REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL META MUNICIPIO DE PUERTO CONCORDIA NIT. 800.172.206-1 CONTROL INTERNO

AMPC 250.23.01-05 Puerto Concordia Meta, 10 de Mayo de 2016 INFORME DE EVALUACION DE LA RENDICION DE CUENTAS DE LOS PRIMEROS CIEN DIAS DE GESTION INTRODUCCION La Alcaldía Municipal de Puerto Concordia Meta realizo la audiencia pública de rendición de cuentas correspondiente al informe de gestión de los primeros 100 días de Gobierno, cumpliendo con la normatividad vigente en especial con la ley 489 de 1998, ley 1474 de 2011 aplicando los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública, con el fin de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública. Pero además de los citados protocolos y mandatos constitucionales y legales, la convicción por parte de la entidad en cabeza del señor Alcalde, Luis Roberto González Sánchez garantizo a la ciudadanía el ejercicio de los mecanismos de participación y control social, determinaron la elaboración de un documento que se constituyó como guía, además de sencilla y completa facilitó la realización de los pasos a seguir para adelantar los procesos de rendición de cuentas teniendo en cuenta sus condiciones especificaciones y particularidades de manera que los servidores públicos y los ciudadanos del ente territorial encontraron en ella un instructivo que les facilito adelantar las actividades necesarias cumpliendo como Administración Municipal con el deber ético y legal de informar a la comunidad, que se ha hecho, que se está haciendo, que se va hacer, explicando así cada una de las decisiones, programas y proyectos e impacto de los mismos y los recursos utilizados finalmente, lo más importante, el grado de avance obtenido en el propósito de mejorar el nivel de vida de la población. La oficina asesora de control interno, en cumplimiento de sus funciones establecidas en la ley 87 de 1993 y la ley 1474 de 2011, debe realizar seguimiento al proceso de rendición de cuentas en la Alcaldía Municipal de Puerto Concordia Meta. “IMPLEMENTA EL AUTOCONTROL, RECUERDA QUE TODOS SOMOS CONTROL INTERNO” ELABORO VIVIANA MEDINA T. JEFE DE CONTROL INTERNO

Administración Municipal “Honestidad y Compromiso por Concordia” Carrera 3 No. 12-39 Palacio Municipal Código Postal 503041 E-mail: [email protected]: www.puertoconcordia-meta.gov.coLínea de Atención al Ciudadano cel: 3204760693.

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Este informe contiene la evaluación de la rendición de cuentas de los 100 primeros días de gestión en todas sus etapas y también se realizan las respectivas recomendaciones para lograr mejorar este mecanismo de participación ciudadana y gestión social. OBJETIVO Verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el artículo 78 de la ley 1474 de 2011, el cual establece: “todas las entidades y organismos de la administración pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública”. Para ello podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública y en cumplimiento de la ley 1712 de 2014 “por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información Publica y se dictan otras disposiciones”. De acuerdo con el artículo 48 de la Ley 1757 de 2015, “por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática”, la rendición de cuentas es “un proceso mediante los cuales las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores públicos, informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control”. A. Elementos de la Rendición de Cuentas La rendición de cuentas como proceso transversal y permanente se fundamenta en tres elementos: El elemento información se refiere a la disponibilidad, exposición y difusión de datos, estadísticas o documentos. Los datos y los contenidos deben cumplir principios de calidad, disponibilidad y oportunidad para llegar a toda la comunidad. Esta información debe ser en lenguaje comprensible al ciudadano lo cual implica generar información de calidad para que sea oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y disponible en formatos accesibles. “IMPLEMENTA EL AUTOCONTROL, RECUERDA QUE TODOS SOMOS CONTROL INTERNO” ELABORO VIVIANA MEDINA T. JEFE DE CONTROL INTERNO

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El elemento diálogo se refiere a la sustentación, explicaciones y justificaciones o respuestas de la Administración ante las inquietudes de los ciudadanos relacionadas con los resultados y decisiones. El dialogo puede expresarse en todos los medios sin perder el contacto directo con la comunidad. El elemento incentivo se refiere a planear acciones que contribuyan a la interiorización de la cultura de rendición de cuentas en los servidores públicos y en los ciudadanos mediante la capacitación, el acompañamiento y el reconocimiento de experiencias. Para dar cumplimiento al Artículo 78 del Estatuto Anticorrupción; de acuerdo con los lineamientos y contenidos del documento CONPES No. 3654 del 12 de Abril de 2010, que incluye la política de rendición de cuentas a la ciudadanía; la Administración Municipal de PUERTO CONCORDIA META, en la presente vigencia, hará dos eventos de rendición de cuentas, para lo cual se han fijado las siguientes fechas; la primera correspondiente a la rendición de cuentas de los primeros cien días de gobierno se llevó a cabo en la segunda semana del mes abril de 2016 y la segunda para informar sobre la gestión del año 2016, en la semana del 23 al 27 de noviembre, sin embargo el primer mandatario el último domingo de cada mes realiza los comités comunales espacio en el cual se reúne con los líderes comunales y comunidad en general en dicho escenario interactúa y rinde información sobre su gobierno. B. Pasos para la elaboración de la Estrategia anual de Rendición de Cuentas La Estrategia de Rendición de Cuentas debe incluir la determinación de los objetivos y las metas de corto, mediano o largo plazo; así como las actividades y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar tales metas con el fin de responder por su gestión ante la ciudadanía, recibir sus opiniones y formular acciones de mejora, así como contribuir a prevenir la corrupción. Los lineamientos metodológicos definidos en el Manual Único de Rendición de Cuentas, a través de cuatro pasos, así: 1. ANALISIS DEL ESTADO DEL PROCESO DE RENDICON DE CUENTAS Definición del equipo que lidere el proceso de rendición de cuentas. Diagnóstico del Estado de la rendición de cuentas en la Entidad. “IMPLEMENTA EL AUTOCONTROL, RECUERDA QUE TODOS SOMOS CONTROL INTERNO” ELABORO VIVIANA MEDINA T. JEFE DE CONTROL INTERNO

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Caracterización de los Ciudadanos y grupos de interés. Identificación de necesidades de información y valorización de información actual. Capacidad operativa y disponibilidad de recursos. Paso 1. Análisis del estado de la rendición de cuentas de la entidad Es la elaboración de un balance de debilidades y fortalezas internas sobre las acciones de Rendición de Cuentas adelantadas en el año inmediatamente anterior; así como la identificación de grupos de interés y sus necesidades de información para focalizar las acciones de rendición de cuentas. Este análisis debe incluir los siguientes aspectos: Paso 2. Definición del objetivo, la meta y las de acciones para desarrollar la estrategia

En este paso se diseña la Estrategia de Rendición de Cuentas mediante la construcción de un objetivo y unas acciones para lograr dicho fin; es elaborada a partir del análisis de debilidades y fortalezas, capacidades y recursos institucionales, frente a los retos fijados en los objetivos de la política de rendición de cuentas. Con base en el diagnóstico realizado, la entidad debe definir ¿Qué elementos de la rendición de cuentas se van a mejorar y cómo? El diseño de la estrategia se basa en las siguientes acciones: Establecimiento del objetivo, metas y seguimiento. Selección de acciones para divulgar la información en lenguaje claro. Selección de acciones para promover y realizar el diálogo. Selección de acciones para generar incentivos. “IMPLEMENTA EL AUTOCONTROL, RECUERDA QUE TODOS SOMOS CONTROL INTERNO” ELABORO VIVIANA MEDINA T. JEFE DE CONTROL INTERNO

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Paso 3. Implementación de las acciones programadas Este paso consiste en la puesta en marcha de las decisiones y acciones elegidas para el cumplimiento de los objetivos y metas trazados. La ejecución y puesta en marcha del cronograma debe armonizarse con otras actividades previstas en la implementación del Plan Anticorrupción y de Servicio al Ciudadano.

Paso 4. Evaluación interna y externa del proceso de rendición de cuentas En este paso se incluye la autoevaluación del cumplimiento de lo planeado en la Estrategia de Rendición de Cuentas, así como las acciones para garantizar que la evaluación realizada por la ciudadanía durante el año retroalimente la gestión de la entidad para mejorarla. Esta evaluación realizada por la ciudadanía en las diferentes acciones planeadas por la entidad debe ser registrada en una memoria, publicada y divulgada para público conocimiento. A partir de los acuerdos, propuestas y evaluaciones que resulten de las acciones del proceso de Rendición de Cuentas de la entidad, es necesario elaborar un plan de mejoramiento institucional y divulgarlo entre los participantes. Este documento debe publicarse en la página web de la entidad.

Modelo de la Estrategia de Rendición de Cuentas: “IMPLEMENTA EL AUTOCONTROL, RECUERDA QUE TODOS SOMOS CONTROL INTERNO” ELABORO VIVIANA MEDINA T. JEFE DE CONTROL INTERNO

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RENDICION DE CUENTAS DE LOS PRIMEROS 100 DIAS DE GOBIERNO Actividades Meta Producto Responsable

Subcomponente Subcomponente 1 Información de Calidad y en Lenguaje Comprensible

1.1

Actividad 1.1 Los datos y los contenidos deben cumplir principios de calidad, disponibilidad y oportunidad para llegar a todos los grupos Poblacionales y de interés.

Alistamiento institucional realización informe

1.2

Actividad 1.2 lenguaje comprensible al ciudadano lo cual implica generar información de calidad para que sea oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y disponible en formatos accesibles.

Dirigió la Secretaria de Desarrollo y Proyección – Recibió apoyo de todas las dependencias de la Administración Municipal

04-04-2016

1.3

Actividad 1.3 diálogo se refiere a la sustentación, explicaciones y justificaciones o respuestas de la Administración ante las inquietudes de los ciudadanos relacionadas con los resultados y decisiones.

Elaborar formatos para la unificación de la información y obtener un archivo en Word y otro en power point o herramienta que pueda mostrar con imágenes la información Interacción con la Ciudadanía antes de la Audiencia

Secretaria de Desarrollo y Proyección, Atención al Usuario y equipo de apoyo

04-04-2016 al 13-042016

Subcomponente 2 Dialogo de Doble Vía con la Ciudadanía y sus organizaciones

2.1

Actividad 2.1 Preparar y divulgar la información publica Actividad 2.2 Garantizar el dialogo con las organizaciones ciudadanas

Divulgación capacitación.

y

grupo de apoyo

14-04-2016

organización de la logística

grupo de apoyo

15-042016/1604-2016

Subcomponente 3 Incentivos para motivar la

3.1

Actividad 3.1 Capacitación

realización de la capacitación para la

Oficina de capacito

01-042016/31-

2.2

a

servidores

y del

Secretaria de Desarrollo y Proyección, Técnico Administrativo de Archivo (Comunicaciones, Sistemas), Atención al Usuario, Secretaria Social y de Participación y equipo de apoyo.

Fecha Programada 28-03-2016

Control interno mediante la

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cultura de la rendición y petición de cuentas

3.2

3.3

Subcomponente 4 Evaluación y retroalimentación a la Gestión Institucional

4.1

4.2

públicos de la entidad sobre la dinámica de la rendición de cuentas

rendición de cuentas

Actividad 3.2 Convocatoria a la ciudadanía para participar en consultas, diálogos, evaluación

análisis clasificación Propuestas evaluaciones recibidas

Actividad 3.3 Socialización y visibilizacion de la información

y y

explicación del plan de anticorrupción ya que la rendición de cuentas es el tercer componente de esta estrategia. secretaria de Desarrollo y Proyección, apoyos tecnológicos página Web, Perifoneo

12-2016

Secretaría de Desarrollo y proyección y grupo de apoyo

17-04-2016

oficina de Control Interno

28-04-2016

Líderes del proceso / Secretaria Desarrollo y Proyección /oficina de control interno

17-042016/3112-2016

Realización de audiencias pública.

Actividad 4.1 Elaboración de informe de resultados, logros y dificultades Actividad 4.2 Diseño de planes de mejoramiento en rendición de cuentas

Evaluación de la audiencia pública. Elaborar plan de mejoramiento de la rendición de cuentas si lo amerita

PARÁMETROS PARA EVALUAR EL PROCESO REALIZADO Entidad u organismo evaluado: Alcaldía Municipal de Puerto Concordia -Meta Evaluador: Viviana Ferlen Medina Torres- Jefe de Control Interno Fecha de la evaluación: 28-04-2016 INDICADOR

CALIFICACION DEL RESULTADO Y /O LA VARIACION OBSERVADA EN EL PERIODO 0

Nivel de participación de organizaciones sociales en el proceso de rendición de Cuentas.

No hubo participación de organizaciones Sociales.

03-042016/1404-2016

1

2

3

Fueron identificadas y convocadas por lo menos tres organizaciones sociales representativas a participar en la planeación del proceso de rendición de cuentas (nota: una de las organizaciones claves son los Consejos Territoriales

Las organizaciones sociales convocadas participaron en todas las etapas del proceso de rendición de Cuentas.

Las propuestas y observaciones presentadas por las organizaciones sociales y concertadas con la administración territorial (a partir de criterios definidos y acordados entre las partes) fueron acogidas e incorporadas en las

RESULTADO CALIFICACION 1

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de Planeación).

Gestión administrativa del proceso de rendición de cuentas

No se conformó el grupo de apoyo al proceso de rendición de cuentas

Se diseñó un plan institucional para adelantar el proceso de rendición de cuentas

Realización del evento público de rendición de cuentas

No se realizó evento presencial para la rendición de cuentas sobre el último periodo de gestión.

Se formuló y ejecutó un cronograma de trabajo para realizar el evento de rendición de Cuentas.

Espacios de interlocución con la ciudadanía, generados por la entidad

Durante el último año, la entidad no ha realizado un evento público de rendición de cuentas a la ciudadanía.

¿La entidad cuenta con una clasificación de las quejas y reclamos presentados y con respuestas de mejora para ser presentadas ante los ciudadanos en un evento público de rendición de cuentas?

decisiones institucionales

Los recursos requeridos y las acciones previstas para realizar el proceso se desarrollaron en un 80% de acuerdo con lo planeado La convocatoria al evento público de rendición de cuentas se realizó por lo menos 30 días antes del mismo y fueron claros sus objetivos y reglas de Funcionamiento. ¿Realizó la entidad,durante el último año, uno o más encuentros con ciudadanos, líderes sociales y/o representantes de observatorios, encuentros de los cuales se derivaron asuntos de interés para la rendición de cuentas?

La evaluación del proceso de rendición de cuentas se realizó y fue favorable en Por lo menos el 80%.

1

Se realizó el evento público de rendición de cuentas sobre el último periodo de gestión, con la participación de por lo menos tres organizaciones sociales y con ciudadanos en general (nota: una de las organizaciones claves son los Consejos Territoriales de Planeación).

1

Se desarrolló uno o más encuentros con la ciudadanía, usuarios y organizaciones sociales para tratar asuntos derivados de eventos públicos de rendición de cuentas —durante el Último año—.

3

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Estrategia de comunicación para la rendición de cuentas

La entidad carece de una estrategia de comunicación para motivar o movilizar la ciudadanía en torno a la rendición de cuentas a la Ciudadanía.

La estrategia de comunicación e información generada por la entidad, obedece a un estudio técnico con miras a generar movilidad en torno a la Rendición de cuentas. Hay evidencias de su Aplicación.

Establecimiento de contenidos para la rendición de cuentas

NA

La determinación de contenidos para la rendición de cuentas se realiza de manera unilateral por parte de la entidad.

Calidad de la información

Los informes de rendición de cuentas son valorados por los ciudadanos y organizaciones sociales como poco claros o de poca utilidad para realizar el control social.

La entidad utiliza varias formas de presentar la información garantizando la utilidad de los informes de rendición de cuentas

Compromisos adquiridos en el proceso de RC

No se establecen compromisos claros y posibles entre la Administración y la ciudadanía

Se establecen compromisos no verificables entre la Administración y la ciudadanía

Valoración y ajuste

No se incorporan medidas de ajuste a la gestión pública

Se incorporan solamente las medidas de ajuste a la gestión pública que considera la Administración

Cuenta la entidad con productos de comunicación que sean distribuidos de manera permanente, a través de informes periodísticos, cuñas o pautas sobre la forma en que los ciudadanos pueden participar de la gestión pública y pueden ser partícipes en la rendición de cuentas. Los contenidos de rendición de cuentas cumplen con los mínimos establecidos y con los que son de interés ciudadano debidamente concertados La información suministrada genera confianza y tranquilidad en los ciudadanos y organizaciones sociales, por cuanto además de ser suficiente puede ser comprobada.

Hay estudios que demuestran el aumento de participantes tanto ciudadanos como organizaciones sociales en los distintos espacios de encuentros preparatorios y de rendición de cuentas, resultado de estrategias de comunicación generadas.

1

Los contenidos de la información para el evento público de rendición de cuentas han sido evaluados como claros por parte de organizaciones sociales especializadas y han sido útiles para la interlocución en las rendiciones de cuentas.

2

Los informes de rendición de cuentas utilizan un lenguaje sencillo, comprensible, ofrecen indicadores y son valorados por los ciudadanos y organizaciones sociales de utilidad para su evaluación y análisis.

3

Se establecen compromisos que pueden ser verificables pero que no son posibles entre la Administración y la Ciudadanía Se incorporan algunas medidas de ajuste a la gestión pública establecidas en el

Se establecen compromisos claros, verificables y posibles entre la Administración y la Ciudadanía

3

Se incorporan las medidas de ajuste que son acordadas e identificadas como posibles y viables entre la Administración

2

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a partir de los resultados de la RC

diálogo entre la Administración y la ciudadanía

y representantes de la Ciudadanía. TOTAL

17

Indicaciones para realizar la evaluación del proceso de rendición de cuentas en el Departamento /Distrito /Municipio, a través del anterior formato (Fuente: adaptado de CGR, DAFP, CTC, 2009): Para la calificación de los resultados de cada indicador se utiliza una escala de cuatro puntos (0, 1, 2 y 3) de valoración, que incluye: - El valor cero (0) cuando hay ausencia de aportes al proceso de rendición de cuentas - Los valores 1, 2 y 3 identifican y numeran los niveles en los esfuerzos institucionales para cualificar componentes de las diferentes etapas del proceso de rendición de cuentas, siendo tres (3) el máximo valor posible. RECOMENDACIONES Continuar con el uso de los medios de comunicación (página Web institucional, correos electrónicos, invitaciones personalizadas, perifoneo, llamadas telefónicas) respaldan la transparencia y publicidad de la actividad. En una próxima rendición de cuentas intensificar más la publicidad y realizarse con 30 /15 días de anticipación para su mayor asistencia a los eventos. Se debe publicar el informe de gestión en la página Web con 15 días de anticipación, para que pueda ser consultado por la ciudadanía en general para que así puedan formular las preguntas anticipadamente. Cuando esté aprobado por el Concejo Municipal el plan de desarrollo honestidad y compromiso por Concordia; las próximas rendiciones de cuentas se considera pertinente tener en cuenta los programas y proyectos y discriminar la inversión, comparando lo programado con lo ejecutado y señalar los aspectos pendientes, las dificultades y debilidades que se presentaron. “IMPLEMENTA EL AUTOCONTROL, RECUERDA QUE TODOS SOMOS CONTROL INTERNO” ELABORO VIVIANA MEDINA T. JEFE DE CONTROL INTERNO

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Promover el uso del buzón de peticiones, quejas, reclamos y ciudadanía se pronuncie sobre la gestión realizada.

sugerencias para que la

En el paso de capacitación a los servidores públicos de la entidad debe afianzarse los conocimientos en los lineamientos del proceso de la rendición de cuentas se evidencio falencias, se sugiere conocer el material que se expone en la rendición de cuentas con anticipación y el orden del día para el evento. La próxima información debe contener los programas, nombre de los proyectos, valor de los recursos, población beneficiada, porcentaje de ejecución, observaciones. Después de la aprobación del plan de Desarrollo “Honestidad y Compromiso por Concordia”. La información para el informe de gestión debe ser consolidada por parte de la Secretaria de Desarrollo y Proyección y posteriormente se divulga la misma en la página web y medios autorizados. Se evidencio ausencia en la recepción de propuestas antes de la rendición de cuentas. No se fomentó el diligenciamiento de la autoevaluación por parte de la comunidad se sugiere para la próxima rendición de cuentas implementarla para poder efectuar el proceso de retroalimentar la gestión de la entidad para la mejora continua.

VIVIANA FERLEN MEDINA TORRES Jefe oficina de Control Interno

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