Código: 1D-SYC-P12

SEGURIDAD Y CONVIVENCIA

Procedimiento Asignación y Pago de Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos

VERSIÓN 1

1

Versión: 1 Vigencia desde: 30 de agosto de 2013

CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Producto de la revisión de los procesos por parte de las mesas de trabajo establecidas con la Dirección Administrativa, se tomo la decisión de integrar los procedimientos 1D-SYC-P7 “Procedimiento asignación y pago de delegados para sorteos y concursos” y 1D30 de agosto de 2013 SYC-P11 “Procedimiento asignación de delegados para espectáculos públicos”, en un solo procedimiento 1DSYC-P12 “Procedimiento Asignación y Pago de Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos” FECHA

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Nota: “Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”

Aprueba:

Revisa:

Elabora: Lilia Piernagorda Myriam Stella Vargas Ch. Profesionales Dirección Administrativa Leonardo Gutiérrez Moya Analista grupo SIG

Doris Nancy Alvis Palma, Directora Administrativa

Hugo Ernesto Zárrate Osorio Subsecretario de Asuntos para la Convivencia y Seguridad Ciudadana

Liliana Patricia Casas Betancourt Profesional Grupo SIG Revisión Normalización Página 1 de 12

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Procedimiento Asignación y Pago de Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos

Vigencia desde: 30 de agosto de 2013

1. INFORMACIÓN GENERAL Objetivo del Procedimiento Asignar servidores públicos de planta, mediante auto de delegación, para la prestación del servicio de supervisión y vigilancia de los espectáculos públicos de normal complejidad, sorteos de juegos de suerte y azar como loterías, juegos de carácter promocional, asambleas de consorcios comerciales y concursos de conocimientos, destreza y habilidad, que se realicen dentro del territorio de Bogotá D.C., así como el trámite para el pago a los servidores públicos de dicho servicio en las ocasiones que corresponda.

Alcance Aplica para los siguientes eventos: espectáculos públicos de normal complejidad, concursos, sorteos de juegos promocionales, loterías, asambleas de consorcios comerciales, en los que por mandato legal deben realizarse en presencia de un delegado. Inicia con la solicitud de delegado, por parte del empresario o usuario de sorteos y concursos, o la publicación en el aplicativo del espectáculo autorizado y finaliza con el archivo de los documentos relacionados.

Responsable del Procedimiento

Políticas de Operación 1. El empresario/a o usuario/a de sorteos y concursos debe con mínimo cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha en que debe hacer presencia el delegado, solicitar el servicio de delegado/a en la página web www.gobiernobogota.gov.co, o radicar en el CDI la solicitud, adjuntando todos los documentos establecidos por la normatividad vigente, los cuales son: •

Fotocopia del acto administrativo o concepto de excepción emitido por la autoridad competente, por medio del cual se autoriza la realización del sorteo o concurso. El Acto Administrativo debe estar vigente para la fecha de realización del evento a supervisar.

•

Mecánica y cronograma, si es del caso.

•

En todo caso debe anexar el recibo de Tesorería Distrital donde consta el pago de los servicios del delegado.

•

2.

3. 4.

5.

Para los sorteos de loterías y asambleas de consorcios comerciales no se les exige la autorización con cada solicitud, porque ésta ha sido expedida con una vigencia y con antelación a su operación por la respectiva autoridad competente. El Empresario puede realizar la consulta del delegado asignado en la página web www.gobiernobogota.gov.co, donde se publica el nombre y el número de teléfono para su contacto. Las delegaciones para los espectáculos públicos de normal y baja complejidad serán asignadas a través de la Intranet, no se atenderán postulaciones a delegaciones por vía telefónica ni personal. Cuando el servidor/a incumpla la delegación y genere la no prestación del servicio se dará traslado a la Oficina de Asuntos Disciplinarios. Cuando el incumplimiento obedezca a otro aspecto se requerirá al delegado. Si reincide en el incumplimiento del servicio se excluirá de la base de datos del aplicatico ACJD. Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento, puede hacerse por correo electrónico institucional o efectuarse a través del aplicativo de gestión documental (AGD) vigente

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y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el subsistema de gestión documental.

Normatividad y/o Documentos Asociados 1. Ver normograma. 2. Ver listado maestro de documentos externos.

Glosario DELEGADO: Es el Servidor Público asignado por la Secretaría Distrital de Gobierno, para supervisar los sorteos de juegos de suerte y azar como loterías, juegos de suerte y azar de carácter promocional y concursos de conocimientos, destreza y habilidad, ejercida para tal fin en días ordinarios o festivos en jornada diurna y nocturna. El delegado es seleccionado previa inscripción, capacitación y firma de la respectiva acta de compromiso. DELEGACIÓN: Es un acto en el cual el funcionario designado por la Secretaría de Gobierno asiste a supervisar los sorteos de juegos de suerte y azar como loterías, juegos de suerte y azar de carácter promocional y concursos de conocimientos, destreza y habilidad que se realicen en el Distrito Capital, con el fin de vigilar la transparencia de su ejecución y el cumplimiento de la mecánica previamente establecida. EMPRESARIO: Representante legal de la empresa responsable del evento a supervisar. USUARIO: Persona natural responsable del evento a supervisar ESPECTÁCULO PÚBLICO: Es toda aglomeración de público con fines de recreación colectiva, que se lleve a cabo como consecuencia de una invitación publica, general e indiferenciada, donde los asistentes disfruten y compartan expresiones artísticas. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL – CDP: Documento por medio del cual se garantiza la existencia de la aprobación presupuestal libre de afectación y se identifica el rubro correspondiente EVENTO: Actividad a supervisar ya sea que se trate de espectáculo público, sorteo o concurso

Siglas 1. 2. 3. 4.

ACJD: Aplicativo Administración de concursos, juegos y delegaciones. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal AGD: Aplicativo de Gestión Documental SIPSE: Sistema de Información para la programación, seguimiento y evaluación de la gestión institucional 5. CDI : Centro de documentación e información

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Procedimiento Asignación y Pago de Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos Producto o servicio generado Producto o servicio Asignación de un delegado para la supervisión de concursos, sorteos de loterías, juegos promocionales, asambleas de Consorcios Comerciales y espectáculos públicos

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Descripción Mediante la designación de un funcionario que se delega para realiza la supervisión del desarrollo y transparencia en los concursos y sorteos de loterías, juegos promocionales. asambleas de Consorcios Comerciales y espectáculos públicos

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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO

Inicio del procedimiento.

INICIO

¿SE TRATA DE ESPECTÁCULO PÚBLICO? 1 ¿S ¿SE TRATA DE ESPECTÁCULO PÚBLICO?

Si se trata de espectáculo público de normal o baja complejidad se continúa con la actividad 9. Si es concurso o sorteo se continúa con la actividad 2

Si

9

No

2 SOLICITAR SERVICIO DE DELEGADO

3 REVISAR SOLICITUD

4 ¿C ¿CUMPLE CON REQUERIMIENTOS LEGALES?

9

Empresaria/o Usuaria/o

La solicitud de delegado para la supervisión de sorteos y concursos se realiza a través de la página Web de la Secretaria Distrital de Gobierno, www.gobiernobogota.gov.co, o se radica en el CDI

Servidor/a asignado/a

Revisa que la solicitud de delegado y anexos cumplan con los requerimientos legales. En este momento se crea el expediente de Autos de Delegación a aprobar.

Servidor/a asignado/a

Si No 5 INFORMAR AL EMPRESARIA/O USUARIA/O

A

Servidor/a asignado/a

¿Cumple con requerimientos legales? Verifica que se acredita el pago de los servicios del delegado, que el documento que autoriza el evento esté vigente, que se anexa la mecánica y establece la antelación de la solicitud respecto de la fecha del sorteo. Informa al Empresaria/o o Usuaria/o que la solicitud no se tramitará especificando el motivo del incumplimiento que da lugar a la negación, y que el pago queda pendiente para otra solicitud lo cual se hará vía correo electrónico; de no lograr la comunicación por esta vía oficiará a través del aplicativo AGD.

FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN Y DOCUMENTOS ANEXOS

EXPEDIENTE DE AUTO DE DELEGACIÓN

N/A

COMUNICADO DE NEGACIÓN DE SOLICITUD

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Procedimiento Asignación y Pago de Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Director/a Administrativa

Esta actividad se efectúa solo cuando no se logre comunicación por correo electrónico. Revisa y firma la comunicación informando al/la Empresaria/o o Usuaria/o que la solicitud no se tramitará especificando el motivo que da lugar a la negación y que el pago queda pendiente para otra solicitud, previa revisión y visto bueno del responsable asignado.

A

6 REVISAR Y FIRMAR COMUNICACIÓN

7 SUBSANAR MOTIVO QUE DA LUGAR A LA NEGACIÓN

8 ¿S ¿SE SUBSANO EL MOTIVO DE LA NEGACIÓN?

Vigencia desde: 30 de agosto de 2013

Empresaria/o Usuaria/o

Servidor/a asignado/a

REGISTRO

El Empresaria/o o Usuaria/o debe corregir y/o cumplir el o los requisito(s) que dieron lugar a la negación del trámite. Envía o carga los documentos faltantes y/o cumple requisitos a través de, por correo electrónico, fax o radicando en el CDI

¿Se subsano negación?

el

motivo

de

COMUNICADO DE NEGACIÓN DE SOLICITUD

DOCUMENTACI ÓN FALTANTE

la N/A

No

35

Si 4 1

9 INGRESAR DATOS EN ACJD

B

Servidor/a asignado/a

Registra la información del evento a supervisar solicitada en el aplicativo ACJD. El sistema realiza de manera automática la publicación en la intranet de la Secretaria de Gobierno de las solicitudes de delegados para que a la hora oficial que la Secretaria Distrital de Gobierno ha autorizado se habilite la postulación de los funcionarios para su asignación. En los casos establecidos en la guía 1DSYC-G1 se asignará manualmente el delegado

PUBLICACIÓN DELEGACIONES

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Procedimiento Asignación y Pago de Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Delegado/a

Realiza la postulación para ser asignado como delegado a un evento específico a través de la INTRANET, De acuerdo a lo establecido en la guía 1D-SYC-G1 “Guía del Servicio de Delegaciones para la Supervisión de Asambleas, Sorteos, Concursos y Espectáculos”

Delegado/a

De acuerdo a lo establecido en la guía 1D-SYC-G1 “Guía del Servicio de Delegaciones para la Supervisión de Asambleas, Sorteos, Concursos y Espectáculos”

B 10 REALIZAR LA POSTULACIÓN A TRAVÉS DE LA INTRANET DE LA SECRETARIA DE GOBIERNO

11 REALIZAR SUPERVISIÓ N ASIGNADA

12 INGRESAR LA INFORMACIÓN DEL AUTO DE DELEGACIÓN

13 ¿D ¿DELEGADO CUMPLIÓ EL REGLAMENTO Y LA GUÍA? 16

Vigencia desde: 30 de agosto de 2013

Delegado/a

Servidor/a asignado/a

Ingresa al aplicativo ACJD el cambio de estado de la delegación y la información del radicado con el que se remite el auto e informe de la delegación, verificando que cumpla con los requisitos establecidos en el reglamento y la guía del servicio respecto de término de entrega, visto bueno jefe inmediato y si hay observaciones de anomalías y/o constancia de tiempo excedido, según el caso.

¿Delegado cumplió la delegación, el reglamento y la guía?

REGISTRO

INSCRIPCIÓN EN LA INTRANET

INFORME DE DELEGACIÓN

INFORMACIÓN REGISTRADA EN EL APLICATIVO ACDJ

N/A

Si No

14 PROYECTAR MEMORANDO

C

Servidor/a asignado/a

Proyecta memorando de requerimiento al delegado o traslado a la Oficina de Asuntos Disciplinarios según sea el caso. Copias de estos documentos deben ser archivados por el Auxiliar Administrativo en el expediente de autos.

MEMORANDO

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Procedimiento Asignación y Pago de Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos ACTIVIDAD

RESPONSABLE

C 15 REVISAR Y FIRMAR MEMORANDO

Director/a Administrativo/a

16 ¿I ¿INFORME PRESENTA CONSTANCIA DE ANOMALÍAS?

Vigencia desde: 30 de agosto de 2013

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

REGISTRO

Revisa y firma el memorando de requerimiento al delegado o traslado a la Oficina de Asuntos Disciplinarios, previa revisión y visto bueno del responsable asignado.

Servidor/a asignado/a

¿Informe presenta anomalías?

constancia

Servidor/a asignado/a

¿Delegación se realizó a un sorteo?

MEMORANDO

de N/A

No

21

Si

17 ¿S ¿SUPERVISIÓN SE REALIZÓ A SORTEO O CONCURSO?

N/A

Si

20

No

18 REQUERIR AL EMPRESARIO

Servidor/a asignado/a

19 REVISAR Y FIRMAR COMUNICACIÓN

35

Director/a Administrativa

Proyecta comunicación de requerimiento al empresario responsable del espectáculo público, anexando fotocopia del informe del delegado.

Revisa, firma la comunicación trasladando a la entidad competente y envía, previa revisión y visto bueno del responsable asignado.

COMUNICACIÓN

N/A

D

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Procedimiento Asignación y Pago de Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos ACTIVIDAD 17

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Servidor/a asignado/a

Proyecta comunicación trasladando a la entidad competente según sea el caso, anexando fotocopia del informe del delegado.

D

20 TRASLADAR CASO

21 REVISAR Y FIRMAR COMUNICACIÓN

Vigencia desde: 30 de agosto de 2013

Director/a Administrativa

REGISTRO

COMUNICACIÓN

Revisa, firma la comunicación trasladando a la entidad competente y envía, previa revisión y visto bueno del responsable asignado. COMUNICACIÓN

No

No

22 ¿D ¿DELEGACIÓN EXCEDIÓ TIEMPO DE DURACIÓN?

25

Servidor/a asignado/a

¿Delegación excedió tiempo de duración? Cuando la duración de la delegación excede en 45 minutos o más el tiempo inicialmente establecido, se realiza cobro de este tiempo adicional al empresario.

N/A

Si

23 SOLICITAR PAGO DE TIEMPO EXCEDIDO

24 ENVIAR COMUNICACIÓN

Servidor/a asignado/a

Director/a Administrativa

Calcula el valor del tiempo excedido en la delegación del evento y proyecta comunicación dirigida al empresario con copia a la Dirección Distrital de Tesorería. Junto con la comunicación se debe anexar la fotocopia del auto de delegación.

N/A

Revisa y firma la comunicación y la envía al empresario con copia a la Dirección Distrital de Tesorería

COMUNICACIÓN

E

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Procedimiento Asignación y Pago de Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos ACTIVIDAD

RESPONSABLE

E 25 GENERAR REPORTES DEL APLICATIVO ACJD

Servidor/a asignado/a

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Genera en el aplicativo ACJD los reportes requeridos para realizar el pago a delegados, esta actividad es realizada a partir del sexto (6º.) día hábil del mes siguiente, los reportes son: • • •

26 REVISAR LOS REPORTES PARA PAGO

27 GENERAR ARCHIVO PLANO Y RESOLUCION PARA PAGOS

28 ENVÍA A RESPONSABLE DE SIPSE

29 INSTRUCTIVO PARA LA EXPEDICIÓN DE CDP

Servidor/a asignado/a

Servidor/a asignado/a

Vigencia desde: 30 de agosto de 2013 REGISTRO

REPORTES

Recibos de la Dirección Distrital de Tesorería Pago de delegados Tiempo excedido

Revisa reporte de autos del mes contra el reporte de pago a delegados, esta actividad debe realizarse después del sexto (6º.) día hábil del mes siguiente. Se revisa que los autos cancelados o incumplidos, no estén habilitados para pago y que los autos de delegación no entregados por los funcionarios no sean pagados hasta tanto se alleguen debidamente cumplidos. Genera el archivo plano de la información consolidada para el pago de delegados y el borrador de la resolución que ordena dicho pago

N/A

ARCHIVO PLANO

RESOLUCIÓN

Servidor/a asignado/a

Profesional responsable de SIPSE

El borrador de la resolución que ordena el pago de los servicios prestados por los delegados en el respectivo mes, es enviado vía correo electrónico al responsable de SIPSE.

Revisa el pago y solicita la expedición del CDP, cuando la Dirección Financiera haya expedido el CDP informa al Profesional responsable el número del CDP.

RESOLUCIÓN

N/A

F

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RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Servidor/a asignado/a

Proyecta resolución que ordena el pago de los servicios prestados por los delegados en el respectivo mes en la que consigna el No. de CDP, elabora y suscribe la exposición de motivos para la expedición de la Resolución y elabora memorando trasladando a la Oficina Jurídica.

F

30 TRAMITAR RESOLUCIÓN QUE ORDENA PAGO

31 REVISAR Y FIRMAR MEMORANDO

32 INSTRUCTIVO VIABILIDAD JURÍDICA DE ACTOS ADMINISTRATIVO

33 TRASLADA A LA DIRECCIÓN FINANCIERA

34 ENVIAR COMUNICACIÓN

Vigencia desde: 30 de agosto de 2013

Director/a Administrativa

Oficina Asesora Jurídica

Servidor/a asignado/a

Director/a Administrativa

Revisa, autoriza la resolución, gestiona el visto bueno del Subsecretario de Planeación y Gestión y envía a la Oficina Asesora Jurídica

La Oficina Asesora Jurídica, realiza el instructivo “Viabilidad Jurídica de Actos Administrativos y otros”

Envía por Lotus a la Dirección Financiera el archivo plano del consolidado de pagos y mediante memorando remite para el abono en cuenta de nómina la Resolución que ordena el pago de los servicios prestados por los delegados ya firmada, numerada y fechada. El auxiliar administrativo archiva copia de la resolución en el expediente de Autos de Delegación.

Revisa y firma el memorando que remite la Resolución que ordena el pago de los servicios prestados por los delegados

REGISTRO

N/A

COMUNICACIÓN

N/A

N/A

COMUNICACIÓN

G

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Procedimiento Asignación y Pago de Delegados para Sorteos, Concursos y Espectáculos Públicos ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Auxiliar administrativa/o de gestión documental

Archiva los documentos relacionados con la solicitud de delegados para supervisión de sorteos y concursos, o la asignación de delegados para espectáculos públicos; en el expediente del respectivo mes

G

35 ARCHIVAR DOCUMENTOS

Vigencia desde: 30 de agosto de 2013 REGISTRO

EXPEDIENTE

Fin del procedimiento 36 FIN

N/A

3. DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS CÓDIGO 1D-SYC-G1 1D-SYC-F063 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

DOCUMENTO Guía del Servicio de Delegaciones para la Supervisión de Asambleas, Sorteos, Concursos y Espectáculos Formato control entrega de sellos Formulario de inscripción Comunicado de negación de solicitud Publicación delegaciones (Aplicativo ACJD) Memorando Requerimiento Comunicación Traslado a Entidad Competente Reportes Aplicativo ACJD Archivo Plano Información consolidada para pago de delegado Resolución que autoriza pago Expediente solicitud de delegados

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