Código: PGTH.02 PROCESO TALENTO HUMANO

PROGRAMA DE INSPECCIONES Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Seguridad y Salud Ocupacional

Aprobó: Rector

Versión: 02 Página 1 de 8 Fecha de aprobación: Junio 21 de 2011 Resolución No. 934

JUSTIFICACIÓN Teniendo en cuenta el cambio continuo de las condiciones de trabajo como resultado de la adecuación de las instalaciones, la adquisición de nuevos equipos y maquinaria, la creación de nuevos procesos, actos inseguros de los trabajadores y las estadísticas de accidentalidad de la institución, se evidencia la necesidad de realizar inspecciones planeadas en las áreas de trabajo. Lo anterior sumado a las exigencias legales de Colombia, con lleva al diseño e implementación del Programa de Inspecciones de la Universidad Industrial de Santander siguiendo los parámetros establecidos en la NTC 4114, guía para la elaboración de sistemas de inspección en empresas de los diferentes sectores de la economía. El programa de inspecciones de la Universidad define los lineamientos para efectuar inspecciones de seguridad a los diferentes equipos, materiales y áreas de trabajo que deben cumplir estándares de seguridad y de operación con el fin de controlar los riesgos inherentes o asociados a dichos elementos. OBJETIVO GENERAL Identificar los riesgos incorporados a equipos, personas, materiales y medio ambiente, con el fin de controlar las condiciones de trabajo sub-estándar que puedan generar accidentes o incidentes en la Universidad.    

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OBJETIVOS ESPECÍFICOS Establecer parámetros y estándares para la realización de inspecciones en las instalaciones o puestos de trabajo de la institución. Determinar el cumplimiento de las condiciones de seguridad o peligro en áreas, puestos de trabajo, equipos, materiales y medio ambiente. Identificar y priorizar las acciones preventivas o correctivas que se requieran para mantener ambientes de trabajo seguros. Realizar seguimiento de las acciones correctivas o preventivas propuestas, con el fin de determinar el cumplimiento y la pertinencia para el control de los factores de riesgos. NORMATIVIDAD Ley 9 de 1979 del Congreso de la República. Resolución 2400 de 1979 del Ministerio de la Protección Social. Resolución 1016 de 1989 Ministerio de la Protección Social. Circular Unificada del 2004 de la Dirección General de Riesgos profesionales Norma NFPA 10 Capítulo 1; 1 Administración. Resolución 3673 de 2008, del Ministerio de la Protección Social, Capítulo IV-2 Medidas Preventivas.

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ALCANCE El programa de Inspecciones establece la metodología que se debe utilizar para la realización de inspecciones de seguridad en el Campus Central UIS, Facultad de Salud UIS, sede UIS Guatiguará, sede UIS Bucarica y sedes regionales por medio del contratista externo. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS ÁREAS Y PARTES CRÍTICAS: Áreas de la empresa y componentes de las máquinas, equipos, materiales, o estructuras que tienen la probabilidad de ocasionar pérdidas, si se deterioran, fallan o se usan en forma inadecuada. CONDICIONES SUBESTÁNDAR: Toda circunstancia física que presente una desviación de lo estándar o establecido y que facilite la ocurrencia de un accidente. HISTORIAL DE PÉRDIDA: Gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas ocasionadas por accidentes que hayan ocurrido anteriormente. INSPECCIONES DE SEGURIDAD: Es una actividad operativa que se realiza de modo sistemático y permanente, realizadas por el personal de Supervisión o la Gerencia, con el objeto de detectar, analizar y controlar los riesgos incorporados a los equipos, personas, materiales y al medio ambiente, que pueden afectar el funcionamiento de los procesos productivos, comprometiendo los resultados. INSPECCIONES PLANEADAS INFORMALES: Inspecciones planeadas realizadas en forma no sistemática. En ellas se incluyen los reportes de condiciones sub-estándar, emitidos por los trabajadores hacia sus jefes inmediatos o por los supervisores durante su trabajo diario. INSPECCIÓN PLANEADA: Recorrido sistemático por un área, esto es con una periodicidad, instrumentos y responsables determinados previamente a su realización, durante el cual se pretende identificar condiciones sub-estándar. OPERADOR EXTERNO: Persona jurídica que suministra los servicios personales a la Universidad Industrial de Santander. PÉRDIDAS: Toda lesión personal o daño ocasionado a la propiedad, al ambiente o al proceso.

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POTENCIAL DE PÉRDIDA: Gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas que pueden ocasionar un accidente. RESPONSABLE DEL PROGRAMA Profesional SYSO Coordinador SYSO TIEMPO DE VIGENCIA DEL PROGRAMA Abril de 2012 – Abril de 2013 CONTENIDO PROGRAMA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD Corresponde a una serie de actividades que se realizan con el objeto de evaluar los riesgos existentes en los centros de trabajos o áreas de empresa, llevando una lista de verificación y determinar el cumplimiento de las condiciones de seguridad o peligro. Se debe realizar el seguimiento y tomar medidas preventivas y correctivas sobre el factor de riesgo. ELEMENTOS A INSPECCIONAR EN LAS ÁREAS DE TRABAJO  INSPECCIÓN DE MAQUINARIA En los centros de trabajo de la Universidad Industrial de Santander que impliquen el uso de maquinaria y/o equipos, se realizarán inspecciones de reconocimiento de riesgos en la maquinaria, equipos y/o actos subestándares en su operación, garantizando que todo equipo y/o maquinaria que se utilice se encuentre en perfectas condiciones mecánicas y de operación. El programa de reconocimiento de riesgos, contemplará como mínimo:  Inspección previa a la operación e ingreso del equipo al proyecto.  Inspecciones periódicas pre-operacionales, ejecutadas por los operadores.  Inspecciones periódicas, a cargo de supervisores previamente capacitados o personal de Seguridad y Salud Ocupacional, para determinación de riesgos específicos de acuerdo a la operación.  INSPECCIÓN DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Se suministrarán los Elementos de Protección Personal, haciendo el respectivo control de uso y reposición de elementos de protección personal a los trabajadores cada vez que se requiera, utilizando para ello los formatos establecidos.

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 INSPECCIÓN DE EXTINTORES La Universidad Industrial de Santander establece y mantiene equipos de prevención de incendios (extintores), verifica el estado y funcionamiento de los mismos en cuanto a carga, limpieza, funcionalidad, presión y deja como constancia el registro correspondiente de la inspección.  IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS Y EQUIPOS A INSPECCIONAR Las inspecciones de seguridad se llevan a cabo en áreas de oficina y campo, en las cuales se hacen inspecciones:  Locativas.  Iluminación interna de oficinas.  Primeros Auxilios.  Vehículos.  Equipos y herramientas manuales.  Extintores. MATRIZ PARA IDENTIFICACIÓN DETERMINACIÓN DE CONTROLES

DE

PELIGROS,

VALORACIÓN

DE

RIESGO

Y

La valoración o grado de peligro de los diferentes factores de riesgo existentes para los trabajadores es de gran importancia para definir qué tan prioritario y merecedor de acciones de inspección y control es un determinado factor de riesgo, para orientar según su grado de importancia, las actividades de inspección y seguimiento. Como una medida de prevención de los factores causales de accidentes de trabajo, se desarrollarán una serie de inspecciones periódicas y auditorías, las cuales permitirán reconocer los riesgos en forma temprana, mediante el hallazgo e investigación de condiciones y actos sub-estándares y la programación de su rápida corrección. ELABORACIÓN DE LISTAS DE VERIFICACIÓN En la Universidad Industrial de Santander se han establecido listas de verificación para:  Chequeo de vehículos.  Inspecciones a instalaciones locativas.  Verificación de existencias de medicamentos y elementos de apoyo en primeros auxilios.  Inspecciones de sistemas de iluminación interna de oficinas.

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Inspección visual de seguridad a equipos de control de incendios. Inspección de elementos de protección personal. Inspección sobre estado de equipos y herramientas manuales.

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN (PERIODICIDAD) La Universidad Industrial de Santander, de acuerdo con su tamaño, número de personas, procesos productivos, turnos de trabajo, recursos técnicos, humanos y económicos debe establecer la periodicidad para las inspecciones planeadas. Los criterios que deben tenerse en cuenta para establecer la periodicidad de las inspecciones planeadas son: 

El potencial e historial de pérdidas: cuanto mayor sea el potencial de pérdidas de lo que se va a inspeccionar, mayor debe ser su periodicidad. Por ejemplo, un taller de mantenimiento requiere mayor periodicidad que un salón de conferencias.



Las características del área y los objetivos que se fijaron para las inspecciones planeadas.

Para situaciones tales como el montaje de equipos nuevos, cambios en las instalaciones, proyectos que se encuentren en desarrollo y otros, es necesario ajustar la frecuencia establecida inicialmente, ya que ésta depende de la situación que se esté manejando, considerando las nuevas condiciones que se originan, las cuales pueden tener mayor probabilidad de ocasionar una pérdida. SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y SU IMPACTO De toda condición subestándar detectada se debe generar una acción correctiva, para la cual pueden existir varias opciones en cuanto a costo, aplicabilidad y efectividad. Después de ejecutadas las inspecciones y tomados los datos respectivos, se realiza un seguimiento de las falencias encontradas y se realizan las acciones correctivas pertinentes, generando así un control a cada uno de los elementos y equipos revisados. Los factores por tener en cuenta para seleccionar una acción correctiva entre varias alternativas, son los siguientes:   

Control de lesiones y enfermedades profesionales a los trabajadores. (El potencial de pérdidas: grave, seria o leve) Control de daños a los bienes de la empresa como instalaciones y materiales (El costo del control: alto, medio o bajo) El grado probable de control

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o Importante 67 % - 100 % de control o Moderado 34 % - 66 % de control o Bajo 1 % - 33 % de control. Menores costos de seguros e indemnizaciones. Control en las pérdidas de tiempo y ausentismo laboral. No se pierde tiempo en cotizaciones para reemplazo de equipos. Continuidad del proceso normal de trabajo. Probabilidad de ocurrencia de las pérdidas: alta, moderada, baja.

De acuerdo con lo anterior, para cada criterio se debe establecer una priorización, y al final se selecciona la opción con mayor prioridad. PROCESO DE INSPECCIÓN

  

PREPARAR LA INSPECCIÓN Revisar inspecciones anteriores. Preparar la lista de verificación. Proveerse de los elementos necesarios: Ropa y elementos de protección personal apropiados al área y para acciones tales como gatear, inclinarse, etc. Papelería para tomar apuntes. Instrumentos de medición (metro, sonómetro, luxómetro, entre otros) apropiados Linterna, cámara fotográfica, y otros elementos que sean necesarios.

        

DESARROLLAR LA INSPECCIÓN Verificar las condiciones exigidas. Detectar los problemas. Implementar acciones correctivas. Clasificar los peligros. Establecer causas básicas. Definir acciones correctivas. Resaltar aspectos positivos. Reportar acciones correctivas a quien corresponda.

     

DESPUÉS DE LA INSPECCIÓN Estimar la gravedad potencial de la pérdida. Evaluar la probabilidad de ocurrencia de pérdida Ponderar las alternativas de control Priorizar las acciones correctivas Asignar los responsables de ejecutar los controles

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 HACER LOS INFORMES DE LA INSPECCIÓN      

Escribir con claridad Enumerar los elementos en orden consecutivo Cuantificar los riesgos Garantizar acciones oportunas Evaluar el progreso de la acción correctiva, a través de inspecciones de seguimiento Verificar la efectividad de los controles aplicados

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Inspecciones periódicas de extintores.

Copaso/Profesional SYSO

Inspecciones periódicas de Botiquines

Copaso/Profesional SYSO

Inspecciones de Instalaciones eléctricas

DPF/DMT/Profesional SYSO

Inspecciones de Maquinaria y equipo

DPF/DMT/Profesional SYSO

Inspecciones de elementos de protección personal

Copaso/Profesional SYSO

Inspecciones periódicas de orden y aseo en laboratorios

Profesional SYSO /ARP

RECURSOS Equipo SYSO Funcionarios de ARP Proveedores Equipo SYSO Funcionarios de ARP Proveedores Equipo SYSO Funcionarios de ARP Proveedores Equipo SYSO Funcionarios de ARP Proveedores Equipo SYSO Funcionarios de ARP Proveedores Equipo SYSO Funcionarios de ARP Proveedores

FECHA DE EJECUCIÓN Anual por UAA Semestral por UAA Por solicitud Por solicitud Mensual Semestral por sede

RESPONSABLE

FRECUENCIA DE MEDICIÓN

META

Nivel de Cumplimiento del Programa

Profesional SYSO Coordinador SYSO

Trimestral

90%

Cubrimiento del Programa de Inspecciones

Profesional SYSO Coordinador SYSO

Semestral

50%

INDICADOR

FÓRMULA

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ANEXOS PDT PRESUPUESTO

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

01

Junio 21 de 2011

Creación del documento

Junio 15 de 2012

Ajuste de Indicadores, modificación del responsable del programa, exclusión del Sistema de Cuantificación de las Condiciones Sub-estándar V, modificación de las fechas de ejecución de las actividades

02

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS