Código: PR-PE-09 PROCESO: PLANEACION ESTRATEGICA

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PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE Versión: 05 CONSULTAS Y CONCEPTOS REQUERIDOS POR LOS CIUDADANOS Página 1 de 10 1. OBJETIVO Recibir, registrar, clasificar, distribuir y controlar las diferentes solicitudes de consultas y conceptos requeridas por los ciudadanos al Departamento Administrativo de Planeación Municipal - DAPM. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia cuando se reciben las solicitudes de consultas, conceptos y certificados, requeridos por los ciudadanos al Departamento Administrativo de Planeación Municipal y finaliza cuando se envía o se entrega la respectiva respuesta.

3. SOPORTE NORMATIVO  Ley 594/2000 Ley de Archivo y Decretos Reglamentarios  Ley 1474 de 2011, Artículo 76 – Quejas, sugerencias y Reclamos de los ciudadanos  Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del municipio de Neiva.  Ley Antitrámites – Decreto 019 de 2012.  Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 y Decretos Reglamentarios. 4. TERMINOLOGIA Y DEFINICIONES:

CERTIFICADO: Es un documento público donde se registra la información solicitada, una vez se consulten los documentos técnicos de soporte y la cartografía oficial que reposan en el Departamento Administrativo de Planeación Municipal, por parte del personal idóneo. CONCEPTO: Es la idea que concibe o forma entendimiento. Es una abstracción retenida en la mente que explica o resume experiencias, razonamientos e imaginación. Los conceptos son constructos u objetos mentales, por medio de los cuales comprendemos las experiencias que emergen de la interacción con nuestro entorno, a través de su integración en clases o categorías relacionadas con nuestros conocimientos previos. CONSULTA: Es la acción o efecto de consultar o pedir datos sobre alguna materia.

La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del link SIG www.alcaldianeiva.gov.co. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de la Alcaldía de Neiva

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PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE Versión: 05 CONSULTAS Y CONCEPTOS REQUERIDOS POR LOS CIUDADANOS Página 2 de 10 CORRESPONDENCIA: Es el trato recíproco entre dos personas u organizaciones mediante el intercambio de cartas esquelas y otros elementos. Es la actividad relativa al intercambio de documentos de que se vale el hombre para comunicarse por escrito con sus semejantes. DENUNCIA: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigación penal, disciplinaria, fiscal, administrativa sancionatoria o ético profesional. Es necesario que se indiquen las circunstancias de tiempo modo y lugar, con el objeto de que se establezcan responsabilidades. DERECHO DE PETICION: Es un derecho que la Constitución Nacional en su Artículo 23 ha concedido a los ciudadanos para que estos puedan presentar peticiones a las autoridades, para que se les suministre información sobre situaciones de interés general y/o particular. PETICION: Es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución necesidad de información generada por la entidad. El Plazo para dar respuesta es de 15 días. QUEJA: Es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones. El Plazo para dar respuesta es de 15 días. RECLAMO: Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud. El Plazo para dar respuesta es de 15 días. SUGERENCIA: Es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestión de la entidad. TUTELA: Es un mecanismo que tiene por objeto la protección de los Derechos Constitucionales Fundamentales, aún aquellos que no se encuentren consagrados en la Constitución, cuando estos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública. El fallo que se produce de esta acción es de inmediato cumplimiento. Se encuentra consagrada en el Art. 86 CN y ha sido reglamentada por los decretos 2591 de 1991, 306 de 1992 y 1382 de 2000.

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5. RESPONSABLE Director, Secretaria Ejecutiva y funcionarios del Departamento Administrativo de Planeación. 6. POLITICAS DE OPERACION: 6.1. Al recepcionar el documento, se debe revisar y corroborar que esté completo. En el evento de que no esté completa la documentación anexa, se debe dejar constancia en el recibido. 6.2. Las solicitudes que ingresen a través de la oficina de correspondencia al DAPM serán entregadas diariamente por la Secretaria Ejecutiva, de acuerdo a la competencia, a las 7:00 a.m, y a las 2:00 p.m. Si el funcionario no se encuentra en este momento, este debe solicitar la correspondencia en la oficina de la Secretaria Ejecutiva. 6.3. Las solicitudes que ingresen a través de la ventanilla de atención al ciudadano serán entregadas diariamente por el Servidor Público encargado, de acuerdo a la competencia, a las 5:00 p.m. Si el funcionario no se encuentra en este momento, este debe reclamar las solicitudes al Servidor Público encargado para tal fin. 6.4. Los documentos de carácter urgente se deben tramitar de manera inmediata. 6.5. Incluir en el asunto del oficio de respuesta, el número del radicado de la solicitud, la cual se debe anexar a la misma, con el fin de poder descargarla en el libro radicador y base de datos de correspondencia recibida y archivarla en la carpeta correspondiente. 6.6. Dar cumplimiento a los tiempos establecidos por la Ley para las respuestas a las peticiones, quejas, reclamos o denuncias presentadas por los ciudadanos. 6.7. Los libros radicadores y la base de datos en donde se radica la solicitud, deben permanecer actualizados. 6.8. Las solicitudes de certificados que requieren de trámite, que tienen o no algún costo, son recepcionadas directamente en la ventanilla de atención al ciudadano, ubicada en el primer piso de la Alcaldía de Neiva.

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PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE Versión: 05 CONSULTAS Y CONCEPTOS REQUERIDOS POR LOS CIUDADANOS Página 4 de 10 6.9. Cuando el trámite tiene costo, el usuario debe inicialmente cancelar el valor liquidado en la ventanilla de la Tesorería Municipal y anexar copia del recibo de pago a la solicitud.

7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES: ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO Solicitud de la comunidad

1. Recibir las solicitudes: Se recibe la solicitud (petición, queja, reclamo, sugerencia, denuncia, derecho de petición, tutela) entregada por la oficina de correspondencia o directamente en la ventanilla de atención al ciudadano, verificando que todos los datos y documentos sean correctos y completos. En el evento de que no esté completa la documentación anexa, se debe dejar constancia en el recibido.

Solicitud de certificado de riesgo FOR-PE07,

Secretaria Ejecutiva Servidor Público Encargado

Solicitud certificado de nomenclatura FOR-PE-10, Solicitud certificado de paramento FORPE-11.

Cuando se trata de un trámite que tiene costo, el usuario debe anexar el recibo de pago a la solicitud.

2. Clasificar los documentos: Las solicitudes se analizan y se clasifican según la competencia, definiendo el nombre del funcionario responsable de dar respuesta. En caso de tratarse de solicitudes reiterativas, es indispensable que quien distribuya la documentación, entregue la solicitud a la

Solicitud concepto de uso del suelo FOR-PE-08, Solicitud de certificado de linderos FOR-PE09,

Secretaria Ejecutiva Servidor Público Encargado

N.A

Director Dpto. Administrativo de Planeación

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PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE Versión: 05 CONSULTAS Y CONCEPTOS REQUERIDOS POR LOS CIUDADANOS Página 5 de 10 misma oficina o funcionario a quien se le delegó inicialmente la responsabilidad de atenderlo. Si la solicitud no es de competencia de este Departamento, se da traslado a la dependencia responsable de dar respuesta. Se debe clasificar la documentación para establecer prioridades y dar trámite inmediato a las solicitudes de carácter urgente. 3. Radicar e Ingresar Información al Sistema: Las solicitudes que ingresan por la oficina de correspondencia, son registradas en el libro radicador de correspondencia recibida, teniendo especial cuidado de asignar un consecutivo único a cada documento. Igualmente se ingresa la información a la base de datos de correspondencia recibida, especificando fecha de radicación, número de radicado, remitente, asunto, funcionario al que se da traslado para su manejo, entre otros. Las solicitudes que ingresan por la ventanilla de atención al ciudadano son registradas en un libro radicador, por el Servidor Público Encargado. 4. Entregar solicitudes a funcionarios del DAPM: De acuerdo a la clasificación, se hace entrega de las solicitudes a cada uno de los funcionarios responsables de dar respuesta. Cuando la solicitud no requiere una respuesta, el funcionario debe informar a la Secretaria Ejecutiva, para que proceda a descargarla en la base de datos de correspondencia recibida.

Libro Radicador de Correspondencia Recibida Secretaria Ejecutiva Servidor Público Encargado

Base de datos de Correspondencia recibida Libro radicador de Ventanilla

Secretaria Ejecutiva Servidor Público Encargado

Libro Radicador de correspondencia recibida

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PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE Versión: 05 CONSULTAS Y CONCEPTOS REQUERIDOS POR LOS CIUDADANOS Página 6 de 10 5. Proyectar respuestas: FOR-CG-03 Oficios

El funcionario responsable realiza las acciones pertinentes para dar la respectiva respuesta, asegurando el cumplimiento de los tiempos establecidos por la Ley.

FOR-PE-16 Informe de visita.

Cuando se requiere de visita técnica, el funcionario procede a realizarla, elaborando un informe de visita o un certificado, según sea el caso. La respuesta es firmada por el o los funcionarios responsables de su proyección, quedando pendiente la firma del director del Departamento Administrativo de Planeación.

FOR-PE-05 Certificado de riesgos de asentamiento

Funcionarios DAPM

Para el caso de los conceptos de uso de suelo, la persona encargada de emitir este documento debe actualizar el formato Registro y seguimiento para solicitudes de concepto de uso del suelo.

FOR-PE-06 Certificado de riesgos FOR-PE-14 Certificado de Nomenclatura FOR-PE-15 Certificado de Demarcación o Paramento

Si es una solicitud que ha ingresado por la ventanilla de atención al ciudadano, pasar a la actividad 8.

FOR-PE-13 Registro y seguimiento para solicitudes de concepto de uso del suelo.

Si es una solicitud que ingresa por la Oficina de Correspondencia, aplica únicamente las actividades 6 y 7. 6. Seguimiento: Con el fin de asegurar el cumplimiento de los tiempos establecidos por la Ley, se hace seguimiento a las solicitudes que no tengan respuesta.

Secretaria Ejecutiva y/o funcionario encargado

FOR-CG-03 Oficios

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PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE Versión: 05 CONSULTAS Y CONCEPTOS REQUERIDOS POR LOS CIUDADANOS Página 7 de 10 7. Recibir respuestas y enviar al solicitante: Los funcionarios entregan las respuestas a la Secretaria Ejecutiva, quien verifica que cumpla con las normas de calidad, anexen la solicitud inicial y la documentación que relacione como anexo de la misma. La Secretaria Ejecutiva entrega la respuesta al Director del Departamento Administrativo de Planeación para su firma. Una vez firmadas las respuestas, se registra en el libro radicador de correspondencia despachada y se descarga la respuesta en el libro radicador y en la base de datos de correspondencia recibida.

Libro radicador de correspondencia despachada Secretaria Ejecutiva Director Dpto. Administrativo de Planeación

Libro Radicador de Correspondencia Recibida Base de datos de Correspondencia recibida FOR-CG-03 Oficios

Se hace el respectivo envío de la respuesta, o se entrega a la oficina de correspondencia para que realice el envío a los ciudadanos. En el momento de la entrega se hace firmar el recibido y se archiva en la carpeta correspondiente. 8. Recibir respuestas y entregarlas al solicitante: Los funcionarios entregan las respuestas a la Secretaria Ejecutiva, cuando requieren de firma del Director del Departamento Administrativo de Planeación. El Servidor Público Encargado recibe los certificados elaborados y firmados, y los entrega a los usuarios en la ventanilla de atención al ciudadano.

Servidor Público Encargado Secretaria Ejecutiva Director Dpto. Administrativo de Planeación

FOR-PE-05 Certificado de riesgos de asentamiento FOR-PE-06 Certificado de riesgos FOR-PE-14 Certificado de Nomenclatura FOR-PE-15

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PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE Versión: 05 CONSULTAS Y CONCEPTOS REQUERIDOS POR LOS CIUDADANOS Página 8 de 10 En el momento de la entrega se hace firmar el recibido y se archiva en la carpeta correspondiente.

Certificado de Demarcación o Paramento

8. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS: NOMBRE

CÓDIGO

VERSIÓN

RESP. ARCHIVAR

NA

NA

Secretaria Ejecutiva

Solicitud de certificado de riesgo

FOR-PE-07

01

Servidor Público Encargado

Solicitud concepto de uso del suelo

FOR-PE-08

01

Servidor Público Encargado

Solicitud de certificado de linderos

FOR-PE-09

01

Servidor Público Encargado

Solicitud certificado de nomenclatura

FOR-PE-10

01

Servidor Público Encargado

Solicitud certificado de paramento

FOR-PE-11

01

Servidor Público Encargado

Libro Radicador de Correspondencia Recibida

NA

NA

Secretaria Ejecutiva

Libro Radicador de Correspondencia Despachada

NA

NA

Secretaria Ejecutiva

Libro Radicador de Ventanilla

NA

NA

Servidor Público Encargado

NA

NA

Secretaria Ejecutiva

Solicitud de la comunidad

Base de datos Correspondencia recibida

de

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Oficios

FOR-CG-03

01

Secretaria Ejecutiva

Registro y seguimiento para solicitudes de concepto de uso del suelo.

FOR-PE-13

01

Contratista encargado usos de suelo

Informe de visita

FOR-PE-16

01

Profesional Universitario y Contratistas

FOR-PE-05

01

Servidor Público Encargado

Certificado de riesgos

FOR-PE-06

01

Servidor Público Encargado

Certificado de Nomenclatura

FOR-PE-14

01

Servidor Público Encargado

Certificado de Demarcación o Paramento

FOR-PE-15

01

Servidor Público Encargado

Certificado de asentamiento

riesgos

de

9. CONTROL DE CAMBIOS:

REV. No. (versión)

DESCRIPCION

FECHA DE APROBACION

01

Creación de documento

Noviembre 20 de 2013

02

Modificación de documento y creación de nuevos registros

Marzo 27 de 2014

03

Modificación de documento y cambio de registro

Agosto 6 de 2014

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04

Modificación de documento y cambio de registro

05

Modificación de documento

Noviembre 28 de 2014 Mayo 26 de 2015

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