Código : PGD.10

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO DE DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN

Versión : 01

Página 1 de 7 Revisó: Director de Certificación y Gestión Documental Técnico de Archivo y Gestión Documental

Fecha de aprobación: Agosto 25 de 2015 Resolución Nº 1829

Aprobó: Rector

OBJETIVO

ALCANCE

Establecer los requisitos y las condiciones adecuadas para la digitalización y microfilmación de documentos.

Aplica a los documentos que son recibidos por la Dirección de Certificación y Gestión Documental y que deben ser digitalizados y microfilmados para su conservación total.

NORMATIVIDAD

       

 

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Decreto 3354 de 1954. Restringe adulteración, recorte y dobles de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados. NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación. NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes. NTC 5238. Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación. Circular 4 de 2010. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y Gestión de Documentos electrónicos. Circular externa 2 de 2012. Adquisición de herrramientas tecnológicas de Gestión Documental. Guía del Usuario i9600 Aplicación de Software Kodak, noviembre 2009. Proceso relacionado con el montaje del rollo en el escritor electrónico y su microfilmación. Manual del Usuario i9600 Kodak, enero 2003. Indicaciones para el buen uso del escritor electrónico para la filmación de imágenes digitales en el rollo. Guía del usuario Capture Pro Software Kodak, diciembre 2010. Aplicación de digitalización para la captura electrónica de documentos. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

  

Digitalización: Escaneo de documentos y/o Captura electrónica de una o dos caras del documento. Imagen analógica digital. Documento electrónico: Registro de información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares y que permanece en estos medios durante su ciclo vital. Formato Único de Inventario Documental FGD.15: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad). Siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.

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

Imagen: Representaciones electrónicas de páginas digitalizadas.



Lote: Uno o varios documentos digitalizados, similares a una carpeta o un archivo colgante que contenga varios documentos independientes.



Microfilm: Fotografía en película generalmente de 16 mm ó 35 mm, utilizada en reproducción de documentos.



Microfilmación: Técnica fotográfica de registrar en película de sales de plata, imágenes de documentos, con reducciones, que de acuerdo al equipo utilizado permiten superar muchas veces su tamaño original.



Página: Son hojas físicas de papel que se alimentan a través del scanner para producir imágenes.



Revelado: Tratamiento que permite hacer visible la imagen latente, conseguida mediante la exposición del material sensible.



Residuos Químicos: Sustancias o preparados que casi siempre presentan determinadas características de toxicidad y/o peligrosidad. La identificación y el almacenamiento incorrecto de estos residuos puede constituir un riesgo adicional, a los ya propios de la actividad del laboratorio. CONSIDERACIONES



Se recomienda revisar los documentos, eliminar ganchos, desdoblar y separarlos antes de escanearlos.



Escanear documento a documento y tener en cuenta la calidad del papel para evitar que se pasen mas de dos o queden unidos como uno solo



Es importante revisar la imagen de todos los documentos antes de dar salida de lote.



Pasar el Lote a Kodak Daw Baches y posteriormente dar salida a la carpeta Kodak Daw.



Colocar el microfilm en el escritor electrónico y verificar su ajuste para recibir las imágenes digitalizadas.



Escribir el microfilm con las imágenes digitalizadas.



La numeración de los microfilm es consecutiva y por programa (Archivo centralizado, historias académicas, consecutivo de correspondencia despachada, etc.), la secuencia de los documentos ha de ser completa; se debe conservar el orden y la continuidad.

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Inicio/Fin

Actividad

DIAGRAMA DE FLUJO

Dec isión

Documento

Procesamiento en S.I., o Intranet

Procedimiento predefinido

DESCRIPCIÓN

Conector

RESPONSABLE

Conector de página

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INICIO

A

1. Prepara el material a digitalizar y microfilmar

1. Prepara el material a digitalizar y microfilmar; lo cual consiste en confrontar los documentos con el Formato Único de Inventario Documental, desempastar los libros, revisar ordenación, foliación y eliminar ganchos de los documentos.

2. Prepara y ajusta el Scanner

2. Prepara y ajusta el Scanner lo cual consiste en limpiar los módulos alimentador y separador (rodillos) y las respectivas guías de cristal; se debe asegurar que el equipo este encendido y correctamente conectado al PC

Operador de Conservación de Documentos

3. Realiza del proceso de digitalización

3. Realiza el proceso de digitalización de los documentos, creando un lote nuevo o abriendo uno existente. Se debe incluir Acta inicial, listado de documentos y Acta Final por cada Lote (Rollo)

Operador de Conservación de Documentos

4. Revisa los documentos digitalizados

4. Revisa los documentos digitalizados y verifica faltantes, dobleces, documentos unidos. Si es necesario se realiza corrección escaneando nuevamente el (los) documento (s).

Operador de Conservación de Documentos

5. Realiza copia en PDF

5. Si el programa lo requiere se realiza copia en PDF por rollo. Se almacena en el PC para su consulta posterior.

Operador de Conservación de Documentos

1

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental

Guía del Usuario Scanners de la serie i1400 Kodak (páginas 7,8,9,13,14 y 15) Guía para la digitalización y Microfilmación GGD.05 (páginas 4,5 y 6)

Tutorial Software Capture (Flujo de Trabajo del Software Capture Pro: Digitalizar a PDF)

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Inicio/Fin

Dec isión

Actividad

Documento

Procesamiento en S.I., o Intranet

Procedimiento predefinido

DESCRIPCIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

Conector

RESPONSABLE

Conector de página

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1

B

Guía del Usuario Capture Pro Software Kodak (página 22)

6. Dar salida de Lote

6. Da salida de Lote (Documentos escaneados por rollo) para trasladar los documentos a la Carpeta Kodak Daw Baches.

Operador de Conservación de Documentos

7. salida a Kodak Daw

7. Da salida de Kodak Daw Baches a Kodak Daw procurando que la información cumpla con los requerimientos del escritor electrónico y la película.

Operador de Conservación de Documentos

8. Encendido y ajuste del Escritor

8. Prepara y ajusta el escritor electrónico i9600. Encendido, carga la película en el casete y carga el casete en el escritor y verifique que la pantalla este encendida.

Operador de Conservación de Documentos

Manual del Usuario Escritor Electrónico i9600

9. Da salida a las imágenes digitalizadas de la carpeta Kodak Daw al escritor electrónico y verifique que estas se graben totalmente en la película.

Operador de Conservación de Documentos

Guía de Aplicación Escritor Electrónico i9600

9. Escritura de la Imagen en la película

Las imágenes quedaron integramente en el rollo

Si 2

No

A

Pág.3

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Inicio/Fin

Actividad

DIAGRAMA DE FLUJO

Dec isión

Documento

Procesamiento en S.I., o Intranet

Procedimiento predefinido

Conector

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

10. Finaliza el proceso de grabado de imágenes en la película, de avance hasta finalizar el rollo, retira el casete del escritor, retira la película y marca la caja.

Operador de Conservación de Documentos

Conector de página

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

2

10. Retiro de la película del Escritor

11. Traslada los documentos

11. Traslada de forma organizada al archivo respectivo los documentos que han sido microfilmados

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental

12. Entrega Actas, listado y Rollos

12. Entrega el Acta Inicial, el Acta Final y el listado de documentos microfilmados con sus respectivos rollos al Técnico de Archivo y Gestión Documental para el proceso de revelado.

Operador de Conservación de Documentos

13. Realiza el proceso de Revelado e inspección del rollo

13. Realiza el proceso de Revelado e inspecciona la legibilidad del documento digitalizado y microfilmado

Técnico de Archivo y Gestión Documental

14. Recolección de Residuos

14. Realiza la recolección de Residuos Químicos y Sólidos en los recipientes destinados para ello.

Técnico de Archivo y Gestión Documental

3

Guía de Aplicación Escritor Electrónico i9600 Guía para la digitalización y Microfilmación GGD.05

Acta Inicial y Final de Microfilmación (listado de relación de documentos microfilmados) Guía para el Revelado y Duplicado de rollos GGD.06

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Inicio/Fin

Dec isión

Actividad

Documento

Procesamiento en S.I., o Intranet

Procedimiento predefinido

DESCRIPCIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO

Conector

RESPONSABLE

Conector de página

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

3

¿Se debe dar nueva escritura de imagen a la película?

Si

B

Pág.4

No

¿Se debe duplicar el rollo?

No

Si

16. Realiza el proceso de duplicación

16. Se verifica que las condiciones del equipo duplicador como la tensión, velocidad y la luz de proyección sean favorables para el proceso de Duplicado.

Técnico de Archivo y Gestión Documental

17. Realiza el proceso de Revelado.

17. Realiza el proceso de Revelado de los rollos duplicados e inspecciona la legibilidad del documento.

Técnico de Archivo y Gestión Documental

18. Recolección de Residuos

18. Realiza la recolección de Residuos Químicos y Sólidos en los recipientes destinados para ello.

Técnico de Archivo y Gestión Documental

19. Archiva las actas

20. Entregan informe

FIN

19. Archiva las Actas Inicial y Final de los rollos.

20. Entrega de informe de actividades realizadas mensualmente.

Guía para el Revelado y Duplicado de rollos GGD.06

Auxiliar de Archivo y Gestión Documental Técnico de Archivo y Gestión Documental, Operador de Conservación de Documentos y Auxiliar de Archivo y Gestión Documental

Informe mensual de Rollos originales y Duplicados FGD.20 Informe Mensual de Actividades de Microfilmación FGD.19

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

1

Agosto 25 de 2015

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Creación del Documento