TEMA 6 REUNIONES Es cada vez mas frecuente en las empresas. Es una técnica de trabajo mediante la que las personas que están en un mismo equipo intercambian información. También sirven para planificar los trabajos arealizar o crear un procedimiento de trabajo. Si en la reunión se toman decisiones, entonces son reuniones deliberantes. Las reuniones crean un intercambio de información que facilita una situación de satisfacción laboral. Para que una reunión funcione bien debe haber una preparación previa. FACTORES DE UNA REUNIà N. • Se deben de cumplir los factores de eficacia en los grupos de trabajo. • La reunión debe estar adecuadamente preparada. • Los elementos que intervienen en el desarrollo de la reunión sean adecuados (Personas, local, disposición de las personas). • La reunión debe estar adecuadamente dirigida. Las reuniones se dividen en 3 fases: • PREPARACIà N. Hay una serie de cuestiones a tener en cuenta: • Definir claramente el objetivo de la reunión. Muchas veces queda reflejado en “orden del dia”. • Información sobre la reunión. Los asistentes deben disponer de una documentación previa a la reunión. • Asistentes. Hay que determinar quien asiste a la reunión. Deben acudir el menor numero de personas posible, siempre que estén todas las capacidades y habilidades que se necesiten. Hay reuniones con asistencia predefinida. • Medios materiales necesarios para la reunión, desde el local, la disposición de los asientos... • Procedimiento para convocar las reuniones: Siempre se hace una convocatoria por escrito. Para las reuniones más formales, es la Ley la que especifica como convocar las reuniones. Se envÃ−a una comunicación individual a cada accionista con derecho a presencia y emitirlo en un medio de difusión nacional. • Lugar • Fecha de inicio • Hora de inicio • Tipo de reunión. • Orden del dia • Lista de asistencia Cuando sea necesario se hará una confirmación de asistencia. 1

• Determinar el tiempo y duración de la reunión. Suelen ser por la mañana, si duran más de 2 horas se hacen descansos. • DESARROLLO DE LAS REUNIONES. El procedimiento de desarrollo depende del tipo de reunión. Uno de los factores fundamentales que influyen en el éxito de la reunión es la del moderador. El instrumento básico del que dispone un moderador de reuniones es el uso adecuado de las preguntas. TIPOS DE PREGUNTAS DE UN MODERADOR. • Preguntas generales: se langa para iniciar el tema y responde quien quiere. Como problema es que nadie conteste o siempre conteste el mismo. • Preguntas directas: Se lanzan para que la conteste alguien en concreto. Son más incomodas y quitan creatividad a la reunión. • Preguntas abiertas: se formulan para que cada uno aporte su criterio. El moderador establece un orden de intervención. Dan lugar a multitud de desviaciones. • Preguntas cerradas: Requieren como respuesta un si o no. Sirve para tomar decisiones, con votación oral o escrita. • Reformulaciones: Consiste en reformular una pregunta por parte del moderador. TIPOS DE REUNIONES. DESCENDENTES. La información circula hacia abajo, el moderador que suele ser el jefe los reune para transmitirlos determinada información (ordenes). La habilidad del moderador es transmitir bien para que la acepten. A los convocados solo se les pide escuchar, no son reuniones problemáticas porque los convocados tienen el mismo status, suelen tener intereses comunes y un gran grado de cohexión. La complicación puede venir del rechazo o el no entendimiento. Estas reuniones se desarrollan en dos etapas. • Transmisión de información. • Confirmación de la información recibida. ASCENDENTE. Convocadas para recabar información de los reunidos, el moderador es de status superior. La información puede ser muy variada desde funcionamiento del departamento hasta algo sencillo. Hay algunos tipos de información difÃ−cilies de comentar, hay que crear un ambiente para facilitar. Se pide participación activa. En este tipo de reunión conviene que no haya mucha gente y de status homogéneo. La disposición de la gente varÃ−a dependiendo de la información que se quiere recabar. DEBATES (Horizontal). Es el tipo que la información circula horizontalmente, todos tienen derecho a participar. El papel del moderador es de ordenar, ya que en éste tipo de reunión es fácil la desviación del tema y enfrentamientos. Estos debates se dividen en 4 etapas: 2

• Presentación: el moderador presenta a todas las personas. • Presentación del tema y objetivo: el moderador presenta tema y objetivo, sobre el cuál debe de tener conocimientos, y hay que establecer y explicar el procedimiento a seguir. • Desarrollo de la reunión: Los participante comienzan a debatir, el moderador debe corregir las discursiones. • resumen y cierre de la reunión: El moderador hace un resumen verbal de las decisiones, el cual luego es transcrito al acta. NORMAS DE UN MODERADOR DE REUNIONES. • El moderador debe conseguir que todos intervengan por médio de las preguntas. • Evitar que haya personas que acaparen el tiempo de discursión (tiempos de palabra). • No tomar partido. • No juzgar, no evaluar, no criticar ninguna intervención. • Controlar los tiempos de la reunión (duración de la reunión). • Centrar la reunión, corregir desviaciones. • Recapitular temporalmente. • El moderado trata a cada participante respecto a su manera de ser. TIPOLOGà A DE PARTICIPANTES EN REUNIONES. • Activo: independientemente de sus conocimientos se integra mucho y participa mucho. • Inactivo: No participa (preguntas) • Falta motivación. • No es necesaria la reunión. • Inhibido: No participa porque le impone mucho (preguntas directas ). Reforzar sus respuestas, referenciar sus aportaciones. • Distraido: Está centrado como no lo está (Mirarle hace que se centre). • Opositor: Se enfrenta por constumbre (no involucrarse en una discursión con él, y hacer que sus opiniones se juzguen). RESUMEN DE UNA REUNIà N PRINCIPALES FALLOS. • Reuniones constantes o que duran demasiado (organizativos). • Los objetivos son poco claros y hay desviaciones (moderador). • Asisten personas inadecuadas o no asisten todas las personas que deberÃ−an (organizativos). • Los asistentes no cuentan con documentación previa o tienen excesiva documentación (organizativo). • No se da oportunidad de participar por igual a todos los asistentes (moderador). • Se producen enfrentamientos entre personas o grupos (moderador). • Algunos asistentes tienen objetivos ocultos como impresionar, destacar (moderador). • Escasa preparación de los participantes (organizativos). • Se retrasa la toma de decisiones (moderador). • Confusión sobre la decisión tomada, sobre los asuntos tratados.

3