Módulo I - Presentación y Conceptos Generales

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CONTENIDO 1. Presentación del Sistema.

…………………………………………………………………………………

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2. Controles y tipos de Pantallas.

.………………………………………………………………………………

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3. Antes de Empezar

…………………………………………………………………………………

7

4. Clientes / Proveedores

…………………………………………………………………………………

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5. Artículos

…………………………………………………………………………………

10

6. Práctica

…………………………………………………………………………………

14

7. Repaso

…………………………………………………………………………………

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CLASE X - CENTRO DE CAPACITACION - Curso Administrativo Nivel 1

Módulo I - Presentación y Conceptos Generales

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1. PRESENTACION DEL SISTEMA COMERCIAL CLASE X es un sistema de Gestión Comercial para todo tipo de empresas Comerciales, contemplando las áreas de Ventas, Compras, Stock, Banco y Caja. Dispone de herramientas que permiten la adaptación del Sistema a las necesidades de cada Empresa. A grandes rasgos se pueden definir las diferentes opciones que nos ofrece: 

Manejo de Sucursales.



Posibilidad de facturar a distancia. Facilidades para viajantes.



Implementación del Pedido de Mostrador. Lo que permite tomar pedidos y ser facturados y cobrados por una única terminal.



Multimoneda. Convertibilidad diaria automática.



Acepta cualquier Controlador Fiscal.



Control de acceso por usuario o grupo de usuarios a cada pantalla del sistema.



Control de cambios. En todo momento se puede saber que usuario realizó una operación, a que hora, que día y en que terminal.



Control de Créditos a Clientes. En caso de que la compra exceda el crédito permitido, un usuario autorizado confirmará la operación.



Permite la creación de todas las Listas de Precios que se deseen con diversas monedas.



Aplicación de Políticas de Precios por cantidad y descuento máximo.



Administración de Cartera de Valores.



Control de Stock. Actualizaciones por compra, venta, fabricación, transporte o ajustes específicos. Administración por depósito. Posibilidad de aplicar políticas de punto de pedido, stock mínimo, máximo, clasificación ABC.



Clasificación de artículos con un árbol de jerarquía, permitiendo n niveles de profundidad, la reubicación dinámica del ítem, dejando de lado la codificación por rubro y subrubro.



Conciliaciones Bancarias.

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Ventajas del Sistema COMERCIAL CLASE X 

Integrado: La información se ingresa una única vez y es compartida por todos los subsistemas; esto reduce ampliamente los tiempos, facilita el control, reduce costos, aumentando la confiabilidad de los datos.



Confiable: Ya que desde hace 10 años está siendo utilizado en el mercado por empresas de diferentes actividades, con permanentes actualizaciones y mejoras para apoyar al crecimiento de las mismas.



Flexible: Esta diseñado para responder y adaptarse a distintos circuitos administrativos y contables. Esto facilita la adaptación de los usuarios y planea mejoras en cuanto a tiempos y controles.



Fácil de usar: Todos los módulos muestran la información en forma homogénea y se manejan de igual manera.



Actualizado: Dentro del marco de resoluciones técnicas y normas vigentes. Nuestros profesionales contables mantienen el software al día con las resoluciones de la AFIP, normas contables profesionales, etc.



Seguridad Transaccional: Todas las operaciones que no se hayan completado por fallas de hardware o falta de energía, serán anuladas automáticamente por el motor de SQL, y no quedarán a mitad de procesamiento, de esta forma garantizamos el hecho de que las operaciones se han registrado con éxito.

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2. CONTROLES Y TIPOS DE PANTALLAS Todos los controles (botones, iconos) cumplen la misma función en cualquier pantalla. Es decir si un botón indica en la pantalla de Clientes una búsqueda, todas las pantallas en que aparezca el mismo botón va a indicar una búsqueda. La mayoría de los Controles tienen asociadas teclas de Acceso Rápido. . A continuación se presentan, todos juntos, los controles básicos, en principio puede parecer engorroso, pero con la práctica y el uso habitual del sistema se simplifica su uso. Podemos hacer una división por tipo de pantallas que se van a presentar: 1. ABM CLASICO Incluye las pantallas en que haya que ingresar, modificar y/o dar de baja los datos de los archivos Maestros del Sistema. Por Ejemplo Clientes y Proveedores. Nota: ABM = Altas (Ingresos), Bajas (Eliminaciones) y Modificaciones

Abre otra pantalla de Búsqueda (Seleccionador)

Próximo Código Disponible

Abre otra Pantalla de ABM

Abre la pantalla de Ayuda del Sistema Borra la Información de la Pantalla sin grabar

Sale de la Pantalla

Graba los datos de la Pantalla Elimina los datos del Sistema.

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2. ABM GRILLAS Es otro tipo de ABM, se utiliza para pantallas donde no se ingresan muchos datos por cada registro. Por Ejemplo Localidades, Provincias, Monedas. Abre otra pantalla de Búsqueda (Seleccionador)

Abre otra Pantalla de ABM

Elimina la fila (registro) Seleccionada Agrega una nueva fila en Blanco a la Grilla (Tabla)

Sale de la Pantalla

Actualiza los datos Selecciona el 1er Registro (fila) Se Posiciona en el registro anterior al seleccionado

Selecciona el último Registro (fila)

Se Posiciona en el registro siguiente al seleccionado

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3. SELECCIONADOR Al seleccionar en cualquier formulario (pantalla) se abre otra Pantalla denominada Seleccionador. En la cual se puede elegir un registro y automáticamente al cerrarlo se llevan todos los datos a la pantalla que lo llamó. (1) Dónde se están buscando los datos. Elige la fila seleccionada. Luego se cierra el Seleccionador y vuelve a la pantalla que lo llamó.

(2) Cuáles son los datos que se buscan. Se puede elegir entre varios.

Borra la Información de la Pantalla para realizar una nueva búsqueda (4) Qué dato se busca. Búsqueda de todos los datos que comiencen con el valor ingresado.

(3) Qué dato se busca. No es necesario que el dato comience con el valor ingresado, se busca en todo el campo.

Se ejecuta la búsqueda. Si se dejan los campos en blanco trae todos los datos de (1)

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3. ANTES DE EMPEZAR… Como primer paso para empezar a operar con el Sistema Clase X, se deberán definir los siguientes conceptos: 1. EMPRESA: Implica indicar en la pantalla Otros / Empresa, los datos concernientes a la misma. Además de ingresar el Nombre, Razón Social y demás datos Comerciales se deberá indicar que tipo de Situación de IVA posee, ya que es éste dato el que determina qué tipo de comprobantes se realizarán (Por ejemplo, si es Monotributista el Sistema no realizará Facturas A aunque el cliente sea Responsable Inscripto). 2. SUCURSAL: Debido a que el Sistema CLASE X, está diseñado para trabajar con múltiples Sucursales, se ingresará en la pantallas Otros / Sucursales, los datos de la misma. En caso que la empresa no posea Sucursales, se repetirán los datos de Empresa en esta pantalla. 3. OTROS ARCHIVOS MAESTROS: Un archivo maestro contiene la información de las Entidades, ya sea: 

Clientes



Proveedores



Artículos



Listas de Precios



Cajas



Vendedores



Depósitos, etc.

Realizar esta carga de datos antes de comenzar a realizar las transacciones comerciales es muy productivo, ya que al momento de ingresar los comprobantes, ya estarán todos estos datos almacenados y será más rápido y eficiente este proceso.

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4. CLIENTES / PROVEEDORES AGENDA 1. Código: Número de identificación que se le asignará al cliente. 2. Razón Social, el Apellido y Nombre, y el Domicilio de Envío (No es el que figura en la factura sino en el Remito) 3. Localidad: Ingresando el código postal trae la localidad, también puede seleccionarse o si en la consulta no encuentra la localidad puede ingresarse en este momento. Esta Localidad corresponde al Domicilio de Envío. 4. Observaciones: Cualquier comentario adicional de 128 caracteres como máximo. Todos los campos observaciones de Todas las pantallas del Sistema, pueden tener Observaciones Predefinidas – F3.

5. Estado del cliente Activo o Inactivo (Para dar de Baja un Cliente que tiene Movimientos previos se marca como Inactivo). 6. Proveedor: Si un Cliente es también Proveedor de algún producto / Servicio, se puede marcar. Beneficios: a. Con esto tenemos una sola entidad q es Cliente y Proveedor. b. Se puede ver la cuenta corriente Unificada. c. Se puede ver el Saldo Unificado Tributarios 1. Situación de IVA: Todas las Listas desplegables pueden seleccionarse con la Letra Inicial, las flechas de movimiento o el mouse. 2. Tipo y Nro de Documento: Si el Tipo de Documento es CUIT, el numero ingresado deberá ser el Correcto, caso contrario el Sistema lo Informará. El mismo deberá ingresarse sin puntos ni guiones. 3. Domicilio y Localidad Fiscal: Son los datos q van a salir impresos en la Factura. Si ya se ingresó Localidad de Envío, la misma se mostrará de manera automática en la Localidad Fiscal, igualmente siempre puede ser modificada. 4. Ingresos Brutos: Seleccionar de la lista desplegable el Tipo de Ingresos Brutos y el Número, el mismo se verá en el Listado de Retenciones de Ingresos Brutos.



Ventas: Ingresar la Alícuota de Ingresos Brutos si el cliente tiene una alícuota diferente a la predefinida en los Parámetros del Sistema.

5. Impuestos Ganancias: Se completa para los Proveedores

Datos de Ventas CLASE X - CENTRO DE CAPACITACION - Curso Administrativo Nivel 1

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1. Vendedor: Si el cliente tiene un vendedor Predeterminado, se puede incesar aquí, igualmente el datos puede cambiarse al emitir el comprobante. Este dato es útil para cálculo de Comisiones. 2. Lista de Precios: Al emitir un comprobante para el cliente, se traen los datos predefinidos. Si no tiene asignada una lista de precios, se asignará la lista al comprobante. Caso contrario no se puede emitir el mismo. 3. Zona, Clasificación: Si se clasifican los clientes por estos datos. Luego pueden emitirse listados de ventas, ctas ctes, etc. filtrados por estos datos. 4. Límite de Crédito



Si se asigna un valor en este campo, al realizar una factura en Cuenta Corriente se controla que el monto total del Crédito no lo supere. (El monto Total del Crédito está formado por: Saldo de Cuenta Corriente + Cheques en Cartera + Remitos Pendientes de Facturar – Facturas pendientes de Entrega)



Si supera el crédito, solo un usuario que Autoriza Crédito permite seguir con la operación.

5. Descuento, Recargo s/ Factura, Descuento por Cantidad: Si el cliente tiene un descuento/recargo predefinido, completarlo, luego, al emitir la factura lo trae. (siempre se pueden cambiar estos campos en los comprobantes) 6. Días Cta. Cte. Al ingresar un comprobante en Cuente Corriente, La fecha de vencimiento del mismo va a ser por defecto la fecha del comprobante más los días de Cuenta Corriente. Luego se puede cambiar si se desea. 7. Descuento por Cantidad. Cuando se utiliza política de descuentos por cantidad, se asigna a cada cliente si se incluye en dicha política o no.

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5. ARTICULOS

CLASIFICACIÓN

La vista de los Artículos es en forma de “árbol”. En esta solapa sólo se completan los datos Código (hasta 25 caracteres) y Descripción del Artículo (hasta 128 caracteres). Esta pantalla tiene la Opción Autoguardar, lo que significa que si la opción está tildada los datos se van guardando a medida que se van ingresando, al contrario del casi el resto de las pantallas que es necesario clikear el botón Insertar / Modificar para grabar los datos.

¿CÓMO INGRESAR ARTÍCULOS? 

Al ingresar a la pantalla Artículos se presentan los rubros, para poder ver los artículos, clickear en “…” y se muestran los que ya están cargados.

Clickear para ver los artículos cargados

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Inserta un Nuevo Artículo DEBAJO del seleccionado con Celeste. Luego cambiar Nombre y Código.

Inserta un Nuevo Artículo ARRIBA del seleccionado con Celeste. Luego cambiar Nombre y Código.

¿CÓMO CREAR O MODIFICAR RUBROS?

Clickeando este ícono se abre la pantalla de ABM de rubros.

La pantalla ABM de Rubros es similar a la pantalla de Artículos, aunque mas simplificada ya que solamente se cargan los datos de la solapa Clasificación.

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Inserta un Nuevo Rubro ARRIBA del seleccionado con Celeste. Luego cambiar Nombre y Código. Lo mismo para Insertar Abajo.

¿CÓMO MOVER LOS RUBROS? Los rubros se mueven con las flechas. De a una posición hasta acomodarlo en el lugar elegido.

¿CÓMO MOVER LOS ARTICULOS?

Clickeando este ícono se abre la pantalla de UBICACI0N DE ARTICULOS

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¿CÓMO SELECCIONAR VARIOS ARTICULOS?

Para seleccionar varios artículos se puede hacer con +click en el 1er y ultimo artículo o con click + arrastar el mouse hasta el ultimo artículo que se quiere seleccionar

Una vez seleccionado el rango de artículos o Artículo para mover, se pueden hacer 2 cosas, mover dentro del mismo rubro o mover a otro rubro. MOVER ARTICULOS DENTRO DEL MISMO RUBRO HACIA ARRIBA O HACIA ABAJO Con las flechas se van moviendo los artículos dentro del mismo rubro. Para arriba o para abajo.

MOVER ARTICULOS HACIA OTRO RUBRO Para mover un rango de artículos hacia otro rubro, los pasos a seguir son los siguientes: 1. Seleccionar los artículos a mover 2. Marcar para mover

con este botón, una vez clickeado apacerá lo siguiente:

VERDE: Rubro elegido para llevar los artículos seleccionados. (Destino)

AMARILLO: Artículos elegidos para mover.

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Para cambiar el Rubro destino, o sea, el rubro donde van a ser movidos el/los articulo/s seleccionados se clickea en el rubro o artículo destino, el mismo va a colorearse de verde.

4. Luego se clickea

y se mueven los artículos seleccionados con amarillo hacia el elegido con

verde. Siguiendo con el ejemplo, movemos los artículos seleccionados al rubro creado:

VERDE

AMARILLO

Al mover queda:

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FICHA El código y la descripción del artículo son los ingresados en la solapa Clasificación. Puede indicar los siguientes datos: a. Código de Barras (puede generarse pasando el scanner sobre el artículo o escribiéndolo manualmente) y Descripción del artículo. b. Módulos en los que se utilizará el Artículo. c. Si un artículo tiene movimientos pero ya no es comercializado por la empresa, el mismo no puede eliminarse, pero puede ser desactivado, por medio de la marca de Desactivación. FOTO También puede asignarse una foto guardada a un artículo. La misma queda asignada al artículo y luego puede verse en el Catálogo de Artículos. Para buscar la foto guardada, seleccionar el botón que aparece al lado del recuadro designado para la imagen, allí se abrirá un explorador del disco, en el que se buscará la imagen elegida.

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CÁLCULOS Y STOCK 1. Decimales Cantidad que admite el precio del artículo. Por defecto se muestran 2 decimales. 2. Costo y Moneda en que se expresa. El mismo puede actualizarse según distintas opciones (Compra, Manual, Manejo de Lista de Precios de Proveedores). Si el artículo es un servicio que no tiene costo (Ej.: limpieza) deberá ingresar como costo el valor 0,001 para poder generar posteriormente en la Contabilidad el Asiento de Costo Correspondiente. 3. IVA Compra es el valor de IVA que se aplica al artículo en la compra. 4. Si el artículo posee una Alícuota de Ingreso Bruto distinta a la predefinida en el sistema se deberá ingresar en este control. 5. Artículos Serializados y por Lote. Curso Administrativo Nivel II. ADICIONALES. Cada Empresa puede manejar datos específicos de los Artículos. Por ejemplo, Ubicación dentro del Depósito, Color, Modelo, etc.) Los cuales son ingresados en esta pantalla. Esta opción también se explica de manera detallada en el Curso Administrativo Nivel II.

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6. PRACTICA 1) CLIENTES / PROVEEDORES A - Crear un Cliente con los datos de cada asistente al Curso (o Empresa a la q representan). B - Modificar los datos de los clientes con las siguientes asignaciones particulares: Primer Cliente Ingresado Situación de IVA: Monotributo Domicilio de Envío: Malabia 2122, Localidad: Capital Federal, Código Postal 1426 Segundo Cliente Ingresado Situación de IVA: Responsable Inscripto Nro de CUIT: 27229353883 Tercer Cliente Ingresado Situación de IVA: Responsable Inscripto Descuento s/ Factura: 30% Vendedor: José Rodríguez. Cuarto Cliente Ingresado Situación de IVA: Exento Días Cuenta Corriente: 30 Quinto Cliente Ingresado Zona: Mostrador Sexto Cliente Ingresado Vendedor: José Rodríguez. C – Crear 3 Proveedores con Situaciones de IVA diferentes. 2) ARTICULOS Insertar los siguientes Artículos correspondientes a una Librería. Código LAPICERA 001 002 RESMA 003 004 005 006 REGLA 007 008 009 010

Descripción LAPICERAS Lapicera Pluma Faber Lapicera Pluma Parker - Modelo 100 RESMAS HOJAS Resma A4 Marca 1 Resma A4 Marca 2 Resma Oficio Marca 1 Resma Oficio Marca 2 REGLAS y ESCUADRAS Regla 20cm - Marca 1 Regla 40cm - Marca 1 Escuadra 30 cm - Marca 1 Escuadra 30 cm - Marca 2

Rubro LAPICERA LAPICERA RESMA RESMA RESMA RESMA REGLA REGLA REGLA REGLA

SubDividir el Rubro RESMA en 2 SubRubros. RESMAS A4 y RESMAS OFICIO. Separar el Rubro REGLA en 2 Rubros. Uno REGLAS y el otro ESCUADRAS. Los Artículos 007 y 008 tienen IVA Predeterminado 10,5 %, el resto 21%.

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Módulo I - Presentación y Conceptos Generales

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7. REPASO 1. Desea ingresar un proveedor, pero no sabe cuál es el próximo código que deberá ingresar. ¿Se deben buscar todos los proveedores en el seleccionador y ordenarlos por Código? ¿Hay otra forma más rápida de buscar el Próximo Código? 2. Está modificando los datos de un Cliente, abre el seleccionador de Localidades para asignarle la que le corresponde pero la misma no existe en el sistema. ¿Cual sería la forma más rápida y eficiente de seguir con este procedimiento? 3. Desde la pantalla de Artículos, se quiere buscar un artículo cuyo código comienza con 01. y otro q se sabe contiene la palabra “Lapicera” en la descripción, pero no se sabe si comienza o no con esa palabra. ¿Como realizaría esta búsqueda?

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Módulo II – Ventas

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CONTENIDO

1. Conceptos Generales

…………………………………………………………………………………

17

b. Circuito Básico

…………………………………………………………………………………

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2. Emisión de Comprobantes

…………………………………………………………………………………

20

3. Consulta, Anulación y Modificación

…………………………………………………………………………………

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4. Generar de Nuevo

…………………………………………………………………………………

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5. Recibo

…………………………………………………………………………………

31

6. Cuenta Corriente

…………………………………………………………………………………

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7. Listados

…………………………………………………………………………………

34

8. Práctica

…………………………………………………………………………………

36

9. Repaso

…………………………………………………………………………………

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a. Comprobantes i. Pedido ii.Factura iii.Nota de Crédito iv.Nota de Débito v.Remito

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Módulo II – Ventas

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1. CONCEPTOS GENERALES Este módulo está orientado a cubrir las necesidades básicas correspondientes a la gestión de Ventas. Contempla las funciones referentes a la Facturación y Cuentas Corrientes. Se integra automáticamente con los demás módulos de la siguiente forma: Módulo Stock, recibe los movimientos de los Artículos. Módulo Bancos, a través de los medios de pago que incluyan Bancos. (Débitos, Tarjetas) Módulo Caja, a través de los medios de pago de Valores. (Efectivo, Cheques de 3ros) CONTABILIDAD, recibe la información Contable de las ventas efectuadas. (No se incluye en este curso). Para implementar este módulo es importante la correcta definición de los Parámetros Generales (Definidos por el Administrador del Sistema) y Archivos maestros. 1) COMPROBANTES Comprobante de Venta No Fiscal. La Numeración es interna. No se incluye en el Libro de IVA ni en la Contabilidad. Cuando un cliente solicita mercadería puede ingresarse el Pedido si la mercadería PEDIDO

todavía no está disponible, si se quiere llevar control de los pedidos pendientes o por cualquier otra razón que la empresa considere para trabajar con este comprobante. Este pedido quedará “pendiente”, hasta que no sea remitido o facturado al Cliente. Cuando una empresa vende sus productos, envía una factura al cliente. En dicho documento se dan los detalles de los productos, precio, impuestos y otros datos por

FACTURA

ejemplo, medio de pago, número del pedido / Remito, procedimiento de entrega, descuentos, recargos por impuestos, etc. En base a la factura se realizan los apuntes pertinentes en el libro de IVA. Puede Generarse automáticamente a partir de una Anulación de Nota de Crédito. Documento que la empresa (vendedor) confecciona y envía al cliente para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos:

NOTA DE CREDITO



Error en más en la facturación.



Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.



Devolución de mercaderías.

La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del cliente. Este comprobante también se incluye en el Libro de IVA. Puede Generarse automáticamente a partir de una Anulación de Factura

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Cuando la empresa (vendedor) quiere poner en conocimiento al cliente de que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito. Las causas que generan su emisión pueden ser: NOTA DE DEBITO



Error en menos en la facturación.



Intereses.



Gastos por fletes, Gastos bancarios, Cheques Rechazados, etc.

La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del cliente. En base a la Nota de Débito se realizan los apuntes pertinentes en el libro de IVA. Puede Generarse automáticamente a partir de una Anulación de Nota de Crédito

Este Documento tiene dos objetivos diferentes: 

Para el Cliente: comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la mercadería

solicitada

y,

fundamentalmente,

para

controlar

las

mercaderías que recibe con la posterior facturación. 

Para el vendedor: al recibir el duplicado del remito debidamente firmado por el comprador, tiene una constancia de haber entregado la mercadería, que el comprador recibió las conforme y, en base al Remito, confeccionar

REMITO

la Factura. Es el único documento legal que le permite al vendedor demostrar la entrega de las mercaderías. Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada. No se registra en los libros de IVA, dado a que generalmente los Remitos se emiten sin valores.

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CIRCUITO BASICO DE VENTAS (1)

Pedido

(2)

Remito

Factura

1) A partir de un Pedido se realiza una Factura, la cual luego se puede Remitir. 2) a partir de un Pedido se genera un Remito, y luego a partir de dicho remito se genera la Factura.

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2. EMISION DE UN COMPROBANTE Antes de comenzar a facturar deberán estar bien definidos los siguientes conceptos: 1. Parámetros de la Sucursal / Ventas (definidos por el Administrador del Sistema) 2. Parámetros de cada Usuario / Ventas (definidos por el Administrador del Sistema) 3. Impuestos (definidos por el Administrador del Sistema) 4. Puntos de Venta (definidos por el Administrador del Sistema) 5. Impresión de Comprobantes por Terminal (definido por el Administrador del Sistema) 6. Clientes 7. Vendedores 8. Artículos 9. Listas de Precios 10. Cajas. Apertura de Turnos VENDEDORES Si se trabaja con Vendedores para calcular la comisión correspondiente por cada venta, antes de comenzar a cargar las facturas, se deberían cargar los datos de los Empleados (Otros / Empleados) y marcarlos como Vendedores. LISTAS DE PRECIOS Ver Modulo Stock CAJAS. APERTURA DE TURNOS Ver Modulo Cajas Para el presente Curso, estas consideraciones están predefinidas. Todos los Comprobantes Generados pueden volver a consultarse una vez ingresados. Todos pueden Anularse.

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Módulo II – Ventas

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PRESUPUESTO / PEDIDO / REMITO / FACTURA / NOTA DE CREDITO / NOTA DE DEBITO INGRESO DE COMPROBANTES Analizaremos por solapa los datos de los Comprobantes:

Número y Fecha del Comprobante

Número y Fecha Si utiliza Controlador Fiscal no se puede cambiar el Número de comprobante. Utilizando otra impresora solamente el usuario que tiene habilitado el Parámetro Numeración Manual de Comprobantes lo podrá cambiar. Cuando el controlador Fiscal devuelve el último Nro. de comprobante, el sistema lo toma y graba ese número por más que previamente se haya mostrado otro número. Cliente Cuando se ingresa a cualquier comprobante de venta, se carga automáticamente el cliente parametrizado para este propósito. Luego puede cambiarse. Al ingresar el cliente, trae los datos del mismo, aunque la lista de precios y vendedor asociados, pueden cambiarse en este momento de la facturación. Si el cliente seleccionado no posee lista de precios asociada, en este momento deberá cargarse; caso contrario no se podrá grabar el comprobante. Según la Condición de IVA del Cliente y la Empresa se generarán distintos tipos de Facturas (Letras A,B,C,E) CLASE X - CENTRO DE CAPACITACION - Curso Administrativo Nivel 1

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Se pueden facturar automáticamente uno o todos los artículos de los comprobantes pendientes (remito, pedido, nota de envío) del cliente seleccionado. Existen 2 maneras de cargar los artículos Pendientes: 1. Eligiendo 1 o todos los Comprobantes Pendientes y luego trayendo los artículos de los mismos con

2. La opción Art. Auto trae todos los artículos pendientes de forma manual. Es decir, si está clickeada la opción y se ingresa un artículo manualmente en el comprobante, el sistema trae la cantidad Pendiente del Comprobante mas antiguo, luego si se vuelve a ingresar el mismo artículo en otra línea, trae nuevamente (si existe) el pendiente del segundo mas antiguo, y así sucesivamente hasta que no queden pendientes. Nota: Esta parte de la factura aparece visible si se marca el parámetro Comprobantes Pendientes en Si. Para cargar los artículos manualmente, se debe ingresar el código o buscarlo y seleccionarlo y se traen los datos Descripción y Precio cargados en la lista de Precios. El mismo puede cambiarse en este momento. También pueden cargarse descripciones en las líneas de la factura. Es Necesario poner una cantidad para que la misma tenga un precio asociado.

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Si la situación de IVA del cliente al que se le efectúa la Factura no es consumidor final debe indicar el Precio del artículo sin IVA y con IVA (indicar sólo 1 porque el otro precio se obtiene por cálculo). Se puede realizar descuento por artículo o Descuento General en % ó como valor. Si el artículo que va a facturar tiene impuesto interno, no podrá otorgar ni descuentos ni recargos. La cantidad de Líneas deberá configurarse según el comprobante en papel. Al facturar un pedido de Venta, puede tomarse el precio ingresado en este Pedido o el precio de la lista de Precios. Esto es muy útil en tiempos de cambio de precios continuos del mercado. Depende del parámetro “Reemplazar Precio x Precio de Lista en Factura”. Todos los datos adicionales (Descuento, cambio en IVA, Precio, etc.) que se ingresen en el pedido serán reflejados al facturarse el mismo. Los pedidos pueden cargarse sin precio. En cualquier comprobante puede realizarse las siguientes Operaciones: Con la tecla sobre el Código o la Descripción de cada artículo, puede verse una pantalla como la siguiente, donde se muestra el orígen de cada línea del comprobante. Los datos no pueden cambiarse. Es una pantalla de Consulta.

Cambia de Línea Activa

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Con sobre > el Código o la Descripción de cada artículo, puede verse una pantalla como la siguiente, donde se muestra el detalle de las cantidades pendientes por cada línea. Informando todos los comprobantes con los que se fue cancelando cronológicamente.



Cambia de Línea Activa

Cantidad pendiente

Con la tecla o sobre Cantidad o precios aparece una pantalla similar a la siguiente, con datos que se detallan y pueden cambiarse para cada línea del Comprobante:

Cambia de Línea Activa Puede modificar el precio base y ver como Influye en el Precio Unitario

Elegir otro Depósito

Los campos en color gris son de consulta. No pueden modificarse .

El IVA e Ing. Brutos pueden Modificarse.

MEDIOS DE PAGO

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Se puede definir como Parámetro Efectivo o Cuenta Corriente Automático para traer el importe de la factura a estos campos. Si el cliente ingresado es Consumidor Final (Cliente 1) solo se habilita la opción Efectivo. EFECTIVO: puede completarse directamente, esto lo completa en la moneda que se utiliza por defecto. Para ingresar el pago en otra moneda, ingresarlo en esta opción abriendo el detalle.

CHEQUES DE TERCEROS Los campos Obligatorios para ingresar cada cheque son: Banco, Importe, Número, Moneda y Fecha de Vencimiento. Se pueden ingresar la cantidad de cheques que se desee.

Carga cada Cheque a la grilla para Ingresarlos

Elimina el cheque seleccionado antes de grabar el comprobante

TARJETAS DE CREDITO

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Para cargar las tarjetas de crédito con anterioridad deberán estar ingresadas las tarjetas y la cuenta de Banco de la Empresa a la que están asociadas.

En la Solapa Medios de Pago:

BANCO

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En este medio de Pago se cargan las cobranzas que se realizan por medio de transferencias que realizan los clientes a una Cuenta de Banco de la empresa. Por lo que será necesario tener ingresada la cuenta de Banco de la Empresa.

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CUENTA CORRIENTE Para ingresarlo en Cuenta Corriente, se puede cargar directamente el importe o abrir el detalle para ingresar las cuotas. La fecha de vencimiento de la 1er cuota se toma a partir de los días que tiene cargado el Cliente en Días Cta. Cte. Aunque igualmente puede cambiarse desde esta pantalla.

Al cambiar la cantidad de Cuotas se generan vencimientos según el 1er vto. y período elegidos. También pueden modificarse la fecha de 1er vto y el período para generar cuotas y las mismas vuelven a generarse.

Cada fecha e Importes también pueden ser modificados

Luego de Ingresarse todos los datos con o clickeando en el botón Ingresar se graba el Comprobante. Para imprimir el Comprobante automáticamente verificar las opciones en la pantalla Terminales. Para Cargar una factura a un responsable inscripto cuando el articulo no lleva iva o con alícuotas diferentes, luego de cargar el Cliente y el código y cantidad del artículo correspondientes. Ingresar al detalle del Precio (con doble clic sobre el mismo) y borrar la alícuota de IVA o cambiarla.

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Módulo II – Ventas

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3. ANULACION DE COMPROBANTES Comprobante Original Factura Nota de Crédito Nota de Débito Remito Pedido

Proceso Anulación

Comprobante Resultante Nota de Crédito Factura Nota de Crédito Anulación de Remito Anulación de Pedido

Se selecciona el comprobante para Consultarlo y luego se puede Anular si el mismo aun no está anulado. Se puede anular parcialmente un comprobante (Factura, Nota de Crédito, Remito, Pedido) eliminando del detalle de artículos los que no se deseen anular.

CONSULTA Y MODIFICACION Los comprobantes que pueden modificarse son Pedidos, Pedidos de Mostrador y Notas de Envío. La modificación puede realizarse si se dan dos condiciones:

1. El parámetro “Modificación de …” deberá estar marcado con Sí. 2. El comprobante debe estar pendiente en su totalidad. Para consultar un Comprobante se puede cargar el Número en el Control donde figura el mismo o buscarlo con el seleccionador de Comprobantes.

4. GENERAR DE NUEVO CLASE X - CENTRO DE CAPACITACION - Curso Administrativo Nivel 1

Módulo II – Ventas Para generar de nuevo un Comprobante que ya se emitió, se puede hacer consultando el comprobante y seleccionando el botón que se encuentra al lado del buscador de comprobantes.

De esta manera se genera un nuevo Número de comprobante y se habilitan todos los campos del mismo con los datos del comprobante consultado. Luego simplemente se cambian los datos que se deseen, los demás ya están cargados. Este proceso es muy útil, ya que el paso de carga de detalle se omite. Ejemplos de Uso: 1) Se cargó una factura al Cliente 1 pero en realidad era para el Cliente 2. 2) Se deben realizar 5 facturas iguales a 5 clientes distintos.

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Módulo II – Ventas

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5. RECIBOS Para cargar el cliente y los medios de pago, se tienen las mismas consideraciones que en las pantallas de comprobantes. La consideración especial refiere a la Solapa Total, donde se ingresará el Concepto de la Nota de Débito y los Totales con y Sin IVA. El cuadro que se observa a la derecha de la pantalla corresponde a los cheques de terceros Rechazados. Cuyo seguimiento completo se puede realizar en el Sistema ERP Comercial.

Para cargar el cliente y los medios de pago, se tienen las mismas consideraciones que en las demás pantallas de comprobantes. Si el cliente al que se le está realizando el recibo es Agente de Retención, se puede ingresar el monto a la retención correspondiente. En la sección Pendientes se muestran todos los comprobantes que el cliente tiene pendientes de conciliación según la moneda elegida. Se pueden conciliar todos los comprobantes que desee, e incluso parte de un comprobante cambiando el importe de Conciliación. Si está parametrizada la opción Conciliación Automática, al ingresar el subtotal, se concilian los comprobantes pendientes desde el más antiguo.

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Módulo II – Ventas

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El campo Moneda, se ingresa para cancelar los comprobantes pendientes en la moneda que se elige. Por ejemplo si se quiere llevar un detalle de la cuenta corriente según la moneda de los comprobantes, si se ingresa una factura en Dólares, al realizar el recibo correspondiente, se deberá cambiar la moneda a Dólares. La conciliación de Comprobantes, tanto en los recibos como la Conciliación Manual, se realiza por Moneda, es decir, no se pueden mezclar en una misma conciliación (o abonar con un mismo recibo) comprobantes de distintas monedas.

Importe sin Conciliar de cada comprobante Pendiente

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Módulo II – Ventas

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6. CUENTA CORRIENTE Esta opción es SOLO DE CONSULTA, no se pueden modificar o ingresar datos desde esta pantalla. HACIENDO DOBLE CLIC O SOBRE EL COMPROBANTE PUEDE VERSE UNA COPIA DEL MISMO. Si el usuario tiene el parámetro habilitado, puede ver las Observaciones de los comprobantes en el detalle. Se puede imprimir lo que se ve por Pantalla. Las opciones aparecerán tildadas o no según la última vez que se ingresó a la pantalla. Estas opciones habilitadas en SMALLCOM son: CONCILIADO informa solamente los comprobantes que el cliente tiene pendientes de conciliar (imputaciones de Recibos/Notas de Crédito con Facturas / Notas de Débito). CONTADO Muestra, además de los comprobantes de cuenta corriente, las facturas de contado. FECHA CONTABLE Se muestran los comprobantes cuya fecha contable esté dentro del rango de fechas elegido. Si un comprobante no está contabilizado se toma la fecha del Comprobante. FECHA VENCIMIENTO Se muestran los comprobantes cuya fecha de Vencimiento de las cuotas esté dentro del rango de fechas elegido. MONEDA Se muestran los comprobantes emitidos en la moneda elegida. Con sus correspondientes recibos. Si no se elige Moneda, se muestra la cuenta corriente cotizada en Pesos (o la moneda definida por defecto).

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Módulo II – Ventas

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7. LISTADOS BASICOS Entre todos los listados de Ventas, los básicos son:



Cuentas Corrientes – Detalle 

Por Fecha de Vencimiento Se muestran todos los Comprobantes que componen la Cuenta Corriente Ordenados y Filtrados por la Fecha de Vencimiento de los mismos.



Por cada cliente se emite una nueva hoja, Se ordenan por Nombre o Por Código según se elija.



Cuando el campo Unifica está Tildado indica que se agregan los movimientos de Compras generados en el periodo, (sólo si el Cliente está marcado como Proveedor).



Cuando el campo Conciliado está Tildado Indica que se muestran solo los comprobantes pendientes de Conciliar del periodo. Si no está Tildado se muestran todos los comprobantes del periodo.



En la selección de Saldos se puede optar por los Clientes que tienen Saldo Únicamente, o Solo los Clientes q no tienen saldo, o todos los casos.



En la selección de Movimientos se pueden elegir Solo los Clientes q tuvieron movimientos en el periodo elegido, Sólo los que no tuvieron movimientos o Todos.



En la Selección Prov / Cliente si se trabaja con Clientes q son también Proveedores se pueden elegir solamente los que son Clientes, o solamente los que son Proveedores o Todos.



Por Fecha Contable Se muestran todos los Comprobantes que componen la Cuenta Corriente Ordenados y Filtrados por la fecha Contable del Comprobante. En caso de no estar contabilizado se toma la fecha del Comprobante.



Cuentas Corrientes – Saldos 

Por Fecha de Vencimiento Saldos de Cuentas Corrientes de Clientes por filtrados por Fecha de Vencimiento de los Comprobantes Ingresados. 

Este listado se puede ver con corte de Hoja por Zona y/o por Vendedor. Esto generalmente se realiza para distribuir a los cobradores/vendedores los saldos de sus clientes.



Por Fecha Contable Las mismas consideraciones que el anterior pero los comprobantes que intervienen en el cálculo del saldo son filtrados por la fecha Contable o si aún no está contabilizado, por la fecha del Comprobante.

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Módulo II – Ventas



38

Facturación 

Facturación Diaria Este informe generalmente es usado para controlar diariamente la facturación emitida (en papel) con el Sistema para luego archivar. Se presenta de 2 formas 

Detallada Dentro del rango de fechas elegido, se informan por día los datos de los Comprobantes de Facturación emitidos (Factura, NC, ND, Ticket, Ticket Factura.). 

Los datos son Tipo y Nro de Comprobante, Cliente y Descuento General e Importe Total del Comprobante.

 

Por articulo se Informa Código, descripción cantidad, Precio Unitario y Total.

Resumida Por Día, separado en Operaciones de Contado y Cuenta Corriente se informan los datos de los Comprobantes de Facturación emitidos (Factura, NC, ND, Ticket, Ticket Factura.). 

Los datos son Tipo y Nro de Comprobante, Cliente y Descuento General e Importe Total del Comprobante.

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Módulo II – Ventas

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8. PRACTICA Realizar los comprobantes correspondientes para cada situación: 1) El Cliente La Piara SRL, Situación de IVA Responsable Inscripto solicita presupuesto por 10 Lapicera Pluma Faber

($30) c/u

30 Resmas A4 Marca 1

($40) c/u

30 Resmas A4 Marca 2

($45) c/u

2) El Cliente La Piara SRL, realiza un pedido a partir del Presupuesto Enviado por la siguiente Mercadería: 8

Lapicera Pluma Faber

($30) c/u

25

Resmas A4 Marca 1

($40) c/u

3) El Cliente La Piara SRL, agregar la siguiente mercadería al pedido realizado: 40

Gomas de Borrar

--(no se sabe el Precio)

4) La Empresa envía la mercadería del Pedido del Cliente La Piara SRL. 5) El Cliente La Piara SRL solicita otro Pedido de mercadería por: 50

Resmas Oficio Marca 1

$ 59.60 c/u

6) La Empresa remite este pedido. 7) Se facturan todos los remitos Pendientes a La Piara SRL en Cuenta Corriente a 30 dias. 8) El Cliente La Piara SRL envia un Cheque por correo por $ 2530. Los datos del cheque son: Banco: CrediCoop Cuenta: 191-55456-245 Localidad: Carmen Vencimiento: 30 días 9) El Cliente La Piara SRL devuelve 20 Resmas Oficio Marca 1. La empresa lo acredita en la cuenta corriente del Cliente. 10) Chequear la Cuenta Corriente del Cliente con todas sus variantes.

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Módulo II – Ventas

40

9. REPASO 1. Un Cliente compra mercadería en Cuenta Corriente a 30 días. Por política de la empresa, si el pago lo realiza luego del plazo estipulado se le cobran intereses. El cliente paga la factura a los 60 días. ¿Con qué comprobante se puede reflejar en el sistema el cobro de Intereses? 2. Está ingresando una factura a un Cliente y al emitirla aparece el cartel “Falta Lista de Precios”. ¿Se puede seguir emitiendo la factura? ¿Qué posible solución propone? 3. Una empresa de servicios que no cuenta con el modulo “Facturación en Lote” necesita emitir 10 facturas idénticas a 10 clientes distintos. ¿Ofrece el sistema CLASE X alguna opción para hacerlo en forma rápida?

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Módulo III – Compras

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CONTENIDO

1. Conceptos Generales

…………………………………………………………………………………

39

…………………………………………………………………………………

41

2. Carga de Comprobantes

…………………………………………………………………………………

42

3. Pagos

…………………………………………………………………………………

43

4. Ajustes de Saldos

…………………………………………………………………………………

46

5. Listados

…………………………………………………………………………………

47

6. Práctica

…………………………………………………………………………………

49

7. Repaso

…………………………………………………………………………………

50

c. Comprobantes i. Pedido ii.Factura iii.Nota de Crédito iv.Nota de Débito v.Remito d. Circuito Básico

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Módulo III – Compras

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1. CONCEPTOS GENERALES Este módulo está orientado a cubrir las necesidades básicas correspondientes a la gestión de Compras. Contempla las funciones referentes a la carga de Información de los Proveedores y Cuentas Corrientes de los mismos. Se integra automáticamente con los demás módulos de la siguiente forma: Módulo Stock, recibe los movimientos de los Artículos. Módulo Bancos, a través de los medios de pago que incluyan Bancos. (Débitos, Tarjetas) Módulo Caja, a través de los medios de pago de Valores. (Efectivo, Cheques de 3ros) CONTABILIDAD, recibe la información Contable de las Compras efectuadas. (No se incluye en este curso). Para implementar este módulo es importante la correcta definición de los Parámetros Generales (Definidos por el Administrador del Sistema) y Archivos maestros. 2) COMPROBANTES También llamada Orden de Compra, es el documento que el comprador (la empresa) envía al vendedor especificando los bienes que desea comprar, su precio, las PEDIDO DE COMPRA

condiciones de pago y, en algunos casos, la fecha de entrega y la forma de envío de la mercadería. Se emite, por lo menos, por duplicado. No se registra en los libros de IVA. Su estado es Pendiente hasta que se cargue el Remito o Factura del Vendedor. Cuando una empresa recibe la Factura del Proveedor, transcribe los datos al Sistema para que quede registro del la Compra realizada, la cuenta corriente, los medios de

FACTURA DE COMPRA

pago, impuestos, etc. En base a la factura de Compra se realizan los apuntes pertinentes en el libro de IVA. Puede Generarse automáticamente a partir de una Anulación de Nota de Crédito.

Cuando la empresa recibe una Nota de Crédito del Proveedor, la carga en el sistema para dejar registro. NOTA DE CREDITO Del PROVEEDOR

La Nota de Crédito es saldo a favor del Comprador, en este caso de nuestra Empresa porque es emitida por el Proveedor. Este comprobante también se incluye en el Libro de IVA. Puede Generarse automáticamente a partir de una Anulación de Factura

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Módulo III – Compras

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Cuando el Proveedor quiere poner en conocimiento a la empresa que ha cargado en su NOTA DE DEBITO DEL PROVEEDOR

cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito. Cuando se recibe la misma se carga en el Sistema ya que el saldo es a favor de quien la emite. En base a la Nota de Débito se realizan los apuntes pertinentes en el libro de IVA. Puede Generarse automáticamente a partir de una Anulación de Nota de Crédito

Este Documento del Proveedor se carga en el sistema para comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la mercadería solicitada y, fundamentalmente, para controlar las mercaderías que recibe con la posterior facturación. REMITO DEL PROVEEDOR

Es el único documento legal que le permite al vendedor demostrar la entrega de las mercaderías. Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada. No se registra en los libros de IVA, dado a que generalmente los Remitos se emiten sin valores.

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Módulo III – Compras CIRCUITO BASICO DE COMPROBANTES DE COMPRAS

(1)

Pedido (Orden de Compra)

Remito

Factura

(2)

3) Se realiza un Pedido (Orden de Compra) que se envía al Proveedor, luego el mismo envía la Factura, y posteriormente la mercadería, por lo q se completa el Remito. 4) Se realiza un Pedido (Orden de Compra) que se envía al Proveedor, luego el mismo envía la Mercadería, y posteriormente la Factura. En ambos casos puede suceder que el proveedor envíe Factura/Remito, por lo que solo se ingresa el Comprobante Factura con Ingreso al Stock de la mercadería.

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Módulo III – Compras

45

2. CARGA DE COMPROBANTES 1. Los datos que se deben cargar son los que se están viendo en la factura del Proveedor. Es una copia de la misma que se ingresa al Sistema. 2. En caso que la empresa no lleve el Stock no es necesario ingresar el detalle del comprobante. Puede ingresarse una línea con la descripción y el importe. 3. Prestar atención (para evitar futuras anulaciones) a la fecha del Comprobante, ya que, en muchos casos no es la misma que la fecha actual. Por ejemplo un Proveedor de otra Localidad envía mercadería, se factura el día que la envía, pero el transporte trae la mercadería a la empresa el día siguiente. 4. Para cargar los comprobantes se hace de la misma forma que con los Comprobantes de Ventas. CONSIDERACIONES ESPECIALES POR SOLAPA: Proveedor Si el proveedor es Consumidor Final no se le podrá generar la factura dada su situación de IVA. Final La situación particular que se presenta en esta solapa es debido a las Retenciones / Percepciones aplicadas por los Proveedores en las Facturas de Compras. En Caso de ser así se ingresan aquí. Si la factura que se confeccionó es en concepto de algún Gasto (limpieza, gasoil, gastos de transporte, etc.), están habilitados los parámetros correspondientes y hay asignadas cuentas de Gasto, luego de insertar aparecerá una pantalla para imputar la cuenta contable correspondiente. Si no se imputa desde esta pantalla, luego se puede hacer en la Contabilidad.

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Módulo III – Compras

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3. PAGOS 

Para cargar el Proveedor y los medios de pago, se tienen las mismas consideraciones que en las pantallas de comprobantes.



En la sección Pendientes se muestran todos los comprobantes que el Proveedor tiene pendientes de conciliación. Se pueden conciliar todos los comprobantes que desee, e incluso parte de un comprobante o ninguno.



Si está parametrizada la opción Conciliación Automática, al ingresar el subtotal, se concilian los comprobantes desde el más viejo.



Si corresponde aplicar Retenciones, se pueden marcar automáticamente o ingresar el monto y la retención manualmente.

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Módulo III – Compras

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4. CONCILIACION MANUAL DE CUENTAS CORRIENTES Esta pantalla actúa de manera similar para Clientes y Proveedores. Al realizar un recibo de una factura a un cliente o Proveedor, en el mismo podemos imputar la/s factura/s que estamos pagando. En caso de no realizar la conciliación o Imputación de comprobantes en el momento de realizar los mismos, se pueden conciliar luego desde la Pantalla de Conciliaciones Manuales. La conciliación también se realiza por Moneda, es decir, al elegir una moneda traerá todos los comprobantes realizados en ésta. Si la conciliación no da cero, la misma no puede grabarse. Es decir sólo se puede conciliar manualmente cuando el total de los comprobantes del DEBE es igual al total de comprobantes del HABER. Las conciliaciones realizadas en Recibos pueden consultarse y anularse en esta Pantalla. Las conciliaciones puede ser Anuladas. Ejemplo: Comprobante Factura A – 001- 02456 Recibo 00002

Importe $ 2500 $ 800

Conciliación Incorrecta (no se puede grabar) Comprobante Factura A – 001- 02456 Recibo 00002

Importe Conciliación $ 700 $ 800

Conciliación Correcta Comprobante Factura A – 001- 02456 Recibo 00002

Importe Conciliación $ 700 $ 700

LA ANULACION DE CONCILIACION NO MODIFICA EL SALDO DE LA CUENTA CORRIENTE.

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Módulo III – Compras

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Módulo III – Compras

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AJUSTES DE SALDOS Cuando comenzamos a usar el Sistema con una Empresa que ya está funcionando ya sea porque cambiamos de Sistema de Gestión o simplemente porque se comienza a llevar la Administración en Computadora, los clientes y Proveedores ya tienen un saldo inicial que tenemos que cargar. También pueden realizarse ajustes por errores o por distintos motivos. Todo este tipo de Ajustes de Cuentas, ya sea de Clientes o Proveedores, según corresponda, pueden realizarse a través de la pantalla Ajustes de Saldos. Un Ajuste de Saldos puede realizarse en primera instancia para todos los Clientes que se definan en Terminales, (cantidad de Líneas del Comprobante), luego se pueden ir agregando líneas () o eliminando (). Tal como los Comprobantes, el Ajuste de Saldos puede realizarse por moneda. Eligiendo una moneda distinta a Pesos, aunque los datos se muestran cotizados en Pesos según el importe de cotización ingresado en la pantalla. Al ingresar un valor en las columnas DEBE o HABER, si la moneda es distinta a Pesos, dicho valor se cotiza en pesos al escribirlo. Se podrá notar en el ejemplo que sigue que en la columna HABER el usuario escribió un 5 (cinco), pero como el Ajuste está en Dólares y la cotización es 1 u$s = 4 $, entonces el sistema lo cambia automáticamente a $ 20. El Ajuste ingresado, luego se ve reflejado en el detalle de cuenta Corriente.

Elegir el Cliente con o ingresar el Código

Datos de Consulta. No pueden modificarse

5. LISTADOS CLASE X - CENTRO DE CAPACITACION - Curso Administrativo Nivel 1

Módulo III – Compras

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Entre todos los listados de Ventas, los básicos son:



Cuentas Corrientes – Detalle 

Por Fecha de Vencimiento Se muestran todos los Comprobantes que componen la Cuenta Corriente Ordenados y Filtrados por la Fecha de Vencimiento de los mismos.



Por cada Proveedor se emite una nueva hoja, Se ordenan por Nombre o Por Código según se elija.



Cuando el campo Unifica está Tildado indica que se agregan los movimientos de Compras generados en el periodo, (sólo si el Cliente está marcado como Proveedor).



Cuando el campo Conciliado está Tildado Indica que se muestran solo los comprobantes pendientes de Conciliar del periodo. Si no está Tildado se muestran todos los comprobantes del periodo.



En la selección de Saldos se puede optar por los Clientes que tienen Saldo Únicamente, o Solo los Clientes q no tienen saldo, o todos los casos.



En la selección de Movimientos se pueden elegir Solo los Clientes q tuvieron movimientos en el periodo elegido, Sólo los que no tuvieron movimientos o Todos.



En la Selección Prov / Cliente si se trabaja con Clientes q son también Proveedores se pueden elegir solamente los que son Clientes, o solamente los que son Proveedores o Todos.



Por Fecha Contable Se muestran todos los Comprobantes que componen la Cuenta Corriente Ordenados y Filtrados por la fecha Contable del Comprobante. En caso de no estar contabilizado se toma la fecha del Comprobante.



Cuentas Corrientes – Saldos 

Por Fecha de Vencimiento Saldos de Cuentas Corrientes de Proveedores por filtrados por Fecha de Vencimiento de los Comprobantes Ingresados.





También en este listado están las opciones Unifica y Prov/Cliente



Este listado se puede ver con corte de Hoja por Zona.

Por Fecha Contable Las mismas consideraciones que el anterior pero los comprobantes que intervienen en el cálculo del saldo son filtrados por la fecha Contable o si aún no está contabilizado, por la fecha del Comprobante.



Compras 

Por Proveedor (Detallado / Resumido)

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Módulo III – Compras

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Por cada Proveedor se Informan los Totales por Articulo de los Comprobantes de Compras que mueven Stock. Los datos son Artículo, Cantidad, Precio Unitario, Promedio, Descuento General y Total Con o Sin IVA. 

Por Artículo (Detallado / Resumido)

Por cada Artículo se detallan los Comprobantes de Compras que mueven Stock. Los datos son Fecha, Tipo y Nro. de Comprobante, Proveedor, Cantidad, Precio Unitario., Descuento por Línea, Descuento General y Total Con o Sin IVA



Seguimiento de Comprobantes Pendientes

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Módulo III – Compras

52

6. PRACTICA 1. Cargar en el Sistema los Pedidos y Facturas de Compra que se presentan en el Anexo Compras. Luego de cargarlos, consultarlos en la Cuenta Corriente, en caso de no ser correcto, anularlos y volver a pasarlos. 2. Emitir las Órdenes de Pago que figuran en el Anexo de Compras. 3. Realizar un pago a un Proveedor con saldo en la cuenta Corriente, no imputarle ninguna factura en ese momento. Luego en la pantalla de Conciliaciones imputarlo manualmente por el total del Pago. Consultar la pantalla de Cuentas Corrientes, Conciliado y No Conciliada. También en la pantalla de Listados.

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Módulo III – Compras

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7. REPASO 1. Cada vez que se carga combustible en la Estación de Servicio XX al automóvil de la Empresa, le traen el ticket de la estación de servicio para que Usted lo registre en el sistema. Aclaración: La Estación de Servicio XX está cargada como un Proveedor. ¿Como registra este movimiento? ¿Es necesario cargar el artículo Combustible si su empresa se dedica a la venta de artículos de librería? 2. Usted está encargado de los pagos a los proveedores, lo llama por teléfono un proveedor y le pregunta qué facturas le está debiendo y por qué importe cada una. El sistema provee esta información. ¿Qué listado / pantalla consulta? 3. Un proveedor le envía mercadería junto con la factura / Remito. Ud. carga la factura y quiere saber si le envió todo lo que había solicitado. El Sistema provee esta información. a. ¿Cómo consulta esta información? b. En caso que no le envíe todo lo solicitado, y el proveedor informe que no va a enviar la mercadería faltante por no fabricarse mas… ¿Qué pasos deberá seguir?

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Módulo IV – Stock

54

CONTENIDO 1. Conceptos Generales. Comprobantes

…………………………………………………………………………………

52

2. Movimientos de Stock

…………………………………………………………………………………

53

3. Detalle

…………………………………………………………………………………

54

4. Listas de Precios

…………………………………………………………………………………

55

5. Listados Básicos

…………………………………………………………………………………

59

6. Práctica

…………………………………………………………………………………

60

7. Repaso

…………………………………………………………………………………

61

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Módulo IV – Stock

55

1. CONCEPTOS GENERALES En el módulo de Stock se presentan básicamente tres subdivisiones: 1. Artículos (ya referenciado en el Módulo I de este curso) 2. Listas de Precios 3. Movimientos de Stock. Los movimientos de Stock manuales, son transacciones mayormente utilizadas por las empresas que tienen almacenes y que tienen que controlar su inventario. Los movimientos automáticos se generan por la integración con los demás módulos: Módulo Ventas, salida de la mercadería de la mercadería del depósito. Módulo Compras, Entrada de la mercadería comprada a los Proveedores. Para implementar este módulo es importante la correcta definición de los Parámetros Generales (Definidos por el Administrador del Sistema) y Archivos maestros. COMPROBANTES QUE MUEVEN STOCK Remitos / Anulación de Remitos SUBSISTEMA VENTAS

Facturas (marcar Salida de Stock en la solapa Final) Notas de Crédito (marcar Salida de Stock en la solapa Final)

Remitos / Anulación de Remitos SUBSISTEMA COMPRAS

Facturas (marcar Salida de Stock en la solapa Final) Notas de Crédito (marcar Salida de Stock en la solapa Final)

Entradas de Stock SUBSISTEMA STOCK

Salidas de Stock Transferencia entre de Depósitos Transferencia entre Sucursales

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Módulo IV – Stock

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2. MOVIMIENTOS DE STOCK 

La empresa puede manejar varios depósitos y de cada uno de ellos se pueden generar movimientos manuales de Stock de Entrada, Salida, Transferencia entre Depósitos y Transferencia entre Sucursales.



ENTRADAS DE STOCK

o

Se ingresa mercadería por este movimiento cuando no puede ingresarse por el módulo de Compras. Por ejemplo artículos originados por la Producción de la Empresa, que no es abarcada por el Sistema Comercial.



SALIDAS DE STOCK

o

Sale mercadería de los depósitos de la empresa pero no son por Venta, sino por ejemplo puede ser por Deterioro, Roturas, Hurto, Regalos, etc.



TRANSFERENCIA ENTRE DEPOSITOS / TRANSFERENCIA ENTRE SUCURSALES

o

Se envía mercadería de un depósito a otro dentro de la misma Sucursal o a otra Sucursal.

o

Un ejemplo de uso de movimientos de Stock, puede ser el manejo de almacenamiento por Rotación de Stock.

Depósito 1 - Mercadería con Mayor Rotación Depósito 2 - Mercadería con Menor Rotación Depósito 3 - Mercadería en mal Estado Luego, periódicamente, se pueden ir haciendo movimientos según la mercadería cambie de estado.



Se puede consultar un movimiento grabado escribiendo el Nro de Movimiento o seleccionando el Nro desde el Seleccionador.



Los movimientos pueden anularse, generando el movimiento Contrario. No se eliminan del Sistema. Quedan guardados dos movimientos opuestos.



La Anulación es total. No puede Anularse Parcialmente un Movimiento de Stock.



Cada movimiento genera un comprobante que puede ser impreso automáticamente o cuando se consulta.



Se pueden Importar y Exportar Movimientos de Stock desde Excel.

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Módulo IV – Stock

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3. DETALLE DE STOCK 

Esta opción es solo de Consulta, no se pueden modificar o ingresar datos desde esta pantalla.



Haciendo doble Click o Con la tecla sobre el Comprobante puede verse una copia del mismo.



Si el usuario tiene el parámetro habilitado, puede ver las Observaciones de los comprobantes en el detalle.



Puede verse el detalle de un solo depósito seleccionado o en caso de no seleccionar ninguno de todos los depósitos.



Puede verse el detalle de una sola Sucursal seleccionada o en caso de no seleccionar ninguna de todos los depósitos.

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Módulo IV – Stock

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4. LISTAS DE PRECIOS Desde esta pantalla se puede: a) agregar un artículo a una lista de precios, b) modificar los precios de un conjunto de artículos, c) eliminar el artículo de la lista, d) ABM de Listas de Precios. e) Transformar precios de una Lista a otra. B. Ingresar la Lista de Precios. Si no existe se puede dar de Alta en este momento. La lista puede tener una alícuota de IVA Predeterminada, pero si se desea que un artículo de la lista posea otra alícuota simplemente debe asignarle la misma al artículo.

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Módulo IV – Stock

59

C. Para ver el detalle de los artículos de la lista de precios puede elegir entre una serie de filtros, los cuales se agrupan en tres secciones.

(A)

(C) (B) A. En la primera sección debe elegir una de las siguientes opciones: 

Todos: se muestran todos los artículos (esta opción aparece marcada por defecto).



Rubro: se muestran todos los artículos de un rubro determinado. Para lo cual debe ingresar el rubro en el campo que se habilita al elegir esta opción



Filtro: se muestran todos los artículos cuya descripción contenga la palabra ingresada en el campo que se habilita al elegir esta opción.

B. En la segunda sección debe elegir una de las siguientes opciones:



Todos: en el caso de haber seleccionado Rubro en la primera sección se muestran todos los artículos de un rubro (es decir, los que están en la lista y los que no están), o bien, en el caso de haber

seleccionado

Todos

en

la

primera

sección,

se

muestran

todos

los

artículos.

Independientemente de que estén o no ingresados en la Lista de Precios.



Lista: se muestran solamente los artículos que pertenecen a la lista de precios seleccionada.



No Lista: se muestran solamente los artículos que no pertenecen a la lista de precios.

C. La tercera sección es para elegir la forma en que se quieren mostrar los datos.



Desc.: los artículos se muestran ordenados por descripción. Igualmente una vez cargados los mismos pueden reordenarse clickeando en el título de la Grilla. (Código, Descripción, Precio Base, etc.)



Jer.: los artículos se muestran ordenados por jerarquías. O sea, de la misma forma que se ve en la pantalla de Artículos.

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Módulo IV – Stock

60

3. Desde esta pantalla, puede realizarse de dos maneras: 1) Ingresando el código del articulo en la 1er Grilla, (esta opción es útil cuando se tienen muchos artículos cargados y se modifican precios de a uno)

Cargar el artículo a la Lista

2) Filtrando por las opciones anteriores y modificando el precio en la 2da grilla.

Transformación de Listas

Cargar los artículos Filtrados

Importar y Exportar Listas

El sistema maneja n Listas de Precios (todas las que se desee).

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Módulo IV – Stock

61

Cada una de las mismas pueden asociarse a un Cliente. Es mas, puede existir una lista de precios por cliente si es necesario. Para que un artículo figure en una lista de Precios, primero debe asociarse a la misma agregándolo desde la pantalla Listas de Precios, luego los datos pueden actualizarse manualmente o de forma automática. El dato que modifica se verá marcado con Rojo. El mismo será el campo guía en caso de modificaciones.

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Módulo IV – Stock

62

5. LISTADOS 

Artículos Informe de Rubros y Artículos. Si no se elige ninguna de las Opciones A, B o C, se incluyen todos. Puede verse:

Ordenado por Código Ordenado por Descripción Ordenado por Jerarquía



Listas de Precios.

o

o



Resumido 

Informe de Lista de Precios según la Lista elegida.



Sólo se informan artículos incluidos en la Lista de Precios.



Si no se tilda ninguno de los Datos a Mostrar se informa Código, Descripción y Precio Final.



Puede verse Ordenado por Código, Ordenado por Descripción o por Jerarquía.

Detallado 

Sólo se informan artículos incluidos en la Lista de Precios.



Si en Artículos se elige Todos Incluye además los que no pertenecen a la lista.



Si no se tilda ninguno de los Datos a Mostrar se informa Código, Descripción y Precio Final.



Puede verse Ordenado por Código, Ordenado por Descripción o por Jerarquía.

Stock

o

o

o

Por Depósito



Por cada Depósito se detallan todos los Artículos que tienen Stock en el mismo.



Si se elige valorizado se muestra el Costo x Articulo y Rubro.

Por Artículo



Por cada Rubro y Artículo se informa Jerárquicamente el Stock total por Sucursal.



Dentro de cada sucursal se detalla la cantidad en cada depósito.



Si se elige valorizado se muestra el Costo x Articulo y Rubro.

Movimientos



Por cada Artículo se detallan todos los comprobantes que movieron el Stock en un determinado Periodo.



Los datos son: Fecha, Tipo y Nro de Comprobante, Cantidad Entrada, Cantidad Salida, Saldo de Stock.

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Módulo IV – Stock

63

6. PRACTICA 3) MOVIMIENTOS A continuación se describen artículos y Observaciones, decidir que movimiento de Stock realizar para cada uno: Código Descripción

Cantidad Observación

001

Lapicera Pluma Faber

10

Saldo Inicial de la Empresa

002

Lapicera Pluma Parker Modelo 100

15

Saldo Inicial de la Empresa

003

Resma A4 - Marca 1

20

Saldo Inicial de la Empresa

004

Resma A4 - Marca 2

14

Saldo Inicial de la Empresa

005

Resma Oficio Marca 1

35

Saldo Inicial de la Empresa

006

Resma Oficio Marca 1

40

Saldo Inicial de la Empresa

Código Descripción

Cantidad Observación

001

Lapicera Pluma Faber

mercadería con Poca Rotación

002

Lapicera Pluma Parker Modelo 100

003

Resma A4 - Marca 1

mercadería con Mucha Rotación mercadería con Poca Rotación

004

Resma A4 - Marca 2

005

Resma Oficio Marca 1

006

Resma Oficio Marca 1

mercadería con Mucha Rotación mercadería con Mucha Rotación mercadería con Poca Rotación

Código Descripción

Cantidad Observación

001

Lapicera Pluma Faber

4

Deteriorado por mudanza

002

Lapicera Pluma Parker Modelo 100

3

Faltante de Inventario

003

Resma A4 - Marca 1

1

Sobrante de Inventario

Consultar los movimientos en la pantalla de Detalle de Stock. 4) LISTAS DE PRECIOS a) En la pantalla lista de precios ingresar los siguientes datos para la lista de Precios 1 (en Pesos): Artículo Artículo Artículo Artículo Artículo Artículo Artículo Artículo Artículo Artículo

001: 002: 003: 004: 005: 006: 007: 008: 009: 010:

Precio Precio Precio Precio Precio Precio Precio Precio Precio Precio

Final: Base: Final: Base: Final: Final: Base: Base: Base: Base:

$30 $50 $15 $20 $22 $25 $25 $32 $30 $50

b) Luego de Ingresada la Lista de Precios, modificar el precio del artículo 002. Informar de que manera se puede realizar.

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Módulo IV – Stock

7. REPASO 1. Se realiza una transferencia de Stock del artículo xx desde el depósito 1 hacia el depósito 2 de la Empresa por el total que había en el depósito 1. ¿Se podrá emitir una factura con Salida de Stock desde el depósito 1 del artículo transferido? Proponer distintas soluciones. 2. Se desea saber cuál es el total que existe por artículo en todos los depósitos. ¿Donde puede consultarse dicha información?

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64

Módulo V – Caja

65

CONTENIDO 1. Conceptos Generales. Comprobantes

…………………………………………………………………………………

63

2. ABM – Apertura y CierreMonedas

…………………………………………………………………………………

64

3. Movimientos de Caja Transferencias

…………………………………………………………………………………

65

4. Detalle de Caja

…………………………………………………………………………………

66

5. Cheques de Terceros

…………………………………………………………………………………

67

6. Listados Básicos

…………………………………………………………………………………

69

7. Práctica

…………………………………………………………………………………

70

8. Repaso

…………………………………………………………………………………

71

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Módulo V – Caja

66

1. CONCEPTOS GENERALES. COMPROBANTES En el módulo de Caja se presentan básicamente tres subdivisiones: 4. Cajas 5. Consultas de Cheques de Terceros 6. Movimientos de Caja. Los movimientos de Caja se realizan automáticamente cuando interactúa con los módulos Ventas, Compras y Bancos. Además pueden realizarse movimientos manuales, cuando son salidas / entradas de valores que no tienen un comprobante que lo respalde. Por ejemplo retiro de dinero de los Socios. Movimientos automáticos. Interacción con: Módulo Ventas, Cuando ingresan / egresan valores provenientes de los Clientes. Módulo Compras, Cuando ingresan / egresan valores provenientes de los Proveedores. Módulo Bancos, Cuando se realizan transacciones bancarias que incluyan valores de Caja, por ejemplo depósitos o extracciones. Para implementar este módulo es importante la correcta definición de los Parámetros Generales (Definidos por el Administrador del Sistema) y Archivos maestros.

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Módulo V – Caja

67

2. ABM CAJAS – APERTURA Y CIERRE – MONEDAS 1. Las Cajas de dan de Alta, modifican el Nombre o Eliminan (si no tienen movimientos) desde la pantalla Cajas. Esta pantalla (como otras con las mismas características) no tiene la Opción Modificar y/o Insertar. Los datos se graban automáticamente. Cada caja se maneja por turnos que se abren y cierran según se lo disponga la Administración de la empresa. 2. Apertura de Un Turno. Esta opción puede habilitarse de forma automática desde la pantalla de Parámetros. Los datos no se pueden modificar. Se muestran solo a modo de Información para saber con cuanto dinero en Efectivo y Cheques se dispone al abrir el turno correspondiente. Cuando se abre un turno, cada comprobante que se ingrese al sistema y que implique un movimiento de valores, efectivo o Cheques, va a quedar registrado dentro del turno que se está trabajando, por ejemplo, pagos, recibos, deposito bancario, etc. 3. Cierre de un Turno. Los cierres no pueden ser automáticos. Los datos tampoco pueden modificarse. Se muestran solo a modo de Información para saber cuanto dinero (Efectivo y cheques) quedan en la caja al cerrar el turno. 4. Monedas. El sistema es Multimoneda, pueden utilizarse todas las monedas que se deseen. Los Movimientos pueden realizarse en la moneda que se requiera. Todas las monedas tienen su correspondiente cotización en pesos para poder ser contabilizar las operaciones de forma correcta. 5. Cotización. Se puede cargar la cotización de la moneda en esta pantalla todos los días para evitar que cada caja cargue la cotización al hacer el movimiento.

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Módulo V – Caja

68

3. MOVIMIENTOS DE CAJA / TRANSFERENCIAS 

Se pueden hacer movimientos manuales de entrada y salida de caja o también si la empresa maneja varias cajas, se pueden hacer movimientos de valores desde una caja hacia otra. También está disponible la opción de hacer Transferencia entre Sucursales.



Para hacer una transferencia hacia otra caja, el turno actual de la caja de destino deberá estar abierto. Si la caja destino está Cerrada no se puede hacer el movimiento.



Las transferencias entre cajas son siempre una operación de Salida desde la caja que estoy trabajando. Es decir, no se puede “traer” valores desde otra caja, sino que se puede “enviar” valores a otra caja.



Se puede consultar un movimiento grabado escribiendo el Nro de Movimiento o seleccionando el Nro desde el Seleccionador.



Sólo se pueden anular los movimientos que pertenecen al turno actual. Una vez cerrado el mismo no pueden anularse. La anulación genera el movimiento Contrario. No se eliminan del Sistema. Quedan guardados dos movimientos opuestos.



La Anulación es total. Excepto si se manejan Cheques Rechazados, puede anularse una salida de Cheques como cheque rechazado (Este apartado no corresponde al curso).



Cada movimiento genera un comprobante que puede ser impreso automáticamente o cuando se consulta.



Si se manejan varias monedas, cuando se transfieren a otra caja, se transfieren los valores (billetes) sin tener en cuenta la cotización para no arrastrar diferencias entre turnos por distintas cotizaciones.



Las transferencias entre Sucursales funcionan de manera similar, la explicación no está incluida en este curso.

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Módulo V – Caja

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4. DETALLE DE CAJA 

Esta opción es solo de Consulta, no se pueden modificar o ingresar datos desde esta pantalla.



Haciendo doble Click o Con la tecla sobre el Comprobante puede verse una copia del mismo.



La grilla de Información está dividida en Efectivo y Cheques de Terceros. A su vez, cada uno se subdivide según las monedas que se manejen.



Dentro de cada moneda y tipo de Valor (Efectivo o Cheque) se muestran los comprobantes que originaron las entradas y salidas del turno seleccionado.



Para un turno pueden verse todos los movimientos o acortarlos según el rango de fechas solicitado.

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Módulo V – Caja

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5. CHEQUES DE TERCEROS Esta opción es básicamente de Consulta. Sólo se pueden modificar algunos datos del cheque desde el botón que está en la esquina superior derecha de la grilla. Modificación de Datos del Cheque

Clickeando en los títulos se ordenan los datos

Se muestra el detalle de los movimientos del cheque seleccionado

Se pueden elegir varias opciones para filtrar los datos: Generales o

Una Sucursal

o

Un Banco

(Se filtran sólo los cheques emitidos por el banco Seleccionado)

o

Una Caja

(Se filtran sólo los cheques ingresados por la caja Seleccionada)

o

Un Cliente (Se filtran sólo los cheques ingresados por el Cliente Seleccionado)

Tipo o

Rechazados

o

Normales

o

Todos

Estado o

En Cartera

o

Egresados

o

Todos

Filtro de Fechas CLASE X - CENTRO DE CAPACITACION - Curso Administrativo Nivel 1

Módulo V – Caja o

Fecha Contable

o

Fecha de Vencimiento

71

(Fecha de emisión del Comprobante de Ingreso) (Fecha de Vencimiento del Cheque)

Se pueden reordenar los datos de la grilla, Clickeando en la columna título elegida. Cuando un cheque de la grilla queda seleccionado, se puede ver en una segunda grilla más pequeña, todos los movimientos realizados con el mismo, desde su ingreso hasta la salida si existiera. Si el cheque seleccionado está en Cartera, aparece un cartel azul informándolo. Haciendo doble Click o Con la tecla sobre el Cheque seleccionado puede verse una copia del comprobante con el que se ingresó el mismo. También puede verse una copia de cada comprobante de la segunda grilla haciendo doble click o sobre los mismos.

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Módulo V – Caja

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6. LISTADOS  Arqueos de Caja o

Por Comprobante Al elegir un Turno, se informan los datos de Saldo Anterior,

Entradas y

Salidas

(discriminando totales x c/ Comprobante), Separados en Efectivo, Cheques de Terceros, Tarjeta de Crédito, Bancos y Cta. Cte. Además se informan si existen Cheques Rechazados. o

Por Medios de Pago Al elegir un Turno, se informan los datos de Movimientos de Caja y Bancos (discriminando totales x Tipo de Pago y Moneda), separados en Saldo Anterior, Entrada, Salida, Saldo.

 Cheques de Terceros o

Por Fechas 

Informe de Cheque de Terceros ordenado por Fecha Contable o Por fecha de Vencimiento.



Si un cheque no está contabilizado se toma la fecha del comprobante que lo genera.



Se pueden ver s/ el Tipo (Rechazados, Normales o Todos) y s/ el Estado (En Cartera, Egresados, Todos)

o

En Cartera 

Se informan los cheques de terceros que existen en Cartera a una determinada fecha.

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Módulo V – Caja

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7. PRACTICA 1. Cargar la Cotización de la moneda Dólar en la pantalla Cotizaciones. 2. Realizar un Recibo con medios de Pago Efectivo (en pesos y Dólares) y Cheques. Comprobar los valores recibidos en las pantallas Detalle de Caja y Cheques de Terceros. 3. Realizar un Pago con el cheque Ingresado anteriormente y con Dólares. Volver a comprobar los valores recibidos en las pantallas Detalle de Caja y Cheques de Terceros. 4.

Realizar una transferencia de valores a otra caja.

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Módulo V – Caja

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8. REPASO 1. Al momento del Cierre del turno, Ud. cuenta los valores y no corresponden a los que informa el sistema. ¿Qué listados y/o pantallas deberá consultar para rastrear la diferencia? 2. Un Socio de la Empresa retira $ 1.000, ¿qué comprobante deberá realizar para plasmarlo en el Sistema? 3. Usted Ingresa una entrada de Efectivo pero se confunde, en lugar de ingresar 20 u$s, ingresa 30 u$s. El turno se cierra. Luego al otro día aparece la diferencia de Caja. ¿Se puede anular el movimiento? Si la cotización cambia de un día al otro, ¿surgen diferencias por cotización en la caja? ¿Como debería haberse procedido?

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Módulo VI – Bancos

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CONTENIDO 1. Conceptos Generales. Comprobantes. Movimientos.

…………………………………………………………………………………

73

2. Anulación de Comprobantes

…………………………………………………………………………………

75

3. Manejo de Chequeras

…………………………………………………………………………………

76

4. Detalle de Bancos

…………………………………………………………………………………

77

5. Listados Básicos

…………………………………………………………………………………

78

6. Práctica

…………………………………………………………………………………

79

7. Repaso

…………………………………………………………………………………

80

CLASE X - CENTRO DE CAPACITACION - Curso Administrativo Nivel 1

Módulo VI – Bancos

76

1. CONCEPTOS GENERALES. COMPROBANTES MOVIMIENTOS Los movimientos de Bancos e realizan automáticamente cuando interactúa con los módulos Ventas, Compras y Caja. Además pueden realizarse movimientos manuales, por medio de la pantalla de Movimientos de Bancos. Movimientos automáticos. Interacción con: Módulo Ventas, Cuando ingresan / egresan valores de Bancos provenientes de los Clientes (recibo con un Depósito en la Cuenta de la empresa). Módulo Compras, Cuando ingresan / egresan valores de Bancos provenientes de los Proveedores. (pago a un proveedor con un Cheque propio). Módulo Caja, Cuando se realizan transacciones bancarias que incluyan valores de Caja, por ejemplo depósitos o extracciones. Para implementar este módulo es importante la correcta definición de los Parámetros Generales (Definidos por el Administrador del Sistema) y Archivos maestros. COMPROBANTES - MOVIMIENTOS 6. DEPOSITO. Este comprobante se realiza cuando se quiere extraer valores (Efectivo y/o Cheques de terceros) de la caja y enviarlos a una cuenta de Banco propia. 7. CHEQUE. Cheque propio, perteneciente a una chequera de la Cuenta de Banco de la empresa. Puede emitirse este comprobante con distintas finalidades, como ser: a. Retirar dinero de una Cuenta (Este movimiento genera una salida de dinero de la cuenta de Banco y una entrada de Efectivo a la Caja.) b. Hacer una transferencia hacia otra cuenta Bancaria Propia. (Genera una salida de dinero de la cuenta elegida para emitir el Cheque y una entrada en la elegida como receptora de la transferencia.) c. Hacer un Pago, por ejemplo de Impuestos. (No genera un movimiento en la caja, solamente se realiza una salida en la cuenta de Banco seleccionada). 8. EXTRACCION. Comprobante para retirar dinero en Efectivo de una cuenta cuando la misma no trabaja con Chequeras, por ejemplo una Caja de Ahorros. 9. TRANSFERENCIA. Este movimiento se realiza para registrar operaciones de movimientos de fondos entre cuentas bancarias Propias, sin utilizar valores de Caja. (Genera una entrada en la cuenta elegida para emitir la transferencia y una salida en la elegida como emisora de la transferencia). Movimiento contrario al Cheque opción b. 10. NOTA DE DEBITO / NOTA DE CREDITO. Comprobantes para Ajustar el Saldo de la cuenta con el Resume de Cuenta Bancario. 11. RECHAZO DE CHEQUES DE TERCEROS. Este comprobante se realiza cuando se depositan cheques de terceros en una cuenta de Banco y luego el mismo informa el rechazo de algún/os cheques CLASE X - CENTRO DE CAPACITACION - Curso Administrativo Nivel 1

Módulo VI – Bancos

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depositados. Al realizar este movimiento, los cheques seleccionados vuelven a estar en cartera, en estado Rechazado.

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Módulo VI – Bancos

78

2. ANULACION DE COMPROBANTES 1. Se pueden realizar anulaciones parciales de movimientos de bancos. 2. Un ejemplo de utilización de estas anulaciones parciales puede ser: a. Se envía al Banco una serie de Cheques de terceros en cartera para depositar. Por lo tanto se carga en el sistema el movimiento de Banco Deposito con el detalle de todos los cheques enviados. b. En la ventanilla del banco, no se puede depositar uno de los cheques porque no cumple con los requisitos. (falta firma, fecha mal escrita, etc.), entonces no hay que anular todo el deposito y volverlo a cargar, sino solamente anular del deposito solamente el/los cheques que no se pudieron depositar. c. Luego, el banco informa un rechazo por falta de fondos de otro cheque enviado en ese depósito. Se realiza otra anulación parcial del mismo depósito, eligiendo solamente el cheque rechazado. (esto solo si la empresa no utiliza el circuito de Cheques rechazados, si no podría ingresarse como Rechazo de Cheques de terceros.)  Los Cheques que se anulan de un depósito, vuelven a estar en cartera.  Se puede anular efectivo parcialmente pero debe tenerse sumo cuidado con los valores ingresados, ya que los mismos son controlados por el operador del Sistema y no por el Sistema.

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Módulo VI – Bancos

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3. MANEJO DE CHEQUERAS 

Se pueden manejar varias chequeras por Cuenta de Banco propia. Las mismas se cargan desde la pantalla de cuentas de bancos y se pueden utilizar en todos los módulos que incluyan medios de pagos. (Compras, Ventas, Bancos).



Para cada Chequera se carga si se Imprime el Cheque o No, el Tipo de Impresión, el Primer Cheque de la Chequera, el Ultimo, y el Cheque actual. En caso de comenzar con una nueva chequera el Cheque actual será el Primer Cheque.



Se puede llevar control de la correlatividad de Numeración por chequera ingresada.



El sistema ofrece la posibilidad de Emitir la impresión de los cheques.

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Módulo VI – Bancos

80

4. DETALLE DE BANCOS 

Esta pantalla es de Consulta. No se pueden modificar datos.



Eligiendo una Cuenta Bancaria y un rango de Fechas (Contable o de Vencimiento de los comprobantes) se puede ver el resumen de la Cuenta Bancaria.



Puede verse una copia de cada comprobante haciendo doble click o sobre los mismos.



Se pueden imprimir desde esta pantalla, los comprobantes consultados o el detalle de los movimientos como en todas las pantallas de Detalle.

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Módulo VI – Bancos

5. LISTADOS  Movimientos de Bancos. o

Por Fecha Contable

o

Por Fecha de Vencimiento de los Comprobantes.

Informe de Movimientos de Cuentas Bancarias. Al elegir una Cuenta Bancaria se muestran todos los movimientos ordenados por fecha de contabilización o de Vencimiento según corresponda. En caso que el comprobante aun no se encuentre contabilizado, se toma la fecha de confección del mismo.  Saldos de Cuentas Bancarias Informe de Saldos de Cuentas Bancarias. Los Datos son Nro Cuenta, Nombre, Banco, Moneda, Saldo.

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Módulo VI – Bancos

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6. PRACTICA 5. Crear 2 cuentas de Bancos. Una de ellas con 2 Chequeras. 6. Realizar todos los movimientos de Bancos descriptos para una de las Cuentas creadas. Comprobar estos movimientos en la pantalla Detalle de Bancos.

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Módulo VI – Bancos

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7. REPASO 1. Suponga que deberá pagar un impuesto con un cheque propio. ¿Cómo lo realizaría? 2. La empresa dispone de 2 cuentas en 2 bancos distintos, con que comprobante podrá realizar una transferencia de dinero de una cuenta a la otra? Cómo es el procedimiento? Existe otra forma? Puede utilizarse este comprobante para realizar transferencias a cuentas de Terceros? 3. Si se envían a depositar 10 cheques de terceros a la cuenta corriente, pero al llegar al banco, el cajero rechaza uno de los mismos porque no está firmado. Como es el final del día no se puede volver a hacerlo firmar y luego depositarlo nuevamente, sino que va a quedar para otro día. ¿Cuál es el procedimiento a seguir?

CLASE X - CENTRO DE CAPACITACION - Curso Administrativo Nivel 1

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