PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES

FECHA DE ELABORACIÓN

FECHA DE REVISIÓN

OBJETIVO Efectuar el pago a proveedores en los plazos establecidos.

NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. El área administrativa deberá cumplir con los compromisos adquiridos en materia de adquisiciones, arrendamientos y prestación de servicios cumpliendo oportunamente con los pagos generados. 2. Previa solicitud de Compra de Bienes o Servicios deberá contar con disponibilidad presupuestal 3. Los días viernes se entregan los pagos a proveedores, en caso de ser inhábil el viernes, el pago se entregará al siguiente día hábil. 4. Los comprobantes fiscales (facturas, recibos de Arrendamiento y servicios profesionales, etc digitales e impresos) deberán reunir los requisitos establecidos en el Código Fiscal de la Federación. 5. La documentación comprobatoria no deberá presentar fecha anterior a 45 días naturales, al momento del trámite del pago. 6. Para la elaboración del pago correspondiente “la documentación comprobatoria” deberá contar como mínimo con la factura original, orden de compra (requisición) y/o requisición-pedido; cuando el procedimiento de adjudicación se realice por invitación a tres proveedores o superior deberá agregarse el cuadro comparativo y cotizaciones 7. Las documentos comprobatorios de gasto (facturas) invariablemente deberán ser expedidos a nombre del Instituto Registral y Catastral del Estado de Puebla, con el Registro Federal de Contribuyentes (IRC110803IS6), domicilio en 11 Oriente No. 2003 Col. Azcarate, Puebla, Pue. CP.72501. 8. Los pagos a proveedores se realizarán en un plazo no mayor a 7 días hábiles a partir de la recepción comprobatoria.

9. Los comprobantes menores al tamaño media/carta (por ejemplo tickets) deberán entregarse pegados en una hoja tamaño carta. 10. Todos los comprobantes de gastos deberán estar plenamente justificados, indicar el centro de costo al que corresponde y deberá estar firmada por la persona que recibe el bien o servicio y/o el departamento de Recursos Materiales. 11. Las compras por el procedimiento de invitación a tres proveedores o superior, adjudicadas mediante la Secretaría de Administración, serán autorizadas por el Director Administrativo o Director General. 12. Para el cobro de cheque deberá presentar credencial de identificación o carta poder simple de designación. 13. Los cheques en tránsito que se encuentran pendientes de entregar al proveedor en un plazo mayor a dos meses serán cancelados; se requerirá solicitud del proveedor para la elaboración del pago correspondiente. 14. El departamento de Contabilidad será el encargado de entregar los pagos a los proveedores. 15. El Departamento de Recursos Materiales actualizará el padrón de Proveedores del Instituto. 16. Los pagos a proveedores de hasta $ 2000.00 podrán efectuarse en efectivo; los montos superiores a dos mil pesos por cheque o transferencia, esta última a petición por escrito por parte del proveedor, indicando los datos bancarios para la transferencia. 17. Los pagos efectuados con cheques deberán contar con dos de las tres firmas autorizadas (Director General, Director General Adjunto del Registro Público de la Propiedad y Director Administrativo) 18. Para el trámite de pago por transferencia en montos superiores a $ 115,000.00 con IVA, la subdirección de finanzas vigilara que la documentación comprobatoria cuente invariablemente con la firma de autorización del Director Administrativo.

NO. 1

RESPONSABLE Jefe(a) del Departamento de Recursos Materiales.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Recibe del proveedor a entera satisfacción el bien y/o servicio solicitado con el comprobante fiscal correspondiente.

2

Revisa los comprobantes contenga los requisitos fiscales, descriptivos y sella de recibido.

3

Integra documentación comprobatoria del procedimiento de compra y turna al Subdirector(a) Administrativa para su validación.

4

Subdirector(a) Administrativa

Recibe “Documentación comprobatoria”, valida y envía al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

5

Jefe(a) del Departamento de Contabilidad

Recibe “Documentación comprobatoria” validada y verifica la autenticidad de los comprobantes fiscales.

FORMATO Y/O DOCUMENTO Comprobante Fiscal

Documentación comprobatoria

¿Procede? No. Regresa al paso 3, informando el motivo de la devolución. Si, Continúa el proceso. Codifica y captura cheque en el Sistema Contable Gubernamental. 6

Genera trámite de pago, revisa y turna con documentación comprobatoria a la Subdirector(a) de Finanzas para firma, indicando si es cheque o transferencia.

Pago en previo Documentación comprobatoria

NO.

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

FORMATO Y/O DOCUMENTO

¿Cheque o Transferencia? 7

8

Subdirector(a) de Finanzas

Director(a) Administrativo

11

Cheque Documentación comprobatoria

Transferencia, Recibe, revisa que reúna los requisitos y valida el pago. (Se pasa al número 11)

Transferencia Documentación comprobatoria

Recibe cheque, revisa, firma y turna a la segunda firma conforme lo establecido.

Cheque. Documentación comprobatoria

Recibe cheque con firmas mancomunadas y turna al Jefe(a) Departamento de Contabilidad.

9

10

Cheque, Recibe, revisa y turna al Director(a) Administrativo.

Jefe(a) del Departamento de Contabilidad

Recibe cheque con firmas mancomunadas y entrega cheque al proveedor en las fechas establecidas. Integra documentación comprobatoria, sella de pagado la factura, salvaguarda y custodia la documentación.

FIN

Cheque o Transferencia Documentación comprobatoria

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

INICIO 1 Recibe el Bien o Servicio y comprobante fiscal correspondiente. Comprobante Fiscal

2 Revisa comprobantes fiscales contenga los requisitos fiscales, descriptivos y sella da de recibido.

3

4

Integra documentación comprobatoria y turna al Subdirector(a) Administrativa para su validación

Recibe documentación comprobatoria, valida y turna al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

Documentación comprobatoria

A

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD A 5 8 Recibe documentación comprobatoria del gasto y revisa autenticidad de comprobantes fiscales.

NO ¿Procede?

Regresa a no. 3, informando motivo de devolución

SI

Codifica, y captura el cheque en el Sistema Contable Gubernamental.

6 Genera el trámite de pago, revisa y turna documentación al Subdirector(a) de Finanzas para firma, indicando si es cheque o transferencia. Pago en previo Documentación comprobatoria

B

SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

DIRECCION ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS

DIRECCION ADMINISTRATIVA

B A ¿Cheque o Transferencia?

Recibe, revisa reúna los requisitos y valida el pago (Se pasa al no. 11

TrTar

Transferencia Documentación comprobatoria

8

7 8 Recibe cheque, revisa y turna al Director Administrativo.

Recibe cheque, revisa, firma y turna para segunda firma, conforme a lo establecido.

Cheque Documentación comprobatoria

10

9

Recibe cheque con firmas mancomunadas y entrega cheques al proveedor en las fechas establecidas

11 Integra documentación comprobatoria, sella de pagado la factura, salvaguarda y custodia la documentación. Cheque o Transferencia Documentación comprobatoria

FIN

Recibe cheque con firmas mancomunadas y turna al Jefe(a) del Departamento de Contabilidad.

NO EXISTEN FORMATOS E INSTRUCTIVOS.