Política de Gestión Documental

Municipalidad de la ciudad de Santa Fe de la Vera Cruz

Documento Preliminar

Política de Gestión Documental

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Índice 1 Introducción............................................................................................................................... 3 1.1 Justificación........................................................................................................................ 3 1.2 Antecedentes...................................................................................................................... 4 1.3 Objetivo............................................................................................................................... 5 1.4 Alcance............................................................................................................................... 5 2 Los documentos........................................................................................................................ 6 2.1 La importancia de los documentos.....................................................................................6 2.2 Requisitos de los documentos............................................................................................ 6 2.3 Ciclo de vida de los documentos........................................................................................7 3 Sistema de Gestión Documental...............................................................................................8 3.1 Los componentes del sistema.............................................................................................9 3.2 Instrumentos..................................................................................................................... 12 3.3 Tratamiento de documentos digitales...............................................................................14 3.4 Apoyo tecnológico a la administración y su integración al Sistema de Gestión Documental ................................................................................................................................................ 16 3.5 Procesos de Gestión Documental.....................................................................................16 3.6 Formación......................................................................................................................... 20 4 Responsabilidades ................................................................................................................. 20 4.1 Objetivos de la definición de las responsabilidades y competencias................................20 4.2 Competencias y responsabilidades...................................................................................21 5 Beneficios de la Gestión Documental......................................................................................21 6 Propuesta de actividades a realizar......................................................................................... 22 7 Bibliografía............................................................................................................................... 22 Anexo I - Términos y definiciones.............................................................................................. 24

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Introducción 1.1 Justificación

El diagnóstico realizado, como primera actividad del proceso iniciado en el análisis de las condiciones existentes en los archivos de la Municipalidad de Santa Fe a principios del año 2008, reveló la carencia de normas reglamentarias colocando al patrimonio documental municipal en una situación de desprotección casi absoluta. La falta de incorporación de tecnología, conducía a la imposibilidad de proveer servicios de consulta y difusión del mismo. No se contaba con procedimientos de tratamiento técnico de la información ni de los documentos que los contenían, ni con inventarios de existencias documentales. Las condiciones ambientales eran inadecuadas para la preservación de la documentación y los espacios no respondían a los requerimientos básicos como para destinarlos a archivo. El lugar físico se encontraba en estado de destrucción progresiva por humedad y agentes patógenos. En algunos casos, los edificios estaban colapsando por la sobrecarga o el volumen de papel, colocando en situación de riesgo a la estructura. El 90% del mobiliario era de material combustible y la instalación eléctrica se presentaba precaria y contraria a las disposiciones técnicas elementales, pudiendo ser causal de incendio o accidente. En general, no existían elementos detectores de humo o de combate primario contra focos de incendio, plan de emergencia y evacuación del personal y de la documentación. No se disponía de sistemas contra robo o de monitoreo de las dependencias de los depósitos. Desde el punto de vista de la prestación de servicios al ciudadano, la falta de ordenamiento, registros incompletos e inventarios inexistentes traían aparejados los inconvenientes en la búsqueda de antecedentes, ya sean edilicios, catastrales, tributarios, de obras, entre otros. Esto no sólo producía disconformidad de los vecinos sino, además, la posibilidad de generación de reclamos legales. Las mismas deficiencias ocasionaban debilidades internas ya que las áreas no siempre podían dar respuesta a sus propias obligaciones o a trámites vinculados con otras dependencias. A nivel de gestión se presentaba el inconveniente de no contar con la documhttp://www.facttic.org.ar/entación e información necesaria para realizar análisis y evaluaciones a la hora de tomar decisiones. Y muchas veces, contando con la documentación, al conservarse en tan precarias condiciones, su deterioro hacía imposible su utilización. En síntesis, las condiciones desfavorables se presentaban en distintos aspectos, tanto económicos, legales como funcionales. Problema Documental En definitiva, el manejo de la documentación tiene un impacto significativo en el costo de los procesos y en la calidad de los servicios, definiendo lo que se viene a llamar el Problema Documental que, en general, se caracteriza por los siguientes elementos: •

Dificultad para localizar y recuperar los documentos cuando son necesarios.

•

Lentitud en el servicio de documentos.

•

Falta de espacio para custodia de los documentos.

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•

Precariedad de las instalaciones y/o locales y equipamiento inadecuado.

•

Descontrol en la documentación digital.

•

Descoordinación entre las fases de tramitación y de archivo.

•

Desorganización. Se archivan según van llegando, pensando en el plazo inmediato, sin establecer criterios para su organización.

•

Acumulación masiva de documentos en oficina. Se envían al archivo cuando se agota el espacio.

•

Sistemas de información obsoletos o muy variados.

•

Sistemas informáticos no integrados.

•

Ausencia de normas para la transferencia de documentos.

•

Falta de Personal.

1.2 Antecedentes A partir del diagnóstico, se fueron planteando diferentes propuestas vinculadas a la organización de la documentación. La ausencia de un organismo rector, de carácter técnico administrativo y con fines de servicio, y la inexistencia de un ordenamiento y normalización de los procedimientos que facilitaran la preservación, organización y administración de los documentos habían generado una excesiva acumulación de papel, por una parte, y la pérdida de importante capital documental, por otra. Dentro del marco de la reforma y modernización dhttp://www.facttic.org.ar/e la Municipalidad de la Ciudad de Santa Fe de la Vera Cruz y con asistencia profesional en archivística, se realizó un relevamiento minucioso, se identificaron los problemas y se definieron prioridades a partir de la detección de aquellos archivos que, por sus condiciones desfavorables y por estar vinculados a la prestación de servicios al ciudadano, debían ser atendidos con antelación. En una primera etapa, se conformó un equipo de trabajo integrado por profesionales y estudiantes de archivística, y jóvenes entusiastas con el tema a abordar. Se realizó la capacitación del personal a través de cursos formales; se evaluaron los agentes en el desempeño de sus responsabilidades; se definieron las distintas actividades necesarias, se conformaron los grupos y se subdividieron en equipos con delegaciones de tareas específicas. La primer tarea fue la de identificar los archivos más colapsados y se definió comenzar por el archivo de Edificaciones Privadas, que se transformó en el Centro de Documentación. El Centro de Documentación se inauguró en septiembre de 2009 en un espacio físico nuevo, acondicionado con la señalética reglamentaria, con sistema de alarma y detección de humo, con equipamiento para imprimir, fotocopiar y escanear antecedentes, con ubicación ordenada y clasificada de la documentación, con sistemas informáticos específicos para el ingreso de datos de los legajos y para la búsqueda de antecedentes edilicios y de planos de mensura. El Centro por primera vez no sólo integraba archivos sino que estaba preparado para prestar servicios de documentación. En enero de 2010, y como parte de la reforma realizada en el modelo de atención al público, comenzó a funcionar un archivo llamado “Intermedio”, que entre otras, tenía la función de gestionar la documentación perteneciente a distintos archivos sectoriales, en formato digital. El Política de Gestión Documental

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nuevo modelo de atención planteaba la necesidad de separar físicamente los archivos sectoriales de las áreas administrativas, eliminar, en el mayor grado posible, la manipulación y el archivo en oficina del documento en formato papel. Al año, se realizó la misma reforma en el Tribunal de Faltas, además de la descentralización de los Juzgados de Tránsito y Transporte, siendo la digitalización una herramienta fundamental para poder implementarla. Surge entonces un nuevo requerimiento que da origen al Sistema de Documentación Municipal, SIDOM, una biblioteca virtual organizada y clasificada, donde cada dependencia pueda colocar su documentación, imágenes, y todo lo que necesite manipular y/o archivar. Dicha biblioteca no sólo sirve para guardar ordenadamente la información sino también para un acceso directo y sencillo desde el usuario; brindándole también servicios a los sistemas digitales con los cuales la dependencia cuente. En julio de 2012 comienza a funcionar el Centro de Gestión Documental, que integra las dependencias antes mencionadas con sus equipos de trabajo y sus recursos. En él se inaugura la etapa de diseño de política de gestión documental que se presenta a continuación.

1.3 Objetivo Objetivo general •

Proporcionar un marco a fin de diseñar estrategias, normas y procedimientos destinados a la gestión documental y a la administración de archivos que serán ejecutados y monitoreados por el Centro de Gestión Documental.

Objetivos específicos •

Centralizar la gestión de documentos en cuanto a su preservación, limpieza, clasificación, búsqueda, guardado y consulta de los documentos municipales, en soporte papel y/o digital, promoviendo la disposición de documentos innecesarios.

•

Determinar pautas y estándares, definiendo procedimientos y responsables, que faciliten la administración de los documentos. En este aspecto, se incluye la determinación de las series documentales, entrada y salida del papel, los plazos de guarda y la disposición de los documentos.

•

Facilitar el acceso al documento de los distintos usuarios, promoviendo un manejo de los documentos de manera más eficaz y eficiente. Para ello es importante determinar y mantener actualizada la ubicación de los documentos, adecuadamente registrados y titulados. El acceso a los documentos deberá respetar los permisos determinados por la unidad que los originó.

1.4 Alcance Esta es una política a nivel organizacional y se aplica a todos los empleados de la Municipalidad de Santa Fe que creen o usen documentos en el desempeño de sus actividades. Afecta a todos los documentos creados, recibidos y conservados por la municipalidad que proporcionen evidencia de las actividades municipales, independientemente de su formato o medio de almacenamiento.

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Los documentos

El término “documentos” incluye todos los documentos que las instituciones o los individuos de la municipalidad crean o reciben durante las transacciones administrativas y ejecutivas. Los documentos reflejan las actividades de las que son producto. Se realizan en una variedad de formas físicas, como unidades documentales simples en papel, expedientes, legajos, mapas, fotografías, microfilms y datos en forma digital. De hecho, los documentos producidos o mantenidos en un sistema informática no tienen forma física y existen solamente en tanto conjuntos lógicos de datos digitales, sin embargo, son documentos. El común denominador que define a los documentos es su nacimiento como producto de determinadas actividades, de las que dan testimonio, creados por persona física o jurídica en el marco de su competencia y que forman conjuntos orgánicos.

2.1 La importancia de los documentos En el sector público los documentos son fundamentales para el concepto de democracia. La información documentada apoya la protección de los derechos humanos, el estado de derecho y el trato justo e igual de los ciudadanos. Los ciudadanos tienen derecho a esperar que haya pruebas documentales confiables y precisas de las decisiones y acciones municipales. Por ejemplo, los documentos son imprescindibles para determinar con precisión si los recursos recaudados por la municipalidad en interés de los ciudadanos son gastados de una manera que los beneficie: en servicios de salud, educación y otros. Más aun, los documentos son los que protegen los derechos de los ciudadanos, por ejemplo, el derecho de propiedad de la tierra, documentado mediante registros catastrales y títulos de propiedad, o los derechos a una jubilación o una pensión, documentados mediante los expedientes de personal, llamados también legajos personales. Cuando los derechos personales no son respetados, son los documentos los que permiten a los ciudadanos solicitar u obtener la reparación legal.

2.2 Requisitos de los documentos Todos los documentos del municipio son de calidad suficiente para apoyar el propósito de la creación ya sea legal, auditable, operativo o cultural. Todos los documentos de la administración deben ser: •

Completos: deben contener la información necesaria estructural y contextual para documentar adecuadamente la actividad gubernamental.

•

Auténticos: debe ser posible demostrar que los documentos son lo que aparentan ser. Por ejemplo, debe ser posible mantener evidencia confiable de que el autor, el creador, el remitente y el destinatario de una comunicación. Para los documentos digitalizados, esta información quedará registrada y/o se atribuirá a los metadatos de registros.

•

Confiables: que debe ser de confianza como una representación precisa de las actividades del municipio.

•

Seguros: se deben mantener de una manera que impida el acceso no autorizado, o la alteración, pérdida o daño del documento.

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•

Fáciles de acceso: deben ser fácilmente localizados, recuperados y presentados sin la pérdida de contenido, el contexto o la estructura. Los registros deben estar disponibles al público.

2.3 Ciclo de vida de los documentos El ciclo de vida de los documentos es uno de los fundamentos teóricos de gestión documental, el cual plantea que los documentos pasan por fases de vida administrativa que determinan el tratamiento de los mismos en los archivos: •

Primera fase o fase activa: Durante esta fase el documento es de circulación y tramitación por los canales regulares, en busca de respuesta y solución al asunto o trámite que le ha dado origen y además hay un manejo frecuente de parte del funcionario responsable de su tramitación. Esta documentación forma parte del “ARCHIVO SECTORIAL” y es el archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas.

•

Segunda fase o fase semiactiva: Una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, sigue un período o plazo de guarda precaucional, durante el cual el documento es conservado para responder a eventuales requerimientos o reclamaciones administrativas o legales, o bien para servir de sustento o antecedente a otros documentos. En este período formará parte del “ARCHIVO CENTRAL” el cual coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión, define y entrega los lineamientos de operación y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite, y cuando su consulta no es constante. Esta fase concluye con la desafectación resultante de la prescripción legal o con la culminación del período indicado para la guarda. Una vez cumplido el plazo de guarda, la mayor parte de los documentos quedarán desafectados, con el fin de expurgar los archivos. Sólo algunos documentos que presenten valores históricos, testimoniales o culturales pasarán a la fase siguiente que es la guarda permanente.

•

Tercera fase o fase inactiva: Finalmente, en esta etapa el documento adquiere un valor permanente o histórico, restringiéndose su consulta a su carácter cultural e informativo, principalmente con fines de investigación. Su almacenamiento y guarda será definitivo en el “ARCHIVO HISTÓRICO”.

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FASE ACTIVA

FASE SEMIACTIVA

FASE INACTIVA

ARCHIVO SECTORIAL

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

Transferencia primaria

Transferencia secundaria

Valores primarios Administrativo Legal Fiscal

Valores secundarios Histórico Testimonial Cultural

Fig 1 Ciclo de vida de los documentos Los valores de los documentos El documento desde su nacimiento posee un “Valor primario”, ya que tiene como objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada. Este valor inicial va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de la gestión administrativa. Pero va adquiriendo un valor paralelo, es decir, valor legal, valor jurídico o probatorio. Una vez que se ha cumplido ya un período prudente en el proceso administrativo, el documento cobra un nuevo valor llamado “Valor secundario” que se va acrecentando con el paso del tiempo: el de servir como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural.

Atributos del documento

Valores primarios

Valores secundarios

Interesa a:

la unidad productora y a la oficina iniciadora

la investigación histórico

Presenta aspectos:

de interés institucional, administrativo, legal, contable, técnico

de interés histórico, testimonial o cultural

Fases del ciclo de vida:

primera y segunda fase

tercera fase

Se evalúa para:

asignar un plazo de guarda

su disposición final

Se conserva durante:

el plazo de guarda

a perpetuidad

y

al

estudio

Tabla 1 Valor primario y secundario

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Sistema de Gestión Documental

Por “Sistema de Gestión Documental” entendemos el conjunto de elementos y de relaciones entre ellos diseñados con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la producción, recepción, circulación, almacenamiento, Política de Gestión Documental

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organización, conservación, disposición final y accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad de un organismo. El establecimiento de este sistema, asume como premisa que todas las instancias de documento existentes en el municipio operen en forma coordinada, siendo necesario establecer su estructura y funciones, cómo se van a relacionar sus diferentes componentes y cómo se gestionará el flujo de documentos entre ellos en consideración al ciclo de vida de los documentos.

3.1 Los componentes del sistema Los principales componentes o unidades del Sistema de Gestión Documental de la administración son los siguientes: •

Tantas unidades de Archivo Sectorial como sean necesarias, en atención a la estructura orgánica y funciones del municipio.

•

Centro de Gestión Documental que alberga la función de Archivo Central

•

Archivo Histórico (una entidad archivística)

•

Comisión Asesora de Gestión Documental

Municipalidad de Santa Fe UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

ARCHIVO SECTORIAL

ARCHIVO SECTORIAL

Transferencia primaria

Transferencia primaria

Disposición Comisión Asesora de Gestión Documental

ARCHIVO CENTRAL

Asesoramiento

Transferencia secundaria

ARCHIVO HISTÓRICO

Eliminación o Donación Transferencia primaria ARCHIVO SECTORIAL

Centro de Gestión Documental

Transferencia primaria

UNIDAD ADMINISTRATIVA

ARCHIVO SECTORIAL UNIDAD ADMINISTRATIVA

Fig 2 Principales Componentes del Sistema Archivo Sectorial Entenderemos por Archivo Sectorial al conjunto de documentos que, en conformidad a la primera fase del ciclo de vida de los documentos, aún se encuentran en la oficina o unidad administrativa que los está tramitando. Es importante aclarar que este tipo de archivo no necesariamente se corresponde con una Política de Gestión Documental

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estructura orgánica. Por el contrario, lo normal es que sea una instancia informal orgánicamente, pero con funciones claramente establecidas y con funcionarios que realicen las operaciones que permitan la recuperación y disponibilidad de los documentos que mantiene (independiente de que estas tareas sean exclusivas o no para dichos funcionarios). En otras palabras, son las mismas oficinas productoras de documentos las que, a través de sus actividades de producción y acumulación de documentos, generan por primera vez el proceso de concentración de documentos que representa en sí mismo el archivo de la oficina o, en términos archivísticos, el Archivo Sectorial. Las funciones del Archivo Sectorial son las siguientes: •

Organizar y conservar la documentación de la oficina en la que está inserta, respetando las políticas y procedimientos definidos a nivel organizacional.

•

Evitar la dispersión o eliminación de los documentos.

•

Estar en constante relación con el Centro de Gestión Documental.

•

Preparar las trasferencias primarias de acuerdo con las normativas aplicables al caso.

•

Cumplir y hacer cumplir los procedimientos que defina el Centro de Gestión Documental.

•

Controlar el préstamo de los documentos y expedientes que salgan del archivo, mediante un registro de préstamo.

•

Suministrar la información requerida por el municipio o por parte de la ciudadanía mediante las solicitudes del caso y de acuerdo a las políticas y procedimientos que sean establecidas para ello.

•

Solicitar y devolver al Centro de Gestión Documental los documentos y expedientes ya transferidos, cuya consulta haya sido necesaria por la unidad administrativa productora.

•

Co-ayudar en la elaboración de los instrumentos de control o descriptivos inherentes a la organización documental del Sistema de Gestión Documental.

Centro de Gestión Documental El Centro de Gestión Documental es responsable de la gestión de los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas, y que permanecen en él hasta su destino final. Se corresponde con la segunda fase del ciclo de vida de los documentos. Al recibir por transferencia primaria los documentos de las distintas unidades administrativas a través de procedimientos formales, asume la responsabilidad de su guarda y disponibilidad, así como de ejecutar las actividades de disposición final, ya sea transferencia secundaria o eliminación documental. Además de la disponibilidad de espacio de almacenamiento para la guarda, el Centro de Gestión Documental presta la realización de todos los procesos de gestión de los documentos transferidos a su custodia, así como también el establecimiento de los procedimientos del municipio que faciliten dicho tránsito. Las funciones que debe realizar el Centro de Gestión Documental se centran en:

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•

Establecer los lineamientos de operación de todos los componentes del Sistema de Gestión Documental, y tomar a su responsabilidad la revisión periódica de todos los documentos y herramientas técnicas, a fin de mantenerlos actualizados.

•

Asesorar en forma permanente a los Archivos Sectoriales, así como tomar a su cargo las actividades de formación dentro del Sistema.

•

Albergar la función de Archivo Central.

•

Recibir de los Archivos Sectoriales la documentación semiactiva.

•

Gestionar la documentación transferida.

•

Responder a las solicitudes de antecedentes, en formato papel y digital.

•

Gestionar la disposición final de la documentación (transferencia secundaria o eliminación) de acuerdo a las disposiciones al respecto.

Archivo Histórico El Archivo Histórico es la unidad responsable de organizar, describir, administrar y conservar a perpetuidad los documentos archivísticos que, una vez concluida su vigencia administrativa y haber adquirido valores como fuentes de historia útiles para la investigación, constituyen la memoria histórica de la institución productora. El Archivo Histórico está fuera del alcance de está política, ya que esta entidad no se encuentra bajo un régimen del municipio (y sea una institución archivística independiente.) Comisión Asesora de Gestión Documental La Municipalidad promoverá la creación de un órgano asesor que se va a llamar Comisión Asesora de Gestión Documental encargado de la valoración de las series documentales para determinar los criterios de los plazos de guarda, acceso y expurgo, de acuerdo con su importancia, consulta y utilización según las disposiciones legales vigentes. Son funciones de esta comisión la realización de propuestas en relación con: •

La identificación y análisis de todas las series documentales que generan el municipio, con el fin de determinar su valor administrativo, legal, judicial, informativo e histórico.

•

La evaluación de los plazos de guarda de los documentos previos a su eliminación, fundamentalmente aquellos que impliquen respaldo contable.

•

La determinación de los criterios para llevar a cabo la selección o expurgo de los documentos, a fin de eliminar aquéllos que no se considere que deban ser conservados permanentemente o ser transferidos al exterior.

•

Cualesquier otro tipo de cuestiones relacionadas con las funciones del Sistema de Gestión Documental.

Intendente El Intendente debe asumir el mayor nivel de responsabilidad para garantizar el éxito de la actuación de gestión documental. El respaldo del Intendente se traduce en la atribución de recursos a niveles inferiores y en el fomento del cumplimiento de la política y los procedimientos de gestión documental en todo el municipio. Política de Gestión Documental

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3.2 Instrumentos Con el propósito de disponer de una base técnica común que permita desarrollar el trabajo de todos los componentes del Sistema de Gestión Documental, es necesario que se diseñen e implementen las herramientas o instrumentos mínimos que garanticen la organización y guarda de los documentos, a saber: el Cuadro de Clasificación, la Tabla de Plazos de Guarda de los documentos y la Tabla de Acceso y Uso de los documentos. Cuadro de Clasificación El Cuadro de Clasificación es un instrumento técnico que refleja la estructura de un Sistema de Gestión Documental con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama de la misma. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior, respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la unidad que creó los documentos. Este cuadro está compuesto por: •

Un sistema de codificación

•

La identificación (nombre) de las agrupaciones documentales

•

Toda descripción que se considere necesaria para aclarar el alcance de una agrupación documental.

La codificación como parte del proceso de identificación-clasificación, se utiliza para asociar y diferenciar tipos, series y sub-series documentales; etc., utilizado también para la gestión administrativa, es de gran valor para las labores de control sobre la documentación, simplifica la aplicación de técnicas archivísticas en la fase pre-archivística del ciclo vital del documento. Los documentos se pueden clasificar de acuerdo a los siguientes criterios, a continuación se definen algunos de ellos: De descripción

Requisitos y modalidad para efectuar los inventarios, los catálogos, las guías, cuáles realizar, generalmente por procedimientos manuales, su aplicación informática de igual modo manual mejora el control descriptivo de las distintas unidades de archivos. Se utiliza para control de existencias, producción documental e informativa y ubicación. La integración de la codificación en la génesis del documento y su vinculación a sistemas informáticos permiten lo que su descripción automática en red.

De transferencia de fondos

Establece modalidad y requisitos necesarios para el egreso e ingreso de documentación entre dependencias y archivos, archivos y archivos, etc.

De acceso y consulta

Para establecer los niveles de accesibilidad a la documentación: Libre, Restringido, Reservado, Secreto. Para llevar registro de las consultas, personales y virtuales.

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De realización de copias

Para control y certificación. Personales y virtuales.

De expurgo

Para control de la documentación.

De tramitación

Para gestión y control.

De visitas guiadas

Para actividades recreativas y culturales.

De sala de consultas, biblioteca y/o exposición

Manuales.

De desafectación documental

Manuales.

De procedimientos ante emergencias

Manuales.

Tabla 2 Criterios de codificación Tabla de Plazos de Guarda La Tabla de Plazos de Guarda de los documentos, también identificada en la literatura como Tabla de Plazos de Conservación de los documentos, es la traducción del análisis de tipología documental a un instrumento técnico que lista las series documentales, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia y disposición final en cada etapa del ciclo de vida de los documentos. Estos deben ser establecidos por decretos ante las instancias correspondientes. En términos concretos define: •

qué documentos deben incorporarse al Sistema de Gestión Documental;

•

cuánto tiempo deben permanecer en cada unidad del Sistema (Archivo Sectorial y Archivo Central);

•

qué documentos son susceptibles de ser eliminados antes de su transferencia a otra unidad del Sistema; y

•

la disposición final del documentos, una vez perdida su vigencia administrativa.

Tabla de Acceso y Uso Un instrumento formal de identificación de los derechos de acceso y del régimen de restricciones aplicables a los documentos es una herramienta necesaria para organismos de cualquier tamaño y bajo cualquier ordenamiento jurídico. Cuanto más compleja sea el organismo y su marco reglamentario, mayor será la necesidad de normalización de los procedimientos de aplicación de las categorías de acceso y seguridad. Cabe mencionar que, independientemente que este instrumento se visualiza más efectivo al ser incorporado a una solución tecnológica de documentos, no es exclusivo de un Sistema de Gestión Documental automatizado. Un Sistema de Gestión Documental que no incorpore tecnología para la consulta de documentos, debe también generar y documentar las directrices que aseguren el adecuado acceso y uso a los documentos. Cuando los documentos son gestionados en un Sistema de Gestión Documental automatizado, las tablas de acceso también se aplican a las personas que son responsables de la gestión de los documentos del Sistema, en base a las responsabilidades que tengan en cada uno de los procesos del Sistema. Política de Gestión Documental

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3.3 Tratamiento de documentos digitales El documento digital, también identificado en la literatura como “documento electrónico” es lo que ha sido creado, o puede ser manipulado, transmitido o tratado por aparatos digitales. Características de documentos digitales El documento digital puede ser definido por los elementos característicos. •

Registro y uso de símbolos: mientras que el contenido de un documento tradicional está recogido en un medio y a través de símbolos que lo hacen directamente accesible para el ser humano, en cambio, el documento digital está recogido en un medio y a través de símbolos que deben ser decodificados para hacerlo accesible al ser humano. Por ello el medio (hardware) y los símbolos (software) son condiciones de posibilidad del documento digital.

•

Conexión entre contenido y medio: mientras que el contenido de un documento tradicional es inseparable del medio (soporte) que lo recoge, el de un documento electrónico puede ser separado del medio original y transferido a otro u otros soportes. Ello aumenta las posibilidades de corrupción y es un factor crítico para asegurar la autenticidad y la fiabilidad.

•

Características de la estructura física y lógica: mientras que la estructura es una parte integral y aparente del documento tradicional, y uno de los principales criterios para valorar su autenticidad, la del documento digital no es tan aparente, sino que depende del hard y del soft, hasta el punto de cambiar cuando se pasa de un medio a otro, por lo que no puede tener el mismo valor que en el tradicional. La estructura lógica, por otra parte, lo identifica y representa los elementos de su estructura interna, la que le ha dado su creador. Para considerarlo completo y auténtico el documento debe conservar esta estructura originaria.

•

Metadatos: que se definen como datos sobre los datos y hacen que el documento pueda ser utilizado y comprendido. El documento digital carece de los elementos que en uno tradicional permiten establecer su contexto funcional y administrativo; esa función la cumplen los metadatos, que describen cómo se ha registrado la información, cuándo y por quien, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado.

•

Identificación: que no puede hacerse por los medios tradicionales, sino a través de los metadatos.

•

Conservación: que no depende sólo de las condiciones de almacenamiento, sino de la rápida obsolescencia de los sistemas.

Desde el punto de vista archivístico está claro que la gestión de los documentos digitales es un aspecto más de la gestión de los documentos, entendida como una función archivística global que la integra. Estrategias para la gestión de documentos digitales Comprende todo el ciclo de vida en cada una de sus fases: 1.

Creación y captura en un entorno seguro: La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión documental y las aplicaciones de trabajo (word, email...), y una serie de reglas y procedimientos para ello. Los mecanismos de captura deben asegurar que los documentos capturados son los apropiados, están completos, incluyendo los metadatos y

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que se han establecido los vínculos con otros documentos dentro de la agrupación en la que se integran. 2.

Selección y disposición de conjuntos documentales: Debe adoptarse en el momento de la creación del documento digital de acuerdo con el calendario de conservación. El sistema debería posibilitar el alojamiento de los documentos relacionados entre sí en expedientes y agrupaciones; si no, debe organizarlos de forma que más adelante puedan ser sometidos a decisiones retrospectivas de selección.

3.

Preservación, transferencia y conservación de conjuntos documentales: Los conjuntos documentales que merezcan conservación permanente deben haber sido identificados en el momento de su creación y/o como resultado de un proceso de selección, de transferencia y de su custodia en un archivo permanente. Se debe asegurar que se tienen en cuenta los requisitos necesarios para su conservación a largo plazo. Hace falta disponer de unos usos (best practices) y de normas sobre formatos y transferencia de documentos, incluyendo la prevención y la conservación. La selección de formatos debe: •

Minimizar el riesgo de bloquearse con formatos y aplicaciones propietarias.

•

Limitar el número de formatos para minimizar el número de rutinas (paths) de migración.

•

Los formatos seleccionados deben poseer una mínima conexión con las aplicaciones departamentales.

•

Reducir al mínimo, en el funcionamiento diario, la intervención de la infraestructura tecnológica de un departamento.

•

Los formatos seleccionados no deberían excluir añadidos y cambios futuros a medida que se produzcan nuevos desarrollos.

Los tipos de formatos físicos pueden agruparse en: •

Formatos de transferencia: deben comprender el contenido, la estructura y el contexto del documento y documentar que también se conservan los metadatos a nivel de documento y de expediente.

•

Formatos de preservación: asegurar la integridad del conjunto y, al máximo posible, la estabilidad. Debe haber pocos y seleccionados por la confianza que inspire su longevidad. Un aspecto importante es la capacidad de conversión fácil a formato de presentación.

•

Formatos de presentación: presentan los documentos en forma similar al original.

3.4 Apoyo tecnológico a la administración y su integración al Sistema de Gestión Documental Con el objetivo de dar solución a los problemas asociados a los archivos y registros de la Administración Municipal, en 2009 la municipalidad planteó un proyecto que pretendía revertir progresivamente las condiciones existentes. Así, se comenzó con la organización, recuperación, clasificación, catalogación, organización, preservación y administración de la documentación. La digitalización documental fue la respuesta tecnológica para aportarle transparencia y agilidad a los procesos, favoreciendo la descentralización de los trámites y reduciendo el Política de Gestión Documental

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manipuleo del papel. Además, mejora el flujo de información dentro de una entidad, aumenta la productividad al reducir los tiempos de búsqueda, evita el extravío del material y su exposición a manchas o eventualidades, favorece su preservación, facilita el acceso a los documentos y permite el acceso de distintos usuarios simultáneamente. Para ello, se desarrolló el Sistema de Documentación Municipal (SIDOM) que tiene como objetivo constituir una biblioteca virtual organizada y clasificada. El mismo no sólo sirve para guardar ordenadamente archivos digitales sino también para que éstos sean accedidos de una forma directa y sencilla por el usuario. Los documentos guardados en SIDOM están sujetos a esta política, así como los mismos en papel.

3.5 Procesos de Gestión Documental Los Procesos de Gestión Documental son el conjunto de actos concatenados, mediante los cuales el municipio le da seguimiento al ciclo de vida de los documentos, desde su producción o incorporación, hasta su disposición final. En términos muy generales, los procesos estándar mínimos que se deben considerar en este diseño son: •

Incorporación: Conjunto de operaciones de verificación y control que se deben realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por las unidades productoras de documentos hacia el Sistema de Gestión Documental.

•

Organización: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos del municipio, en miras de garantizar su oportuna recuperación.

•

Almacenamiento: Acciones orientadas a gestionar los depósitos documentales junto con el conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos, sin alterar su contenido.

•

Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

•

Transferencia de documentos: Proceso de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro del sistema o fuera de éste, de acuerdo a plazos de permanencia establecidos para la documentación en cada uno de ellos. También incluye las actividades para transferir documentación con valoración histórica al exterior como Archivo Histórico de la Provincia.

•

Disposición final de los documentos: Conjunto de actividades orientadas a la selección de los documentos en los archivos sectoriales y/o central, con miras a su guarda temporal, permanente o a su eliminación.

Incorporación La incorporación es el proceso que consiste en determinar si un documento debería crearse y conservarse. Se incluyen tanto los documentos creados por el municipio como los que éste recibe. Se trata de decidir qué documentos se incorporan, lo que, a su vez, supone decidir quién puede tener acceso a dichos documentos y, en general, cuánto tiempo tienen que conservarse. Política de Gestión Documental

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El proceso de incorporación comprende todas las actividades relacionadas con el ingreso de un documento al Sistema de Gestión Documental, desde las unidades productoras del municipio, e integra las siguientes actividades: •

Recepción de documentos desde las unidades productoras

•

Verificación contra la Tabla de Plazos de Guarda

•

Registro

Organización Teniendo en cuenta que la principal función de un Sistema de Gestión Documental es favorecer el acceso a los documentos, y que éste se logra a través de los instrumentos de descripción que exigen con anterioridad la clasificación y la ordenación, es obvia la importancia fundamental de estas operaciones, que conforman el proceso de organización de documentos: •

Clasificación: es la actividad mediante el cual se identifica, agrupa, sistematiza y codifican los expedientes de acuerdo con su origen estructural y funcional, basada en el Cuadro de Clasificación.

•

Signaturación y sellado: asignar a los documentos símbolos de codificación para su rápida identificación que reflejen la clasificación del documento, así como un sello que identifique que el documento pertenece al Sistema de Gestión Documental.

•

Ordenación: actividad que considera la ubicación que tendrá el documento dentro de la respectiva serie documental, en consideración a un orden previamente acordado para la misma.

•

Descripción: es el registro sistematizado de la información de los documentos, recopilado, organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para localizar y explicar el contexto y sistema que los ha producido.

Nota - Tratamiento de los expedientes: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente. El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad. Almacenamiento Corresponde al conjunto de acciones y medidas que deben considerarse y establecerse para garantizar un adecuado acceso, uso, mantenimiento, protección y/o guarda de los documentos. Entre las actividades asociadas a este proceso se pueden identificar: •

Selección de espacios físicos y repositorios: El procedimiento relacionado a esta actividad debe definir claramente los criterios que establece la institución al momento de seleccionar nuevos espacios de almacenamiento, ya sea en la etapa de implementación del Sistema, como durante la operación ante nuevos requerimientos. Entre los factores importantes a la hora de establecer estos criterios de almacenamiento y manipulación, se deben considerar: 

el volumen y tasa de crecimiento de los documentos

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•



el uso de los documentos



las características físicas



los requisitos de consulta



el costo de las condiciones de almacenamiento



el equipamiento



la obsolescencia del sistema, particularmente en el soporte digital de documentos.

Guarda de documentos: La guarda de documentos es la actividad archivística que consiste en mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración.

Consulta La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben establecer los procedimientos necesarios para cubrir el proceso completo, desde los mecanismos disponibles para realizar una consulta, hasta la forma en que dicha consulta pueda ser satisfecha. Transferencia Es el proceso de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro del sistema, de acuerdo a plazos de permanencia establecidos para la documentación, en cada uno de ellos. También incluye las actividades para transferir documentación con valoración histórica al exterior del municipio. Con el fin de prevenir que dichos movimientos limiten las posibilidades de recuperación de los documentos, estos traslados deben realizarse de manera planificada y controlada, incorporando nociones y precauciones técnicas mínimas. Asimismo, este proceso permite solucionar el problema de la acumulación ilimitada de los documentos en las dependencias institucionales, facilitando su oportuna localización. Según el tipo de archivo desde el que se realiza la transferencia de los documentos, tras cumplir un determinado plazo dentro del sistema de gestión establecido, podemos distinguir dos tipos de transferencias: Primaria y Secundaria (véase el apartado 3.1). •

Transferencia primaria: Se conoce como transferencia primaria al traslado planificado y controlado de los documentos del Archivo Sectorial al Archivo Central. El Centro de Gestión Documental debe vigilar el ingreso regular de la documentación, verificando los plazos en la Tabla de Plazos de Guarda.

•

Transferencia secundaria: Es la transferencia realizada desde el Sistema de Gestión Documental del municipio al exterior como Archivo Histórico.

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Disposición La disposición es el destino sucesivo inmediato de los documentos y series documentales dentro del Sistema de Gestión Documental, una vez que prescriben sus valores primarios, administrativos, legales y fiscales, dando lugar a la selección de los documentos de archivo que adquieren un valor secundario (cuyo destino será el exterior a través del proceso de transferencia secundaria, descrito en el apartado anterior) o a la eliminación documental de los que no tienen valor secundario ni histórico. Esta disposición se realiza de acuerdo a las fechas y plazos definidos en la Tabla de Plazos de Guarda. Las actividades fundamentales de este proceso son: •

Desafectación: es la separación de los documentos carentes de valor administrativo del sistema de gestión.

•

Expurgo: es el análisis y la selección que se hace unidad por unidad para determinar cuáles documentos se eliminan y cuáles no.

•

Transferencia secundaria: (tratado en apartado anterior).

•

Eliminación documental: es la actividad de eliminación razonada y sistemática de documentación que haya prescrito en sus valores primarios: administrativos, legales y fiscales, y que no posea valores secundarios ni históricos: evidenciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoración de los documentos archivísticos. El procedimiento de eliminación documental debe ser supervisado por el escribanía municipal y deberá comprender cuando menos las acciones siguientes: 

El Centro de Gestión Documental deberá preparar el inventario de la documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales y fiscales y que no posea valores secundarios, de conformidad con lo dispuesto en la Tabla de Plazos de Guarda;



Tramitar un expediente de la autorización del Secretario del área para la eliminación;



Ejecutar la eliminación propiamente tal de la documentación, identificando la forma y mecanismos a través de los cuales ésta debe llevarse a cabo;



Confirmar que cualquier acción en la que el documento pueda participar ya se ha completado; y



Mantener un registro de acciones de disposición susceptible de auditoría.

3.6 Formación El éxito de la implementación de cualquier sistema en una institución dependerá en gran medida de que las personas responsables de realizar cada una de las tareas se encuentren debidamente formadas para hacerlo, así como también entienda el aporte de una tarea o actividad específica en el logro de los objetivos del sistema. Se promoverá la formación continua en materia de gestión documental. Los programas destinados a la formación sobre los requisitos de la gestión documental y su aplicación práctica deberían dirigirse a todo el personal de gestión, otros funcionarios, empresas externas, voluntarios y cualquier otro individuo que esté encargado de la totalidad o parte de una actividad del municipio en la que se creen documentos y se incorporen a los sistemas de Política de Gestión Documental

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gestión; y deben tener en cuenta sus funciones y responsabilidades. Los programas de formación pueden ser diseñados e implantados en colaboración con organismos externos.

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Responsabilidades 4.1 Objetivos de la definición de las responsabilidades y competencias

El objetivo fundamental de la definición de las responsabilidades, competencias y sus interrelaciones consiste en el establecimiento y mantenimiento de un régimen de gestión documental que satisfaga las necesidades de las partes interesadas, tanto internas como externas. En concreto, la definición de responsabilidades, competencias y sus interrelaciones debe conducir a la aplicación de prácticas normalizadas o reglas del municipio que: •

exijan a las personas que documenten correctamente las actividades municipales en las que toman parte, creando documentos de acuerdo con las necesidades y procesos de actividad;

•

garanticen que los sistemas de información y procesamiento que sirven de respaldo a las actividades municipales permitan la creación de documentos apropiados como parte de dichas actividades;

•

garanticen la transparencia de los procesos documentales y la idoneidad de los sistemas de gestión documental a lo largo de su vida activa (los documentos que son necesarios para el funcionamiento habitual del municipio y los que están sujetos a un uso frecuente suelen estar ubicados cerca del usuario, si se trata de un documento físico, o digital a través del sistema informático);

•

garanticen que los documentos se mantengan, almacenen y conserven durante todo el tiempo en que sean útiles para el municipio y, cuando sea apropiado, para entidades externas, como instituciones archivísticas, investigadores y auditores; y

•

aseguren que la disposición de documentos sólo se realice de conformidad con un proceso de aprobación previamente definido.

4.2 Competencias y responsabilidades •

El intendente debe asumir el mayor nivel de responsabilidad para garantizar el éxito de actuación de gestión documental. Su respaldo se traduce en la atribución de recursos a niveles inferiores y en el fomento del cumplimiento de los procedimientos de la gestión documental en toda la municipalidad.

•

Los profesionales del Centro de Gestión Documental y de la Comisión Asesora de Gestión Documental asumen la responsabilidad principal de la implementación del Sistema de Gestión Documental. En concreto, establecen las políticas, procedimientos y normas generales de gestión documental para toda la administración local e implementan los procesos descritos.

•

Los jefes de las reparticiones administrativas son responsables de garantizar que el personal a su cargo cree y mantenga documentos como parte integrante de su trabajo y de acuerdo con las políticas, procedimientos y normas establecidas. Además son

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responsables de facilitar los recursos necesarios para la gestión documental y actuar de enlace con los profesionales de la gestión documental en todos los aspectos. •

Otras personas de la municipalidad que tienen obligaciones específicas en relación con los documentos. Incluyen, en particular, el personal responsable de: la seguridad, el diseño y la implementación de sistemas mediante las tecnologías de comunicación e información y el cumplimiento de las disposiciones legales.

•

Todo el personal que crea, recibe y mantiene documentos como parte de su labor diaria debe hacerlo de acuerdo con las políticas, procedimientos y normas establecidas.

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Beneficios de la Gestión Documental

Para la elaboración del modelo se han tenido en cuenta los siguientes principios generales: •

Los documentos son soporte legal de derechos y obligaciones de las administraciones y de los ciudadanos, por lo que es fundamental conservarlos garantizando su originalidad, autenticidad e integridad.

•

La implantación de un Sistema de Gestión Documental es la forma de garantizar su organización y tratamiento normalizado a lo largo de su ciclo de vida, independientemente de su tipología, formato y soporte, facilitando la guarda de los documentos.

•

Por medio de un Sistema de Gestión Documental se mejora: 

El funcionamiento y competitividad de las administraciones.



La transparencia de las administraciones haciéndolas más accesibles a los ciudadanos.



El servicio a los ciudadanos.

Los documentos son la base de la tramitación en los distintos procedimientos administrativos. Las razones principales de este hecho son las siguientes: •

Son un contenedor de información universalmente aceptado.

•

Suponen un elemento probatorio de los hechos.

•

Son una poderosa herramienta de intercambio de información.

Sin embargo, es evidente que el manejo de la documentación tiene asociadas una serie de servidumbres como son que: •

Contienen información no estructurada.

•

Requieren guarda.

•

En el caso del papel, están soportados en un medio físico.

•

En el caso de la documentación digital, la garantía de autenticidad.

6

Propuesta de actividades a realizar

El modelo define cómo debe ser la gestión documental de la municipalidad de la ciudad de Política de Gestión Documental

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Santa Fe. Pero para ese modelo se convierta en realidad es necesario realizar un conjunto de actividades. Se han dividido estas actividades en distintos grupos: •

Actividades normalizadoras: Su impacto principal es la adaptación de los modelos y metodologías existentes para tener en cuenta la gestión documental así como la definición de catálogos, inventarios y procedimientos en materia de gestión documental.

•

Actividades relacionadas con los archivos: Su impacto principal es la incorporación de otros archivos sectoriales al Centro de Gestión Documental.

•

Actividades relacionadas con los sistemas de información: Su impacto principal es el desarrollo informático de nuevos sistemas o mejora de los ya existentes.

•

Actividades relacionadas con los servicios: Su impacto es la ampliación de nuevos trámites de consulta de la documentación digital.

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Bibliografía

[1] ISO 15489-1 Información y Documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades. [2] ISO 15489-2 Información y Documentación. Gestión de documentos. Parte 2: Directrices. [3] Guía para el Diseño e Implementación de un Sistema de Gestión de Archivos. Gobierno de Chile. [4] Modelo de Gestión Documental del Gobierno Vasco. Gobierno de Vasco. [5] Organización y Control de Documentos Administrativos. Alicia Casas de Barran, Andrew Griffin, Laura Millar, Michael Roper. Universidad de la República Oriental de Uruguay. [6] La gestión de los documentos electrónicos como función archivística. José Ramón Cruz Mundet. Universidad Carlos III de Madrid.

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Anexo I - Términos y definiciones A los efectos de esta política, se aplican los términos y definiciones siguientes. Archivo Conjunto que reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan los documentos textuales, gráficos y legibles por máquina, producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus actividades y que son utilizados por parte de la administración y para la investigación. Centro de Gestión Documental Unidad administrativa que reúne, gestiona y difunde la documentación producida por el gobierno. Surge para hacer frente a la explosión documental, como resultado de un proyecto vinculado con la administración documental iniciado a mediados de 2008 en la Subsecretaría de Reforma y Modernización del Estado. Desafectación Declaración formal o tácitamente que un documento de dominio público queda desvinculado de uso o servicio público. Disposición Serie de procesos asociados con la aplicación de decisiones de transferencia, eliminación o guarda de documentos de archivo; que se documentan en las tablas de plazos de guarda u otros instrumentos. Documentación Conjunto de documentos, que reunidos orgánicamente, tratan un tema y tienen un fin determinado. Documento Información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad. Expurgo Selección, análisis que se hace unidad por unidad para determinar cuáles documentos se eliminan y cuáles no cuando ya perdieron su utilidad administrativa. Fondo Documental Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de guarda institucional formada por el mismo archivo, una Institución o persona. Gestión Documental Gestión de documentos o gestión documental refiere a un conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su disposición final, Política de Gestión Documental

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con el objeto de facilitar su consulta, guarda y utilización. Legajo Conjunto de papeles, generalmente atados, por estar relacionados entre sí y tratar sobre un mismo asunto. Ordenación Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica. Organización Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a identificar, clasificar y ordenar los documentos de una entidad. Pieza documental Es la unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Principio de procedencia Fundamento de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con otros. Principio de orden original Principio básico de la archivística que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos. Plazo de Guarda Es el que se asigna a los documentos producidos en el gobierno con la finalidad de cumplir con su vigencia administrativa y legal. Durante este periodo el documento es conservado para responder a eventuales requerimientos o reclamaciones administrativas o legales emergentes de su período de vigencia, o bien para servir de sustento o antecedente a otros documentos. El período de guarda concluye con la desafectación resultante de la prescripción legal o con la culminación del período indicado para la guarda. Selección Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histórico conforme a sus valores primarios y secundarios. Serie División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.

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Transferencia Operación por la cual la documentación que no se necesita en una oficina o archivo, se envía a otro archivo para que en él cumpla los cometidos que han sido asignadas a su función, de forma que su objetivo de proporcionar testimonio e información se cumpla esté donde sea, pues es el cometido del documento. Tiene lugar después de un plazo más o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa. Tabla de Plazo de Guarda Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de plazos de guarda pueden ser generales o específicas, de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución (documentos facilitativos). Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo (documentos sustantivos). Valor primario Es el valor que tienen aquellos documentos que están siendo utilizados en forma constante, para llevar a cabo un trámite administrativo. Valor secundario Se refiere al documento que una vez cumplido su periodo vital adquiere el valor acrecentado por el tiempo, y sirve como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural.

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