PROPUESTA ARCHIVISTICA PARA EL MANEJO DE DOCUMENTACION EN LA DIRECCION DE HIDROCARBUROS DEL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

MARLEN MENDIETA GONZALEZ SONIA ESPERANZA SANABRIA BRAUSIN

UNIVERSIDAD DE LA SALLE DIVISION DE FORMACION AVANZADA ESPECIALIZACION EN SISTEMAS DE INFORMACION Y GERENCIA DE DOCUMENTOS BOGOTA D.C. 2007

PROPUESTA ARCHIVISTICA PARA EL MANEJO DE DOCUMENTACION EN LA DIRECCION DE HIDROCARBUROS DEL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

MARLEN MENDIETA GONZALEZ SONIA ESPERANZA SANABRIA BRAUSIN Trabajo de grado para optar al título de Especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos

Director de Tesis HECTOR ELIAS PINZON

UNIVERSIDAD DE LA SALLE DIVISION DE FORMACION AVANZADA ESPECIALIZACION EN SISTEMAS DE INFORMACION Y GERENCIA DE DOCUMENTOS BOGOTA D.C. 2007

Nota de aceptación:

___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________

___________________________

Presidente del jurado

___________________________ Jurado

___________________________ Jurado

Bogotá D.C., _____________________

Dedicamos no solo este trabajo sino todo el proceso que se ha desarrollado para culminar esta Especialización. A nuestros Hijos, esposos, padres y demás familiares, por la comprensión y apoyo incondicional brindado durante este tiempo. A todas aquellas personas que han intervenido y aportado en cada parte, en cada aspecto, permitiendo lograr paso a paso y superar cada etapa de esta meta que nos hemos propuesto culminar satisfactoriamente. A DIOS, por iluminarnos en este sendero de la sabiduría.

AGRADECIMIENTOS Las autoras de esta investigación y propuesta, expresan sus sinceros agradecimientos a: Al Ministerio de Minas y Energía y a su Dirección de Hidrocarburos, por permitirnos realizar nuestro trabajo de grado en esta Dirección, por su apoyo y disponibilidad en la obtención de información, la que fue vital para el desarrollo de nuestro estudio. A la Universidad de la Salle, por brindarnos la oportunidad para culminar la Especialización en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos. Al docente y asesor HÉCTOR ELÍAS PINZÓN, por sus asesorías, su interés y tiempo que fueron de gran ayuda para la culminación del presente trabajo de grado. Al doctor DIMAS SALMANCA PALENCIA, por ser el motivador e impulsar nuestro interés en esta Especialización, por su valiosa gestión asesora, su entrega, dedicación y acompañamiento para llevar a cabo con éxito este proyecto de investigación. A la Geóloga ESPERANZA POVEDA GÓMEZ y al Ingeniero FRANCISCO LAGOS CABALLERO funcionarios de la Dirección de Hidrocarburos por su colaboración en la parte profesional y técnica en los temas relacionados con Hidrocarburos. Al cuerpo de docentes, se reconoce su entrega, exigencia y dedicación en la formación integral como persona y profesional. A todas aquellas personas que de una u otra forma colaboraron en el desarrollo del presente trabajo de grado.

CONTENIDO

pág.

INTRODUCCION

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1. MARCOS DE REFERENCIA

23

1.1. MARCO CONCEPTUAL

23

1.2. MARCO LEGAL

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2. RESULTADOS DEL ESTUDIO

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2.1. NORMATIVIDAD RELACIONADA CON LA PRESENTACION DE INFORMES TECNICOS DE HIDROCARBUROS

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2.2. ASPECTOS DE LA METODOLOGIA DE ACUERDO A LA NORMA ACTUAL

37

2.3. IMPACTO ARCHIVISTICO

39

3. PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA

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3.1. PREPARACION FISICA DE LOS DOCUMENTOS

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3.2. REQUISITOS PARA ENTREFA DE INFORMES EN SOPORTE PAPEL

44

3.3. FOLIACION

44

3.4. CARPETA (UNIDAD DE CONSERVACION)

45

3.5. ANEXOS

45

3.6. TIPO DE EMPAQUES

45

3.7 SEGURIDAD

45

3.8. CONTENIDO DE LOS INFORMES TECNICOS

45

3.9. FORMATOS

46

3.10. FECHAS DE PRESENTACION

46

3.11. SITIO DE ENTREGA DE LOS INFORMES

46

3.12. BASES DE DATOS

46

CONCLUSIONES

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BIBLIOGRAFIA

49

ANEXOS

50

LISTA DE ANEXOS

pág,

ANEXO A. Decretos referentes al manejo de documentación del Código de Petróleos

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ANEXO B. Formato de Presentación de Formas

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ANEXO C. Resolución implementación propuesta

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GLOSARIO

• Anexo: complemento de un documento remisorio integrado por uno o varios folios, u otros soportes. • Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. • Carpeta: cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación. • Consulta de documentos: Derecho de los ciudadanos de acceso a los documentos e información producida por la entidad, para su consulta u obtención de copias. • Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. • Documento público: es aquel producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. • Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. • Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánicamente y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. • Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. • Informes técnicos. Corresponde a toda la documentación que la Dirección de Hidrocarburos maneja frente a las diferentes actividades de las empresas

exploradoras y explotadoras de hidrocarburos le hacen llegar como soporte de sus manejos a nivel de los recursos naturales de nuestro país. • Normatividad Logística. Corresponde a todos aquellos decretos, leyes y estatutos que rigen desde la parte legal todo lo referente al manejo de documentos dentro de la Dirección de Hidrocarburos y las diferentes empresas explotadoras de recursos naturales. • Normatividad técnica. Hace referencia a todos aquellos estatutos, leyes y/o decretos que legalmente rigen el manejo de la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía en cuanto a sus funciones y deberes a cumplir como también todas aquellas empresas exploradoras y explotadoras de hidrocarburos. • Petróleo. Es toda mezcla de hidrocarburos en estado líquido en condiciones normales y que puede contener cantidades variables de impurezas. • Petróleo crudo. Es todo hidrocarburo extraído en fase líquida, que existía en ese estado en el yacimiento. • Pozo. Es el hoyo que se hace en la tierra con el propósito de extraer o de inyectar fluidos. • Pozo de petróleo. Es un pozo completado y productor de petróleo de uno o más yacimientos. • Resolución. Documento que se desarrolla con el fin de dar legalmente viabilidad de acción y aplicación a algún tipo de cambio, reestructuración, eliminación u otro arreglo a documentos legales (leyes, estatutos, decretos) que rigen el funcionamiento y manejo de los documentos de la Dirección de Hidrocarburos. • Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

RESUMEN

La gestión documental dentro de toda organización es de vital importancia, pues es allí donde se consigna toda aquella información relevante tanto de la empresa como de aquellas con quienes maneja relaciones, contratos u otro tipo de convenios o concesiones. En la actualidad la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía de Colombia, es una dependencia que debido a ser un ente regulador-gubernamental de aquellas empresas dedicadas a la exploración y explotación de los recursos naturales de nuestro país; maneja una gran cantidad de información como soporte físico de cada una de las entidades que directamente le rinde cuentas en cuanto a los movimientos que hacen en este campo de los hidrocarburos. Motivo por el cual su dependencia de Archivo se encuentra saturada de información y duplicidad de documentos, resultados propios de la normatividad vigente desde el año 1961, contemplada en el Código de Petróleos, generando esto obsolescencia de la misma frente a las necesidades actuales y falta de gestión administrativa en cuanto al manejo de los documentos. Problemáticas por las cuales se buscó el planteamiento de una propuesta metodológica, archivística y legal, con la que se establezca criterios para la presentación de documentos que contienen informes técnicos a las empresas operadoras de petróleo. Para ello se trabajo un estudio de carácter Exploratorio, No Experimental Transversal; y de esta forma buscar con esta propuesta un alivio en costos para aquellas empresas operadoras, como también eficiencia y oportunidad para la entrega de información optimizando espacio físico, reducción del impacto por el peso y volumen de documentos como organización de los mismos, todo esto directamente orientado hacia la eficiencia administrativa no solo de empresas operadoras de recursos naturales, sino también para la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía. Palabras claves: metodología - propuesta archivística, dirección de hidrocarburos, impacto archivístico, Código de Petróleos.

INTRODUCCION

Antecedentes del problema. El Ministerio de Minas y Energía es una entidad pública de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional del orden central, cuya misión es fijar las políticas de Estado sobre los recursos naturales no renovables del país, a través de la generación o adopción de políticas, elaboración de actos administrativos regulatorios de seguimiento y de control, que busca asegurar la utilización y manejo de los mismos, buscando el bien común. De igual forma, fomenta el desarrollo y la consolidación empresarial a través de la promoción del Sector Minero Energético, mejorando la regulación y permitiendo el desarrollo de la gestión privada. Este Ministerio fue creado mediante el Decreto 968 de 1940 1 , y desde entonces el Gobierno Nacional ha diseñado un plan para la defensa y el fomento de las industrias existentes y el control de los recursos naturales. Dentro de su estructura misional, el Ministerio de Minas y Energía cuenta con cuatro direcciones 2 , quienes emiten conceptos sobre los diferentes proyectos y su impacto ambiental a escala nacional, siendo estas direcciones: ™ Dirección de Gas: A quien le corresponde las siguientes funciones: - Diseñar, formular y concesionar áreas para exploración. - Explotación y comercialización. - Divulgar las políticas estatales en el tema del gas. El Ministerio de Minas y Energía en cumplimiento de los lineamientos trazados por el Gobierno Nacional a través de su Plan de Desarrollo, ha apoyado la ejecución de programas que lleven a ubicar al Gas Natural y al Gas Licuado del Petróleo GLP en aquellos sectores de consumo donde la prestación del servicio sea técnica y económicamente viable. ™ Dirección de Energía: La Dirección de Energía es la autoridad nacional en materia de energía nuclear en Colombia y como funciones tiene: - Diseñar, formular y reglamentar la política de energía en todo el país. - Administra y controla los diferentes fondos de promoción de proyectos energéticos en el país. 1 2

Ministerio de Minas y Energía. Bogotá. En línea: http://minminas.gov.co Ibid.

™ Dirección de Minas: Esta Dirección es autoridad nacional en temas mineros y adelanta las siguientes funciones: - Diseñar, formular, reglamentar la política de la pequeña, mediana y gran minería en el país. ™ Dirección de Hidrocarburos: La Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, será el foco de estudio del presente estudio investigativo. Esta Dirección regula los temas de los combustibles líquidos. Como funciones le corresponde: Establecer los lineamientos que orienten y regulen las actividades de exploración y explotación de hidrocarburos, el seguimiento, monitoreo y control técnico a las actividades de fiscalización implementadas en las áreas de exploración y explotación de Hidrocarburos. Expedir las autorizaciones para la importación de equipos para la industria del petróleo; y las licencias y vistos buenos de transporte de combustibles en zonas de frontera. Dictar las tarifas de combustibles cada mes. Revisar y aprobar los informes técnicos presentadas por las empresas operadoras de petróleos. Revisar y controlar las liquidaciones y pagos de las regalías de petróleos. Dictar los reglamentos y normas técnicas para la industria del petróleo. Ejercer la autoridad nacional en hidrocarburos en el país. Aprobar la construcción de oleoductos; la construcción y licencia de operación de las estaciones de gasolina y los contratos de petróleos. Dirigir la política de Ecopetrol S.A. y de la Agencia Nacional de Hidrocarburos. Descripción y Delimitación del Problema. En el país existen 50 empresas operadoras dedicadas a la exploración y explotación de pozos petroleros, además de aquellas empresas que a diario inician estudios de factibilidad petrolera, las cuales también están obligadas a la presentación de informes de sus diferentes actividades. Las normas de petróleos establecen la obligatoriedad a los interesados en obtener permisos para la exploración y explotación de petróleo en Colombia, para lo cual las compañías deben presentar toda la información acorde con lo establecido en el Código de Petróleos y el Decreto 1895 de 1973 3 . Dentro de los documentos a presentar están los planos topográficos, memorias del desarrollo de operaciones, informes técnicos sobre perforación, terminación oficial 3

URDINOLA, Antonio J. Código de Petróleos y Recopilación de las disposiciones referentes a Hidrocarburos. Colombia: Ecopetrol. 1997. p. 33, 55, 70.

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y abandono de pozos, informes de concesiones, aportes y áreas de propiedad privada en explotación, exploratorios y de desarrollo, mapas, formas, y demás documentos del caso; siendo como requisito que cada uno de ellos se presente en su respectivo original y dos copias. El incumplimiento legal por la falta de presentación de los informes técnicos en las fechas establecidas y de la forma adecuada (orden), acarrea como consecuencia la cancelación de los contratos o la exigencia del pago de multas de US$ 5.000 a las empresas petroleras con quienes se tuvo el incumplimiento. En la actualidad, para el sector de los hidrocarburos en nuestro país no existen técnicas ni metodologías preestablecidas para archivar los documentos técnicos de esta área, situación que ocasiona la acumulación considerablemente irracional de documentos técnicos; y como consecuencia de ello cada profesional de acuerdo a su libre criterio, entendimiento, maneja, custodia, organiza los documentos, generando ello diversidad en el manejo de archivos y desorganización propia en la consulta de los mismos. Esta situación descrita dentro de la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía ha generado ineficiencia, debido a que no existe una forma de organizar archivísticamente la documentación que se haya institucionalizado para toda esta Dirección, como también el que no se dispone de una persona de dedicación exclusiva para esta actividad, ni existen espacios con la seguridad requerida para el manejo confidencial de estos documentos, teniendo en cuenta que toda esta documentación es regida por el Código de Petróleos y el Decreto 1895 de 1973 4 . De acuerdo con lo anterior, las normas que rigen las actividades archivísticas en el sector de hidrocarburos son inexistentes en forma estandarizada y son obsoletas, donde las exigencias que para esa época pudieran ser normales y aceptadas debido a que se requería presentar grandes volúmenes de documentos dentro de la obligación de estar informando permanentemente sobre la ejecución de actividades de exploración, explotación, refinación, transporte, comercialización y en general toda la cadena de producción. Hecho que siendo de vínculo legal genera una explosión de documentos que satura los espacios previstos para el archivo, y el crecimiento de las mismas se ve agravado con la reactivación de nuevas búsquedas de hidrocarburos en el país y nuevos contratos petroleros. Problemática que se agudiza aún más en el Estado, ya que las empresas operadoras le entregan los mismos informes y copias de sísmica tanto al Ministerio de Minas y Energía, como a la Empresa Colombiana de Petróleos ECOPETROL y a la Agencia Nacional de Hidrocarburos ANH, sumando a ello la conservación de copias en los archivos de las mismas empresas de petróleos que debidamente dan en conocimiento sus movimientos a estas entidades. Con ello 4

Ibid.

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se ve claramente que los archivos y todo documento referente al manejo de los recursos de hidrocarburos en el país están siendo replicados y duplicados, ocasionando esto altos costos funcionales, técnicos, operativos y administrativos. De esta manera se visualizan dos problemas: a) Las normas de petróleos vigentes datan desde 1961 obligando a las empresas a la presentación de informes (obsolescencia de las normas) y no responden a las nuevas condiciones y exigencias del manejo de información y el uso de nuevas tecnologías. b) La falta de gestión administrativa de los documentos. Lo anterior hace que exista un problema de saturación de documentos entregados por las empresas operadoras de petróleo al Ministerio de Minas y Energía en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 10 de 1961 sobre exploración y explotación de petróleo y gas; en el Decreto 1056 de 1953 (Código de Petróleos) y en el Decreto 1895 de 1973 5 . A partir de esto, el presente estudio ha sido desarrollado en la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, específicamente para el manejo de sus documentos técnicos. Para ello desde la parte técnica, se contó con la asesoría del Director de Hidrocarburos, profesionales en el campo de la Geología e Ingenieros de Petróleos; debido a la importancia de conocer de directas fuentes que se desenvuelven en los diferentes procedimientos para el manejo de los recursos naturales líquidos y todos aquellos requerimientos, documentación y demás trámites pertinentes con el ejercicio de su campo de trabajo. Igualmente se recibió apoyo del Grupo de Administración Documental del Ministerio de Minas y Energía, en lo pertinente al manejo del tema en materia archivística.

Pregunta de Investigación. A partir de los aspectos y problemáticas identificadas en el manejo de documentos y parte archivística de la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, la pregunta problema con la cual se orientó el desarrollo de este estudio fue: ¿Qué elementos debe contener una propuesta legal y archivística destinada a solucionar la problemática documental en la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía?

5

Ibid., p.31.

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Justificación. La gestión documental es un aspecto fundamental en los procesos misionales del Ministerio de Minas y Energía, situación que en la actualidad debido a la gran masa documental que mantiene la Dirección de Hidrocarburos no se le aplica los principios archivísticos de procedencia y orden original, ni los controles de documentos como son la foliación y formatos de préstamo, y tampoco han sido intervenidos los documentos para realizar una selección natural y mucho menos han sido sometidos a un proceso de valoración documental para establecer los valores primarios y secundarios de dichos documentos. Varias son las razones que influyen en el estado actual de los documentos de la Dirección de Hidrocarburos, siendo en primer lugar, que todos los servidores de la dependencia desconocen las normas y metodologías archivísticas para el manejo de la documentación de la Dirección; en segundo lugar, sólo se aplica lo prescrito en las normas de petróleos; en tercer lugar, no se han presentado propuestas de modificación o modernización de dichas disposiciones en lo que tiene que ver con la forma y soporte de la presentación de informes y documentos técnicos; y finalmente como cuarta razón, se tiene que hasta ahora se dispone de la tabla de retención documental para que sea conocida y aplicada al interior de la Dirección de Hidrocarburos. Es por ello que se considera la presente investigación como un estudio pertinente frente a la sentida y actual necesidad para la gestión del Ministerio de Minas y Energía, específicamente en la Dirección de Hidrocarburos, ya que esta problemática está impactando en la organización, recuperación, conservación, eficiencia y manejo oportuno de la información de petróleos, como en la eficiencia de esta dependencia. Es así, como el estudio ha sido direccionado a analizar posibilidades y estrategias de resolver la saturación de documentos entregados a la Dirección de Hidrocarburos por las diferentes empresas operadoras de petróleo, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 10 de 1961 sobre exploración y explotación de petróleo y gas; el Decreto 1056 de 1953 por el cual se expide el Código de Petróleos, y el Decreto 1895 de 1973 6 . Siendo estas anteriores normas, parámetros de obligatoriedad para los interesados en obtener permisos para la exploración y explotación de petróleo en Colombia; la presentación de documentos, tales como, propuestas, planos topográficos, memorias del desarrollo de operaciones, informes técnicos sobre perforación, terminación oficial y abandono de pozos, informes de concesiones, aportes y áreas de propiedad privada en explotación, exploratorios y de desarrollo, mapas, formularios, y demás; son aspectos que por su carácter legal y de índole jurídica no permite a la presente investigación dejarlos de lado dentro de su propuesta de mejoramiento, es así como dentro de los resultados se da paso al análisis de los mecanismos a través de los cuales es provechoso el proyectar una 6

Ibid., p. 31.

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estrategia de modificación a las exigencias actuales en la metodología para la presentación de informes técnicos y demás documentación. Es así como pueden llegar a visualizarse aquellas ventajas que pueden obtenerse con esta propuesta metodológica y archivística para el manejo de documentos técnicos de hidrocarburos en Colombia, considerando las siguientes: ™ Lograr una organización de los informes técnicos que presentan las empresas operadoras de hidrocarburos, teniendo en cuenta los parámetros de la gestión documental. ™ Brindar facilidad a los usuarios para la ubicación y consulta de documentos en esta dependencia del Ministerio de Minas y energía. ™ Mejorar el control sobre los documentos. ™ Darle mayor preservación a los documentos físicos. ™ Reducir informes y la acumulación de documentos en esta dependencia. ™ Mantener el cumplimiento de la legislación sobre manejo de documentos públicos. ™ Direccionar hacia la reducción de los costos derivados por el excesivo volumen de informes exigidos a las empresas operadoras del petróleo. ™ Dar respuesta de manera ágil y en tiempo oportuno cuando la información sea requerida por los usuarios desde la dependencia de hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía. El trabajo de gestión documental dentro de las organizaciones es un tema de suma importancia y cuidado, pues requiere una alta organización, una adecuada metodología en el manejo de los documentos y unos parámetros claros dentro de su técnica de empleo para la consulta de los mismos, que sea efectiva tanto para el personal que labora en las áreas de gestión, aéreas de archivo, como para los usuarios y consultores de la misma. En el presente documento se plantea una propuesta de trabajo para la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, que actualmente se encuentra manejando unas costumbres asumidas desde los años 60´s, pero que para las exigencias actuales se encuentran obsoletas. Es por ello que para el reconocimiento de esta situación problema y el planteamiento de una respectiva solución, como lo es la propuesta archivística, el presente documento se encuentra organizado de la siguiente manera: En el Capítulo Primero se encuentran los marcos que apoyan y dan soporte tanto desde instancias legales (Decretos, Leyes, Resoluciones que rigen el manejo de documentos de esta dependencia, teniendo en cuenta que esto presenta un soporte jurídico debido a ser una instancia gubernamental). 17

Respecto a los resultados y su respectivo análisis, consignados en el Capítulo Segundo, es de tener en cuenta que el estudio partiendo del soporte en la revisión y análisis del Código de Petróleos, sus resultados son completamente descriptivos, puesto que de acuerdo a los requerimientos, necesidades y demandas vividas en la actualidad en la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, en primer lugar se buscó identificar las inconsistencias, limitantes y desactualizaciones que hasta el momento el Código ha dificultado la posibilidad de darle un giro de modernidad al manejo de documentos en esta dependencia, claro está sin desconocer el carácter jurídico y legal con el que se debe manejar este tipo de información. Finalmente el presente documento se cierra con el Capítulo Tercero, el cual contiene la propuesta archivística para la Dirección de Hidrocarburos, la cual ha sido planteada desde y hacia la búsqueda de la efectividad, estandarización de procesos de archivo, facilidad, mejoramiento del servicio y conservación de los documentos técnicos de hidrocarburos, sin dejar de lado la normatividad que rige la misma, dándose una culminación con las conclusiones y recomendaciones del presente estudio.

Objetivos. Las expectativas que se pretenden cubrir con la elaboración de este proyecto de investigación se concentran en el siguiente objetivo general: Objetivo General. Plantear una propuesta metodológica archivística para la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, que establezca los criterios para la presentación de documentos que contienen informes técnicos a las empresas operadoras de petróleo. Objetivos Específicos. - Evaluar la metodología contenida en la norma, sobre la presentación de los documentos que contienen los informes técnicos de hidrocarburos. - Determinar el impacto archivístico de la aplicación de la norma en la presentación de los informes técnicos. - Plantear un modelo archivístico y legal que permita la organización y conservación de los informes técnicos de hidrocarburos.

Diseño Metodológico. A continuación se da conocimiento del proceso seguido para el desarrollo de la presente investigación, los procedimientos llevados a la práctica a partir de la metodología escogida como es el caso de un estudio de carácter Cualitativo-Exploratorio con un diseño No Experimental Transversal, aspectos que serán más ampliamente tratados a continuación junto con la documentación trabajada, los instrumentos empleados para el análisis de esta información, y los respectivos criterios que se tuvieron en cuenta para evaluar y analizar los resultados obtenidos; siendo todo esto lo que da paso al 18

planteamiento de la propuesta metodológica y archivística para la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía.

Tipo de Investigación. En primera instancia, el presente estudio investigativo parte de ser un estudio de corte Cualitativo; perteneciente al grupo de investigaciones “No tradicionales” debido a que se tiene en cuenta las características del objeto de estudio, como es el caso del análisis del Código de Petróleos y los diferentes decretos que regulan el manejo de documentación de la Dirección de Hidrocarburos. De acuerdo con lo mencionado por Hugo Cerda 7 sobre la investigación de carácter cualitativo, es de ver que la presente cumple con los siguientes aspectos: • Se da una interpretación de aspectos, como es el caso de documentos históricos que no pueden ser captados o expresados plenamente por las matemáticas o estadística. • Se utiliza preferencialmente la inferencia inductiva y análisis diacrónico de los datos. • Se centra el análisis de la información en la descripción de los fenómenos y cosas observadas. Aspectos que han sido abordados en el presente estudio de acuerdo con la naturaleza de los datos, siendo todos descriptivos de un problema actualmente presente dentro de la Dirección de Hidrocarburos frente al manejo de sus documentos y archivo. Relacionado a ello, desde los conceptos planteados por Alfonso Torres la investigación Cualitativa se caracteriza por: Centrar su objetivo de conocimiento y finalidad en la práctica; parten de ella y vuelven a ella. Su fin no es verificar hipótesis sino dinamizar procesos;... asume una fase de aprendizaje continuo, dado que la investigación misma exige y proporciona espacios para ello. ... y procura ubicar el análisis de los problemas en el contexto histórico y social en el que se ubican, lo que permite una ampliación en el orden de la comprensión y acción social. 8 A partir de la anterior afirmación de Torres, se verifica el hecho de que siendo el punto de estudio en esta investigación, un suceso poco abordado como es el manejo archivístico de documentos dentro de la Dirección de Hidrocarburos del 7 8

CERDA, G. Hugo. Los elementos de la investigación. Bogotá: El Buho. 2000. p. 48. TORRES, Alfonso. Estrategias y técnicas de investigación cualitativa. UNAD, 1998. p.10-11.

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Ministerio de Minas y Energía; el dinamismo de la investigación va hacia el aprendizaje continuo del problema, no es tanto el buscar resultados de una problemática, sino el aprender de la misma con el fin de proporcionar información provechosa para establecer propuestas o estrategias de abordaje y mejoramiento del servicio de archivo en esta dependencia, sin dejar de lado los requerimientos legales propios de la documentación manejada allí. En segundo lugar, ha de manifestarse que esta investigación es de carácter Exploratorio, puesto que como lo menciona Hernández Sampieri, se va a “examinar un tema o problema de investigación poco estudiado o que no ha sido abordado antes” 9 . Este tipo de estudio permite abordar temas o fenómenos desconocidos en donde se presenta ausencia de información al respecto. La finalidad es diseñar una propuesta desde el punto de vista archivístico y legal para la Dirección General de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, con el fin de establecer los criterios para la presentación de documentos que contienen informes técnicos de Hidrocarburos, mediante la utilización de una metodología amplia, moderna y segura. Es así como puede considerarse función de esta investigación el plantear una propuesta o estrategia dirigida a la idoneidad en el manejo de los documentos técnicos de Hidrocarburos presentados por las empresas operadoras, a partir del análisis de la metodología existente la cual está contenida en el Código de Petróleos, en el Ministerio de Minas y Energía, Dirección de Hidrocarburos, área responsable del manejo de estos documentos, ya que esto nos permitirá identificar las causas y el impacto en la recepción y la acumulación de documentos, con el fin de establecer criterios únicos archivísticos y legales para mejorar la entrega de los informes técnicos acorde al desarrollo actual de la tecnologías de información. La propuesta establecerá las pautas para indicarle a las empresas como deberán entregar los documentos e informes técnicos de hidrocarburos, siendo esta una herramienta que proporcionará a las empresas operadoras de petróleos, al Ministerio de Minas y Energía y a las demás empresas adscritas y vinculadas al mismo, el manejo adecuado en cuanto a la elaboración, presentación, consulta, organización y conservación de los informes. Diseño. En cuanto al diseño de la investigación, parte de una investigación de corte No experimental, debido a que “es un estudio que se realiza sin manipulación deliberada de variables, y en el que sólo se observa el fenómeno en su ambiente natural para después analizarlo” 10 . 9

HERNANDEZ, S. Roberto; FERNANDEZ C. Carlos; BAPTISTA, Pilar. Investigación. México. McGraw-Hill. 1998. p. 59. 10 Ibid., p.205,

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Metodología de la

Su diseño es Transversal, pues la investigación realiza la “recolección de datos en un tiempo único, en un solo momento” 11 ; siendo ello demostrado en el trabajo tanto documental, de fundamentación teórica y de campo con las fuentes de información en un tiempo único, siendo este durante dos semestres que comprenden el año 2006 (segundo semestre) y en el 2007 (primer semestre).

Fuentes de Información y Recolección de Datos. Como fuentes de información para el desarrollo de esta investigación se contó con material escrito y documentos tales como: 1. Documentos técnicos producidos por las empresas operadoras de petróleos

presentados a la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía. 2. Código de Petróleos y Recopilación de las disposiciones legales referentes a Hidrocarburos. En lo referente a la recolección de datos, se procedió a realizar un trabajo de campo específicamente en la revisión de documentos y observación del archivo físico que actualmente tiene la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, para establecer de esta forma las debilidades en el manejo archivístico del mismo.

Proceso Investigativo. De acuerdo con el objetivo del presente estudio y contando con un tiempo de ejecución de 2 semestres para el desarrollo del mismo (segundo semestre del 2006 y primer semestre del 2007), se realizaron una serie de actividades con la que se dio soporte y apoyo tanto al reconocimiento del sitio de trabajo, la organización fundamentación teórica de la investigación y el planteamiento de la propuesta a partir del estudio de campo realizado. Estas actividades respectivamente comprenden dos fase en el proceso investigativo: Fase I: Reconocimiento del proyecto, contexto del mismo y revisión teórica. Fase II. Trabajo de campo y elaboración de la propuesta metodológica y archivística.

Criterios de Análisis. Con el fin de facilitar la ordenación de los datos e información obtenida mediante la recolección de los mismos como su respectiva evaluación y análisis para los resultados, se establecieron unos criterios que facilitaron esta labor, y para su establecimiento se tuvo en cuenta toda aquella 11

Ibid., p.208.

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información recolectada mediante la consulta y observación de los sistemas de información y documentos técnicos del archivo de la Dirección de Hidrocarburos, como su respectivo manejo. Criterios se encuentran en la siguiente tabla. Matriz de Criterios de Análisis CRITERIO Normatividad para la presentación de informes técnicos

DESCRIPCION En este criterio se tiene en cuenta respectivamente todas aquellas leyes, decretos y normas que actualmente se encuentran vigentes frente al manejo de documentos dentro de la Dirección de Hidrocarburos criterio contiene Metodología Este respectivamente las características a actual de en cuanto a la acuerdo a la sobresaltar norma vigente presentación y manejo ya en la práctica de documentos e informes : El análisis de este criterio va de Impacto archivístico de acuerdo a los resultados que hasta ahora se han obtenido con la la norma normatividad vigente para el manejo vigente de los documentos en la Dirección de Hidrocarburos y que resultados ha tenido en ciertos aspectos.

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ASPECTOS a) Presentación b) Manejo c) Organización d) Duplicidad e) Control de préstamo o acceso. a) Duplicidad b) Acceso c) Cuidado

a) Cantidad de documentos actuales. b) Organización de documentos. c) Conservación. d) Normas archivísticas.

1. MARCOS DE REFERENCIA

El presente capítulo contiene aquellos lineamientos legales que rigen en la actualidad el manejo de documentos técnicos en la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, como también el sustento teórico desde el campo archivístico para la fundamentación de la propuesta metodológica al respecto.

1.1. MARCO CONCEPTUAL Esta parte del trabajo tiene por finalidad estudiar la problemática existente en la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, originada por la acumulación documental consistente en informes técnicos de hidrocarburos generados por las empresas operadoras de petróleo en cumplimiento de las normas vigentes en la materia. Se hace especial referencia sobre la clase de documentación, el tipo de normas que dan la pauta para la presentación de informes, el estado de la misma, las necesidades actuales tanto de conservación y destino final de la documentación como de presentación de los informes técnicos. La problemática existente en la Dirección de Hidrocarburos nos indica que se deben flexibilizar las normas legales vigentes y adaptarlas a las necesidades de hoy, lo que obliga a analizar la posibilidad de hacer cambios en la metodología de presentación de los informes, por mecanismos actuales que permitan hacer uso de las bondades tecnológicas y de los sistemas de información que encontramos en el mercado para la atención de los requerimientos actuales. El diseño de un modelo archivístico representa para las partes interesadas un alivio a nivel de costos para las empresas operadoras, eficiencia y oportunidad para la entrega de los informes y para el Ministerio de Minas y Energía se optimizará el espacio físico, reducción del impacto producido por el peso del gran volumen documental existente, la organización documental y el incremento de la eficiencia administrativa. El Código de Petróleos a pesar de los años de vigencia sigue siendo exigente con la empresas operadoras en cuanto a la presentación de informes y documentos que reportan las actividades de producción de petróleos; pero a pesar de ello, las normas son muy antiguas, y los volúmenes de documentos son muy altos, no logrando responden a las nuevas condiciones de manejo de información, por lo tanto la gestión de documentos técnicos es muy precaria y despersonalizada, como también la falta de gestión administrativa para resolver estos problemas, hace inaplazable abordar este proyecto para formular las posibles soluciones para 23

la buena marcha de la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía. Actualmente existe saturación de documentos entregados por las empresas operadoras de petróleo al Ministerio de Minas y Energía en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 10 de 1961 10 sobre exploración y explotación de petróleo y gas; el Decreto 1056 de 1953 “Código de Petróleos” y el Decreto 1895 de 1973. 11 Lo interesante del presente tema es que sea cual fuere su soporte los documentos deben ser tratados y manejados bajo las teorías archivísticas y esto implica en una administración moderna que se implanten programas de gestión documental de tal forma, que se normalice el trámite documental desde su creación hasta su disposición final, de esta forma veremos el ciclo vital de los documentos y la información en forma lógica y consecuente como son los documentos en su fase de archivo de gestión, documentos en su fase de archivo central y su disposición final. Desde el punto de vista de las diferencias entre documentos copias, documentos papel y sus respectivos reconocimientos sociales y la eficacia de los mismos, en Colombia tenemos una legislación que nos ha resuelto el problema de la validez jurídica de los diferentes soportes y han sido tan visionarios que todos los documentos generados en las nuevas tecnologías tienen este reconocimiento administrativo y jurídico, para todo es exigible la garantía de que los documentos son auténticos, inalterados. Lo anterior, conduce a incorporar al presente proyecto una terminología o conceptos en los que nos apoyaremos para el estudio lo que nos ayudará en la organización de los datos y la relación entre los mismos. La Ley 594 de 2000 12 , Ley General de Archivos en Colombia, es la pieza jurídica fundamental del marco regulatorio de la archivística pública en Colombia, esta ley contiene un capítulo importante que regula lo relacionado con la administración de los archivos. La norma define asuntos claves como son la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, la responsabilidad de la gestión documental, la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos, la responsabilidad de los funcionarios frente a los documentos de archivo y a los archivos como un todo, la obligatoriedad de las entidades de brindar capacitación archivística y la posibilidad de introducir nuevas tecnologías en la gestión documental (art.19). En la misma norma se establece que las entidades están obligadas a elaborar programas de gestión documental, “pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías”. 10

URDINOLA, Antonio J. Op. cit., p.95. Ibid., p.31 12 MEJIA, A. Lázaro. R. Normatividad Archivística. Colombia: Archivo General de la Nación. 2006. 11

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A partir de lo anterior, se extractan de la Ley 594 de 2000 13 , los conceptos básicos que serán obligados en nuestro estudio: • Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. • Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones • Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. • Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

1.2. MARCO LEGAL Teniendo en cuenta que el tema de los hidrocarburos es regulado de manera unilateral por el Estado y los destinatarios tan solo han tenido la oportunidad de cumplir lo previsto en las mismas, desde el Ministerio de Minas y Energía como autoridad nacional de los hidrocarburos puede directamente realizar los estudios y proponer las modificaciones que a bien tenga, ya sea para modernizar, actualizar o corregir prácticas que pudieron ser exitosas en una época pasada, pero, que hoy día pueden ser obsoletas. Este trabajo puede considerarse como un primer paso en la búsqueda de una propuesta visualizada hacia la solución de las problemáticas puntuales recogidas en el planteamiento del mismo. Con el fin de dar una mayor claridad sobre la exigencia y presentación de los informes, se relacionan algunas de las normas más importantes que establecen específicamente que tipo de información se debe entregar a la Dirección de Hidrocarburos:

13

Ibid., p.7.

25

™ Normatividad técnica de hidrocarburos Las actividades de exploración y explotación de hidrocarburos están reguladas por: - Ley 10 de 1961 14 sobre exploración y explotación de petróleo y gas, en su artículo cuarto establece: Las personas que se dediquen a la industria del petróleo en cualquiera de sus ramas, suministrarán al Gobierno los datos que hubieren obtenido de carácter científico, técnico, económico y estadístico. El Gobierno guardará la debida reserva sobre aquellos datos que, atendida su naturaleza, la requiera en defensa de los legítimos intereses de dichas personas. - Decreto 1895 de 1973 15 : Siendo dentro de este decreto revisados los artículos: Art. 4: Las personas naturales o jurídicas que vayan a realizar exploraciones geofísicas en las áreas mencionadas en el artículo anterior, deberán presentar al Ministerio de Minas y Petróleos, antes de iniciar los trabajos, un aviso con las siguientes informaciones: 1. Lugar en donde se vayan a adelantar los estudios. 2. Descripción de los sistemas y métodos que van a usarse. 3. Tiempo requerido para el levantamiento geofísico. 4. Programa de investigaciones y objetivos. Art. 5: Dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de terminación de los estudios geofísicos a que se refiere la disposición precedente, los avisantes enviarán al Ministerio de Minas y Petróleos, la siguiente información: 1. Una memoria sobre el desarrollo de las operaciones, la cual deberá contener, entre otros, los siguientes datos: a) Método geofísico de investigación empleado. b) Parámetros de campo y recubrimiento del subsuelo empleados. c) Tipos de registros levantados. d) Extensión de las líneas. e) Tipo y parámetros de los procesamientos. f) Resultados de cualquier tipo de interpretación geofísica realizada. 2. Copias reproducibles (sepias o sus equivalentes) de la totalidad de las secciones constituidas por los registros sísmicos, ya sean de densidad o de áreas variables, galvanométricos o combinados, debidamente corregidos y procesados a la escala vertical y horizontal adecuadas. 3. Un mapa de base, a escala 1:50.000 con las correspondientes localizaciones de los puntos de aplicación de energía. 14 15

Ibid., p. 139 - 143. URDINOLA, Antonio J. Op. cit., p. 180 - 183.

26

4. Copias reproducibles (sepias o sus equivalentes) de los mapas de elevaciones, de gravedad final (Bourguer) y de localización de las estaciones correspondientes, en escala de 1:50.000, cuando se trate de estudios gravimétricos. 5. Copias reproducibles (sepias o sus equivalentes) de los mapas de intensidad total con las líneas de vuelo o marinas, o de las estaciones usadas y los perfiles respectivos, en escala de 1:50.000, en los casos de trabajos magnetométricos. 6. La totalidad de los análisis de velocidad efectuados en el área. 7. Copia del mapa batimétrico o topográfico, según el caso, a la misma escala de los mapas base. 8. Copia del informe final que las compañías de servicio elaboran al terminar cualquier clase de exploración geofísica. 9. Resultados de los estudios geofísicos que sirvieron como base para la interpretación y elaboración de los documentos presentados al Ministerio. 10. Análisis de velocidad efectuados.

™ Normatividad archivística La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos en Colombia 16 , es la pieza jurídica fundamental del marco regulatorio de la archivística pública en Colombia, esta ley contiene un capítulo importante que regula lo relacionado con la administración de los archivos. La norma define asuntos claves como son la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, la responsabilidad de la gestión documental, la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos, la responsabilidad de los funcionarios frente a los documentos de archivo y a los archivos como un todo, la obligatoriedad de las entidades de brindar capacitación archivística y la posibilidad de introducir nuevas tecnologías en la gestión documental. En la misma norma se establece que las entidades están obligadas a elaborar programas de gestión documental, “pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías”. Siendo el caso de rescatar los siguientes artículos como punto de apoyo y soporte para el presente estudio: Art.7. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo: Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

16

MEJIA, A. Lázaro. R. Normatividad Archivística. Colombia: Archivo General de la Nación. 2006, p. 3 y 4.

27

Art. 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos: El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Art. 12. Responsabilidad: La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. Art. 13. Instalaciones para los Archivos: La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos. Art. 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas: Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. Art. 19. Soporte Documental: Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: • Organización archivística de los documentos. • Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. • PARAGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procésales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. • PARAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

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2. RESULTADOS DEL ESTUDIO

El respectivo análisis de la información obtenido a partir de la observación y consulta del código, decretos y normatividades que reglamentan el manejo de documentos y archivos en la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, ha dado pie para el establecimiento de aspectos que en un momento determinado pueden generar o convertirse en limitantes para la actualización hacia nuevos mecanismos de manejo archivístico de la documentación técnica de esta dirección. Es así como en el presente capítulo se dará cuenta de la interpretación que se ha hecho al Código de Petróleos, a la Ley 10 de 1961, al Decreto No. 1056 de 1953 y al Decreto No. 1895 de 1973; correspondiendo esto al desarrollo de primer objetivo específico de la investigación: Evaluar la metodología contenida en la norma, sobre la presentación de los documentos que contienen los informes técnicos de hidrocarburos; seguidamente, el segundo objetivo específico: Determinar el impacto archivístico de la aplicación de la norma en la presentación de los informes técnicos y finalmente, el tercer objetivo específico: Plantear un modelo archivístico y legal que permita la organización y conservación de los informes técnicos de hidrocarburos.

2.1. NORMATIVIDAD RELACIONADA CON INFORMES TECNICOS DE HIDROCARBUROS

LA

PRESENTACION

DE

Para esto se tuvo en cuenta aquellas normas como Leyes, Decretos, Resoluciones más sobresalientes y directamente relacionados al manejo de documentación y archivo en esta dependencia, los cuales son presentados a continuación de una forma depurada y entendible para el lector en cuanto al objetivo del presente estudio. Como ampliación de esta normatividad respectivamente se cita el anexo A, en donde se encuentra los artículos y decretos del Código de Petróleos de manera explícita. Ley 10 de 1961 17 . Esta Ley dicta disposiciones en el ramo de petróleos relacionadas con el área a contratar en concesión, máxima y mínima, los compromisos mínimos de perforación, los cánones superficiarios, las regalías, etc. Decreto No. 1056 de 1953 18 . Expide el "CODIGO DE PETROLEOS" de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 120 de la Constitución Nacional 19 y en la Ley 18 de

17

Ibid. URDINOLA, Antonio J. Op. cit. 19 República de Colombia. Constitución Política Nacional. Bogotá: Legis. 1991. 18

29

1952 20 . El código reglamenta sobre la propiedad, utilidad y forma de explotación de las mezclas naturales de hidrocarburos que se encuentran en la tierra, cualquiera que sea su estado físico y que componen el petróleo crudo, lo acompañan o se derivan de él. Decreto No. 1895 de 1973 21 . Dicta normas sobre exploración y explotación de petróleo y gas, con el fin de evitar el desperdicio físico y económico de las reservas de petróleo y gas de propiedad nacional o privada y de asegurar su máxima recuperación final y tomar medidas para la prevención de la contaminación ambiental. Obliga a todo explorador y explotador de aportes, concesiones y áreas de propiedad privada a presentar anualmente informes de geología y geofísica y de ingeniería e informes contractuales para concesiones en exploración y explotación. La presentación de los documentos técnicos de hidrocarburos es de carácter legal y por tanto obligatorio, tal como lo indica el Decreto 1056 de 1953, en su artículo 7º. al solicitar: Las personas que se dediquen a la industria del petróleo en sus ramos de exploración explotación, transporte y distribución, suministrarán los datos que hayan obtenido, de carácter científico, técnico, económico y estadístico. 22 De este requerimiento legal se desprende para las empresas operadoras de petróleo la obligación de hacer entrega de los siguientes documentos: • Mapa geológico. • Un perfil transversal de la parte explorada o explotada. • Una memoria explicativa, en la cuál dará cuenta de los trabajos que haya ejecutado en el mismo tiempo. • Planos. • Cartas geológicas. • Memoria descriptiva referente al área que desee poner en explotación. • Localizaciones de los pozos perforados en busca de petróleo, con sus coordenadas rectangulares, mojones de referencia y coordenadas geográficas; se debe presentar por escrito. • Registros gráficos eléctricos (Sistema Schlumberger u otro cualquiera). • Los cortes geológicos (logs) correspondientes a las respectivas perforaciones.

20

URDINOLA, Antonio J. Op. cit. p.187. MENA de QUEVEDO, Margarita. Código de Petróleos y recopilación de las Normas que lo adicionan, Colombia. Segunda Edición. 1990. p. 24. 22 Ibid., p. 28. 21

30

•

Datos relativos a las coordenadas geográficas del vértice del polígono y los referentes al levantamiento topográfico de la zona. • Mapas geológicos, regionales o locales. • Cortes geológicos transversales o longitudinales. • Memorias geológicas. • Mapas e informes geofísicos. • Memorial que contenga la solicitud respectiva • Plano topográfico • Plano geológico. • Memoria técnica correspondiente. • Perfil geológico. • Propuestas de exploración y explotación de petróleo. • Carteras del levantamiento geológico y topográfico del lote solicitado en concesión. • Un plano topográfico o geológico del área contratada. • Una columna estratigráfica. • Uno o más perfiles transversales. • Un perfil longitudinal. • Descripción de los métodos topográficos y geológicos empleados en la confección de los documentos anteriores. • Descripción general de la topografía con relación de vías de acceso a la localidad, características de los ríos, depresiones de las cordilleras, población establecida, clima, etc. • Trabajo sobre la estratigrafía y subdivisión de la formación o formaciones de la zona contratada. • Un muestrario completo, debidamente catalogado, del material de los estratos constitutivos de cada una de las estructuras en la cuales el concesionario haya explorado con taladro. • Un plan de actividades que el concesionario desarrollará durante la prórroga solicitada. • Un informe documentado que acredite los gastos hechos por ellos para la construcción del oleoducto. • Un aviso con las siguientes informaciones: Lugar en donde se vayan a adelantar los estudios., Descripción de los sistemas y métodos que van a usarse. Tiempo requerido para el levantamiento geofísico, y Programa de investigaciones y objetivos. • Una memoria sobre el desarrollo de las operaciones, la cual deberá contener, entre otros, los siguientes datos: a) Método geofísico de investigación empleado. b) Parámetros de campo y recubrimiento del subsuelo empleados. c) Tipos de registros levantados. 31

d) e) f) • • •

•

• • • • • •

•

• • • • 1. 2.

Extensión de las líneas. Tipo y parámetros de los procesamientos. Resultados de cualquier tipo de interpretación geofísica realizada. Copias reproducibles (sepias o sus equivalentes) de la totalidad de las secciones constituidas por los registros sísmicos. Un mapa de base, a escala 1:50.000 con las correspondientes localizaciones de los puntos de aplicación de energía. Copias reproducibles (sepias o sus equivalentes) de los mapas de elevaciones, de gravedad final (Bourguer) y de localización de las estaciones correspondientes, en escala de 1:50.000, cuando se trate de estudios gravimétricos. Copias reproducibles (sepias o sus equivalentes) de los mapas de intensidad total con las líneas de vuelo o marinas, o de las estaciones usadas y los perfiles respectivos, en escala de 1:50.000, en los casos de trabajos magnetométricos. La totalidad de los análisis de velocidad efectuados en el área. Copia del mapa batimétrico o topográfico, según el caso, a la misma escala de los mapas base. Copia del informe final que las compañías de servicio elaboran al terminar cualquier clase de exploración geofísica. Resultados de los estudios geofísicos que sirvieron como base para la interpretación y elaboración de los documentos presentados al Ministerio. Análisis de velocidad efectuados. Para la terminación múltiple de un pozo de petróleo o gas en campos de explotación, el operador deberá obtener permiso previo del Ministerio, y con la forma 4-CR deberá presentar la siguiente información: a) Descripción de la localización del pozo y de los yacimientos y tipo de instalaciones; b) Esquema de la localización del pozo; c) Proyecto del sistema o tipo de terminación que indique las zonas productoras y los intervalos perforados. Formulario 6-CR, "Informe de Terminación Oficial", junto con una copia de cada uno de los registros gráficos de cualquier tipo tomados en el pozo, y una copia de todo análisis efectuado a los fluidos o a la roca (análisis de corazones) Formulario 7-CR, Formulario 10-CR, Formulario 10A-CR Terminación Oficial". "Informe sobre Taponamiento y Abandono". Formulario 11-CR, "Informe de Terminación Múltiple": Las últimas interpretaciones de estudios geológicos, mapas, columna estratigráfica y cortes del área que va a entrar en explotación. Descripción litológica detallada de las formaciones generadoras y acumuladoras que incluya intercalaciones, porcentaje del espesor total de 32

dichas formaciones, espesores promedios, variaciones, límites estratigráficos, edad litológico-paleontológica y correlación con otras formaciones. 3. Información tectónica del área, que incluya los aspectos estructurales regionales y una descripción de cada estructura. 4. Resumen de la geología histórica del área así como su evolución tectónica, tiempo de migración y entrampamiento de los hidrocarburos, características de la cuenca, etc. 5. Copias reproducibles de las secciones sísmicas analógicas o procesadas de área o densidad variables, de la totalidad de las líneas sísmicas levantadas en la misma, así como copias de cualquier otro tipo de estudio de carácter geofísico. 6. Estudios de correlación estratigráfica entre los diferentes pozos, así como cualquier otro tipo de estudios de carácter sedimentológico o estratigráfico. 7. Resumen sobre los pozos perforados, indicando intervalos abiertos, pruebas de producción y presiones de fondo. 8. Descripción de las facilidades de producción y transporte de los hidrocarburos. 9. Cálculos de reservas, con indicación de los métodos empleados y ecuaciones y técnicas usadas; razones para descartar otros métodos y propiedades utilizadas en los cálculos tanto de la roca como de los fluidos. 10. Mapas isopacos elaborados. 11. Mecanismos de producción detectados en los yacimientos. • Formulario número 25-CR "Pruebas de Pozos de Gas". • Proyecto de Mantenimiento de Presión, Formulario No. 13-CR. • Proyecto de Recuperación Secundaria, inyección de agua, Formulario número 14-CR. • Proyecto de Recuperación Secundaria. Desplazamiento Miscible, Formulario número 15-CR. • Proyecto de Recuperación Secundaria Inyección de vapor, Formulario número 15A-CR con la siguiente descripción: 1. Nombre y descripción del yacimiento y el campo donde está localizado. 2. Mapas estructurales, isopacos e isobáricos del yacimiento, que muestren todos los pozos perforados y las localizaciones de pozos adicionales. 3. Fluido que va a ser inyectado, su fuente y las cantidades diarias que se espera inyectar. 4. Representación gráfica del comportamiento del yacimiento por agotamiento natural y por el método propuesto, sus recobros, con las ecuaciones y técnicas usadas para los cálculos. 5. Razones para descartar otros métodos. 6. Resultados de los proyectos pilotos que se hayan efectuado. • Formulario número 24-CR, "Informe Anual sobre Operaciones de Recuperación Secundaria". • Formulario número 22-CR, "Informe Anual sobre mantenimiento de Presión". 33

• •

Formulario número 8-CR, "Informe sobre Presión Estática de Fondo". Formulario número 9-CR, "Informe Mensual de Producción", de pozos de petróleo o condensado. • Formulario número 16, "Informe Mensual sobre Ensayos de Potencial de Pozos de Petróleo". • Formulario número 17, "Informe Mensual de Producción de Pozos de Gas". • Formulario número 18, "Informe Mensual sobre Producción y Utilización de Gas Natural". • Formulario número 19, "Informe sobre Plantas de Gas, Gas tratado y Productos Obtenidos". • Formulario número 15A-CR, "Inyección Mensual de Vapor". • Formulario número 20-CR, "Informe Mensual sobre Inyección de Agua y Producción" (Recuperación Secundaria). • Formulario número 21-CR, "Informe Mensual sobre Mantenimiento de Presión" (Inyección de Gas). • Formulario número 22-CR, "Informe Anual sobre Mantenimiento de Presión" (Inyección de Gas). • Formulario número 23, "Informe Mensual sobre Desplazamiento Miscible", • Formulario número 24-CR, "Informe Anual sobre Operaciones de Desplazamiento Miscible" (Recuperación Secundaria). • Memoria Geológica y Geofísica, con las siguientes informaciones: Introducción, que comprende los siguientes puntos: Objeto del informe; Documentos y fuentes de información utilizados; Período que comprende el informe; y Persona responsable de la Memoria Geológica y Geofísica, con indicación del número de la matrícula profesional. • Geología: Informe geológico, que comprenda: a) Geología general. b) Estratigrafía: Nombres de las formaciones; Existencia de las mismas y su nomenclatura; Litología; Espesor y contactos; Edad y correlación; y Ambiente de sedimentación. c) Geología estructural: Descripción general; Descripción de las estructuras del área; Relaciones regionales. d) Geología histórica. e) Geología del petróleo: Origen, migración y entrampamiento de los posibles hidrocarburos, en el período de exploración, o de los yacimientos en el período de explotación; Rezumadero de petróleo o gas en la región; descripción detallada de las formaciones que potencialmente acumulan o producen hidrocarburos; definición de los intervalos productores, contactos agua-aceite y gas-aceite área de cierre, etc. f) Pozos exploratorios perforados en el área: Nombre del pozo; Localización; Estratigrafía; Muestras de hidrocarburos; Conclusiones. g) Plan de actividades para el siguiente período. • Geofísica: Informe geofísico, que comprenda: 34

a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) • • • • • • • • • • • • • • • • •

Métodos geofísicos empleados en el área. Compañías de servicio utilizadas para los levantamientos. Número de kilómetros de líneas levantadas. Número de cuadrillas-mes utilizadas. Resultados del estudio sísmico. Análisis de velocidad. Conclusiones de los puntos anteriores. Extensión de la línea. Tipo de registros. Proceso de filtrado desde la iniciación del levantamiento hasta la producción final Documentos anexos: Mapa índice del área a escala apropiada. Mapa topográfico o batimétrico a escala apropiada. Mapa geológico de superficie a escala apropiada. Secciones geológicas longitudinales y transversales a la misma escala del mapa geológico base. Líneas sísmicas interpretadas, que sirvieron como base para la elaboración de los mapas de contornos estructurales o para la localización de los pozos perforados en el área. Columna estratigráfica generalizada. Mapa base con todas las líneas de exploración geofísica levantadas. Copia del informe geofísico final elaborado por la compañía de servicio que efectuó el levantamiento. Copias reproducibles de todas las líneas geofísicas levantadas en el área, debidamente procesadas y corregidas. Mapas de contornos estructurales, con especificación de los horizontes sísmicos empleados, funciones de velocidad, etc. Diagramas tiempo-profundidad-velocidad que se hayan elaborado. Resultados de exámenes paleontológicos. Mapas de facies, de salinidad, litológicos, etc., que incluyan los diagramas de correlaciones. Copias reproducibles, sepias o sus equivalentes, de mapas de gravedad final (Bouguer) y de la localización de las estaciones correspondientes, cuando se trate de estudios gravimétricos. Copias reproducibles, sepias o sus equivalentes, de los mapas de intensidad total con las líneas de vuelo, o de las estaciones utilizadas y sus perfiles respectivos, cuando se trate de trabajos magnetométricos. Plan completo de actividades para el nuevo período.de estudio geológico o geofísico. Relación de los pozos de desarrollo perforados durante el año. 35

• Relación de los trabajos de fracturamiento, de acidificaciones, de reperforaciones, etc. • Cálculos de reservas de cada yacimiento productor, realizados por lo menos por dos de los siguientes métodos: a) Volumétrico. b) De balance de materiales. c) De curvas de declinación. • Estudios sobre comportamiento y mecanismo de los yacimientos. • Mapas isopacos, de relación gas-aceite, de relación agua-aceite y estructurales, que muestren la localización de los contactos en 31 de diciembre. • Índice de productividad. • Pronósticos de producción para el año siguiente. • Criterio seguido para la selección de los valores de los diferentes parámetros, y proyectos que van a realizarse en el año siguiente, en especial los de perforación de pozos, de iniciación o ampliación de cualquier sistema de recuperación secundaria o mantenimiento de presión y los planes de conservación y aprovechamiento del gas. • Clase y calidad de los fluidos utilizados para la inyección o combustión in situ. • Producciones acumuladas tanto de los fluidos producidos como de los inyectados y curvas de producción vs. tiempo. • Mapas individuales de relación gas-aceite (GOR) y agua-aceite (WOR) de los pozos productores y de presiones de fondo. • Espesores individuales de los intervalos productores o de los sometidos a inyección. • Extensión del área abarcada por el proyecto de recuperación secundaria. • Número, tipo, capacidad y especificaciones de las estaciones de inyección y producción que estén incluidas en el proyecto de recuperación secundaria. • Reajuste en los modelos o patrones de inyección utilizados. • Curvas de producción por arena, bloque o área, en el caso de que sean incluidas varias zonas en un mismo proyecto. • Operaciones de reacondicionamiento de pozos productores e inyectores. • Ratas y presiones utilizadas y comparación con las de los años anteriores. • Número de pozos convertidos de productores a inyectores. • Técnica de producción utilizada para separar las emulsiones que se presenten. • Sistemas de recolección y tipo del equipo utilizado para los productos obtenidos en el caso de combustión in situ. • Información sobre los motivos y factores que se hayan tenido en cuenta para los reajustes de los pronósticos inicialmente presentados. • Cálculos y ecuaciones usados para determinar el espacio poroso vacío (fillup), antes de determinar el efecto de la inyección de fluidos. 36

• • • • •

Tipo de modelo y características (dimensiones, fases, implícito, explícito, etc.). Ecuaciones utilizadas y su método de solución e incrementos de tiempo. Criterios de convergencia, estabilidad y consistencia del modelo. Tolerancia en balance de materiales. En modelos numéricos se especificará el tipo de malla y el esquema en diferencias finitas. • Condiciones iniciales y de contorno. • Resultados. • Comparación inicial y anual con el historial del yacimiento. • Los pronósticos realizados por el modelo, con los siguientes datos: a) Condiciones impuestas al modelo, tales como: rata diaria de producción, rata mínima económica, relaciones gas-petróleo y porcentaje de agua que ocasionen el cierre o reparación de pozos. b) Alternativas que considera el modelo, tales como: perforación de nuevos pozos, espaciamiento, métodos de recuperación primaria o secundaria, inyección, localización de pozos inyectores y fuente o disponibilidad de los fluidos inyectados. c) Planes asociados con la utilización del gas en el futuro, etc. • Diagrama de flujo del programa principal, de los subprogramas y de cada una de las subrutinas usadas por el modelo. • Informe de las operaciones que contenga: a) Personas naturales o jurídicas para los cuales ejecutan los trabajos. b) Localización de las áreas investigadas, con determinación de las correspondientes propuestas, contratos, aportes, terrenos de propiedad privada o zonas libres. • Longitud de las líneas levantadas. • Especificación de los sistemas, métodos y equipos utilizados. • Número de días trabajados en el mes, y lugar del procesamiento de la información

2.2. ASPECTOS DE LA METODOLOGIA DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD ACTUAL Una vez identificada y analizada la anterior normatividad se desprende los siguientes aspectos: ™ Que toda la normatividad relacionada con la presentación de informes técnicos de hidrocarburos, se encuentra vigente. ™ Que se establece por ley la obligación de hacer entrega de una información técnica al Ministerio de Minas, normas éstas que por lo antiguas en su 37

expedición no contemplan las condiciones, métodos y formas de entregar los informes con contenidos archivísticos de acuerdo a las normas expedidas por el Estado Colombiano para la Administración Pública. ™ Como vemos de lo anteriormente planteado el Ministerio de Minas y Energía, no dispone de un reglamento moderno que simplifique y optimice la recepción de los diferentes informes técnicos. A continuación se enumera la complejidad existente actualmente para la presentación de informes por parte de las empresas petroleras: ™ La norma fija la obligatoriedad para el operador de presentar informes sobre perforación, terminación oficial y abandono de pozos exploratorios y en desarrollo, cada quince (15) días calendario, según el artículo 48 del Decreto 1895 de 1973. ™ Se exige la presentación dentro de los treinta (30) días siguientes a la finalización de la perforación de cualquier pozo, del formulario 6-CR que contiene el “Informe de terminación oficial”. ™ El Decreto 1895 del 73, exige la presentación cada quince (15) días después de terminada una prueba potencial, de un formulario número 25-CR. ™ En el mismo decreto se ordena la presentación dentro de los treinta (30) días de cada año calendario la presentación de los formularios número 24-CR “Informe anual sobre operaciones de recuperación secundaria” y 22-CR “Informe anual sobre mantenimiento de presión” ™ Dentro de los quince (15) días siguientes a la terminación de una prueba de presión de fondo, el operador de petróleo deberá presentar el formulario número 8-CR “Informe sobre presión estática de fondo”. ™ Se da la obligatoriedad de que el explotador envíe al Ministerio dentro de los quince (15) días de cada mes, la información sobre las operaciones realizadas en el mes anterior. ™ En cuanto a la presentación de informes de ingeniería, el citado decreto exige que antes del 1º. de marzo de cada año, todo explotador de petróleo envíe un informe técnico de ingeniería, en original y copia, sobre actividades del año calendario anterior y sobre los proyectos concretos que va a realizar en el año siguiente. De esta complejidad descrita anteriormente, se evidencia que las normas no controlan la forma de presentación, los volúmenes, los empaques de remisión, los 38

tamaños, los materiales empleados para el envío, ni los sistemas de inventario para la información; causando desorden y grandes necesidades de espacio para el almacenamiento de los mismos en el Ministerio, además de la difícil manipulación por la diversidad de cada informe. Es por ello que en la investigación durante su etapa de trabajo de campo, se encontró que los servidores de la Dirección de Hidrocarburos son muy respetuosos de la norma vigente, pero en la práctica no hay un procesamiento directo de la información por carencia de métodos, herramientas, instrumentos, equipos, u otros aspectos o factores. Es así como, aún existiendo los formatos establecidos oficialmente para la entrega de algún tipo de información, no existe uniformidad de formatos para toda la variedad de informes exigidos en la normatividad, generando esto que cada empresa operadora entregue dicha información con estándares de manera y tamaño diferente; de acuerdo a su gusto, costo, estilo de presentación y demás. Referente a la duplicidad de informes técnicos, actualmente todas las operadoras presentan los diferentes informes en un original y dos copias, en investigación de campo se observó que las dos copias adicionales no generan un uso o valor adicional al procesamiento de la información. Otro aspecto evaluado en el contenido de la normatividad de los informes técnicos es lo relacionado con la accesibilidad y el cuidado en el manejo de la información de los clientes o empresas operadoras: Gran volumen de la información recibida en el Ministerio, por el hecho de radicarse, se convierten en documentos públicos, pero, hay otro volumen de documentos que también ingresan a la administración que por sus contenidos e impacto en el uso de la información tienen protección legal. Para finalizar la evaluación se debe mencionar que se evidenció que no hay ningún lineamiento de organización archivística, cajas o unidades de conservación; y desde el punto de vista de la consulta las normas han establecido cierto cuidado para el acceso de la información. 2.3. IMPACTO ARCHIVISTICO El impacto archivístico previsto en las normas citadas es casi inexistente por cuanto no hay un criterio mínimo de control de los documentos, selección, indización y disposición final de los documentos, como se pudo observar en el anterior apartado referente a la metodología vigente al respecto.

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Como ya es conocido en la Dirección de Hidrocarburos se cuenta con grandes volúmenes de documentos que datan de tiempo muy remoto desde los años 40 a la fecha, los cuales se observaron en las siguientes condiciones: Cantidad de documentación. Hay 3.174 metros lineales de documentación correspondiente a informes, estudios, propuestas. En cuanto a su organización. Existen 2.000 tubos que contienen mapas, 3773 informes en original y dos copias, 3.500 carpetas argollados, 1300 bolsas que contienen informes de sísmica, propuestas de petróleos en 860 cajas, 250 cajas de pozos abandonados, 245 cajas de estaciones de servicio, 800 cajas de formas de producción en diferentes tamaños, correspondientes estos documentos a años anteriores del 2005, que se encuentran distribuidos en los estantes asignados para el archivo y ocupando grandes espacios en las oficinas de la Dirección de Hidrocarburos y ocasionando graves daños en los pisos y en las estructuras del edificio del Ministerio. En cuanto a la conservación. Se encuentran en su gran mayoría en fólder A-Z, de diferentes tamaños dentro de cajas de cartón de diferentes tamaños ubicados en estantería abierta; algunos casos dispuestos en el piso de las oficinas, mapas en rollos guardados en planotecas metálicas y tipo colmena de madera y otras enrollados en cajas, sin ninguna identificación de tipo archivístico y doblados en diferentes formas. Algunos expedientes se encuentran sujetos con bandas de caucho lo que ha generado deterioro en la documentación. En cuanto a las normas archivísticas. Se observó que no existe una clasificación por agrupaciones documentales (series, subseries), sin foliación, están creadas las Tablas de Retención Documental, pero no son aplicadas, ya que se carece de recurso humano para su aplicación. Observando la problemática existente en la Dirección de Hidrocarburos, se evidencia la carencia total de metodología archivística, únicamente disponiéndose de la recepción de informes para dar cumplimiento a las normas que regulan este campo de acción, conservándose en custodia, pero, sin la aplicación de ninguna metodología. De acuerdo a lo anterior, y con el fin subsanar en algún nivel el impacto archivístico presentado por la aplicación de la norma en la presentación de los informes técnicos por las empresas operadoras a la Dirección de Hidrocarburos, se observa la necesidad de implementar una metodología estandarizada para la presentación de estos informes y un sistema de gestión documental que cubra las necesidades específicas de la dirección. Dentro de esta propuesta, se pretende utilizar las bondades de las tecnologías digitales que son o pueden ser utilizadas en los procesos de almacenamiento, 40

ordenación, descripción y clasificación, de la información documental; igualmente, se busca identificar cuales de ellas ofrecen ventajas en el uso de estas tecnologías para el almacenamiento, recuperación y difusión de la información documental; y finalmente se intenta ubicar en nuestro contexto, las posibilidades de incorporar estas tecnologías y su incidencia en la preservación y salvaguarda del patrimonio histórico documental. Relacionado a esto último, durante el trabajo de campo realizado a las oficinas de la Dirección de Hidrocarburos, se identificó que el contenido y forma de presentación de los informes, se hace en papel carta, oficio, extra oficio, utilizando como unidades de conservación las carpetas o fólder celuguía, y específicamente dando cumplimiento al Código de Petróleos haciendo entrega de original y dos copias, se apreció que no se hace uso de la tecnología, desaprovechando así las ventajas que aportan u ofrecen las novedosas tecnologías actuales, tales como los CD-ROM que dan la posibilidad de almacenar, gestionar y distribuir gran cantidad de información de naturaleza mixta (texto, sonido, imágenes fijas, video) en muy poco espacio, lo cual implica la recuperación precisa y rápida de esa información, el acceso en línea y la fácil y poco costosa reproducción. Es así, como se considera prudente el contrastar las posibilidades, capacidades y bondades que se tienen en la actualidad de los soportes físicos de los documentos técnicos frente a las del CD-ROM, comentadas por Luis Hernando Lopera Lopera 23 , como son: • En cuanto al peso del soporte para la misma cantidad de información, en un CD-ROM su peso equivaldría a 19,8 gramos por unidad, mientras que la documentación en estado de papel significa aproximadamente 4 toneladas. • Un CD-ROM almacena 650 megabytes de información, equivalentes a unas 500.000 páginas de texto impresas. • El tamaño del papel es variable en tanto que el del CD-ROM es normalizado, 12 cms. de diámetro. • Respecto al precio, el papel es cada vez más costoso y su producción acarrea problemas ecológicos, mientras que la tecnología del CD-ROM por los adelantos, cada vez es de menor costo. • La recuperación de la información en el soporte impreso se realiza de manera secuencial y lenta, en tanto que el CD-ROM permite una recuperación directa y rápida. • Los tipos de información presentada en los CD-ROM van desde texto completo, información numérica, bibliografías, directorios, catálogos de productos, imágenes, audio, multimedia, software, planos, entre otros, lo que demuestra que no se evidencia límite para guardar cualquier tipo de información (texto o imágenes) dentro de este sistema. Mientras que en 23

LOPERA, L. Hernando. Tecnologías digitales aplicadas a las unidades de información. Colombia: Universidad de Antioquia. En línea: http://biblioteca.udea.edu.co/~hlopera/tc-dig.html

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soporte físico la presentación de texto, imágenes, planos y demás va de acuerdo precisamente a la información que se requiere dar a conocer. Estas tecnologías del disco compacto, integradas a las aplicaciones de procesamiento y recuperación de la información posibilitan la gestión electrónica de documentos, ofreciendo grandes ventajas para las organizaciones, tales como el ahorro de espacio, la velocidad y precisión en la recuperación de la información, seguridad en su preservación y facilidad de reproducción. Algunos estudios indican que mediante los sistemas de gestión integrada de los documentos, las organizaciones han logrado ser más competitivas. De acuerdo a lo anterior no es de negar que el uso de los CD-ROM en el campo archivístico brinda varias ventajas, pero no por ello se deben desconocer ciertas desventajas de esta tecnología, como es el caso de: la fragilidad, inestabilidad y vulnerabilidad de la información digital, la exigencia de ambientes especiales para la producción y la conservación de los soportes, la incompatibilidad de los equipos tecnológicos, el almacenamiento inadecuado sin clasificación ni ordenación previos y sin sistemas de recuperación, y la obsolescencia tecnológica. Es así, como la propuesta planteada para el mejoramiento del manejo archivístico de la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, va dirigida hacia el mejoramiento de toda la gestión administrativa de acuerdo con los siguientes factores: • • • • • • • • • • •

Control 100% de los documentos y de la información. Foliación total. Identificación plena de los mismos. Normalización en la presentación de los informes. Normalización en las unidades de conservación a entregar. Estandarización de formatos y contenidos. Simplificación y racionalización en la cantidad de documentos a entregar. Mejoramiento y uso racional de los espacios locativos. Facilidad de recuperación para consulta de los documentos. Reducción en los costos operativos en el funcionamiento del archivo. Precisión y claridad en el acceso o mecanismos de consulta.

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3 PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA La información técnica es fundamental en la planeación y desarrollo de las actividades de exploración y explotación de hidrocarburos. Los informes de estas actividades, merecen un proceso de organización por parte de la entidad administradora del recurso de hidrocarburos de la Nación, que permitan su adecuada conservación, utilización y consulta. Para tal efecto, El Ministerio de Minas y Energía presenta una metodología para que las empresas operadoras, cumplan con la obligación de la entrega de informes técnicos generados, en los plazos establecidos en el Código de Petróleos. Es de tener en cuenta que para el planteamiento de la propuesta de solución tan sólo se requiere en el tema jurídico que mediante Resolución expedida por el Director de Hidrocarburos en cuanto a la presentación de informes técnicos de hidrocarburos al Ministerio de Minas y Energía, se establezcan las condiciones mínimas homogéneas en cuanto a la forma, soporte y mecanismos de entrega de información técnica al Ministerio de Minas y Energía. Como punto principal de esta propuesta, se encuentra la forma de presentación de los informes técnicos a la Dirección de Hidrocarburos, dentro de lo cual cabe anotar la importancia de la unificación en la presentación de los mismos, teniendo en cuenta las normas básicas del Archivo General de la Nación para información documental, con lo cual se pretende dar una visión general de la normatividad y pautas que en materia archivística ha emitido el Archivo General de la Nación, para dar cumplimiento con lo que éste estipula con respecto a la organización de archivos de Entidades Públicas. La gestión documental se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y siendo un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico de las entidades; éstas, deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002 24 .

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Acuerdo AGN 039 de 2004

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3.1 PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN Los siguientes son elementos relevantes a tener en cuenta no solo para la producción de documentos sino para la disposición o almacenamiento de la información generada o adquirida. Esto garantiza la conservación del documento a través del ciclo vital de los documentos para información técnica especializada. Las compañías operadoras de hidrocarburos deben tener en cuenta los siguientes aspectos y cumplirlos en su totalidad:

3.2 REQUISITOS PARA ENTREGA DE INFORMES EN SOPORTE PAPEL De acuerdo con la Norma Técnica NTC 4436, las características del papel de archivo, y en el cual deben ser entregados la totalidad de los informes son las siguientes: • • • • • •

El gramaje debe ser de por lo menos 70 g/m2 Resistencia al rasgado en cualquier dirección de por lo menos 350 mN Resistencia al doblez en cualquier dirección de por lo menos 2.42 El pH debe fluctuar entre 7.5 y 10 Reserva alcalina de por lo menos 0,4 mol de acido por Kilogramo Resistencia a la oxidación: el papel tendrá un número Kapa menor de 5.0

3.3.

FOLIACIÓN

El documento debe entregarse debidamente foliado: las hojas que contiene la información debe foliarse en el orden en que se produjeron los documentos, iniciando la numeración con la primera hoja y finalizando con la hoja que cierra la unidad documental. Conforme al Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de La Nación sobre la organización de los archivos de gestión de las entidades públicas. Cada unidad documental deberá estar conformada por un máximo de 200 folios (hojas) por carpeta, debe ser foliada de acuerdo con las siguientes consideraciones: • • •

Numeración consecutiva al interior. Lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno en la esquina superior derecha, legible y sin enmendaduras. Para los formatos de gran tamaño, los impresos internos se numeran como un solo folio (se hace una nota con el numero total de paginas) y podrán entregasen en formato diferente al del expediente, conservando la referencia o numero cruzado. 44

•

No colocar material metálico ni perforar las hojas que conforman la documentación.

3.4 CARPETAS (UNIDADES DE CONSERVACIÓN) Conforme a las recomendaciones y lineamientos del Archivo General de la Nación, las carpetas de remisión de documentos serán cuatro aletas, debidamente identificadas con los datos siguientes características: • •

Carpetas libres de acidez (hojas legajadoras): PH Neutro- Calidad Media. Escalabilidad de PH Neutro: Baja 0–5, media 5-10, alta Seguridad Superior a 10. Tamaño del papel carta.

•

3.5 ANEXOS Conforme al acuerdo 042 de 2002, los anexos no deben incluirse dentro de los informes en las hojas legajadoras o carpetas 4 aletas. Deben ser entregados en rollos debidamente identificados y relacionados en la tabla de contenido del informe. Los planos, líneas sísmicas, registros y demás documentos técnicos, cuyo formato sea diferente al documento principal se deberán relacionar en un listado anexo el cual formará parte del documento principal.

3.6 TIPO DE EMPAQUE El tipo de empaque a utilizar es de vital importancia ya que de él depende la buena preservación de los informes técnicos para su utilización posterior.

3.7 SEGURIDAD Los folios que contienen las carpetas deben asegurarse con cinta falla, con el fin de evitar su pérdida.

3.8 CONTENIDO DE LOS INFORMES TÉCNICOS • • • •

Fecha del informe Fecha de presentación en el Ministerio Nombre de la empresa operadora Nombre del contrato 45

• • • • • •

Nombre de la cuenca Nombre del pozo Ciudad Enumeración de anexos, si tiene Nombre del destinatario Enviar un ejemplar en físico y la misma información de papel en medio magnético (CD-ROM).

3.9 FORMATOS Estandarización del formato diseñado y aprobado por el Sistema de Gestión de Calidad, para la presentación de formas. (Ver anexo B).

3.10 FECHAS DE PRESENTACIÓN Las fechas de presentación de los informes se mantendrán de conformidad con las previstas en el Código de Petróleos.

3.11 SITIO DE ENTREGA DE LOS INFORMES Los informes técnicos de hidrocarburos se recibirán en la sede principal del Ministerio de Minas y Energía, CAN ubicado en la Transversal 45 No. 26-86 en la ciudad de Bogota.

3.12 BASES DE DATOS Teniendo en cuenta que la información no requiere para su lectura ninguna plataforma en especial, no se prevé el requerimiento de un software especializado para el mismo. El Ministerio dispone de un software especializado para gestión documental, por lo tanto no se requiere del diseño de un sistema diferente para el manejo de los informes técnicos remitidos por las empresas operadoras.

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CONCLUSIONES

El plantear como pregunta de investigación ¿Qué elementos debe contener una propuesta legal y archivística destinada a solucionar la problemática documental en la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía?, dio oportunidad de explorar un campo de trabajo que desde sus inicios no había sido abordado de acuerdo a los requerimientos y necesidades actuales que se tienen con el manejo de documentación para esta dependencia sin desconocer su instancia y normatividad legal. El estudio permitió visionar y plantear una propuesta que se orientase al alivio no solo de costos tanto para las empresas operadoras de petróleo, como para la Dirección de Hidrocarburos; sino también optimizar el manejo y presentación de los documentos, para lo cual el abordar la tecnología, más específicamente el medio magnético del CD-ROM y disminuir notoriamente el uso exagerado de soporte papel empleado para el manejo de archivos del sector de petróleos. Por ser una entidad del estado, el Ministerio de Minas y Energía, se rige por normas las cuales no se pueden dejar de lado, pero en un momento determinado deben ser replanteadas con el fin de dar factibilidad, flexibilidad y uso a los constantes cambios con los que en la actualidad se cuenta a partir de las innovaciones tecnológicas que el hombre ha realizado día tras día. Siendo la propuesta el producto de esta investigación, es de destacar que los beneficios que puede traer a la Dirección de Hidrocarburos no se harían esperar en efectividad tanto del desempeño de las labores como en consulta, acceso de documentos, control, conservación y reducción de espacio físico; como también no es de negar que el tiempo para su implementación debe ser considerado debido a la antigüedad de las normas que actualmente regulan la metodología de documentación técnica. Es así, como desde la postura de la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía puede mencionarse que el desarrollo de este proceso investigativo será un paso importante frente a la posibilidad de buscar una actualización y modernización en las metodologías de la Gestión Documental, esperamos que este esfuerzo redunde en beneficio permanente de la gestión administrativa y técnica del Ministerio. Desde el punto de vista profesional, el conocimiento y crecimiento en las temáticas de Gestión Documental fue total pues nuestros perfiles y competencias de pregrado nunca habían interactuado con estas temáticas, estamos convencidas que además del valor agregado que se le otorgó al Ministerio de Minas y Energia 47

en nuestro quehacer diario tanto profesional, familiar, social quedará como un conocimiento de utilidad practica permanente. Finalmente, en cuanto a los beneficios que desde la realización de este trabajo investigativo tendrían las instancias directamente involucradas en el mismo, siendo el caso del Ministerio de Minas y Energía, empresas operadoras y particulares, se podrían tener en cuenta los siguientes aspectos: • Optimización del manejo y presentación de los documentos tanto en su estado físico como estandarización de estos, utilizando el medio magnético del CD-ROM, permitiendo disminuir notoriamente la acumulación física de informes y por consiguiente la disminución de áreas destinadas a archivo con beneficios económicos. • Facilidad para la búsqueda y consulta de la información, tanto por funcionarios del Ministerio como de particulares ofreciéndoles un servicio eficiente y oportuno; dándose oportunidad de obtener copia de la información en el acto. • Se garantiza la preservación de los informes técnicos al disponer de ellos en medios digitales para su consulta. • Disminución del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo. • Eliminación de la duplicidad de documentos estando a disposición en cualquier momento. • Mayor control y seguridad; al acceso de los documentos de acuerdo con los niveles de confidencialidad de los mismos. • Se evita la pérdida de los documentos. • Mejoría de la Gestión Documental y por consiguiente generando eficacia y una ventaja competitiva para el Ministerio.

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BIBLIOGRAFIA

----- Archivo General de la Nación. Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Bogotá. CERDA, G. Hugo. Los elementos de la investigación. Bogotá: El Buho. 2000. HERNANDEZ, S. Roberto; FERNANDEZ C. Carlos; Metodología de la Investigación. México. McGraw-Hill. 1998.

BAPTISTA,

Pilar.

LOPERA. L. Hernando. Tecnologías digitales aplicadas a las unidades de información. Colombia: Universidad de Antioquia. En línea: http://biblioteca.udea.edu.co/~hlopera/tc-dig.html MEJIA, A. Lázaro. R. Normatividad Archivística. Colombia: Archivo General de la Nación. 200. MENA de QUEVEDO, Margarita. Código de Petróleos y recopilación de las Normas que lo adicionan, Colombia. Segunda Edición. 1990. Ministerio de Minas y Energía. Bogotá. En línea: http://minminas.gov.co TORRES, Alfonso. Estrategias y técnicas de investigación cualitativa. UNAD, 1998. URDINOLA, Antonio J. Código de Petróleos y Recopilación de las disposiciones referentes a Hidrocarburos. Colombia: Ecopetrol. 1997.

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ANEXOS

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ANEXO A. DECRETOS REFERENTES AL MANEJO DE DOCUMENTACION DEL CODIGO DE PETROLEOS “DECRETO NUMERO 1056 DE 1953” (Abril 20) Por el cual se expide el Código de Petróleos Art. 90. Previa la solicitud escrita del interesado, el Ministerio de Minas y Petróleos podrá suministrar por escrito, o dará permiso para estudiar y obtener en su respectivas oficinas, los datos existentes en ellas y que se refieran a trabajos efectuados en zonas o concesiones que hayan sido abandonadas o renunciadas, con la debida aceptación del Gobierno, por las personas o entidades ejecutantes de dichos trabajos, así como las documentaciones referentes a propuestas de concesiones de petróleos que hubieren sido desistidas o abandonadas por los proponentes y en que el Ministerio hubiere aceptado el desistimiento o declarado el abandono. Los datos e informes a que se refiere el inciso anterior serán exclusivamente los siguientes: a) Las localizaciones de los pozos perforados en busca de petróleo, con sus coordenadas rectangulares, mojones de referencia y coordenadas geográficas; b) Los registros gráficos eléctricos (Sistema Schlumberger u otro cualquiera). c) Los cortes geológicos (logs) correspondientes a las respectivas perforaciones. d) Los datos relativos a las coordenadas geográficas del vértice del polígono y los referentes al levantamiento topográfico de la zona, sin incluir, las carteras de dicho levantamiento. Los datos referentes al punto a) podrán darse por escrito y los informes mencionados en los puntos b) y c) sólo podrán mostrarse a los interesados, quienes por ningún motivo podrán llevarse fuera de las respectivas oficinas. Los datos, informes y estudios a que se refieren los ordinales a), b) y c) anteriores, sólo podrán autorizarse cuando hayan transcurrido por lo menos dos (2) años a partir de la fecha de la resolución por la cual se haya aceptado la renuncia, o declarado el abandono del contrato según el caso. Los datos, informes y estudios de que trata el ordinal d) sólo podrán autorizarse cuando hayan transcurrido noventa (90) días a partir de la fecha de la resolución en que se haya aceptado el desistimiento o declarado el abandono de la propuesta. En ningún caso quedan comprendidos en los datos o informes de que trata este artículo, los siguientes documentos: a) Mapas geológicos, regionales o locales; 51

b) Cortes geológicos transversales o longitudinales; c) Memorias geológicas; d) Mapas e informes geofísicos. Decreto 1895 de 1973, Decreto 2310 de 1974, Decreto 743 de 1975 Art. 125. Las propuestas para los contratos de exploración y explotación de petróleo de propiedad nacional deberán presentarse al Ministerio de Minas y Petróleos y constarán de un memorial que contenga la solicitud respectiva, y de un plano topográfico y geológico, acompañado de la memoria técnica correspondiente.

Decreto 2310 DE 1974 y Decreto 743 de 1975 Art. 126. El memorial de que trata el anterior artículo deberá contener los siguientes datos: a) Nombre, apellido, nacionalidad, vecindad o domicilio del proponente; b) Nombre del municipio o municipios y del departamento, intendencia o comisaría a que pertenezcan los terrenos que son objeto de la propuesta; c) La extensión superficial que se solicita en contrato, convenientemente delimitada, y que deberá someterse a la prescrito en el artículo 22 y en los demás pertinentes del Código; d) Si el terreno solicitado es baldío, o si aunque haya sido adjudicado, el subsuelo pertenece a la Nación; y el nombre del actual poseedor del terreno; e) La capacidad financiera del proponente o proponentes, la que deberá acreditarse por los medio que a juicio del interesado sean más convenientes para establecerla. Decreto 1348 de 1961 Art. 8. f) El dato preciso del tiempo gastado en la exploración, las fechas de comienzo y terminación de los estudios y nombre de los profesionales que los realizaron. Decreto 1348 de 1961 y Decreto 2310 de 1974 Art. 127. Los planos y memoria descriptiva de que trata el artículo 125 anterior reunirán los siguientes requisitos: Plano topográfico: a) Figurará en él la indicación aproximada de la topografía general de la región con sus principales corrientes de agua, montañas o colinas de mayor importancia, los caminos y trochas existentes y los puntos más notables del territorio, tales como caseríos, fundaciones, etc., y todo dato que se estime necesario por el interesado para identificar la zona; b) Contendrá, demarcado con línea continua, el perímetro cerrado del lote solicitado, con anotación, en cada alineamiento recto, de su respectiva medida métrica y de su rumbo o azimut referido al meridiano verdadero o astronómico. 52

En caso de un lindero arcifinio, se anotarán la longitud y el rumbo verdadero de la recta que una los dos puntos extremos de él; c) Como punto de partida para la alinderación del lote se fijará un punto arcifinio estable e inequívoco. En caso de no ser posible esto, se relacionará, a rumbo y distancia alguno de los vértices o puntos del polígono a un punto arcifinio que reúna las condiciones enunciadas antes y que esté situado dentro o fuera del polígono, a menos de cinco (5) kilómetros de distancia, y en ambos casos dicho punto arcifinio se fijará mediante sus coordenadas geográficas. d) Se acompañará un esquema general de la región, en donde se muestre la situación del lote con respecto a puntos conocidos; e) Se dibujará en escala no menor de uno a cincuenta mil (1:50.000) y se presentará con la firma del ingeniero que lo haya elaborado; f) Para la determinación de las coordenadas geográficas y del azimut verdadero o astronómico a que se refiere el presente artículo, se seguirán las normas establecidas sobre el particular por el Instituto Geográfico de Colombia. El Ministerio de Minas y Petróleos aceptará, previa autorización de dicho Instituto, las coordenadas determinadas por él. Las normas de que trata este artículo serán las contenidas en el Decreto 98 de 1948. Parágrafo. Se acompañará al plano un informe técnico en que se exponga la manera como se obtuvieron las coordenadas geográficas del punto arcifinio elegido y la declinación magnética. Este informe tendrá por objeto demostrar al Ministerio de Minas y Petróleos que los datos son auténticos y que representan un trabajo hecho efectivamente sobre el terreno. Plano geológico: Se dibujará sobre una copia del plano topográfico y contendrá la información correspondiente a un reconocimiento preliminar, para lo cual: a) Se representarán en colores los grupos, las formaciones o los conjuntos de rocas en que sea posible agrupar las de la región. Estos grupos se formarán atendiendo a los caracteres topográficos de la capas observadas, o a los fosilíferos, o bien a sus condiciones estratigráficas; b) Se dibujará una columna estratigráfica, esquemática, en la cual se relacionarán los grupos de que se ha hablado antes a las grandes divisiones geológicas, basándose para ello, en cuanto sea posible, en los datos que arrojen los fósiles encontrados y, a falta de éstos, en las condiciones estratigráficas observadas; c) Se indicará con los signos convencionales acostumbrados el rumbo y buzamiento de los estratos, las principales líneas estructurales (ejes anticlinales y sinclinales) definidas por la observación o motivadamente supuestas, y todos aquellos accidentes (fallas, quebraduras, etc.), que afecten notoriamente la estructura geológica; d) Se acompañará un perfil geológico que muestre las relaciones de las capas y dé idea de la estructura de la región; e) Se localizarán las manifestaciones de petróleo que se hayan encontrado. 53

La memoria explicativa contendrá una descripción general de la topografía y de la geología de la región y una apreciación de las condiciones geológicas de la zona en relación con sus posibilidades como campo petrolífero. Decreto 2310 de 1974 y Decreto 743 de 1975 Art. 14. Para que el Gobierno pueda entrar a considerar la solicitud de prórroga del período de exploración de todo contrato sobre exploración y explotación de petróleos de propiedad nacional, el respectivo concesionario deberá presentar al estudio del Ministerio de Minas y Petróleos la siguiente documentación: 1. Un plano topográfico o geológico del área contratada, levantado por sistemas acordes con la técnica y la ciencia aplicables a esta clase de levantamientos, que traduzca fielmente todos los accidentes geográficos, topográficos y geológicos principales de la zona concedida, y donde se hayan localizado las manifestaciones de hidrocarburos, aguas saladas, termales, azufradas o de otra índole, descubiertas por el concesionario. 2. Una columna estratigráfica que detalle la sucesión normal de los estratos así como las alteraciones e irregularidades que presentes y su reunión en conjunto y horizontes. 3. Uno o más perfiles transversales de cada una de la estructuras en las cuales el concesionario haya explorado con taladro, basados en la determinación de alturas hechas sobre el terreno, perfiles que deben ser claros y suficientemente detallados para poder apreciar cabalmente las estructuras por ellos representadas. 4. Un perfil longitudinal tomado por línea axial de la estructura explorada o por cerca de ella. 5. La descripción de los métodos topográficos y geológicos empleados en la confección de los documentos anteriores. 6. Una descripción general de la topografía con relación de vías de acceso a la localidad, características de los ríos, depresiones de las cordilleras, población establecida, clima, etc. 7. Un trabajo sobre la estratigrafía y subdivisión de la formación o formaciones de la zona contratada. 8. 8.Un muestrario completo, debidamente catalogado, del material de los estratos constitutivos de cada una de la estructuras en la cuales el concesionario haya explorado con taladro. Si éste ha encontrado petróleo u otros hidrocarburos, al muestrario de las rocas, acompañará en cantidad suficiente, muestras de los hidrocarburos sólidos o líquidos encontrados dentro de la concesión. 9. Un plan de actividades que el concesionario desarrollará durante la prórroga solicitada, con inclusión de un programa de perforación mínima de 4.000 metros en busca de petróleo en uno o varios pozos, y de las inversiones por realizar durante la prórroga solicitada, todo ello para la aprobación del Ministerio y concepto del Consejo de Petróleos.

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Art. 128. Además de los documentos indicados en el artículo anterior, se adjuntarán a las propuestas de exploración y explotación de petróleo, las carteras del levantamiento geológico y topográfico del lote solicitado en concesión. Art. 129. Las propuestas deberán presentarse por el interesado o por su apoderado, entregándolas personalmente, en horas de despacho, al Secretario del Ministerio de Minas y Petróleos y el memorial y demás documentos de que consten se entregarán en dos ejemplares. Art. 163. Los datos y documentos de que trata el artículo 28 se entregarán en el Ministerio durante el primer mes del año siguiente a aquel a que se refieren los mismos. La memoria contendrá precisamente un informe documentado para demostrar que las investigaciones hechas durante el año se ajustan a lo dispuesto en el artículo 160. Art. 182. Los documentos que de acuerdo con el inciso 1º del artículo 35, deben acompañarse al aviso de que allí se trata, se presentarán al Ministerio de Minas y Petróleo con un duplicado en papel común Art. 203. Los empresarios de oleoductos deberán presentar al Ministerio de Minas y Petróleos, tan pronto como deseen poner en servicio un oleoducto, un informe documentado que acredite los gastos hechos por ellos para la construcción del oleoducto, con un cálculo de la rata anual que deberá satisfacerse para amortizar el capital invertido, el presupuesto de gastos de sostenimiento, administración y explotación. Si el Ministerio de Minas y Petróleos lo juzgare necesario, podrá hacer verificar la exactitud de los datos suministrados de conformidad con lo previsto en el artículo 7º. Con los datos así obtenidos y teniendo en cuenta la garantía equitativa de acuerdo con el numeral 3º del artículo 56, y que deberán acordar el Ministerio de Minas y Petróleos y el empresario, se fijarán las tarifas de transporte en cada caso. Art. 204. En un informe especial que anualmente deberá presentar al Ministerio de Minas y Petróleos, cada empresario de oleoductos dará cuenta detallada de las inversiones de capital que en el año a que se refiere el informe haya hecho para el ensanche de la empresa, de la amortización y también sobre los gastos de sostenimiento, administración y explotación de ella en el mismo tiempo. El informe deberá estar acompañado de los comprobantes respectivos. Si el Ministerio de Minas y Petróleos lo juzgare necesario, podrá hacer verificar la exactitud de los datos suministrados, de conformidad con lo previsto en el artículo 7º. Los datos anteriores servirán para fijar la tarifa que debe regir en el período siguiente, con sujeción a las reglas dadas en el artículo 57.

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Decreto 1895 de 1973 Art. 4. Las personas naturales o jurídicas que vayan a realizar exploraciones geofísicas en las áreas mencionadas en el artículo anterior, deberán presentar al Ministerio de Minas y Petróleos, antes de iniciar los trabajos, un aviso con las siguientes informaciones: 1. 2. 3. 4.

Lugar en donde se vayan a adelantar los estudios. Descripción de los sistemas y métodos que van a usarse. Tiempo requerido para el levantamiento geofísico, y Programa de investigaciones y objetivos.

Art. 5. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de terminación de los estudios geofísicos a que se refiere la disposición precedente, los avisantes enviarán al Ministerio de Minas y Petróleos, la siguiente información: 1. Una memoria sobre el desarrollo de las operaciones, la cual deberá contener, entre otros, los siguientes datos: a) b) c) d) e) f)

Método geofísico de investigación empleado; Parámetros de campo y recubrimiento del subsuelo empleados; Tipos de registros levantados; Extensión de las líneas; Tipo y parámetros de los procesamientos, y Resultados de cualquier tipo de interpretación geofísica realizada.

2. Copias reproducibles (sepias o sus equivalentes) de la totalidad de las secciones constituidas por los registros sísmicos, ya sean de densidad o de áreas variables, galvanométricos o combinados, debidamente corregidos y procesados a la escala vertical y horizontal adecuadas. 3. Un mapa de base, a escala 1:50.000 con las correspondientes localizaciones de los puntos de aplicación de energía. 4. Copias reproducibles (sepias o sus equivalentes) de los mapas de elevaciones, de gravedad final (Bourguer) y de localización de las estaciones correspondientes, en escala de 1:50.000, cuando se trate de estudios gravimétricos. 5. Copias reproducibles (sepias o sus equivalentes) de los mapas de intensidad total con las líneas de vuelo o marinas, o de las estaciones usadas y los perfiles respectivos, en escala de 1:50.000, en los casos de trabajos magnetométricos. 6. La totalidad de los análisis de velocidad efectuados en el área. 7. Copia del mapa batimétrico o topográfico, según el caso, a la misma escala de los mapas base. 8. Copia del informe final que las compañías de servicio elaboran al terminar cualquier clase de exploración geofísica. 9. Resultados de los estudios geofísicos que sirvieron como base para la interpretación y elaboración de los documentos presentados al Ministerio. 10. Análisis de velocidad efectuados.

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Art. 6. El Ministerio de Minas y Petróleos, cuando lo juzgue necesario, podrá solicitar que se amplíe o complemente la documentación de que trata el artículo anterior. Art. 12. No se admitirán disparos de cargas mayores de 50 libras de vibronite B, petronite o nitramón, o su equivalente en otros explosivos, a menos que el delegado del Inderena los autorice por escrito después de investigar y comprobar que dichas cargas se justifican. Para que este delegado autorice un disparo de una carga superior a 50 libras, el operador deberá suministrarle la siguiente información: a) Poder de la carga; b) Area demarcada dentro de la cual se va a disparar, y c) Tiempo necesario para hacer los disparos. El delegado podrá dar un permiso que no exceda de 10 días para hacer este tipo de disparos. Art. 25. El Gobierno guardará la debida reserva sobre los datos suministrados en cumplimiento de las disposiciones referentes a exploraciones geológicas y geofísicas, cuando en razón de la naturaleza de ellos, la requieran en defensa de los legítimos intereses de las personas que los hayan presentado Art. 41. Terminación múltiple de pozos. 1. Para la terminación múltiple de un pozo de petróleo o gas en campos de explotación, el operador deberá obtener permiso previo del Ministerio, y con la forma 4-CR deberá presentar la siguiente información: a) Descripción de la localización del pozo y de los yacimientos y tipo de instalaciones; b) Esquema de la localización del pozo; c) Proyecto del sistema o tipo de terminación que indique las zonas productoras y los intervalos perforados. 2. Terminado el pozo, el explorador o explotador de petróleo o gas deberá efectuar pruebas de presión para determinar o comprobar que no existen escapes en el revestimiento. 3. Todo pozo de terminación múltiple deberá equiparse, producirse y mantenerse en tal forma que no se presente mezcla de la producción proveniente de diferentes intervalos o yacimientos, salvo previa aprobación del Ministerio. 4. El explorador o explotador de petróleo o gas deberá efectuar pruebas de separación de la producción de los diferentes intervalos y de escapes en los empaques dentro de los siete (7) primeros días a partir de la fecha de la terminación del pozo. Estas pruebas deberán realizarse cada vez que el empaque o empaques se afecten por cualquier motivo. 57

5. El pozo deberá estar equipado de modo que las pruebas de presión para cada formación puedan efectuarse individualmente. Igualmente deberán instalarse medidores para determinar con exactitud la cantidad de gas, agua y petróleo producida de cada formación por separado. CAPITULO V: Informes sobre perforación, terminación oficial y abandono de pozos exploratorios y de desarrollo. (Conc: Artículos 90, 169 y 170 del Código de Petróleos. Artículo 4 Ley 10 de 1961; Artículo 6 del Decreto 1348 de 1961; Resolución Ejecutiva 0181 de 1968.) Art. 48. Cada quince (15) días calendario, el operador enviará al Ministerio de Minas, con destino a la Sección de Conservación y Reservas, el formulario 5-CR, "Informe Quincenal", sobre los detalles más sobresalientes de la perforación de cada pozo, tales como el número de pies perforados, los registros tomados, los "corazones" recobrados, las pruebas efectuadas y sus resultados, las presiones, los principales problemas presentados durante la perforación y las características del lodo. Art. 49. Decreto 1895 de 1973. Dentro de los treinta (30) días siguientes a la finalización de la perforación de cualquier pozo, el operador enviará al Ministerio, debidamente diligenciado, el formulario 6-CR, "Informe de Terminación Oficial", junto con una copia de cada uno de los registros gráficos de cualquier tipo tomados en el pozo, y una copia de todo análisis efectuado a los fluidos o a la roca (análisis de corazones). En los pozos exploratorios, enviará una colección de muestras de zanja, representativas de cada formación de la sección sedimentaria atravesada por el taladro. Art. 51. Para cambiar la forma de terminación de un pozo o para realizar cualquier alteración de las condiciones actuales del mismo, o para abandonarlo, el operador deberá solicitar permiso al Ministerio por medio del formulario 7-CR, "Permiso sobre Trabajos Posteriores a la Terminación Oficial". Quince (15) días después de terminado el trabajo, el operador deberá informar sobre los resultados del mismo, por medio del formulario 10-CR, "Informe sobre Trabajos Posteriores a la Terminación Oficial". En los casos de abandono de pozos, el informe se rendirá en el formulario 10A-CR, "Informe sobre Taponamiento y Abandono". Art. 52. Cuando un pozo se complete en forma múltiple, el operador informará sobre los resultados del trabajo en el formulario 11-CR, "Informe de Terminación Múltiple". Art. 54. El informe deberá contener: 1. Las últimas interpretaciones de estudios geológicos, mapas, columna estratigráfica y cortes del área que va a entrar en explotación. 2. Descripción litológica detallada de las formaciones generadoras y acumuladoras que incluya intercalaciones, porcentaje del espesor total de dichas 58

formaciones, espesores promedios, variaciones, límites estratigráficos, edad litológico-paleontológica y correlación con otras formaciones. 3. Información tectónica del área, que incluya los aspectos estructurales regionales y una descripción de cada estructura. 4. Resumen de la geología histórica del área así como su evolución tectónica, tiempo de migración y entrampamiento de los hidrocarburos, características de la cuenca, etc. 5. Copias reproducibles de las secciones sísmicas analógicas o procesadas de área o densidad variables, de la totalidad de las líneas sísmicas levantadas en la misma, así como copias de cualquier otro tipo de estudio de carácter geofísico. Si esta información ya se ha enviado anteriormente, basta mencionar tal hecho y la fecha de su envío. 6. Estudios de correlación estratigráfica entre los diferentes pozos, así como cualquier otro tipo de estudios de carácter sedimentológico o estratigráfico. 7. Resumen sobre los pozos perforados, indicando intervalos abiertos, pruebas de producción y presiones de fondo. 8. Descripción de las facilidades de producción y transporte de los hidrocarburos. 9. Cálculos de reservas, con indicación de los métodos empleados y ecuaciones y técnicas usadas; razones para descartar otros métodos y propiedades utilizadas en los cálculos tanto de la roca como de los fluidos. 10. Mapas isopacos elaborados, y 11. Mecanismos de producción detectados en los yacimientos. Conc: Artículo 12 del Decreto 1348 de 1961. CAPITULO VII Art. 71. Quince (15) días después de terminada una prueba de potencial de pozos de gas, se deberá enviar el formulario número 25-CR "Pruebas de Pozos de Gas". Art. 72. En los pozos de gas, el Ministerio ordenará, cuando lo estime conveniente, realizar pruebas para determinar la capacidad máxima de producción. Para ello se utilizará el Formulario número 25-CR. Art. 77. Todo ensayo o proyecto de mantenimiento de presión o de recuperación secundaria por inyección de fluidos o por cualquier otro método, deberá ser previamente aprobado por el Ministerio. Para tal efecto, el operador suministrará la información requerida en los siguientes formularios: - Proyecto de Mantenimiento de Presión, Formulario No. 13-CR. - Proyecto de Recuperación Secundaria, inyección de agua, Formulario número 14-CR. - Proyecto de Recuperación Secundaria. Desplazamiento Miscible, Formulario número 15-CR. - Proyecto de Recuperación Secundaria Inyección de vapor, Formulario número 15A-CR.

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Art. 78. Para cualquier proyecto de recuperación en el cual se use un fluido diferente al gas o al agua, se solicitará permiso al Ministerio junto con un estudio que contenga: 1. Nombre y descripción del yacimiento y el campo donde está localizado. 2. Mapas estructurales, isopacos e isobáricos del yacimiento, que muestren todos los pozos perforados y las localizaciones de pozos adicionales. 3. Fluido que va a ser inyectado, su fuente y las cantidades diarias que se espera inyectar. 4. Representación gráfica del comportamiento del yacimiento por agotamiento natural y por el método propuesto, sus recobros, con las ecuaciones y técnicas usadas para los cálculos. 5. Razones para descartar otros métodos, y 6. Resultados de los proyectos pilotos que se hayan efectuado. Art. 79. La suspensión o abandono de cualquier proyecto de recuperación secundaria o de mantenimiento de presión de un yacimiento, deberá contar con la previa autorización del Ministerio. Para tal efecto, el operador suministrará toda la información de carácter técnico y económico que le sea solicitada. Art. 80. Dentro de los treinta (30) primeros días de cada año calendario, el explotador de petróleo o gas que realice trabajos de recuperación secundaria enviará al Ministerio la siguiente información sobre el período anterior: 1. Formulario número 24-CR, "Informe Anual sobre Operaciones de Recuperación ecundaria", y 2. Formulario número 22-CR, "Informe Anual sobre mantenimiento de Presión". Art. 81. Dentro de los quince (15) días siguientes a la terminación de una prueba de presión de fondo, se deberá enviar el formulario número 8-CR, "Informe sobre Presión Estática de Fondo". CAPITULO IX: Informes de concesiones, aportes y áreas de propiedad privada, en explotación. (Conc: Artículos 28 y 90 del Código de Petróleos. Artículo 10 del Decreto 1348 de 1961.) Art. 82. Dentro de los primeros quince (15) días de cada mes, el explotador enviará al Ministerio, debidamente diligenciada por el Ingeniero de Zona respectivo, la información sobre las operaciones realizadas en el mes anterior. Art. 83. La información de que trata el artículo precedente, deberá contener: 1. Formulario número 9-CR, "Informe Mensual de Producción", de pozos de petróleo o condensado. 2. Formulario número 16, "Informe Mensual sobre Ensayos de Potencial de Pozos de Petróleo". 60

3. Formulario número 17, "Informe Mensual de Producción de Pozos de Gas". 4. Formulario número 18, "Informe Mensual sobre Producción y Utilización de Gas Natural". 5. Formulario número 19, "Informe sobre Plantas de Gas, Gas tratado y Productos Obtenidos". Cuando se realicen labores de recuperación secundaria, se deberán enviar, demás, los siguientes formularios: 6. Formulario número 15A-CR, "Inyección Mensual de Vapor". 7. Formulario número 20-CR, "Informe Mensual sobre Inyección de Agua y Producción" (Recuperación Secundaria). 8. Formulario número 21-CR, "Informe Mensual sobre Mantenimiento de Presión" Inyección de Gas). 9. Formulario número 22-CR, "Informe Anual sobre Mantenimiento de Presión" (Inyección de Gas). 10. Formulario número 23, "Informe Mensual sobre Desplazamiento Miscible", y 11. Formulario número 24-CR, "Informe Anual sobre Operaciones de Desplazamiento Miscible" (Recuperación Secundaria).

CAPITULO XIII: Informes técnicos para aportes, concesiones y áreas de propiedad privada. (Conc: Artículos 5º., 28 y 90 del Código de Petróleos. Artículo 4 Ley 10 de 1961; Artículos 6 y 10 del Decreto 1348 de 1961; Resolución Ejecutiva 0181 de 1968.) A. Informe de Geología y Geofísica. Art. 98.. Toda persona que haga exploraciones en busca de petróleo o gas. en concesiones en exploración o en explotación, en propiedades privadas, áreas licitadas o en áreas aportadas, deberá presentar al Ministerio de Minas y Petróleos, con destino a la Sección de Conservación y Reservas, antes del 1o. de marzo de cada año, la siguiente información referente al año calendario inmediatamente anterior. - Una memoria Geológica y Geofísica, con las siguientes informaciones: 1. Introducción, que comprende los siguientes puntos: • Objeto del informe; • Documentos y fuentes de información utilizados; • Período que comprende el informe; y • Persona responsable de la Memoria Geológica y Geofísica, con indicación del número de la matrícula profesional. 2. Geología: - Informe geológico, que comprenda: a) Geología general; b) Estratigrafía: Nombres de las formaciones; existencia de las mismas y su nomenclatura; litología; espesor y contactos; edad y corr elación; y ambiente de sedimentación. c) Geología estructural:Descripción general; descripción de las estructuras del área; relaciones regionales. 61

d) Geología histórica; e) Geología del petróleo: Origen, migración y entrampamiento de los posibles hidrocarburos, en el período de exploración, o de los yacimientos en el período de explotación; rezumadero de petróleo o gas en la región; Descripción detallada de las formaciones que potencialmente acumulan o producen hidrocarburos; Definición de los intervalos productores, contactos agua-aceite y gas-aceite área de cierre, etc.. f) Pozos exploratorios perforados en el área: Nombre del pozo; localización; estratigrafía; muestras de hidrocarburos; conclusiones. g) Plan de actividades para el siguiente período. 3. Geofísica: Informe geofísico, que comprenda: a) Métodos geofísicos empleados en el área; b) Compañías de servicio utilizadas para los levantamientos; c) Número de kilómetros de líneas levantadas; d) Número de cuadrillas-mes utilizadas; e) Resultados del estudio sísmico; f) Análisis de velocidad; g) Conclusiones de los puntos anteriores; h) Extensión de las líneas; i) Tipo de registros; j) Proceso de filtrado desde la iniciación del levantamiento hasta la producción final. 4. Documentos anexos: a) Mapa índice del área a escala apropiada; b) Mapa topográfico o batimétrico a escala apropiada; c) Mapa geológico de superficie a escala apropiada; d) Secciones geológicas longitudinales y transversales a la misma escala del mapa eológico base; e) Líneas sísmicas interpretadas, que sirvieron como base para la elaboración de los apas de contornos estructurales o para la localización de los pozos perforados en el área; f) Columna estratigráfica generalizada; g) Mapa base con todas las líneas de exploración geofísica levantadas; h) Copia del informe geofísico final elaborado por la compañía de servicio que efectuó el levantamiento; i) Copias reproducibles de todas las líneas geofísicas levantadas en el área, debidamente procesadas y corregidas; j) Mapas de contornos estructurales, con especificación de los horizontes sísmicos empleados, funciones de velocidad, etc.; k) Diagramas tiempo-profundidad-velocidad que se hayan elaborado; l) Resultados de exámenes paleontológicos; m) Mapas de facies, de salinidad, litológicos, etc., que incluyan los diagramas de correlaciones; n) Copias reproducibles, sepias o sus equivalentes, de mapas de gravedad final (Bouguer) y de la localización de las estaciones correspondientes, cuando se trate de estudios gravimétricos; 62

o) ñ) Copias reproducibles, sepias o sus equivalentes, de los mapas de intensidad total con las líneas de vuelo, o de las estaciones utilizadas y sus perfiles respectivos, cuando se trate de trabajos magnetométricos, y 5. Plan completo de actividades para el nuevo período. Art. 99. Si la información solicitada en el artículo anterior ha sido enviada, es suficiente mencionar tal hecho y la fecha en la cual se presentó al Ministerio. Art. 101. Cualquier tipo de estudio geológico o geofísico realizado durante el período de explotación, deberá ser suministrado al Ministerio de Minas y Petróleos, con el objeto de mantener actualizada toda la información referente a la materia de que trata este capítulo. B. Informe de Ingeniería. Art. 102. Antes del 1o. de marzo de cada año, todo explotador de petróleo o gas enviará un informe técnico de ingeniería, con destino a la Sección de Conservación y Reservas del Ministerio de Minas y Petróleos, en original y copia, sobre las actividades del año calendario anterior y sobre los proyectos concretos que va a realizar en el año siguiente, informe que deberá contener: 1. Relación de los pozos de desarrollo perforados durante el año; 2. Relación de los trabajos de fracturamiento, de acidificaciones, de reperforaciones, etc.; 3. Cálculos de reservas de cada yacimiento productor, realizados por lo menos por dos de los siguientes métodos: a) Volumétrico; b) De balance de materiales; c) De curvas de declinación. 4. Estudios sobre comportamiento y mecanismo de los yacimientos. 5. Mapas isopacos, de relación gas-aceite, de relación agua-aceite y estructurales, que muestren la localización de los contactos en 31 de diciembre. 6. Indice de productividad. 7. Pronósticos de producción para el año siguiente. 8. Criterio seguido para la selección de los valores de los diferentes parámetros, y 9. Proyectos que van a realizarse en el año siguiente, en especial los de perforación de pozos, de iniciación o ampliación de cualquier sistema de recuperación secundaria o mantenimiento de presión y los planes de conservación y aprovechamiento del gas. Conc. Artículo 10 Decreto 1348 de 1961. Art. 103. Si parte de la información solicitada en este artículo ya se ha enviado, es suficiente mencionar tal hecho y la fecha en la cual se presentó al Ministerio. Art. 104. Para todo yacimiento sometido a programas de recuperación secundaria o de mantenimiento de presión, el explotador adicionará el informe solicitado en el artículo 102, con la siguiente información sobre el año calendario anterior: 1. Clase y calidad de los fluidos utilizados para la inyección o combustión in situ. 63

2. Producciones acumuladas tanto de los fluidos producidos como de los inyectados y curvas de producción vs. tiempo. 3. Mapas individuales de relación gas-aceite (GOR) y agua-aceite (WOR) de los pozos productores y de presiones de fondo. 4. Espesores individuales de los intervalos productores o de los sometidos a inyección. 5. Extensión del área abarcada por el proyecto de recuperación secundaria. 6. Número, tipo, capacidad y especificaciones de las estaciones de inyección y producción que estén incluidas en el proyecto de recuperación secundaria. 7. Reajuste en los modelos o patrones de inyección utilizados. 8. Curvas de producción por arena, bloque o área, en el caso de que sean incluidas varias zonas en un mismo proyecto. 9. Operaciones de reacondicionamiento de pozos productores e inyectores. 10. Ratas y presiones utilizadas y comparación con las de los años anteriores. 11. Número de pozos convertidos de productores a inyectores. 12. Técnica de producción utilizada para separar las emulsiones que se presenten. 13. Sistemas de recolección y tipo del equipo utilizado para los productos obtenidos en el caso de combustión in situ. 14. Información sobre los motivos y factores que se hayan tenido en cuenta para los reajustes e los pronósticos inicialmente presentados, y 15. Cálculos y ecuaciones usados para determinar el espacio poroso vacío (fill-up), antes de determinar el efecto de la inyección de fluidos. Art. 105. Cuando un operador utilice un modelo matemático para simular el comportamiento de un yacimiento u otras condiciones geológicas, geofísicas o de ingeniería relacionadas con la exploración o explotación de petróleo o gas, para presentarlo como fundamento técnico de cualquier solicitud sobre dichas actividades, o sobre informaciones solicitadas, presentará para aprobación del Ministerio, las siguientes informaciones: 1. Tipo de modelo y características (dimensiones, fases, implícito, explícito, etc.). 2. Ecuaciones utilizadas y su método de solución e incrementos de tiempo. 3. Criterios de convergencia, estabilidad y consistencia del modelo. 4. Tolerancia en balance de materiales. 5. En modelos numéricos se especificará el tipo de malla y el esquema en diferencias finitas. 6. Condiciones iniciales y de contorno. 7. Resultados. 8. Comparación inicial y anual con el historial del yacimiento. 9. Los pronósticos realizados por el modelo, con los siguientes datos: a) Condiciones impuestas al modelo, tales como: rata diaria de producción, rata mínima económica, relaciones gas-petróleo y porcentaje de agua que ocasionen el cierre o reparación de pozos; b) Alternativas que considera el modelo, tales como: perforación de nuevos pozos, espaciamiento, métodos de recuperación primaria o secundaria, inyección, localización de pozos inyectores y fuente o disponibilidad de los fluidos inyectados; c) Planes asociados con la utilización del gas en el futuro, etc. 64

10. Tipo de computador requerido, clase, capacidad de memoria y sistemas auxiliares. 11. Tiempo real invertido en la simulación. 12. Conjunto de datos sobre la propiedad de las rocas y fluidos, historia de producción, dimensión de la malla, permeabilidad, porosidad, saturaciones y presiones por bloque, etc., usados por el modelo, fuente de donde se obtuvieron los datos y criterio utilizado para la selección de ellos. 13. Limitaciones del modelo. 14. Diagrama de flujo del programa principal, de los subprogramas y de cada una de las subrutinas usadas por el modelo, y 15. Programa en el lenguaje en que fue escrito. Art. 106. El Ministerio de Minas y Petróleos y el operador acordarán las condiciones en las cuales el modelo deberá funcionar, con el objeto de decidir entre las diversas alternativas que se presenten en el estudio. Disposiciones finales. (Conc: Artículo 28 del Código de Petróleos. Artículo 10 del Decreto 1348 de 1961.) Art. 112. Toda información que los exploradores o explotadores de petróleo y gas presenten al Ministerio, deberá estar firmada por el representante autorizado de ellos. Se entiende como representante autorizado en los campos, para estos efectos, el Superintendente General del Campo o, en su defecto, el Jefe de Ingeniería. En Bogotá, lo es el Gerente de la Compañía, el Apoderado General de la misma y el Jefe de Ingeniería o el Jefe de Exploración, según el caso. Art. 113. Toda la información relacionada con Ingeniería y Geología de Petróleos presentada al Ministerio deberá ser firmada por un Ingeniero de Petróleos o un Geólogo, respectivamente, con matrícula profesional. Art. 115. Las empresas de servicios que adelanten exploraciones geofísicas deberán presentar al Ministerio de Minas y Petróleos, dentro de los quince (15) primeros días de cada mes, un informe de las operaciones realizadas en el mes anterior, con las siguientes especificaciones: a) Personas naturales o jurídicas para los cuales ejecutan los trabajos. b) Localización de las áreas investigadas, con determinación de las correspondientes propuestas, contratos, aportes, terrenos de propiedad privada o zonas libres. c) Longitud de las líneas levantadas. d) Especificación de los sistemas, métodos y equipos utilizados. e) Número de días trabajados en el mes, y f) Lugar del procesamiento de la información obtenida. Art. 117. El Gobierno podrá imponer multas hasta de cinco mil dólares (US$ 5.000.00) en cada caso, por el incumplimiento de las obligaciones de que trata el presente Decreto. 65

ANEXO B. FORMATOS DE PRESENTACION DE FORMAS

MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA DIRECCION GENERAL DE HIDROCARBUROS SUBDIRECCION DE HIDROCARBUROS

Forma No. 25 CR Revisada: Octubre de 1973 Pág 1:2

PRUEBA DE POZO DE GAS Pozo No.______________________ Compañía:_____________________________ _C Estructura:_____________________________ Gravedad Gas (G)________________________ Diámetro del Revestimiento________________

Contrato:_________________________ _____ Formación:______________ Bloque:____________ Temperatura Promedio Superficie____________ Diámetro Interno__________________________ Diámetro Interno__________________________ Profundidad Promedia Intervaio, (L)________________________________________ Fecha de Terminación______________________

Diámetro Tubería de Producción____________ Intervalo Productor_______________________ Elevación Mesa Rotatoría__________________

DATOS DE CAMPO Prueba Duración de No.

la Prueba, Min

Estrangulador

Coeficiente

En la Cabeza del Pozo Temperatura

Presión

°F

PW lbs/pLg

CALCULOS DE VOLUMEN

66

2

Pw 2

(Miles)

Campo:________________________ Yacimiento:____________________ Temperatura Fondo______a______ Sentada a:_____________________ Sentada a:____________________

Produciendo por_________________

Presión Prueba No.

Diámetro Línea

Orificio

Coeficiente del

Estadística

Medidor, 24 Hrs

Ps psia

Diferencial Hw Plg de agua

Factor

de

Temperatur Temperatur Gravedad Compresibilida a a d °F Ftf Fg Fpv

Relación Gas Condensado______________________KPC/bl. Gravedad Condensado_________________________°API

67

Volumen MPC/día

Forma No. 4CR Revisado:(Febrero/84)

MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA DIRECCION GENERAL DE HIDROCARBUROS INTENCION DE PERFORAR POZOS DE DESARROLLO

Pozo: Clasificación (Lahee):___________________

Compañía:________ Contrato:________________________________ ___ Campo:______________

Estructura:______________________________

ORIGEN DE COORDENADAS: Geográficas: N(Y)___________________________________ W(X)____________________________________

Gauss: N(Y)________________________________ E(X)________________________________

MOJON DE REFERENCIA: Coordenadas Geográficas: Latitud:_____________________________ _ Longitud:____________________________

E(X)________________________________

LOCALIZACION DEL POZO, Gauss Origen Bogotá Superficie: N(Y)________________________________ E(X)________________________________

Fondo: N(Y)________________________________ E(X)________________________________

Coordenadas Gauss Origen Bogotá: N(Y)________________________________

Fecha aproximada en la que se iniciarán los trabajos de perforación:__________________________________ Elevación del terreno sobre el nivel del Pies. Distancia del pozo al lindero más cercano mar________________________ Equipo de perforación_________________________________________ Profundidad total aproximada a) vertical_________________ b) Desviada_______________ Espaciamiento entre pozos, en Se intenta completar el pozo en la formación hectareas______________________________________ a las profundidades Pies de____________________________

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TUBERIA DE REVESTIMIENTO Se usarán las siguientes tuberías de revestimiento y se cementarán en la forma que se indica: Diametro del hueco

Diámetro del revestimiento

Tope del Cemento

Presentado por:

Aprobado por:

____________________ Geólogo No. Matricula

Div. de Exploración y Contratos

________________________________ Representante Autorizado del operador No. Matrícula

___________________________ Div. de Conservación y Reservas

Fecha:______________________ Original: Exploración y Contratos C.C. Conservación y Reservas Oficina de Zona

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'MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA DIRECCION GENERAL DE HIDROCARBUROS SUBDIRECCION DE HIDROCARBUROS

FORMA No. 6 CR REVISADA OCTUBRE 1973 pag 1:4

INFORME DE TERMINACION OFICIAL ( REGISTRO Y PRUEBA DE POZOS ) POZO : Clasificación ( Lahee ) Compañia : Campo: Formacion es Estado Final del Pozo

Concesión : Estructura Bloque

Yacimientos

DATOS GENERALES Localizacion Definitiva ( Coordenadas Gauss ( 3° ) W) a ) Torre N(Y) E(X) Perforacion Iniciada Perforacion Concluida Pozo Terminado

b) Fondo ( si es desviado ) N(Y ) E(X) Profundidad Total Profundidad Vertical

pies

Taponado

pies

71

pies

:

Elevacion - Mesa Rotaria

pies

hasta Elevacion - Terreno

pies

NOTA : Si el pozo es desviado, debera incluirse un grafico y un informe sobre las desviaciones angulares y direccionales, junto con los otros informes pertinentes obtenidos por metodos usuales en la industria.

Formacion

Intervalo Perforado

FORMACIONES ENCONTRADAS Tope, pies

Base, pies

INTERVALOS PETROLIFEROS PERFORADOS Numero de Disparo s

ORIGINAL : Conservacion y Reservas cc : Oficina de Zona

72

Tipo Dispar os

Espesor, pies

Diametro

FORMA No. 6 CR Pag 2:4 ARENAS DE AGUA DULCE ENCONTRADAS No. 1, de No. 2, de No. 3, de No. 4, de

Diametro del Hoyo

Diametro

a a a a

pies pies pies pies

No. 5 , de No. 6 , de No. 7 , de No. 8 , de

a a a a

TUBERIAS DE REVESTIMIENTO COLOCADAS REVESTIMIENT Clase de No. de Sacos O Anclado a Zapato y Clase de Clase Cemento

pies pies pies pies

Metodo

Tope del

Empleado

Cemento

REGISTROS GRAFICOS TOMADOS

Fecha

Tipo de Registro

Interval o

Escala

73

Entregados al Ingeniero de Zona en el Pozo

ANEXAR copia de TODOS los registros gráficos tomados en el pozo, incluyendo el Gráfico Compuesto y Registro Gráfico. PRUEBAS DE FORMACION Someter un Informe completo, en hoja separada a esta Forma, de las Pruebas de Formacion ( DST ), de las Pruebas de Presión o cualquiera otra prueba especial efectuada, y adjuntar los resultados y análisis de las pruebas de presión de fondo ( Forma No. 8 CR )

PRODUCCION Y RESULTADOS Informar en este espacio sobre los trabajos realizados para inducir y estimular la producción del pozo, como Intervalos acidificados, fracturados, etc., número de galones de acido usados, concentración del acido, etc.

DESCRIPCION DE LAS MUESTRAS DE ZANJA, DE PARED Y DE CORAZONES 1.- Muestras de Zanja Interva lo

pag 3:4

Descripcion

DESCRIPCION DE LAS BROCAS USADAS Horas Netas

Pies

Broca Marca Numero

Tipo

Diametro

No. de Serie

74

Perforando

Perforados

2. - Corazones, indicando el fluido usado durante su obtencion Intervalo Corazonado

Recuperación

Caracteristicas y Descripcion

Deberan darse las caracteristicas fisicas y litologicas, inclinación de los estratos y resultados del análisis del corazón, saturaciones, porosidades, permeabilidades, análisis de fluidos obtenidos, etc. 3. - Muestras de Pared Intervalo

Caracteristicas y Descripción

NOTA : Los puntos 1, 2 y 3 anteriores deben presentarse en hoja separadas y anexarse a este Informe. PRUEBA OFICIAL DE COMPLETAMIENTO Pozo de Petróleo : Fecha : La produccion en 24 horas fue barriles de liquido, de los de cuales el el _____ % de emulsion, el _____ % de agua y el ______ % fue sedimento API. Presión en la tuberia de lbs/pulg2 Producción : Presión en la tuberia de lbs/pulg2 Estrangulador Revestimiento : :

75

% fue de Petróleo,

Graveded API del Petróleo : Intervalos abiertos :

Pozo de Gas Fecha : La producción en 24 horas fue de Presion en la tuberia de Revestimiento : Presion de cierre :

Pag 4:4

M.P.C., y

de hidrocarburos liquidos.

lbs/pulg2 lbs/pulg2

Cerrado durante

horas. Estrangulador

Intervalos abiertos :

NOTAS :

a ) Acompañar un grafico que muestre el Estado Mecánico de completamiento del pozo. b ) Cuando este informe se presente despues de treinta ( 30 ) días de la finalización de la perforación, debera adjuntar la autorización dada por el Ministerio concediendo la prorroga. c ) En completamientos múltiples la prueba oficial debe detallarse para cada zona.

Presentado por, Representante Autorizado del Operador

76

/ 64"

( Nombre Ing. de Petróleos, No. de Matricula )

Aprobado por, Representante Autorizado del Ministerio ( Nombre Ing. de Petróleos, No. de Matricula ) Fech a

77

Forma No. 7 CR

MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA DIRECCION GENERAL DE HIDROCARBUROS SUBDIRECCION DE HIDROCARBUROS

Revisada: Octubre de 1973

PERMISO PARA TRABAJOS POSTERIORES A LA TERMINACION OFICIAL Pozo: Compañia: Campo: Formación: Perforación Iniciada el: Elevación de la Mesa Rotaria: Profundidad Total Inicial:

Concesión:

Clasificación (Lahee): Estructura:

Bloque: de 199

Yacimiento: de 199_____

terminado el:

pies.

Elevación del Terreno:

pies.

pies.

Bajo NIvel Mesa Rotaria:

pies.

1. CONDICIONES INICIALES DEL POZO Intervalos Abiertos Numero de Disparos por pie.

Producción RGA

BPD . Pies/barril

Presión Estática de Fondo Gravedad

2. CONDICIONES ACTUALES DEL POZO Intervalos abiertos Número de disparos por pie

79

Lbs/pulg 2 ° API

Producción Acumulada hasta la fecha: Petróleo: Bls. Gas: Fecha en que se iniciarán las operaciones: Resultados última prueba de producción: Fecha:

MPC

Petróleo:

Agua: de 199

BPP

Barriles

RGA:

3, INFORMACION ADICIONAL a) Descripción y esquema de la terminación actual de pozo, que muestre las tuberías, herramientas, tapones e intervalos productores. b) Historia del pozo: Citar todas las operaciones de reacondicionamiento y sus resultados c) Para pozos que se proyectan abandonar, se deben indicar los intervalos de agua dulce, tapones que se colocarán, sus localizaciones y espesores y las propiedades de los fluidos que se dejarán en los tapones. JUSTIFICACION Y DISCUSION DEL TRABAJO PROPUESTO:

PROGRAMA DETALLADO DEL TRABAJO A REALIZARSE:

Presentad o por: Representante Autorizado del Operador (Nombre Ing. Petróleos, No. Matrícula) Fecha:

80

Agua:

Autorizado por: Representante Autorizado del Ministerio (Nombre Ing. Petróleos, No. Matrícula) Fecha: ORIGINAL: Conservación y Reservas c.c.: Oficina Zona y Concesionario.

81

Forma No. 10 CR

MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA DIRECCION GENERAL DE HIDROCARBUROS

Revisada: Octubre de 1973

SUBDIRECCION DE HIDROCARBUROS INFORME SOBRE TRABAJOS POSTERIORES A LA TERMINACION OFICIAL Pozo: Compañia:

Contrato:

Clasificación (Lahee): Formación :

Campo:

Estructura:

Bloque: Elevación de la Mesa Rotaria:________ pies snm

Yacimiento: Elevación del Terreno:

1. Trabajo ejecutado (profundización, fracturamiento, acidificación, cementación, perforación de nuevos intervalos productivos, etc.) : El permiso sobre trabajos posteriores a la terminación, forma No. 7 CR, fue aprobado por ____________________________ El de 199 Se inició el trabajo de 199 y se terminó el el __________ de 199 2. Descripción del trabajo:

Nota: Adjuntar un esquema completo en que se muestre el estado en que quedó el

82

pies.

pozo y se indique el diámetro y longitudes de todas las tuberías, herramientas, empaques, tapones, perforaciones hechas, etc 3. Resultados obtenidos con el trabajo : Prueba Fecha de la Prueba

Producción

Producción de de GAS - MPCD Petróleo - Bls

Producción de Agua - Bls

R.G.A

Potencial de po

Pies3/Bl

zos de gas

Antes del trabajo Después del trabajo Nota : Cuando esta forma se presente después de quince (15) días a la finalización del trabajo autorizado por la "forma 7CR", se deberá adjuntar la autorización dada por el Ministerio concediendo la prórroga. Presentado por: Representante Autorizado del Operador (Nombre Ing. Petróleos, No. Matrícula) Fecha: Revisado por : Representante Autorizado del Ministerio (Nombre Ing. Petróleos, No. Matrícula) Fecha: ORIGINAL: Conservación y Reservas c.c.: Oficina Zona y Concesionario.

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ANEXO C. RESOLUCION PLANTEAMIENTO DE PROPUESTA

MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

RESOLUCION NUMERO XXXXX DE XXX ( ) Por la cual se reglamenta y normaliza la presentación de los informes técnicos de Hidrocarburos

EL DIRECTOR DE HIDROCARBUROS En uso de las facultades legales y en especial de las conferidas por el Decreto 070 de 2001, y

CONSIDERANDO : Que las actividades de exploración y explotación de hidrocarburos están reguladas por la Ley 10 de 1961, Decreto 1895 de 1973 y Decreto No. 1056 de 1953 Que en virtud de la Ley 10 de 1961, sobre exploración y explotación de petróleo y gas, en su Artículo Cuarto establece: Las personas que se dediquen a la industria del petróleo en cualquiera de sus ramas, suministrarán al Gobierno los datos que hubieren obtenido de carácter científico, técnico, económico y estadístico. El Gobierno guardará la debida reserva sobre aquellos datos que, atendida su naturaleza, la requiera en defensa de los legítimos intereses de dichas personas. - Que en virtud del Decreto 1895 de 1973, en sus artículos: Artículo 4: Las personas naturales o jurídicas que vayan a realizar exploraciones geofísicas en las áreas mencionadas en el artículo anterior, deberán presentar al Ministerio de Minas y Petróleos, antes de iniciar los trabajos, un aviso con las siguientes informaciones: 1. Lugar en donde se vayan a adelantar los estudios. 2. Descripción de los sistemas y métodos que van a usarse. 84

3. Tiempo requerido para el levantamiento geofísico. 4. Programa de investigaciones y objetivos. Artículo 5: Dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de terminación de los estudios geofísicos a que se refiere la disposición precedente, los avisantes enviarán al Ministerio de Minas y Petróleos, la siguiente información: 1. Una memoria sobre el desarrollo de las operaciones, la cual deberá contener, entre otros, los siguientes datos: a) Método geofísico de investigación empleado. b) Parámetros de campo y recubrimiento del subsuelo empleados. c) Tipos de registros levantados. d) Extensión de las líneas. e) Tipo y parámetros de los procesamientos. f) Resultados de cualquier tipo de interpretación geofísica realizada. 2. Copias reproducibles (sepias o sus equivalentes) de la totalidad de las secciones constituidas por los registros sísmicos, ya sean de densidad o de áreas variables, galvanométricos o combinados, debidamente corregidos y procesados a la escala vertical y horizontal adecuadas. 3. Un mapa de base, a escala 1:50.000 con las correspondientes localizaciones de los puntos de aplicación de energía. 4. Copias reproducibles (sepias o sus equivalentes) de los mapas de elevaciones, de gravedad final (Bourguer) y de localización de las estaciones correspondientes, en escala de 1:50.000, cuando se trate de estudios gravimétricos. 5. Copias reproducibles (sepias o sus equivalentes) de los mapas de intensidad total con las líneas de vuelo o marinas, o de las estaciones usadas y los perfiles respectivos, en escala de 1:50.000, en los casos de trabajos magnetométricos. 6. La totalidad de los análisis de velocidad efectuados en el área. 7. Copia del mapa batimétrico o topográfico, según el caso, a la misma escala de los mapas base. 8. Copia del informe final que las compañías de servicio elaboran al terminar cualquier clase de exploración geofísica. 9. Resultados de los estudios geofísicos que sirvieron como base para la interpretación y elaboración de los documentos presentados al Ministerio. 10. Análisis de velocidad efectuados

85

Teniendo en cuenta que el Ministerio de Minas y Energía es el primer Ministerio en Latinoamérica en ser certificada en sistema de gestión de calidad y dentro del mismo es fundamental el sistema de gestión documental, se hace necesario que las compañías operadoras entreguen la información técnica a la Dirección de Hidrocarburos con las mismas características normalizadas en la Entidad: Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO 1°. Adoptar la reglamentación para la presentación de los informes técnicos de las empresas operadoras de petróleo. ARTÍCULO 2°. A partir de la vigencia de la presente resolución todas las operadoras deberán presentar los informes técnicos a que están obligados de acuerdo con el Código de Petróleos y observando los siguientes parámetros: REQUISITOS PARA ENTREGA DE INFORMES EN SOPORTE PAPEL Las empresas operadoras de petróleo deben entregar al Ministerio de Minas y Energía, en original soporte de papel y una copia en soporte magnético CD-ROM, debidamente identificado. Los documentos deben estar de acuerdo con la Norma Técnica NTC 4436, las características del papel de archivo, y en el cual deben ser entregados la totalidad de los informes son las siguientes: • • • • • •

El gramaje debe ser de por lo menos 75 g/m2 Resistencia al rasgado en cualquier dirección de por lo menos 350 mN Resistencia al doblez en cualquier dirección de por lo menos 2.42 El pH debe fluctuar entre 7.5 y 10 Reserva alcalina de por lo menos 0,4 mol de acido por Kilogramo Resistencia a la oxidación: el papel tendrá un número Kapa menor de 5.0

FOLIACION El documento debe entregarse debidamente foliado en la parte superior derecho: las hojas que contiene la información debe foliarse en el orden en que se produjeron los documentos, iniciando la numeración con la primera hoja y finalizando con la hoja que cierra la unidad documental.

86

Cada unidad documental deberá estar conformada por un máximo de 200 folios (hojas) por carpeta, debe ser foliada de acuerdo con las siguientes consideraciones: • • •

•

Numeración consecutiva al interior. Lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno en la esquina superior derecha, legible y sin enmendaduras. Para los formatos de gran tamaño, los impresos internos se numeran como un solo folio (se hace una nota con el numero total de paginas) y podrán entregasen en formato diferente al del expediente, conservando la referencia o numero cruzado. No colocar material metálico ni perforar las hojas que conforman la documentación.

CARPETAS (UNIDADES DE CONSERVACION) Conforme a las recomendaciones y lineamientos del Archivo General de la Nación, las carpetas de remisión de documentos serán cuatro aletas, debidamente identificadas con los siguientes datos: • • •

Carpetas libres de acidez (hojas legajadoras): PH Neutro- Calidad Media. Escalabilidad de PH Neutro: Baja 0–5, media 5-10, alta Seguridad Superior a 10. Tamaño del papel carta.

ANEXOS Los planos, líneas sísmicas, registros y demás documentos técnicos, cuyo formato sea diferente al documento principal se deben relacionar en un listado anexo el cual formará parte del documento principal. Los datos mínimos de remisión de los informes técnicos Fecha del informe Fecha de presentación en el Ministerio Nombre de la empresa operadora Nombre del contrato Nombre de la cuenca Nombre del pozo Ciudad Enumeración de anexos, si tiene Nombre del destinatario Enviar un ejemplar en físico y la misma información de papel en medio magnético (CD- ROM).

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FORMATOS Los formatos, formas de perforación, producción, explotación, a utilizar serán en su contenido las mismas que hoy en día utiliza la Dirección de Hidrocarburos, pero ajustadas y normalizadas a tamaño carta. FECHAS DE PRESENTACION Y SITIO DE PRESENTACIÓN: Las fechas de presentación de los informes se mantienen de conformidad con las previstas en el Código de Petróleos. Los informes técnicos de hidrocarburos se reciben en la sede principal del Ministerio de Minas y Energía, CAN ubicado en la Transversal 45 No. 26-86 en la ciudad de Bogota, en el centro de radicación de documentos. ARTÍCULO 3°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C. a los

JULIO CESAR VERA DIAZ Director de Hidrocarburos

JLCVD

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