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Reuniones efectivas

Contenido

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¿Qué es una reunión efectiva?

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¿Cuándo hacer reuniones presenciales?

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Tipos de reuniones

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Reuniones informativas

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Reuniones formativas

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Reuniones creativas

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Reuniones one to one

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Para terminar...

¿Qué es una reunión efectiva? Una reunión efectiva es aquella que tiene un objetivo claro y que se cumple al finalizar a través de una serie de pasos. Estos permiten pasar de un punto a otro de manera clara y ordenada permitiendo que todos los presentes comprendan su rol, qué se espera de ellos y cómo cumplir el objetivo final de la reunión.

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¿Cómo llevar a cabo una reunión efectiva? 1 Define un objetivo de reunión Antes de cualquier reunión debes decidir para qué es necesario hacerla. Hay varios tipos de reuniones que te presentaremos en este manual y debes elegir la que más se ajuste al objetivo que quieres cumplir.

que estén presentes. Recuerda que no es necesario que todas las personas de un área estén en una reunión que no les compete, así mismo, no todos los directores/as o líderes de área deben estar presentes, solo aquellos que por su rol o experticia deban ser invitados.

2 Decide quiénes son los invitados

3 Revisa los objetivos

Una vez sepas qué quieres lograr debes saber qué personas o qué cargos requieres

Una vez sepas para qué requieres la reunión y a quiénes necesitas, debes

asegurarte de que sí sea necesario reunirse y que el objetivo se cumpla con la presencia de todos. Esto porque en ocasiones es suficiente con un correo que haga claridad de los objetivos y tareas. Las reuniones solo deben hacerse cuando el hecho de estar juntos haga que el objetivo se cumpla más fácil o rápidamente que si se envía un correo electrónico con tareas.

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5 Prepara la información con antelación

4 Asegúrate de que las personas estén disponibles Una vez hayas decidido que en efecto requieres una reunión debes buscar el mejor horario disponible. Esto puedes hacerlo a través del calendario o comunicándote directamente con las personas claves de la reunión para asegurar su asistencia. Si una de las personas clave no puede asistir, debes buscar otro momento. Así mismo,

si te han invitado a una reunión y no puedes asistir en ese horario, debes informarle a quien te invita para que de esa forma no se hagan citaciones que no se pueden cumplir. Recuerda que los miércoles son días sin reuniones y por ello no deberías usar ese día para esta tarea sin importar si el calendario parece estar desocupado.

Hay muchos tipos de reuniones, pero algunas de ellas r e q u i e r e n información de tu parte como organizador y por ello debes tenerla a la mano. Si es posible con presentaciones, imágenes, videos o d o c u m e n t o s relevantes que permitan a los a s i s t e n t e s comprender con facilidad lo que esperas de ellos. Debes tener en cuenta que dependiendo de lo que requieras con esta información, por ejemplo tomar decisiones, deberás enviarla con anticipación para que las personas invitadas puedan revisarla desde antes y aclarar sus dudas para poder darte una respuesta.

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6 Informa si los invitados requieren preparación previa Si necesitas que las personas a las que invitas lleven alguna i n f o r m a c i ó n preparada, debes decirlo con anticipación. La mejor forma de hacerlo es a través

de un correo electrónico o con las notas del calendario. 7 Sigue el orden del día que preparaste Si ya sabes qué quieres hacer, será fácil tener un orden del día. En este manual podrás

conocer algunas formas en las que puedes hacer un orden del día que te ayude a pasar rápidamente de un punto a otro y dejar claras las tareas. 8 Toma nota Toma nota de las cosas importantes de la reunión, las preguntas valiosas, los comentarios relevantes y las tareas pendientes. 9 Haz un resumen final

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ueR senoin fe e c t i v a s M

LAUNA

Al terminar debes recordarle a los responsables de las tareas cuáles son y cuál es la fecha esperada. Negociala si es necesario y con ello podrás dar por terminada tu reunión.

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¿Cuándo hacer reuniones presenciales? Las reuniones son una gran forma de conocer la perspectiva de otras personas en un proceso, de tomar decisiones, de crear y encontrar soluciones a problemas y muchas otras cosas más. Durante la pandemia nos acostumbramos a reunirnos de forma virtual y esto nos permite una gran flexibilidad de tiempos y espacios para no perder la comunicación de unos con otros. Sin embargo las reuniones presenciales siguen teniendo un gran valor para los equipos de trabajo ya que vernos de frente no es lo mismo que vernos a través de una pantalla y muchas veces solo escucharnos.

Como líder de equipo debes hacerte varias preguntas para saber cuándo hacer una reunión presencial y aquí te comparto algunas:

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¿Hace cuánto tiempo no nos vemos como equipo? Si es más de un mes, deberías asegurarte de hacer una reunión presencial. La cohesión del equipo depende también de las decisiones que toma el líder sobre la forma de relacionarse dentro del área.

¿Hay algún valor extra en estar juntos para esta reunión? Si lo que tienes planeado requiere una interacción activa de las personas involucradas, lo mejor es que sea presencial. Garantizar la atención activa de los participantes en la modalidad virtual es mucho más difícil que hacerlo cuando estamos de manera presencial.

¿Necesito que la conversación aporte puntos de vista diferentes? Cuando las reuniones se realizan de manera virtual, nos podemos encontrar con que es mucho más difícil que las personas aporten puntos de vista diferentes, es por eso que cuando estamos presencial nos encontramos con un poco más de debate que puede nutrir de ideas nuevas lo que estamos haciendo.

Cuando hayas decidido si la reunión que planeas es mejor hacerla presencial o virtual puedes proceder a decidir qué tipo de reunión es la más beneficiosa para tu propósito.

Tipos de reuniones efectivas A continuación te mostraré varios tipos de reuniones efectivas, su frecuencia indicada y sus objetivos. Al decidir el tipo de reunión que más se ajusta a lo que quieres lograr, sabrás cuál es la mejor forma de hacerlo y de esta manera podrás llevar un flujo de reunión que te permita alcanzar los objetivos.

Tipos de reuniones

Informativas

Objetivos

Informar al equipo sobre decisiones o procedimientos.

Tipos

Frecuencia Modalidad

Grupo primario.

Mensual

Presencial

Información de cambios.

A necesidad

Presencial/ Virtual

Gestión de avances.

Mensual

Presencial/ Virtual

Daily/ Weekly

Diario o semanal

Virtual

Rendición de cuentas.

Anual

Presencial

Bimestral

Presencial/ Virtual

Foros (una charla con...,etc.)

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Tipos de reuniones

Objetivos

Tipos Charlas/ Conferencias

Frecuencia Modalidad A necesidad

Presencial/ Virtual

A necesidad

Presencial

A necesidad

Presencial

Training

A necesidad

Presencial/ Virtual

Comités

Según reglamento

Presencial/ Virtual

Enseñar al equipo Workshops/ Talleres algún tema o Formativas habilidad Outdoor específica. training

Juntas Determinar planes De estrategia de acción Equipo estratégicos. seguimiento

Mensual

Presencial

Mensual

Presencial

Planeación estratégica

Mensual

Presencial

Creativas

One to one (Uno a uno)

Buscar soluciones a problemas o situaciones.

Reuniones de clima

A necesidad

Presencial/ Virtual

Mesas de trabajo

A necesidad

Presencial/ Virtual

Mesas de Innovación

A necesidad

Presencial

A necesidad

Presencial/ Virtual

A necesidad

Presencial/ Virtual

A necesidad

Presencial/ Virtual

A necesidad

Virtual

A necesidad

Presencial

Reunión de Discutir temas de descargos resolución de Reunión de conflictos, dar despidos retroalimentación Intervenciones o tener de clima por conversaciones áreas/ valiosas de individual crecimiento y desarrollo. #siempre contigo Feedback

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Reuniones informativas Las reuniones informativas tienen como objetivo dar a conocer algo. Esto puede ser de forma vertical u horizontal.

Reuniones informativas verticales: Una reunión informativa vertical es aquella en la que la información proviene del líder, la alta gerencia, la organización o Desarrollo Humano Organizacional. En este caso es unidireccional. En Iris tenemos reuniones informativas verticales como lo son “una charla con..”, rendiciones de cuentas o información de cambios. En estas reuniones, los organizadores tendrán claro qué información quieren transmitir y a partir de ello se crea un flujo de reunión.

El flujo recomendado es el siguiente:

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Introducción En este momento se da la bienvenida a los participantes y se recuerda porqué estamos aquí.

Tema principal Aquí debes exponer el tema que deseas comunicar de forma clara, asegurándote de que pases de un punto a otro de forma concisa.

Cierre Debes hacer un resumen general de la información que compartes y si se requiere alguna acción por parte de los asistentes, deberás decirlo de forma explícita.

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Reuniones informativas horizontales: Una reunión informativa horizontal es aquella en la que la información proviene de todos los participantes. En Iris tenemos reuniones informativas horizontales como los grupos primarios, los daily o los weekly. Estas no son para tomar decisiones sino para informar al resto del equipo en qué vamos. Los daily y los weekly son reuniones diarias o semanales en las cuales los equipos que funcionan con metodologías ágiles como scrum, lean u otras le cuentan a las demás partes del equipo cómo van los productos que tienen para esa semana, sprint, hito o iteración. Por otro lado, los grupos primarios deben hacerse por todas las áreas de la organización al menos una vez al mes. Un grupo primario es una reunión en la que cada colaborador que esté a cargo de un macroproceso del área va a informarle al resto del equipo qué se está haciendo, qué retos hay y cómo pueden cumplirse las metas.

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Para tener un grupo primario exitoso te recomendamos lo siguiente:

Prepara con anticipación Cada miembro del equipo debe preparar un reporte o presentación de máximo 5 slides en la cual le cuente al resto del equipo cuáles son los proyectos prioritarios de su proceso y los resultados obtenidos en el mes anterior así como los que se esperan para el mes siguiente.

Cita en un horario en que todos puedan participar Es importante que todos los miembros del equipo puedan participar en el grupo primario ya que este es el espacio ideal para reencontrarse y conocer qué se está haciendo en el resto del área.

El grupo primario es idealmente una reunión mensual en la que se tiene un espacio para socializar, por lo que hacerlo de forma presencial es lo ideal.

Haz lo posible porque sea presencial

Prepara un orden del día Así como es importante socializar, es importante también tener un objetivo claro para la reunión, por lo que tener un orden del día claro permitirá no desviarse demasiado del objetivo, aún cuando se está socializando.

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Un orden del día adecuado es:

Apertura de la reunión por parte del líder El líder le contará al área los cambios y noticias importantes que les compete, así como las estrategias para el mes en curso y un resumen general desde su perspectiva del mes anterior. Intervenciones de colaboradores Cada colaborador deberá exponer lo que ha preparado para la reunión. En este espacio se comentará qué es lo que se está haciendo actualmente, qué se esperaba haber logrado y qué se logró, así como lo que se espera lograr para el mes siguiente. Asignación de tareas Si es necesario asignar tareas, solicitar recursos o crear algún objetivo, se puede hacer en este momento.

Espacio de socialización En este punto de la reunión sería ideal que pudieran compartir algo de comer o una actividad de integración breve en la que no solamente se hable de trabajo sino que se consolide el equipo. Resumen general y cierre Al finalizar, el líder deberá hacer un resumen general en el que se recuerden las tareas pendientes con sus fechas de entrega.

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Reuniones formativas

Las reuniones formativas tienen como objetivo enseñar algo al equipo de trabajo. Ya sea porque hay cambios en los procesos, porque se quieren mejorar a l g u n a s habilidades o porque se r e q u i e r e n a c tu a l i za c i o n e s técnicas.

Existen varios tipos de reuniones formativas que pueden ser internas o externas. Las internas se refieren a aquellas dictadas por alguien de la organización mientras que las externas son preparadas por un proveedor. Las reuniones pueden ser magistrales o vivenciales y dependiendo del objetivo se debe seleccionar la que mejor se ajuste a las necesidades.

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Reuniones formativas magistrales

Reuniones formativas vivenciales

Las reuniones magistrales son aquellas en las que el formador o formadora se encarga de dar la información a los asistentes y la participación de estos está dada en su atención y sus preguntas.

Las reuniones vivenciales son aquellas en las que los participantes junto con el formador o formadora realizan actividades que les hacen vivir experiencias significativas. Este tipo de formaciones se conocen como workshops o talleres, trainings o entrenamientos, y outdoor training o entrenamientos al aire libre.

Las reuniones f o r m a t i v a s m a g i s t r a l e s f u n c i o n a n muchísimo mejor cuando se hacen de forma presencial ya que se pueden evitar los distractores como los teléfonos móviles o el hecho de estar conectado en el c o m p u t a d o r respondiendo correos mientras se intenta hacer parte de la formación.

Estas formaciones deben ser presenciales ya que es de esta manera que las personas pueden sumergirse en las experiencias que el formador o formadora quiere presentarles.

El orden del día de una reunión formativa suele estar dado por el formador o formadora y sigue un curso lógico que permite a la audiencia pasar de un tema a otro reteniendo la mayor cantidad de información posible.

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Reuniones de estrategia Las reuniones de estrategia son aquellas diseñadas para tomar decisiones que impactan la organización a futuro. A estas reuniones solamente deben asistir aquellos que, por su rol, conocimiento y poder de decisión dentro de la organización, tengan la potestad de direccionar los esfuerzos hacia un objetivo común. Existen varios tipos de reuniones de estrategia, pero en todos ellos hay que definir con claridad el objetivo. La estrategia organizacional es un plan que determina cómo la organización utilizará sus recursos para apoyar el crecimiento y la infraestructura necesaria para la creación y comercialización de nuestros productos y servicios. Una reunión de estrategia debería tener los siguientes pasos:

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án Define qué proceso o procesos ser en afectados por las decisiones que se tom Cuando tienes claro los procesos que se verán afectados, podrás decidir qué personas deben ser invitadas a la reunión. No todos los líderes tienen que estar invitados a todas las reuniones de estrategia, pero debes asegurarte de que aquellos que tengan participación directa en los procesos afectados, se encuentren presentes en la reunión.

Al terminar la reunión recuerda tomar una minuta que debes enviarle a todos los participantes. Te propongo el siguiente formato para que puedas hacerlo con mayor facilidad

Actividades Acá deberás nombrar las actividades de forma clara y concisa

Estados

Responsables

Notas

No inciado En curso Lanzado

Deberás poner en este espacio quién es responsable de esa actividad

Acá puedes agregar cualquier dato relevante que permita hacerle seguimiento a las actividades propuestas en la reunión estratégica.

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Crea un cuestionario breve que permita direccionar la conv ersación: Esto se parece a la metodología de grupo focal con entrevistas semi estructuradas. Las entrevistas semi estructuradas tienen preguntas abiertas que permiten la lluvia de ideas y conocer las opiniones de los participantes con respecto a un tema específico. Una pregunta abierta es aquella que no puede contestarse con “sí o no”. Una buena pregunta para una reunión estratégica incluye el contexto de la situación seguida por “Desde sus procesos ¿qué podemos hacer al respecto? ¿cómo podemos solucionarlo? ¿cómo podemos lograr el objetivo?” lleven al Define acciones claras que s cumplimiento de los objetivo

Cuando defines acciones claras y sus responsables, la estrategia se volverá una realidad más fácilmente.

Esta tabla deberá ser puesta en el software que se utilice para el seguimiento de proyectos como zoho projects, Jira, Monday o puede hacerse un google sheets compartido a través de drive en el que todos los involucrados puedan actualizar sus actividades constantemente. Además, deben programarse reuniones periódicas de seguimiento para los proyectos estratégicos que hayan sido priorizados.

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Reuniones creativas Las reuniones creativas se utilizan para solucionar problemas, dar ideas sobre proyectos o procesos, para fomentar la innovación y para traer ideas nuevas a la mesa de trabajo.

Reuniones de clima Las reuniones de clima se solicitan al área de Desarrollo Humano Organizacional cuando como líder o miembro del equipo consideras que hay algo que puede mejorarse en las relaciones internas del grupo. Una reunión de clima tiene varios propósitos, es inicialmente diagnóstica para conocer el estado actual de las relaciones y posteriormente es correctiva, según sea la necesidad que se presente. Estas reuniones pueden ser de mediación de conflictos, team building o de mejora de habilidades grupales.

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Mesas de trabajo y de innovación Las mesas de trabajo e innovación son aquellas en las cuales se permite ser creativos y no solo se permite sino que se incentiva. Estas deberán ser presenciales entre lo posible y todos los participantes deben estar en la misma página, entender a la perfección la esencia de la organización, marca, negocio, proyecto o producto en torno al cual gira la reunión. El organizador de la reunión también puede plantearse dinamizarla echando mano de las metodologías ágiles o de un ‘gamestorming’ (una fusión entre brainstorming y un juego). Lo más importante de una mesa de trabajo o de innovación es tener claras las tareas que deben hacerse.

En una mesa de trabajo:

En una mesa de innovación:

◦ Se deben tener tareas claras que solo pueden hacerse en conjunto. ◦ Se debe delimitar el tiempo que se usará para la tarea. ◦ Se debe tener tareas cuyo resultado final sea mayor cuando se hace juntos que cuando se hace por separado. ◦ Se debe informar con anterioridad qué recursos son necesarios para la reunión.

◦ Se debe tener claro el objetivo. ◦ Se debe dar espacio para las lluvias de ideas. ◦ Se pueden utilizar recursos como juegos, ayudas audiovisuales o entrevistas semiestructuradas para motivar la conversación.

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Reuniones one to one (Uno a uno) Como su nombre lo indica, estas reuniones se hacen entre dos personas directamente y se hablan cara a cara con un objetivo claro.

Reuniones de feedback Las reuniones de feedback son aquellas en las cuales un líder se sienta con algún miembro del equipo y se comparte la retroalimentación sobre un proyecto, una tarea o el cargo. Normalmente se piensa que las reuniones de feedback solo se deben hacer cuando se realiza la evaluación de desempeño, pero la retroalimentación constante es un paso muy importante para que los equipos cumplan sus objetivos. Cuando un colaborador no sabe exactamente qué se espera de él o ella en términos del cumplimiento de metas, puede que los errores, faltas de información y omisiones generales sean más recurrentes.

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Los equipos comerciales tienen muy clara cuál es su meta cada mes, pero los cargos transversales o administrativos rara vez tienen una meta mensual clara. No es un asunto de realizar las tareas propias del cargo sino de entender la visión del área y los procesos a mediano, corto y largo plazo que impactan el cargo directamente. Un feedback no consiste solamente en decirle al colaborador qué ha hecho mal, sino qué ha hecho bien y qué se espera que haga. Cuando tenemos claro qué se espera de nosotros podemos trabajar más fácilmente por lograr ese objetivo, pero cuando no estamos completamente seguros de cómo nuestro trabajo aporta a la estrategia general de la organización, puede que sintamos que nuestros esfuerzos son en vano. Un buen feedback incluye algunos (o todos) de los siguientes puntos: Es presencial entre dos personas que conocen el proceso a profundidad. Se nombran claramente las cosas positivas de las actividades del último mes. Se evalúan los compromisos, tareas o planes de acción del mes anterior. Se tienen claros los indicadores cuantitativos (KPI) y cualitativos de la labor. Se expone con claridad la estrategia organizacional y el rol que cumple la labor del colaborador para lograr esa estrategia. Se dejan tareas claras, compromisos o planes de acción para el siguiente mes.

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Cuando tengas una reunión de feedback recuerda que es bidireccional, no solo el líder le da retroalimentación al colaborador, sino que el colaborador también debe darle feedback a su líder. El liderazgo real no es algo que se toma a la fuerza o por tener un nombre de cargo, sino que es algo que el colaborador le entrega voluntariamente al líder. Es un voto de confianza que debe ser constantemente evaluado y reconocido. Por eso las características principales de un feedback exitoso son: ◦ ◦ ◦ ◦

Confianza Comunicación clara Conocimiento estratégico Respeto

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Para terminar...

Aunque todos los tipos de reuniones tienen sus propios objetivos, es innegable que a veces se van a mezclar dando lugar a reuniones híbridas que cumplen diversos objetivos. Esto no es malo por sí mismo, se debe dejar que las ideas fluyan para llegar a soluciones inesperadas pero que aportan valor. Lo más importante es siempre planificar con anticipación para lograr las metas que nos hemos trazado y las necesidades de cada proceso. Por otro lado, debemos recordar que las reuniones deben dar resultados, si no es así, no serán reuniones efectivas y puede que no sea necesario reunirse. Hay momentos en los que vernos cara a cara es indispensable, pero también hay momentos en los que la virtualidad nos ofrece muchas herramientas que pueden sernos de utilidad a la hora de cumplir un objetivo.

Recuerda que: Las reuniones no solo son con colaboradores, también pueden ser con proveedores, clientes o socios comerciales externos y es aún más importante dar una buena impresión haciendo gala de la puntualidad, un orden del día claro y un espacio adecuado ya sea físico o virtual que responda a las necesidades de este tipo de encuentro.

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Te dejo un formato de acta

Antes de irnos, te dejo un formato de acta de reunión por si puedes necesitarla. Espero que tus reuniones de ahora en adelante siempre sean productivas y efectivas para llevar a Iris a ser la empresa que queremos que sea.

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Acta de reunión Fecha:

Hora: Asistentes

1.

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4.

5.

6.

7.

8.

Objetivos de la reunión 1.

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3.

4. Orden del día

1.

2.

3.

4.

Tema del orden de día 1: Tiempo asignado: Conclusiones

Debate

Plan de acción

Responsable

Fecha de entrega

Plan de acción 1

Responsable 1

Fecha de entrega 1

Plan de acción 2

Responsable 2

Fecha de entrega 2

Tema del orden de día 2: Tiempo asignado: Debate

Plan de acción Plan de acción 1

Conclusiones

Responsable Responsable 1

Fecha de entrega Fecha de entrega 1

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Por Luisa María Ramos Restrepo

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