*201500002120* San José de Cúcuta, 2015/05/13

Señores PROVEEDORES PAGINA WEB SAN JOSÉ DE CÚCUTA Asunto: Solicitud de cotización Estimados Señores:

Con la presente me permito solicitar cotización para: PRODUCTO O SERVICIO A PROVEER: ADQUISICION E INSTALACIÓN DE UN SISTEMA DE AUDIO, VIDEO Y GRABACIÓN PARA LAS AUDIENCIAS DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE. 1. Objetivo Suministro e Instalación de un Sistema de Audio, video y grabación para las audiencias del Centro de Conciliación y Arbitraje. 2. Descripción de la situación actual La Oficina de Arbitraje y Conciliación realiza sesiones y eventos que necesitan ser guardados en medios magnéticos como evidencia de la realización de las mismas de acuerdo a la nueva normatividad. Esta oficina queda ubicada en la Sede de la Avenida Cero de la Cámara de Comercio, dirección Avenida 0 No. 10-76 Piso 2. En la sala donde se requiere hacer las grabaciones se cuenta con un equipo con las siguientes especificaciones: Procesador: Intel(R) Core(TM) i7-4765T CPU @ 2.00GHz Memoria: 8GB Disco Duro: 500GB Sistema Operativo: Microsoft Windows 8.1 Enterprise Tarjeta de Video: Intel(R) HD Graphics 4600

3. Normatividad: Se debe dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1829 de 2013, Artículos 2, 18 y 22. 4. Condiciones generales a. El proveedor deberá hacer una descripción general de la solución, especificando el tipo de soporte técnico ofrecido, especificaciones adicionales y en general toda aclaración y/o ampliación que considere importante para complementar su respuesta. b. Los productos ofertados deberán corresponder a equipos nuevos y de marcas reconocidas en el mercado como Shure, Samsung, Robotec, Neumann y similares. c. Los proveedores deben realizar una visita obligatoria a las instalaciones de las oficinas de Conciliación con acompañamiento del coordinador del contrato, para definir posibles rutas para ducterías, canaletas, cables, etc. y para aclarar dudas generales sobre el proyecto. d. Se realizará una prueba de audio y video y en general de toda la solución antes de la puesta en marcha. e. Los proveedores deben realizar las consultas que consideren necesarias para que sus propuestas estén de acuerdo a lo requerido por el Centro de Conciliación de la Cámara de Comercio de Cúcuta. f. Se debe mantener en todo momento la estética de la sala donde se realicen la instalación del sistema, realizando los resanes que se requieran dejando las paredes en idéntico estado a como se recibieron al iniciar el proyecto. g. El proveedor debe presentar junto con su propuesta tres certificaciones que acrediten su experiencia en el suministro de proyectos de similar objeto al solicitado en este documento, en las cuales se mencione la calidad y el cumplimiento del servicio, valor del contrato, fecha de inicio y de terminación. 5. Condiciones técnicas a. El sistema ofertado debe satisfacer la necesidad del Centro de Conciliación de grabar sonido y audio de calidad de las sesiones que allí se realizan. b. El sistema deberá permitir la exportación de las grabaciones hacia un medio extraíble, para los fines pertinentes. c. Se deberá garantizar que la operación del sistema lo pueda ejecutar el personal que quede debidamente capacitado para su uso. d. Todo el sistema suministrado deberá trabajar con tecnología IP, es decir, no se podrán utilizar dispositivos analógicos para la solución. Los elementos con conectividad IP serán configurados de acuerdo a los lineamientos de la Unidad de Tecnología, en cuanto a dirección IP y seguridad. e. Se deberán suministrar mínimo 6 micrófonos inalámbricos para los asistentes de los eventos de la Oficina de Conciliación. f. La cámara para la grabación suministrada deberá tener una alta resolución para garantizar la nitidez de la evidencia que se guardará, y deberá permitir hacer seguimiento y acercamiento a la persona que toma la palabra en el momento que utilice el micrófono para un mejor registro de los eventos.

g. Se deberán suministrar todos los demás elementos de transmisión, grabación, etc., necesarios para el óptimo funcionamiento del sistema de audio y video. Los elementos que no sean incluidos dentro de la propuesta deberán ser suministrados por el proveedor sin valor adicional. h. Se debe contemplar el almacenamiento de las grabaciones de forma que sea posible realizarlo en el equipo local de la sala de Conciliación y exportarlo a medios magnéticos como DVD. i. Se debe realizar el tendido de Cableado estructurado debidamente certificado para todo el sistema de audio y video que sea necesario, siguiendo los estándares de la Industria, teniendo en cuenta que en la Oficina de Conciliación se maneja Categoría 6A para todos los puntos de red. No se permite la instalación de cables fuera de los estándares, y no se acepta instalaciones que afecten la estética de la oficina. j. Se deben incluir los Servicios de instalación de todos los elementos suministrados, configuración y capacitación de la solución ofertada y desplazamientos a la Oficina donde se realizará la instalación, de acuerdo a la información suministrada en el punto 2 del presente documento. k. La capacitación se realizará en el sitio donde se instalen los equipos garantizando que el personal asignado para manipular el sistema quede completamente entrenado para su uso. Especificar número de horas de la capacitación. l. Se debe incluir dentro de la propuesta el respectivo mantenimiento preventivo y correctivo para los dispositivos suministrados durante el tiempo que dure la garantía. m. El sistema suministrado deberá contar con mínimo una garantía de un (1) año con soporte durante este tiempo y la posibilidad de extender dicha garantía al finalizar la misma.

ENTREGA DE LAS COTIZACIONES Los ofertantes deberán enviar su propuesta en dos (2) originales, en sobre cerrado cada una, Un sobre dirigido al doctor José Miguel González Campo, Presidente Ejecutivo y el otro dirigido a la doctora Esperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativa y Financiera, de la Cámara de Comercio de Cúcuta, en la calle 10 No. 4-38- Centro, Cúcuta (Norte de Santander), Torre B, Piso 1º Edificio Cámara de Comercio de Cúcuta, hasta el día miércoles 20 mayo de 2015, anexando la documentación relacionada “Requisitos para contratar” y según sea el caso: Persona Natural o Persona Jurídica. REQUISITOS PARA CONTRATAR 1. 2. 3. 4. 5.

Persona Natural Fotocopia Cédula de Ciudadanía. Fotocopia RUT. Certificado Judicial. Hoja de Vida (Cuando Aplique). Propuesta.

6. Listado de Clientes. 7. Certificados de Experiencia. 8. Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría, donde conste que NO registra sanciones ni inhabilidades vigentes. 9. Certificado de Antecedentes expedido por la Contraloría, donde conste que NO se encuentra incluido en el boletín de responsables fiscales. 10. Vinculación a Seguridad Social como independiente (Salud, Riesgos Profesionales) excepto para compra de Bienes. 11. Certificado de Matricula Mercantil expedido por la Cámara de Comercio con fecha no mayor a 30 días. 12. Certificación Bancaria Actualizada. 13. Portafolio de Productos y/o Servicios. 14. Manifiesto de NO estar incurso en las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en las disposiciones constitucionales y legales vigentes. Nota: La presentación de estos requisitos es indispensable para realizar contratación con la entidad. Persona Jurídica 1. Fotocopia Cédula de Ciudadanía del Representante Legal 2. Fotocopia RUT. 3. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio con fecha no mayor a 30 días. 4. Certificado Judicial del Representante Legal. 5. Propuesta. 6. Listado de Clientes. 7. Certificados de Experiencia. 8. Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría, donde conste que la Persona Jurídica y su Representante Legal NO registren sanciones ni inhabilidades vigentes. 9. Certificado de Antecedentes expedido por la Contraloría, donde conste que la Persona Jurídica y su Representante Legal NO se encuentran incluidos en el boletín de responsables fiscales. 10. Certificación Bancaria Actualizada 11. Portafolio de Productos y/o Servicios. 12. Manifiesto de NO estar incurso en las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en las disposiciones constitucionales y legales vigentes. Nota: La presentación de estos requisitos es indispensable para realizar contratación con la entidad.

Se anexa modelo del oficio de manifestación de NO estar incurso en las inhabilidades

e incompatibilidades consagradas en las disposiciones constitucionales y legales vigentes.

ANEXO DECLARACION DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Conforme a las disposiciones contenidas en los artículos 36, 37, 38 y 54 de la Ley 734 del 2002, el artículo 8º de la Ley 80 de 1993, el artículo 113 de la Ley 489 de 1998, ley 1727 de 2014 y demás normas que los modifiquen, adicionen o aclaren, así como las previstas en la Constitución Nacional y el Código Ética y Buen Gobierno Corporativo de la Cámara de Comercio de Cúcuta, referidas a las funciones públicas que son realizadas por los particulares, se encuentran incursos en causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con la Cámara de Comercio de Cúcuta : 1) Los miembros de la Junta Directiva y los empleados de la entidad. 2) Las personas naturales que sean cónyuges o parientes, hasta el tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil, de los miembros de la Junta Directiva y de los empleados de la Cámara de Comercio. 3) Las Corporaciones, Asociaciones, Fundaciones, Sociedades Anónimas que no tengan el carácter de abiertas, así como las Sociedades de Responsabilidad Limitada y las demás sociedades de personas en las que los miembros de la Junta Directiva o los empleados de la Cámara de Comercio, o sus cónyuges, compañeros o compañeras permanentes o sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil, tengan participación o desempeñen cargos de dirección o manejo. Como Contratista de la Cámara de Comercio de Ibagué declaro que conozco la anterior disposición y que no estoy incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad que allí se mencionan. CONTRATISTA: (Nombre Persona Natural o Razón social Persona Jurídica). Como contratista de la Cámara de Comercio de Cúcuta declaro que conozco la anterior disposición y que no estoy incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad que allí se mencionan. CONTRATISTA__________________________________________________________ (Nombre Personal Natural o Razón Social Persona Jurídica). NIT._____________________________________________________________________ REPRESENTANTE LEGAL______________________________________________________

No_______________________________DE IDENTIFICACIÓN._______________________________________________________ DIRECCION COMERCIAL._______________________________________________________ TELEFONO______________________________________________________________ EMAIL___________________________________________________________________

________________________________ FIRMA Reciba un cordial saludo,

Elaborado por: Jenny Liomara López Tuta Revisado por: Esperanza Rangel Mariño

201500002120 - 2015/05/13