PROCEDIMIENTO

Código: AP-GF-PR-55

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

PROCESO

Gestión financiera

OBJETIVO

Analizar ingresos y gastos del departamento para la elaboración de los presupuestos

ALCANCE

Desde la recepción de necesidades y políticas hasta la elaboración del plan financiero del departamento

Nª

1

TAREAS Analizar y elaborar la proyección de las rentas del departamento para un periodo de cuatro años y la proyección de gastos según políticas del gobierno nacional y departamental

2

Enviar información al grupo de contabilidad para definir el servicio a la deuda

3

enviar a la secretaria de planeación los techos presupuestales para inversión

4

Calcular la capacidad de pago del departamento

5

Definir los recursos para

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLES AREA CARGO

Grupo de trabajo

Grupo de trabajo

Grupo de trabajo

Grupo de contabilidadsecretaria de planeación Grupo de contabilidad-

Profesionales universitarios, secretarios de despacho y auxiliares administrativos

PROVEEDORES

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Para elaborar el plan financiero del departamento CODIGO

PUNTO DE CONTROL

REGISTROS

AP-GF-PR-55

CLIENTE

Tesorería – gestión de ingresos – presupuesto contabilidad

Proyecciones de ingresos y gastos

Grupo de trabajo

Grupo de trabajo

Proyecciones de ingresos y gastos

Grupo de contabilidad

Grupo de trabajo

Informe

Secretaria de planeación

Secretarios de despacho

Grupo de trabajo

Informe de capacidad de pago

Grupo de trabajo

Secretarios de despacho

Grupo de trabajo

Informe

Grupo de trabajo

Profesionales universitarios, secretarios de despacho y auxiliares administrativos Profesionales universitarios, secretarios de despacho y auxiliares administrativos

PROCEDIMIENTO

inversión y relacionar los estimativos de recursos transferidos para inversión municipal

6

Consolidar el plan financiero del departamento y presentar a los secretarios de planeación y hacienda para su estudio y consideración

7 B.

8

Enviar observaciones al grupo de trabajo para realizar ajustes y genere un nuevo documento Los secretarios de planeación y de hacienda avalan el documento y comunican al grupo de trabajo

Presentar el plan financiero del departamento al confis

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secretaria de planeación

Grupo de trabajo

A. Si existen observaciones B. Si no existen observaciones A.

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Profesionales universitarios, secretarios de despacho y auxiliares administrativos

Grupo de trabajo

Secretaria de planeación y de hacienda

Secretarios de despacho

Grupo de trabajo

Secretaria de hacienda

Secretario de despacho

Grupo de trabajo

Plan financiero del departamento

A. Plan financiero del departamento con observaciones B. Plan financiero del departamento avalado por hacienda y planeación

Plan financiero del departamento avalado

Secretarios de planeación y hacienda

Grupo de trabajo

Confis

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departamental

Confis

Gobernador, secretarios de despacho, coordinadores de presupuesto y tesorería

Confis

Gobernador, secretarios de despacho, coordinadores de presupuesto y tesorería

Confis

Grupo de presupuesto

Profesional universitario

Secretaria de hacienda

Estudiar el plan financiero del departamento 9

A. Surgen modificaciones B. No surgen modificaciones

10

A. Comunicar al secretario de hacienda para que el grupo de trabajo realice los ajustes del caso y se presente nuevamente. B. El confis aprueba el plan financiero y lo remite a la secretaria de hacienda

11

Incluir el plan financiero en el presupuesto general del departamento y en el plan operativo de inversión

SALIDA DEL PROCEDIMIENTO

Plan financiero del departamento aprobado

Grupo de trabajo

Plan financiero del departamento

A. Plan financiero del departamento con observaciones B. Plan financiero del departamento aprobado

Sistema

Grupo de trabajo

Secretaria de hacienda

Secretaria de hacienda

PROCEDIMIENTO

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•

Plan financiero del departamento: es un instrumento de planificación y gestión financiera de la administración departamental y sus entes descentralizados, que tiene como base las operaciones efectivas de todas las entidades públicas departamentales, tomando en consideración las previsiones de ingresos, gastos, déficit y su financiación, compatibles con el programa anual de caja y el plan de desarrollo departamental.

•

En este plan se deben establecer metas cuantificables de recaudo, financiamiento, manejo de la deuda e inversión, los mecanismos necesarios para su cumplimiento y los indicadores para su seguimiento y control. Al definir los recursos para inversión se tienen en cuenta las proyecciones de regalías, los recursos propios disponibles y los recursos de crédito. La proyección de las rentas se fundamenta en el comportamiento de las vigencias anteriores, considerando las situaciones coyunturales y políticas financieras del gobierno nacional y departamental. El servicio de la deuda se determina por el valor de un crédito diferido, el capital, los intereses y la amortización del crédito. La capacidad de pago se define de acuerdo a lo establecido en los artículos 2 y 8 de la ley 358 de 1997 en donde se plantean los límites en materia de endeudamiento. Los recursos de inversión se definen con base en los ingresos, proyección de las rentas con destinación especifica, recursos de cofinanciación, participaciones nacionales y el ahorro operacional.

DEFINICIONES

• • • • • OBSERVACIONES

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− − − −

• El consejo departamental de política fiscal, confis, está conformado por: El gobernador, quien lo presidirá. Los secretarios de despacho. El coordinador del grupo de presupuesto. El tesorero

− − −

• El grupo de trabajo esta conformado por: Profesionales de la secretaria de hacienda Secretaria de planeación Grupo de contabilidad

DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERNOS • • •

Proyecciones de ingresos y gastos Informes Informe de capacidad de pago

EXTERNOS

PROCEDIMIENTO

•

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Plan financiero del departamento

REQUISITOS APLICABLES ORGANIZACIONALES • • • •

Decreto 111 de 1996 Decreto 0568 de 1996 Decreto 686 de 1998 Decreto 292 de 1998

LEGALES Y REGLAMENTARIOS •

Ley 358 de 1997

PROCEDIMIENTO

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PROCEDIMIENTO

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CLIENTE

SECRETARIA DE HACIENDA – SECRETARIA DE PLANEACION

PRODUCTO REGISTRO

CLIENTE EXTERNO (Opcional)

Aqui va el nombre del cliente (interno o externo)

GRUPO DE TRABAJO (PROFESIONALES HACIENDA, PLANEACIÓN Y GRUPO CONTABILIDAD)

Nombre, Código

CONFIS DEPARTAMENTAL

1

DEFINIR LOS RECURSOS PARA INVERSION Y RELACIONAR LOS ESTIMATIVOS DE RECURSOS TRANSFERIDOS PARA INVERSION MUNICIPAL

INFORME

CONSOLIDAR EL PLAN FINANCIERO DEL DEPARTAMENTO Y PRESENTAR A LOS SECRETARIOS DE PLANEACION Y HACIENDA PARA SU ESTUDIO Y CONSIDERACIÓN

PLAN FINANCIERO DEL DEPARTAMENTO

SI

PLAN CON OBSERVACIONES

¿EXISTEN OBSERVACIONES?

NO LOS SECRETARIOS DE PLANEACION Y DE HACIENDA AVALAN EL DOCUMENTO

PLAN FINANCIERO AVALADO PLAN FINANCIERO AVALADO

PRESENTAR EL PLAN FINANCIERO DEL DEPARTAMENTO AL CONFIS DEPARTAMENTAL

RECIBIR PLAN FINANCIERO Y REALIZAR LOS AJUSTES DEL CASO

2

PLAN FINANCIERO CON AJUSTES

PROCEDIMIENTO

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CLIENTE

SECRETARIA DE HACIENDA

PRODUCTO REGISTRO

SECRETARIA CLIENTE (N)

CLIENTE EXTERNO (Opcional)

Aqui va el nombre del cliente (interno o externo)

PRESUPUESTO

Nombre, Código

Grupos que intervienen (n)

Nombre

2

INCLUIR EL PLAN FINANCIERO EN EL PRESUPUESTO GENERAL DEL DEPARTAMENTO Y EN EL PLAN OPERATIVO DE INVERSION

SISTEMA

FIN

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ELABORO:

REVISO:

REVISO:

APROBO:

FIRMA:

FIRMA:

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FIRMA:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

FECHA: