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POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y DEFENSA DE LOS INTERESES DEL INVIMA Código: GDI-DIE-PL019

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1. OBJETIVO La política de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Instituto Nacional de Vigilancia Medicamentos y Alimentos –INVIMA-, consiste en establecer los parámetros preventivos a seguir con el fin de evitar que las actuaciones administrativas y la toma de decisiones en las distintas áreas y dependencias se puedan generar hechos u omisiones que vulneren el régimen jurídico aplicable y que en últimas el resultado sea el detrimento del patrimonio de la entidad. Adicionalmente con estos lineamientos se pretende, garantizar que los procesos judiciales en los que sea parte el INVIMA, sean resueltos dentro de la órbita de la legalidad en los términos judiciales y en beneficio de los intereses de la entidad. Integrando aspectos relevantes, de naturaleza preventiva, para evitar la ocurrencia o disminuir los efectos dañinos del debate extrajudicial o judicial.

2. ALCANCE La política de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Instituto Nacional de Vigilancia Medicamentos y Alimentos –INVIMA- tiene como alcance todas las dependencias que hacen parte de la entidad.

3. DEFINICIONES Funciones de la Oficina Asesora Jurídica del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA-: La Oficina Asesora tiene como función la de asesorar la entidad en toda su integridad en todo lo relacionado con los asuntos del orden legal y jurídico que se relacionan con las competencias legales otorgadas al instituto; es así como una de sus funciones es la de representar judicial, extrajudicialmente al INVIMA de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 del Decreto 2078 de 2012; identificando las demandas más recurrentes para proceder a formular las pertinentes políticas de prevención del daño antijurídico, bajo la teoría de administración de la calidad total recomendada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. Definición de la causa primaria del daño antijurídico: La Constitución Política de 1991 establece la responsabilidad patrimonial del Estado, refrendada normativamente dentro del ordenamiento jurídico superior como cláusula general de conformidad con la cual “El Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades públicas. En el evento de ser condenado el Estado a la reparación patrimonial de uno de tales daños, que haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de un agente suyo, aquél deberá repetir contra éste”. (Art. 90). Comité de Conciliación: En efecto, el Decreto 1716 de Mayo 14 de 2009 dispone que las normas sobre comités de conciliación son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, los organismos públicos de todo orden normas dentro de las cuales se encuentran precisamente la que señala al Comité como instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de las políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Comité de Conciliación – INVIMA-: Ahora bien el instituto institucionaliza mediante la resolución 267967 de 2000 el Comité de Conciliación y de Apoyo en Asuntos Judiciales del INVIMA ; posteriormente se emite la resolución 2009034465 del 12 de noviembre de 2009 se reglamenta el comité de conciliación del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA y se fijan sus funciones; finalmente mediante la resolución 2012030784 del 19 de octubre de 2012 se modifica la resolución 2009034465 de 2009 se fijan funciones y se deroga la resolución 2010000805 de 20 de enero de 2010. Daño Antijurídico: El perjuicio que es provocado a una persona que no tiene el deber jurídico de soportarlo. Fundamentado en el deber de reparación del Estado que armoniza plenamente con los principios y valores propios del Estado Social de Derecho, pues al propio Estado corresponde la salvaguarda de los derechos y libertades de los particulares frente a la actividad de la administración. Prevención: La prevención del daño antijurídico coincide con el significado común, cuando señala que es conocer con anterioridad la causa de un daño o perjuicio. ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES UNA COPIA NO CONTROLADA Para ver el documento controlado ingrese a www.invima.gov.co/procesos

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Etapas de defensa judicial: Es el conjunto de etapas que conforman la defensa judicial del Estado, en este caso del INVIMA son la conformadas por las distintas actuaciones como son: prejudiciales, el proceso judicial, el cumplimiento y pago de sentencias y la acción de repetición y recuperación del recurso

4. MARCO LEGAL Y/O NORMATIVO. Constitución Política de Colombia: Justificado mediante el artículo 2 de la carta superior donde establece los fines esenciales del Estado Colombiano, así como el artículo 90 constitucional donde se enmarca la responsabilidad patrimonial del Estado estableciendo como una responsabilidad que le incumbe al mismo Estado en la reparación aquellos daños antijurídicos ocasionados por la administración derivado de su acción u omisión de las autoridades públicas. Decreto 1716 de 2009: Es deber de todas las entidades públicas del orden nacional, departamental, distrital y los entes descentralizados de los mismos niveles convocar los comités de conciliación y asignarle las funciones de: “Articulo. 15: 1. 2.

Formular y ejecutar políticas de Prensión del daño antijurídico. Diseñar las políticas generales que orientaran la defensa de los intereses de la entidad.”

Decreto 4085 de 2011: Donde se establecen los objetivos y la estructura de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado; y se establecerán los lineamientos que esta agencia propondrá. Decreto 11 de 1996: Este decreto compila las normas de la leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995, que conforman el estatuto orgánico del presupuesto. “ARTÍCULO 45. Los créditos judicialmente reconocidos, los laudos arbitrales, y las conciliaciones se presupuestarán en cada sección presupuestal a la que corresponda el negocio respectivo y con cargo a sus apropiaciones se pagarán las obligaciones que se deriven de éstos. Será responsabilidad de cada órgano defender los intereses del Estado, debiendo realizar todas las actuaciones necesarias en los procesos y cumplir las decisiones judiciales, para lo cual el jefe de cada órgano tomará las medidas conducentes. (…)” Ley 1437 de 2011. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo: El 2 de julio de 2012, empezó a regir la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, tenido por objeto, proteger y garantizar los derechos y libertades de las personas, la primacía de los intereses generales, la sujeción de las autoridades a la Constitución y demás preceptos del ordenamiento jurídico, el cumplimiento de los fines estatales, el funcionamiento eficiente y democrático de la administración, y la observancia de los deberes del Estado y de los particulares; norma aplicable al municipio por expresa disposición del artículo 2º. El nuevo Código estableció que las entidades en sus actuaciones deben atender los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad. Señaló a su vez la formas en que se inician las actuaciones administrativa, advirtiendo que las mismas tienen como fuente: Por quienes ejerciten el derecho de petición, en interés general, por quienes ejerciten el derecho de petición, en interés particular, por quienes obren en cumplimiento de una obligación o deber legal, por las autoridades, oficiosamente. Ley 1474 de 2011. Estatuto Anticorrupción: El estatuto anticorrupción estableció normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, en tal disposición se fijan aspectos relevantes a tener en cuenta por parte de la administración en el ejercicio ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES UNA COPIA NO CONTROLADA Para ver el documento controlado ingrese a www.invima.gov.co/procesos

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de sus funciones, es especial en los relacionado con la contratación estatal, con lo cual se expidió el Decreto 734 de 2012. Decreto 019 de 2012: El Decreto 019 de 2012, señaló que los procedimientos y las regulaciones administrativas tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particulares con estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con los principios y reglas previstos en la Constitución Política y en la ley.

5. CLASIFICACIÓN DE LAS RECLAMACIONES CONTRA EL INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS –INVIMAPara definir las causas de las reclamaciones que fueron llevadas ante el Comité de Conciliación del INVIMA como requisito de procedibilidad ante las eventuales demandas; la Oficina Asesora Jurídica tuvo en cuenta las causas generadoras de la problemática de un eventual daño antijurídico, el cual conlleva por parte de los vigilados a generar reclamaciones, tienen una mayor incidencia en los procesos y procedimientos realizados por las áreas misionales del INVIMA; la VUCE (Ventanilla única de comercio exterior) y las oficinas de apoyo. 5.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS CAUSAS POR LO CUAL SE INTERPONEN RECLAMACIONES CONTRA EL INVIMA. Para efectos de identificar y enlistar las causas primarias del problema planteado en las reclamaciones interpuestas contra el INVIMA, la Oficina Asesora Jurídica elaboró un diagnostico producto de análisis de aspectos previamente establecidos, como identificar los hechos objeto de reclamación, la normatividad aplicada y la cuantía de las pretensiones, para efectos de formular la política de prevención, partiendo de las causas que pueden ser prevenibles. Se elaboró un diagnóstico que permite poner en conocimiento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, la problemática específica a fin de priorizar la formulación de la política en la atención de las causas determinantes de la misma como son las siguientes: 

La no identificación previa de la problemática sanitaria a resolver en las auditorías realizadas por los funcionarios dentro de sus actividades de Inspección, Vigilancia y Control trayendo como consecuencia una ineficacia en los procesos y procedimientos instituidos por el INVIMA a la luz de la legislación sanitaria.



La falta de conocimiento por parte de los vigilados de las normas sanitarias y de los procedimientos administrativos ante una medida sanitaria y su consecuencia.



La falta de políticas preventivas y de campañas pedagógicas más agresivas dirigidas a los vigilados y a los consumidores mediante estrategias conjuntas con los entes estatales que intervengan dentro de las actividades sanitarias. Además se debe robustecer o actualizar la normatividad sanitaria en algunos aspectos para una mayor eficacia y maniobrabilidad de los procesos y procedimientos sujetos a la gestión del riesgo, la promoción y protección de la salubridad pública.



Las reclamaciones por parte de los exfuncionarios en condición de provisionalidad afiliados o no al sindicato que fueron declarados insubsistentes al momento de proveer los cargos en carrera administrativa de la convocatoria 135 de 2012 realizad por la CNSC.



Las controversias contractuales dentro de las diferentes modalidades de contratación estatal realizadas por el instituto para el suministro de servicios e implementos para la realización de las actividades propias de este.



La falta de suficiente almacenamiento del servidor para archivar y custodiar correos electrónicos que sirvan como prueba dentro de procesos extrajudiciales y judiciales.

6. MEDIDAS PARA CORREGIR EL PROBLEMA. 6.1. TIPO DE POLÍTICA. ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES UNA COPIA NO CONTROLADA Para ver el documento controlado ingrese a www.invima.gov.co/procesos

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Según el Decreto 2482 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”. Política De Prevención Del Daño Antijurídico Y Defensa De Los Intereses Del Invima corresponden a las políticas de Eficiencia Administrativa.

7. POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE DAÑO ANTIJURÍDICO El Invima, como instituto que garantiza la salud de la población colombiana, desarrolla dentro de sus funciones la prevención de la reincidencia en las fallas y deficiencias que constituyen el origen de las reclamaciones derivadas de las acciones de competencia del INVIMA; es por esto que dentro de la estructuración de la política de prevención la cual debe llegar a las áreas misionales de la entidad se tomen en consideración los siguientes aspectos: A. Frente a las actividades de IVC: Realizar un minucioso análisis técnico científico por parte de los funcionarios de cada una de las Direcciones misionales del INVIMA; previo a las actividades de Inspección, Vigilancia y Control a realizar por los funcionarios de la Dirección de Operaciones Sanitarias; identificando las posibles fallas que se puedan presentar por parte del sujeto objeto de vigilancia sanitaria y la aplicación de manera eficaz de la medidas sanitaria de seguridad a imponer, sin desconocer o trasgredir el debido proceso y de conformidad con la norma sanitaria a aplicar y teniendo en cuenta la importancia de la protección y promoción de la salud en la población, mediante la gestión del riesgo asociada al consumo y uso de alimentos, medicamentos, dispositivos médicos y otros productos objeto de vigilancia sanitaria. B. Frente a la debida notificación de los actos administrativos: Los destinatarios de las medidas sanitarias de seguridad deben ser informados mediante las pertinentes notificaciones de las consecuencias que tienen al no cumplir con las normas sanitarias y cuáles son sus derechos y obligaciones siendo notificados en debida forma tanto en las actividades de vigilancia sanitaria , así como en las posibles aperturas de proceso sancionatorios, otorgándole su debido proceso dentro de cada una de las etapas procesales; siendo fundamental la construcción de las medidas preventivas que integren la política, contando con su activa participación en la proposición de ideas y soluciones que faciliten la interiorización de las medidas seleccionada y se garantice su eficacia. C. Frente a la gestión contractual: Realizar en debida forma un plan de necesidades para contratar que orienten la adquisición de bienes y servicios de la entidad y que señalen los lineamientos para alcanzar la eficiencia en la gestión contractual, referidos entre otros a la simplificación de procesos y procedimientos, la estandarización de documentos contractuales, la capacitación permanente en el adecuado entendimiento de la norma, la atención de consultas relacionadas con la normatividad contractual y, la definición de buenas prácticas de gestión. D. Frente a las acciones Administrativo Laboral: Contar con el suficiente material probatorio el cual desvirtúa un despido injustificado o cualquier situación laboral de los funcionarios que se encuentren dentro o por fuera de la convocatoria 135 de 2012 del CNSC. Evitando así la posibilidad de la conformación de tribunales de arbitramento o cualquier otro mecanismo de solución de conflictos en este tema. E. Frente a las acciones contenciosas Administrativa: Para prevenir los actos, hechos y operaciones administrativas que generan la litigiosidad en la entidad en las materias anotadas, se acogen los siguientes criterios de prevención del daño antijurídico. La redacción de los actos administrativos debe ser clara y precisa. Por tanto, en los mismos deben evitarse expresiones ambiguas e imprecisas que puedan generar errores o distorsiones en su interpretación, contraviniendo la intención de la entidad. Adicionalmente, de requerirse para una correcta aplicación de las disposiciones sanitarias. F. Frente a las acciones informáticas: En un eventual proceso administrativo, las evidencias digitales tales como el correo electrónico institucional y demás mensajes de texto, etc deben tener la debida custodia por parte del área informática de la entidad, que debe poseer un adecuado almacenamiento histórico de los registros de correos electrónicos para tener como idónea esta prueba digital y que sea válida en el respectivo proceso.

8. ACCIONES DE PROCEDIMIENTOS. En este aspecto se considera que la efectividad de la política de prevención depende en gran medida de su construcción conjunta entre los distintos estamentos de la institución, en procura de adecuada incorporación y priorización en los planes de gestión de la entidad. ESTE DOCUMENTO IMPRESO ES UNA COPIA NO CONTROLADA Para ver el documento controlado ingrese a www.invima.gov.co/procesos

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Por esta razón pareciera adecuado que las áreas misionales de la entidad a la cual funcionalmente le correspondería articular las actividades a implementar en cada uno de los instrumentos que se identifican como necesarios para gestionar la política, sean las dependencias que lideren el correspondiente proceso de mejoramiento al interior de la institución.

i.

Revisión de normativa interna por parte de cada una de las Direcciones misionales a fin de indicar en éstos de manera contundente los lineamientos que resulten necesarios para garantizar que en la implementación de los distintos procedimientos y procesos teniendo en cuenta la importancia de la protección y promoción de la salud en la población, mediante la gestión del riesgo asociada al consumo y uso de alimentos, medicamentos, dispositivos médicos y otros productos objeto de vigilancia sanitaria.

ii.

Revisión de los programas de formación en temáticas relacionadas con las funciones y competencias del INVIMA y su relación con la legislación sanitaria a aplicar.

iii.

Realizar un acompañamiento permanente en la interpretación y aplicación de la legislación sanitaria por parte de los abogados con que cuenta el instituto creando un puente entre las Direcciones misionales, oficinas de apoyo y la Oficina Asesora Jurídica.

iv.

Fundamentar probatoriamente las sanciones impuestas, teniendo en cuenta las diligencias de los proceso de Inspección, Vigilancia y Control posteriores con el fin de establecer una conducta continuada de la infracción, evitando la caducidad de la facultad sancionatoria, y contar con más argumentos para la defensa del Instituto.

v.

Dentro de la actividad de defensa judicial para la prevención del daño antijurídico y luego de realizar el diagnóstico y obtener las falencias y debilidades en la actividad administrativa de la entidad se adoptaran correctivos que se convertirán en medidas o líneas de acción que procuren evitar la ocurrencia de acciones u omisiones irregulares de la administración.

9. DOCUMENTO DE APROBACIÓN Acta 05 de 10 de Marzo de 2016 del Comité de Conciliación.

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