PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO “TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES” Dependencia Generadora: Coordinación de Gestión Documental

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1. OBJETIVO Establecer actividades para la remisión de las unidades documentales físicas que se encuentran en los archivo de gestión al archivo central y de éste al histórico, de conformidad con los plazos establecidos en las tablas de retención documental aprobadas por COFREM. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la remisión de las unidades documentales que se encuentran en los archivos de gestión de las dependencias y los archivos de gestión de otras sedes que conservan documentos para su gestión y por aplicación de Tablas de Retención Documental es necesario transferirlas al archivo central. 3. FUNCIONES  Coordinador Gestión Documental: Presentar el programa de transferencias documental y verificar su adecuado cumplimiento por parte de todas las dependencias de COFREM.  Jefe Dependencia: Liderar con los responsables del archivo de gestión y de acuerdo a las tablas de retención documental las transferencias documentales cada año.

4. DEFINICIONES  Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.  Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.  Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.  Depuración documental: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es análogo a la selección natural.

ELABORÓ

Vo. Bo. REVISÓ AUTORIZÓ APROBÓ DOCUMENTO Jefe Área Calidad Comité de Procesos Director Administrativo Consejo Directivo CONTROLADO Cargo: Coordinadora de Nombre: Carlos Cargo: Jefe Nombre: Héctor Orlando Nombre: Henry Gestión Documental Andrés Mesa Barbosa Planeación Solano Novoa Rojas Betancourth Corporativa Nombre: Ana Beiba Nombre: Jaime Quintero Herrera Alejandro Cifuentes Delgado Firma:______________

Firma:____________ Firma:____________ Firma:________________ Firma:___________

(SELLO)

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 Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.  Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de aprobadas. 5. POLITICAS GENERALES:  Las unidades documentales a transferir deben estar organizadas e inventariados.  Las unidades documentales a transferir deben haber cumplido con el tiempo de retención asignado en las Tablas de Retención Documental.  El formato de inventario documental debe ser entregado en medio electrónico.

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6. DESARROLLO DEPENDENCIA ACTIVIDAD

DETALLE

1. Elaborar Programación de transferencias documentales. 2. Divulgar a Jefes de Dependencias la programación de transferencias.

Elaborar la programación de las transferencias documentales de cada dependencia y remitirlo a la Subdirección Administrativa y Financiera para su aprobación. Informar por correo electrónico a los Jefes de Dependencias el calendario con las fechas en las que deben efectuar la transferencia documental para que envíen al Archivo Central las- series y subseries que han cumplido el tiempo de permanencia en los Archivos de Gestión.

3. Preparar físico Preparar físicamente las unidades documentales de los a transferir: expedientes.  Seleccionar y organizar las unidades documentales por series y subseries documentales.  Clasificar en dos grupos: el primero con las series y subseries que se transfieren al archivo central y el segundo con las series y subseries que no se transfieren al archivo central es decir los documento de apoyo.  Revisar y depurar las unidades documentales.  Foliar los documentos.

Dependencia Involucrada

Coordinación de Gestión Documental

N.A

Coordinadora de Gestión Documental

N.A

Subdirección Administrativa y Financiera

REGISTROS

Subdirector

1. Programación de transferencias documentales

Coordinadora de Gestión Documental

N.A

2. Correo Electrónico

N.A

N.A

N.A

1. Líderes de Procesos 2. Secretaria 3. Auxiliares de Oficina 4. Auxiliares de Centros de Servicios

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ACTIVIDAD

DETALLE

Eliminar Todos los documentos que por TRD han cumplido su tiempo de de retención y no deben ser transferidos al archivo central entre estos los documentos de apoyo; se relacionan en el acta de eliminación de documentos de apoyo. Los Jefes de Dependencia hacen la entrega del acta de eliminación como evidencia a la Coordinación de Gestión Documental y las unidades documentales las entrega en el centro de acopio de reciclaje. 5. Elaborar Las unidades documentales que deben ser transferidas al Inventario. Archivo Central se relacionan en el formato de inventario y transferencia documental establecido por COFREM. Registre:  Código de serie o subserie documental de acuerdo a la TD  Nombre de la unidad documental  Atributo si la unidad documental posee alguna característica especial de recuperación documental.  Fechas extremas: Fecha inicial: la fecha del documento más antiguo y Fecha final; la fecha del documento más reciente.  Número de unidades de conservación que conforman la unidad documental.  Tipo de unidad de conservación.  Número de folios  Observaciones

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DEPENDENCIA Dependencia Coordinación de Involucrada Gestión Documental

4. archivos gestión.

Jefe de Dependencia

2

1. Coordinadora de Gestión Documental

REGISTROS

3. Acta Eliminación documentos apoyo.

de de de

1. Secretaria 2. Auxiliares de Oficina 3. Auxiliares de Centros de Servicios

N.A

4. Inventario transferencia documental.

y

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ACTIVIDAD

DETALLE

6. Solicitar transferencia documental.

Enviar la solicitud de transferencia documental a la Coordinación de Gestión Documental a través del correo [email protected] anexando el formato de inventario y transferencia documental debidamente diligenciada. 7. Entregar Entregar en la sede del Archivo Central la transferencia de su unidades Dependencia de acuerdo a la fecha establecida en la documentales. programación de transferencias documentales.

8. Verificar y Recibir las unidades documentales físicas y verificar su recepcionar las correspondencia con lo registrado en formato de Inventario y transferencias transferencia Documental. documentales. Asignar el número único de inventario a cada unidad de conservación e incluirlo en el formato de inventario y transferencia documental para su impresión y firma. 9. Organizar Almacenar la unidad de conservación en cajas x-200, en estricto unidades orden de número de inventario organizado de izquierda a documentales derecha. transferidas. Asignar número único de consecutivo de caja con rótulo de caja 10. Actualizar Actualizar el inventario documental completando las casillas inventario faltantes como: documental.  Ubicación de la caja.  Número de caja.  Número de inventario de la unidad documental.  Valoración documental.

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DEPENDENCIA Dependencia Coordinación de Involucrada Gestión Documental Jefe de Dependencia

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REGISTROS N.A

N.A

1. Secretaria 2.Auxiliares de Oficina 3. Auxiliares de Centros de Servicios

1. Coordinador de Gestión Documental

N.A

1. Coordinador de Gestión Documental 2. Auxiliar de Administración de Documentos

N.A

N.A

1. Auxiliar de Administración de Documentos

5. Rótulos cajasRótulos carpetas

1. Auxiliar de Administración de Documentos

N.A

6. Inventario documental archivo central

Trabajador Cofrem

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6. REGISTROS RELACIONADOS Presentación ( Marque con una x)

INFORMACION GENERAL No. 1.

Código del Registro Formato Libre

Título del Registro

2.

Formato Libre

Correo electrónico

3.

Formato Libre

Acta de Eliminación documentos de apoyo.

4.

PD-314-06-F03

5.

Formato Libre

6.

PD-314-06-F04

Inventario y documental

Ubicación

Coordinación de Gestión Documental

Archivo

Coordinación de Gestión Documental

Servidor

X

Coordinación de Gestión Documental

Archivo

X

Coordinación de Gestión Documental

Archivo

X

Coordinación de Gestión Documental

Archivo

Coordinación de Gestión Documental

Servidor

Electrónico

X

X de

transferencia

Rótulos Cajas – Rótulos Carpetas Inventario archivo central

Dependencia de Almacenamiento

Físico

Programación de transferencias Documentales

documental

ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO

X

Responsable (Cargo) Coordinador de Gestión Documental Coordinador de Gestión Documental Coordinador de Gestión Documental Coordinador de Gestión Documental Coordinador de Gestión Documental Coordinador de Gestión Documental

Indización

Tiempo

Cronológico

1 Año

Cronológico

1 Año

Cronológico

Permanente

Cronológico

Permanente

Cronológico

Permanente

Cronológico

Permanente