REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES 1.

OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer el procedimiento para el reporte e investigación de incidentes. Este procedimiento aplica a la totalidad del personal asociado y colaborador de la Cooperativa en todas las áreas y zonas en las cuales esta ejecute trabajos. 2.

DEFINICIONES:

• Incidente: evento relacionado con el trabajo en el que ocurrió o pudo haber ocurrido lesión o enfermedad, independiente de su severidad, o víctima mortal. • Enfermedad: condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas a causa de una actividad laboral una situación relacionada con el trabajo o ambas. • Identificación de peligro: proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus características. • Lugar de trabajo: cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización. • Parte Interesada: Persona o grupa, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o afectado por el desempeño en seguridad y salud ocupacional de una organización. • Peligro: fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las personas o una combinación de estos. • Riesgo Aceptable: riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización puede tolerar con respecto a sus obligaciones legales y su propia política de seguridad y salud ocupacional. • Riesgo: combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o exposición peligrosa y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causa por el evento o exposición. • Seguridad y Salud ocupacional (S&SO): condiciones o factores que afectan o pueden afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores, visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo. • Valoración del riesgo: proceso de evaluar los riesgos que surgen de unos peligro teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, y de decidir si el riesgo es aceptable o no. • Organización: Compañía, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración.

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3.

RESPONSABLE Y PERSONAL QUE INTERVIENE

Ingeniero SGI Área S&SO

Reportar a la Administradora de Riesgos Profesionales ARP del incidente. Seguimiento de la condición del trabajador accidentado, hasta el reintegro a sus labores Investigar las causas de los incidentes reportados.

Responsable

Desarrollar el informe respectivo del incidente.

Copaso, Coordinadores de Zona, Ingenieros Jefes, Ingeniero SGI Área S&SO

Personal que Interviene

Ingenieros Jefes, Coordinadores de Zona, Cuadrilleros.

Hacer el seguimiento del plan de acción. Retroalimentar a las áreas para evitar recurrencia de incidentes. Desarrollar y difundir las lecciones aprendidas de cada incidente. Desarrollar el presente procedimiento. Ejercer un total control de los hechos en el lugar en donde ocurrió el incidente. Reportar al Coordinador de Salud Ocupacional y Medio Ambiente de incidentes e incidentes. Desarrollar el presente procedimiento

Toda la Cooperativa.

Reportar los incidentes al Ingeniero SGI Área S&SO, al jefe inmediato.

4.

ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

4.1

Incidente

Cuando el incidente da lugar a una lesión enfermedad o víctima mortal los pasos a seguir son: 4.2

Asistencia primaria.

Ocurrido el incidente de trabajo se debe suministrar los primeros auxilios al accidentado por parte de un integrante del grupo, cuadrilla o por cualquier persona que posee conocimiento sobre esta práctica, de forma simultanea se debe solicitar ayuda a los servicios de emergencia, según la información descrita en el “Plan de Preparación y Respuesta ante Emergencias” EMER-01, desarrollado e implementado por COOPSER. 4.3

Reporte o información inmediata.

El Incidente ocurrido debe ser reportado o informado de forma verbal e inmediata al jefe, Ingeniero SGI Área S&SO o a la Administración de Cota. 4.4

Traslado.

El Asociado accidentado debe ser trasladado de forma inmediata en el menor tiempo posible a la Institución de Salud (IPS) que se encuentre más cercana al lugar en donde se presento el Incidente.

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La LINEA SALVAVIDAS SURATEP podrá indicar los sitios en donde puede ser llevado el asociado. A continuación se presentan los números telefónicos para comunicarse con la ARP- SURATEP desde Bogota y fuera de la ciudad. CONTACTOS SURATEP DESDE Bogotá Fuera de Bogota 4.5

TELEFONO 4055911 01 800-051-1414 / 01-800-094-1414

Informar Administradora de Riesgos Profesionales (ARP).

Se debe informar a la mayor brevedad por parte del Ingeniero SGI Área S&SO de lo ocurrido a la Administradora de Riesgos Profesionales ARP-SURATEP. 4.6

Reporte del incidente.

Una vez informado el Ingeniero SGI Área S&SO elabora el “INFORME DE INCIDENTE DE TRABAJO DEL EMPLEADOR O CONTRATANTE” suministrado por SURATEP en original y tres (3) copias, este es enviado vía fax a la Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS) que suministro atención al accidentado. El original y las copias deben ser radicadas antes de 48 horas en la “ARP SURATEP CENTRO EMPRESARIAL METROPOLITANO – TORRE SURAMERICANA”, Avenida El Dorado No. 68 B – 85 Piso 7 y el Ingeniero SGI Área S&SO conserva la copia, en la carpeta de accidentes. El original de la incapacidad, si esta hubiera sido generada, se radicara en la ARP. El Ingeniero SGI Área S&SO, diligencia el formato RG01-PO.039 Reporte 24 –horas accidente de personal propio o Contratista y el RG09-PO.039, Reporte de Investigación de accidente de personal propio o contratista, correspondiente a CODENSA S.A. ESP, para cumplir con requisito contractual. Investigación. De forma mancomunada el Ingeniero SGI Área S&SO, el personal técnico del área involucrada en el incidente y un representante de COPASO darán inicio a la investigación del suceso con el fin de establecer la causa o causas que originaron el incidente de trabajo mediante el desarrollo del formato “investigación de incidentes” COPASO-F01, para los incidentes por muerte y lesiones graves. Para los contratos con CODENSA se utilizara el reporte pactado contractualmente. En caso de fatalidad o incidente de alta severidad en la investigación deberá participar el Ingeniero SGI Área S&SO, un integrante del Copaso o Gerente participarán activamente en la investigación. La ARP suministra el “Formato de investigación de incidente y accidentes de trabajo para empresas afiliadas a SURATEP Resolución 1401 de 2007” el cual es enviado dentro de los 15 días siguientes a la ocurrencia de los hechos vía email. Se presentan a continuación los aspectos a tener en cuenta en desarrollo del reporte de investigación.

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•

Forma o mecanismo del incidente 1. Incidentes en los que el 2. Incidentes en los que el material va hacia el hombre va hacia el hombre material. a. Pegar contra a. Golpeado por b. Contacto con b. Atrapado por c. Aprisionado por c. Contacto con d. Caída a nivel e. Caída a desnivel

•

3. Incidentes en los que el movimiento relativo es indeterminado a. Por sobre esfuerzo b. Por exposición

Análisis de causas. Para el análisis de los incidentes se deberán tener en cuenta dos tipos de causa las cuales corresponden a: ¾

Causas inmediatas. Es la circunstancia que se presenta justamente antes del evento, por lo general son observables o se repiten con frecuencia y se les denomina: Actos inseguros y Condiciones inseguras Actos inseguros: son comportamientos que podrían dar paso a la ocurrencia de un incidente. - Realizar trabajos para los que no se está debidamente autorizado. - Trabajar en condiciones inseguras o a velocidades excesivas. - No dar aviso de las condiciones de peligro que se observen, o no señalizadas. - No utilizar, o anular, los dispositivos de seguridad con que van equipadas las máquinas e instalaciones. - Utilizar las herramientas o equipos defectuosos o en mal estado. - Gastar bromas durante el trabajo. - Reparar máquinas o instalaciones de forma provisional. - Adoptar posturas incorrectas durante el trabajo, sobre todo cuando se manejan cargas a brazo. - Usar ropa de trabajo inadecuada (con cinturones o partes colgantes o desgarrones, demasiado holgada, con manchas de grasa, etc.) - Usar anillos, pulseras, collares, medallas, etc. - Sobrepasar la capacidad de carga de los aparatos elevadores o de los vehículos industriales. - Colocarse debajo de cargas suspendidas. - Transportas personas en carros o carretillas industriales. Condiciones inseguras: son circunstancias que podrían dar paso a la ocurrencia de un incidente. Algunos ejemplos de los más comunes son: - Falta de protecciones y resguardos en las máquinas e instalaciones. - Falta o inadecuados elementos de protección personal. - Falta de sistema de aviso, de alarma o de llamada de atención. - Falta de orden y limpieza en los lugares de trabajo. - Almacenamiento incorrecto de materiales, apilamiento desordenado, bultos depositados en los pasillos, amontonamientos que obstruyen las salidas de emergencia, etc. - Niveles de ruido excesivos. - Iluminación inadecuada (falta de luz, lámparas que deslumbran) - Falta de señalización de puntos o zonas de peligro.

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¾

Existencia de materiales combustibles o inflamables, cerca de focos de calor. Huecos, pozos, zanjas, sin proteger ni señalizar, que presentan riesgo de caída. Pisos en mal estado; irregulares, resbaladizos, desconchados. Falta de barandillas y rodapiés en las plataformas y andamios.

Causas Básicas / Raíz / Problemas Reales. Las causas básicas pueden dividirse en factores personales y factores del trabajo. Factores personales: Explican por que los trabajadores no actúan como deben actuar. - Falta de conocimiento o de capacidad para desarrollar el trabajo que se tiene encomendado. - Falta de motivación o motivación inadecuada. - Tratar de ahorrar tiempo o esfuerzo y/o evitar incomodidades. - Lograr la atención de los demás. - Existencia de problemas o defectos físicos o mentales. Factores de trabajo: Explican por qué existen o se crean condiciones anormales. - Falta de normas de trabajo o normas de trabajo inadecuadas. - Diseño o mantenimiento inadecuado de las máquinas y equipos. - Hábitos de trabajo incorrectos. - Uso y desgaste normal de equipos y herramientas. - Uso anormal e incorrecto de equipos, herramientas e instalaciones.

•

Guía para la determinación de las causas de un incidente y sus consecuencias. Los aspectos indispensables que debe contener el formato de“Investigación de Incidentes” COPASO-F01, son las causas básicas, las inmediatas y las consecuencias, como se ilustra a continuación. D E F IC IE N C IA A D M IN IS T R A T IV A

C A U S A S B A S IC A S

F A C T O R E S P E R S O N A L E S IN A D E C U A D O S N o

C A U S A S IN M E D I A T A S

sab e N o

F A C T O R E S D E T R A B A J O IN A D E C U A D O S

– N o p ued e q u ie re

P R Á C T IC A

IN S E G U R A

C O N D IC IÓ N

IN S E G U R A

A C C ID E N T E

L E S IO N E S

C O N S E C U E N C IA S

P E R S O N A L E S

D A Ñ O S A

L A

P R O P IE D A D

P E R D ID A S

•

A quienes entrevistar. De ser posible y si los hubo entreviste a los testigos oculares del incidente ya que estos tienen la mayor probabilidad de suministrar detalles o pruebas de lo sucedido.

•

Método recomendado para realizar entrevistas. recomendados para realizar entrevista son: - Entreviste en forma individual - Entreviste en un lugar apropiado - Haga que la persona se sienta cómoda

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Los

principales

aspectos

-

Plantee las preguntas necesarias en el momento oportuno Tome nota de las informaciones claves. Finalice en forma positiva.

•

Preguntas frecuentes para la investigación. Ya que se trata de una acción que permitirá descubrir e indagar sobre las causas del incidente debemos recordar efectuar las siguientes preguntas. - ¿Quién es el accidentado? - ¿Dónde ocurrió el incidente? - ¿Cuándo ocurrió el incidente? - ¿Cómo ocurrió el incidente? - ¿Por qué cree que ocurrió el incidente? - ¿Quiénes fueron los testigos del incidente? - ¿Como piensa que pudieran evitarse este tipo de incidentes?

•

Análisis de condiciones. Se desarrollara el análisis de las condiciones del entorno y del medio ambiente del lugar en el cual se presento el incidente, verificando las condiciones reinantes en el momento del suceso evitando la alteración o el retiro de las evidencias. Para lo cual se evaluara lo siguiente. - Accesibilidad - Iluminación - Aseo e higiene - Condiciones de todos los equipos e instalaciones - Señalización - Factores climáticos (temperatura y humedad)

•

Inspecciones. De ser necesario se debe realizar un examen a las herramientas, los equipos y el material, que fueron utilizados en el momento del incidente o los que habitualmente son utilizados en el desarrollo de las actividades normales de trabajo, con el propósito de determinar su estado o que tan adecuados son para las labores que se realizan.

•

Evidencias gráficas. En los momentos que sea indispensable se realizara la toma de un registro fotográfico de gran valor como evidencias en el proceso de investigación de los incidentes y como soporte de los respectivos informes.

•

Tiempo de Investigación. La investigación del incidente no debe superar un tiempo de 8 días hábiles, a no ser que se requiera del análisis de expertos, pruebas, ensayos y/o investigaciones especializadas a ser desarrolladas por personal externo a la Cooperativa, evento único en el cual el tiempo puede ser mayor al establecido.

4.7

Recomendaciones del informe.

• Establecimiento de medidas correctivas y preventivas y sus responsables, orientadas a tratar las causas inmediatas y básicas identificadas. • Divulgación de la lección aprendida, para la totalidad de los incidentes que se presenten en la Cooperativa. • Seguimiento al plan de acción, en el cual se deberán identificar los tiempos, responsables y recursos para realizar este seguimiento.

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4.8

No Conformidad.

Posterior al desarrollo del “investigación de incidentes” COPASO-F01 se levantara de forma inmediata una No Conformidad que se maneja mediante el procedimiento de “Control Producto No Conforme” NOCO-01. Lo que indicara por consiguiente si han de aplicarse medidas de tipo correctivo y/o preventivo. 4.9

Seguimiento de las medidas de control.

El Coordinador de Salud Ocupacional y Medio Ambiente con base en los registros generados realiza el seguimiento de las medidas de control, recomendaciones y/o cualquier otra actividad definida e informa a la Gerencia y al Consejo de Administración en la Revisión Gerencia del estado de las investigaciones. 5.

REGISTROS Código

Responsable

Tiempo conserv.

Archivo

N.A

Coordinador salud ocupacional y medio ambiente.

3 año

Fólder de Accidentes e Incidentes

N.A

Coordinador salud ocupacional y medio ambiente

3 año

Fólder de Accidentes e Incidentes

RG02-PS2011

Coordinador salud ocupacional y medio ambiente

3 año

Fólder de Accidentes e Incidentes

Investigación de incidentes

COPASO-F01

COPASO

3 año

Fólder del COPASO

Control Producto No Conforme

NOCO-01

COPASO

3 año

Fólder Control de Producto No Conforme

Nombre Informe de incidente de trabajo del empleador o contratante (SURATEP) “Formato de investigación de incidente y accidentes de trabajo para empresas afiliadas a SURATEP Resolución 1401 de 2007” Reporte de investigación de accidente o incidente de trabajo – contratistas (CODENSA)

6.

REVISIÓN Y APROBACIÓN

Revisó

Cargo: Nombre: Representante de la dirección SGI Martha González R.

Firma:

Aprobó

Cargo: Gerente

Firma:

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Nombre: Edgar Loaiza S.

7.

CONTROL DE CAMBIOS

Versión # 01 02 03 04 05 06

07

08

HISTORIA DE LAS REVISIONES Descripción del cambio Aprobado Elaboración Inicial Modificaciones referentes a definiciones, responsabilidades e inclusión del diagrama mecanismo de incidentes Ajuste en desarrollo del sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional Ajuste Reporte de Investigación de la Accidentes e Incidentes de acuerdo a la Resolución 1401 de 2007. Adecuación a la versión 2007 de la norma OHSAS 18001 Actualización del formulario de investigación incidentes del copaso Modificación código, formato Codensa S.A. RG09-PO.039, Reporte 24 horas de personal propio o Contratista y el RG09PO.039, Reporte de Investigación de Incidente de personal propio o contratista Cambio de imagen corporativa y cambios en el manual del sistema de gestión.

Proceso Evaluación y control/ Reporte e investigación de incidentes Código: INVES-01/ Versión No. 8/ Junio 2010/ Pág. 8 de 8

Fecha

Gerencia

Enero de 2006

Gerencia

Agosto de 2006

Gerencia

Septiembre de 2006

Gerencia

Julio de 2007

Gerencia

Enero de 2008

Gerencia

Julio de 2008

Gerencia

Junio de 2009

Gerencia

Junio de 2010