PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS EN EL INSTITUTO DE LENGUAS
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Fecha de aprobación: Agosto 22 de 2011 Resolución No. 1335
Aprobó: Rector
Revisó: Directora Instituto de Lenguas
Versión : 04
OBJETIVO
ALCANCE
del
Establecer las actividades necesarias para la expedición de certificados en el instituto de lenguas de la UIS
de
o
NORMATIVIDAD
Resolución de Rectoría 2298 del 16 de diciembre de 2010. Por el cual se modifican y unifican las resoluciones No 024 de 2007, 05 de 2008 y 026 de 2009. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
de
el
de los programas de pregrado
y
Certificado de Estudios: Documento que muestra el histórico de los cursos o exámenes tomados en el Instituto de Lenguas por un estudiante. Este certificado tiene fecha de expedición y su vigencia es indefinida. Entre la información registrada aparece idioma, nivel, fecha de inicio, y final de los niveles, intensidad horaria, horario y valor (éste último es opcional). Certificado de Competencia: Documento que muestra el nivel de competencia comunicativa obtenido en un idioma en el Instituto de Lenguas . Este certificado se obtiene por medio de cursos aprobados en un mismo idioma en el Instituto de Lenguas ó a través de Examen de competencia presentado. El Certificado de competencia tiene una vigencia de dos años a partir de la fecha de finalización del último curso aprobado o de la fecha de presentación del examen de competencia.
Certificado de Cumplimiento: Documento otorgado a los estudiantes del Instituto de Lenguas al finalizar los cursos de inglés de Kids , Pre_Teenagers, Teenagers y Conversacional en el programa de niños y jóvenes yal finalizar los niveles A2, B1 y B2 del Marco Común Europeo de Referencia para las Lenguas en los cursos de Young Adults y Lengua Extranjera General (Inglés, Alemán, Francés, Portugués, Italiano y Mandarín).
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PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS EN EL INSTITUTO DE LENGUAS
Código : PEX-IL.03 Versión : 04
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CONSIDERACIONES
de emite tres de Certifica do de Cumplimiento , Certifica do de Estudios y C de Competencias. Los Certificados de Cumplimiento se expiden en el idioma de estudio; los Certificados de Estudio se expiden en español; Los Certificados de Competencia se expiden en español o en el idioma de estudio. U
y
U
fin.
deben
por el /
y 2005 *El plazo para la entrega de un Certificado de Competencia obtenido con Examen de Competencia presentado en fecha ordinaria se rá de cinco (5) días hábiles después de la fecha de presentación examen. En caso de Exámenes de Competencia presentados en fecha extemporánea el plazo para a entrega será de tres (3) días hábiles después de la fecha de presentación del examen. e las 2 p.m. del cumplimiento del plazo establecido. *El Certificado de Cumplimiento se entrega en ceremonia de graduación programada por el Instituto de Lenguas UIS, o en recepción de un día después de la fecha de graduación.
*Los certificados pagados y emitidos que no son reclamados se archivarán hasta por dos (2) años. Después de este tiempo estos certificados serán destruidos.
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Código : PEX-IL.03
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Inicio/Fin
Actividad
Dec isión
Procesamiento en S.I. o intranet
Documento
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Conector
RESPONSABLE
Versión : 04
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Conector de página
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INICIO
1. Solicita el recibo de pago para el certificado
2. Emite el recibo de pago del certificado
3. Informa el tiempo de entrega del certificado
el recibode pagoparael electrónico.
o vía correo
Recibo de pago.
Recibo de pago
por correo electrónico de acuerdo a la elección del beneficiario para que realice el respectivo pago. 3. Informa al beneficiario el tiempo en el que le será entregado el certificado.
4. Realiza el pago en línea o en los bancos autorizados y solicita el certificado
5. Revisa pago en el sistema y fecha de los cursos
1
Con el recibo de código de barras realiza el pago en los bancos autorizados o realiza pago en línea, y solicita la elaboración del certificado que requiere.
e Dirección o Coordinador de Sede
Sistema Instituto de Lenguas. Venta de servicios / pagos/ fecha del registro
Código : PEX-IL.03
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DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
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1
Si
Cursos antes del 2005?
del debe
No
6. Busca información académica
U
en el el
Auxiliar Administrativo
Auxiliar Administrativo
7. Remite
.
8. Elabora Certificado
Nota: en el caso de las sedes, para los certificados no emitidos por el sistema, la auxiliar de Dirección envía el certificado en
Planillas de Notas
Formato recibido y entrega de certificados FEX-IL 30
Auxiliar Administrativo de Dirección o Coordinador de Sede
PDF para que sea impreso en la respectiva hoja membretada por la auxiliar administrativa de recepción de cada sede. 9. Ubica los certificados en el folder para la entrega
impresos en el folder destinado para ello en recepción.
y
10. Reclama el certificado
11. Entrega el certificado
FIN
el
de
y
Auxiliar administrativa de Dirección.
Beneficiario
el
Auxiliar Administrativo
Formato entrega de certificados FEX-IL 30
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PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS EN EL INSTITUTO DE LENGUAS CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
1
Agosto 22 de 2011
2
2012
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del documento. procedimiento
3
4
Septiembre 15 de 2015
Se modifica la descripción del alcance, se agregan las definiciones de Certificados de Estudio, Certificado de Competencia y Certificado de cumplimiento. Se modifican las consideraciones. Se corrige el diagrama de flujo y la descripción del mismo en algunos puntos.