PROPUESTA DE REESTRUCTURACION ADMINISTRATIVA Y CONTABLE DEL NUEVO COLEGIO LUSADI

DIANA MIREYA RUEDA ROMERO JACQUELIN GISSEL MARROQUIN LINARES

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES BOGOTA 2010

PROPUESTA DE REESTRUCTURACION ADMINISTRATIVA Y CONTABLE DEL NUEVO COLEGIO LUSADI

DIANA MIREYA RUEDA ROMERO JACQUELIN GISSEL MARROQUIN LINARES

Monografía para optar al título de Administradora de Empresas y Contadora Pública

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTA 2010

TABLA DE CONTENIDO

Pág. 1. INTRODUCCIÓN

1

1.1

2

Tema

1.1.1 Línea de investigación

2

1.1.2 Titulo

2

1.2 PROBLEMA

3

1.2.1 Planteamiento

3

1.2.2 Formulación

4

1.2.3 Justificación

4

2. OBJETIVOS

5

2.1 Objetivo General

5

2.2 Objetivos Específicos

5

3. MARCO TEÓRICO

6

3.1 Marco Conceptual

6

3.2 Marco Institucional

10

3.2.1 Misión

10

3.2.2 Visión

10

3.2.3 Manual De Convivencia

10

3.3 Marco Referencial

17

3.4 Marco Histórico

19

3.5 Marco Legal

20

4. DISEÑO METODOLÓGICO

23

4.1 Tipo de investigación

23

4.1.1 Población

23

4.1.2 Muestra

23

4.2 MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN

24

4.2.1 Observación

24

4.2.2 Análisis

25

4.3 Fuentes primarias

25

4.3.1 Observación

25

4.3.2 Encuesta

26

4.4 Fuentes secundarias

26

5. ANALISIS DE RESULTADOS

27

5.1 Autoevaluación de docentes y evaluación institucional

27

5.2 Encuestas

38

5.3 Proceso contable

42

6. PROPUESTA

46

6.1 A nivel contable

46

6.1.1 Implementación de un software contable

46

6.1.2 Manejo de la cuenta bancaria

69

6.1.3 Apertura y manejo de la caja menor

70

6.2 A nivel administrativo

74

6.2.1 Propuesta planificación de funciones

74

6.2.2 Propuesta organigrama

114

CONCLUSIONES

116

RECOMENDACIONES

117

BIBLIOGRAFIA

118

ANEXOS ANEXO A: Encuestas

121

ANEXO B: Organigrama actual

123

ANEXO C: Organigrama propuesto

124

TABLAS Tabla 1 Categoría: sentido de pertenencia

28

Tabla 2: Categoría: gestión académica

29

Tabla 3: Categoría: convivencia

30

Tabla 4: Categoría: gestión administrativa

32

Tabla 5: Categoría: gestión académica

34

Tabla 6: Categoría: gestión administrativa

36

Tabla 7: Categoría: gestión comunitaria

37

GRÁFICOS Grafico 1: Sentido de pertenecía de los docentes

27

Grafico 2 Gestión académica de los docentes

28

Grafico 3 Convivencia de los docentes

30

Grafico 4. Gestión administrativa frente a los docentes

31

Grafico 5. Gestión académica

33

Grafico 6. Gestión administrativa

35

Grafico 7. Gestión comunitaria

37

Grafico 8 Pregunta 1

38

Grafico 9 Pregunta 2

39

Grafico 10 Pregunta 3

39

Grafico 11 Pregunta 4

40

Grafico 12 Pregunta 5

40

Grafico 13 Pregunta 6

41

Grafico 14 Pregunta 7

41

Grafico 15 Pregunta 8

42

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a Dios, a mis padres, a mi esposo y a todas aquellas personas que confiaron en mí y me apoyaron a lo largo de mi carrera la cual hice con dedicación.

DIANA MIREYA RUEDA ROMERO

Agradezco a Dios, a mis abuelos, a mis padres, a mi esposo y a todas las personas que me acompañaron en el camino que recorrí con mucho esfuerzo y que hoy culmina.

JACQUELIN GISSEL MARROQUIN LINARES

NOTA DE ACEPTACION

___________________________________ ___________________________________ ___________________________________

___________________________________ DIRECTOR

___________________________________ JURADO

___________________________________ JURADO

Bogotá D.C., 8 de Julio de 2010

1. INTRODUCCION Uno de los factores claves para que una empresa tenga un buen funcionamiento es su organización, en la parte administrativa y contable, el establecimiento de políticas organizacionales, manuales de funciones, desarrollo de procesos, una estructura financiera ordenada y el conocimiento de la misma; aumentan la productividad de la compañía incrementando el nivel de satisfacción del cliente y por ende generando un evidente posicionamiento en el mercado y una futura ampliación. El Nuevo Colegio Lusadi fue creado por LUIS ALFREDO RODRIGUEZ y ADÍELA PEREZ, administradores educativos, quienes encontraron que a través de su experiencia como educadores estaban en la capacidad de formar una institución y poner a disposición de los niños de Lucero Medio localidad de Ciudad Bolívar,

sus conocimientos con el fin de darles una

alternativa

diferente

de

educación

y

personalizada

formándolos

integralmente. Debido a su profesión, experiencia y academia se enfocaron en la parte educativa en el desarrollo de su proyecto (como colegio) y no tanto en su parte administrativa y contable (como empresa), con el paso del tiempo y el crecimiento de la comunidad educativa se ven en la necesidad de tener una mejor organización administrativa y un conocimiento pleno de su situación contable, ya que esta parte es manejada solamente por el contador. Para ello el presente proyecto permitirá presentar al colegio una propuesta de reestructuración en el área administrativa y contable.

1

1.1 TEMA Propuesta de reestructuración del área administrativa y contable del Nuevo Colegio Lusadi ubicado en el barrio Lucero Medio en la localidad de Ciudad Bolívar.

1.1.1 LINEA DE INVESTIGACION Gestión, Administración y organizaciones. Sub línea: Plan de desarrollo empresarial

1.1.2 TITULO Propuesta de restructuración del área administrativa y contable del Nuevo Colegio Lusadi.

2

1.2 PROBLEMA. 1.2.1. PLANTEAMIENTO El Nuevo Colegio Lusadi fue creado en el año de 1992 por dos administradores educativos LUIS ALFREDO RODRIGUEZ y ADÍELA PEREZ quienes nacieron y se formaron en el barrio Lucero Medio de la localidad de Ciudad Bolívar, luego de laborar en diferentes instituciones tomaron la decisión de crear una propia, poniendo al servicio de su comunidad todos sus conocimientos en el tema con el fin de ofrecer a los padres de familia una alternativa diferente y personalizada donde sus hijos serian educados y formados de forma íntegra no solo en el ámbito educativo sino también en lo personal, espiritual y deportivo. Inicialmente y debido a su profesión, sus creadores LUIS ALFREDO RODRIGUEZ y ADÍELA PEREZ se enfocaron en la parte académica sin preocuparse por las políticas, estrategias, planes, entre otros, así lo muestra el organigrama actual (Ver anexo B), su parte contable es manejada únicamente por el contador quien no se reúne con los directivos de la institución para informar la situación contable y financiera, su función es limitada al registro de las actividades económicas con el fin de liquidar los impuestos a cargo para mantener al día las obligaciones fiscales con el Estado. Con el paso del tiempo el número de sus estudiantes se ha incrementado exigiendo de esta manera una ampliación a nivel de personal, de estructura física, de innovación tecnológica y de recursos. No existe una planificación clara de funciones en el área administrativa dentro de la institución creando desorganización y conflictos al momento de llevar a cabo sus tareas, debido a que estas pueden ser ejecutadas varias veces o por lo contrario omitirse. Al no tomar medidas al respecto se puede exteriorizar dicha problemática, deteriorando la imagen del colegio ante el sector y la secretaria de educación.

3

1.2.2. FORMULACIÓN ¿Realizar una reestructuración en el área administrativa y contable del Nuevo Colegio Lusadi de la localidad de Ciudad Bolívar permite un direccionamiento administrativo y financiero? 1.2.3 JUSTIFICACION

En desarrollo de nuestro proyecto de grado para obtener el título de Administradora de Empresas y Contadora Publica nos fue asignado por el CEDEF el proyecto de investigación con el Nuevo Colegio Lusadi , lugar donde identificamos necesidades en el área contable y administrativa que podemos satisfacer con los conocimientos adquiridos en el transcurso de nuestra carreras, es un colegio ubicado en la zona de Ciudad Bolívar, si bien es cierto que está constituido legalmente y certificado hasta el grado octavo aun posee demasiadas falencias administrativas y contables. El Nuevo Colegio Lusadi es de carácter privado cuenta con 560 niños de los cuales 330 hacen parte de un convenio con el distrito a través de la Secretaria de Educación, sus directivos están muy interesados en adquirir la certificación de calidad, consideran que es esencial

tener pleno

conocimiento de su colegio como empresa, una organización en el área administrativa y el manejo total del área contable. Con el tema del presente proyecto se planteo al colegio realizar una reestructuración administrativa y contable, dando una proyección en el saber educativo y teniendo una estructura organizacional definida en el área administrativa y una distribución de funciones por cargo.

4

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL Realizar una propuesta de reestructuración del área administrativa y contable del Nuevo Colegio Lusadi ubicado en el barrio Lucero Medio de la localidad de Ciudad Bolívar, con el fin de lograr elementos que permitan el mejoramiento en la prestación de los servicios educativos.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Establecer un diagnostico general de la estructura administrativa y contable que posee la institución actualmente.  Diseñar la planificación de funciones de acuerdo al cargo, establecer autoevaluaciones de desempeño del personal docente y complementar el organigrama.  Proponer la Implementación de un programa contable dando a conocer las ventajas del mismo.

5

3. MARCO TEORICO 3.1 MARCO CONCEPTUAL ADMINISTRACION ESTRATEGICA: Es el conjunto de decisiones y acciones administrativas que determinan el desempeño a largo plazo de la organización, es una tarea importante de los gerentes y comprende todas las funciones administrativas básicas.1 Luis Alfredo Rodríguez, gerente del Nuevo Colegio Lusadi, a través de sus conocimientos como administrador educativo ha buscado junto con Adíela Pérez su colega utilizar las herramientas necesarias para la estructuración organizacional del plantel, sin embargo le han dado un importante enfoque al área educativa desconociendo los instrumentos que deben hacer parte de su función en aras de tener una estructura administrativa fortalecida como empresa. Para proponer una reestructuración contable en el Nuevo Colegio Lusadi fue necesario primero conocer como se llevaba a cabo el proceso contable y los controles que aplicaban en la utilización de los recursos económicos que poseen teniendo en cuenta que la información financiera es una herramienta muy importante para que los directivos puedan tomar decisiones encaminadas a cumplir los objetivos organizacionales. DISEÑO ORGANIZACIONAL: Es el proceso de elegir e implementar estructuras que combinen mejor los recursos para servir a la misión y los objetivos de la organización, con el fin de crear estructuras que faciliten la implementación de estrategias, que sean de apoyo, que satisfagan las

1

ROBBINS, Stephen p, COULTER Mary. Administración.

EDUCACIÓN. 2005. Pág. 180

6

Octava edición. México: PEARSON

demandas de cada situación y que permitan que se haga el mejor uso de todos los recursos.2 Debido al incremento de la cantidad de estudiantes es necesario complementar y estructurar mejor el organigrama que posee el colegio actualmente, con personal capacitado de acuerdo al área y funciones establecidas para cada cargo. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Es el sistema de tareas relaciones jerárquicas y canales de comunicación que vinculan el trabajo de todos los individuos y grupos de la organización. En ella están la estructura formal u oficial de la organización y la estructura informal que es el conjunto de relaciones no oficiales que existen entre sus miembros. 3 Es la distribución formal de los empleos dentro de una organización, cuando los gerentes desarrollan o cambian la estructura participan en el diseño organizacional, proceso que involucra decisiones sobre seis elementos clave: especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, amplitud de control , centralización y descentralización y formalización. 4 Es necesario replantear la estructura organizacional del Nuevo colegio Lusadi ramificándola aun más, definiendo las áreas administrativas y contables de la institución

para

identificar

su nivel jerárquico y de

mando sobre ella. MOTIVACION: Procesos responsables del deseo de un individuo de realizar un gran esfuerzo para lograr los objetivos organizacionales,

2

SCHERMERHORN John R. Administración Primera edición. México: LIMUSA WILEY Pág. 222 – 224 3 Ibíd. P 202 - 203 4 ROBBINS, Stephen p, COULTER Mary. Administración. Octava edición. México: PEARSON EDUCACIÓN. 2005. Pág. 234

7

condicionado por la capacidad del esfuerzo de satisfacer alguna necesidad individual.5 Fue importante identificar el grado de satisfacción de los docentes y del área administrativa del colegio, para determinar si había motivación en el desarrollo de sus labores diarias y de esta manera investigar si el clima organizacional de la institución era el adecuado para sus funcionarios, ya que este es un factor determinante en el desarrollo de las funciones. PLANEACION: Es el proceso de establecer objetivos y determinar acciones que deberán realizarse para alcanzarlos. Sus beneficios son:  Mejora el sentido de la orientación y flexibilidad , elementos importantes para el éxito y el desempeño de las organizaciones en un entorno altamente competitivo y dinámico  Cuando la planeación se hace bien el control mejora  Mejora la coordinación en las labores realizadas por los diferentes grupos de la organización  Mejor administración del tiempo PLANEACION ESTRATEGICA: Es el proceso de formular e implementar estrategias para avanzar hacia el logro de la misión y las metas de la organización y garantizar la ventaja competitiva. La esencia de la planeación estratégica consiste en mirar hacia adelante, comprender el entorno y posicionar eficazmente a la organización para el éxito competitivo en épocas de cambio.6 Dentro de la planeación y la planeación estratégica primero se identificaron las necesidades que tiene la institución como empresa en

5

6

Ibíd. Pág. 392 SCHERMERHORN John R. Administración Primera edición. México: LIMUSA WILEY Pág. 159

8

el área administrativa y contable, para proponer la implementación de estrategias que pueda

mejorar

su funcionamiento y condiciones de

trabajo, como lo es la planificación de las labores realizadas por el área administrativa y la implementación de un programa contable para facilitar sus funciones y ejecutarlas de una forma ordenada y ágil. SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE: Para el colegio es importante la implementación de un sistema contable que le permita tener el control de sus actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. Por lo tanto sus directivos deberán destinar recursos para la adquisición de dicho programa y disponer de personal y tiempo para el manejo del mismo. SOFTWARE:

Encarta

2009

lo

define

como:

“Las

instrucciones

responsables de que el hardware (la maquina) realice su tarea. Como concepto general el software puede dividirse en varias categorías basadas en el tipo de trabajo realizado, el software del sistema procesa las tareas tan esenciales, aunque a menudo invisibles, como el mantenimiento de los archivos del disco y la administración de la pantalla, mientras que el software de aplicación lleva a cabo tareas de tratamiento de textos, gestión de base de datos y similares”

7

CONTABILIDAD SISTEMATIZADA Es una herramienta que consiste en la aplicación de la tecnología en el registro de las actividades económicas desarrolladas al interior de la institución con el fin de disminuir errores humanos y riesgos por perdida, tener facilidad al momento de consultar y generar informes utilizando el menor tiempo posible para ser utilizados en la toma de decisiones a nivel gerencial.

9

3.2. MARCO INSTITUCIONAL El Nuevo Colegio Lusadi se encuentra ubicado en el barrio Lucero Medio localidad 19 de Ciudad Bolívar en la calle 67ª bis Nº18-37 sur, cuenta con la licencia de funcionamiento según resolución Nº 7562

del 24 de

noviembre de 1998 de la Secretaria de educación distrital SED. 3.2.1 MISION Educar y formar la comunidad Lusadista en valores con una cultura deportiva, capacitados en aspectos personales y sociales,

aportando

bienestar y felicidad a sí mismo, a su familia y la sociedad. 3.2.2 VISION El Nuevo Colegio Lusadi

asume el reto para el año 2014 de formar

jóvenes con una educación de calidad, comprometidos con su deber académico, social, cultural y deportivo descubriendo talentos en un ámbito competitivo, generando en el estudiante disciplina y sentido de pertenencia. 3.2.3 MANUAL DE CONVIVENCIA Justificación Nuestro planeta tierra está conformado por una red multinacional tecnológica; egoísta llena de violencia, irrespetuosa y escasa en el buen desempeño y buen uso de la comunicación. Nuestra organización ha detectado como parte esencial para la comunidad del sector lucero medio en Ciudad Bolívar localidad 19 difundir un aprendizaje en proyectos de acuerdo a la filosofía y la consecución de objetos retomados por la alta participación de las directivas, docentes, padres de familia, estudiantes, ex-alumnos que con su gran esfuerzo y

10

compromiso construyen un ambiente adecuado para la formación integral de la comunidad. El manual de convivencia fue elaborado en el año 1996 y modificado en el año 2007 con la participación de directivos, padres de familia, docentes, estudiantes y ex-alumnos, siendo ratificado en febrero de 2006, teniendo en cuenta la filosofía institucional y los lineamientos del MEN (Ministerio de Educación Nacional) mediante la ley 115 de 1994 y el decreto 1860 del mismo año y demás disposiciones de carácter nacional. Principios Generales El Nuevo Colegio Lusadi se ha caracterizado por servir a la comunidad del sector, orientando al proceso académico de sus estudiantes con apoyo del deporte y adquiriendo unos hábitos, costumbres y destrezas como un modelo autónomo en su proyecto de vida, a través de: 

Una cultura educativa de calidad



Un semillero deportivo que usa el tiempo libre adecuadamente



Un sentido de pertenencia hacia la institución



Un sentido de responsabilidad y trabajo

Proyecto Educativo Institucional PEI El PEI contiene la filosofía institucional (misión, visión, perfil del estudiante) y los aspectos básicos

de nuestra dimensión académica,

administrativa, y de proyección a la comunidad.

Se denomina:

“HABILIDADES Y DESTREZAS EN ALTO RENDIMIENTO DEPORTIVO” Filosofía de la Institución La institución Lusadista está encaminado a orientada y formar niños y jóvenes en todos los campos del saber, apoyados en disciplinas

11

deportivas como cazatalentos,

bajo unos principios morales y éticos

siendo nuestro propósito esencial lograr que el estudiante adquiera un pensamiento investigativo, analítico, pedagógico, con grandes ideas, autónomo e integral en principios y virtudes. Perfil del estudiante El estudiante perteneciente al Nuevo Colegio Lusadi debe ser:  Responsable  De buena presentación personal  Puntual  Creativo  Deportista  Estudiante orgulloso de pertenecer a la institución. Principios rectores En la aplicación e interpretación de las disposiciones del manual de convivencia se tendrá en cuenta y prevalecerán los siguientes principios rectores: 1. Respeto a la autonomía

y dignidad humana del estudiante: La

institución educativa respeta al estudiante en su dignidad humana como persona que está en proceso de formación, y en su autonomía responsable asumida respecto a su libertad de expresión, a su creatividad, criticidad y el desarrollo de su personalidad.

2. Reconocimiento de los derechos de los estudiantes: La institución educativa reconoce y garantiza los derechos de los estudiantes dentro del marco de los derechos fundamentales, de la niñez, del menor y de la juventud, prescritos en la constitución política de Colombia, ley de la

12

juventud, acuerdos, pactos y convenciones internacionales y demás normas que acojan y consagren estos derechos.

3. Respeto al debido proceso: Ante una falta disciplinaria, expresamente establecida como tal en el manual de convivencia, la institución educativa garantizara al estudiante seguimiento, observación y aplicación del procedimiento y de las competencias determinadas en el manual, en el pleno ejercicio del derecho a la defensa, su derecho a presentar y controvertir pruebas, así como su derecho a solicitar revisión de la sanción aplicada, haciendo uso de los recursos prescritos en el manual.

4. Compromiso de convivencia y tolerancia: El estudiante con el apoyo de sus padres o tutores, asume que hace parte de una comunidad, y por ello se compromete a participar activa y responsablemente con los demás estamentos, en la

búsqueda y construcción de formas de

convivencia y tolerancia, desde espacios de concentración, de dialogo y alternativas de solución pacifica de conflictos.

5. Compromiso frente al derecho / deber de la educación: A la vez que no se debe permitir el quebramiento de los derechos constitucionales del estudiante, tampoco se debe favorecer su irresponsabilidad en tal calidad. Identidad institucional SIMBOLOS INSTITUCIONALES  Bandera del colegio  Escudo del colegio  Himno del colegio  Lema “EL COLEGIO DEL DEPORTE”

13

Constituyen elementos de identidad del Nuevo Colegio Lusadi: 1.

Carnet Estudiantil: Es el documento que lo identifica

como

estudiante del colegio, las características son dispuestas según el reglamento. Debe portarse todos los días de clase. 2.

Uniforme:

NIÑAS: Uniforme de diario, jardinera según el modelo, camisa blanca con cuello camisero, corbata negra, saco cuello V en lana color verde, chaqueta, medias blancas y zapatos negros de amarrar. NIÑOS: Uniforme de diario, pantalón gris en dacron hilo, camisa blanca cuello camisero, corbata negra, saco cuello V en color verde, chaqueta, medias negras y zapatos negros de amarrar. PARA TODOS: Sudadera de color gris, según el modelo con el escudo del colegio impreso al lado izquierdo, medias blancas, tenis blancos de amarrar sin adornos. Calidad de estudiante La calidad de estudiante del Nuevo Colegio Lusadi se adquiere con el acto de legalización de la matricula, se formaliza con la vinculación del estudiante de manera voluntaria al servicio educativo, mediante la correspondiente firma del acta por el estudiante y sus padres, tutores o acudientes, así como por la directora y secretaria del colegio. Se realiza una sola vez y se renueva cada año lectivo. Con la firma del acta de matricula o de su renovación, los padres, acudientes y estudiantes aceptan el manual de convivencia.

14

Condiciones de admisión y matricula El aspirante, para efectos de su admisión y matricula debe cumplir con los siguientes requisitos:  Tener la edad exigida y contar con los soportes académicos requeridos para ingresar al grado  Estar debidamente representado por sus padres, acudientes para ser respaldado en el ámbito legal, moral, intelectual y económico, en el acompañamiento directo de su proceso de formación y en situaciones que la institución lo requiera.  Los padres y acudientes deben adelantar las siguientes diligencias previas en el acto de matricula: -

Pagar la tarifa anual de matrícula y la primera cuota de tarifas de pensiones.

-

Pagar las tarifas por concepto de otros cobros periódicos definidos por la institución para el correspondiente año lectivo.

 Los padres o acudientes deberán presentar al momento de la matricula los siguientes documentos: 

Registro civil de nacimiento



Fotocopia del documento de identidad



Certificado de estudios de años anteriores al que va a cursar.



4 fotos tamaño cédula a color



Fotocopia del carnet de E.P.S o de afiliación al sisben



Certificado de conducta o fotocopia del observador del estudiante.

15

 Firma del acta de matricula por parte de los estudiantes y de sus padres o acudientes. Sistema de evaluación El sistema de evaluación del Nuevo Colegio Lusadi es coherente con lo establecido en el Decreto 1290 de 2009 con el cual se reglamenta la evaluación del aprendizaje y promoción de los estudiantes de los niveles de educación básica y media. La evaluación se entiende como aquello que nos permite identificar y verificar los conocimientos, las habilidades, los objetivos y el desempeño de un estudiante que avanza en un proceso de aprendizaje y formación. Perfil de los padres de familia o acudientes El padre de familia o acudiente consciente de su responsabilidad debe servir de orientador y guía para el estudiante, cumpliendo con las normas establecidas en el presente reglamento. El proceso educativo es dinámico ya que exige la participación activa de cada uno de los estamentos (estudiantes, padres de familia y comunidad en general), que interviene en ella, ya que se les brinda una educación integral activa, participativa y en pro de formar un futuro para los educandos y comunidad en general. De igual manera se espera de los estudiantes y de los padres de familia y/o acudientes una colaboración activa para lograr los objetivos propuestos. Perfil del docente * El docente del Nuevo Colegio Lusadi se caracteriza por ser carismático, un

profesional ético, autónomo,

deportista,

creativo,

colaborador,

investigador y abierto a los nuevos avances de la tecnología y con un alto compromiso con la institución.

16

*Debe Identificar en el estudiante sus cualidades y la capacidad de aprender, también debe ser una persona capacitada, íntegra en todos los aspectos, con grandes fortalezas en las dinámicas y explicaciones en las clases, además innovador en el desarrollo de metodologías y estrategias para lograr un mayor nivel de conocimiento en los estudiantes. *Que se muestre orgulloso de pertenecer a la institución y de mostrar su trabajo con calidad en cualquier actividad que realice. *Con alto nivel deportivo. 3.3 MARCO REFERENCIAL CLIMA ORGANIZACIONAL “Los seres humanos están obligados continuamente a adaptarse a una gran variedad de situaciones para satisfacer sus necesidades y mantener un equilibrio emocional. Esto puede definirse como estado de adaptación, el cual se refiere no solo a la satisfacción de las necesidades fisiológicas y de seguridad, sino también a la necesidad de pertenecer a un grupo social, de estima y de autorrealización. La imposibilidad de satisfacer estas necesidades superiores causa muchos problemas de adaptación. Puesto que la satisfacción de ellas depende de otras personas particularmente de aquellas que tiene autoridad por tanto resulta importante para la administración comprender la naturaleza de la adaptación o desadaptación de las personas.”7 Fue muy importante Colegio Lusadi es el

determinar si el clima organizacional del Nuevo adecuado para el trabajo en equipo

y la

participación activa de cada uno de sus miembros, o si por el contrario

7

CHIAVENATO Idalberto. Administración de recursos humanos. Santafé de Bogotá: McGRAW-HILL 1967. 62 p

17

existe incompatibilidades o no se encuentran adaptados a la institución y de esta manera no están realizando sus tareas de una forma motivada. SISTEMA DE FUNCIONES “Función o papel es el conjunto de actividades y comportamientos que se solicitan a un individuo que ocupa determinada posición en una organización. Las funciones pueden ser conocidas por el individuo, debido a la información que él tiene del proceso técnico y de la tarea de la empresa, o se le comunican mediante otros empleados que dependen de su comportamiento de función para que pueda cumplir con las expectativas de sus propios cargos. En consecuencia, la empresa puede considerarse como series de funciones o conjunto de actividades que deben realizar los individuos, y de conjuntos de funciones o de grupos que se superponen, cada uno de los cuales está conformado por personas que tienen expectativas que gira entorno de un individuo.” 8 Es elemental determinar

las funciones que debe

desempeñar

cada

persona del área administrativa, para que realice sus funciones de una forma ordenada y coordinada con cada uno de los integrantes de la institución y no de pie para procesos innecesarios o dispendiosos en el momento de realizar alguna labor. DISEÑO DE CARGOS El diseño del cargo (Job design) es la “especificación del contenido, de los métodos y de las relaciones de cargos, en el sentido de cumplir requisitos tecnológicos, empresariales, sociales y personales del ocupante del cargo”. Diseñar un cargo implica: 8

Ibíd. 222 p

18

a) Establecer el conjunto de tareas que el ocupante del cargo deberá desempeñar

(contenido del cargo);

b) Determinar cómo debe ser desempeñado ese conjunto de tareas (métodos y procesos de trabajo) c) Definir

a

quien

deberá

informar

el

ocupante

del

cargo

(responsabilidad); d) Precisar a quien deberá supervisar o dirigir el ocupante del cargo (autoridad). 9 Es necesario

para

funcionamiento administrativo del Nuevo colegio

Lusadi la restructuración del diseño de los cargos del área administrativa para establecer cada una de las funciones que debe desempeñar cada persona, adicionalmente

es importante que cada

funcionario tenga

conocimiento de la persona a la que debe rendir informe de sus labores realizadas y quien lo supervisara. 3.4 MARCO HISTÓRICO El nuevo colegio Lusadi es una institución de carácter privado, fue fundada en el año de 1992 por LUIS ALFREDO RODRIGUEZ y ADÍELA PEREZ, nacidos, criados y educados en el sector del Lucero Medio ubicado en la localidad 19 de Ciudad Bolívar. Por la motivación que tuvieron hacia

la educación y sus estudios

universitarios como administradores educativos, al culminar los estudios y laborar en diferentes instituciones, decidieron crear el Nuevo Colegio Lusadi, con la ayuda de sus padres haciendo realidad sus sueños; tomando como bases las fortalezas en el campo educativo para crear la institución.

9

Ibíd. 224 p

19

Se inicio con un grupo de 35 niños (as), en el grado pre-escolar, ascendiendo año por año hasta el grado octavo, actualmente trabajan con un grupo de 560 estudiantes en total, conformadas además de los salones por sala múltiple, laboratorios, biblioteca, sala de sistemas, sala de profesores, oficinas entre otros. 3.5 MARCO LEGAL Cuatro aspectos fundamentales incluye la Constitución Política de Colombia de 1991 sobre la educación: En Primer lugar, Consagra la educación como un derecho de toda persona y la define como un servicio público que tiene una función social. En segundo lugar, señala claramente los fines de la educación; las responsabilidades del Estado, la sociedad y la familia; su obligatoriedad; los alcances de la gratuidad; la obligación que le corresponde al Estado y la concurrencia de la nación y las entidades territoriales en su dirección, financiación y administración. En tercer lugar, fija los derechos de los particulares para fundar establecimientos educativos, la participación de la comunidad educativa, la calidad de los educadores, los derechos de los padres de familia, la educación

bilingüe

de

los

grupos

étnicos,

la

erradicación

del

analfabetismo y la educación especial. En cuarto lugar, determina expresamente la financiación de la educación preescolar, primaria, secundaria y media. La ley 115 de 1994 parte de cada uno de los puntos consagrados en la constitución de 1991 sobre la educación; los desarrolla, los amplia, los interpreta e incluye los elementos necesarios que no están presentes en la Carta y está hecha en busca de cinco propósitos fundamentales;

20

Mejorar la calidad de la educación, asegurar la financiación del servicio educativo, resolver el problema administrativo en que se ha debatido tradicionalmente la educación; definir con claridad las pautas de educación de educadores y darle entidad a la educación de los grupos étnicos, a la educación especial y a la educación técnica dentro de la educación formal. Con el Decreto 1860 de 1994 se reglamenta parcialmente la ley 115 en los aspectos pedagógicos y organizativos generales, aplicados al servicio público de educación formal que presten los establecimientos educativos del Estado, los privados, los de carácter comunitario, solidario, cooperativo o sin ánimo de lucro. Su interpretación debe favorecer la calidad, continuidad y universalidad del servicio público de la educación, así como el mejor desarrollo del proceso de formación de los educandos, teniendo en cuenta que el educando es el centro del proceso educativo y que el objeto del servicio es lograr el cumplimiento de los fines de la educación. De acuerdo al decreto 330 de 2008 en el capítulo 1 artículos 2 y 3 el Nuevo Colegio Lusadi tiene como órgano de inspección, vigilancia y control a la Secretaría de Educación del Distrito como organismo del Sector Central y cabeza del sector educativo quien tiene por objeto orientar y liderar la formulación y ejecución de políticas, planes y programas para garantizar el derecho a la educación y asegurar a la población el acceso al conocimiento y la formación integral. Con respecto a las obligaciones fiscales que tiene la institución por una parte cabe mencionar el artículo 476 del estatuto tributario que hace referencia a los servicios excluidos del impuesto sobre las ventas en su artículo 6 menciona: “Los servicios de educación prestados por establecimientos de educación preescolar, primaria, media e intermedia, superior y especial o no formal, reconocidos como tales por el gobierno y

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los servicios de educación prestados por personas naturales a dichos establecimientos”. Es decir que el Nuevo colegio Lusadi no debe cobrar IVA por los servicios que presta, sin embargo si debe pagarlos por las compras de productos o servicios gravados que haga con terceros. Por otra parte deben presentar la declaración mensual de retención en la fuente, dentro de los plazos establecidos por la ley, cuando realicen pagos o abonos que alcancen la base gravable para aplicar la retención a la tarifa correspondiente de acuerdo al concepto. Además debe presentar la declaración del impuesto de Industria y Comercio ICA.

22

4. DISEÑO METODOLOGICO 4.1 TIPO DE INVESTIGACION TIPO DESCRIPTIVO Según Méndez “ En el caso de la economía, la administración y las ciencias contables, es posible llevar a cabo un conocimiento de mayor profundidad que el exploratorio. Este lo define el estudio descriptivo cuyo propósito es la delimitación de los hechos que conforman el problema de investigación”. En este proyecto se utilizo un estudio descriptivo utilizando técnicas específicas en la recolección de información como la observación y la encuesta, sometiendo a un proceso de codificación, tabulación y análisis la información obtenida. 4.1.1 POBLACIÓN La población son todos los casos que concuerdan con determinadas especificaciones,

aquí

es

importante

describir

claramente

las

características de la población con el fin de determinar cuáles serán los parámetros muéstrales. Por lo tanto se empieza a aclarar el panorama y a delimitar el universo o la población que realmente nos interesa.10 Para el tema de investigación se hace referencia en este caso a todo el personal administrativo y docente del colegio. 4.1.2 MUESTRA. Subgrupo de la población del cual se recolectan los datos y debe ser representativo de dicha población, este tiene que delimitarse de antemano

10

Ibid. p 238

23

con precisión. Existen varias clases de muestras y se debe escoger la que más convenga según el estudio. Las más comunes son: las muestras probabilísticas y las no probabilísticas, en las primeras todos los elementos de la población tienen la misma posibilidad de ser escogidos y se obtiene definiendo las características de la población y el tamaño de la muestra y por medio de una selección aleatoria o mecánica de las unidades de análisis. En la no probabilísticas la elección de los elementos no depende de la probabilidad, sino de las causas relacionadas con las características de la investigación o de quien hace la muestra. Aquí el procedimiento no es mecánico, ni con base en formulas de probabilidad sino que dependen del proceso de toma de decisiones de una persona o de un grupo de personas y su criterio investigativo.11 El método de muestreo que se utilizo en esta investigación fue el método probabilístico. Se tomo una muestra de 10 docentes entre el total al cual se aplico la evaluación institucional, autoevaluación de docentes y la encuesta. 4.2 MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN

4.2.1 MÉTODO DE OBSERVACIÓN Para el proceso de observación se realizo por una parte un acompañamiento, durante un periodo de tiempo determinado, en las tareas realizadas diariamente a los integrantes del área administrativa del Nuevo

Colegio

Lusadi con el fin de proponer la planificación de

funciones de acuerdo al cargo y una estructura organizacional adecuada y

11

Op cit. SAMPIERI p 240-241

24

por otra parte la verificación del proceso contable, manejo y control de recursos económicos realizado al interior de la institución con el objetivo de conocer si existía la necesidad de implementar un software contable y un mayor control en el manejo de los mismos.

4.2.2 MÉTODO DE ANÁLISIS

Para el problema de la investigación se parte del hecho que el colegio cuenta con una estructura administrativa y contable muy básica y esta investigación fue la herramienta para llevar a cabo una propuesta de reestructuración buscando el mejoramiento en la prestación de sus servicios educativos logrando una mejor competitividad frente a las instituciones del sector. 4.3 FUENTES PRIMARIAS.

4.3.1 OBSERVACIÓN Según el Dr. Salvador Mercado H.: “La observación consiste en examinar detenidamente los diferentes aspectos de un objeto o de un proceso, con el fin de percibir, registrar y sistematizar sus características. Se emplea durante todo el procedimiento de investigación, sobre todo al inicio del mismo” 12 Con la colaboración y la disposición del personal administrativo se realizo la observación mediante el acompañamiento en el desarrollo de las funciones durante un periodo determinado y así mismo del proceso contable llevado a cabo en la institución para conocer la situación actual, identificando falencias y puntos a mejorar con el fin de proponer una

12

MERCADO Salvador, ¿Cómo hacer una tesis?, México, LIMUSA 2007, Pag.14

25

planificación de funciones y hacer recomendaciones en el área administrativa y contable. 4.3.2 ENCUESTA La encuesta es el conjunto de preguntas aplicadas a diez docentes del Nuevo Colegio Lusadi para indagar el clima organizacional actual, el grado de satisfacción que tienen al desempeñar su labor y si realmente cumple con sus expectativas. Ver formato preliminar de la encuesta en el Anexo 2. 4.4 FUENTES SECUNDARIAS Bibliotecas: Luis Ángel Arango y Universidad de la Salle Nuevo Colegio Lusadi

26

5. ANALISIS DE RESULTADOS

5.1 AUTOEVALUACIÓN DOCENTES Y EVALUACIÓN INSTITUCIONAL En el año 2009 las estudiantes Jacquelin Marroquín y Diana Rueda participaron en la elaboración de la autoevaluación de docentes y evaluación institucional la cual fue aplicada en el mismo

año por el

Nuevo colegio Lusadi. Se realizo la autoevaluación y evaluación institucional a 10 docentes con el fin de analizar el clima organizacional que se maneja en la institución; procesando

la información se obtuvieron los siguientes

resultados:

Grafico 1 SENTIDO DE PERTENENCIA DE LOS DOCENTES DEL NUEVO COLEGIO LUSADI INSUFICIENTE 2% ACEPTABLE 8%

NO CONTESTO 0%

EXCELENTE 56%

BUENO 34%

27

Tabla 1 CATEGORIA: SENTIDO DE PERTENENCIA DESEMPEÑOS

E

B

Utilizo mi uniforme impecable todos los días.

7

3

Porta el carnet todos los días.

8

1

Soy puntual a la hora de llegada a la institución.

6

2

Mi presentación está acorde con la exigencia que hacemos a los estudiantes.

5

5

Participa y colabora en las rutinas de disciplina todos los días.

2

6

Un total de 10 docentes

A

I

1 2

2

califican el sentido de pertenencia como

excelente un 56%, los ítems más altos fueron: portar el carnet todos los días, la utilización impecable del uniforme y la puntualidad en la hora de llegada. Buena un 34%, donde los puntos

más relevantes fueron la

participación y colaboración de los docentes en las rutinas de disciplina y la presentación personal acorde con la exigencia que hacen a los estudiantes. Aceptable un 8% e insuficiente un 2 %, en esta categoría los ítems en su totalidad fueron calificados.

Grafico 2. GESTION ACADEMICA DE LOS DOCENTES DEL NUEVO COLEGIO LUSADI NO CONTESTO 3%

EXCELENTE 7%

INSUFICIENTE 6%

BUENO 58%

ACEPTABLE 26%

28

Tabla 2: CATEGORIA: GESTION ACADEMICA

DESEMPEÑOS

E

B

A

Prepara las clases con talleres y ejercicios.

1

7

2

Llego a improvisar las clases.

1

5

2

El docente se esmera porque su área sea la mejor.

2

8

El docente es innovador y creativo con su clase.

1

5

El docente explica su clase y promueve ejercicios para mayor comprensión.

1

9

Califica y evalúa constantemente.

1

6

3

Selecciona y planea estrategias pedagógicas según necesidades.

5

4

1

Articula la planeación de la asignatura con el PEI y proyectos transversales.

2

4

3

Utiliza los materiales (Textos, laboratorios, ayudas didácticas) y diferentes. Escenarios para la clase.

4

5

1

5

2

2

7

3

Realizo seguimiento como director de grupo llamando a padres de familia notas en cuaderno etc. Soy puntual en la entrega de trabajos

1

I

NC

2

4

1

En los resultados de la autoevaluación de docentes se observo que la gestión

académica es calificada de la siguiente manera: un 7% lo

califican como excelente y un 58% como buena, donde el punto más relevante es la explicación del docente a su clase promoviendo ejercicios para una mayor comprensión. Sin embargo un 6% califica insuficiente la gestión académica y un 3% se abstiene de contestar algunas preguntas.

29

Grafico 3. CONVIVENCIA DE LOS DOCENTES DEL NUEVO COLEGIO LUSADI INSUFICIENTE 3%

NO CONTESTO 0%

EXCELENTE 5%

ACEPTABLE 15% BUENO 77%

Tabla 3: CATEGORIA: CONVIVENCIA

DESEMPEÑOS Me integro de manera voluntaria al grupo

E

B

2

8

Me siento a gusto por la exigencia de las directivas.

I

10

Mi relación con las directivas es:

1

9

Soy puente de comunicación oportuna .

1

7

Mi relación con mis compañeros es:

10

Aporto y soy innovador en actividades programadas por la institución.

7

Acepto con madurez las observaciones dadas por las directivas.

10

Realice mi proyecto y se reflejo en la institución con los estudiantes.

1

30

A

2

3

7

2

NC

Dentro de la autoevaluación una de las categorías más importantes fue la convivencia, donde pudimos observar el clima organizacional en la institución calificado con un 5% como excelente y con un 77% como bueno, los ítems más sobresalientes fueron; la satisfacción de los docentes con el nivel de exigencia de las directivas, la relación con sus compañeros de trabajo y la aceptación con madurez de las observaciones dadas por las directivas. Sin embargo un 15% considera que el clima organizacional es aceptable a causa de que no se vio reflejado el proyecto de los docentes en la institución y un 3% insuficiente por la misma razón, en esta categoría todos los ítems fueron calificados.

Grafico 4.

GESTION ADMINISTRATIVA FRENTE A LOS DOCENTES DEL NUEVO COLEGIO LUSADI NO CONTESTO 5%

INSUFICIENTE 0% ACEPTABLE 4%

EXCELENTE 19%

BUENO 72%

31

Tabla 4: CATEGORIA: GESTION ADMINISTRATIVA DESEMPEÑOS

E

B

Su relación interpersonal con los demás docentes y el área administrativa es

1

9

El ambiente que se vive en el plantel con el área administrativa es el adecuado.

2

8

Las instalaciones físicas y la tecnología son adecuadas para el desempeño de sus funciones. 1

7

Está de acuerdo con el horario laboral que se aplica en el Nuevo Colegio Lusadi: 1

6

La atención prestada en secretaria es:

1

9

La atención prestada en coordinación es:

3

7

La atención prestada en rectoría es:

4

5

El seguimiento por el área administrativa a docentes es adecuado.

3

6

1

Esta desacuerdo con los estímulos dados por la institución

3

6

1

Se encuentra conforme con la remuneración económica que recibe por parte del Nuevo colegio Lusadi

La categoría de

9

A

I

NC

2

3

1

1

gestión administrativa del Nuevo Colegio Lusadi es

calificada de la siguiente manera: excelente con un 19%, buena con un 72%, aceptable con un 4% y el 5% restante no contestó algunos ítems. La relación interpersonal con los demás docentes y el área administrativa es calificada por el 10% de los docentes como excelente y bueno por el 90%. El ambiente que se vive en el plantel con el área administrativa es el adecuado 8 de los 10 docentes lo califican como bueno y 2 de ellos como excelente, las instalaciones físicas y la tecnología son adecuadas para el desempeño de sus funciones 1 docente lo califica excelente, 8 docentes como bueno y 2 como aceptable.

32

En cuanto al horario de los docentes de 6:30 AM a 6:00 PM compuesto por dos jornadas y una hora de almuerzo es calificado por 1 docente como excelente, 6 docentes como bueno y 3 como insuficiente. Por otro lado la

atención prestada en secretaria es calificada por un

docente como excelente y 9 docentes como buena , la atención prestada en coordinación la califican: 3 docentes como excelente y 7 piensan que es buena, la atención prestada en rectoría la califican: 4 docentes como excelente, 5 docentes como buena y 1 como aceptable. El seguimiento a los docentes por el área administrativa es adecuado califican: 3 docentes como excelente, 6 docentes bueno y 1 se abstiene de calificar. En cuanto a los estímulos dados a los docentes califican: 3 como excelente, 6 docentes

bueno y 1 se abstiene de calificar y la

remuneración económica que reciben por parte del Nuevo colegio Lusadi los docentes es calificado: como buena por 9 docentes y aceptable por 1 docente. En la evaluación institucional que se aplico a los docentes en el año 2009 se obtienen los siguientes resultados luego de su análisis:

Grafico 5. GESTION ACADEMICA DEL NUEVO COLEGIO LUSADI INSUFICIENTE 4%

NO CONTESTO 2%

ACEPTABLE 32%

EXCELENTE 1%

BUENO 61%

33

Tabla 5: CATEGORIA: GESTION ACADEMICA

CRITERIOS

E

B

A

El PEI y su filosofía institucional esta inherente en la planeación y despliegue del plan de estudios.

6

4

Se selecciona y se planean los ajustes curriculares según las metas de calidad .

8

2

Nivel de capacitación de los docentes .

1

9

Metodologías empleadas en el proceso se enseñanza aprendizaje.

8

2

Proceso de evaluación del aprendizaje desarrollada en el colegio.

8

2

Proceso de comunicación de avances y dificultades de los estudiantes.

8

2

Relación maestro estudiante.

8

Nivel de comunicación asertiva con los padres de familia.

7

3

6

2

Los docentes participaron en la formulación de las metas de calidad institucional en el ámbito académico.

8

2

El Proyecto lector (PILE) es transversal a todas las áreas.

7

2

Estrategias planeadas de nivelación académica que permite la obtención de los logros

8

1

Logros alcanzados por los proyectos :PILE

8

2

El PEI es acorde a las necesidades de los estudiantes.

1

Lógica matemática.

NC

1

1

1

1

1

7

3 2

Ciencia ambiente y salud.

1

7

Patinaje.

6

4

34

I

En cuanto a la gestión académica los

docentes

califican:

como

excelente un 1%, buena un 61%, teniendo como criterios relevantes los procesos, metodologías, evaluaciones y comunicación

empleadas

con los estudiantes, estrategias planeadas de nivelación académica que permiten la obtención de los logros, metas alcanzadas por los proyectos y el patinaje el cual es el emblema deportivo del colegio. Un 32% lo califican

como aceptable

a causa del

nivel de capacitación

a los

docentes percibida como baja, un 4% insuficiente y un 2% no contestaron.

Grafico 6.

GESTION ADMINISTRATIVA DEL NUEVO COLEGIO LUSADI INSUFICIENTE 1%

NO CONTESTO 9%

ACEPTABLE 17%

EXCELENTE 14%

BUENO 59%

35

Tabla 6: CATEGORIA: GESTION ADMINISTRATIVA

CRITERIOS

E

La planta física es acorde a las necesidades de los estudiantes. El pago a docentes es puntual.

B

A

I

NC

9

1

10

El Trato recibido por los diferentes colaboradores de la institución.

1

8

1

Desde la coordinación académica se despliega los indicadores de gestión de desempeño del docente.

2

6

2

El sistema evaluativo institucional es retroalimentado con los estudiantes y permite el proceso conceptual por parte de los educandos.

8

2

Se tuvo en cuenta los protocolos establecidos por la institución.

7

3

La información de secretaria es asertiva y oportuna.

5

3

La documentación solicitada por los docentes en secretaria es oportuna.

4

2

El seguimiento en coordinación es oportuno con docentes, estudiantes y padres de familia.

6

2

2

1

3

2

Los 10 docentes califican la gestión administrativa en la institución como: excelente con un 14% con el punto más relevante el pago puntual a los docentes, bueno con un 59% cuyo criterio más importante es la planta física que se encuentra acorde a las necesidades de los estudiantes, teniendo en cuenta que cuando se practico esta evaluación aun no se encontraba terminada la sede B donde en la actualidad han mejorado las condiciones, aceptable con un 17% e insuficiente con un 1% el 9% restante no contesto algunos ítems.

36

Grafico 7. GESTION COMUNITARIA DEL NUEVO COLEGIO LUSADI INSUFICIENTE 0%

NO CONTESTO 3%

EXCELENTE 14%

ACEPTABLE 20%

BUENO 63%

Tabla 7: CATEGORIA: GESTION COMUNITARIA CRITERIOS

E

B

A

El Conocimiento del manual de convivencia por los padres de familia fue

8

2

Los padres de familia siguieron el conducto regular ante cualquier situación.

3

7

La comunidad educativa se apropio de la filosofía institucional y los ejes articuladores del proyecto educativo institucional ante la comunidad.

9

1

Las actividades programadas por la institución fueron de impacto para la comunidad

6

4

La participación de los padres por eventos programados en la institución.

2

8

Los padres de familia mostraron alto sentido de pertenencia y compromiso ante las actividades.

2

8

Los conflictos son solucionados a tiempo asumiendo compromisos.

37

4

4

I

NC

2

Los docentes califican la gestión comunitaria de la institución: excelente con un

14% , donde las

actividades que programa

la

institución

producen gran impacto a la comunidad, bueno con un 63% donde La comunidad educativa se apropio de la filosofía institucional y existe una alta participación de los padres en los eventos programados, además presentan un gran sentido de pertenencia y compromiso, aceptable con un 20% donde el ítem más relevante es que los padres de familia no siguen el conducto regular

y el 3% restante se abstuvo de contestar

algunas preguntas.

5.2 ENCUESTAS Se realizo una encuesta a los docentes del Nuevo Colegio Lusadi para conocer el clima organizacional del plantel, con el fin de identificar las falencias para proponer soluciones y así lograr una mayor competitividad frente a las instituciones del sector con importantes elementos diferenciadores buscando el mejoramiento en la prestación servicios educativos. Los resultados arrojados fueron:

Grafico 8 PREGUNTA 1

38

de los

De los 10 docentes encuestados 6 de ellos son profesionales y 4 no, es un aspecto positivo para la institución porque le permite contar con una mejor calidad en del desarrollo de la labor educativa. Grafico 9 PREGUNTA 2

De los 4 docentes que no son profesionales 2 de ellos son normalistas, 1 tecnólogo y otro tecnico, este aspecto debe fortalecerse impulsándolos a continuar sus estudios profesionales en miras al mejoramiento de la prestación del servicio y el desarrollo intelectual de los empleados.

Grafico 10 PREGUNTA 3

39

Como podemos observar con esta respuesta 7 docentes es decir la mayoría se encuentran conformes con la remuneración económica que reciben esto hace que tengan una estabilidad laboral y un alto sentido de pertenencia con la institución. Grafico 11PREGUNTA 4

Todos los docentes están de acuerdo en que el ambiente que se vive en el plantel con el área administrativa es el adecuado esto es un buen aspecto ya que ayuda a que el desarrollo de la labor de cada uno este encaminada al cumplimiento de los objetivos organizacionales. Grafico 12 PREGUNTA 5

40

El 50% de los docentes encuestados manifiestan que la relación interpersonal con sus compañeros de trabajo docentes y administrativos es excelente el otro 50% manifiestan que es buena, en ambos casos constituye un punto positivo ya que evidencia un ambiente de cooperación y respeto al interior del plantel educativo. Grafico 13 PREGUNTA 6

Esta respuesta nos indica que no es constante la rotación de los docentes en la institución lo cual la hace ver como una empresa solida, de calidad y valores humanos. Grafico 14 PREGUNTA 7

41

Todos los docentes encuestados coinciden en que desarrollan sus funciones en un lugar y tecnología adecuada esto hace que tengan mayor eficiencia y eficacia en el desempeño de su labor.

Grafico 15 PREGUNTA 8

La mayoría de los docentes no está de acuerdo con el horario laboral ya que es muy extenso debido a las dos jornadas que tiene el colegio, son muy pocos los espacios de descanso.

5.3 PROCESO CONTABLE



Estados Financieros

Al comenzar el año escolar en el Nuevo Colegio Lusadi el Sr. Alfredo Rodríguez Representante Legal solicita los estados financieros, Balance General y estado de resultados específicamente, con sus notas correspondientes al contador John Jairo Cruz con el fin de conocer los recursos económicos con los cuales cuenta el colegio a la fecha y elaborar el presupuesto semestral, función desempeñada por Adíela Pérez y Alfredo Rodríguez, dueños de la institución. 42



Contenido del presupuesto Semestral

El presupuesto es elaborado cada seis meses y contiene como ingreso operacional principal los pagos de matriculas y pensiones, entendiendo como ingreso de acuerdo al decreto 2649 de 1993, articulo 38: “el flujo de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades, realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital” sino del desarrollo del objeto social. Como costos y gastos contiene las erogaciones necesarias para el desarrollo del objeto social como son el pago de nomina y seguridad social de los docentes, personal administrativo y de servicios generales, estimativo de servicios públicos, elementos de aseo y cafetería, papelería e implementos de oficina, de acuerdo con la definición descrita en el decreto 2649 de 1993 artículos 39 y 40: “Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos. Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio,

incurridos

en

las

actividades

de

administración,

comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes”. Es un presupuesto completo ya que contiene todos los ingresos, costos y gastos de la institución y una estimación de aquellos que no se conoce el valor exacto como por ejemplo los servicios públicos.

43



Proceso de Recaudo

El recaudo de las pensiones y matriculas los hace la secretaria y/o la directora y se soporta a través de los recibos de caja contenidos en talonarios de formatos pre-impresos con los datos del colegio y un numero consecutivo, cada recibo contiene dos copias, una es entregada al padre de familia como equivalente a la factura según lo afirma el numeral 4 del artículo 5 del decreto 1165 de 1996: “Son documentos equivalentes a la factura los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno”; la otra copia es para el colegio, dicho pago es registrado por la directora únicamente en una planilla manual (cuaderno) en la que se encuentran anotados todos los estudiantes de esta manera controlan cuales cancelaron y cuales quedan pendientes por pagar, la forma de recaudar la cartera es a través del envió de circulares informativas y llamadas telefónicas a los padres de familia o acudientes de los estudiantes, no usan como método de cobro devolver los alumnos morosos o negarles el acceso al colegio. El dinero recaudado por concepto de matriculas y pensiones no es consignado sino guardado en las instalaciones del colegio para cubrir costos y gastos del mismo. 

Proceso de compras y pagos

El soporte de las compras de productos y servicios es la factura que genera el tercero responsable de la venta, en el caso del pago de nomina el contador envía el informe de nomina, los desprendibles de pago y los comprobantes de egreso para que los docentes los firmen, la planilla de seguridad social es liquidada a través de Internet y con el numero de planilla obtenido se cancela por medio de consignación; todos estos soportes son archivados y entregados al contador mensualmente junto

44

con los talonarios de recibos de caja para que el realice los registros correspondientes en su programa contable y pueda elaborar y liquidar mensualmente los impuestos, luego él los devuelve junto con la declaración del impuesto para que realicen el pago respectivo. Estos soportes son archivados en carpetas de cartón en la oficina de la secretaria. Debido a que el dinero es guardado en las instalaciones del colegio y no consignado en un banco está disponible para el pago de costos y gastos (nomina, seguridad social, servicios públicos, papelería, entre otros) y para cubrir necesidades de menor cuantía por ese motivo no manejan una caja menor.

45

6. PROPUESTA DE REESTRUCTURACION CONTABLE Y ADMINISTRATIVA

6.1 A NIVEL CONTABLE En la actualidad es necesario estar a la par con la tecnología para ello se requiere tener conocimientos y habilidades en el desarrollo de cada actividad realizada con el fin de crecer institucionalmente. Es importante contar con sistemas de información apropiados que nos ayuden a tomar buenas decisiones, uno de ellos es el sistema contable, este permite tener un mayor control en las actividades económicas, tener conocimiento de la situación financiera para poder observar donde se debe invertir más con el fin de aprovechar al máximo los recursos. Más que el registro de valores y cuentas de transacciones económicas diarias, la contabilidad tiene como fin el análisis de los resultados de estos siendo una herramienta de vital importancia para planificar las actividades encaminadas a lograr los objetivos organizacionales. 6.1.1 IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE CONTABLE Debido al crecimiento de la cantidad de estudiantes y la proyección a corto plazo de una mayor ampliación en el mercado, se genera un mayor flujo de operaciones y es necesario e importante que el Nuevo Colegio Lusadi cuente con un software contable eficiente, implementado de acuerdo a sus funciones, confiable para la gerencia permitiéndole evaluar la gestión de la institución para determinar su situación financiera real a una fecha determinada. Se elaboro el siguiente presupuesto anual con valores estimados con el fin de conocer la viabilidad económica del colegio para adquirir un software contable.

46

COD.

RUBRO

AÑO 2010

INGRESOS (1)

INGRESOS DE OPERACIÓN (2-6)

(2)

VALOR ANUAL DEL SERVICIO EDUCATIVO (3+4+5)

(3)

(5)

PREESCOLAR BASICA MEDIA

(6)

DEVOLUCIONES Y BECAS

(7) (8)

DEVOLUCIONES Y BECAS BECAS

(9)

OTROS INGRESOS

(10)

TOTAL INGRESOS (1+9)

(4)

$290.400.000 $290.400.000 $158.400.000 $132.000.000 $ $ $ $ $ 12.880.000 $303.280.000

EGRESOS

$270.088.317 $245.330.317 $138.879.277 $ 91.458.200 $ 19.965.325 $ 27.455.752 $ 86.554.500 $ 57.000.000 $ 12.443.100

(11)

GASTOS OPERACIONALES (12+35)

(12)

GASTOS DE PERSONAL (13+17+21+25+29+32)

(13)

PERSONAL DOCENTE (14+15+16)

(14)

(16)

SALARIOS BASICOS PRESTACIONES APORTES DE NOMINA

(17)

PERSONAL ADMINISTRATIVO (18+19+20)

(18) (19)

SALARIOS BASICOS PRESTACIONES

(20)

APORTES DE NOMINA

(21)

PERSONAL DE APOYO AL SERVICIO EDUCATIVO (22+23+24)

$ 17.111.400 $ -

(22) (23)

SALARIOS BASICOS PRESTACIONES

$ $

(24)

APORTES DE NOMINA

(25)

PERSONAL DE SERVICIOS GENERALES (26+27+28)

(26)

(28)

SALARIOS BASICOS PRESTACIONES APORTES DE NOMINA

$ $ 10.386.540 $ 6.840.000 $ 1.493.172 $ 2.053.368

(29)

HONORARIOS (30+31)

$

(15)

(27)

47

-

6.000.000

COD.

RUBRO

AÑO 2010

(31)

HONORARIOS ADMINISTRATIVOS Y DE APOYO OTROS HONORARIOS - JURIDICOS

(32)

OTROS GASTOS DE PERSONAL (33+34)

(33) (34)

CAPACITACION DOTACION

(35)

GASTOS GENERALES (36+40+45+46+50+51+52)

(36)

ARRENDAMIENTOS (37+38+39)

(37)

(39)

TERRENOS EDIFICIOS E INSTALACIONES EQUIPO MOBILIARIO VEHICULOS

(40)

MANTENIMIENTO Y REPARACION (41+42+43+44)

(41)

(44)

INFRAESTRUCTURA MOBILIARIO Y EQUIPO MATERIAL NO FUNGIBLE VEHICULOS

$ 6.000.000 $ $ 3.510.000 $ 1.350.000 $ 2.160.000 $ 24.758.000 $ $ $ $ $ 5.000.000 $ 3.000.000 $ 2.000.000 $ $ -

(45)

SERVICIOS PUBLICOS

$

(46)

MATERIAL PEDAGOGICO (48+49+50)

(47)

(49)

SUMINISTROS DIDACTICOS ACTIVIDADES RECREATIVAS, CULTURALES Y DEPORTIVAS PROGAMAS PEDAGOGICOS

(50)

DIVERSOS

$ 12.756.000 $ 5.600.000 $ 4.356.000 $ 2.800.000 $ -

(51)

RESERVAS PARA DESARROLLO FUTURO

(52) (53)

(30)

(38)

(42) (43)

(48)

4.800.000

PROVISIONES (55+56)

$ $

2.202.000

(54)

PROVISION PARA DEUDAS DE DIFICIL COBRO PROVISION PARA CONTINGENCIAS

$ $

750.000 1.452.000

(55)

UTILIDAD OPERACIONAL (10-11)

(56)

INGRESOS NO OPERACIONALES

$ 33.191.683 $ -

(57)

GASTOS NO OPERACIONALES

(58)

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS (57+58-59)

$ 1.440.000 $ 31.751.683

(59)

PROVISION PARA IMPUESTOS

$ 10.478.000

(60)

UTILIDAD NETA (60-61)

$ 21.273.683

48

PRESUPUESTO ESTIMADO NUEVO COLEGIO LUSADI, DISCRIMINACIÓN DE LAS BASES DE CÁLCULO Y CIFRAS PARA UN CICLO ANUAL.

A continuación se describen algunos Ítems de presupuesto que requieren explicación puntual y sirven de base para entender los demás: ITEM 1: INGRESOS DE OPERACIÓN Son en total 560 niños de los cuales 360 pertenecen a primaria y 200 a Básica secundaria (sexto a octavo grado) teniendo en cuenta la ubicación geográfica del colegio y por ende el estrato socioeconómico del sector se presume que el valor de las pensiones es de:

Primaria $ 40.000 * 360 niños* 11 meses (matricula +10 meses) + Básica Secundaria $60.000 * 200 niños* 11 meses (matricula +10 meses) = $ 158.400.000 (primaria) + $ 132.000.000 (Básica Secundaria) = $ 290.400.000

ITEM 9: OTROS INGRESOS Las cajas de compensación familiar solicitan a los trabajadores padres de familia un certificado escolar de sus hijos para que estos puedan gozar de subsidio familiar, por esta razón se estima que por lo menos una vez al año cada estudiante solicite un certificado al colegio:

560 estudiantes en total * $ 3.000 vr certificado = $ 1.680.000

Adicionalmente, se calcula un cobro al momento de la matricula por concepto de papelería por $ 20.000 a cada estudiante: 560 * $ 20.000 = $ 11.200.000

49

ITEM 14: SALARIOS BASICOS PERSONAL DOCENTE De acuerdo al decreto 1373 de 2010 “Por el cual se establece el régimen salarial y prestacional para el personal de empleados públicos docentes de los Colegios Mayores, Instituciones Tecnológicas, Instituciones Universitarias

o

Escuelas

Tecnológicas

e

Instituciones

Técnicas

Profesionales del Orden Nacional y se dictan otras disposiciones en materia salarial”, el salario mínimo para los docentes oficiales es de $1.143.227, se establece que el salario mínimo para docentes de colegios privados no debe ser inferior al 80% de este valor, es decir $ 914.582 multiplicado por 10 docentes y 10 meses laborados da como resultado $91.458.200. ITEM 15: PRESTACIONES SOCIALES Corresponden al porcentaje que el empleador asume por:

CONCEPTO

2.010

EMPRESA

EMPLEADO

Provision - cesantía

8,33%

8,33%

0,00%

Provision - intereses cesantías

1,00%

1,00%

0,00%

Provision - prima

8,33%

8,33%

0,00%

Provision - vacaciones

4,17%

4,17%

0,00%

TOTAL

21,83%

50

ITEM 16: APORTES DE NOMINA Corresponden al porcentaje que el empleador asume por:

CONCEPTO

2.010

EMPRESA

EMPLEADO

APORTES I.S.S. - SALUD

12,50%

8,50%

4,00%

APORTES I.S.S. - PENSION

16,00%

12,00%

4,00%

APORTES I.S.S. - RIESGOS PROF.

0,522%

0,5220%

0,00%

TOTAL I.S.S.

29,02%

21,02%

8,00%

APORTES CAJA COMPENSACION

4,00%

4,00%

0,00%

APORTES I.C.B.F.

3,00%

3,00%

0,00%

APORTES SENA

2,00%

2,00%

0,00%

TOTAL APORTES PARAFISCALES

9,00%

9,00%

0,00%

TOTAL

30,02%

ITEM 18: SALARIOS BASICOS PERSONAL ADMINISTRATIVO  Gerente / Representante Legal

$ 2.000.000

 Directora:

1.600.000

 Coordinadora Académica y disciplina

1.400.000

 Secretaria

700.000 $ 5.700.000

$ 5.700.000 * 10 meses laborados = $ 57.000.000

51

ITEM 26: SALARIOS BASICOS PERSONAL SERVICIOS GENERALES  Servicios Generales

$

570.000

*

12

meses

laborados

= $ 6.840.000

ITEM 30: HONORARIOS ADMINISTRATIVOS Y DE APOYO  Contador $ 500.000 * 12 meses laborados = $ 6.000.000 ITEM 33: OTROS GASTOS DE PERSONAL – CAPACITACION El Nuevo Colegio Lusadi capacita su personal docente y administrativo en sistemas, asumiendo que sea en un periodo de tiempo donde no haya mucha actividad escolar y que para ello tomen 3 semanas. 3 semanas * 5 días * 3 horas al día = 45 horas en total

$ 15.000 c/hora (costo razonable, teniendo en cuenta que lo dicta el mismo profesor de sistemas) * 45 horas = $ 675.000

Si se realiza dos veces en el año $ 675.000 * 2 = $ 1.350.000 ITEM 34: OTROS GASTOS DE PERSONAL – DOTACION  10 Docentes, directora y coordinadora académica = 12 en total

Bata $ 30.000 c/u * 12 personas * 2 unid. * 2 veces al año = $ Sudadera $60.000 * 10 docentes * 2 veces al año

720.000

=

1.200.000

Pantalón y camisa $60.000 * 1 (secretaria) * 2 un.* 2 veces =

240.000 $ 2.160.000

ITEM 41: MANTENIMIENTO Y REPARACION – INFRAESTRUCTURA Agrupa los trabajos realizados a la planta física con el fin de mejorar la funcionalidad, seguridad, imagen e higiene de la misma, hecho de forma

52

preventiva o correctiva como pintura interior y exterior, arreglo de puertas y chapas, instalaciones eléctricas, sistema sanitario, instalaciones de gas, techos, cerramientos, áreas de juego, entre otras, para esto calculamos un vr estimado anual de $ 3.000.000.

ITEM 42: MANTENIMIENTO Y REPARACION - MOBILIARIO Y EQUIPO Incluye labores como arreglo de sillas y pupitres, tableros, equipos de computo, estantes, archivadores, entre otros. Se calcula un costo anual de $ 2.000.000.

ITEM 45: SERVICIOS PUBLICOS El valor mensual de los servicio públicos se estima en $ 400.000 * 12 meses = $ 4.800.000.

ITEM 47: SUMINISTROS DIDACTICOS Se estima que sean utilizados $ 10.000 por niño * 560 niños = $ 5.600.000.

ITEM 48: ACTIVIDADES CULTURALES Y DEPORTIVAS Teniendo en cuenta que el colegio tiene como lema “El colegio del deporte” prepara a sus estudiantes en patinaje para competir con otras instituciones, adicionalmente realiza actividades culturales y deportivas con la comunidad con el objeto de vincular a los niños y jóvenes del sector. Por ende calculamos que el dinero destinado para estas actividades sea del 1.5 % del ingreso, es decir, $ 290.400.000* 1.5 % = $ 4.356.000.

ITEM 49: PROGRAMAS PEDAGOGICOS Consideramos que por lo menos una vez al año los estudiantes tienen una salida pedagógica en la cual el colegio puede subsidiar una parte de los costos. 560 niños * $ 5.000 * 1 vez al año = $ 2.800.000.

53

ITEM 53: PROVISION PARA DEUDAS DE DIFICIL COBRO Son en total 560 niños, sin embargo 330 de ellos están por convenio con la secretaria de educación, sobre los 230 restantes estimamos que el 10% presente mora en el pago, 12 de ellos de 3 a 6 meses y los 12 restantes de 6 a 12 meses. De acuerdo al método de provisión general se debe calcular el 5 % sobre el primer grupo mencionado y 10% sobre el segundo grupo. 

12 niños en mora de 3 a 6 meses

6 primaria * $ 40.000 * 5 meses

= $ 1.200.000

6 secundaria * $ 60.000 * 5 meses = $ 1.800.000 $ 3.000.000 * 5% = $150.000 prov. 

12 niños en mora de 6 a 12 meses

6 primaria * $ 40.000 * 10 meses

= $ 2.400.000

6 secundaria * $ 60.000 * 10 meses = $ 3.600.000 $6.000.000* 10% = $600.000 prov.

ITEM 54: PROVISION PARA CONTINGENCIAS Se estima que el Nuevo Colegio Lusadi asigne un 0.5% de sus ingresos, es decir, $ 1.452.000 para cubrir eventos económicos sobre los que existe cierto grado de incertidumbre.

De acuerdo a este presupuesto, se recomienda adquirir uno entre los siguientes software:

54

1. SOFTWARE CONTABLE Y FINANCIERO WORLD OFFICE Características 

Es un programa integrado y bajo Windows



Está diseñado en Microsoft SQL Server, base de datos robusta y

confiable garantizando la integridad y confiabilidad de la información 

No es por módulos



Elabora y liquida los impuestos de IVA, Retención en la Fuente e

Industria y Comercio. 

Suministra informes financieros, administrativos, comparativos,

gráficos, índices financieros, informes gerenciales y de inventario de manera rápida, fundamentales para tomar decisiones. 

Posee presupuesto, nómina, facturación, medios magnéticos

inventarios, cartera, cuentas por pagar, conciliación bancaria, libros oficiales. 

Permite ajustar la impresión de los documentos al formato que

posee la empresa 

Permite exportar información a otros formatos de archivos como

Excel y Word. 

Soporte automático las 24 horas del día 7 días a la semana.



Capacitación ilimitada de usuarios de manera gratuita.



Actualización diaria de las preguntas frecuentes en Internet.

Capacitación Para la capacitación se suministran las siguientes herramientas: ● Página de Capacitación y Preguntas Frecuentes:

Principal

herramienta de capacitación y soporte que tienen los usuarios. ● Ayuda en Pantalla: Esta herramienta de capacitación le permite a los usuarios aprender a trabajar en el software de manera autodidacta, 55

mostrando la descripción de cada campo simplemente ubicándose sobre el campo que desea obtener información. ● Videos Tutor: Al momento de la instalación se incorporan en cada uno de los equipos, de acuerdo a las licencias adquiridas, videos tutoriales los cuales le brindan al usuario todo el conocimiento necesario para el manejo del software además son una herramienta de primera mano para la resolución de cualquier duda. ● Manual en Medio Magnético: El manual del software se encuentra integrado al programa y comprende la explicación gráfica de todas las herramientas que posee la aplicación al igual que el compendio de las preguntas y respuestas más frecuentes que realizan los usuarios al implementar World Office. ● Ayuda en Línea: Ayuda paso a paso dentro del software mediante el uso de la tecla F1 o dando un clic en la opción ver manual de cualquier documento de World Office. Soporte El soporte se prestará gratuitamente durante el primer año de adquisición del software y consta de lo siguiente: ● Pagina de Capacitación y Preguntas Frecuentes: Aquí se puede ver las respuestas de preguntas frecuentes y formular nuevas. Se dará prioridad a las preguntas que ingresen por este medio.

● Conexión Remota: Esta herramienta le permite a los ingenieros realizar cualquier cambio o actualización al software World Office como si estuviera físicamente en las instalaciones del cliente. . 56

Actualizaciones Durante primer año de instalación del software las actualizaciones y versiones nuevas no tienen costo, luego de este tiempo el cliente deberá pagar anualmente el 15% del valor facturado por World Office antes de IVA para tener derecho a lo mismo. Una versión nueva del Software incluye mejoras a nivel técnico, velocidad, cambios en la legislación y mejoras funcionales. Cualquier actualización se realiza vía Internet. Requerimientos de Equipo Recurso

Desde o Superior Windows 2000, 2003, XP SP3, Vista, Sistema Operativo Windows 7 Procesador 1.300 MHz Memoria RAM 256 Mb Espacio Disco Duro 300 Mb Al momento de Instalación 100 Mbps de Velocidad (Cuando sea más Conexión de Red de un equipo) Conexión a Internet 56 Kbps (para actualizaciones o soporte) Periféricos Parlantes, Micrófono Otros Quemador de CD, Cuenta de Hotmail

Costos Descripción

Costo de Contado

Equipo Servidor

1

$ 4.000.000

Licencias Adicionales

0

$ 0

IVA

$ 640.000

Menos Rete fuente

$ 440.000

Total World Office Standard

$ 4.200.000

57

Descripción

Costo a Crédito

Equipo Servidor

1

$ 4.375.000

Licencias Adicionales

0

$ 0

IVA

$ 700.000

Menos Rete fuente

$ 153.125

Total World Office Standard

$ 4.921.875

2. SOFTWARE CONTABLE EBENEZER Características  Con el fin de llevar un control en el acceso al sistema, cuenta con un módulo en el que se determina el nivel de manejo de cada usuario, con una única clave de ingreso.

 Permite el control del diseño y actualización de las diferentes subdivisiones que se controlan en el sistema. tales como centros de costo, zonas, tipos de documentos, manejo de usuarios, entorno general y saldos iniciales de carteras.

 Permite

el

manejo

de

accesorios

al

programa

como

son:

agenda/calendario, calculadora, envío y recepción de movimiento o cierre para punto de venta, reconstrucción de documentos, definición de formatos para cheques, comprobantes de egreso, facturas de venta, recibos de caja, notas de contabilidad y notas crédito. cambio de periodo, cierre de periodo.

 Permite la depuración y control de los archivos del sistema para actualizar los datos generales de la empresa, indexación; limpia de posibles errores los archivos de movimiento. importar y exportar información, salir para dar por terminada la sesión. 58

 Maneja los siguientes Módulos:

-

Contabilidad:

permite

el

registro

del

movimiento

contable,

actualización de las cuentas del PUC, registro de terceros, tabla de retenciones en la fuente, tabla de rangos para los ajustes por inflación, manejo de presupuesto e informes contables como son; estados financieros, balance de prueba, balance general, libro diario, libro mayor, estado de resultados. numeración de hojas para libros oficiales y certificados de retención en la fuente

-

Cuentas por cobrar: controla el estado de cuenta de los diferentes clientes de la entidad, elaboración diaria o periódica de la facturación, elaboración de recibos de caja, notas crédito, interface con el módulo contable y de inventarios, e informes de cartera por edades, comisiones, comparativo de ventas por cliente, relación de abonos a cartera.

-

Cuentas por pagar: controla el estado de cuentas por pagar, registro de compras, elaboración de comprobantes de egreso, elaboración de cheques, interface con el módulo contable y de inventarios, e informes de cartera por edades y estados de cuenta.

-

Inventarios: registro de artículos de inventario y/o ítems facturables, registro de categorías de inventario (agrupamiento de artículos) y tipos, registro de entradas y salidas de almacén, ordenes de producción, descuentos por categorías, valor de artículos por rangos de venta, registro de inventario físico, registro de fórmulas para órdenes de producción, genera costo de ventas e informes de: inventario valorizado, tarjeta de kárdex y estadísticos.

59

Requisitos mínimos de equipo (para servidor) Procesador

Ultima generación

Sistema Operativo

Windows

Memoria RAM

Mínimo 512 Mb

Disco duro

15MB de espacio libre. El espacio ocupado por los datos dependerá de la cantidad de los mismos (Volumen de operación de cada empresa.)

Monitor

VGA o mayor resolución.

Capacitación El usuario por la compra del sistema tiene la capacitación para la parametrización y puesta en marcha del sistema, la cual se dicta en las instalaciones del usuario. No se incluye capacitación del sistema operativo, redes ni las áreas para las cuales el sistema EBENEZER ha sido diseñado, Ej. Principios contables o de inventarios.

Soporte Una vez instalado el sistema y finalizada la capacitación por el primer año se otorga un servicio de soporte vía telefónica e internet, asistencia técnica y actualizaciones a los usuarios que así lo requieran de lunes a viernes de 8:00 am a 5:30 pm.

Costos Para la adquisición de la licencia de uso del sistema contable EBENEZER por equipo el costo se establece de la siguiente forma:

60

DETALLE Licencia Ebenezer Versión Comercial Inventarios, CxC y CxP)

VALOR (Módulo Contable, $1.700.000*

Licencia Ebenezer Versión Comercial (Módulo Contable, Mas $ 800.000** manejo de documentos Rec.de caja, comprobantes de Egreso, Fact. De venta) Licencia Ebenezer Versión Comercial únicamente)

(Módulo Contable $ 600.000**

Licencia Ebenezer Versión Propiedad Horizontal (Módulo Contable, CxC y Egresos) $1.000.000* * Instalación por Equipo Adicional en Red Renovación Contrato de Soporte (Teléfono/visita) y actualizaciones.

80.000 c/u año

2011-2012

35% ***

Soporte por visita adicional del contrato (para el 2010) Hora

30.000

Soporte por visita sin contrato (para el 2010) Hora

70.000

***Vr. de las Licencias Instaladas a la fecha o momento de la toma de contrato

Forma de pago En efectivo, cheque o consignación cta. Ahorro 4752011953 Colpatria a nombre Jorge E Castillo * 50% Al momento del pedido y 50% a 30 días. **100% Al momento del pedido.

61

3. SIIGO ESTANDAR

SIIGO es un sistema integrado de información gerencial operativo que registra las operaciones de la empresa y en general, todos los aspectos relacionados con la administración de negocios.

Características:  Se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales: LINUX (solo como servidor en la versión Siigo Net) y WINDOWS, es decir que se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET  Estándar ofrece diez y seis (16) módulos básicos: 1. Elaboración de documentos

9. Inventarios

2. Contabilidad general

10. Ordenes de pedidos

3. Cuentas por cobrar

11. Ordenes de compras

4. Gestión de recaudo

12. Ventas

5. Cuentas por pagar

13. Gestión de clientes

6. Activos fijos

14. El Inteligente

7. Presupuesto

15. El Gerente

8. Gestión de tesorería

16. El Auditor

 Ofrece módulos complementarios: -

Gestión del talento humano inteligencia de negocios

-

Nomina siigo add-in

-

Recursos humanos balanced scorecard

-

Vt-learning (capacitación virtual)

-

Gestión de evaluación por competencias

-

Módulos adicionales

-

Manufactura punto de venta

62

Ventajas Diferenciales Del Producto:  Incluye un asistente de configuración (WIZARD), que guía y detalla pasó a paso el proceso de parametrizacion del sistema Indicándole el porqué de cada opción, con el fin de que los parámetros iniciales se realicen en el orden requerido y de la manera más optima.  La navegación se hace a través de un menú interactivo en donde se despliega en cada modulo los procesos relacionados; además, permite definir menús específicos y cuenta con un mapa de informes para cada modulo.

 Totalmente Integrado, con la simple elaboración de los documentos fuente.

 Integra 16 módulos en línea en tiempo real y cumple con las últimas normas gubernamentales.

 No requiere que el mes contable, ni inclusive, el año contable sea cerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente.

 Permite el nivel de desagregación de información al utilizar centros y subcentros de costos, terceros y documentos. Registra todas las transacciones (excepto nómina), en Noventa y nueve (99) tipos de moneda: una (1) local y noventa y ocho (98) extranjeras.

 Permite el diseño personalizado de documentos, migra información a otros programas, utiliza múltiples claves de acceso con niveles de restricción.

63

 Utiliza poco espacio en memoria y disco duro y ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal de usuarios.

 Permite diseñar los informes y definir las graficas obteniendo un análisis más rápido y simple de los datos (39 modelos de graficas en 2D y 3D tales como Pareto, Pirámides, Columnas, Cilindros), cuenta con 33 reportes predefinidos y con 99 graficas preestablecidas, que se pueden combinar entre sí.  Exporta la información a formato Excel, Word, HTML, Pdf o Texto.

Documentos 

3 modelos de elaboración e impresión de documentos: estándar,

formas minerva y generador de documentos. Se pueden elaborar: facturas de venta, registros de compra, recibos de caja, comprobantes de egreso con cheque, notas de traslado, notas de salida, notas de entrada, notas de consignación, notas debito, notas crédito, notas de ajuste contable, devoluciones en compras, devolución de facturas, entre otras. 

Evita la repetición y los cruces incorrectos de documentos, se

puede mirar o imprimir un documento procesado, en cualquier momento, restringe la facturación de productos que no tienen existencias, o vender a clientes en mora o con sobrecupo en cartera, etc. 

Reserva productos de inventario al facturar, cruce de facturas con

remisiones y pedidos. 

Genera 5 estados financieros básicos (Balance General, Estado de

Resultados, Estado de cambios en la situación Financiera, Estado de Cambio en el Patrimonio y Flujo de Efectivo), certificados de IVA, ICA y

64

RETEFUENTE y medios magnéticos, libros oficiales: Diario, Mayor, Inventarios, ventas y compras, información para pagos fiscales y parafiscales. 

No permite grabar comprobantes descuadrados.



Genera Libro auxiliar, balance de prueba y balance mensual en

diferentes tipos de monedas. 

Tiene calendario tributario y un diseño personalizado por el

generador de reportes financieros.

Siigo Gerente

El Gerente es un modulo de SIIGO, que rápidamente y de manera fácil da las respuestas más frecuentes e indispensables que un ejecutivo necesita para que su toma de decisiones sea más rápida y más acertada, al disponer de datos confiables y oportunos, minimizando así el riesgo de acudir a la sola intuición, incluye informes relevantes de cuentas por cobrar y pagar, inventarios, ventas, presupuesto, pedidos, compras y contabilidad, muestra la información a manera de cifras y gráficas.

Costos 1ra. Opción: Siigo Estándar Servicios – Maneja 98 Empresas, 9999 Centros de Costos y 999 Subcentros de Costos, adicional permite parametrizar una facturación por Bloque.

65

Siigo Windows

Valor

Contado

Crédito

SIIGO Servicios-C Monosuario

$7.056.000

$4.586.400

$5.292.000

Cuentas por Pagar ** Monosuario

$1.404.000

$912.600

$1.053.000

SUBTOTAL

$8.460.000

$5.499.000

$6.345.000

Contrato Mantenimiento anual

$ 846,000

$ 846,000

$ 846,000

$

$

$

Incluye los siguientes módulos: Documentos: Contabilidad - Cuentas por Cobrar - Gestión de Recaudo – Inteligente

Agente Dexon

95,000

95,000

95,000

SUBTOTAL

$9.401.000

$6.440.000

$7.286.000

IVA 16%

$1.504.160

$1.030.400

$1.165.760

TOTAL

$10.905.160

$7.470.400

$8.451.760

CREDITO A 4 CUOTAS IGUALES DE $ 2.112.940

2da. Opción: Siigo Básico Servicios – Maneja 2 Empresas, 99 Centros de Costos PRODUCTO

PRECIO

SIIGO BASICO SERVICIOS

$ 1.003.000

SIIGO ADD IN

$

PRECIO PRODUCTO

$ 1.479.000

CONT. MANTENIMIENTO ANUAL

$

381.000

SERVICIO DEXON

$

95.000

PRECIO MANTENIMIENTO

$

476.000

SUBTOTAL

$ 1.955.000

IVA

$

TOTAL A PAGAR

$ 2.267.800

66

476,000

312.800

Actualizaciones

Se ofrece un contrato de licenciamiento del software y mantenimiento con actualizaciones, cuyo valor corresponde al 10% del costo del sistema adquirido antes de descuentos comerciales, el contrato se debe renovar anualmente y su costo es del 10% del valor del programa, según la lista de precios vigente a la fecha de renovación. Ventajas:  Servicio Presencial  Se realizarán hasta 2 visitas en el año, programadas en horas y días hábiles de trabajo (lunes a viernes de 8:30 a.m. a 5.30 p.m.) y se pueden utilizar para revisar información, corregir parámetros, limpiar

archivos

y

solucionar

dudas

sobre

cambios

y

actualizaciones de versión.  Atención Ilimitada De Servicio Telefónico  El usuario podrá resolver dudas e inquietudes sobre el manejo de SIIGO, solicitar números de registro para utilizar nuevas empresas y recibir soporte a través del Call Center, en días hábiles de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 6:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 1:00 p.m.  Soporte Remoto Vía Dexón (software de comunicaciones)

Requerimientos de hardware y software para ejecutar siigo.net

EQUIPO SERVIDOR Bases de Datos: Sistema operativo: Windows 2000 Server (Service Pack 4), Windows 2003 Server (Service Pack 2), Base de Datos SQL Server 2005 (De acuerdo a las políticas de Microsoft, con el software de instalación se ofrece la versión gratuita de

67

SQL Server 2005 Express que permite tener hasta 20 usuarios conectados y un máximo de 4GB de tamaño en la Base de Datos)

OFFICE (Opcional para exportar datos)

HARDWARE MÍNIMO

HARDWARE ÓPTIMO

Procesador AMD Opteron

Procesador Pentium IV 2.8 GHz

DDR 1.8 GHz, Pentium IV 2.0

Xeon 1.8 GHz, o superior

RAM 2 Gb en adelante

RAM 3 Gb en adelante

Tarjeta Red 10/100 Mbps

Tarjeta Red 100/1000 Mbps

Disco 80 Gb IDE Discos

Tecnología SCSI, UltraSCSI o SATA

EQUIPOS CLIENTES

Sistema operativo: Windows 2000 Professional (Service Pack 4), Windows XP Professional (Service Pack 2), Windows Vista Business o Ultimate Windows 7 Business.

HARDWARE MÍNIMO

HARDWARE ÓPTIMO

Procesador Celeron M 933 MHz

Procesador Pentium III 1.3 GHz, Pentium IV Pentium II 266 MHz 2.0 GHz, Celeron D 2.0 GHz, Core Duo 3.0 GHz, Core 2 Duo 3.2 GHz o Superiores

RAM 512

RAM 2 Gb en adelante.

Tarjeta Red10/100 Mbps

Tarjeta Red 1000 Mbps

Disco 500 Mb IDE libres.

Disco 1 Gb en adelante IDE, SATA libres.

IMPRESORAS: Matriz de Punto, Deskjet, Laser.

68

En la implementación del software contable el Nuevo Colegio Lusadi se ve en la necesidad de contratar un asistente que se haga cargo del manejo de esta área, debe tener conocimientos básicos en contabilidad para que se garantice el buen desempeño de su labor ya que la información que se va a manejar es confidencial y muy importante para la toma de decisiones gerenciales. Este nuevo cargo debe ser supervisado y dirigido por la directora del colegio y debe contar además con revisiones periódicas por parte del contador con el fin de cumplir los requisitos legales y las políticas organizacionales establecidas.

6.1.2 MANEJO DE LA CUENTA BANCARIA El Nuevo Colegio Lusadi tiene una cuenta Bancaria con el banco de Occidente la cual es utilizada únicamente para recibir el pago que realiza la Secretaria de educación por concepto de los servicios educativos que presta a los 330 niños que hacen parte del convenio, el resto del dinero recaudado, representado exclusivamente en efectivo, es guardado y manejado en las instalaciones del colegio esto sumado al problema de inseguridad del lugar de ubicación de la institución

constituye un alto

riesgo de fraude, perdida y hurto por parte de personas internas y externas. Adicionalmente el pago de nomina a los docentes también se hace en efectivo poniendo en riesgo su integridad física. Por lo tanto se recomienda darle mayor uso a la cuenta bancaria realizando la consignación periódica del dinero recaudado y haciendo uso de los servicios que ofrecen esas entidades como por ejemplo las transferencias electrónicas para pago de nomina, seguridad social, servicios públicos y a proveedores en general.

69

6.1.3 APERTURA Y MANEJO DE CAJA MENOR Se recomienda crear una caja menor asignando una persona responsable de su manejo que puede ser el/la asistente contable, con el fin de atender gastos imprevistos o urgentes o aquellos desembolsos que por su cuantía no ameriten ser pagados por medio de transferencia electrónica o retiro del banco. Para su apertura es necesario establecer unas políticas que permitan tener control sobre el manejo adecuado del dinero que la compone como por ejemplo: 

Monto de caja menor : $ 500.000



Necesidades que se pueden cubrir con este dinero:

-

Fotocopias

-

Transportes

-

Arreglos locativos inferiores a $ 100.000

-

Envíos de correspondencia

-

Elementos de aseo y cafetería inferiores a $ 50.000



Utilización de recibos con números consecutivos debidamente

diligenciados indicando nombre completo, numero de cedula, concepto y firma de la persona que recibe el pago en caso de que este no sea soportado con factura de venta por algún motivo, por ejemplo:

70

Cuando el dinero establecido para caja menor sea utilizado en su totalidad la persona encargada debe solicitar la reposición del mismo entregando al gerente una relación de las facturas mencionado conceptos y valores utilizados con los respectivos soportes adjuntos, la cual debe ser previamente revisada verificando que cumpla con las políticas y requisitos establecidos y posteriormente realizar el reembolso del efectivo.

71

Como mecanismo de control se recomienda realizar arqueos periódicos y sorpresivos con el fin de verificar el cumplimiento de las políticas establecidas y el uso adecuado que se le da al efectivo.

72

Flujograma del manejo de caja menor Inicio

Recibir el dinero asignado para caja menor

Atender la solicitud de efectivo para cubrir un gasto o necesidad que no supere el vr establecido para tal fin.

Diligenciar completamente el recibo de caja

Entregar el dinero al solicitante Archivar el recibo de caja Realizar un arqueo de caja periódicamente (ej. Semanalmente)

Elaborar la relación de gastos para solicitar reembolso del efectivo

Aprobado el reembolso

NO

Revisar las inconsistencias Hacer ajustes y modificaciones

SI Fin

73

6.2 A NIVEL ADMINISTRATIVO 6.2.1 PROPUESTA PLANIFICACIÓN DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN FLUJOGRAMA NOMBRE DEL CARGO:

Representante Legal – Gerente

AREA:

Administrativa

Requisitos: 

Administrador Educativo.



Conocimiento en legislación educativa , herramientas office y manejo de procesos de calidad y certificación.

Funciones:  Representar legalmente al Nuevo Colegio Lusadi.  Celebrar contratos que interesen a la Institución.  Designar los empleados que requiera el funcionamiento normal del plantel y asignarles su remuneración.  Tomar todas las medidas necesarias para la conservación de los bienes de la Institución y la buena marcha de la misma.  Asistir a las reuniones de la secretaria de educación  Autorizar la nomina  Firmar las declaraciones tributarias  Aprobar el presupuesto semestral

74

Flujograma Representación legal del Nuevo Colegio Lusadi

Inicio

Representar legalmente al Nuevo Colegio Lusadi NO Asistir a las reuniones de la secretaria de educación

Continuar con los contratos ya adquiridos

SI Celebrar contratos que interesen a la institución.

Tomar medidas para la conservación de los bienes y buena marcha de la institución.

Fin

75

Flujograma autorización nomina de docentes

Inicio

Designar los empleados del plantel

Asignarles su remuneración

Autorizar la Nomina

NO

Devolver a contabilidad para corrección

SI Realizar la dispersión de nomina.

Recibir la nomina corregida

Fin

76

Flujograma autorización presupuesto semestral

Inicio

Recibir el presupuesto semestral

Revisarlo

NO Devolver para su corrección

Aprobarlo

SI Firmar y asignar recursos

Fin

77

Recibir la corrección

Flujograma firma de declaraciones tributarias y pago de las mismas.

Inicio

Recibir los auxiliares y declaraciones tributarias

Revisarlas

NO Las declaraciones concuerdan con los auxiliares

Devolver a contabilidad para su corrección

SI Recibir la corrección Firmar las declaraciones

Autorizar el pago

Fin

78

NOMBRE DEL CARGO:

Directora

AREA:

Administrativa

JEFE INMEDIATO:

Gerente

Requisitos 

Licenciatura en administración educativa



Conocimiento en legislación educativa , herramientas office y manejo de procesos de calidad y certificación.



Administración y gestión de personal.

Funciones:  Elaborar junto con el asistente contable el presupuesto semestral.  Velar por el cumplimiento de las funciones de los Docentes, personal administrativo y de servicios generales y el oportuno aprovisionamiento de los recursos necesarios para tal efecto.  Promover el proceso continuo de mejoramiento de la calidad de la educación en el colegio.  Ejercer las funciones disciplinarias o de convivencia que le atribuya las leyes generales de educación, los reglamentos y el manual de convivencia.  Promover y dirigir actividades de beneficio social que vinculen al establecimiento con la comunidad del barrio Lucero Medio, localidad de Ciudad Bolívar.

79

 Mantener comunicación permanente con el gerente y acoger las orientaciones pertinentes del mismo.  Recibir y analizar los informes presentados por la Coordinadora académica y de disciplina.  Revisar periódicamente la forma cómo se lleva la secretaría del colegio

y

tomar

las

decisiones

oportunas

para

el

buen

funcionamiento de la misma.  Asistir a las reuniones de la Asociación de Padres de familia, para Informarse y orientar los proyectos y actividades en beneficio de la comunidad educativa.  Atender a los padres de familia en los días asignados para tal fin.  Velar por la puntual cancelación de los sueldos al personal de la Institución.  Realizar el seguimiento al cronograma mensual de actividades.  Controlar académica

que la entrega de notas por parte de la coordinación a

secretaria sea en el tiempo requerido para la

generación de boletines.  Controlar y verificar la documentación que ha sido preparada por secretaria para la secretaria de educación.  Verificar la preparación de la institución para las visitas de la secretaria de educación en los meses de febrero junio y octubre.

80

Flujograma control de la cancelación puntual de la nomina

Inicio

Promover el proceso continuo de mejoramiento de la calidad de educación

Velar por el cumplimiento de las funciones del personal

Vigilar la puntual cancelación de la nomina

NO El pago es realizado a tiempo

Hablar con el gerente para conocer las causas.

SI Docentes satisfechos por el pago a tiempo

Fin

81

Informarlas a los docentes y proponer soluciones al gerente

Flujograma elaboración del presupuesto Inicio

Listar los ítems que componen el presupuesto

Hacer los cálculos necesarios para incluir las cifras

Diligenciar los formatos de presupuesto

Presentar el presupuesto al gerente

NO Hacer ajustes y modificaciones

Aprobado

SI

Fin

82

Flujograma promover y dirigir las actividades culturales y deportivas

Inicio

Promover y dirigir las actividades que beneficien a la comunidad y a los estudiantes

Organizar la actividad deportiva

NO Realizar actividades de danzas y teatro

Realizar lunada

SI Incentivar las actitudes diferentes al deporte

Mostrar actitudes deportivas de los estudiantes

Fin

83

Flujograma de control de la entrega oportuna de notas.

Inicio Controlar que la entrega de notas sea oportuna por la coordinación académica a la secretaria

NO Entrega de notas oportuna para la generación de boletines

Retrazo en la elaboración de boletines

SI

Carga operativa para la secretaria

Crear boletines sin contratiempos

Fin

84

Flujograma atención situaciones disciplinarias y de convivencia

Inicio

Atender las situaciones que pongan en riesgo la convivencia y disciplina de la institución.

NO Verificar si el caso siguió el conducto regular

Tomar, de acuerdo a la experiencia, las medidas necesarias

NO

Enviar el caso al área correspondiente

Se soluciona

SI Hacer seguimiento hasta que se solucione

Fin

85

NOMBRE DEL CARGO:

Coordinadora académica y de disciplina

AREA:

Administrativa

JEFE INMEDIATO:

Directora

Requisitos: 

Licenciatura



Experiencia en coordinación académica

Funciones:

 Promover

el

desarrollo

dinámico

del

Proyecto

Educativo

Institucional PEI.  Velar por la cualificación del proceso educativo a través del acompañamiento permanente a los docentes, estudiantes y padres de familia.  Trabajar en equipo con la Directora y demás integrantes del Consejo Académico.  Elaborar los horarios de clase y presentarlos a la Directora para su aprobación.  Realizar un seguimiento permanente de los casos especiales con dificultades académicas remitidos por los docentes, así como las alternativas propuestas de común acuerdo entre los docentes, estudiantes y padres de familia.

86

 Atender los casos de permisos académicos que soliciten los docentes y estudiantes.  Solicitar

a

los

docentes

las

notas

de

los

estudiantes

posteriormente entregarlas a la Secretaría de forma personal y oportuna para la elaboración de los boletines  Delegar a quien pueda sustituir la ausencia de un docente cuando la situación lo amerite.  Controlar y entregar la papelería a los docentes  Recibir los útiles por parte de la secretaria de educación y alumnos  Llevar control por medio de un kárdex de los útiles recibidos y entregados.  Abrir la puerta del colegio.  Recibir los estudiantes.

 Informar a la Directora sobre aquellos casos que impidan la sana convivencia de los estudiantes o de los docentes.  Promover en el estudiante el cumplimiento del manual de convivencia.

 Verificar la asistencia de estudiantes y padres de familia a las actividades programadas por la institución.

87

 Informar al Consejo Directivo, como último recurso, los casos especiales que afecten la convivencia de los estudiantes, después de haber agotado todas las instancias del conducto regular.

 Promover el uso adecuado de la planta física, equipos y materiales de la institución.

Flujograma de procesos educativos a estudiantes y docentes.

Inicio

Promover el desarrollo dinámico del proyectó educativo institucional y el cumplimiento del manual de convivencia

Velar por los procesos educativos a estudiantes y docentes.

No Hacer acompañamiento a los docentes SI Elaborar informe de acompañamientos Tener en cuenta las resultados para ir en busca de un mejoramiento continuo en lo procesos con los docentes, estudiantes y padres de familia Fin

88

Revisar los inconvenientes

Considerar los métodos y tomar medidas

Flujograma de la elaboración de horarios

Inicio

Elaborar los horarios de clases

Revisar los horarios de clases

Entregar los horarios para su aprobación a la directora

Hacer ajustes y modificaciones

NO Aprobado Si Dar a conocer los horarios a los docentes y alumnos

Fin

89

Devolver los horarios de clases

Flujograma seguimiento a dificultades académicas.

Inicio

Hacer seguimiento permanente a los casos especiales con dificultades académicas enviados por los docentes Llegar a común acuerdo con los estudiantes, padres y docentes para la recuperación de dificultades No Las diferentes alternativas son efectivas

SI Tener en cuenta y aplicar las diferentes alternativas para la solución de problemas académicos

Trabajar en equipo con la directora e integrantes del Consejo Académico SI

Fin

90

Replantear nuevas alternativas Considerar los métodos y tomar medidas

Flujograma ausencias de docentes o estudiantes

Inicio

Atender los permisos académicos de los estudiantes y docentes

Delegar docentes para cubrir las ausencias

Existen docentes disponibles para las ausencias

NO

SI

Tomar otra alternativa

Acudir a trabajos escritos en clase con la supervisión de otro docente

Cada docente cuenta con una hora en sala de profesores y este puede cubrir la ausencia

Fin

91

Flujograma recepción de notas para la elaboración de boletines. Inicio

Recibir a tiempo por parte de los docentes las notas de los estudiantes

Revisar las notas de los estudiantes

NO

Recibir completas las notas

Devolver las notas a los docentes

SI

Entregar oportunamente a la secretaria las notas de los estudiantes

Posteriormente recibir los boletines ya elaborados por la secretaria

NO

Recibir correctos los boletines SI Entregar los boletines a los docentes

Fin

92

Devolver los boletines a la secretaria para su corrección

Flujograma control con los útiles de la papelería.

Inicio

Recibir los útiles de papelería por parte de la secretaria de educación y los alumnos

NO

Útiles completos entregados por la secretaria de educación SI

Controlar y entregar la papelería a docentes

Tener control por medio del kárdex de los útiles recibidos y entregados

Fin

93

Realizar informe a la secretaria de educación de los faltantes

NOMBRE DEL CARGO:

Secretaria

AREA:

Administrativa

JEFE INMEDIATO:

Directora

Requisitos: 

Secretariado



Manejo de archivo



Experiencia en atención al cliente



Manejo de Microsoft Office

Funciones:  Mantener su puesto de trabajo en

completo

orden para la

atención a docentes, estudiantes y padres.  Manejo de correspondencia.  Manejo de archivo.  Recibir las solicitudes de los padres de familia.  Encargarse de la agenda del Gerente y Directora.  Elaborar y entregar constancias, certificados, paz y salvo solicitados por los padres de familia.  Realizar el proceso de matriculas de los estudiantes en los días establecidos junto con la Directora.

94

 Digitar y elaborar oportunamente los boletines de los estudiantes, de acuerdo con lo establecido para tal fin por las directivas del colegio.  Preparar los

documentos requeridos por

la

secretaria

de

educación, mencionados a continuación:

o o

Hojas de vida de los docentes Soportes de pago de seguridad social

de todos

los

funcionarios de la institución. o

Pagos de nomina.

o

Carpetas de los docentes

o

Carpetas de los estudiantes las cuales deben contener:  Hoja de matricula  Registro civil  Fotocopia de la cedula del padre o la madre  2 fotos  Ficha de matricula

 Mantener

en

reserva los

datos del archivo

del personal

administrativo, docente y estudiantado en general, absteniéndose de dar informes sin previa autorización de la Directora.  Atender cordialmente a las personas de la Institución y las que lleguen a ella, para solicitar alguna información o servicio.  Atender

las llamadas

telefónicas,

recibir

transmitirla en forma personal al interesado.

95

la

información

y

 Informar oportunamente a la directora del colegio los asuntos especiales que lo ameriten en aras de la buena marcha de la Institución.  Recibir las llamadas de excusa de estudiantes, docentes, personal administrativo o de servicios generales y pasar la información a quien Corresponda  Señalar los cambios de clase y horas de entrada y salida de los estudiantes de ambas jornadas.  Entregar las diferentes circulares o Informes a las personas encargadas de distribuirlas.

96

Flujograma puesto de trabajo en orden. Inicio

Manejo de correspondencia y archivo

Recibir solicitudes de los padres

NO

Mantener el puesto en orden

Carga operativa

SI Atención adecuada a padres docentes y alumnos

Atención incorrecta a padres docentes y alumnos

Llamados de atención por su jefe inmediato

Requerimientos entregados a tiempo a docentes y padres

Elaborar y entregar constancias, certificados paz y salvo a tiempo a los padres

Fin

97

Flujograma manejo agenda gerente y directora Inicio

Anotar eventos importantes en la agenda de gerente y la directora

Llevar en orden la agenda del gerente y directora

NO Llamados de atención por parte del gerente y la

Tener en cuenta e informar a tiempo al gerente y la directora los compromisos importantes

directora

SI

La información suministrada es oportuna

Se presentaran inconvenientes con eventos o requerimientos con los docentes, estudiantes, padres de familia o secretaria de educación

El gerente y la directora no tendrán inconvenientes con eventos o requerimientos con los docentes, estudiantes, padres de familia o secretaria de educación.

Al informar oportunamente contribuye a la buena marcha de la institución

Fin

98

Flujograma proceso de matricula de los estudiantes Inicio

Realizar proceso de matriculas

Revisar los documentos completos NO

Recibir documentos completos SI Realizar la matricula completa

Diligenciar hoja de matricula de los estudiantes

Hacer firmar hoja de matricula por el estudiante y acudiente

Informar al acudiente los útiles par el siguiente grado

Fin

99

Indicar a los padres los documentos faltantes

Flujograma elaboración de boletines de los estudiantes

Inicio

Recibir oportunamente por parte de la coordinadora las notas de los estudiantes

Revisar las notas de los estudiantes

NO

Recibir completas las notas SI Elaborar los boletines

Revisar los boletines

Entregar los boletines a la coordinadora oportunamente

Fin

100

Devolver las notas a la coordinadora

Flujograma preparar documentación presentada a la secretaria de educación

Inicio

Preparar los documentos requeridos por la secretaria de educación

Revisar todos los documentos

NO Entregar los documentos completos a las personas de la secretaria

SI Atender cualquier pregunta o solicitud del personal de la secretaria de educación

Aclarar inquietudes con respecto de los documentos

Fin

101

Completar la documentación

Flujograma atención al publico Inicio Poseer habilidad para atender a los padres, docentes, estudiantes o a cualquier persona que solicite, personalmente o telefónicamente alguna información de la institución

Tener disposición para la atención al público

Atender cordialmente a todas las personas que soliciten información

NO

Crear mal ambiente

SI Tener en cuenta y satisfacer las necesidades de las personas que soliciten alguna información o servicio del colegio

Indisponer a la persona que se esta atendiendo

Atender todas las llamadas telefónicas

Crear mala imagen del colegio ambiente

Recibir y transmitir la información a la persona interesada

NO Entregar el mensaje oportunamente

Generar inconvenientes o malestar para el interesado

SI

Transmitir a tiempo el mensaje para evitar inconvenientes que puedan perjudicar a cierta persona

Fin

102

Flujograma de los cambios de clases o jornada.

Inicio Señalar los cambios de clases, hora de entrada y salida de las dos jornadas

NO Genera retrazo en la siguiente clase o jornada

Señalar oportunamente los cambios de clase o jornada Si Terminar e iniciar las clases en el tiempo justo Evita retrazo en las actividades planeadas FIN

103

Flujograma elaboración y entrega de circulares

Inicio Elaborar las circulares o informes

Revisar las circulares o informes e imprimirlas

NO Las circulares pueden ser perdidas

El mensaje no será entregado al destinatario

Entregar las circulares a los encargados para que sean distribuidas

El destinatario del informe o circular fue enterado del mensaje

Informar a la secretaria

FIN

104

Si Las circulares son distribuidas en su momento

El mensaje de la circular o informe fue enviado de forma efectiva al destinatario

NOMBRE DEL CARGO:

Asistente Contable

AREA:

Administrativa

JEFE INMEDIATO:

Directora

Requisitos 

Auxiliar contable, tecnólogo o estudiante de Contaduría Pública mínimo 5 semestre.



Experiencia comprobada en el área



Manejo de Microsoft Office



Manejo de software contable

Funciones:  Colaborar en la elaboración y control del presupuesto del colegio.  Llevar el registro diario de las actividades económicas en facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso y demás.  Recaudo de matriculas, pensiones y demás pagos hechos por los padres de familia.  Cobro de cartera.  Elaborar la nomina del personal administrativo, docente y servicios generales  Mantener al día el inventario de los bienes propios del colegio y velar por su constante actualización.  Llevar con diligencia los libros de contabilidad.

105

 Manejar las cuentas por pagar a proveedores informando al gerente en la fecha correspondiente los valores para que realice pago de las mismas.  Manejo de caja menor, llevando el registro diario de las operaciones de la misma con los documentos que la respaldan, manteniendo su liquidez mediante los reembolsos  Realizar las afiliaciones del personal a seguridad social y liquidar mensualmente por internet el valor a pagar informando al gerente para que realice el pago correspondiente.  Elaborar los Paz y Salvos y órdenes de Matrícula para los estudiantes.  Atender adecuadamente a los Padres de Familia con relación a los pagos de las pensiones.  Realizar la conciliación bancaria mensualmente al recibir el extracto.  Tener presente el calendario tributario para el pago de los impuestos.  Elaborar informes solicitados por el gerente o el contador, como por ejemplo estado de la cartera, cuentas por pagar, libros auxiliares, entre otros.

 Facilitar al contador los documentos necesarios para su supervisión

y colaborar con disposición.

106

Flujograma elaboración y seguimiento al prepuesto

Inicio

Listar los ítems que componen el presupuesto

Hacer los cálculos necesarios para incluir las cifras

Diligenciar los formatos de presupuesto

Presentar el presupuesto al gerente

NO

Aprobado

Hacer ajustes y modificaciones

SI Hacer seguimiento y control al cumplimiento del presupuesto

presupuesto

Se utilizan los recursos correctamente

NO

Hablar con la directora y el gerente

Tomar las medidas correspondientes

Fin

107

Flujograma elaboración y presentación de informes Inicio Clasificar los hechos económicos

Registrarlos en facturas, comprobantes de egreso y demás. Archivar en el AZ correspondiente

Elaborar informes periódicamente

Presentar al contador

NO

Los informes son correctos

Hacer ajustes y modificaciones

SI Presentar los informes al gerente

Hay inquietudes del gerente

SI

Atenderlas y dar las explicaciones pertinentes para su comprensión

Sugerir o tomar en cuenta sugerencias en cuanto a estrategias y planes de mejoramiento en el manejo de los recursos y/o procesos.

NO

Fin

108

Flujograma elaboración y presentación de formularios de impuestos. Inicio Conocer el calendario tributario del periodo actual, para tener en cuenta las fechas de pago de impuestos.

Consultar en el programa contable los libros auxiliares con las cuentas del impuesto a presentar. No Revisar el documento con inconsistencias

Tienen inconsistencias SI

Hacer ajustes y modificaciones

Elaborar borrador del NOformulario

Presentar al contador para su revisión y comparación con los documentos contables impresos y el programa contable.

Hay inquietudes del contador NO Diligenciar el formulario correspondiente

Entregar al gerente para que autorice y asigne los recursos para el pago.

Fin

109

SI

Atenderlas y dar las explicaciones pertinentes para su comprensión

Flujograma recaudo de matriculas y pensiones

Inicio

Recibir el dinero de pensiones y matriculas

Elaborar el recibo de caja Imprimir dos copias entregar una de ellas a la persona que realiza el pago.

Generar un informe de cartera periódicamente

Todos los estudiantes han pagado

NO

Utilizar mecanismos para el cobro de cartera (Ej. llamadas)

Informar a la directora cuales estudiantes están morosos para que tome medidas adicionales de cobro.

SI

Fin

110

Flujograma elaboración de la nomina

Inicio

Elaborar la nomina del personal

Presentarla al gerente

Es aprobada

SI

Fin

111

NO

Hacerle los ajustes y modificaciones solicitadas.

Flujograma conciliación bancaria

Inicio

Solicitar al gerente el extracto bancario Generar en el programa contable un libro auxiliar con la cuenta de bancos

Comparar el auxiliar con el extracto.

SI

Hay diferencias

Registrar en la contabilidad los hechos que no aparezcan allí.

NO

Elaborar el documento de conciliación bancaria

Fin

112

Verificar la causa de los hechos registrados en la contabilidad y que no aparezcan en el extracto

Flujograma pago de la seguridad social de todos los funcionarios del colegio

Inicio

Afiliar al personal a las respectivas administradoras de seguridad social

Mensualmente liquidar por Internet la seguridad social del personal

Elaborar la planilla y adquirir el código para pagar

Entregar los datos completos al gerente para que realice la transferencia Elaborar el comprobante de egreso correspondiente

Fin

113

6.2.2 PROPUESTA ORGANIGRAMA El crecimiento de la comunidad educativa del Nuevo Colegio Lusadi y la propuesta de un manual de funciones para los diferentes cargos exigen una mayor ramificación en la estructura organizacional que posee actualmente, definiendo las relaciones de autoridad y coordinación entre las diferentes áreas, mediante el establecimiento de niveles de jerarquía En el organigrama propuesto (ver anexo C) se encuentra a la cabeza de la institución el consejo directivo como máximo órgano de autoridad encargado de tomar las decisiones que afecten el funcionamiento del plantel, instancia para resolver conflictos después de haber agotado el conducto regular, defender los derechos de la comunidad educativa en general cuando estos se vean vulnerados, participar en las evaluaciones del personal docente y administrativo estableciendo estímulos al buen desempeño, entre otros. En el siguiente nivel jerárquico se encuentra el

gerente , luego la

directora quien depende del gerente y es apoyo para el en cuanto

a

decisiones institucionales, de igual forma la directora es la persona que controla el

departamento de contabilidad, comité de planeación,

coordinación

académica y de disciplina realizando acompañamientos

permanentes para su buen funcionamiento. La secretaria es la encargada ser soporte para los requerimientos que se presenten por parte del gerente y directora, de la misma forma es un miembro clave en la comunicación entre el gerente y la directora con los demás miembros de la institución. El comité de planeación es el encargado de controlar y coordinar los eventos importantes de la institución por medio del comité deportivo y comité cultural, actividades que se

programa periódicamente

institución para los alumnos, maestros y padres de familia. 114

en la

En cuanto a la coordinación académica y de disciplina es la que vigila al concejo académico, los orienta en

las decisiones que se tengan que

tomar o en las actividades que planea, por otro lado los docentes son controlados

directamente

por la

coordinadora

disciplina ya que es el conducto regular administrativa.

115

académica

y de

entre los docentes y el área

CONCLUSIONES

La presente investigación nos permitió alcanzar los objetivos propuestos en el proyecto, a través del diagnostico

general de la estructura

administrativa y contable que se hizo al Nuevo Colegio Lusadi y las herramientas utilizadas para la recolección de información que nos permitieron proponer una reestructuración en dichas áreas.

Se propuso el manual de funciones de los diferentes cargos presentados como propuesta en investigación, como es: Representante Legal – Gerente, Directora, Coordinadora académica y de disciplina, Secretaria y Asistente Contable donde la creación de este último es propuesto, por la investigación se muestra la importancia de implementar un software contable dando a conocer las ventajas del mismo.

Con el apoyo y buena disposición del personal de la institución se realizo la autoevaluación de docentes y evaluación institucional como parte de la investigación donde se pudo

observar el

clima organizacional y la

satisfacción de los docentes en el desempeño de sus funciones.

Se plantearon elementos de control y seguridad como la apertura de la caja menor y el mayor uso de la cuenta bancaria.

El desarrollo de este proyecto nos permitió aplicar nuestros conocimientos profesionales en un sector importante de la población como lo es el sector educativo cuyos beneficiados son tanto los directivos de la institución, como los docentes y estudiantes. Además al trabajar en equipo perteneciendo a carreras diferentes pero afines nos dio la posibilidad de intercambiar y fortalecer dichos conocimientos.

116

RECOMENDACIONES

Luego de la investigación realizada en el Nuevo Colegio Lusadi

en las

áreas administrativa y contable, se recomienda a las directivas tener en cuenta esta propuesta y su aplicación en la institución, para conseguir elementos que permitan el mejoramiento en la prestación de los servicios educativos, logrando un elemento diferenciador

con las

demás

instituciones educativas en el sector.

Consideramos que es necesario adquirir el sistema contable para tener un mayor control en las actividades económicas de la institución, poseer un software contable eficiente que le permita a la gerencia contar con información confiable para la toma de decisiones y poder conocer su situación financiera real a una fecha determinada, tornando de esta manera el área contable parte inherente de su institución. Sugerimos que el colegio adquiera un software contable dentro los propuestos en esta investigación, ya que son los que más se ajustan a sus actividades y la cantidad de información manejada.

Es trascendental tener en cuenta la propuesta hecha de la planificación de funciones para evitar la desorganización y el conflicto que se puede presentar entre el personal al ejecutar varias veces una función u omitirla, la planificación a su vez establece la necesidad de ramificar aun más el organigrama, creando más puestos de trabajo para una mejor división y especialización del mismo.

Por último recomendamos también mejorar el proceso de recaudo de matriculas y pensiones, establecer el manejo de caja menor y dar mayor uso a la cuenta bancaria utilizando canales electrónicos para seguridad.

117

mayor

BIBLIOGRAFIA

Betancourt Bernate, José David y Cubillos Cante, María Carolina. (2006). Propuesta de restructuración en el área administrativa para el colegio Gimnasio Lasallano en Bogotá. Trabajo de grado para optar al título de Administradores de Empresas. Universidad de la Salle Bogotá. Castro Moreno, Esmeralda y Duarte Carvajal, Yesenia Andrea. ( 2009). Propuesta del diseño de un sistema administrativo para las empresas de economía solidaria, interesadas en prestar el servicio de transporte público, de acuerdo con el nuevo plan maestro movilidad proyectado al año 2012 en la ciudad de Bogotá D.C. trabajo de grado para optar al título de Administrador de Empresas. Universidad de la Salle Bogotá. Chiavenato, Idalberto. (1967). Administración de recursos humanos. Santafé de Bogotá: McGraw-Hill. Constitución política de Colombia (1991). Cotizaciones software contables Decretos 2649 y 2650 de 1993. Decreto 1860 de 1994 Decreto 330 de 2009 Delgado Estrella, Mónica Andrea y Díaz Torres, Ángela Fernanda. (2008). Propuesta para implementar la plantación estratégica en la empresa “Servicios Especiales del Llano S.A. trabajo de grado para optar al título de administrador de empresas. Universidad de la Salle Bogotá.

118

Hernández Sampieri, Roberto; Fernández collado, Carlos y Baptista Lucio, Pilar. (1991). Metodología de la investigación. México: McGraw-Hill Interamericana. Ley 115 de 1994 Manual de convivencia Nuevo Colegio Lusadi Méndez Álvarez, Carlos Eduardo. (2005). Metodología diseño y desarrollo del

proceso

de

investigación,

(3°

ed.).

Bogotá:

McGraw-Hill

Interamericana. 246 p. Robbins, Stephen p, Coulter Mary. (2005). Administración. (8° ed.). México: Pearson educación. 52 180 234 392 p Schermerhorn John R. Administración (1° ed.).

México: Limusa Wiley

136-139, 159, 202- 203, 222-224 p. Urias Valiente, Jesús. (1995). Análisis de estados financieros. (2° ed.). España: McGraw-Hill interamericana de España S.A. 213 p

119

ANEXOS

120

ANEXO A: FORMATO DE ENCUESTA

ENCUESTA Objetivo: Conocer el clima organizacional del plantel, con el fin de lograr una mayor competitividad frente a las instituciones del sector con importantes elementos diferenciadores buscando el mejoramiento en la prestación de los servicios educativos. 1. Es usted titulado: Si ____ No____ 2. Si la pregunta anterior fue negativa indique si es: a. Normalista b. Técnico (a) c. Tecnólogo (a) 3. Se encuentra conforme con las remuneración económica que recibe por parte del Nuevo colegio Lusadi. Si ____ No____ 4. Cree usted que el ambiente que se vive en el plantel con el área administrativa es el adecuado. Si ____ No____ 5. Su relación interpersonal con los demás docentes y el área administrativa es. a.

Excelente

b.

Buena

c.

Regular

d.

Mala

121

6. La institución rota constantemente de docentes. Si ____ No____ 7. Cree usted que las instalaciones físicas y la tecnología es adecuada para el desempeño de sus funciones. Si ____ No____ 8. Está de acuerdo con el horario laboral que se aplica en el Nuevo Colegio Lusadi. Si ____ No____ 9. ¿Qué tipo de incentivos sugeriría usted que el área administrativa implementara para estimular el excelente desarrollo laboral y el cumplimiento? ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ________________________________________________________ 10. ¿Considera usted que dentro del plantel tiene la oportunidad de crecer personal y profesionalmente? Y Porque. ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ __________________________________________ ___________________________________________________________ ______________ 11. ¿Cree usted que la carga laboral de su puesto de trabajo es la adecuada? ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ________________________________________________________

122

ANEXO B: ORGANIGRAMA ACTUAL

NUEVO “E L

CO LEGIO

LUSADI

D E L D E P O R T E”

COLEGIO

Gerente Secretaria Rectora

Coordinadora académica

Padres de familia

Docentes

Comité Deportivo

123

Comité cultural

ANEXO C: ORGANIGRAMA PROPUESTO NUEVO “E L

CO LEGIO

COLEGIO

LUSADI

D E L D E P O R T E”

Concejo Directivo Asociación de Padres de familia

Gerente

Secretaria Directora

Contador

Asistente contable

Comité de planeación

Comité deportivo

Coordinación académica y de disciplina

Concejo académico

Comité cultural

Docentes