PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO “PAGO DE COMISIONES A LOS ASESORES COMERCIALES ” Dependencia Generadora:

División Comercial y de Mercadeo

Código: PD-362-03

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1. OBJETIVO Realizar la descripción de actividades para la liquidación y el pago de comisiones y medios de transporte a los Asesores Comerciales de Villavicencio y Municipios.

2. ALCANCE Este procedimiento se aplicará al pago de comisiones y medios de transporte a los Asesores Comerciales de Villavicencio y Municipios.

3. FUNCIONES      

Jefe División Comercial y de Mercadeo: Revisar la remisión de comisiones y enviar a División Gestión Humana. Coordinador Comercial (División Comercial y de Mercadeo): Elaborar memorandos para pago de comisiones. Jefe Área de Zona: Verificar la venta y el pago del servicio. Aprobar el pago de la comisión. Elaborar memorandos para pago de comisiones. Jefe del Servicio: Aprobar el pago de la comisión. Asesor Comercial (División Comercial y de Mercadeo): Diligenciar y remitir el formato para pago de comisiones. Jefe Área Administrativa y Financiera (División de Formación para el Trabajo), Auxiliar Administrativo, Auxiliar Financiero (División de Gestión Empresarial), Coordinador, Auxiliar de Turismo (División de Recreación, Deportes y Turismo), Auxiliar de Oficina (Centro Vacacional) , Jefe Área de Cultura y Eventos, Auxiliar Técnico Centro Vacacional Llanerita: Verificar la venta y el pago del servicio.

4. DEFINICIONES  Comisión: Valor que recibe el Asesor Comercial por la venta de un servicio.  SEVEN: Es un sistema para gerenciar las necesidades en las Áreas Administrativas, Financieras, Comerciales, de manufactura y de recursos humanos de la Corporación.

ELABORÓ

Vo. Bo. REVISÓ AUTORIZÓ APROBÓ DOCUMENTO Jefe Área Calidad Comité de Procesos Director Administrativo Consejo Directivo CONTROLADO Cargo: Jefe División Nombre: Carlos Cargo: Jefe Nombre: Héctor Orlando Nombre: Gregory Comercial y de Andrés Mesa Planeación Solano Novoa Enrique Martínez Solís Corporativa Mercadeo Barbosa Nombre: Jacqueline Nombre: Jaime Vera Castañeda Alejandro Delgado Cifuentes Firma:_____________ Firma:___________ Firma:_____________ Firma:_______________ Firma:_____________ (SELLO)

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5. DESARROLLO ACTIVIDAD

DETALLE

1. Diligenciar y remitir el formato para pago de comisiones.

Una vez el cliente individual o corporativo paga el servicio, el Asesor Comercial diligencia el formato PD-362-03-F05 “Reporte de ventas de Servicio para Pago de Comisión” para pago de comisiones y lo remite al Jefe del servicio a más tardar el día 10 calendario de cada mes (Villavicencio). Los Asesores Comerciales de las Zonas lo enviarán en la misma fecha al Coordinador Comercial, quien revisará y remitirá al Jefe de servicio, para aprobación con los soportes contables, igual que los de Villavicencio: soporte impreso en el aplicativo SEVEN, autorización descuento de nómina, cheques posfechados o al día, otros (convenios). Los formatos diligenciados por Asesores Comerciales de Centros de Servicios deberán ser visados por el Jefe de Zona. Nota:  Cuando haya necesidad del servicio estos días podrán ser modificados por la Coordinación Comercial.  En caso de bonos de bienestar el Asesor Comercial cobrará comisión sobre los bonos utilizados con el porcentaje establecido para cada servicio y categoría del afiliado y los adicionales solicitados por el cliente, a través de cualquier medio de pago.

DEPENDENCIAS División Comercial y de Mercadeo

Asesor Comercial

REGISTROS

1. Reporte de venta de servicios para pago de comisión. 2. Reporte ventas turismo para pago de comisión.

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ACTIVIDAD

Código:

DETALLE

2. Verificar la Se verifica la venta y el pago del servicio. venta y el pago En caso que el cliente pague el servicio, se aprueba el pago de la del servicio. comisión. Cuando toma el servicio pero no lo cancela inmediatamente y toma un crédito Corporativo (factura de venta de servicio) no se aprueba la comisión, hasta la recepción del respectivo pago. Notas en caso de terminación del contrato:  La comisión será aprobada sin que se haya efectuado el pago de la venta, y deberá anexar como soporte la factura de venta de servicio firmada por el cliente.  En caso de bonos de bienestar, se aprobará la comisión, únicamente sobre los bonos ejecutados a la fecha de desvinculación.

3. Aprobar el Revisa y firma el pago de la comisión mediante el respectivo formato y lo pago de la remite a Coordinación Comercial a más tardar el último día hábil comisión. calendario de cada mes. Nota: En caso de necesidad del servicio la Coordinación Comercial podrá solicitar el envió de los formatos antes de la fecha.

PD-362-03

DEPENDENCIA Dependencia Interesada 1. Jefe Área de Zona. 2. Jefe Área Administrativa y Financiera (División de Formación para el Trabajo). 3. Coordinador (División de Recreación Deporte y Turismo). 4. Auxiliar de Turismo 5. Auxiliar de Oficina (Centro Vacacional). 6. Auxiliar de Oficina (Área de Cultura y Eventos) 7. Auxiliar Administrativo 8. Auxiliar Financiero (División de Gestión Empresarial). 9. Auxiliar Técnico Centro Vacacional Llanerita

1.Jefe del Servicio 2.Jefe Área de Zona

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REGISTROS

3. Factura de venta de servicio.

N.A

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4. Elaborar memorandos para pago de comisiones.

El Coordinador Comercial recibe los formatos de pago de comisiones, firma y remite memorando en el cual se relacionan las comisiones a pagar de los Asesores Comerciales de Villavicencio y Municipios. Firma y remite memorando relacionando pagos de medios de transporte de los Asesores Comerciales de Villavicencio y el Jefe Área de Zona elabora el correspondiente a Asesores Comerciales de Centros de Servicios. Todo lo anterior igualmente a través de correo electrónico El Jefe División Comercial y de Mercadeo Revisa y firma los memorandos de remisión pago de comisiones y pago de medios de transporte y el Auxiliar de Oficina los radica en la División de Gestión Humana; en ambos casos a más tardar el día cinco (5) calendario de cada mes.

5. Revisar la remisión de comisiones y enviar a División Gestión Humana.

Nota: los medios de transporte de municipios son tramitados directamente por las Zonas. La División de Gestión Humana recibe los documentos y se da inicio al procedimiento para pago de nómina Ver Procedimiento PD-313-02 “Liquidación de Nómina”.

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DEPENDENCIAS División Comercial Dependencia y de Mercadeo Interesada

Coordinador Comercial

Jefe de Zona

Jefe

N.A

REGISTROS

4. Memorando relación pago de comisiones. 5. Memorando relación pago de medios de transporte.

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6. REGISTROS RELACIONADOS INFORMACION GENERAL No.

Código del Registro

1.

PD-362-03-F05

2.

PD-362-03-F06

3.

Formato Libre

4.

Formato Libre

5.

Formato Libre

Título del Registro Reporte de venta de servicios. Reporte ventas turismo para pago de comisión. Factura de venta de servicio. Memorando relación pago de comisiones. Memorando relación pago de medios de transporte

Presentación ( Marque con una x) Físico

Electrónico

x x x x x

ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Dependencia de Almacenamiento Coordinación Comercial Coordinación Comercial Coordinación Comercial Coordinación Comercial Coordinación Comercial

Ubicación Archivo Archivo Servidor Servidor Servidor

Responsable (Cargo) Coordinador de Ventas Coordinador de Ventas Auxiliar de Ventas Auxiliar de Ventas Auxiliar de Ventas

Indización

Tiempo

Cronológico

1 Año

Cronológico

1 Año

Numérico

Indefinido

Cronológico

Indefinido

Cronológico

Indefinido