Reglamento de Control de pago a Proveedores NORMAS GENERALES. Objetivo General. Asegurar el correcto y oportuno pago de las obligaciones contraídas con proveedores de bienes y servicios. Objetivo Específico. Establecer un procedimiento para el control de pago a proveedores que permita efectuar el pago en un plazo no superior a 30 días desde el devengo de la respectiva operación. II. DEFINICIONES Y SIGLAS: Para los efectos del presente Reglamento, se entenderá por: 1. Orden de Compra: Documento mediante el cual se formaliza la adquisición de bienes y servicios con el proveedor. 2. Documentos de Pago: Corresponderá a las facturas, boletas, notas de crédito y notas de débito generadas por la compra de un bien o servicio. 3. Unidad Demandante: Aquella dependencia de la Empresa; Gerencias y Jefes de plantas, que soliciten la adquisición o contratación de un bien y/o servicio. 4. SIGLAS: GAF: Gerencia de Administración y Finanzas O/C: Orden de Compra. C y P: Contabilidad y Presupuesto Procedimiento de pago a Proveedores Versión Nº1 fecha: 30 junio 2009 Hecho por: EME / CLF
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Flex-Provee: Sistema de información contable, registro de proveedores.
III. RESPONSABILIDADES Y ROLES. Los siguientes funcionarios tendrán las responsabilidades y roles, que en cada caso se indican, en el procedimiento Control de Pago a proveedores. 3.1 Gerente de Administración y Finanzas • Revisar documentación y firmar cheques de pago a proveedores. • Visar y firmar los documentos según corresponda. • Supervisar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a sus funcionarios dependientes. • Revisar el programa de caja, establecer plazos de pago y asegurar fondos para cumplir los compromisos adquiridos por contrato e impartir instrucciones para superar las desviaciones que se observen en la Gerencia a su cargo. 3.2 Contabilidad y Presupuesto. • Revisar Órdenes de Compra distintas a licitaciones públicas o privadas y entregar la imputación asociada al gasto sobre la base de la información o documentos proporcionados por las Gerencias. • Recibir y resguardar facturas y boletas con documentación de pago a proveedores.
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• Solicitar a las unidades demandantes recepción conforme de bienes y servicios, a través de visación en el mismo documento de pago. • Registrar al momento de la recepción de los documentos, en contabilidad y libro de compra las facturas aprobadas • Proponer la devolución de facturas que no estén aceptadas por los demandantes, mal extendida o que no correspondan a COTRISA. • Enviar las facturas y boletas con su respectivo comprobante de traspaso a Tesorería para programar su pago según corresponda. 3.3 Encargado Administrativo Planta y Santiago • El demandante del servicio deberá revisar los bienes recepcionados y registrar en un lugar visible del original de la factura la recepción conforme de los bienes y servicios, según corresponda. • Remitir documentos de pago y demás documentación relacionada a Contabilidad y Presupuesto. • En caso contrario indicar para devolver la factura y los productos al proveedor. 3.4 Tesorería. • Revisar documentación, contabilizar en Flexline Tesorería, confeccionar cheque, emitir comprobante contable de pagos a proveedores y enviar dentro de los plazos establecidos a revisión y firma de cheques. Procedimiento de pago a Proveedores Versión Nº1 fecha: 30 junio 2009 Hecho por: EME / CLF
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• Registrar periódicamente (semanalmente) en el programa de caja, las facturas de proveedores proponiendo la fecha de pago para revisión y aceptación de Gerencia. • Realizar el pago a Proveedores en los plazos establecidos. Sin embargo, en casos especiales, este pago se hará previa autorización de la documentación completa y exacta desde Gerencia. 3.4 Secretaría. • Recibir y registrar, facturas y boletas de pago a proveedores y remitirlos a Contabilidad. • Recibir documentos desde Tesorería; cheques, contactar y pagar a proveedores o enviarlos a las Plantas para su pago. • Recepcionar de Plantas la devolución de egresos y documentación del pago aceptado por los proveedores y despacho a Tesorería. • Archivar documentación de pago.
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