RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN ESTATAL

MODALIDAD DE

LICITACIÓN PÚBLICA

Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

Edición 2009

Con el auspicio de:

Elaborado por:

RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN ESTATAL

MODALIDAD DE

LICITACIÓN PÚBLICA

Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

Manuel Sánchez Abogados Consultores y Asociados Ltda.

RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN ESTATAL

MODALIDAD DE

LICITACIÓN PÚBLICA

Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

Bogotá D.C, Enero de 2009

ISBN: 978-958-98866-1-8 © MANUEL SÁNCHEZ CASTRO Derechos Reservados de Autor PRIMERA EDICIÓN ENERO 2009 DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN DESIGNIA ADV. // Erick Rodríguez R. www.designiaadv.com DISEÑO PORTADA DESIGNIA ADV IMPRESIÓN ALTERNATIVA GRÁFICA LTDA. IMPRESO EN COLOMBIA PRINTED IN COLOMBIA Con el auspicio de:

Elaborado por:

RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN ESTATAL

MODALIDAD DE

LICITACIÓN PÚBLICA

Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

Índice Presentación I. Glosario II.Principios de la contratación estatal

11 13 19

1. Eficiencia

19

2. Transparencia

19

3. Economía

20

4. Responsabilidad

20

III. Licitación Pública

21

¿Qué es la Licitación Pública?

21

¿Cuándo se debe aplicar la licitación pública?

21

¿Cómo puede llevarse a cabo una licitación pública?

21

1. Procedimiento de la Licitación Pública

22

1.1. Elaborar estudios y documentos previos

22

1.2. Expedición del certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

28

1.3. Información a la Cámara de Comercio

29

1.4. Publicación de avisos en diario de amplia circulación

29

1.5. Elaboración y publicación de un aviso de Convocatoria para la Contratación

29

1.6. Elaboración y publicación del proyecto de Pliego de Condiciones

29

1.7. Recepción de observaciones al proyecto de pliego de condiciones y publicación de las respuestas

30

1.8. Audiencia para la revisión de la tipificación, estimación y asignación de riesgos

30

1.9. Expedición y Publicación del acto administrativo de apertura del proceso de selección

30

1.10. Publicación del pliego de condiciones definitivo

31

1.11. Audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones definitivo

31

1.12. Expedición y publicación de adendas

32

Índice

1.13. Cierre

32

1.14. Evaluación de las propuestas

32

1.15. Traslado del informe de Evaluación

33

1.16. Publicación de las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluación

33

1.17. Audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta

33

2. Procedimiento de la Licitación pública con conformación dinámica de la oferta mediante subasta inversa electrónica 36 2.1 Cierre

36

2.2. Verificación de documentos

36

2.3. Subasta

36

2.4. Audiencia de adjudicación

37

3. Aspectos especiales del Procedimiento de licitación pública originado en una oferta de iniciativa privada ¿Quiénes pueden presentar una oferta de iniciativa privada?

37

¿Sobre qué tema puede versar una oferta de iniciativa privada?

37

¿Cuál es el trámite que debe dársele a una oferta de iniciativa privada?

37

3.1. Estudio de viabilidad de la oferta de iniciativa privada

37

3.2.Calificación de la oferta de iniciativa privada

37

3.3.Notificación de la calificación de la oferta

38

3.4.Procedimiento de la licitación pública

38

IV. Del Manual de Contratación Bibliografía

10

37

39 41

Régimen de Contratación Estatal/Modalidad de Licitación Pública, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

Presentación Concientes de la importante labor que adelantan las entidades que por una u otra razón se encuentran relacionadas con la aplicación del Estatuto General de Contratación Pública, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008, entre otros, y atendiendo a su complejidad, se ha diseñado el presente texto de consulta con la pretensión de brindar una herramienta de fácil uso y comprensión para adelantar la etapa previa de la actividad contractual en cumplimiento del marco legal mencionado. Es así como este documento recoge algunas definiciones importantes de la terminología jurídica empleada dentro del esquema contractual de la administración pública, que permiten entender las prácticas a que se ven avocadas las entidades estatales por mandato de la norma.

Igualmente se encontrará la descripción sucesiva de los pasos a seguir en desarrollo de cada una de las causales que dan origen a las modalidades de selección objetiva de los contratistas de la administración, fruto de una compilación de las disposiciones que le son aplicables de manera especial, que viabilizan la obtención de un proceso selectivo de forma ordenada. En estas descripciones se señalan de manera concreta cómo pueden llevarse a cabo las tareas a realizar en cada paso, con la indicación del término legal aplicable, cuando éste ha sido estipulado expresamente en la norma. También se hacen recomendaciones sobre la forma de proceder, en algunos casos, dentro de los límites dispuestos en el ordenamiento jurídico. Sin otro particular, sea esta la oportunidad para extender un sincero agradecimiento al Banco de Occidente por patrocinar esta publicación.

MANUEL SÁNCHEZ CASTRO

Presentación

11

I. Glosario • Adenda: documento emitido con posterioridad a la apertura de un proceso de contratación con el fin de aclarar, modificar, corregir o precisar el pliego de condiciones definitivo, razón por la cual forman parte del mismo y del proceso contractual. Estas no pueden expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene programado el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello. • Adjudicación: es la decisión emanada del ordenador del gasto o su delegado, por medio de la cual determina el adjudicatario del contrato, y a quien en consecuencia, corresponderá, como derecho y como obligación, la suscripción del contrato y el cumplimiento de las obligaciones allí establecidas. Esta debe desarrollarse mediante audiencia pública. • Apertura: fecha, hora y lugar a partir de la cual los interesados pueden conocer el pliego de condiciones y presentar propuestas, dentro de los procesos de selección objetiva que la entidad estatal decida adelantar para escoger la oferta más favorable. La apertura se da mediante acto administrativo.

• Audiencia de aclaración de pliegos: reunión pública llevada a cabo entre la entidad, los posibles oferentes y el público en general, en la cual se revisa el contenido del pliego de condiciones definitivo, los asistentes presentan sus observaciones al mismo y la entidad da las respuestas y precisiones necesarias o fija un plazo para ello. • Audiencia de revisión de riesgos: es el momento en el que, con anterioridad a la presentación de las ofertas, los oferentes y la entidad revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva. • Boletín de información de licitaciones: medio informativo para las empresas contratistas de obras públicas y proveedores en sus gestiones de negocio con el Estado. • Catálogo único de bienes y servicios (CUBS): conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones, entre otros, de los bienes y servicios de uso común o de uso en obras que contratan las entidades estatales para garantizar la transparencia de la actividad contractual en cumplimiento de los fines del Estado.1

1. Parágrafo del artículo 1º de la Ley 598 de 2000.

Glosario

13

• Certificado de disponibilidad presupuestal: documento que expide el encargado de presupuesto de la entidad, con el cual garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. • Cierre: es el acto público mediante el cual se da por finalizada la recepción de ofertas para un proceso de selección, en el lugar, fecha y hora señaladas en el pliego de condiciones. • Competencia para contratar: atribución legal para ordenar y dirigir la realización de convocatorias públicas mediante la implementación de modalidades de selección objetiva de contratistas y, celebrar contratos. • Consorcio: es una ficción jurídica que permite a dos o más personas en forma conjunta presentar una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato estatal, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.2 2. Numeral 1 del artículo 7 de la Ley 80 de 1993. 3. Artículo 32 de la Ley 80 de 1993. 4. Numeral 18 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993. 5. Artículo 3º del Decreto 2474 de 2008. 6. Artículo 7º de la Ley 1150 de 2007.

14

• Contrato estatal: son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades estatales, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad.3 • Declaratoria de desierta: la declaratoria de desierta de la licitación únicamente

procederá por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto administrativo en el que se señalarán en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión.4 • Estudio de mercado: son las actividades documentadas realizadas para verificar la disponibilidad de bienes o servicios en el mercado, las condiciones en que podrían obtenerse, su precio estimado y los posibles oferentes. • Estudios y documentos previos: se encuentran conformados por los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración de un proyecto de pliego de condiciones, mediante los cuales se analizará la conveniencia e inconveniencia del objeto a contratar con antelación a la apertura del proceso de selección, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad.5 • Garantía de seriedad de la oferta: consisten en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general, en los demás mecanismos de cobertura de riesgos autorizados, que tienen como finalidad respaldar la seriedad de los ofrecimientos hechos por un proponente durante un proceso de selección.6 • Manual de contratación: es un documento interno de cada entidad que tiene por objeto integrar la información básica relativa a los antecedentes, marco jurídico - administrativo, atribuciones, estructura orgánica, el objetivo y la distribución de funciones entre las diferentes dependencias en lo que tiene que

Régimen de Contratación Estatal/Modalidad de Licitación Pública, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

ver con la gestión contractual, contribuyendo a la orientación del personal existente y de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a la temática contractual estatal y a la vez proporcionándole un esquema funcional de los procesos y procedimientos para seleccionar a los contratistas de la misma. • Mercado: es la interrelación de compradores y vendedores, que posibilitan las actividades propias tendientes al intercambio de valores y mercancías. • Modalidad de selección: es el procedimiento mediante el cual una entidad estatal decide adelantar la selección objetiva de un contratista. Puede ser por licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa. • Oferta con valor artificialmente bajo: es aquella que no corresponde con las condiciones objetivas del mercado y del proponente, cuyo valor es sustancialmente inferior a aquel que arrojo el estudio de mercado realizado por la entidad para establecer el presupuesto oficial de un proceso de selección. • Oferta más favorable: la oferta más favorable es aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida en el pliego de condiciones o en sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos.7 • Ofertas de iniciativa privada: son aquellos proyectos presentados por personas naturales o jurídicas, consorcios, uniones temporales,

promesas de sociedad futura, o cualquier otra modalidad de asociación prevista en la ley, a una entidad estatal concedente para el diseño, la construcción, operación y mantenimiento de una obra pública a través de un contrato de concesión.8 • Ordenador del gasto. es el Representante Legal de la entidad o el funcionario que por delegación de éste, efectuada a través de acto administrativo, está facultado para contratar en nombre de la entidad y proferir todos los actos inherentes al proceso de selección del contratista, la celebración, iniciación, ejecución, terminación y liquidación del contrato respectivo. • Perfeccionamiento: los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y, éste se eleve a escrito y se expida el registro presupuestal respectivo. • Plazo de la licitación: es aquel que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre. • Pliego de condiciones: documento mediante el cual la entidad detalla los requerimientos para la presentación de la propuesta, las condiciones de participación, los requisitos habilitantes, los factores de evaluación y las demás reglas del proceso de selección. • Portal único de contratación: el Portal Único de Contratación es la herramienta electrónica mediante la cual las entidades del Estado publican los procesos de selección objetiva de contratistas, desde la etapa precontractual hasta la finalización de la fase contractual, en cumplimiento del principio de publicidad.9

7. Numeral 2º del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. 8. Artículo 1 del Decreto 4533 de 2008. 9. http://www.contratos.gov.co

Glosario

15

• Propuesta: es el conjunto de documentos presentados por una persona natural o jurídica o por un grupo de éstas, durante un proceso de contratación, el cual contiene sus ofrecimientos y la acreditación de los requisitos exigidos por la entidad en el pliego de condiciones. • Registro presupuestal: es la operación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no sea desviada a ningún otro fin. • Registro único de proponentes (RUP): es el registro en el que debe estar inscrita cualquier persona natural o jurídica que quiera contratar con el Estado.10 • Requisitos habilitantes: son aquellos exigidos por las Entidades Estatales para participar en un proceso de selección, referentes a la capacidad jurídica, condiciones de experiencia, capacidad financiera y organización de los proponentes, cuyo cumplimiento es objeto de verificación, pero no otorga puntaje. Su exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

10. Cámara de Comercio de Bogotá. http://camara. ccb.org.co 11. http://www.sice-cgr.gov.co/ 12. Artículo 1º del Decreto 2178 de 2006. 13. Inciso 1º del artículo 14 del Decreto 2474 de 2008.

16

• Riesgo previsible: son aquellas circunstancias o hechos no imputables a las partes del contrato, que en razón a la naturaleza del mismo, son de posible ocurrencia. Pueden presentarse durante la ejecución del contrato afectando su equlibrio económico. • Sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal (SICE): es un sistema de información que integra todos los datos relevantes del proceso de la

contratación estatal en Colombia, permitiendo su autorregulación, control institucional y publicidad de las operaciones.11 • Sistema electrónico para la contratación pública (SECOP): instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permitirá la interacción de las entidades contratantes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control a través de la articulación de los servicios electrónicos ofrecidos por el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE) y los sistemas de información relacionados con la contratación pública que se encuentren a cargo del Gobierno Nacional. El SECOP tiene como objetivo dar uniformidad a la información sobre la contratación pública. 12 • Subasta inversa en licitación pública: es la puja dinámica efectuada electrónicamente, mediante la cual los oferentes, durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que representa la mejor relación costo-beneficio para la entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones.13 • Subsanabilidad: criterio según el cual en todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal y en consecuencia las entidades no podrán rechazar una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos en el pliego de condiciones. Tales requisitos

Régimen de Contratación Estatal/Modalidad de Licitación Pública, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

o documentos podrán ser requeridos por la respectiva entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, o hasta el momento en que se establezca en el pliego de condiciones. • Unión temporal: es una ficción jurídica que permite a dos o más personas en forma conjunta presentar una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato estatal, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la

participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.14 • Veeduría ciudadana: es el mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer la vigilancia sobre el proceso de la gestión pública, frente a las autoridades: administrativas, políticas, judiciales, electorales y legislativas, así como la convocatoria de las entidades públicas o privadas encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público.

14. Numeral 2º artículo 7 de la Ley 80 de 1993.

Glosario

17

II.Principios de la

contratación estatal Son aplicables a la contratación estatal los principios de buena fe en las actuaciones de los particulares y de la administración, los principios rectores de la función administrativa (igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad), el debido proceso, la primacía de lo sustancial sobre lo formal, la igualdad, la publicidad de las actuaciones de la administración y el control y responsabilidad por las actuaciones del Estado, las normas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo. En concordancia con los principios enumerados anteriormente, la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007, taxativamente incluyeron los siguientes:

1. Eficiencia Este principio se encuentra ligado al principio de economía, en tanto busca que las entidades estatales obtengan un buen rendimiento dentro de la gestión contractual.

Se refleja en la ley en el establecimiento de modalidades de selección objetiva, que se encuentran regladas, incluyendo términos preclusivos y perentorios, fijando etapas de planeación para la formulación de requisitos y características pertinentes a la finalidad que cada entidad busca cumplir, permitiendo una selección oportuna y ágil.

2. Transparencia Mediante este principio se busca garantizar la imparcialidad y la igualdad de oportunidades en los procesos de contratación, seleccionar objetivamente a los contratistas, publicar las decisiones adoptadas en los procesos de selección, con el fin de que los interesados puedan controvertirlas, socializar la gestión contractual a través de la realización de convocatorias públicas por modalidades de selección objetiva de contratistas, e igualmente divulgar cuales son las razones que sirven de motivación a las autoridades en sus decisiones contractuales y promover la moralidad administrativa.

Principios de la Contratación Estatal

19

3. Economía

4. Responsabilidad

En el artículo 25 de la ley 80 de 1993, éste se encuentra como un principio orientador de las actuaciones administrativas dentro de la actividad contractual, impide la interposición de trámites y/o cargas diferentes de los establecidos en la norma, dándole importancia a los requisitos de fondo y no de forma, ya que permite a los oferentes subsanar los errores de forma en la presentación de sus propuestas, complementado con el artículo 10 del decreto 2474 de 2008, que formula las reglas de subsanabilidad.

El artículo 26 de la ley 80 de 1993 recoge la presunción de legalidad que cobija las actuaciones de la administración, desde este punto de vista es de tener en cuenta que en concurrencia con la actuación de la administración se encuentra la actuación de sus servidores.

También se presenta como un elemento intrínseco del gasto público, pues mediante éste se impide la apertura de un proceso contractual sin el lleno de los requisitos previos, tales como el análisis de conveniencia y oportunidad del objeto a contratar, realizado mediante la elaboración de estudios previos, la consecución de autorizaciones y aprobaciones necesarias, así como la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con el plan de inversión de la entidad.

20

Las indebidas actuaciones de los servidores públicos que intervienen en la gestión contractual, desde el carácter subjetivo de su responsabilidad, generan consecuencias de orden penal, disciplinario y patrimonial; mientras que en virtud de la responsabilidad objetiva de la entidad ésta sólo asumirá el carácter patrimonial de una actuación antijurídica. Ahora bien, los aspirantes a celebrar un contrato estatal también asumen una responsabilidad penal y patrimonial, cuando formulen propuestas con condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas en la búsqueda de la adjudicación del contrato y cuando oculten inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones en que están incursos o suministren información falsa. Así mismo responden por la calidad de los bienes y servicios ofrecidos.

Régimen de Contratación Estatal/Modalidad de Licitación Pública, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

III. Licitación

Pública

¿Qué es la Licitación Pública? La licitación pública corresponde a la modalidad de selección objetiva de los contratistas de la administración que debe adelantarse como regla general, mientras que las otras modalidades de selección como la selección abreviada, el concurso de méritos y la contratación directa se aplican como excepción. Esta modalidad de selección de la oferta más favorable a la entidad es más rigurosa en función de elementos tales como la cuantía y el tipo o naturaleza del contrato o el objeto de los bienes y servicios requeridos.

¿Cuándo se debe aplicar la licitación pública? La licitación pública debe aplicarse cuando no exista una causal expresamente señalada en la ley que permita el uso de las modalidades de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa.

El procedimiento de licitación pública es originado de manera especial por la presentación de ofertas de personas interesadas en celebrar contratos de concesión para el diseño, la construcción, operación y mantenimiento de una obra pública; son consideradas como ofertas de iniciativa privada.15

¿Cómo puede llevarse a cabo una licitación pública? La licitación pública puede llevarse a cabo mediante el uso de dos procedimientos de selección de la entidad, a saber: • Licitación pública. • Licitación pública con conformación dinámica de la oferta mediante subasta inversa. La licitación pública con conformación dinámica de la oferta mediante subasta inversa sólo se empleará cuando se aplique la alternativa de evaluación de la mejor relación de costo-beneficio. 15. Parágrafo 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

Licitación Pública

21

1. Procedimiento de la Licitación Pública Para el desarrollo de la selección objetiva de contratistas, mediante la licitación pública, se seguirán los siguientes pasos:

1.1. Elaborar estudios y documentos previos Los estudios y documentos previos deben realizarse con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones y se pondran a disposición en el SECOP de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones. Estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone.16 Deben contener como mínimo los siguientes elementos:

a. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

16. Artículo 3º del Decreto 2474 de 2008.

22

Para describir la necesidad se debe indicar el bien, obra o servicio requeridos con asomo de los antecedentes, justificación y/o definición técnica de la forma en que la Entidad puede satisfacer dicha necesidad, siempre en el marco de los planes y/o proyectos de desarrollo, compra y/o inversión.

Esta justificación de la necesidad puede obtenerse contestando las siguientes preguntas: ¿Por qué la entidad necesita adelantar el proceso de selección? • ¿Cuál es el estado actual del contexto que encierra el proceso de selección? Por ejemplo: si el objeto es un tema de vías se explica de manera generosa como se encuentra la malla vial del municipio o departamento donde se van a realizar las intervenciones o construcciones. • ¿Mediante que rubro presupuestal se va a cubrir el valor del contrato y por qué?

b. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, y la identificación del contrato a celebrar • Para describir el objeto del contrato se puede indicar: Objeto: Qué bienes o servicios va a adquirir, o qué obra pretende construir; en conclusión qué va a contratar la entidad. El objeto debe ser conciso, preciso y de fácil entendimiento. Alcance: En este punto, si el objeto lo amerita, puede elaborarse un listado de actividades por realizar y/o especificaciones técnicas de cada ítem que hagan parte del objeto contractual, a menos que la entidad pretenda adelantar una licitación pública con conformación dinámica de la oferta, en cuyo caso, deberá realizar una ficha técnica detallada que contenga en su totalidad las características y especificaciones del bien o servicio a adquirir.

Régimen de Contratación Estatal/Modalidad de Licitación Pública, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

• Para identificar el contrato a celebrar se puede indicar: Tipo de Contrato: tipificar el contrato a celebrar, entre otros: obra pública, concesión, compraventa, suministro, etc. Plazo de Ejecución: estimar de manera certera cuanto tiempo se puede tardar el contratista en ejecutar el objeto del contrato. Lugar de Ejecución y/o de Entrega: precisar el sitio o lugar de entrega de los bienes o de ejecución de las obras, entre otros. Valor estimado del contrato: definir el valor del presupuesto oficial que se va a destinar para la ejecución del contrato. Forma de pago: establecer la manera como se va a cancelar el valor del contrato en detalle; si se consideran anticipos o pagos anticipados, pagos parciales sujetos a entrega de informes de actividades, bienes o actas de entrega; o si el pago es contra entrega previa presentación y aprobación de una factura o cuenta de cobro. Supervisión y/o interventoría: concretar quién se encargará de vigilar el correcto cumplimiento del objeto del contrato, sea de manera interna mediante una supervisión y/o de manera externa mediante una interventoria. En los contratos de obra que se celebren como resultado de una licitación pública la interventoria deberá ser externa.17 Obligaciones generales del contratista: determinar detalladamente las prestaciones a cargo del futuro contratista en términos de lo que tiene que dar, hacer o no hacer; por ejemplo:

• Cumplir con el objeto del contrato. • Ejecutar el objeto del contrato de acuerdo a lo estipulado en los pliegos de condiciones y a la oferta presentada por el contratista. • Constituir las pólizas pactadas en el contrato. • Hacer las publicaciones a que haya lugar. • Cumplir con el cronograma de obra presentado. • Obrar con diligencia y el cuidado necesario en los asuntos que le asigne el supervisor del contrato. • Presentar oportunamente las respectivas facturas o cuentas de cobro. • Presentar los certificados de pago de aportes parafiscales. • Las demás inherentes al objeto del contrato.

c. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección Estos se encuentran compuestos por las normas que le permiten a la entidad llevar a cabo un proceso de selección mediante el uso de una modalidad determinada; por ejemplo, para este caso se puede tener en cuenta el siguiente texto: “Por ser la licitación pública una modalidad de selección objetiva del contratista establecida como regla general en el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, previo análisis realizado por la entidad para establecer la modalidad de selección para el objeto a contratar, se determinó que por las características del mismo, no se encuentra una causal expresa que permita el uso de otra modalidad, ya sea selección abreviada, concurso de méritos, ni

17. Inciso 2° del numeral 1 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

Licitación Pública

23

contratación directa, por no configurarse en ninguna de las causales expresamente señaladas por la Ley 1150 de 2007 y el Decreto Reglamentario 2474 de 2008.”

d. El análisis que soporta el valor estimado del contrato El valor estimado del contrato es el fruto de un minucioso estudio de mercado que la entidad debe realizar no sólo con el fin de precisar el valor aproximado de los bienes, obras o servicios que requiere, sino para definir de manera más exacta la naturaleza de los mismos, por lo que dentro del estudio previo se deben incluir sus resultados.

Comúnmente para la realización de contratos de obra, por ejemplo, se puede realizar un estudio de mercado para establecer precios estándar por bien o actividad disgregados, concretándolos en un Análisis de Precios Unitarios (APU), de acuerdo a las especificaciones técnicas predefinidas por la entidad. Estos APU, pueden concretarse dentro del estudio previo, para definir el valor estimado del contrato así:

ITEMS

ACTIVIDAD

1,00

PRELIMINARES

1,01

Localización y replanteo

m2

16,00

1,02

Descapote (e=0.20 mts.)

m3

3,12

UNI

CANT.

V/ UNT.  

2,00

DEMOLICIÓN

2,01

Demolición de muros, andenes y bordillos concreto reforzada

m3

16,80

2,02

Demolición cimiento ciclópeo

m3

8,60

2,03

Demolición de placa

m2

14,00

Sin importar la modalidad de precio propuesto por la entidad, para la estimación del presupuesto oficial, está deberá partir de precios unitarios así busque la obtención de un precio global. De esta forma, desde el estudio previo, cuando se permita la presentación de ofertas parciales se obtendrá el valor global por ítem, entendido este como un

24

Un estudio de mercado es una herramienta de mercadeo que permite y facilita la obtención de datos, que mediante su análisis, pueden definir al consumidor la mejor alternativa para satisfacer su necesidad.

V/TOTAL  

conjunto de bienes, obras o servicios agrupados con el objetivo de ser adquiridos como un todo. El valor total estimado del contrato no solo debe incluir el costo directo de su ejecución, sino el porcentaje del AIU estimado por la entidad.

Régimen de Contratación Estatal/Modalidad de Licitación Pública, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

e. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. Siendo la oferta más favorable aquella que teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, resulte ser la más ventajosa para la entidad, en los procesos de selección objetiva de contratistas, llevados a cabo mediante el uso de la modalidad de selección de licitación pública, la oferta más favorable puede establecerse mediante una de las siguientes consideraciones: • La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o formulas. • La ponderación de elementos de calidad y precio que representen la mejor relación costo beneficio. Se diferencian la una de la otra en que la primera no cuantifica en términos monetarios los elementos que ofrecen ventajas adicionales para la ejecución del contrato, sino que simplemente evalúa dichos ofrecimientos mediante la asignación de puntajes, mientras que la segunda sí cuantifica en términos monetarios los elementos que constituyan un valor agregado, midiendo así el beneficio para la entidad. De cualquier manera todos los requisitos se definirán en detalle, dentro del pliego de condiciones, sin perjuicio de aquellos postulados considerados individualmente para cada tipo de contrato. En la licitación pública realizada mediante conformación dinámica mediante subasta inversa la oferta más favorable será aquella que represente la mejor relación costo – beneficio.

f. El soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. El estudio de los riesgos previsibles del contrato se realiza para contemplar cual de las partes asumirá las consecuencias de un hecho dañino de posible ocurrencia, que afecte el equilibrio económico del contrato, con el fin de restablecerlo. Este análisis puede hacerse mediante la implementación de un método cuantitativo, cualitativo o mixto en consideración a la fuente de que disponga la entidad para valorar cada uno de los eventos que pretenda tipificar como riesgo contractual. Es decir, si la fuente para la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles, esta compuesta por datos históricos el método es cuantitativo. Si por el contrario la fuente es el sentido que las personas dan a las circunstancias y hechos particulares de posible ocurrencia que puedan llegar a afectar el equilibrio económico del contrato, el método es cualitativo. De la mezcla de estos dos podemos obtener un método mixto. ¿Cómo tipificar los riesgos? Para tipificar un riesgo es necesario realizar el análisis del objeto del contrato a suscribir. De las acciones a ejecutar se pueden desprender circunstancias de posible ocurrencia, que no se encuentran dentro del alea normal de las obligaciones adquiridas por cada una de las partes en la relación contractual; es decir estas circunstancias son ajenas a las partes, tienen una causa externa a la mismas y, de presentarse su efecto sería la afectación económica del contrato variando los valores inicialmente establecidos.

Licitación Pública

25

Identificado así una o varias circunstancias, de ser estas semejantes, pueden ajustarse a una sola descripción, esta descripción o definición es el tipo del riesgo. A manera de ejemplo, un tipo de riesgo para un contrato de obra pública podría ser: “la mayor permanencia en obra.” ¿Cómo estimar los riesgos? Una vez identificado el tipo de riesgo a partir de la descripción que se le ha dado, la estimación es la evaluación del impacto económico que generaría la ocurrencia del mismo en los valores inicialmente tasados en el contrato, para lo cual se pueden establecer estándares de afectación teniendo como punto de referencia la probabilidad de ocurrencia de tal circunstancia,

A manera de ejemplo, se puede fijar una probabilidad de ocurrencia utilizando como unidad de medida un límite de tiempo, es decir si se fija un límite de tiempo de cinco años, la probabilidad de ocurrencia sería alta al considerar el punto máximo de número de veces que tal circunstancia se ha repetido en ese límite de tiempo. Es así como, si durante los últimos cinco años el tipo de riesgo descrito se ha producido en cinco oportunidades, ese sería el limite para poder establecer una probabilidad de ocurrencia frecuente; a partir de esta consideración se pueden fijar rangos de probabilidad de ocurrencia para obtener el porcentaje de las mismas. El resultado de este análisis se concreta así:

OPINIÓN

EXPRESIÓN EMPLEADA

APRECIACIÓN

PROPABILIDAD

Imposible

Muy difícil que ocurra

1 caso en 5 años

1/5 = 0,2

Improbable

Muy bajas posibilidades que ocurra

1 caso en 4 años

1/4 = 0,25

Ocasional

Ha ocurrido pocas veces

1 caso en 3 años

1/3 = 0,33

Moderado

Ha ocurrido varias veces

1 caso en 2 años

1/2 = 0,5

Frecuente

Alta posibilidad de ocurrencia

1 caso en 1 año

1/1 = 1

Entre más rangos sean contemplados los resultados obtenidos serán más exactos. Seguidamente ha de cuantificarse un porcentaje de afectación estándar para materializarlo en

26

esto con el fin de lograr obtener una unidad de medida que arroje un porcentaje de la afectación.

términos financieros, a partir del valor del contrato, o de otro valor a consideración de la entidad, que se relacione con el contrato. Esta cuantificación puede ser así:

Régimen de Contratación Estatal/Modalidad de Licitación Pública, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

OPINIÓN

CRITERIOS DE LA MAGNITUD DE LA CONSECUENCIA DEL EVENTO Daño económico final

Insignificante

Desde el 0% y hasta el 25% del Valor del Contrato

Menor

Más del 26% y hasta el 50% del Valor del Contrato

Grave

Mas del 51% y hasta el 75% del Valor del Contrato

Crítica

Mas del 76% y hasta el 100% del Valor del contrato

Finalmente, el valor cuantificado de la probabilidad de ocurrencia por el porcentaje del impacto económico da como resultado el valor del riesgo. Este ejercicio es el resultado de una consideración subjetiva de la probabilidad de ocurrencia del riesgo y de su impacto económico. Si la entidad posee datos sobre la ocurrencia de los riesgos que tipifica obtendría una medida más aproximada para cuantificar dichas circunstancias. ¿Cómo asignar los riesgos? La asignación de los riesgos es el señalamiento que propone la entidad al oferente sobre quién debe asumir las consecuencias de la afectación económica dado el caso en el que se presente la circunstancia prevista en la tipificación.

TIPO DE RIESGO Mayor permanencia en obra

Para asignar el riesgo se propone tener en cuenta las siguientes reflexiones:18 • Cuál de las partes se encuentra en mejor disposición de evaluarlos, controlarlos y administrarlos. • Cuál de las partes dispone de mejor acceso a los instrumentos de protección, mitigación y/o de diversificación. ¿Cómo plasmar el estudio de los riesgos? El estudio de los riesgos puede concretarse en una matriz de riesgos, en la que se resuman todos los elementos y variables contemplados. A manera de ejemplo esta matriz puede integrase así:

ESTIMACIÓN Magnitud Probabilidad de ocurrencia Menor

Frecuente

Vlr Riesgo Probabilidad de ocurrencia por magnitud

ASIGNACIÓN Contratista Entidad %

%

18. Documento CONPES 3107.

Licitación Pública

27

g. El análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar • Garantía de seriedad de la oferta Para la participación en el proceso de selección se le exigirá a los proponentes la constitución de una garantía que ampare la seriedad de los ofrecimientos que realice. • Garantía única de cumplimiento De acuerdo con el tipo de contrato se debe evaluar si es necesario amparar o no algunos de los valores allí definidos. Por ejemplo si es un contrato de suministro, no será necesario amparar un valor por concepto de estabilidad de obra. Al respecto el artículo 17 del Decreto 679 de 1994, contempla que se deberán incluir dentro de la garantía única de cumplimiento únicamente como riesgos amparados aquéllos que correspondan a las obligaciones y prestaciones del respectivo contrato. Esta norma pone de presente los siguientes amparos: • El valor del amparo de anticipo o pago anticipado deberá ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo o pago anticipado, en dinero o en especie para la ejecución del mismo. • El valor del amparo de cumplimiento no será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria ni al diez porciento (10%) del valor del contrato. • El valor del amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones será igual cuando

28

menos al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres años más. • El valor de los amparos de estabilidad de la obra, calidad del bien o servicio y correcto funcionamiento de los equipos, ha de determinarse en cada caso con sujeción a los términos del contrato con referencia en lo pertinente al valor final de la obra, bien y/o servicio contratado u objeto del contrato. • Responsabilidad civil extracontractual en que incurra el asegurado por daños causados a bienes y/o a terceros que ocurran en conexión directa con la ejecución del contrato o por lesiones, incluyendo la muerte causada a una o varias personas, la cual será igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. Estas garantías deben cubrir la vigencia del contrato, no obstante lo anterior, en cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía. El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección; si tal modificación implica cambios fundamentales se podrá revocar el acto administrativo de apertura.

1.2. Expedición del certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Se debe realizar antes de la expedición del correspondiente acto administrativo que ordena la apertura, teniendo en cuenta que no debe publicarse en el SECOP este certificado.

Régimen de Contratación Estatal/Modalidad de Licitación Pública, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

El CDP es el garante de que la entidad si cuenta con el presupuesto para pagar al contratista el valor del contrato a celebrar.

1.3. Información a la Cámara de Comercio La información general sobre la licitación pública que la entidad pretenda abrir será remitida electrónicamente con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones, a la Cámara de Comercio correspondiente, con el fin de integrar el boletín mensual. Hecha esta remisión, el requisito de publicación se entenderá cumplido por parte de la entidad contratante. La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva la obligación de la entidad de dar curso al mismo. En todo caso, la entidad publicará con el proyecto de pliego de condiciones, la constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio.19

• Presupuesto oficial del contrato. • Fecha de apertura. c. Convocatoria a las veedurías ciudadanas Pueden publicarse hasta tres avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación.

1.5. Elaboración y publicación de un aviso de Convocatoria para la Contratación Este aviso debe publicarse con anterioridad a la publicación del proyecto de pliego de condiciones en el SECOP y deberá contener: d. El objeto a contratar. e. La modalidad de selección a utilizar. f. El lugar físico o electrónico donde puede consultarse:

1.4. Publicación de avisos en diario de amplia circulación

• El proyecto de pliego de condiciones.

Antes de dar apertura a la licitación pública se elaborarán y publicarán en diarios de amplia circulación en el territorio de jurisdicción de la entidad o, en medios de comunicación social que tengan la misma difusión avisos que contendrán la siguiente información sobre el proceso de selección:

• Los estudios y documentos previos.

a. Objeto. b. Características esenciales tales como: • Identificación de la entidad que pública. • Modalidad de selección a utilizar.

• El presupuesto oficial del contrato.

1.6. Elaboración y publicación del proyecto de Pliego de Condiciones Debe publicarse en el SECOP cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso de selección, simultáneamente con los estudios y documentos previos que sirvieron de base para su elaboración.

19. Parágrafo 4o artículo 8 del Decreto 2474 de 2008.

Licitación Pública

29

Esta publicación se realiza con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita formular observaciones a su contenido. La información publicada debe ser veráz, responsable, ecuánime, suficiente y oportuna. La publicación del proyecto de pliego de condicione o sus equivalentes no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección.

1.7. Recepción de observaciones al proyecto de pliego de condiciones y publicación de las respuestas Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deben recibirse dentro del término de su publicación. Se recomienda responder dos (2) días después de vencido el término para la presentación de las mismas, mediante un documento que debe publicarse en el SECOP, el cual debe contener las observaciones y sus correspondientes respuestas, así como las razones por la cuales la entidad las acoge o las rechaza. Las respuestas a las observaciones se deben publicar antes de la expedición y publicación del Acto Administrativo de Apertura y del pliego de condiciones definitivo.

20. Artículo 5 del Decreto 2474 de 2008.

30

1.8. Audiencia para la revisión de la tipificación, estimación y asignación de riesgos

En el proceso de licitación pública debe realizarse una audiencia para que los interesados y la entidad revisen la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato a celebrar. Se recomienda realizar esta audiencia con anterioridad a la expedición del acto administrativo de apertura de la licitación pública con el fin de garantizar la debida configuración de la voluntad de los interesados en la aceptación de la asignación definitiva de los mismos. El momento en el cual debe realizarse esta audiencia debe contemplarse en el manual de contratación de cada entidad estatal.

1.9. Expedición y Publicación del acto administrativo de apertura del proceso de selección El acto administrativo de apertura se debe publicar en el SECOP, con antelación a la publicación de los pliegos de condiciones definitivos ó simultáneamente, en la misma fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la misma. Este acto debe estar motivado y suscrito por el representante legal de la entidad o su delegado y señalar, como mínimo, lo siguiente:20 a. El objeto de la contratación a realizar. b. La modalidad de selección que corresponda a la contratación. c. El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que

Régimen de Contratación Estatal/Modalidad de Licitación Pública, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

se llevarán a cabo las audiencias que correspondan. d. El lugar físico o electrónico en que se puedan consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos y definitivos, los cuales estarán disponibles desde la fecha del acto de apertura. e. La convocatoria para las veedurías ciudadanas. f. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes. g. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con la modalidad de selección de licitación pública. No existe término legal expreso para iniciar el proceso después de haberse publicado los estudios y documentos previos y el proyecto de pliego de condiciones.

1.10. Publicación del pliego de condiciones definitivo Como se dijo en el numeral anterior la publicación del pliego de condiciones definitivo debe realizarse simultáneamente o con posterioridad a la publicación del acto administrativo de apertura en el SECOP. En el pliego de condiciones se deben establecer los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva y deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta, mediante este se definirán reglas objetivas, justas, claras

y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole. Así las cosas el pliego deberá contener como mínimo:21 a. La Descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, ficha técnica del bien o servicio de características técnicas y uniformes y de común utilización, ó los requerimientos técnicos, según sea el caso, en un documento separable. b. Los fundamentos del proceso de selección, con las reglas objetivas que gobiernan la presentación y las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato. c. Las razones y causas que generarían el rechazo de la oferta o declaratoria de desierto del proceso. d. Las condiciones de celebración del contrato (Presupuesto, forma de pago, mecanismo de cobertura del riesgo…). e. Proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios.

1.11. Audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones definitivo. Esta puede celebrarse a solicitud de cualquiera de las personas que retiraron el pliego de condiciones definitivo, o por iniciativa de la entidad, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio

21. Artículo 6º del Decreto 2474 de 2008.

Licitación Pública

31

del plazo para la presentación de propuestas con el fin de que los interesados presenten ante la entidad todos los interrogantes que tengan sobre el contenido del documento. De todas formas dentro del mismo plazo cualquier interesado puede solicitar aclaraciones adicionales que deben ser contestadas por la entidad por escrito. De esta audiencia se levantará un acta que debe ser publicada en el SECOP. Como resultado de la audiencia pueden expedirse adendas que contengan modificaciones al pliego de condiciones definitivo, así como una prórroga del plazo de la licitación hasta por seis (6) días hábiles.

1.12. Expedición y publicación de adendas Podrán realizarse modificaciones al pliego de condiciones definitivo, siempre que éstas no sean sustanciales o afecten el objeto del contrato a celebrar, mediante la expedición de adendas. Estas deben publicarse en el SECOP en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. En el pliego de condiciones definitivo se señalará el plazo máximo para su expedición. En ningún caso podrán expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello. Los interesados deben contar con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas.

32

1.13. Cierre El lugar, día y hora indicados para el cierre estará señalado en el correspondiente acto administrativo de apertura. Las ofertas recibidas serán abiertas y se dejará constancia mediante un acta que contendrá la identificación del proponente junto con la descripción física del documento presentado. Esta acta se publicará en el SECOP. No existe un término legal que comprenda un máximo o mínimo para presentar propuestas dentro de la licitación pública, este debe ser fijado a criterio de la entidad en el cronograma previsto para el proceso.

1.14. Evaluación de las propuestas La evaluación de propuestas esta compuesta por la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes contemplados en el pliego de condiciones definitivo, así como de la valoración de los ofrecimientos técnicos y económicos de las mismas. De ser necesario que los oferentes subsanen requisitos habilitantes, se recomienda que dentro del pliego de condiciones definitivo se contemple un término para que la entidad realice tal requerimiento en condiciones de igualdad a todos los proponentes, dentro de aquel dispuesto para la evaluación. Las propuestas deberán ser evaluadas de forma objetiva, aplicando exclusivamente las reglas contenidas en el pliego de condiciones definitivo, que permitan seleccionar la oferta más favorable.

Régimen de Contratación Estatal/Modalidad de Licitación Pública, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

El resultado de la evaluación deberá ser publicado en el SECOP a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su finalización. El tiempo que la entidad tome para evaluar las propuestas no podrá ser mayor al señalado para la presentación de las mismas.

1.15. Traslado del informe de Evaluación Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en la secretaría de la entidad por un término de cinco (5) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes,22 término que se contará a partir de la publicación que del informe se haga en el SECOP. La entidad podrá expedir copias de las actuaciones y propuestas recibidas a aquellas personas que demuestren interés legítimo.

1.16. Publicación de las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluación. Se recomienda publicar en el SECOP las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluación para garantizar el cumplimiento de los principios de publicidad y transparencia.

1.17. Audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta

La adjudicación o declaratoria de desierta de la licitación pública se realizará en audiencia pública, cuyo resultado es el acto administrativo de adjudicación o de declaratoria de desierta, este debe encontrarse debidamente motivado. En la audiencia los oferentes tendrán el uso de la palabra y podrán pronunciarse sobre las respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación. No puede permitirse la modificación o mejoramiento de la oferta. La audiencia puede ser suspendida por el término necesario, a juicio de la entidad, cuando se presenten circunstancias que requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar. El acto de adjudicación no tendrá recursos de vía gubernativa a diferencia del acto en virtud del cual se declara desierto el proceso de selección, ya que contra este último procede el recurso de reposición. El término para que la entidad tome la decisión es el que señale en el pliego de condiciones definitivo. El acto administrativo de adjudicación o de declaratoria de desierta deberá publicarse en el SECOP al día siguiente de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la misma. En caso de declararse desierto el proceso, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, mediante la modalidad de selección abreviada por menor cuantía.

22. Numeral 8º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

Licitación Pública

33

Flujograma del procedimiento de Licitación Pública.

INICIO

1 ENTIDAD

2 ENTIDAD

Elaborar Estudios y Documentos Previos

Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal

* Estudios y Diseños * Presupuesto * Análisis de Riesgos

* CDP

8^ ENTIDAD

7 INTERESADOS

Desarrollar Audiencia para Revisión y Asignación de Riesgos

Presentar Observaciones al Proyecto de Pliegos

* Acta de Audiencia

SIMBOLOGÍA DE ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMAS

Límites: este símbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso.

SI

NO

Decisión: representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real.

Líneas de Flujo: líneas que indican un flujo direccional de las operaciones

34

9^ ENTIDAD

10^ ENTIDAD Dar Apertura al Proceso de Selección

Responder y Publicar Observaciones * Observaciones y Respuestas

* Acto Administrativo de Apertura

16^ ENTIDAD

15 PROPONENTES

Publicación de las Observaciones Presentadas al Informe de Evaluación

Presentar Observaciones al Informe de Evaluación (Traslado)

17 ENTIDAD

18^ ENTIDAD

Desarrollar Audiencia de Adjudicación o Declaratoria de Desierta * Informe de Evaluación Definitivo * Acto Administrativo de Adjudicación o declaratoria de Desierta * Acta de Audiencia Pública de Adjudicación.

FIN

Declarar Desierto el Proceso * Acto Administrativo de Declaratoria de Desierta

Régimen de Contratación Estatal/Modalidad de Licitación Pública, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

3^ ENTIDAD

4 ENTIDAD

Elaborar Aviso y Publicar en Cámara de Comercio

Publicar Aviso en Diario de Amplia Circulación

* Aviso de Convocatoria Cámara de Comercio * Constancia de Envío

* Aviso de Prensa

6^ ENTIDAD

5^ ENTIDAD

Elaborar y Publicar Proyecto de Pliego de Condiciones

Elaborar y Publicar Aviso de Convocatoria

* Proyecto de Pliego de Condiciones

* Aviso de Convocatoria Pública

11^ ENTIDAD

12^ ENTIDAD

Elaborar y Publicar el Pliego de Condiciones Definitivo

Desarrollar Audiencia para Precisar el Contenido y Alcance del Pliego Definitivo

14^ ENTIDAD Verificar y Evaluar Ofertas y Publicar Informe de Evaluación * Informe de Evaluación * Oficios de Solicitud de Aclaraciones

Operación: representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la ejecuta se registran al interior del rectángulo.

* Acta de Audiencia * Adendas

* Pliego de Condiciones Definitivo

SI

¿Se presentaron ofertas?

SIMBOLOGÍA DE ELABORACIÓN DE FLUJOGRAMAS

13^ ENTIDAD E INTERESADOS Presentar Ofertas (Cierre)

* Ofertas * Acta de Cierre

Documento: simboliza al documento resultante de la operación respectiva.

NO

^ Actividades que requieren publicidad en el sistema electrónico para la contratación pública (SECOP)

Conector: salida hacia, o entrada desde, otra parte del diagrama de flujo. Se utiliza para evitar un cruce excesivo de líneas de flujo. Los conectores de salida y de entrada contienen claves de letras o números.

Licitación Pública

35

2. Procedimiento de la Licitación pública con conformación dinámica de la oferta mediante subasta inversa electrónica. Para adelantar un proceso de selección de contratistas a través de la modalidad de selección de licitación pública con conformación dinámica de la oferta mediante subasta inversa, se emplearán los pasos relacionados en el numeral anterior desde el 1.1. hasta el 1.12., en el mismo orden y se completara con los que a continuación se explican, no sin antes advertir que dentro del pliego de condiciones debe señalarse si procede la presentación total o parcial de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa.

2.1 Cierre El lugar, día y hora indicadas para el cierre estará señalado en el correspondiente acto administrativo de apertura. Las propuestas deberán ser presentadas en dos sobres: uno que contendrá los documentos que verifiquen las condiciones de los proponentes y otro que contenga la oferta económica, la cual se abrirá en el momento de realizar el evento subasta.

2.2. Verificación de documentos Dentro del plazo previsto en el pliego de condiciones definitivo la entidad deberá verificar los documentos solicitados a los interesados que acrediten la capacidad jurídica y el cumplimiento

36

de las condiciones exigidas en relación con la experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera, con el fin de determinar cuáles de los oferentes pueden continuar en el proceso de selección, es decir para participar en la subasta inversa electrónica para la conformación dinámica de la oferta. Debe publicarse en el SECOP el resultado de esta verificación.

2.3. Subasta Se realizará en el lugar, fecha y hora indicados en el pliego de condiciones definitivo, mediante la utilización de herramientas electrónicas dispuestas para tal fin. En el desarrollo de esta subasta los proponentes presentaran un proyecto de oferta inicial en relación con aquellos aspectos de la oferta que incluyan variables dinámicas. La oferta inicial podrá ser mejorada mediante la realización de posturas sucesivas, para lo cual el sistema empleado permitirá obtener de manera automática la relación costo-beneficio de cada propuesta. Pueden realizarse posturas sucesivas dentro del tiempo contemplado para la realización de la subasta hasta la conformación de una oferta definitiva, a consideración del oferente. Si un oferente no hace uso de su derecho a presentar posturas, se tomará la oferta inicial, como oferta definitiva. En ningún caso el precio ofrecido será la única variable sometida a conformación dinámica.

Régimen de Contratación Estatal/Modalidad de Licitación Pública, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

2.4. Audiencia de adjudicación Al término de la subasta, se adjudicará el contrato mediante la realización de una audiencia, a quien haya presentado la oferta con la mejor relación costo-beneficio para la entidad.

3. Aspectos especiales del Procedimiento de licitación pública originado en una oferta de iniciativa privada ¿Quiénes pueden presentar una oferta de iniciativa privada? Pueden presentar una oferta de iniciativa privada: a. Personas naturales o jurídicas. b. Consorcios. c. Uniones temporales. d. Promesas de sociedad futura. e. Cualquier otra modalidad de asociación prevista en la ley.

¿Sobre qué tema puede versar una oferta de iniciativa privada? La oferta de iniciativa privada podrá versar sobre una obra pública susceptible de ser diseñada, construida, mantenida u operada mediante un contrato de concesión. Admite la referencia a obras nuevas, vinculando contratos de concesión en ejecución, para lo cual

es necesario que una de las partes del oferente sea a su vez parte del concesionario ejecutor.

¿Cuál es el trámite que debe dársele a una oferta de iniciativa privada? Una vez recibida la oferta de iniciativa privada la entidad estatal concedente deberá adelantar el siguiente trámite:

3.1. Estudio de viabilidad de la oferta de iniciativa privada Presentada una oferta de iniciativa privada la entidad estatal concedente tendrá tres (3) meses para estudiarla. Este término puede ser suspendido cuando se requiera tiempo adicional para analizar la viabilidad de la oferta. En el proceso de validación de la información, integración y presentación de los estudios se deberá utilizar como marco de referencia los elementos mínimos que deben contener los estudios previos. Si se presenta otra oferta de iniciativa privada para el diseño, la construcción, operación y mantenimiento de la misma obra pública debe ser considerada como oferta alternativa y solo será tenida en cuenta en el evento en el que la primera sea declarada no viable.

3.2.Calificación de la oferta de iniciativa privada Concluido el estudio financiero, técnico y jurídico de la oferta de iniciativa privada, la entidad estatal concedente determinará si la oferta es viable o no. Es viable aquella oferta de iniciativa privada que por sus características financieras, jurídicas

Licitación Pública

37

y técnicas, sea conveniente y oportuna, se adecue a los planes de inversión y a las normas presupuestales y satisfaga necesidades contempladas en los planes de desarrollo. La declaratoria de viabilidad de una oferta de iniciativa privada no genera obligación para la entidad estatal concedente de dar apertura al proceso de selección.

3.3.Notificación de la calificación de la oferta Una vez la entidad estatal concedente declare si la oferta es viable o no deberá notificar por escrito al oferente y podrá proceder a adelantar el proceso de selección del concesionario, en dado caso.

3.4.Procedimiento de la licitación pública Para la selección objetiva del concesionario que ejecute el proyecto presentado por iniciativa privada la entidad estatal concedente podrá adelantar el procedimiento de licitación pública que se describe en el numeral 1 de este documento, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones especiales: a. Los estudios y documentos previos de la licitación pública estarán integrados por:

38

• Los estudios entregados por el oferente de iniciativa privada. • Los estudios complementarios elaborados por la entidad estatal concedente. b. Para la realización del pliego de condiciones: La entidad estatal concedente cuenta con el plazo de seis (6) meses, contados a partir de la notificación al oferente de iniciativa privada sobre la viabilidad de la oferta. Este plazo podrá ser ampliado hasta por tres (3) meses. En el pliego de condiciones debe señalarse la forma, modo y plazo como el adjudicatario cancelará al oferente de iniciativa privada, que dio origen a la licitación pública, el valor de los estudios que este haya realizado, en el caso de que el segundo no se presente al proceso o no sea seleccionado. c. Como requisito previo a la expedición del acto administrativo de apertura: El oferente de iniciativa privada que elaboró los estudios deberá presentar una póliza que ampare la calidad de los mismos, con una vigencia mínima de tres (3) años, según lo determine la entidad estatal concedente, contados a partir del acta de inicio del contrato de concesión que se suscriba como fruto de la licitación pública.

Régimen de Contratación Estatal/Modalidad de Licitación Pública, Ley 1150 de 2007, Decretos Reglamentarios 2474 de 2008 y 4533 de 2008

IV. Del manual de

contratación

Una vez estudiados cada uno de los procedimientos de selección objetiva de contratistas, es importante señalar que a partir de las reglas establecidas por el Estatuto General de Contratación Pública, cada entidad deberá tener un manual de contratación, ajustado a sus propias necesidades de acuerdo a los fines que persiga y al personal vinculado a ella. Entre otros puntos este documento instructivo debe contener:23 • Los procedimientos internos. • Los funcionarios intervinientes.

• En los contratos de prestación de servicios de salud.25 • En los contratos de entidades a cargo de ejecución de programas de protección de personas amenazadas, desmovilización y reincorporación, población desplazada, protección de Derechos Humanos y población con alto grado de exclusión.26 • En el concurso de méritos de mínima cuantía.27

• Los asuntos propios de la realización de los procesos de selección.

• Para establecer las reglas de funcionamiento de las listas multiusos dentro del concurso de méritos.28

• La vigilancia y control de la ejecución contractual.

• Para establecer el procedimiento mínimo a seguir en la imposición de multas.29

• Los mecanismos de publicidad de la actividad contractual.

El diseño de este documento debe encontrarse acorde con las directrices establecidas por la entidad en el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), instrumento que proporciona una estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales en el alcance de los fines esenciales del Estado.

En tal sentido, recuerde que la norma contractual realiza remisiones expresas al manual de contratación de cada entidad en los siguientes casos: • En la contratación de mínima cuantía.

24

23. Artículo 84 del Decreto 2474 de 2008. 24. Artículo 46 y 54 del Decreto 2474 de 2008 25. Artículo 47 del Decreto 2474 de 2008. 26. Artículo 52 del Decreto 2474 de 2008. 27. Inciso 3o del Artículo 54 del Decreto 2474 de 2008. 28. Inciso 2o del artículo 65 del Decreto 2474 de 2008. 29. Inciso 2o del Artículo 87 del Decreto 2474 de 2008.

Del Manual de Contratación

39

Bibliografía • Ley 80 de 1993 por medio de la cual se expide el estatuto general de la Contratación de la Administración Pública. • Decreto 3512 de 2003 por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creada mediante la ley 598 de 2000 y se dictan otras disposiciones. • Decreto 2178 de 2006 por medio del cual se crea el Sistema Electrónico para la Contratación Pública. • Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. • Decreto 2474 de 2008 por medio del cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva y se dictan otras disposiciones. • Decreto 4533 de 2008 por el cual se reglamentan las iniciativas privadas de que trata el parágrafo 2 del artículo 32 de la ley 80 de 1993. • Página Web de la Bolsa de Valores: www.bvc.com.co • Página Web Portal Único de Contratación: www.contratos.gov.co • Página Web de la Cámara de Comercio de Bogotá: www.ccb.org.co • Página Web del SICE: www.sice-cgr.gov.co • REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAÑOLA. Diccionario de la Lengua Española, vigésima segunda edición, Espasa Calpe. • SÁNCHEZ Castro Manuel Hernando. Regulación Jurídica de la Contratación Pública en Colombia: Cuarta Edición, enero de 2009. • Documento Conpes 3107.

Bibliografía

41

IMPRESO EN COLOMBIA PRINTED IN COLOMBIA

Con el auspicio de:

Elaborado por:

MANUEL SANCHEZ ABOGADOS CONSULTORES & ASOCIADOS Cra. 13 N° 29 - 19 Of. 306 PBX: (1) 3231950 FAX: (1) 2889627 www.manuelsanchezabogados.com — [email protected]