PUNTO DE CONTROL Coordinador de grupo de PROVEEDORES

Código: AP-GTH-PR-31 PROCEDIMIENTO Nª 1 2 3 4 5 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Página 1 de 9 Versión 0 Procedimiento para la Programación de

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Código: AP-GTH-PR-31

PROCEDIMIENTO



1

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3

4

5

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Página 1 de 9

Versión 0

Procedimiento para la Programación de Vacaciones de los servidores públicos

PROCESO

Gestión de talento humano

OBJETIVO

Legalizar mediante acto administrativo del periodo vacacional al que tienen derecho los servidores públicos

ALCANCE

Involucra a todos los servidores públicos del Departamento

TAREAS Enviar una circular pidiendo que se concerté las vacaciones de los empleados en cada una de las dependencias

Recibir archivar cartas o comunicaciones de la concertación de las vacaciones Generar mensualmente relación de funcionarios con vacaciones causadas.

Elaborar acto administrativo de vacaciones Notificar a cada funcionario del acto administrativo

ACTIVIDAD

RESPONSABLES AREA CARGO

PROVEEDORES

PUNTO DE CONTROL

REGISTROS

CLIENTES

Grupo administración de personal

Secretaria Auxiliar administrativo

Cada establecimiento o dependencia

Coordinador de grupo de administración de personal

Comunicación y/o circular

Rectores y secretarios de despacho

Grupo de administración de personal

Coordinador de grupo de administración de personal

Cada secretario de despacho o cada rector

Coordinador de grupo de administración de personal

Comunicación u oficio de la concertación de vacaciones

Grupo de administración de personal Auxiliar administrativo y secretaria

Grupo de administración de personal

Auxiliar administrativo Secretaria

Cada secretario de despacho o cada rector

Coordinador de grupo de administración de personal,

Reporte generado por el Sistema

Grupo administración de personal

Grupo de administración de personal,

Auxiliar administrativo Secretaria

Sistema wang, sistema de la secretaria de educación

Sistema

Acto Administrativo

Secretaria y auxiliar administrativo

Grupo de administración de personal,

Auxiliar administrativo Secretaria

Auxiliar administrativo Secretaria

Sistema

Memorando

Secretaria y auxiliar administrativo

Código: AP-GTH-PR-31

PROCEDIMIENTO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Se realiza el acto administrativo por el cual se conceden vacaciones

Grupo de administración de personal,

Auxiliar administrativo Secretaria

Reporte generado

Notificación a cada funcionario del acto administrativo mediante memorando(4 copias memorando y 3 de vac-1) Si disfruto se registra el reintegro de las vacaciones

Grupo de administración de personal

Auxiliar administrativo Secretaria

Acto administrativo

Grupo de administración de personal

Auxiliar administrativo Secretaria

Funcionarios

Si no disfruto el periodo vacacional y no desea que sean pagas se elabora acto administrativo de aplazamiento Si no disfruto el periodo vacacional y desea que sean pagas se decepciona oficio de solicitud

Grupo de administración de personal

Auxiliar administrativo Secretaria

Funcionarios

Grupo de administración de personal

Auxiliar administrativo Secretaria

Funcionarios

Liquidar el periodo vacacional

Grupo de administración de personal Grupo de administración de personal Grupo de administración de personal

Auxiliar administrativo Secretaria Auxiliar administrativo Secretaria Auxiliar administrativo Secretaria

Sistema

6

7

8

9

10

11

Solicitar del cdp y rp

12 Recepcionar del cdp y rp

13

Versión 0

Revisión de auxiliar administrativo y coordinador de grupo de personal y secretario general Revisión de auxiliar administrativo y coordinador de grupo de personal Revisión de auxiliar administrativo y coordinador de grupo de personal Revisión de auxiliar administrativo y coordinador de grupo de personal Revisión de auxiliar administrativo y coordinador de grupo de personal Sistema

Liquidación del periodo vacacional

Presupuesto

Presupuesto

Revisión de auxiliar administrativo y coordinador de

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Acto administrativo

Secretaria y auxiliar administrativo

Memorando

Cada funcionario beneficiario de las vacaciones

Formato de reintegro

Historia laboral

Solicitud de aplazamiento

Grupo de administración de personal

Solicitud reconocimiento de vacaciones en dinero. O resolución de retiro

Grupo de administración de personal

Grupo de administración de personal Presupuesto

Cdp y rp

Grupo de administración de personal

Código: AP-GTH-PR-31

PROCEDIMIENTO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Versión 0

Página 3 de 9

grupo de personal

14

Elaborar resolución de reconocimiento para el pago

Grupo de administración de personal

Auxiliar administrativo Secretaria

Cdp y rp

Elaborar tramite de pago

Grupo de administración de personal

Auxiliar administrativo Secretaria

Acto administrativo

15

SALIDA DE LA ACTIVIDAD

Revisión de auxiliar administrativo y coordinador de grupo de personal Revisión de auxiliar administrativo y coordinador de grupo de personal

Acto administrativo

Grupo de administración de personal

Acto administrativo

Funcionario beneficiario

Notificación del disfrute del periodo vacacional

DEFINICIONES

DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERNOS Resoluciones Memorando Reportes Oficios

EXTERNOS Comunicaciones de concertación de los establecimientos educativos

PROCEDIMIENTO

Código: AP-GTH-PR-31

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Versión 0

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REQUISITOS APLICABLES ORGANIZACIONALES Reglamento interno de trabajo articulo 86

LEGALES Y REGLAMENTARIOS Decreto 3135 de 1968, articulo 8

PROCEDIMIENTO

Código: AP-GTH-PR-31

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Versión 0

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Proceso: Gestión del Talento Humano Procedimiento Programación de vacaciones | Objetivo: Programar vacaciones de servidores publicos de la Administración Departamental Alcance: Involucra a todos los servidores públicos del Departamento CLIENTE Grupo Administración de Personal y Division de Apoyo Administrativo Institucional

SECRETARIA GENERAL Grupo Administración de Personal y Division de Apoyo Administrativo Institucional

Grupos que intervienen (n)

PRODUCTO REGISTRO

TODAS LAS SECRETARIAS E INSTITUCIONES

Todos los Grupos

INICIO

Enviar una circular pidiendo que se concerté las vacaciones de los empleados en cada una de las dependencias

Comunicación y/ o circular

Recibir, archivar y registrar las comunicaciones de concertación.

Generar mensualmente relación de funcionarios con vacaciones causadas. Elaborar Acto Administrativo de vacaciones 1

Comunicación de concertaciones

Reporte generado por el Sistema

Acto Administrativo

Recepción de la comunicación

Concertar las vacaciones con los funcionariios

CLIENTE EXTERNO (Opcional) Nombre

Código: AP-GTH-PR-31

PROCEDIMIENTO

CLIENTE Grupo Administración de Personal

SECRETARIA GENERAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

PRODUCTO REGISTRO

Grupo Administración de personal

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Versión 0

TODAS SECRETARIAS E INSTITUCIONES

TODOS LOS FUNCIONARIOS

HISTORIA LABORAL

1

Notificar a cada funcionario del Acto Administrativo

Elaborar Acto Administrativo de aplazamiento

Recepción de Memorando

memorando memorando memorando memorando

NO

Solicitud de Aplazamiento

NO

¿Desea que sean pagadas

NO

SI

Registrar reintegro de Vacaciones

Formato de Reintegro

Archivar registro de reintegro de vacaciones

FIN 2

PROCEDIMIENTO

Código: AP-GTH-PR-31

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

SECRETARIA DE SECRETARIA EDUCACIÓN GENERAL, SALUD Despacho Secretaria Grupo Admón. De Personal y Funcionarios de la Division Apoyo Administrativo General, Educación y Grupo de Nómina Admón. Departamental Institucional Salud

Versión 0

PRODUCTO REGISTRO Nombre, Código

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SECRETARIA DE HACIENDA Grupo de Presupuesto

2

Solicitud reconocimiento de vacaciones en dinero. O Resolución de Retiro

Recepcionar Oficio de solicitud

Liquidar el Periodo Vacacional Recibir Solicitud y viabilización de la misma

Solicitar del CDP y RP

Recepcionar del CDP y RP

3

CDP y RP

Historia Laboral

PROCEDIMIENTO

Código: AP-GTH-PR-31

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

SECRETARIA DE SECRETARIA EDUCACIÓN GENERAL, SALUD Despacho Secretaria Grupo Admón. De Personal y Funcionarios de la Division Apoyo Administrativo General, Educación y Grupo de Nómina Admón. Departamental Institucional Salud

Versión 0

PRODUCTO REGISTRO Nombre, Código

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SECRETARIA DE HACIENDA Grupo de Presupuesto

Historia Laboral

3

Elaborar resolución de Reconocimiento para el Pago

Elaborar Tramite de Pago

FIN

Firmar y numerar acto Administrativo

Acto Acto Administrativo Administrativo

Archivar

PROCEDIMIENTO

Código: AP-GTH-PR-31

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Versión 0

Página 9 de 9

ELABORÓ:

REVISÓ:

REVISÓ:

APROBÓ:

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

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