Código: GTH-PD-03

PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN NÓMINA FUNCIONARIOS Y EX FUNCIONARIOS

Versión: 1.0 Fecha: Octubre 31 de 2013 Página: 1 de 6

1. Objetivo Establecer las directrices y las actividades a desarrollar, para la elaboración de la nómina del personal de planta y liquidación de emolumentos de los exfuncionarios del Ministerio del Trabajo. 2. Alcance Inicia con las novedades de personal, per hasta la entrega de la nómina mina al Grupo de Tesorería. 3. Definiciones EMOLUMENTOS: Prestaciones pendientes por liquidar y pagar. pagar HOMINIS: Software utilizado para la liquidación de nómina. LIPS: Licencias, incapacidades, permisos y sanciones. sanciones PILA: Planilla Integrada de Liquidación de Aportes 4. Generalidades del procedimiento Las novedades de personal se reciben dentro de los diez (10) primeros días calendario de cada mes e incluyen, entre otras, ingresos, retiros, licencias no remuneradas, licencias por enfermedad, reubicaciones, encargos, coordinaciones, primas técnicas, vacaciones, horas extras, cambios de cuenta bancaria, traslados de EPS o Fondos de Pensiones. Además Además, novedades de deducciones (aportes sindicales, aportes cooperativas, libranzas,, medicina prepagada, seguros de vida, embargos, aportes voluntarios a pensión-AVP, aportes fomento a la construcción-AFC, etc) El cierre de nómina se realizará entre e los días 20 y 22 de cada mes.

5. Descripción de las actividades

Nro. 1 2 3

Actividad Recibir novedades de personal Descargar y entregar al responsable de la actividad Clasificar y codificar novedades en el aplicativo de nómina, bas asado en los actos administrativos que las soportan, oficios y/o

Responsable Auxiliar Administrativo

Registro /documento Planilla Oficios radicados Auxiliar Administrativo Planilla de descarga, Novedades y soportes Profesional Universitario, Listados de Técnico Administrativo y Novedades. Auxiliar Administrativo. Resoluciones de

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planillas.

situaciones administrativas.

4

Clasificadas las novedades si corresponden a Auxiliar Administrativo horas extras y vacaciones se ingresan al aplicativo de nomina

Base de Datos Nómina, Formato único de novedades de personal Formato único relación mensual de horas extras

5

Ingresar novedades de deducciones en el Técnico Administrativo aplicativo de nómina:: aportes sindicales, aportes cooperativas, créditos, medicina prepagada, seguros os de vida, AFC. y continúa con la actividad 7

Base de Datos de Nómina. Formato único de novedades de personal

6

Ingresar novedades de retiros, ingresos, Profesional Universitario encargos, sanciones, licencias, coordinaciones, primas técnicas, embargos, seguridad social en el aplicativo de nómina, nómina

7

Ejecutar pre-proceso de novedades en Profesional Universitario Hominis para revisar su liquidación

8

Preliquidar nomina.

Profesional Universitario

9

Revisar prenómina.

Profesional Especializado

10

Solicitar CDP

Base de Datos de Nómina. Formato único de novedades de personal Resoluciones situaciones Administrativas del personal de planta Verificación visual al ingreso de la novedad (Hominis) Archivo plano – generado por HominisReporte prenómina generado por Hominis Vs. Novedades del mes Memorando

11 12

Profesional Especializado Generar e imprimir reporte de retiros del Profesional Universitario período Generar proyectos de resolución de Auxiliar Administrativo vacaciones y horas extras en el aplicativo de nómina.

Reporte Proyecto de resolución

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Imprimir proyectos de resoluciones de vacaciones y horas oras extras. Verificar los proyectos de resolución de vacaciones y horas oras extras. Una vez verificadas se imprimen las resoluciones, de lo contrarios se regresa a la actividad 12 Elaborar memorando con remisión de proyectos de resolución de vacaciones vacaciones, horas extras con soportes. oportes. Remitir a Secretaría General la nota interna con los proyectos de resolución de vacaciones, horas oras extras y liquidación de exfuncionarios con soportes, para numeración y firma. Suscribir Resolución de vacaciones, Horas extras y liquidación de exfuncionarios. Recepcionar copias de resoluciones de vacaciones, horas extras y liquidación de exfuncionarios Consultar pendientes, efectuar ajustes y verificar correcto balance de todos los ítems contables de prenómina. Efectuar copia de seguridad, backup final de prenómina Ejecutar Cierre de Nómina

Auxiliar Administrativo

De presentarse inconsistencias se deshace d el cierre, se sube backup final de prenómina y se corrigen en las inconsistencias si todo es correcto se continua con la actividad 24 Imprimir reportes de nómina y desprendibles de pago de los funcionarios para los Grupos de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería. Elaborar memorando para la remisión de reportes de nomina a los Grupos de Presupuesto y de Tesorería. Remisión memorando con reportes respectivos de nomina debidamente legalizados al Grupo de Presupuesto y Grupo de Tesorería

Profesional Especializado

Proyectos resoluciones

Profesional Proyectos resoluciones Especializado Profesional Resolución Especializado Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Memorando

Auxiliar Administrativo

Memorando Resoluciones firma

– para

Secretaria General

Resolución firmada

Auxiliar Administrativo

Copias de resoluciones firmadas

Profesional Universitario

Base de Datos de Nómina

Profesional Universitario Profesional Universitario

Profesional Universitario

Actualización Tablas Base de Datos Nómina Base de datos nómina

Reportes de Nómina

Profesional Universitario Memorando – Técnico administrativo Subdirección de Talento Memorando Humano Reportes

–

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Generar los archivos general, conceptos y Profesional descuentos para pago nómina aplicativo SIIF Especializado

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Transmitir archivos de bancos desde ambiente Linux a ambiente Windows. Revisar consistencia cantidad de registros y montos de pago, con respecto al resumen general de la nómina (valores netos) Validar archivos general, conceptos y descuentos en aplicativo de Minhacienda Generar archivos XML y enviarlos al grupo de presupuesto Transmitir backup de cierre de la base de datos de nómina Elaborar comunicación de vacaciones

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Verificar la comunicación de vacaciones, si presentan errores realizamos zamos nuevamente la actividad 33

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Enviar correo electrónico avisando entrega de comunicaciones de vacaciones

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Incluir novedades de anuncios de traslados de EPS, Fondos de Pensión y Cajas de Compensación para la elaboración de la planilla única de aportes Verificar novedades de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes Generar Medio magnético de la Planilla Integrada de Aportes Efectuar prueba piloto de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes vía Internet por medio del aplicativo autorizado Generar informe de pagos por cada EPS, AFP, ARL,, CCF y SENA, ICBF, ESAP, ESC. IND. Enviar información pago Planilla Integrada de Liquidación de Aportes al Grupo de Tesorería con soporte impreso

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Archivo magnético general, conceptos y descuentos. Profesional Archivo magnético Especializado banach y bangan Profesional Archivo magnético Especializado – banach y bangan vrs. profesional Universitario general. Profesional Archivos Excel Especializado Profesional Archivos XML Especializado Profesional Copia de Archivo Especializado Auxiliar Administrativo Proyectos de resoluciones generadas por liquidación. Profesional Oficios Especializado y Subdirector de Talento Humano Secretaria Ejecutiva Correo electrónico

Profesional Universitario

Registro novedades aplicativo de nómina

Profesional Especializado Profesional Universitario

Archivo plano (PILA) Archivos plano

Profesional Archivo Plano (PILA) Especializado y/o Profesional Universitario Profesional Universitario Informe de pagos individuales en el aplicativo HOMINIS Profesional Memorando firmado y Especializado radicado enviado información PILA

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Generar archivo plano de las Cesantías de Profesional Universitario cada funcionario y de los ex-funcionarios ex con liquidación en el período Verificar la correcta liquidación de las Profesional Universitario cesantías de los funcionarios y exex funcionarios en el período Cargar el archivo plano en la plataforma virtual establecida por el Fondo Nacional del Ahorro. Verificar la correcta validación del archivo plano y los valores causados para el periodo en la plataforma virtual del FNA Envío del reporte de los exfuncionarios del periodo al FNA por medio de Excel Validación del archivo cargado y causado a través de soportes remitidos en PDF por el FNA al Ministerio. Backup definitivo de nómina periódica

Profesional Universitario

Profesional Universitario

Archivo Dkfnaaamm.txt

Plano

Archivo plano de cesantías y archivos de las nóminas del período Archivo Plano FNAmmaa.txt

Profesional Universitario

Plantilla de reportes a entidades en el modulo virtual FNA Exfmesfna.exl

Profesional Universitario

Exfmesfna.pdf

Profesional Especializado Transmitir backup de prenomina y del cierre Profesional mensual base de datos nómina. Trasmitir el Especializado directorio de resultados del proceso (Informes) trasmisión del directorio de programas del aplicativo HOMINIS Grabar copia de seguridad en medio Profesional magnético Especializado

Remitir a la Oficina de Sistemas una copia Profesional de seguridad para su custodia Especializado

Medio magnético con copia a sistemas Archivos generales

Archivos comprimidos denominados de acuerdo al mes que corresponda Memorando

6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento y puntos de control - Software de nómina actualizado de acuerdo a la normatividad vigente - Conexión adecuada y permanente con el servidor en el cual se encuentra el aplicativo. - Acompañamiento permanente por parte del proveedor del software. - Documentación soporte de la nómina se encuentre disponible dentro de las fechas establecidas, completa y debidamente revisada. - Cumplimiento al cronograma establecido para desarrollar el proceso de nómina. - CDP que ampara el proceso de pago de la nómina. - Acceso a las carpetas compartidas

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En este numeral al se debe incluir aquellos requisitos o especificaciones que sean necesarias para la aplicación eficiente y eficaz del procedimiento y que serian la fuente para la identificación de Servicios no Conformes o No conformidades en Procesos. La Nómina se debe liquidar de acuerdo a loo establecido en la resolución 1742 del 29 de agosto de 2012 y la circular 35 del 30 de agosto, lo que permite dar cumplimiento al cronograma establecido para liquidación y pago de la misma. Los puntos de control del procedimiento son los siguientes: siguientes Actividad No.9. - El profesional especializado revisa la prenómina con base en el reporte de prenómina generado por el aplicativo Hominis Vs. Novedades del mes. Actividad No.14 - El profesional especializado verifica los proyectos de resolución de vacaciones y horas extras. Actividad No.20 - El profesional universitario consulta los pendientes, efectua ajustes y verifica el correcto balance de todos los ítems contables de prenómina. Actividad No.29. - El profesional eespecializado y el profesional universitario, revisa evisa la consistencia en la cantidad de registros y montos de pago, con respecto al resumen general de la nómina (valores netos). netos) Actividad No.34. – El profesional especializado verifica la comunicación de vacaciones, si presentan errores se realiza nuevamente la actividad 33. 33 Actividad No.37. – El profesional especializado verifica las Verifica las novedades de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes en el archivo plano PILA. Actividad No.43 - El profesional rofesional universitario verifica erifica la correcta liquidación de las cesantías de los funcionarios y ex-funcionarios funcionarios en el período. período Actividad No.45 - El profesional universitario verifica erifica la validación del archivo plano y los valores causados para el periodo en la plataforma virtual del FNA FNA. Actividad No.47 - El profesional universitario valida el archivo cargado y causado a través de soportes remitidos en PDF por el FNA al Ministerio. 7. Anexos: -

Formato único de novedades de personal Formato único de relación y liquidación mensual de horas extras Historias laborales