido necesaria la sustitución de los mismos, que la categoría y localización es igual o superior a los comprometidos.

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Que se han incluido todos los servicios adicionales detallados en los contratos: o Inclusión de entradas. o Visitas guiadas. o Otras actividades contratadas.

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Que se han respetado las cuantías de los descuentos por terceras plazas y los suplementos por uso individual de habitación doble.

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Que se ha cumplido el régimen de alojamiento en todas las fechas incluidas en el contrato.

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Que se ha respetado el transporte incluido en la oferta: compañías aéreas, vuelos y horarios. Si por motivos ajenos al licitador hubiese cambios, se comprobará que la alternativa ofrecida ha seguido los mismos cánones de calidad que la oferta original.

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