EL REGISTRO MERCANTIL Institución jurídica de indiscutible valor y utilidad, como instrumento legal de certeza y de seguridad en el desarrollo de la actividad empresarial y comercial en Colombia. Registro delegado por el estado a las cámaras de comercio. Tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos de los cuales la ley exigiere esta formalidad. Art. 26 C de C. Está previsto y regulado en el Código de Comercio según art. 29 en cuatro formas, con finalidades y técnicas distintas. Registro de una entidad sin animo de lucro Que es una entidad sin animo de lucro Son personas jurídicas capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones, la ausencia de lucro es su característica fundamental, lo cual significa que no existe reparto de utilidades generados en el desarrollo de sus objetivos. Procedimiento para el registro en la cámara de comercio. Posee casi los mismos requisitos que cuando se registra un establecimiento de comercio. Pero además se deben anexar formato datos básicos para el registro de entidades sin animo de lucro diligenciado y firmado por el representante legal. Registro de agencia ¿Qué es una agencia? Es un establecimiento de comercio abierto por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio principal, cuyo administrador carece de facultades para representarla legalmente. ¿Cómo efectúo la matrícula? Posee casi los mismos requisitos que cuando se registra un establecimiento de comercio. Pero se anexa una copia autentica de los documentos donde coste la decisión del órgano competente que ordenó la apertura de la agencia y del certificado de existencia y representación legal actualizado del domicilio principal de la sociedad. LA MATRÍCULA MERCANTIL Es una obligación profesional del comerciante, se adquiere por el ejercicio profesional de actos de comercio. Tiene el carácter de pública, como instrumento de información utilizable no sólo para efectos internos de las Cámaras de Comercio, sino también al servicio de los terceros, interesados en conocer los datos suministrados 1

por medio de la matrícula. Renovación de la matrícula Para asegurar la utilidad de este medio de información comercial, debe estar debidamente actualizada mediante su renovación anual, dentro de los tres primeros meses de cada año calendario. Esta deberá ser renovada cuando el inscrito pierda la calidad de comerciante, lo mismo que con cualquier cambio de domicilio y demás cambios que se presenten.

Aspectos a destacar Importancia de la matrícula • Permite cumplir con los deberes del comerciante. • El certificado expedido por la Cámara permite acreditar la condición de comerciante y la existencia y representación legal de las personas jurídicas. • La matrícula es una fuente de información comercial a la cual pueden acudir quien desee conocer la actividad económica, referencias y solvencia económica del inscrito o matriculado. • Es un requisito para la admisión a concordato preventivo de la persona natural. • Permite ingresar a la gran base de datos de la Cámara de Comercio de Bogotá. • Acredita al comerciante el cumplimiento de su deber legal de matricularse en la Cámara de Comercio de Bogotá. • Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio. ¿Dónde debe matricularse? La solicitud de matrícula se debe presentar en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde va a funcionar el establecimiento. Si el establecimiento está localizado en Bogotá o en los municipios que se señalan en la respectiva Guía del Registro Mercantil, la solicitud de matrícula se puede presentar en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio.

Como realizo la matrícula • Verifico que en la cámara de comercio no exista un nombre igual o similar al escogido. • Adquiero en cualquiera de nuestras sedes el formulario registro único empresarial para matrícula de establecimiento de comercio. • Presento el formulario en la caja y cancele el valor de los derechos de matrícula, que liquidara el cajero, tomando como base los activos indicados en el formulario. ¿Cómo se cancela la matrícula? Cuando el establecimiento de comercio ha dejado de funcionar, el propietario mediante solicitud escrita reconocida ante juez o notario o presentación personal ante el secretario de la cámara, solicitará la cancelación del mismo. De no hacer la cancelación oportuna, el establecimiento causa derechos de matrícula mercantil por los años correspondientes. 2

La solicitud se presentará en cualquiera de las sedes donde se debe pagar el valor de los derechos autorizados por la ley. Para cancelar la matrícula debe encontrarse al día con la renovación. Si lo desea, puede utilizar los formatos de cancelación y modificación de información, que gratuitamente le suministra la Cámara de Comercio. Matrícula del propietario del establecimiento Conforme a la ley, el propietario del establecimiento de comercio tiene la obligación de realizar su matrícula mercantil para lo cual se sugiere consultar la Guía del Registro Mercantil. Establecimientos de comercio Conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de una empresa art. 515 c de c. La matricula de los establecimientos de comercio Cumple igualmente una función de simple información, suministrada a los terceros a través del registro mercantil, con las garantías de autenticidad y certeza que se adquieren por este medio. Facilita a terceros el conocimiento de las circunstancias en que se desarrolla una actividad comercial en un establecimiento de comercio determinado y quienes son sus administradores y propietarios. La matrícula es objeto de una obligación inspirada en la necesidad de una información real utilizable en cualquier momento y, por eso, no se puede entender cumplida normalmente sin su actualización periódica. La matricula debe solicitarse dentro del mes siguiente a la fecha en que inicio actividades. Art. 31 C de C. Inscripción de actos y documentos La inscripción de actos y documentos es la anotación que se hace en libros de registro que llevan las Cámaras de Comercio. La inscripción tiene por objeto darle publicidad a un conjunto de actos que la ley determina y sólo surten efecto frente a terceras personas, desde el momento de su inscripción. De este modo, la normatividad les garantiza a los terceros conocer aquellos actos de los comerciantes, en los cuales tengan algún interés, pues por su inscripción en un registro público pueden ser consultados por cualquiera. Es una forma del registro mercantil jurídicamente distinta de la matrícula mercantil. También cumple una función de publicidad legal, pero posee una técnica diferente y produce efectos jurídicos de distinta relevancia jurídica. La omisión de la inscripción se sanciona con la inoponibilidad de los actos y contratos no inscritos, según Art. 37 del C de C. A diferencia de la matrícula mercantil que tiene un término para ser cumplida, la inscripción en el registro mercantil de los actos y contratos, puede solicitarse en cualquier tiempo, sí la ley no fija un término especial para ello. La inscripción de un acto o contrato no requiere de renovación anual como se exige para la matrícula. ¿Qué es una sociedad? 3

La sociedad es una persona jurídica que nace de un contrato celebrado por dos o más personas que se obligan a hacer un aporte, con el fin de repartirse entre sí las utilidades. ¿Quién matrícula una sociedad? Su representante legal, al presentar para inscripción la escritura de constitución y formulario de matrícula respectivo. ¿Cómo efectúo la matrícula? Posee casi los mismos requisitos que cuando se registra un establecimiento de comercio. Pero además se debe diligenciar el anexo DIAN para tramitar la solicitud de NIT ante la cámara de comercio.

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