PROCEDIMIENTO DE COMPRAS, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

CÓDIGO: S-P-07

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

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PROCEDIMIENTO

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COMPRAS, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

1. OBJETIVO Describir el procedimiento para realizar las compras de insumos y servicios necesarios para el óptimo desarrollo de las actividades de SERVICER LTDA., y establecer las pautas para desarrollar la selección, evaluación y reevaluación de proveedores. 2. ALCANCE Comienza con la recepción de solicitudes de compra o servicio y termina con la retroalimentación al proveedor. 3. RESPONSABLE Responsable de Pagos y Compras. 4. RECURSOS Computador, Internet, celulares, papelería, económico. 5. VOCABULARIO • PRODUCTO/SERVICIO: Cualquier bien o servicio que es percibido como capaz de satisfacer una necesidad que presenta la oferta de una empresa y/o persona natural. • UNIDAD: Hace referencia a la unidad de embalaje del producto. • REQUISICIÓN: Requerimiento que expresa la necesidad de adquirir un producto o servicio. • ORDEN DE COMPRA: Documento mediante el cual se formalizan y se comunican los requerimientos al Proveedor; generalmente se utiliza en la compra de bienes tangibles. • REQUISICIÓN EXTRAORDINARIA: Hace referencia a las requisiciones de suministros realizadas en las fechas no programadas.

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• PROVEEDOR: Persona y/o empresa que proporciona un producto y/o servicio necesario para el desarrollo de las actividades de una empresa. 6. ACTIVIDADES Nº

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Recepción de solicitudes de compra/servicio: Por medio del diligenciamiento del registro de Requisición, cualquier empleado da a conocer una necesidad de compra de productos o servicios y envía a Auxiliar Administrativo, por medio de correo electrónico o físicamente. Si la requisición no es aprobada se debe comunicar al interesado, mediante correo electrónico.

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Con el fin de tener conocimiento de la características del producto controlado, la requisición debe validarse con la ficha técnica del producto, sino se tiene debe elaborarse, en el S-F35 FICHA TECNICA DE HERRAMIENTAS, MATERIALES Y/O ELEMENTOS o solicitarla al proveedor.

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Si la ficha provista del proveedor no contiene toda la información necesaria debe relacionarse en el SF-35 FICHA TECNICA DE HERRAMIENTAS, MATERIALES Y/O ELEMENTOS y complementar la información faltante.

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Se debe enviar la ficha técnica del producto o el elemento a almacén. Identificación y selección de proveedor: Cuando surge la necesidad de adquirir un producto o servicio, se identifica el proveedor por medio del Listado Maestro de Proveedores, en casos que no exista el proveedor que entregue el producto o

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servicio requerido, se investiga por medio de directorio telefónico, referencias de los empleados u otros medios, las posibles personas o empresas que ofrezcan el producto o servicio requerido. Se contacta al proveedor por vía telefónica, internet o personalmente, con el fin de solicitarle la información requerida para llenar el formato de Selección, Evaluación y Re-evaluación del Proveedor, y teniendo en cuenta los resultados se selecciona o no al proveedor. La información requerida se solicitara de acuerdo al tipo de proveedor asi: Servicios Profesionales: Propuesta o portafolio de servicios (Para aquellos servicios que aplique), Hoja de vida, cámara de comercio, Rut. Servicio de Recaudo: Cámara de Comercio, Rut, fotocopia de cedula. Productos o servicios: cotizaciones, Camara de comercio y Rut

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Estos documentos deberán reposar para los proveedores de servicios profesionales y de recaudo en sus respectivas carpetas y para los proveedores de productos o servicios anexos al formato de selección. Solicitud de cotizaciones a proveedor: Se busca en el listado maestro de proveedores, los proveedores adecuados para solicitarles cotización, teniendo en cuenta que:

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Valor de compras N° de cotizaciones Hasta ½ SMMLV 0 Superior a 1/2, hasta 2 2 SMMLV Superior a 2 SMMLV 3 En el caso que existe únicamente un solo proveedor en el mercado del bien o el servicio que se va a adquirir se hace una sola cotización independiente del valor de la compra.

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deben ser realizadas Las cotizaciones telefónicamente y soportadas en el FormatoCUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES SF-34. Realización de compra: Una vez se haya elegido el proveedor más conveniente para la compra (según cotización y calidad de productos/servicios ofrecidos), se diligencia el formato orden de compra, basado en la cotización, se hace llegar al proveedor y se cancela según la negociación previa. Nota: las compras realizadas por caja menor no se les elabora orden de compra. Verificación de producto y/o servicio: Una vez el producto y/o servicio sea entregado por el proveedor lo recibe el Jefe de Almacén cuando se trata de suministro de materiales y cuando es suministro de papelería es recibido por la Responsable de Pagos y Compras, luego se verifica que cumpla con las especificaciones dadas, de no ser así comunica al proveedor para realizar devolución para su corrección. Como constancia de verificación se firma en el formato de Orden de Compra, la conformidad con el producto o servicio

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recibido, en casos en que se presenten inconsistencias, se hace la anotación en el campo de observaciones del formato mencionado y se informa a proveedor para corrección. Una vez llega el elemento, la factura debe ser remitida al contador para que genere el activo fijo e inmediatamente enviárselo al Jefe de Almacén, para que este lo marque y hacerle la respectiva entrada.

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Las cuentas de cobro deben ser recibidas por el Responsable de Pagos y Compras para su posterior trámite de pagos. Distribución de productos comprados: Una vez culminada la compra en el caso de productos se envían los mismos distribuyéndolos según las requisiciones presentadas. Evaluación y re-evaluación del proveedor: Anualmente se aplica diligenciando el formato de selección, evaluación y re-evaluación de proveedores S-F-24. Con los resultados obtenidos se actualiza el listado maestro de proveedores, sí el proveedor resulta CONFIABLE, queda exento de la siguiente evaluación, si el proveedor resulta REGULARMENTE CONFIABLE, se le solicita al proveedor la corrección de sus fallas, para ello se le envía por escrito las deficiencias u observaciones que se hayan detectado durante el periodo de evaluación y si el proveedor resulta NO CONFIABLE, se solicita al proveedor plan de acción y se determina con la alta dirección su permanencia en el Listado. A los proveedores únicos se les aplican los criterios

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de evaluación, sin embargo, son únicamente con fines de monitoreo, ya que en algunos casos no es posible contar con otras alternativas para proveer el servicio o producto. Retroalimentación al proveedor: Se envía carta informando al proveedor su clasificación y las acciones que deberá tomar (si así lo requiere), máximo 30 días después de realizada la evaluación.

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7. GENERALIDADES • Se aceptarán cotizaciones oficiales y pueden ser emitidas por el proveedor a través de fax o medio electrónico. • La realización de las cotizaciones se hacen telefónicamente y son con fines informativos, pues el menor precio no siempre será seleccionado, pues también se tiene en cuenta la calidad de los productos o servicios cotizados y los servicios post-venta ofrecidos. • Sólo se realizan cotizaciones para productos que se compran por primera vez o esporádicamente, con el fin de determinar qué proveedor ofrece mejores condiciones de negociación. • Para productos comunes se realiza la compra con los proveedores seleccionados, según Listado Maestro de Proveedores. • A los proveedores únicos se les aplican los criterios de evaluación, sin embargo, son únicamente con fines de monitoreo, ya que en algunos casos no es posible contar con algunas alternativas para proveer el servicio o producto. • Antes de realizar la selección del proveedor se solicitaran los siguientes documentos de acuerdo al proveedor:

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COMPRAS, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES REQUISITOS

TIPO DE PROVEEDOR

CALIDAD

Proveedores Materiales.

De

Proveedor Herramientas Equipos.

De Y

Proveedores De EPP, Dotación Y Elementos De Seguridad. Servicios Médicos (IPS Especializadas En Salud Ocupacional).

Servicios de Higiene Industrial.

Servicios capacitación.

Profesionales.

de

Cumplimiento de especificaciones o requisitos Cámara de comercio (persona jurídica) NIT (persona natural) RUT. Cumplimiento de especificaciones o requisitos Cámara de Comercio (persona Jurídica) NIT (persona natural) RUT. Certificado de calidad de la dotación Certificado de calidad del líquido de los extintores, protocolos de prueba. Cámara de comercio y RUT Documentos o Requisitos de Habilitación. Requisitos de Experiencia Hojas de Vida RUT cámara y comercio (si es empresa) RUT.

Requisitos Experiencia vida RUT.

Hojas

de de

Cumplimiento del perfil del cargo Hojas de vida certificaciones de experiencia y educación RUT.

AMBIENTAL

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Hojas de Seguridad

Hojas de Seguridad.

No Aplica

Fichas técnicas.

No aplica

Fichas técnicas de los elementos.

No aplica

Licencia en salud ocupacional.

No aplica

No aplica

Requisitos de experiencia Hojas de Vida RUT

Licencia en Salud Ocupacional de requerirse desplazamiento en Campo se debe tener en cuenta los requisitos definidos a los profesionales. De requerirse desplazamiento en campo se debe tener en cuenta los requisitos definidos a los profesionales. Carnet de vacunación de fiebre amarilla y Tétano (si el trabajo se realiza en zonas endémicas) Copia del último pago de seguridad social (ARP, EPS, AFP).

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8. FORMATOS RELACIONADOS Requisición S-F-21 Orden De Compra S-F-22 Listado Maestro De Proveedores S-F-26 Selección, Evaluación Y Re-Evaluación Del Proveedor S-F-24 Cuadro Comparativo De Cotizaciones S-F-34. Ficha Técnica De Herramientas, Materiales Y/O Elementos S-F-35 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

CAMBIO REALIZADO Se modifica manera de realizar la verificación de compras a firma en formato de orden de compra. Se agregar generalidades aclarando la realización de cotizaciones y que las compras se realizan con proveedores clase 1.

00

27/10/2009

Se determina que las compras comunes se hacen sólo a proveedores seleccionados. Se cambia requisición hasta los 5 primeros días del mes a cuando se presenta la necesidad de compra y se habilitan otros medios para la entrega de requisiciones (fax, e-mail o personal). Se actualiza el procedimiento uniéndolo con las actividades de Selección, Evaluación y Reevaluación de los proveedores.

01

28/10/2010

02

08/09/2011

Se determina escala guía para realización de las cotizaciones y se aclaran las acciones a tomar, según el tipo de proveedor (Confiable, Regularmente Confiable, No Confiable). Se hace referencia a Sistema de Gestión Integral, se cambia líder de proceso que aprueba y se anexa

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COMPRAS, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES tabla de requisitos para la selección de proveedores según el tipo. La frecuencia de Evaluación a proveedores se cambia de Semestral a Anual. Se anexa lo siguiente en el punto 6. ACTIVIDAD 1; Recepción de solicitudes de compra/servicio: Si la requisición no es aprobada se debe comunicar al interesado, mediante correo electrónico. Con el fin de tener conocimiento de la características del producto controlado, la requisición debe validarse con la ficha técnica del producto, sino se tiene debe elaborarse, en el S-F35 FICHA TECNICA DE HERRAMIENTAS, MATERIALES Y/O ELEMENTOS o solicitarla al proveedor. Si la ficha provista del proveedor no contiene toda la información necesaria debe relacionarse en el SF-35 FICHA TECNICA DE HERRAMIENTAS, MATERIALES Y/O ELEMENTOS y complementar la información faltante. Se debe enviar la ficha técnica del producto o el elemento a almacén

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04/04/2012 Se anexo en el punto 6. ACTIVIDAD 3; que la cotizaciones deben ser soportadas en el FormatoCUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES SF-34.

Se anexo en el punto 6. ACTIVIDAD Realización de compra, la siguiente nota:

4,

Nota: las compras realizadas por caja menor no se les elabora orden de compra. Se anexa en el punto 6. ACTIVIDAD 5 Verificación de producto y/o servicio; la siguiente descripción: recibe el Jefe de Almacén cuando se trata de suministro de materiales y cuando es suministro de papelería es recibido por la

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COMPRAS, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Responsable de Pagos y Compras. Y se anexa la siguiente anotación o descripción al procedimiento: Una vez llega el elemento, la factura debe ser remitida al contador para que genere el activo fijo e inmediatamente enviárselo al Jefe de Almacén, para que este lo marque y hacerle la respectiva entrada. Las cuentas de cobro deben ser recibidas por el Responsable de Pagos y Compras para su posterior trámite de pagos. Se anexa en el punto 8 FORMATOS RELACIONADO, el formato CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES S-F-34, y FICHA TÉCNICA DE HERRAMIENTAS, MATERIALES Y/O ELEMENTOS S-F-35.

REVISÓ:

APROBÓ:

Ana Melia Barrera Responsable de Pagos y Compras

Soffi Santis Martínez Gerente Comercial y Administrativo