| PROCEDIMIENTO EXPEDIR CERTIFICADO DE TRADICIÓN Y LIBERTAD DEL PROCESO GESTIÓN SERVICIO REGISTRAL.

Código: GRGSR-PR-02 Versión: 03 Página:1

1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Definir las actividades del servicio registral de la propiedad inmobiliaria en Colombia, en lo pertinente a la Expedición del certificado de libertad y tradición, relacionado con las actividades de recaudar el derecho por la expedición del certificado, expedir el certificado, orientar al ciudadano, entregar el certificado de libertad y tradición al cliente, ciudadano usuario del servicio y gestionar los recursos de valor agregado requeridos para el registro, garantizando la guarda de la fe pública en nombre del Estado y de la Superintendencia de Notariado y Registro; para beneficio del Estado y la Sociedad en General. La expedición del certificado de libertad y tradición se realiza en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, donde al ciudadano se le brinda el acceso al servicio público registral con oportunidad, efectividad, transparencia, seguridad y cobertura. ALCANCE: Inicia: Solicitud del certificado de libertad y tradición ¿Qué hace?: Consultar la base de datos de la propiedad inmobiliaria de la Oficina de Registro, recaudar los derechos por la expedición del certificado y entregar el certificado al cliente, usuario del servicio. Termina: Entrega del certificado de libertad y tradición 2. RESPONSABLES: 2.1. Responsable estratégico: Registrador de Instrumentos Públicos 2.2. Responsable operativo: Coordinador Grupo Operativo, Auxiliar administrativo. 3. DEFINICIONES: Oficina de registro de instrumentos públicos: Dependencia de la Superintendencia de Notariado y Registro, encargada del registro de la tradición jurídica de los bienes inmuebles en Colombia (folio de matrícula inmobiliaria).

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Folio de matrícula inmobiliaria: Número único de identificación registral del bien inmueble. Pago de derechos por la expedición del certificado: Valor conforme a la ley, que se debe cancelar para obtener el certificado de libertad y tradición, destinado a la Superintendencia de Notariado y Registro. Certificado de tradición y libertad: Documento que publicita la tradición jurídica de la propiedad inmobiliaria. Sistema folio de matrícula: Sistema de información centralizado que contiene la base de datos de todos los folios de matrícula de propiedad inmobiliaria de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. SIR: Sistema de Información Registral Antiguo sistema: Son las matrículas que se encuentran contenidas en los tomos y folios anteriores a 1970. Anotación: Orden numérico de registros contenidos en cada folio. El certificado de libertad y tradición, tiene como clientes a los ciudadanosusuarios del servicio público registral, a los servidores públicos que prestan el servicio y a todas las personas naturales o jurídicas públicas o privadas que accedan al servicio público registral. 1. PHVA Planeación: Planear los recursos logísticos, financieros y humanos del procedimiento. Planear las solicitudes, el recaudo y la expedición del certificado de libertad y tradición y la respuesta al ciudadano en el procedimiento de expedir el certificado de libertad de tradición. Planear el tiempo de respuesta y la satisfacción del ciudadano. Hacer: Consultar base de datos del sistema folio de la Oficia de Registro, recaudar los derechos de expedición del certificado, expedir el certificado y hacer entrega del documento al cliente usuario del servicio. Verificación: Verificar base de datos del sistema folio, verificar recaudos y derechos, verificar información esencial en el certificado de libertad y tradición. Verificar tiempo de respuesta al ciudadano y satisfacción Actuar: Definir estrategias de oportunidad en la entrega del certificado y servicio al ciudadano. Definir estrategias para mejorar el índice de satisfacción del ciudadano.

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4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas.

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ACTIVIDAD ESENCIAL

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DESCRIPCIÓN. ¿CÓMO?

Descripción de actividades: Radicar solicitud de certificado de tradición y libertad

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Solicitar Certificado de Tradición. Pagar Derechos, ver formato recibo de pago de derechos Generar turno de Certificado. Si es asociado al documento debe esperar la calificación del mismo éste se genera en mesa de control. 5. Cuando no es asociado al documento calificado, la expedición es Inmediata. - Nota: En el procedimiento de expedición de Certificados de entrega inmediata o asociados a documentos, por excepción, se da lugar a la actividad de Reimpresión de Certificados de Tradición y Libertad, en los siguientes casos: - - Los reimpresos originados en la mesa de Control de Jurídica, al realizar la expedición del certificado de tradición y Libertad asociado al documento, cuya causa es: - Cuando se ingresa para reglamento o adición y se expide la mayor extensión siendo lo correcto expedir la matrícula objeto de segregación. - Cuando el certificado asociado no sale impreso por fallas técnicas y el usuario presente su reclamo en la taquilla de entrega de documentos por la falta del certificado. - Cuando el usuario ingresa solicitud de corrección aportando el original del certificado y al realizar la corrección e imprimir el certificado ingresado como soporte para corrección de documentos no permite su impresión por el usuario Correcciones. - Cuando al realizar la consulta de índices no se informa al usuario sobre la matrícula correcta y por esta causa se solicita el certificado con número de matrícula inmobiliaria incorrecta. - Cuando en la taquilla de radicación se envía el certificado por impresora inactiva y no se puede recuperar expedición del certificado.

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Cuando existe error por parte del funcionario de la taquilla, que digita el número de Matrícula inmobiliaria objeto de la solicitud.

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En cualquiera de estos casos el Coordinador del Grupo Operativo o quien desempeñe sus funciones, debe proceder a la reimpresión del certificado de tradición y libertad y hacer su entrega inmediata al interesado, en todos los casos esta actividad debe ser autorizada y ejecutada por el coordinador del Grupo operativo, diseñado con privilegios especiales para el coordinador, quien debe los realizar los controles del caso y aplicar los correctivos.

Responsable: Registrador Principal, Coordinador Grupo Operativo, Técnico Administrativo, Auxiliar Administrativo y/o Secretario Ejecutivo. Conocimiento: Resolución de tarifas. Manejo aplicativo expedir Certificados, Manejo del menú de reimpresión de Certificados. Valor agregado: Oportunidad en la entrega de los certificados. Recursos esenciales: Terminal de aplicativo Certificados, Impresoras, Cosedora, Cintas Impresoras, Toner Impresoras Recibos Papel Impresora. Normatividad: Decreto 2280/2008 y Resolución por la cual cada año, se incrementan las tarifas de los derecho por concepto de la función registral , Resolución 3807 Agosto 10 de 2000. Herramientas de control: Verificar recibos de caja, entregas del certificado y Tira Caja, Conformador de Ingresos, reporte de certificados reimpresos, control manual de radicados reimpresos. Frecuencia: Diaria Tecnología (M.A.S): Sistematizado.

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Descripción de actividades: Certificado de tradición y libertad Antiguo Sistema

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Solicitar Certificado de Tradición sin Matricula Inmobiliaria. Pagar Derechos. Ver formato recibo pago de derechos Generar turno de Certificado. Enviar relación de solicitudes Certificados a Antiguo Sistema. Elaborar el certificado, se abre la matricula inmobiliaria (Se abre matrícula inmobiliaria si el caso lo amerita) 6. Imprime el certificado. 7. Enviar a Ventanilla para entrega al ciudadano. 8. En el caso de reimpresión solicitar ante el Coordinador del Grupo Operativo, adjuntando informes del cajero (funcionario responsable de la actividad reproceso para expedición de certificado de Tradición y Libertad correcto). Responsable: Coordinador Grupo Operativo, Auxiliar administrativo, Secretario ejecutivo y/o Técnico administrativo. Conocimiento: Manejo de aplicativo, conocimiento de Libros Primero, Tomos de Matriculas, Consulta de índices de propietarios, de Direcciones, Certificar del sistema Antiguo. Recursos esenciales: Terminales de Aplicativo, Libros antiguo Sistema. Impresoras, Papelería Valor agregado: Oportunidad en la entrega y confiabilidad y seguridad en la información. Normatividad: Decreto Ley 1250 de 1970. En algunos casos el ciudadano cliente, solicita éstos certificados para iniciar trámite de procesos de pertenencia, conforme al artículo 407 de CPC. Éstos son los llamados certificados especiales. Herramientas de control: Recibos de caja y Hoja de Ruta. Frecuencia: Diaria Tecnología (M.A.S): sistematizada y Manual.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1. Documentos asociados:  Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestión pública de la calidad.  Manual de calidad.  Política de calidad.  Plan para el logro de objetivos de calidad.

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 Mapa de riesgos de los procesos (paso 6).  Decreto de tarifas y códigos de los actos.  Instructivo del aplicativo Folio magnético.

5.2 Requisitos aplicables:  Norma: NTCGP: 1000:2009.  Legales y reglamentarios: ley 872 de 2003, Decreto reglamentario 4110 de 2004.  Decreto ley 1250 de 1970.  Artículo 407 del Código de Procedimiento Civil. 6. NOTAS DE CAMBIO. Versión 1 2

Naturaleza del cambio Ajuste del procedimiento Aportes y ajustes Medellín Zona Norte

7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Elaboro: Reviso: Aprobó: Aportes de la Oficina de Coordinadores Jurídicos Registradores principales de Registro Medellin Norte Orip`s Medellin Zona Norte y las Orip`s de Medellin Zona María Sor Elcy Roldan U Sur, Manizales, Barranquilla Norte y Sur, Manizales, y Valledupar Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeación Grupo Calidad - Oficina Asesora de Planeación MECI Grupo Calidad - MECI Fecha: Fecha: Septiembre 26 de Fecha: Octubre15 de 2011 (*) Julio 6 de 2011 2011 (**) Septiembre 12 de 2011