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BANCO CENTRAL DE COSTA RICA
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL BANCO CENTRAL DE COSTA RICA Actualizado al 20 de febrero del 2009
APROBADO POR LA JUNTA DIRECTIVA DEL BANCO CENTRAL DE COSTA RICA, MEDIANTE ARTÍCULO 14, DEL ACTA DE LA SESIÓN 5338-2007, CELEBRADA EL 25 DE JULIO DEL 2007. PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL “LA GACETA” 196 DEL 11 DE OCTUBRE DEL 2007.
RIGE A PARTIR DE SU PUBLICACIÓN EN EL DIARIO OFICIAL “LA GACETA”
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL BANCO CENTRAL DE COSTA RICA PRESENTACIÓN El presente Reglamento establece las regulaciones administrativas y técnicas con respecto a la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Banco Central de Costa Rica, con la finalidad de orientar la actividad de auditoría al éxito de la gestión institucional, en beneficio de la legalidad y la efectividad en el manejo de los fondos públicos. Se emite en cumplimiento y de conformidad con la resolución de la Contraloría General de la República (CGR) R-CO-93-2006 “Directrices generales relativas al reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del sector público”. Además de esta introducción, el documento desarrolla tres capítulos. El primero trata lo relacionado con la organización y está conformado por siete secciones que en su orden son: concepto de auditoría, independencia y objetividad, ubicación y estructura organizativa, auditor y subAuditor Internos, el personal de la Auditoría Interna, ámbito de acción y relaciones y coordinaciones. El segundo capítulo se refiere al funcionamiento y contiene cuatro secciones: competencias, deberes, potestades y otros aspectos relativos al funcionamiento de la Auditoría Interna. El tercer capítulo contiene las disposiciones finales, las cuales consideran dos secciones, la primera sobre la administración del reglamento y la segunda con respecto a derogaciones y vigencia.
CAPÍTULO I De la organización Sección I Concepto de auditoría Artículo 1. La Auditoría Interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al Banco Central de Costa Rica (BCCR) y a los demás entes sujetos a su fiscalización, en lo que corresponda, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección. Dentro de una organización, la Auditoría Interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación de la Junta Directiva y la del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas. [Ref: LGCI, Artículo 21]
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Artículo 2. En el ejercicio de sus funciones la Auditoría Interna se regirá por lo que establece la Ley General de Control Interno (LGCI), La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, La Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, el presente Reglamento y otras disposiciones, normas, políticas y directrices emitidas por la Contraloría General de la República y las que se emitan en el futuro. Artículo 3. Es obligación del Auditor Interno establecer y actualizar la visión, misión y principales políticas que rigen el accionar de la Auditoría Interna. Artículo 4. El Auditor Interno establecerá y mantendrá actualizado el Código de Ética, el cual deberá ser acatado obligatoriamente por los funcionarios de la Auditoría Interna en el desempeño se sus actividades personales y profesionales. Sección II Independencia y objetividad Artículo 5. El Auditor Interno y demás personal de la auditoría ejercerá sus funciones bajo un estado de total independencia funcional y de criterio respecto de la Junta Directiva, del resto de la administración activa de la institución, de los jerarcas y demás personal de las otras organizaciones que son parte de su universo fiscalizable. [Ref: LGCI, Artículo 25 y Directrices relativas al Reglamento inciso b, punto 2.3.2] Artículo 6. De conformidad con el Artículo 26 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, el Auditor Interno asiste a las sesiones de la Junta Directiva, en la cual tiene voz, pero no voto y cuando lo considere necesario, podrá hacer constar en las actas respectivas sus opiniones sobre los asuntos que se debaten. En este sentido, la participación del Auditor Interno en las sesiones de la Junta Directiva tendrá un fin meramente asesor en materia de su competencia. [Ref: LGCI, Artículo 25 y Directrices relativas al Reglamento inciso b, punto 2.3.2] Artículo 7. El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna observarán las prohibiciones estipuladas en el Artículo 34 de la LGCI y en el artículo 117 de Reglamento Autónomo de Servicios del BCCR.
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Artículo 8. El Auditor Interno establecerá en los procedimientos operativos, las medidas formales necesarias para controlar que los funcionarios de la Auditoría no auditen operaciones específicas de las cuales fueron responsables como miembros de la administración activa, como proveedores u otras relaciones, así como de aquellas en las que intervengan personas que por su afinidad o consanguinidad con el auditor, puedan poner en duda o en peligro, de hecho o apariencia, la objetividad e independencia de la Auditoría Interna. Artículo 9. El Auditor Interno y el personal de la auditoría no podrán ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan función propia de la administración activa. Cuando así lo solicite la Junta Directiva, se debe tener en cuenta que su participación será exclusivamente en su función de asesor, en asuntos de su competencia y no podrá ser con carácter permanente. Lo anterior en resguardo de la independencia y objetividad de la Auditoría Interna. Sección III Ubicación y estructura organizativa Artículo 10. La Auditoría Interna funcionará bajo la responsabilidad de un auditor y un subAuditor Internos; ambos funcionarios serán nombrados por la Junta Directiva del BCCR por un plazo indefinido y a tiempo completo. [Ref: Artículos 36 de la LOBCCR, 30, 31 de la LGCI y los “Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subAuditor Internos, y las condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos”] Artículo 11. La Auditoría Interna dependerá orgánicamente de la Junta Directiva del BCCR. Su estructura orgánica la definirá el Auditor Interno de conformidad con las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la Contraloría General de la República. [Ref: LGCI, Artículo 23]. Sección IV Auditor y subAuditor Internos Artículo 12. Para el nombramiento y remoción del auditor o subAuditor Internos; se observará lo establecido en los Artículos 36 de la LOBCCR, 31 de la LGCI, 15 de la LOCGR y en los “Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subAuditor Internos, y las condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos. CGR. R-CO-91-2006”.
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Artículo 13. El Manual de Organización y el Manual descriptivo de puestos del BCCR deberán establecer y mantener actualizadas las funciones para los cargos de auditor y subAuditor Internos de conformidad con lo estipulado en el punto 3 de las Directrices generales relativas al reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del sector público y cualesquiera otras que se emitan en el futuro. Artículo 14. El auditor y subAuditor Internos desempeñarán sus funciones conforme lo establecen el Manual de Organización, el Manual descriptivo de puestos del BCCR y los requisitos estipulados por la CGR. [Directrices relativas al reglamento inciso d, punto 2.3.2]. Artículo 15. El Auditor Interno es el jerarca de la Auditoría Interna; por lo cual tendrá las siguientes responsabilidades: a)
Formular el plan estratégico de la Auditoría Interna, elevarlo a conocimiento de la Junta Directiva y darle seguimiento. El plan deberá ser consistente con los objetivos del plan estratégico institucional. [Ref: Manual de normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el sector público MNEAISP, norma 2.1.1.1].
b)
Definir y mantener actualizadas las políticas, lineamientos, directrices y procedimientos conforme la normativa jurídica y técnica y vigilar que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan con ellas en el ejercicio de sus competencias, así como con las demás disposiciones administrativas institucionales que les sean aplicables. [Ref: Directrices relativas al Reglamento inciso d, punto 2.3.2].
c)
Presentar a conocimiento de la Junta Directiva, antes del 31 de diciembre, el plan anual de trabajo y comunicarle al menos semestralmente las modificaciones. Solicitar oportuna y debidamente justificados los recursos necesarios para su ejecución. [Ref: ídem].
d)
Responder por su gestión ante la Junta Directiva y presentarle informes semestrales de labores en el transcurso de los treinta días siguientes a la finalización de cada período. [Ref: ídem].
e)
Delegar funciones en su personal cuando lo crea conveniente, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de la Administración Pública. [Ref: ídem].
f)
Establecer un programa de aseguramiento de la calidad para la Auditoría Interna. [Ref: ídem].
g)
Asesorar en materia de su competencia al jerarca del Banco Central y la los jerarcas de las otras organizaciones que por norma debe fiscalizar, así como a otros niveles jerárquicos de la administración activa. [Ref: LGCI, inciso d), Artículo 22].
h)
Mantener actualizado, cumplir y hacer cumplir el reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna. [Ref: LGCI, inciso h), Artículo 22 y Directrices relativas al Reglamento inciso d, punto 2.3.2].
i)
Ejercer las funciones propias de su cargo, vigilando y fiscalizando la organización y el funcionamiento del Banco Central de Costa Rica, así como las otras funciones específicas encomendadas en Leyes, Reglamentos y Acuerdos de Junta Directiva.
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Artículo 16. Al SubAuditor Interno le corresponde las siguientes funciones. a)
Apoyar al Auditor Interno en el descargo de sus funciones. [Ref: Directrices relativas al Reglamento inciso d, punto 2.3.2].
b)
Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas que les sean aplicables. [Ref: ídem inciso e, punto 2.3.2].
c)
Revisar y aprobar los informes de auditoría.
d)
Dar asesoramiento técnico a los funcionarios de la Auditoría Interna.
e)
Sustituir al Auditor Interno en sus ausencias temporales y responder ante él por su gestión. [Ref: ídem inciso d, punto 2.3.2].
Sección V El personal de la Auditoría Interna Artículo 17. La Auditoría contará con el personal asistente necesario, el que debe ser especialista en control interno y poseer en conjunto conocimientos suficientes de las actividades sustantivas, tecnológicas y de apoyo administrativo que realiza el BCCR y demás órganos que conforman su universo fiscalizable. El nombramiento, traslado, suspensión, remoción, permuta, sanción, promoción, concesión de licencias, disminución de plazas por movilidad laboral y demás movimientos de personal requiere la autorización previa del Auditor Interno. [Ref: LGCI, Artículos 24 y 28]. Artículo 18. El Auditor Interno deberá proponer a la Junta Directiva, debidamente justificada, la creación de plazas requeridas para el cumplimiento de su plan anual. Asimismo, velará por el cumplimiento del plazo establecido en el Artículo 28 de la LGCI para la ocupación de las plazas vacantes que por cualquier razón tengan lugar en los puestos de la Auditoría Interna. Los requisitos para la creación y ocupación de plazas de la Auditoría Interna deberán considerar, en todo momento, sus necesidades reales y no podrán ser aplicados en perjuicio del funcionamiento del sistema de control interno de la institución. Artículo 19. El Auditor Interno establecerá en los procedimientos operativos, las medidas necesarias para vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias con la normativa jurídica y
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técnica pertinente, así como con las políticas, disposiciones, y procedimientos operativos de la Auditoría Interna y las del Banco Central en lo que corresponda. Sección VI Ámbito de acción Artículo 20. El ámbito de acción de la Auditoría Interna está constituido de la siguiente forma: a)
Banco Central de Costa Rica, LOBCCR, Ley 7558, Artículo 35.
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Superintendencia General de Valores, Ley Reguladora de Mercado de Valores, Ley 7732, Artículo 9. Ejecución presupuestaria.
c)
Fundación de Museos del Banco Central de Costa Rica, Ley de Fundación para administrar los museos del Banco Central de Costa Rica, Ley 7363, Artículo 7 y Ley General de Control Interno, Ley 8292, Artículo 22.
d)
Secretaría Ejecutiva del Consejo Monetario Centroamericano, acuerdo de la Junta Directiva del BCCR, Sesión 5193-2004, Artículo 8 (no le aplican las disposiciones de este Reglamento).
e)
Asociación Solidarista de los empleados del BCCR, Ley General de Control Interno, Ley 8292, Artículo 22.
f)
Fideicomiso 03-99 del 15/02/2000. BCCR y el Banco Popular y de Desarrollo Comunal, para administrar la cartera de créditos del extinto Banco Anglo Costarricense. Ley General de Control Interno, Ley 8292, Artículo 22.
g)
Cualesquiera otros que se asignen por disposición legal u órgano competente.
b)
Artículo 21. Es obligación del Auditor Interno definir y mantener actualizado en el Manual de Auditoría, los órganos y entes sujetos al ámbito de acción de la Auditoría Interna. Sección VII Relaciones y coordinaciones Artículo 22. El Auditor Interno tendrá las siguientes facultades para establecer relaciones y coordinaciones entre la Auditoría Interna y la administración activa, la Contraloría General de la República y otros entes. [Ref: Directrices relativas al Reglamento inciso g, punto 2.3.2]:
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Derogado según artículo 5 del acta de la sesión 5401-2008, celebrada el 5 de noviembre del 2008. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. (Gaceta 36 del 20 de febrero del 2009).
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a)
Podrá suministrar e intercambiar información con la Contraloría General de la República y aquellas instituciones u órganos que por ley se les ha otorgado la competencia de fiscalizar al Banco Central, sin perjuicio de la coordinación interna que al respecto deba darse, sin que ello implique limitación para la efectiva actuación de la Auditoría Interna. En todo caso deberán respetarse los canales de comunicación respectivos.
b)
Deberá establecer y divulgar a lo interno de la auditoría, las principales pautas sobre las relaciones y coordinaciones de los funcionarios de su dependencia con la administración activa del banco y la de las otras organizaciones que conforman su universo fiscalizable.
c)
Podrá solicitar a la gerencia y los responsables de los otros entes sujetos a su fiscalización, de manera justificada y con la debida antelación, la incorporación de profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, para que apoyen su labor. También podrá incorporar profesionales que no sean de la institución siempre que haya capacidad presupuestaria.
d)
Coordinar el mantenimiento del presupuesto asignado y aprobado a la Auditoría Interna en registro separado detallado por objeto del gasto con la finalidad de controlar la ejecución y modificaciones presupuestarias.
CAPÍTULO II Del funcionamiento de la Auditoría Interna Sección I Competencias Artículo 23. Las competencias de la Auditoría Interna están reguladas por este reglamento y las siguientes normas legales: a)
Ley 8292, Ley General de Control Interno, Artículo 22.
b)
Ley 7558, Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, Artículos 8, 9, 11, 13, 14, 26, 38.
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Ley 7732, Ley Reguladora del Mercado de Valores, Artículo 9.
d)
Ley 7363. Ley de Fundación para administrar los museos del Banco Central de Costa Rica, Artículo 7.
e) f)
Acuerdo de Junta Directiva BCCR, Sesión 5193-2004, Artículo 8. Fideicomiso 03-99 del 15/02/2000.
g)
Decretos ejecutivos del Ministerio de Hacienda. Sorteo de bonos.
h)
Ley 8422 Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública. Artículo 8 y
c)
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Derogado según artículo 5 del acta de la sesión 5401-2008, celebrada el 5 de noviembre del 2008. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. (Gaceta 36 del 20 de febrero del 2009).
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el Artículo 80 de su Reglamento. i)
Cualesquiera otros que se asignen por disposición legal u órgano competente.
Sección II Deberes Artículo 24. Conforme lo estipula el Artículo 32 de la LGCI, el Auditor Interno, el SubAuditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna tendrán los siguientes deberes: a)
Cumplir las competencias asignadas por ley.
b)
Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
c)
Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas.
d)
Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea responsable.
e)
No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a esta Ley.
f)
Guardar confidencialidad respecto de la identidad de los ciudadanos que, de buena fe, presenten ante sus oficinas denuncias por actos de corrupción.
g)
Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la Auditoría Interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el Artículo 26 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
h)
Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del Artículo 121 de la Constitución Política, y colaborar con dicha información.
i)
Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia.
Sección III Potestades Artículo 25. En el ejercicio de sus funciones, el Auditor Interno, el SubAuditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna tendrán las potestades que establece el Artículo 33 de la Ley General de Control Interno: a)
Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de
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los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El Auditor Interno podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran. b)
Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.
c)
Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la Auditoría Interna.
d)
Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
Sección IV Otros aspectos relativos al funcionamiento de la Auditoría Interna Artículo 26. El Auditor Interno pondrá en medios electrónicos a disposición de usuarios calificados como la Junta Directiva, gerencia y Contraloría General de la República, información sobre el avance del plan anual de auditoría, resultados de estudios y atención de recomendaciones, entre otros aspectos. Artículo 27. Para la administración, custodia y conservación de los documentos se aplicarán las normas técnicas vigentes que regulan esta materia en el BCCR y los promulgados por la Contraloría General de la República, así como las modificaciones y nuevas normas que se emitan en el futuro. Artículo 28. La Auditoría Interna dará prioridad al uso de información electrónica para el máximo aprovechamiento de sus sistemas automatizados, sin perjuicio de aquella información que por su naturaleza sea conveniente obtener en forma física. Para la administración de esta información se deberá considerar lo siguiente: a) La custodia de la información almacenada en los servidores de la auditoría, administrados por la División de Servicios Tecnológicos, estará regulada por los procedimientos de respaldo y recuperación de información que rigen en la institución, los promulgados por la Contraloría General de la República, así como las modificaciones y nuevas normas que se emitan en el futuro. b) Los legajos electrónicos de papeles de trabajo se almacenarán en discos compactos u otros medios similares, los cuales, junto con sus complementos físicos, si los hubiere, se custodiarán en los archivos de la Auditoría Interna y podrán ser transferidos a custodia en el archivo central del
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BCCR. Para su seguridad se mantendrá al menos un respaldo de los legajos electrónicos en el sitio alterno de la institución. c)
La información electrónica relacionada con presuntas responsabilidades se procesará utilizando medios de acceso exclusivo de la Auditoría Interna (discos duros, discos compactos u otros) atendiendo su característica de confidencialidad.
Artículo 29. Los servicios de fiscalización de la actividad de Auditoría Interna se clasifican en servicios de auditoría (auditorías financieras, de cumplimiento, operacionales y estudios especiales) y servicios preventivos (asesorías, advertencias y autorización de libros). [Ref: MNEAISP, normas 1.1.1, 1.1.2 y 1.1.3]. Artículo 30. La presentación de los resultados de los servicios de auditoría se regirá de la siguiente manera:
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a)
Previo a la remisión del informe definitivo, los resultados del estudio se harán del conocimiento de los directores de división o sus homólogos de los demás entes que conforman su ámbito de acción, mediante un informe preliminar que se remitirá por correo electrónico para ser analizado en la denominada reunión técnica.
b)
Finalizada esta reunión, se remitirá al titular subordinado un correo electrónico con el informe preliminar, con la solicitud de que manifieste por el mismo medio la aceptación de las recomendaciones para enviarle el informe definitivo, o si requiere llevar a cabo la conferencia final3
c)
Ambas reuniones, técnica y final, son sesiones de trabajo donde se repasa el texto del informe previamente conocido por todos con la finalidad de aclarar dudas y promover formas alternativas para solucionar los problemas detectados. En consecuencia, pueden motivar cambios en el informe preliminar de auditoría. El plazo máximo para celebrar estas reuniones será de cinco días hábiles y podrá ser ampliado por otros cinco días a solicitud de la administración, debidamente justificada.
d)
Superada la conferencia final se remitirá un oficio con el informe definitivo al titular subordinado, para que en el plazo máximo de diez días hábiles establecido por la Ley General de Control Interno, formalice la aceptación de las recomendaciones o la solución alterna propuesta en caso de discrepancia, indicando el nombre de los responsables y el plazo estimado para ponerlas en ejecución. En el caso de estudios realizados en el Banco Central, dicha aceptación se realizará mediante su registro en el sistema Gestión para los usuarios de informes de auditoría (GUIA), los otros entes realizarán este trámite mediante oficios. Si el informe está dirigido al jerarca, el plazo de aceptación será de 30 días hábiles, de acuerdo con la misma ley.
e)
En caso de discrepancias entre el jerarca o el titular subordinado y la Auditoría Interna, se procederá conforme lo disponen los Artículos 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno.
Artículo 35. Ley General de Control Interno, Normas: 2.5.4, 2.5.4.1 y 2.5.4.2 del MNEAISP y normas 205.01, 205.04 y 205.05 del Manual de normas generales de auditoría para el sector público.
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Artículo 31. Las comunicaciones relacionadas con asesorías y advertencias se remitirán al titular subordinado o al jerarca. Las comunicaciones sobre legalización de libros se remitirán a los responsables de las unidades administrativas encargados de esos libros. Su forma y contenido los definirá el Auditor Interno de acuerdo con las circunstancias. Artículo 32. Sobre los informes de seguimiento a recomendaciones, advertencias, asesorías y demás resultados de la gestión de la Auditoría Interna, así como de las disposiciones de la Contraloría General y otros órganos de control que hayan sido puestas a su conocimiento, se establece lo siguiente: a)
Seguimientos a recomendaciones y disposiciones: La Auditoría Interna formulará y ejecutará un programa de seguimiento enfocado a verificar la efectividad con que se implantaron las recomendaciones incluidas en sus informes de auditoría, así como de las disposiciones de la Contraloría General y demás recomendaciones de otros órganos de control que hayan sido puestas en su conocimiento.[Ref: MNEAISP, norma 2.6].
b)
Seguimiento de asesorías y advertencias: La Auditoría Interna verificará lo actuado por el jerarca y el titular subordinado respecto de las asesorías y advertencias que le haya formulado, sin perjuicio de que como resultado del seguimiento, emita informes de control interno o de responsabilidades (Relaciones de hechos). [Ref: ídem, normas 1.3.2.4, 1.3.2.5 y 2.1.1.5].
Artículo 33. La Auditoría Interna emitirá informes sobre asuntos de los que puedan derivarse presuntas responsabilidades cuando desarrolle estudios especiales originados en denuncias por actos de corrupción (Artículo 8 Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública) y como producto de un estudio de auditoría. Estos informes se denominarán relaciones de hechos y podrán recomendar:
Efectuar una valoración para establecer si corresponde la apertura de un procedimiento administrativo. La apertura de un procedimiento administrativo. La denuncia ante el Ministerio Público.
Artículo 34. Sobre la admisibilidad de denuncias por parte de la auditoría. De conformidad con los Artículos 13, 14, 16 y 17 del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, la Auditoría Interna rechazará y archivará las denuncias que contemplen al menos una de las siguientes situaciones: a)
Que sean presentadas en forma anónima. Excepcionalmente podrá abrirse de oficio una investigación preliminar, cuando con ésta se reciban elementos de prueba que den mérito para ello.
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b)
Cuando el costo, la complejidad y el impacto de la denuncia no cumplan con los parámetros específicos establecidos por la institución para estos casos.
c)
Cuando los hechos denunciados sean imprecisos, ambiguos o insuficientes en información, de forma que impiden activar la investigación. En caso de imprecisión de los hechos, el denunciante contará con diez días hábiles para que complete la información, y en caso de incumplimiento se archivará la gestión. No obstante, podrá presentarse posteriormente como una nueva denuncia.
d)
Cuando no sean de su competencia, en cuyo caso deberán canalizarlas a las instancias correspondientes de conformidad con la Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos (Ley 8220 del 4 del marzo de 2002).
e)
Cuando sean manifiestamente improcedentes o infundadas.
f)
Cuando sean reiterativas y contengan aspectos que hayan sido atendidos, en cuyo caso se comunicará al interesado lo ya resuelto.
g)
Si se refieren únicamente a intereses particulares del ciudadano, con relación a conductas u omisiones de la Administración que les resulten lesivas de alguna forma, y para cuya solución exista un procedimiento específico contemplado en el ordenamiento jurídico vigente. h) Si se trata de gestiones cuya finalidad es ejercer la defensa personal sobre situaciones que deben tramitarse en la vía administrativa o judicial y no bajo el formato de denuncia.
Artículo 35. La Auditoría Interna aplicará las disposiciones legales y normativas emitidas por la Contraloría General de la República y otros órganos competentes para regular el trámite de denuncias; asimismo, en lo que sean aplicables se considerarán las disposiciones que apruebe la Junta Directiva en este mismo sentido y las modificaciones y nuevas normas que se emitan en el futuro.
CAPÍTULO III Disposiciones finales Sección I Administración del Reglamento Artículo 36. Para la formulación, aprobación, promulgación, divulgación y modificaciones del presente reglamento aplicará lo siguiente: a)
Formulación: Es responsabilidad del Auditor Interno elaborar el Reglamento de organización y funcionamiento de su dependencia y podrá contar con el apoyo de la administración activa del banco. [Ref: Directrices relativas al reglamento, punto 2.2]
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b)
Aprobación por parte de la Junta Directiva: [Ref: ídem, punto 2.4, 2.5]. i.
El Auditor Interno debe someter el Reglamento y sus modificaciones a conocimiento y aprobación de la Junta Directiva e incorporar las observaciones que realice esa junta, en las que exista coincidencia de criterio entre ambas partes. ii. Si existieran discrepancias relacionadas con la organización, se debe resolver el asunto considerando en su aplicación las normas internas que regulan esta materia en el propio Banco Central. iii. Si existen discrepancias relacionadas con aspectos funcionales, previo a la aprobación, el Auditor Interno planteará la consulta a la CGR quien emitirá una disposición. Una vez resueltas las discrepancias la Junta Directiva aprobará el reglamento. iv. La aJunta Directiva dispondrá de treinta días hábiles para resolver la aprobación del reglamento a partir de la fecha en que le sea comunicado por parte del Auditor Interno. El trámite de discrepancias presentadas a la CGR interrumpe el plazo de aprobación.
c)
Aprobación por parte de la Contraloría General: [Ref: ídem, punto 2.6]. i.
El Auditor Interno deberá remitir a la CGR la solicitud de aprobación del Reglamento, en un plazo de quince días hábiles contados a partir de la comunicación oficial de su aprobación en firme por parte de la Junta Directiva. Se debe adjuntar una copia certificada del Reglamento aprobado, junto con una certificación emitida por el propio Auditor Interno indicando que el documento aprobado por la Junta Directiva cumple con las “Directrices generales relativas al reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del sector público” y demás normativa aplicable. ii. La CGR otorgará su aprobación al reglamento en un plazo de treinta días hábiles, con base en las certificaciones indicadas en el inciso anterior, sin demérito de la fiscalización posterior que corresponda.
d)
Promulgación y divulgación: [Ref: ídem, punto 2.7]. i.
La Junta Directiva ordenará a la administración del banco la publicación del Reglamento o sus modificaciones, en el Diario Oficial La Gaceta, y por una sola vez, en el momento en que cuente con la aprobación de la Contraloría General. ii. La gerencia y el Auditor Interno deberán divulgar en el ámbito institucional el Reglamento aprobado por la Contraloría General.
e)
Modificaciones: [Ref: ídem, punto 2.8]. i. ii.
iii.
iv. v.
El Auditor Interno o la Junta Directiva podrán proponer las modificaciones que estimen necesarias para la debida actualización del Reglamento. Si existieran discrepancia entre la Junta Directiva y el Auditor Interno con relación a las modificaciones, se procederá de conformidad con lo establecido en los incisos ii y iii del punto b de este mismo artículo. El Auditor Interno deberá remitir a la CGR una certificación de que las modificaciones aprobadas por la Junta Directiva cumplen con las “Directrices generales relativas al reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del sector público” y demás normativa aplicable. La CGR aprobará las modificaciones al Reglamento con base en la certificación del Auditor Interno. La Junta Directiva ordenará a la administración del banco la publicación de las modificaciones al Reglamento, en el Diario Oficial La Gaceta, y por una sola vez, en el momento en que cuente con la aprobación de la Contraloría General de la República.
Sección II 14
Derogaciones y vigencia Artículo 37. Queda derogado el Reglamento de organización y funciones de la Auditoría Interna del Banco Central de Costa Rica, aprobado en sesión de Junta Directiva 4344-89 del 15 de marzo de 1989 y modificado en sesión 4368-89 de 9 de agosto de 1989, promulgado con base en los “Lineamientos generales que deben observarse en la promulgación del reglamento de organización y funciones de las auditorías internas de las entidades y órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República”, publicados en la Gaceta número 14 del 21 de enero de 1988. [Ref: ídem, inciso a, punto 2.3.4] Artículo 38. Este Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. ReglaOrgFunc.de la Auditoría Interna-BCCRm1
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