POLÍTICA RENDICIÓN DE FONDOS T&E

Vicerrectoría Dirección Área Título Fecha

Vicerrectoría de Finanzas y Servicios Dirección General de Finanzas Oficina de Recepción de Documentos Política de Rendición de Fondos T&E 27-11-2014

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TABLA DE CONTENIDOS

1.

INTRODUCCION .................................................................................................................................... 3

2.

OBJETIVO DEL PROCESO....................................................................................................................... 3

3.

AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO ................................................................... 3

4.

GLOSARIO ............................................................................................................................................. 3

5.

ROLES / RESPONSABLES ....................................................................................................................... 4

6.

ITEMS AUTORIZADOS PARA SER RENDIDOS ....................................................................................... 5

7.

ITEMS NO REEMBOLSABLES ................................................................................................................. 6

8.

POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN ............................................................................................... 7

9.

POLITICA PARA COMPROBANTES EXTRAVIADOS. ............................................................................ 11

10.

CONTRO Y SEGUIMIENTO RENDICIÓN T&E. .................................................................................. 11

11.

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS RENDICIÓN DE FONDOS T&E .......................................................... 12

11.1

Diagrama de proceso Rendición de Fondos T&E ....................................................................... 12

11.2

Tabla Resumen Actividades Proceso Rendición de Fondos T&E ............................................... 13

11.3

Descripción Actividades Proceso Rendición de Fondos T&E ..................................................... 13

11.4

Seguimiento casos pendientes de rendición.............................................................................. 14

11.5

Cumplimiento Ley 20.393 conducta apropiada y Política anticorrupción. ............................... 15

12.

PROTOCOLIZACIÓN ........................................................................................................................ 16

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1. INTRODUCCION En toda institución existen necesidades de gastos menores que deben ser cubiertos con fondos asignados a usuarios responsables de una unidad, cuya naturaleza y montos involucrados no ameritan la ejecución de un proceso con orden de compra. En dicho contexto, se considera el uso de anticipos de fondos para gastos y/o viajes del personal por razones de trabajo, viáticos y asignación de fondos fijos para Unidades de la Institución.

2. OBJETIVO DEL PROCESO El propósito de este documento es definir el Proceso de Rendición de Fondos Travel and Expenses (T&E), y establecer la responsabilidades de cada uno de los roles participantes durante dicho proceso.

3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO Este proceso inicia con el ingreso de una rendición de fondos, responsabilidad del usuario digitador peoplesoft (ERP), para lo cual, efectúa una rendición o reporte de gastos en ERP, escanea los documentos representativos de los gastos realizados, los ingresa al sistema y, de esa manera, da inicio al proceso de rendición de fondos a través del módulo de T&E de ERP. El responsable del centro de costos debe autorizar dicha operación cumpliendo con todos los procedimientos y validación de presupuesto (ppto). Es responsabilidad del dueño del fondo fijo/rendir, revisar y validar estados de sus informes de gastos, aprobación y fin del proceso completo. 4. GLOSARIO Término CSC ERP Fondos por Rendir

Fondo Fijo Reembolso

Definición Centro de Servicios Compartidos PeopleSoft Monto en dinero que se entrega a un funcionario para el pago de gastos asociados a una actividad o evento particular, previamente definido y autorizado por la institución. Al término de la actividad, el funcionario debe efectuar una rendición de los gastos efectuados, para lo cual, entrega los comprobantes correspondientes y restituye los fondos que hubieren quedado sin utilizar. Monto en dinero asignado a una Unidad para gastos menores relacionados con la operación del Área. Solicitud de reembolso de gastos efectuados por un funcionario, para los cuales, no existe anticipo previo.

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5. ROLES / RESPONSABLES Los Roles y responsabilidades de este proceso se describen a continuación: Usuario Solicitante  Ingresar solicitud de rendición o reembolso en ERP.  Escanear recibos, boletas u otros documentos y anexar la rendición en ERP.  Solicitar aprobación en ERP.  Enviar originales de documentos rendidos a Oficina de Recepción de Documentos (ORD) de la Institución. Usuario Aprobador  Validar cumplimiento de niveles de aprobación en ERP.  Validar presupuesto.  Revisar y aprobar solicitudes de rendición de gastos en ERP. Unidad de Cuentas por Pagar CSC  Revisar rendiciones en ERP.  Validar cumplimiento de niveles de aprobación determinados por UDLA.  Registrar contablemente y generar ID de Pago para solicitudes aprobadas.  Registrar contablemente rendiciones de fondos aprobadas.  Notificar a Tesorería solicitudes de pago generadas. Unidad de Tesorería Cuentas Corrientes  Recibir notificaciones de ID de Pago Generados en CSC.  Efectuar pago de fondos según ID de Pago. Oficina de Recepción de Documentos (ORD)  Recibir originales de documentos rendidos por usuario y archivar.  Realizar seguimiento de casos que se encuentren pendientes de rendición.

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6. ITEMS AUTORIZADOS PARA SER RENDIDOS Los ítems que se indican a continuación, serán autorizados para efectos de rendición de fondos, siempre y cuando hayan sido utilizados para apoyar la operación y objetivos de la Universidad. Las rendiciones se regirán por las políticas expuestas en el punto 7. Las boletas asociadas a reembolsos deben tener un máximo de 30 días de antigüedad desde la fecha de presentación. Los fondos por rendir deben rendirse en un plazo no superior a 60 días. Solo se reembolsará solo lo que tiene un comprobante de respaldo. En el caso de extravío de comprobantes dirigirse al capítulo 9. Cualquier otro punto que no esté mencionado en la siguiente lista, queda totalmente excluido de ser rendido o deberá ser explícitamente aprobado por el Vicerrector del área o de Finanzas. 

Ticket de Avión y movilización interurbana. (para los tickets de avión el boleto debe venir a nombre de la persona que está realizando la rendición)



Taxis, Radio taxis, y movilización urbana en general. (para Tarjetas Bip se deberá presentar el comprobante de recarga)



Tickets de estacionamientos o arriendo de éstos.



Bencina. (Solo para viajes entre Sedes)



Hospedaje individual (Considera sólo el costo de la habitación del hotel o del arriendo, más el costo del desayuno)



Desayunos, almuerzos (incorporar a personas que participan y actividad asociada) y cenas por concepto de viajes.



Desayunos, almuerzos y cenas Corporativos.



Consumo de cafetería en reuniones realizadas en los respectivos campus y colaciones por concepto de horas extraordinarias y/o colaciones de consultores o asesores.



Cursos de capacitación, seminarios, estudio de Pregrado y Postgrado y Talleres autorizados por el Director General o Vicerrector del área.



Regalos Corporativos (por efectos de representación).



Gastos menores.

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7. ITEMS NO REEMBOLSABLES Gastos declarados que no formen parte de los indicados en el capítulo 6 -Items autorizados para ser rendidos no serán reembolsados, por lo que será responsabilidad del usuario solicitante asumir el gasto. Es posible establecer una excepción a este punto, pero es necesaria la autorización del Vicerrector del área o de Finanzas. No se consideran otras excepciones sobre este ítem. A continuación se detallan ejemplos de ítems no reembolsables:  Cigarrillos  Bebidas alcohólicas  Actividades extra-programáticas que no tengan relación con el negocio o actividad que desarrolla en la institución (discotecas, pubs, centros de entretención, casinos, etc.)  Artículos de aseo personal (cepillos de dientes, jabón, máquinas de afeitar, perfumes, etc.)  Cualquier otro ítem que no forme para de la lista enunciada en el capítulo 6

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8. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN a. VIAJES AÉREOS Los colaboradores de la Universidad deben hacer reservas para pasajes en la categoría más económica que cumplan las necesidades de negocios del colaborador. Los desplazamientos se efectuarán en cumplimiento de las directrices para viajes aéreos de la Universidad. La empresa no pagará tarifas superiores para qué los colaboradores puedan cambiar sus boletos por primera clase sin la aprobación previa del Vicerrector del área. Los gastos por viajes aéreos deben ser presentados para su reembolso una vez el viaje se haya efectuado. Viajes Internacionales Los Vicerrectores y otros cargos superiores tienen autorización para viajar en clase business en vuelos internacionales. Todos los demás colaboradores pueden volar en clase business siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:    

El vuelo individual dure más de 8 horas (sin incluir tiempo de trasbordo) Un Vicepresidente del departamento o empresa que incurrirá en el gasto de viaje debe aprobar el mismo. La persona que viaje debe sostener una reunión de negocios a su arribo. (Esto podría incluir al momento su regreso) Se debe optar por la tarifa más baja para clase business, lo que podría implicar un trasbordo versus un viaje sin escalas.

Viajes en grupo Para limitar los riesgos a la organización:  No más de 2 ejecutivos superiores pueden viajar en un mismo vuelo.  No más de 5 personas de un mismo departamento pueden viajar en un mismo vuelo.  No más de 15 personas en total de la Universidad pueden viajar en un mismo vuelo. Toda excepción deberá ser aprobada por el Vicerrector del área o de Finanzas.

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Directrices para viajes aéreos Los agentes de viajes buscan las tarifas más bajas dentro de un margen de dos horas y consultan acerca de la flexibilidad del viajero. Las excepciones a la política deberán ser aprobadas por el superior antes de que se efectúe la reserva. Los colaboradores deberán adquirir pasajes sujetos a multas o pasajes no reembolsables cuando se estime que los planes de traslado no se verán modificados o que el costo del pasaje pueda aplicarse a viajes futuros en la misma aerolínea. Los colaboradores deberán considerar opciones de vuelo con una escala o un trasbordo con tal de obtener la menor tarifa posible. Se permite a los colaboradores de la Universidad mantener sus puntos de viajero frecuente. Bajo ninguna circunstancia el potencial de ganancia de millas de viajero frecuente podrá dar como resultado costos adicionales para la universidad. Los colaboradores son responsables de llevar la cuenta de sus millas y de subir de clase sus propios vuelos. Se deberá considerar la reserva temprana con el fin de garantizar la tarifa más baja. Muchas aerolíneas ofrecen tarifas más bajas por reservas efectuadas con una anticipación. No se permite a los colaboradores operar o usar aeronaves privadas o arrendadas para negocios de la institución.

b. TRANSPORTE TERRESTRE Vehículos personales, de arriendo y transporte público Se espera que los colaboradores utilicen la forma de transporte más eficiente en relación al costo. Esto incluye el uso personal de vehículos, agencias de arriendo de vehículos, taxis y transporte público. El uso de servicios de automóviles sólo ocurrirá cuando no haya taxis disponibles o si dicha alternativa resulta más cara. Se necesitan los recibos para el caso de taxis, minibuses de transporte al aeropuerto, recibos de estacionamientos del aeropuerto u otro terminal.

Para el uso de taxis se deben considerar las siguientes disposiciones:   

Para traslados entre campus de la región metropolitana quedara prohibido el uso de taxis cuando este no sea debidamente justificado. Cualquier viaje en que el destino esté a una distancia no superior a 4 cuadras de una estación de metro queda prohibido el uso de taxis. Cualquier excepción debe ser autorizada por el director general y/o vicerrector de área correspondiente.

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Estas restricciones son aplicables entre 8:30 y 21:30 hrs. Cualquier viaje fuera de este horario puede utilizar servicios de taxi, siempre y cuando sean por razones laborales extraprogramáticas (i.e., horas extra, actividades programadas fuera de horario, entre otros).

Si no se cumplen las normativas vigentes, el usuario solicitante será el responsable de asumir los costos. Arriendo de Vehículos Sólo se pueden reservar vehículos compactos e intermedios para viajes de negocios, salvo que se esté viajando en grupo. Los vehículos arrendados deben ser devueltos a la compañía arrendadora con el estanque de combustible lleno para evitar cobros adicionales por combustible. Los recibos por combustible deben ser presentados en el mismo informe de gastos que los cargos por arriendo de vehículos. Automóviles Personales Se podrá utilizar el automóvil personal de un colaborador para efectos de trabajo si no hay razonablemente disponible otro transporte (por ejemplo, transporte público) a un costo inferior. Los colaboradores que utilicen su vehículo personal para efectos de trabajo deberán poseer un seguro automotriz que cubra contra daños a terceros y responsabilidad civil. Los colaboradores deberán informar inmediatamente sobre accidentes y otros acontecimientos, tales como robos, a su agente de seguros. 

En caso que el funcionario prefiera utilizar su vehículo para realizar el viaje, se reembolsarán los siguientes montos:

Cuidad Santiago-Viña-Santiago/ Viña -Santiago-Viña Santiago-Concepción-Santiago/ Concepción-SantiagoConcepción Viajes dentro de una misma región * Los montos incluyen peajes.

Monto $30.000* Solo bus/avión 6,5 KM por litro de bencina, a un valor de $1.000 por litro

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c. ALOJAMIENTO EN HOTELES Los colaboradors con una tarjeta corporativa deberán cargar todos los gastos de hotel a la tarjeta corporativa. En ausencia de una tarjeta corporativa, los gastos podrán ser pagados en efectivo o con la tarjeta personal del colaborador. Los colaboradores deberán adjuntar la cuenta detallada del hotel a un informe de gastos para poder obtener el reembolso. d. GASTOS DE ALIMENTOS, ENTRETENIMIENTO Y OTROS Alimentos Se deberá proporcionar recibos detallados que muestren qué se ordenó, el costo de cada ítem y cualquier propina incluida en la cuenta. Toda solicitud de reembolso deberá incluir lo siguiente: -

Una lista de todos los colaboradores e invitados que asistieron La institución a la que pertenecen los asistentes que no eran colaboradores Razón de la comida

Las propinas no serán reembolsadas si exceden del 10% del costo de una comida. En caso que se dé una propina superior al 10% en una comida, se deberá presentar una justificación así como también obtener la aprobación del superior. 

Quedan excluidos artículos personales tales como ropa, calzado, perfumes, artículos de aseo personal, bebidas alcohólicas, cigarrillos y demás gastos que no sean propios de la función.

Banquetería para reuniones Se espera que los colaboradores mantengan en un mínimo las reuniones que involucren comidas proporcionadas por la Universidad. Los desayunos, almuerzos, y/o cenas servidos durante el curso de una reunión (sea que dicha reunión se efectúe en la oficina o en otro lugar) deben ser aprobados por el encargado del centro de costo. Gastos telefónicos Los colaboradores deberán utilizar su teléfono celular proporcionado por la institución cuando se encuentren en viaje de trabajo. Se podrá solicitar el reembolso de los cobros por llamadas de trabajo hechas/recibidas en un teléfono celular personal, pero será necesaria una copia de la factura en la que se identifiquen todas las llamadas de realizadas.

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9. POLITICA PARA COMPROBANTES EXTRAVIADOS. En general este tipo de gastos no debe ser sujeto de reembolso o rendición. No obstante, como mecanismo de excepción, los gastos que no cuenten con un respaldo formal tendrá la siguiente estructura de aprobación:

Rendición emitida por: Rectores Vicerrectores Directores y otros

Debe ser aprobada por: CEO Chile Rector Vicerrector de Finanzas Servicios

y

10. CONTRO Y SEGUIMIENTO RENDICIÓN T&E. La ORD es la encargada del control y seguimiento de las rendiciones de T&E, velando por el fiel cumplimiento de las políticas definidas. Sin perjuicio de lo anterior, esto no desvincula de las responsabilidades adquiridas por los usuarios que realizan las rendiciones (deben estar de acuerdo a las políticas definidas). La ORD dispone de una función fiscalizadora, pudiendo rechazar aquellas rendiciones fuera de política. Es muy importante respaldar las rendiciones con la documentación solicitada y cuadrada en montos. Aquellas rendiciones sin toda la documentación de respaldo y/o no cuadrada en los montos solicitados y rendidos serán rechazadas, por lo que el usuario responsable debe volver a realizar la rendición con las correcciones solicitadas. Aquellos casos donde el monto solicitado es menor al gastado se debe devolver el dinero por tesorería. Finamente, se establecerá un control y seguimiento especial con respecto a los plazos de rendición, lo cuales no pueden exceder los 60 días. Aquellos usuarios que incurran en esta situación serán bloqueados del sistema, pues es considerada una falta grave. De manera excepcional, a la Dirección de Asuntos Estudiantiles DAE se le extenderá el plazo máximo de rendición de dineros sólo por concepto de fondos concursables, actividad anual que realiza dicha área. El plazo será de 180 días, es decir, los dineros serán entregados a los alumnos que se adjudican un proyecto durante el primer semestre del año en curso. En tanto, los estudiantes tendrán el primer y segundo semestre para la ejecución de las actividades comprometidas por ellos mismos. Será responsabilidad de Director DAE de sede velar por el buen manejo, ejecución, rendimiento y cumplimento de los plazos establecidos.

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11. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS RENDICIÓN DE FONDOS T&E 11.1

Diagrama de proceso Rendición de Fondos T&E

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Tabla Resumen Actividades Proceso Rendición de Fondos T&E

2

Actividad Responsable Solicitud de Reembolso y/o Rendición de Fondos Usuario Solicitante T&E – Reporte de Gastos Validación Supervisor Supervisor Usuario Solicitante

3

Validación de CSC

Analista de Cuentas por Pagar CSC

4

Contabilización de Pasivos

Analista de Cuentas por Pagar CSC

5

Cierre de Pasivos

Analista de Cuentas por Pagar CSC

6

Preparación de Pagos

Analista de Cuentas por Pagar CSC

7

Pago de Reembolsos

Tesorería Cuentas Corrientes

8

Conciliación de Anticipos

Analista de Cuentas por Pagar CSC

9

Informe de Anticipos Pendientes

Supervisor de Cuentas por Pagar CSC

11.3

Descripción Actividades Proceso Rendición de Fondos T&E

El procedimiento operativo para realizar la rendición de fondos a través del módulo de T&E del ERP se describe en los manuales publicados en la intranet de la Universidad

Terminada la rendición por el ERP y aprobada por su superior, el usuario deberá enviar el a la Oficina de Recepción de Documentos (ORD) de la Institución los documentos originales, de acuerdo a lo siguiente:   

En sobre institucional Indicar Nombre de Usuario, Nº de Folio asignado por ERP a la rendición Monto de la rendición.

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Por su parte, la ORD al momento de recibir las rendiciones de gastos de los usuarios, verificará que contenga la información anteriormente indicada (Nombre, Folio Rendición y Monto), informara a CSC y procederá a su archivo. El usuario es responsable de mantener copias de todas las presentaciones en caso de que surja cualquier consulta. El colaborador es responsable de entender y cumplir todas las políticas sobre rendiciones. La persona encargada de emitir la aprobación es responsable del cumplimiento de todas las políticas. La Universidad no asume obligación alguna de reembolsar a los colaboradores por gastos que no cumplan con alguna de las políticas. Toda solicitud de reembolso está sujeta a una revisión para verificar su cumplimiento. 11.4

Seguimiento casos pendientes de rendición

El analista de gastos y viajes de CSC debe enviar a la ORD detalle de anticipos que presentan rendiciones parciales o sin rendir, con el fin de que se realice seguimiento y solicite al usuario responsable, la regularización de estas operaciones a la brevedad. Los fondos asignados deben ser rendidos en un plazo no superior a 60 días. El Jefe de ORD, mensualmente realizará un monitoreo de todos los casos pendientes con antigüedad superior a 30 días, enviando vía email al responsable de la rendición y jefatura el status de rendiciones pendientes. Este reporte debe ser enviado al jefe de personal de Recursos Humanos para su revisión durante el proceso de desvinculación, verificando que los usuarios con rendiciones pendientes regularicen la situación durante su desvinculación o sean descontadas de su finiquito. En el evento que existan remanentes (en $) del Fondo a Rendir asignado o cierre de un fondo fijo, debe ser depositado por el responsable del fondo, en las siguientes cuentas:

Empresa Banco N°Cta.Cte. Universidad de las Américas BANCO SANTANDER (USD) 5070-350976-1 (*) Universidad de las Américas BANCO SANTANDER 1570-2125  En caso que el dinero deba ser retornado en moneda extranjera, deberá ser depositado en efectivo en la cuenta en dólares (*) de la tabla anterior (en US$).  La colilla de depósito o aviso de transferencia bancaria debe ir adjunta al documento de rendición.

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Cumplimiento Ley 20.393 conducta apropiada y Política anticorrupción.

Todo colaborador de la Institución, tiene la obligación a dar cumplimiento a normativa vigente asociada a Ley 20.393, Políticas de anticorrupción y al Modelo de prevención de delitos (MPD) implementado en la Institución. Toda comida o compras, viajes o algún otro concepto que involucren a personal de instituciones públicas nacionales o extranjeros deben ser aprobadas por el Encargado de Prevención de Delitos de la Institución.

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