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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE SANTANDER
INSTRUCTIVO DEL FORMATO VERIFICACIÓN DE REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES Y PRIVADOS DE EDUCACIÓN FORMAL CÓDIGO: MI-GE-IN-93
PERTENECIENTE AL PROCEDIMIENTO: APROBACIÓN Y OTORGAMIENTO DE LICENCIAS O RECONOCIMIENTO OFICIAL A LOS EE CÓDIGO: MI-GE-PR-56 MACROPROCESO INSPECCION Y VIGILANCIA DEL SERVICIO EDUCATIVO VERSIÓN: 0
Septiembre de 2011
Elaborado por: Aprobado por: Secretaria de Educación Sr. Gobernador Departamental Oficina de Gestión de la Rep. Alta Dirección Calidad
Copia Controlada
X
Copia No Controlada Emitida a: Proceso Gestión en Educación
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Código: MI-GE-IN-93
Gestión Educativa
GOBERNACION DE SANTANDER
HORACIO SERPA URIBE Gobernador
LAURA CRISTINA GOMEZ OCAMPO Secretario de Educación
FERNANDO GUTIERREZ CORTES Jefe de Gestión de la Calidad
Bucaramanga, 2011
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TABLA DE CONTENIDO
1.
PROPÒSITO
2.
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
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1. PROPÓSITO La finalidad de este instructivo es apoyar las visitas de verificación de requisitos, para evidenciar que los establecimientos educativos de educación formal que solicitaron licencia de funcionamiento o los establecimientos educativos oficiales creados a partir de las estrategias de cobertura, cumplen con lo exigido por Ley para prestar el servicio educativo. Igualmente aplica a las visitas de verificación para trámite de novedades de establecimientos educativos que lo requieran. INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO Los datos mínimos que debe contener el formato de verificación de requisitos de legalización de establecimientos educativos oficiales y privados de educación formal son los siguientes: CAMPO Información General
DESCRIPCIÓN 1. Se debe detallar la identificación del establecimiento y el horario 1.1. La identificación debe contener: 1.1.1. Nombre o razón social del establecimiento, dirección, teléfono, dirección zonal a la que pertenece el establecimiento , municipio, 1.1.2. Datos del rector: nombre, apellidos y cédula del rector, resolución de escalafón, fecha de grado y Título 1.1.3. Propietario: debe registrar los datos del propietario, tales como, nombre, apellidos y cédula ó NIT. Se debe marcar con una X si es persona natural, o si pertenece a alguna sociedad, dirección, teléfono 1.1.4. Representante Legal: se debe detallar nombre apellidos, cédula, dirección y teléfono 1.1.5. Niveles, ciclos y grados para los cuales se solicita legalización: se debe marcar con una X: 1.1.5.1. Niveles y ciclos regulares: Preescolar, básica primaria, básica secundaria y media académica 1.1.5.2. Ciclos lectivos especiales integrados – (CLEI): 1,2,3,4,5,6 1.1.5.3. Grados: 1.1.5.3.1. Preescolar:, PJ, J, T 1.1.5.3.2. Básica Primaria: 1,2,3,4,5 1.1.5.3.3. Básica Secundaria: 6,7,8
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Requisitos legales o certificaciones exigidas
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DESCRIPCIÓN 1.1.5.3.4. Media: 10, 11. 1.1.5.4. Niveles, Ciclos regulares y grados cursados en años anteriores que requieren legalización de estudio. 1.1.5.4.1. Ciclos lectivos especiales, integrados CLEI: 1, 2, 3, 4, 5, 6. 1.1.5.4.2. Grados: 1.1.5.4.2.1. Preescolar:, PJ, J, T 1.1.5.4.2.2. Básica Primaria: 1,2,3,4,5 1.1.5.4.2.3. Básica Secundaria: 6,7,8 1.1.5.4.3. Media: 10, 11 1.1.5.5. Carácter de la Educación Media: 1.1.5.5.1. Académica o Técnica 1.1.5.5.2. Especialidades: enumerar cuales especialidades poseen. 1.1.5.6. Carácter del establecimiento: se debe marcar con una X: 1.1.5.6.1. Es oficial o privada 1.1.5.6.2. La naturaleza de la institución es de educación formal regular o de adultos 1.1.5.7. Genero: Se debe marcar con una X si es Masculino, femenino o mixto. 1.1.5.8. Calendario: se debe marcar con una X si es calendario A, B, Flexible adultos(c); también se debe relacionar el tipo de ciclo(CLEI 1, CLEI 2, CLEI 3, CLEI 4, CLEI 5 y CLEI 6) y el numero de semanas 1.1.6. Horario: debe contener los siguientes datos: 1.1.6.1. Días: Lunes a Domingo 1.1.6.2. Ciclo regulares: diurno / nocturno 1.1.6.3. Ciclos lectivos especiales integrados CLEI: diurno, nocturno, sabatino/dominical Antes de completar los numerales 2.1 a 2.17 debe leer detenidamente cada una de las preguntas y de acuerdo con el análisis y verificación de requisitos para legalización de establecimientos oficiales y privados de educación formal exigidos y presentado por el interesado durante la visita de verificación, seleccione la respuesta que más se ajuste a la realidad, marcando con una X, el cuadro correspondiente entre los rangos de 0 ó 5. Todos los puntajes asignados a cada pregunta deben obedecer a las siguientes razones de evaluación.
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DESCRIPCIÓN o o
Si = 5 puntos No = 0 puntos
X 1 X 2 .... X N , N i 1 N
Se debe utilizar la siguiente fórmula
para sacar el promedio de los subtotales y utilizar esta misma formula para promediar los subtotales promediados donde X es el valor de cada ítem y N es el número de preguntas o ítems formulado, para los numerales que se determinan al final del numeral 2 donde se diferencia cuales son los numerales para evaluar establecimientos educativos privados u oficiales 2.1 Acta de grado o diploma del rector(a) o director(a) y secretario(a): se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 4 preguntas) 2.2 Acta o decreto de nombramiento del rector(a) o director(a) y secretario(a): se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 1 pregunta) 2.3 Estructura administrativa: se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 1 pregunta). 2.4 Proyecto Educativo Institucional: se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 1 pregunta) 2.5 Acuerdos del consejo directivo sobre: se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 4 preguntas) 2.6 Planta Física: se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 2 preguntas) 2.7 Medios Educativos: se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 1 pregunta) 2.8 Continuidad del servicio educativo y articulación de la oferta educativa: se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 2 preguntas) 2.9 Convenio de coordinaciones con el SENA u otras instituciones de capacitación laboral o del sector productivo para la media técnica: se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 1 pregunta) 2.10 Creación del establecimiento (solamente para establecimientos oficiales): se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 1 preguntas)
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DESCRIPCIÓN 2.11 Escritura de constitución de la sociedad ante la notaría (solamente para establecimientos privados): se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 1 pregunta) 2.12 Registro mercantil del propietario en la cámara de comercio (solamente para establecimientos privados): se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 1 pregunta) 2.13 Personaría jurídica de la entidad u organización sin ánimo de lucro (solamente para establecimientos privados): se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 1 preguntas). 2.14 Condiciones sanitarias: se adjunta la documentación necesaria y se hace la observación del caso. se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 2 preguntas) 2.15 Formularios de evaluación y clasificación de Establecimientos Educativos (solamente para establecimientos privados): se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 1 pregunta). 2.16 Secretaría y archivo de libros reglamentarios (Libro mayor, balance, diario proveedores y actas): se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 1 pregunta) 2.17 Educación media técnica: se debe marcar con una X si el concepto es igual a 0 ó 5 (se debe responder 2 preguntas y relacionar los documentos que lo soportan) El promedio total para establecimientos educativos privados.: Al final de la evaluación se debe realizar la sumatoria de los promedios de los siguientes ítems
sub2.1,2.2,2.3,2.4,2.5,2.6,2.7,2.8,2.9,2.10,2.14,2.16 12
Donde sub significa el subtotal de todos los promedios o El promedio máximo es de 5 de las 21 preguntas formuladas en el numeral 2, en caso ideal que cada una tuviera un puntaje de 5. o El promedio total de los subtotales promediados debe ser ≥ al 3.96 para que se viable la información especifica de media
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DESCRIPCIÓN técnica, cumpliendo con los promedios mínimos establecidos para cada categoría de pregunta Para establecimientos educativos privados sume y promedie 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6, 2.7, 2.8, 2.9, 2.10, , 2.14, 2.16 y se debe tener un promedio mínimo de 3.96 puntos Para establecimientos educativos oficiales sume y promedie 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6, 2.7, 2.8, 2.9, 2.11, , 2.12, 2.13, 2.14, 2.15, 2.16, 2.17 y se debe tener un promedio mínimo de 4.11puntos El promedio total: para establecimeintos educativos oficiales.: Al final de la evaluación se debe realizar la sumatoria de los promedios de los siguientes ítems sub2.1,2.2,2.3,2.4,2.5,2.6,2.7,2.8,2.9,2.11,2.12,2.13,2.14,2.15,2.16.2,17
16
o
o
Información especifica de media técnica:
El promedio máximo es de 5 de las 27 preguntas formuladas en el numeral 2, en caso ideal que cada una tuviera un puntaje de 5. El promedio total de los subtotales promediados debe ser ≥ al 4.11 para que se viable la información especifica de media técnica, cumpliendo con los promedios mínimos establecidos para cada categoría de pregunta
Se debe realizar un juicio evaluativo (a nivel de concepto) sobre el numeral basado en los resultados de cada punto. Antes de completar los numerales 3.3., 3.4 y 3.5 debe leer detenidamente cada una de las preguntas y de acuerdo con el análisis y verificación de la información específica de media técnica en la visita del establecimiento educativo, seleccione la respuesta que más se ajuste a la realidad, marcando con una X, el cuadro correspondiente entre los rangos de 0 a 5. Las categorías de la preguntas (CP) son las siguientes: E = Esencial (componente que no puede faltar), I = Importante (componente conveniente para que lo esencial funcione) y C =Complementario (componente accidental, no afecta lo importante ni lo esencial). Todos los puntajes asignados a cada pregunta deben obedecer a los siguientes rangos de evaluación: o Esencial ≥ 4puntos
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DESCRIPCIÓN Importante ≥ 3 puntos Complementario ≥ 2 puntos
o o
Si alguna de las preguntas es calificada por debajo de estos rangos inmediatamente queda calificada la verificación de requisitos como Inviable. N
Se debe utilizar la siguiente formula
X
1 X 2 .... X n donde
i 1
N
X es el valor de cada ítem y N es el número de preguntas o ítems formulado, para los numerales 3.3, 3.4 y 3.5. Ejemplo para el numeral 3, N = 7 y X es el valor de cada ítem 7
X X 1
i 1
2 X 3 X 4 X 5 X 6 X 7
7
Se debe verificar los siguientes numerales: 3.1 Plan de estudios: Se debe detallar especialidad según plan de estudio adoptado a la fecha, se debe diligenciar el cuadro con las áreas o asignaturas y la intensidad horaria y al finalizar emitir un concepto de las competencias laborales especificadas según especialidades, se debe diligenciar los cuadros especialidad(es), fecha de iniciación, acto administrativo que lo ampara, convenio con Instituciones de Educación superior, para el trabajo y el desarrollo humano , SENA, empresarial, convenios con el sector productivo (marcar con una x si tiene o no convenios y detallar el objeto). Se debe detallar competencias laborares específicas según especialidades 3.2 Recursos docentes especializados: Se debe detallar nombres y apellidos, áreas o asignatura que sirve el docente e idoneidad (nivel académico, formación profesional, aptitudes, experiencias) y al finalizar emitir un juicio evaluativo basado en la información proporcionada (fortaleza) y los aspectos a mejorar del numeral. 3.3 Planeación, organización, coordinación, dirección y ejecución del proceso enseñanza-aprendizaje: se debe marcar con una X el puntaje establecido por categoría de pregunta al inicio de este numeral (se debe responder 7 preguntas), con base en estos conceptos se emite un juicio evaluativo basado en la información proporcionada. y los aspectos a mejorar El promedio mínimo para
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DESCRIPCIÓN aprobar este ítem es de 3.42, 3.4 Proyección a la comunidad. se debe marcar con una X el puntaje establecido por categoría de pregunta al inicio de este numeral (se debe responder 7 preguntas), con base en estos conceptos se emite un juicio evaluativo y los aspectos a mejorar. El promedio mínimo para la aprobar este ítem es de 3.42 3.5 Recursos físicos: se debe marcar con una X el puntaje establecido por categoría de pregunta al inicio de este numeral (se debe responder 5 preguntas) y al finalizar emitir un juicio evaluativo y los aspectos a mejorar. El promedio mínimo para la aprobar este ítem es de 3 El promedio total.: Al final de la evaluación se debe realizar la sumatoria de los promedios de los ítems anteriores
subtotal 3.3, subtotal3 3.4, subtotal 3.5 o
Información estadística sobre la población estudiantil.
El promedio máximo es de 5 de las 19 preguntas formuladas en el numeral 3, en caso ideal que cada una tuviera un puntaje de 5. o El promedio total de los subtotales promediados debe ser ≥ al 3.29 para que se viable la información especifica de media técnica, cumpliendo con los promedios mínimos establecidos para cada categoría de pregunta Se debe realizar recomendaciones generales de todo el numeral 3 y emitir un concepto de la comisión evaluadora basados en los resultados de cada punto. Se debe verificar. 4.1 Estadística del alumno educación formal del niño y adulto(incluir programas de era , etnoeducación, población con necesidades educativas especiales): se debe tener en cuenta aspectos como niveles o ciclos; grados o CLEI; año anterior de matricula( teniendo en cuenta la cantidad de niños al inicializar y finalizar el año), año actual de matricula ( teniendo en cuenta la cantidad de niños al inicializar y finalizar el año). 4.2 Análisis de la información estadística. Se debe analizar: o El incremento % de los alumnos matriculados ultimo año comparando con le anterior. grados, cantidad, CLEI, cantidad de niños. o Deserción escolar en los dos últimos años: Grados
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Información sobre el proyecto educativo institucional
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DESCRIPCIÓN Cantidad de niños en el año X, CLEI, Cantidad de niños en el año Y. o Retención (comparación con los dos últimos años): Grados Cantidad de niños en el año X, CLEI, Cantidad de niños en el año Y. Se debe realizar un juicio evaluativo (a nivel de concepto) sobre el numeral basado en los resultados de cada punto. Antes de completar los numerales 5.1.1, 5.1.3, 5.1.4, 5.2.1, 5.3.1, 5.3.4, 5.3.7, 5.4.1, 5.4.4, 5.5.2 debe leer detenidamente cada una de las preguntas y de acuerdo con el análisis y verificación la información sobre proyecto educativo institucional, seleccione la respuesta que más se ajuste a la realidad, marcando con una X, el cuadro correspondiente entre los rangos de 0 a 5. Las categorías de la preguntas (CP) son las siguientes: E = Esencial (componente que no puede faltar), I = Importante (componente conveniente para que lo esencial funcione) y C =Complementario (componente accidental, no afecta lo importante ni lo esencial). Todos los puntajes asignados a cada pregunta deben obedecer a los siguientes rangos de evaluación: o Esencial ≥ 4puntos o Importante ≥ 3 puntos o Complementario ≥ 2 puntos Si alguna de las preguntas es calificada por fuera de estos rangos inmediatamente queda calificada la verificación de requisitos como inviable. Se debe utilizar la siguiente formula
X 1 X 2 .... X n donde X es el valor de cada ó pregunta N i 1 N
y N es el número de preguntas o ítems formulado, para los numerales mencionados anteriormente del numeral 5. Ejemplo para el numeral 5.1.1, N = 2 y X es el valor de cada 2
ítem
X 1 X 2 2 i 1
5.1 Con base el diagnostico se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: 5.1.1 El diagnostico identifica: contiene dos (2) preguntas que son los aspectos a verificar. Se debe sacar el promedio utilizando la formula mencionada anteriormente. El promedio mínimo para aprobar este ítem es de 3.5.
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DESCRIPCIÓN Se debe detallar que causas originan los principales problemas que afectan la institución. 5.1.3 Se evidencia investigación y análisis de: contiene cuatro (4) preguntas que son los aspectos a verificar. Se debe sacar el promedio utilizando la formula mencionada anteriormente. El promedio mínimo para aprobar este ítem es de 3.5. 5.1.4 La visión y misión del proyecto educativo institucional se articula con el plan educativo: contiene cinco (5) preguntas que son los aspectos a verificar. Se debe sacar el promedio utilizando la formula mencionada anteriormente. El promedio mínimo para aprobar este ítem es de 3.4. Se debe realizar un juicio evaluativo (a nivel de concepto) sobre el numeral basado en los resultados de cada punto. 5.1.2
5.2 Componente teleológico institucional. se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: 5.2.1 Existe correspondencia entre la misión y objetivos del Proyecto Educativo Institucional con: contiene una (1) pregunta que son los aspectos a verificar. Se debe sacar el promedio utilizando la formula mencionada anteriormente. El promedio mínimo para aprobar este ítem es de 4. 5.2.2 Defina la filosofía, principios o postulados que fundamentan el proceso educativo y la acción de la comunidad educativa: Se debe detallar cual es la filosofía, principios o postulados que fundamenta el proceso educativo. Se debe realizar un juicio evaluativo (a nivel de concepto) sobre el numeral basado en los resultados de cada punto. 5.3 Componente administrativo y de gestión se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: 5.3.1 Coordinación del PEI con el PE (plan educativo): contiene tres (3) preguntas que son los aspectos a verificar. Se debe sacar el promedio utilizando la formula mencionada anteriormente. El promedio mínimo para aprobar este ítem es de 3. 5.3.2 Se debe detallar como esta organizado el gobierno escolar y qué acciones básicas desarrolla en la institución.
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DESCRIPCIÓN Se debe relacionar las evidencias existentes en la institución sobre la construcción participativa del manual de funciones y procedimiento del personal administrativo y los órganos del gobierno escolar. 5.3.4 En la gestión de personal: contiene cuatro (4) preguntas que son los aspectos a verificar. Se debe sacar el promedio utilizando la formula mencionada anteriormente. El promedio mínimo para aprobar este ítem es de 3.5. 5.3.5 Se explica que concordancia existe entre el organigrama y la organización administrativa de la institución. 5.3.6 Que acciones propone el plan operativo como consecuencia de la evaluación institucional. 5.3.7 En los resultados del plan operativo se debe responder cinco (5) preguntas. Se debe sacar el promedio utilizando la formula mencionada anteriormente. El promedio mínimo para aprobar este ítem es de 3. 5.3.8 Relacionar los resultados de las experiencias en la construcción de una nueva cultura de la convivencia, en cuanto a la conciliación, concertación, respeto, interacción pluriétnica y los compromisos adquiridos. 5.3.9 Relacionar evidencia sobre la construcción y adopción del manual de convivencia. Se debe realizar un juicio evaluativo (a nivel de concepto) sobre el numeral basado en los resultados de cada punto. 5.3.3
5.4 Componente pedagógico. se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: 5.4.1 Como se articula el plan de estudio: se debe responder cuatro (4) preguntas. Se debe sacar el promedio utilizando la formula mencionada anteriormente. El promedio mínimo para aprobar este ítem es de 3.5. 5.4.2 Se responde como se articula el plan de estudio con la normatividad vigente: 5.4.3 Evaluación de los procesos de aprendizaje: se debe responder cuatro (4) preguntas. Se debe sacar el promedio utilizando la formula mencionada anteriormente. El promedio mínimo para aprobar este ítem es de 3.2.
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DESCRIPCIÓN Creación de ambientes escolares que faciliten: se debe responder seis (6) preguntas. Se debe sacar el promedio utilizando la formula mencionada anteriormente. El promedio mínimo para aprobar este ítem es de 3.5 Se debe realizar un juicio evaluativo (a nivel de concepto) sobre el numeral basado en los resultados de cada punto. 5.4.4
5.5 Componente de interrelación comunitaria. Debe tener en cuenta los siguientes aspectos: 5.5.1 Relacionar que convenios y proyectos se han suscrito con organizaciones institucionales de la comunidad, para compartir y aprovechar espacios, bienes y servicios. 5.5.2 Se evidencian estrategias metodológicas: se debe responder siete (7) preguntas. Se debe sacar el promedio utilizando la formula mencionada anteriormente. El promedio mínimo para aprobar este ítem es de 3.29 El promedio total.: Al final de la evaluación se debe realizar la sumatoria de los promedios de los ítems anteriores 5.3.7, 5.4.1, 5.4.3, 5.4.4, 5.5.2 5.1.1,5.1.3,5.1.4, 5.2.1,5.3.1,5.3.4, 11
o
Responsable de la autoevaluación y responsables de la verificación:
El promedio máximo es de 5 de las 46 preguntas formuladas en el numeral 5, en caso ideal que cada una tuviera un puntaje de 5. o El promedio total de los subtotales promediados debe ser ≥ al 3.40 para que se viable la información especifica de media técnica, cumpliendo con los promedios mínimos establecidos para cada categoría de pregunta. Se debe hacer un juicio evaluativo sobre el numeral 5. Se debe hacer un juicio evaluativo integral donde se debe tener en cuenta los componentes mencionados anteriormente. Se debe registrar Nombre, Apellidos, firmas y cargo de los responsables del Establecimiento Educativo y de la Secretaría de Educación.
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CAMPO Elaboración de la visita de verificación de requisitos (dd/mm/aaaa): Fundamentación legal
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DESCRIPCIÓN Se debe diligenciar el día en que se realiza la visita para la verificación de requisitos. El formato de la fecha es dd/mm/aaaa.
Se detalla la ley, decreto, resolución o circular que afecte la actividad de verificación de los establecimientos educativos oficiales o privados de educación formal. Se detalla las leyes vigentes aplicables al instrumento